P. 1
Sop Persuratan Dinas

Sop Persuratan Dinas

|Views: 4,594|Likes:
Dipublikasikan oleh quantumbox

More info:

Published by: quantumbox on Apr 15, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/14/2013

pdf

text

original

KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH ALIYAH NEGERI NEGARA KABUPATEN JEMBRANA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

03.01.02.04 30 Maret 2010 1 April 2010 Kepala MAN Negara

SOP PERSURATAN DINAS
Dasar Hukum : 1. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama Kualifikasi Pelaksana 1. Jenis Surat 2. Distribusi Surat 3. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat 4. Dokumen yang digunakan Peralatan/Perlengkapan Panduan tata persuratan, komputer, mesin ketik, kertas

Keterkaitan 1. Bagian Tata Usaha 2. Arsiparis 3. Unit yang terlibat Peringatan Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik

Pencatatan dan Pendataan

Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit yang berkepentingan

Pelaksana No A. 1. Aktivitas Surat Masuk Meneriman surat masuk Kamad Kaur TU pelaksa na Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Waktu 10 Menit Output Diterimanya surat Ket

2.

Menyerahkan surat kepada Kaur Tata Usaha

10 Menit

Kaur TU menerima surat Kodefikasi surat

3.

Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala Madrasah Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu kendali Menyimpan kartu kendali putih Mengantar surat kepada Kepala Madrasah Kartu kendali putih

10 Menit

4.

10 Menit

Terlaksananya pencatatan hal surat

5.

1 Hari

Surat tersortir

6.

10 Menit

Paraf pada kartu kendali

7.

10 Menit

Tersimpannya kartu kendali Kamad menerima surat

8.

10 Menit

SOP Persuratan Dinas

Pelaksana No 9. Aktivitas Membaca dan memahami maksud isi surat Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut Kamad Kaur TU pelaksa na Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Waktu 1 Hari Output Terbacanya surat Kamad memberi respon Disposisi kamad Ket

10.

1 Hari

11.

Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat

1 Hari

12.

1 Hari

Surat terdistribusi Terarsipnya surat dan kartu kendali Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali

13.

10 Menit

14.

Kondisional

B. 1.

Surat Keluar Menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi

Disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan

10 Menit

Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan Konsep surat keluar

2.

Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk mengkonsep surat keluar Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk Kepala Madrasah Memberi paraf Memeriksa dan menandatangani surat Mencatat dan melakukan penomoran surat Buku agenda keluar atau kartu kendali

1 Hari

3.

1 Hari

Surat

4. 5.

10 Menit 1 Hari

Paraf Surat ditandatangani Pencatatan dan penomoran surat Surat siap dikirim Surat terkirim

6.

10 Menit

7.

Memasukan surat ke amplop Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos Menyimpan copy surat sebagai arsip

Amplop surat

5 Menit

8.

Perangko

Kondisional

9.

10 Menit

Tersimpannya arsip surat surat keluar

SOP Persuratan Dinas

FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS A. SURAT MASUK
MULAI

MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA KAUR TU

MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI

MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN MENERUSKAN KEPADA KAMAD

MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK LANJUT/DISPOSISI

MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI KODE DAN DISPOSISI KAMAD

MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI

MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT

SELESAI

SOP Persuratan Dinas

A. SURAT KELUAR
MULAI

MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI

KONSEP SURAT KELUAR

MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR

MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT

MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT

MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP

MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA POS

MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP

SELESAI

SOP Persuratan Dinas

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->