Anda di halaman 1dari 16

Peran Teknlogi Informasi dalam Mendukung Sistem Informasi penerapannya

dalam ERP

Sistem Enterprise Resoucre Planing (ERP) adalah suatu sistem yang


mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran,
sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan, ke dalam suatu sistem. Sistep
ERP termodulasi, perusahaan dapat membeli setiap modul yang memenuhi kebutuhan khusus
,mereka. ERP memfasilitasi arus informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan
mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingan diluar.
ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses
yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif dan sistem tersebut di
dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang
perusahaan menjadi lebih kompetitif. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika
didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware
sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.
Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan
sistem berbasis komputer.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas
perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
a) Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
b) Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai
macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
c) Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.
Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

ERR application modules. (Source: Prepared by D. Amoroso.)


a. Financial
FI Financial Accounting
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan
perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada
data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan
yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan
keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:
o Pengendalian capital investment
o Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan
pembayaran
o Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan
dana di setiap area
o Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan
IM Investment Managemen
Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh
modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan
investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen
dalam membuat keputusan.
EC Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise
Controller mengenai hal-hal berikut :
o Kondisi keuangan perusahaan
o Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
o Investasi
o Maintenance dari aset perusahaan
o Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
o Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran
pasar, market share,competitor performance
o Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur
biaya, neraca dan laporan rugi laba
TR Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash
forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
b. Distribution dan Manufacturing
LE Logistics Execution
Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu
modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan
logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good
receipt hingga delivery
SD Sales Distribution
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif
terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini
adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan

mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan


menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.
MM Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas
sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk
energi dan servis.
PP Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material
sampai kepada proses pengiriman produk.
PM Plant Maintenanc
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan
bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data
komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
QM Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul
QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan
rekomendasi dari ISO-9000 series.
PS Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:
o Perencanaan terhadap waktu dan nilai
o Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit
cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan
o Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material,
manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia
o Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan
o Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources
Berfungsi untuk:
1. Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap
gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan
2. Melindungi data personalia dari pihak luar
3. Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui
manajemen karir
Keuntungan dan Kerugian ERP
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua
divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian,
operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan
fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on
Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sale
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Dll
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan


pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti
kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP
adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top
management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah
suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi
bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya
menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau
sebaliknya.
Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap
atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu
dan biaya yang dibutuhkan.
Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau
berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan
lagi).
Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak
benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus
siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
Kurangnya komunikasi antar personel.
Cacatnya project design dan management.
Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.


Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan
lain sebagainya.

Tantangan
1. Memilih ERP yang salah
Alasan umum suatu kegagalan sistem adalah ketika sistem ERP tidak mendukung satu
atau lebih proses bisnis yang penting. Tidak ada satu pun sistem ERP yang dapat
mengatasi semua masalah di semua perusahaan
Menemukan kesesuaian fungsionalitas yang baik akan membutuhkan proses
pemilihan peranti lunak yang menyerupai sebuah corong yang dimulai dengan bagian
yang umum kemudian secara sistematis semakin terfokus.
Jika proses bisnis benar-benar unik, sistem ERP harus dimodifikasi untuk meng
akomodasi peranti lunak jadi yang dapat ditambahkan yang khusus untuk industri
tersebut atau agar dapat bekerja dengan sistem lama yang dikembangkan secara
khusus
2. Memilih Konsultan yang Salah
Hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang
mengkoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai
kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki
paket ERP, meiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya.
Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi yang
berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak
berkompetensi
3. Biaya Tinggi dan Pembengkakan Biaya
Biaya total kepemilikan untuk sistem ERP berbeda-beda dari satu perusahaan
keperusahaan lainnya.
Karena ERP sangat mahal untuk diimplementasikan, banyak manajer yang sering
merasa terganggu dengan sedikitnya penghematan biaya nyata yang dapat mereka
wujudkan dalam jangka pendek. Bahkan banyak sekali kritik mengenai keberhasilan
ERP dikaitkan dengan apakah sistem tersebut memberikan manfaat yang melebihi
biayanya
IMPLEMENTASI ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan
peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa
pendukung Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan
kesuksesan dari implementasi ERP Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir
sebelum fase produksi
Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP:

Mengidentifikasi data yang akan di migrasi

Menentukan waktu dari migrasi data


Membuat template data
Menentukan alat untuk migrasi data
Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
Menentukan pengarsipan data

Manfaat Menggunakan ERP


Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
- Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
- Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi
peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
- Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk
perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda.

Tips memilih ERP


Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan,
jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan
tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya
permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang
terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa
knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan
karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

Penyebab Gagalnya ERP


-

Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran


Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP


-

Kurangnya komitmen top management


Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
Kesalahan penghitungan waktu implementasi
Tidak cocoknya software dgn business process
Kurangnya training dan pembelajaran
Cacatnya project design & management
Kurangnya komunikasi
Saran penghematan yang menyesatkan

Kasus Pertama
Kasus yang dibahas adalah mengenai keberhasilan penerapan Enterprise System di PT
Semen Gresik yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri pada tahun
1957. Dengan terus berkembangnya perusahaan ini, maka dibutuhkan pula suatu
resource yang menunjang kinerja, strategi serta untuk pengolahan data yang semakin
bertambah. Perusahaan ini menggunakan sistem yang dibuat sendiri (in-house
development) yang berbasis Foxbase dan database Sybase. Namun seiring berjalannya
waktu sistem yang mereka gunakan tidak dapat mengakomodasi kebutuhan perusahaan
yang khususnya para user yang terus berkembang karena memiliki cabang di beberapa
tempat. Sistem ini tidak dapat mengakomodasi perusahaan untuk integrasi data karena
hanya mampu menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian saja, dan
belum terintegrasi antara satu dan yang lainnya. Sehingga memungkinkan adanya
kesalahan data, duplikasi data, dan sebagainya. Untuk itu PT Semen Gresik memutuskan
untuