Anda di halaman 1dari 6

CASE STUDI

HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM


(HRIS)

Latar Belakang
Perusahaan gabungan Global Energi di AS mempunyai pekerja sekitar 54.000 orang di lebih dari
180 daerah. Berdasarkan system informasi sumber daya manusia (HRIS) United States, pada saat
ini mencatat dan mempekerjakan sekitar 20.000 tenaga kerja dimana pembayaran gajinya
berdasarkan bulanan dan mingguan. Sistem juga mentracks/mempekerjakan pekerja yang
diwakili oleh berbagai serikat. HRIS US dimiliki dan dijalankan oleh kelompok fungsional HR
tetapi didukung oleh kelompok HR yang berbeda dalam departemen teknologi informasi (IT).
Kelompok pendukung IT mempunyai sekitar 140 pekerja dan kontraktor. Manajer pendukung
HR IT melapor kepada manajer pendukung IT dengan dottee line (garis putus-putus) kepada
manajer HR Global. Mereka berencana menggabungkan divisi HRIS Eropa kedalam HRIS US.
Divisi HRIS Eropa memiliki catatan sekitar 1000 tenaga kerja dan satu serikat mewakili
persentase kecil dari 1000 tenaga kerja.
HRIS Eropa dimiliki dan didukung oleh grup HR dimana manajernya melapor Global.
Bersamaan dengan integrasi HRIS, penggabunganintegrasi. telah menyebabkan perubahanperubahan terhadap keberadaan HRIS US. Sebagai tambahan, hal lain dari perusahaan adalah
membawa 88 daerah ke system ERP US, termasuk bagian dari HR. Penyelesaian integrasi adalah
dengan waktu yang berbeda dan koordinasi kritis oleh sebab itu perubahan-perubahan yang
mempengaruhi masing-masing integrasi tidak menimbulkan masalah yang mempengaruhi
system produksi saat ini.
Description of Project Team
Departemen HR di London memiliki dan mendukung HRIS Eropa sebagai bagian dari
perusahaan yang akan diintegrasikan ke dalam HRIS US. Sistem mereka pada saat ini tidak
memiliki pengawasan yang tepat dan menerima internal audit yang tidak memuaskan. Hal itu
menunjukkan bahwa system membutuhkan perubahan-perubahan yang lebih luas dan costnya
akan lebih efektif untuk menggantikan system daripada membuat perubahan-perubahan. Kantor
HR London memilih partner HRIS, yaitu Limited Experience, Inc untuk memfasilitasi integrasi.
Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan system US dan mempunyai sedikit pengalaman dalam
mengintegrasikan bagian HRIS kedalam system yang telah ada. Kantor HR London, telah
menyediakan project manajer untuk integrasi yaitu Frankie. Frankie mempunyai pengetahuan

tentang HRIS Eropa tetapi tidak berpengalaman dalam proyek IT dan HRIS US saat ini. Limited
Experience, Inc, menyediakan coproject manajer yaitu Pat. Pat tidak pernah memimpin proyek
sebesar ini dan juga tidak punya pengetahuan tentang system US atau bagaimana proyek HR saat
ini akan mempengaruhi proyek mereka. Pada akhirnya, Frankie dan Pat berhenti sebagai
manager co-project meskipun Frankie sebelumnya memimpin. Lyn juga dihire oleh kantor
London untuk memimpin tim teknik. Lyn tidak punya pengetahuan memimpin tim teknik atas
project tersebut yang menggunakan HRIS software dan tidak mengetahui budaya grup London
ataupun grup US. Lyn berasal dari organisasi yang biasa meneriakkan pekerja yang tidak
memenuhi harapan. Hal tersebut bukanlah budaya dari organisasi HR London maupun HR US.
Lyn juga tidak berpengalaman dengan software US ataupun Proses tim teknik.
Analis desain senior US, Jamie, ditambahkan kedalam tim berdasarkan atas konsultasi. Jamie
melakukan perjalanan antara London dan US menghabiskan sekitar 50 persen waktu dimasingmasing lokasi. Jamie telah memimpin project yang sama, dan familiar dengan HR project yang
lainnya dan juga berpengetahuan tentang proses-proses pendukung produksi. Jamie tidak punya
pengetahuan tentang HR London. Tanggung jawab Jamie adalah menginformasikan isu-isu
desain kepemimpinan project dan HR yang foklus pada system produksi saat ini atau projectproject yang bersamaan. Tim project terdiri dari orang-orang dari berbagai grup HR di Eropa.
Tidak satupun dari anggota tim punya pengalaman project IT HR ini sebelumnya. Dalam tim
tersebut, terdapat juga orang-orang dari project perusahaan partner implementasi.
Challenges of Integration/ Tantangan Integrasi
Salah satu langkah pertama dari project, tim mendokumentasikan proses arus HRbeserta
sistemnya. Pada saat tim berada di masing2 proses tersebut, anggota tim yang ditugaskan di area
khusus tersebutharus menggambarkan dan menggrafikkan current proses dan perbedaan antara
proses Eropa dengan US. Setelah dokumen tsb lengkap, tim project mengundang Subject Matter
Experts (SMEs) untuk bertemu berkisar antara setengah hari sampai 3 hari untuk mendiskusikan
Current proses dan akibat dari merubah proses Eropa ke proses US. Analis desain senior US
berusaha menghadiri sebanyak mungkin setiap pertemuan tersebut untuk meyakinkan tim project
memahami current proses tersebut, bagaimanapun juga, analis desain sebaiknya sering bertanya
pada seseorang dari tim support US untuk mengklarifikasi spesifik detailnya. Karena perbedaan
waktu antara tim London dan US, hal ini sering menyebabkan delai satu hari. Ketika certain
proses dianalisis atau didiskusikan seperti misalnya pelaporan, daftar gaji dan dan interfaces
(tatapmuka), analis desain senior mendorong agar area2 tersebut di review. Area tersebut tidak
direview dengan cara yang tepat karena manajer tim project (Frankie) dan co manajer (Pat)
bersikukuh bahwa area tersebut tidak perlu direview pada sat itu. Mereka mengatakan bahwa
pelaporan telah di review di setiap pertemuan SMEs dan daftar gaji juga telah dioutsourcingkan
dan tidak perlu di review dilevel project team. Hal tersebut kemudian banyak ditemukan dalam
proect bahwa pelaporan harus sudah dianalisis di awal; banyak dari pelaporan tersebut
berdasarkan pada kebutuhan manajemen dan tidak dibuat untuk kebutuhan area khusus. Juga
banyak dari kode yang digunakan untuk pelaporan tidak tepat atau tidak konsisten. Sebagai

contoh, laporan Equal Employment Opportunity US dengan desain African American tidak
relevan untuk pekerja Eropa. Juga pekerja yang pergi bersama keluarga di desain sebagai Cuti
bagi pelaporan US sementara pelaporan Eropa meminta mereka dianggap sebagai pekerja yang
aktif per custom dan revenue HR (sebelumnya disebut Inland Revenue Office). Hal itu juga
menggambarkan bahwa proses penggajian juga harus dianalisis.
Master data dikumpulkan di HRIS, dan bidang2 tertentu harus dikirim ke perusahaan2
outsourcing. Data harus diberikan kembali ke system keuangan untuk kebutuhan pelaporan.
Sebagai tambahan, kebutuhan audit dan control mengharuskan data penggajian tambahan di
interface kembali ke dalam integrasi HRIS yang baru. Juga, kerahasiaan data penggajian
dibutuhkan sehingga digunakan software enkripsi specific. Perusahaan yang dioutsourcing tidak
pernah menggunakan software enkripsi yang digunakan oleh system US. Pada akhir project,
perusahaan outsoucing menyadari bahwa mereka harus memperoleh software enkripsi, melatih
tik teknik untuk menggunakan software tersebut dan mendesain sebuah proses yang menyamai
standar tim teknik US. Hal ini mewajibkan beberapa anggota tim pergi ke US untuk bekerja di
jaringan tim support US. Ketika tim project dikembangkan dari current proses efek penggunaan
US proses, sebuah metodologi diciptakan untuk menentukan apa pengkodean baru yang bias
diterima oleh integrasi global. Jika leader tim project, 139 analis desain senior (dengan perjanjian
bersama dari tim leader project tim) dan manajer support produksimeneyetujui proses yang baru,
maka pengkodean atau keputusan teknik di terapkan. Jika tidak terdapat consensus, leader tim
project dan analis desain senior harus menyajikan opsi kepada manajer HR Global dan manajer
support IT HR. Isu isu tersebut sering bersifayt teknik dan komplek. Tim Project sebaiknya
menskedulkan pertemuan pada saat itu ketika analis desain senior tidak mampu untuk
menghadiri dan menyajikan issue dimana produk/outcome mereka disukai dan akan disetujui.
Dalam banyak hal, keputusan beralih menjadi tidak terlaksana dan terbalik, penyebab
bertambahnya delay
Salah satu dari keputusan sulit selama pengintegrasian adalah menentukan jika sebuah perubahan
merupakan kebutuhan legal. SMEs sering mengatakan bahwa current proses diwajibkan oleh
undang2/hokum tapi ketika mereka diminta untuk menyediakan hokum sebenarnyanya/actual,
hal itu akan beralih bahwa al tersebut bukanlah kebutuhan legal tetapi merupakan sebuah solusi
yang disukai oleh manajer dan pekerja. Beberapa proses US juga berpikir mengalihkan
kebutuhan legal tidak akan menjadi sebuah kasus.Ketika HRIS online di desain, berbagai isu
muncul. Salah satu isu/permasalahan adalah mengenai bahasa. Pada awal project, dipikir bahasa
tidak akan menjadi sebuah isu/masalah karena kedua grup berbicara dan menulis menggunakan
bahasa inggris. Namun, spelling dari kata2 berbeda, seperti misalnya center atau centre dan
kadang2 istilah yang berbeda digunakan untuk arti yang sama. Akhirnya diputuskan untuk
menggunakan Inggris US, sebuah keputusan yang tidak popular dengan tim project. Tantangan
lain dari munculnya HRIS online adalah memutuskan data mana yang dapat diubah secara online
oleh pekerja. Ketika pekerja US ingin mengubah alamat, dia tidak bias merubah informasi online
tersebutkarena mungkin akan melibatkan perubahan2 bermanfaat lainnya. Contoh, jika seorang

pekerja pindah dari California ke Texas, penyedia asuransi kesehatannya mungkin tidak ada di
Texas, mengharuskan pekerja mengkoordinasikan perubahan alamat medical plan pilihannya.
Sebagai tambahan, beberapa perubahan alamat membutuhkan alamat rumah yang baru untuk
tujuan pajak (versus alamat kerja untuk lokasi pajak) dalam system tersebut. Contoh, Jika
seorang Atlanta, Georgia, pekerja yang pindah ke Aiken, Carolina Selatan oleh sebab itu
alamatnya di Carolina Selatan dan alamat kerjanya di Georgia, kombinasi pajak ini
kemungkinan tidak ada dalam system, membutuhkan perubahan system perlu dibuat, diuji dan
dipindahkan ke produksi sebelum perubahan alamat dibuat.
Namun di Eropa, perubahan alamat tidak mempengaruhi manfaat atau data pajak. Selama tim
project pindah ke tahap pengkodean dan pengujian project, itu akan menjadi semu bahwa hanya
satu dari wakil tim US yang tidak cukup/sufficient. Banyak keputusan yang dibutuhkan
melibatkan multiple member tim support produksi current. Sete;ah berbagai anggota bertemu,
salah seorang atau beberapa orang membuat perubahan dalam system pengujian dan menguji
prosedurnya. Hal tersebut akan sering diuji coba sebelum akhirnya pengujiannya sukses. Pada
akhir project, kebanyakan tim London menghabiskan dua sampai empat minggu di US untuk
menyelesaikan isu/masalah yang tidak terselesaikan dengan angota tim seberang. Ketika system
hidup mati, tim support produksi current USmengirim tim ke London untuk membantu
menyelesaikan masalah yang muncul selama dua minggu pertama masa implementasi. Mereka
tidak bertemu dengan keseluruhan tim projectatau dengan sebagian besar SMEs yang berlokasi
di London. Selama menhgabiskan waktu di London, anggota tim support production US
mencoba denga cepat menyelesaikan maslah penerapan produksi, bekerja denga orang-orang
baru dan menyesuaikan perbedaan waktu. Mereka juga harus mengkoordinasikan waktu untuk
bertemu dengan rekan-rekan US mereka. Karena perbedaan waktu, pertemuan tersebut sering
terjadi pada waktu offnya tim US. Berapa jam support yang tersedia dan siapa yang akan
menyediakan, berapa level support, merupakan diskusi yang hidup. Pada dua minggu pertama
setelah setelah nyala, tim US telah terwakili di Eropa dan mampu untuk menyediakan support
selama hari kerja mereka. Ketika waktu telah berlalu, support yang memadai harus disediakan
untuk waktu yang lebih lama dari yang dibutuhkan sebelumnya. Kesimpulan, project tersebut
tiga bulan kemudian, over budget, dan banyak item yang harus ditetapkan sebelum system
tersebut mati. Meskipun demikian, tim based London (tim yang bermarjas di London) berpesta
untuk merayakan kesuksesan mereka, termasuk dinner di sebuah restoran mewah dan jika perlu
pulang mengendarai sebuah limo. Mereka juga menerima bonus yang lumayan. Anggota tim US
dan manajer HR Global tidak diundang dalam perayaan tersebut ataupun diberi bonus. Setelah
analis desain senior menemukan/mengetahui perayaan tersebut, Perayaan utk US juga diadakan
(termasuk makan siang) dan bonus yang sama juga diberikan. Manajer project London juga
diundang namun tidak bisa hadir pada saat itu.
Diminta:
Lakukan penilaian tentang penerapan HRIS dalam perusahaan dan berikan rekomendasi !

PEMBAHASAN :
Fakta
Global Energy Co.memilih
perusahaan partner, Limited
Experience,
Inc
untuk
pengimplentasikan HRIS untuk
menfasilitasi
proyek
pengintegrasian HRIS Eropa
dengan US

Ancaman
Limited Experience Inc. tidak
memiliki pengetahuan tentang
sistem di US dan pengalaman
yang
minim
dalam
pengintegrasian HRIS dalam
sistem yang sudah ada

HR London menunjuk manajer Frankie memiliki pengetahuan


proyek, Frankie.
HRIS di Eropa namun tidak
memiliki pengalaman pada
proyek IT dan HIRS yang
dipakai di US

Limited
Experience
Inc. Perusahaan mitra memilih
memilih
manajer
proyek manajer proyek utusannya yang
utusannya, Pat
tidak berpengalaman yang mana
Pat tidak pernah memimpin
proyek yang sejenis dan tidak
memiliki pemahaman atas
HRIS.

HR London memperkerjakan Lyn tidak punya pengalaman


Lyn sebagai Pimpinan tim dalam memimpin tim teknis
Teknis.
pada
proyek
IT
yang

Rekomendasi Pengendalian
Untuk melakukan proyek
besar
apalagi
dalam
pengintegrasian sistem HRIS
dalam sistem yang sdh ada
harusnya Global Energy Co.
melakukan seleksi kepada
calon perusahaan partner
dengan kualifikasi yang sesuai
dengan kebutuhan proyek.
Penugasan untuk menjadi
Manajer Proyek hendaknya
memiliki riwayat pengalaman
yang
berkorelasi
dengan
Sistem Informasi dan harus
memahami terlebih dahulu
bagaimana HRIS yang telah
diterapkan
pada
US.
Perusahaan
juga
dapat
melakukan training untuk
Frankie dalam pemahaman
bidang IT nya
Kembali lagi berawal dari
pemilihan prusahaan partner
yang sudah salah. Global
Energy harusnya mencari tahu
bagaimana track record dari
perusahaan yang akan diajak
berkerjasama pada proyek ini,
apakah perusahaan partner
memiliki pengalaman dengan
proyek sejenis atau tidak,
apakah
partner
memiliki
karyawan
kunci
yang
berkompeten untuk memimpin
suatu proyek besar

menggunakan software HRIS


dan tidak tahu bagaimana
budaya organisasi di US dan
London.
Analis senior desain yang Jamie
tidak
memiliki Jamie harusnya melakukan
berada
di
AS,
Jamie pemahaman tentang HRIS yang survey ke lokasi di London
ditambahkan ke dalam anggota berasa di London.
untuk mempelajari bagaimana
tim. Jamie pernah memimpin
HRIS di praktek perusahaan.
proyek serupa dan sudah
Sehingga Jamie dapat menjadi
terbiasa dengan proyek HR serta
anggota kunci yang memiliki
memiliki pengetahuan tentang
pemahaman tentang HRIS dan
proses support produksi.
berkompeten dalam proyek
serupa.
Area London dan US tidak Banyak dari pelaporan tersebut Tim harus menyesuaikan
direview dengan cara yang tepat berdasarkan pada kebutuhan kebutuhan manajemen dan
karena manajer tim project manajemen yang tidak dibuat area khusus serta kode yang
(Frankie) dan co manajer (Pat) untuk kebutuhan area khusus. digunakan sesuai dengan
bersikukuh bahwa area tersebut Juga banyak dari kode yang kondisi
yang
mewakili
tidak perlu direview pada sat itu, digunakan untuk pelaporan London keseluruhan.
sebab pelaporan telah di review tidak tepat atau tidak konsisten.
di setiap pertemuan SMEs dan
daftar
gaji
juga
telah
dioutsourcingkan dan tidak
perlu di review dilevel project
team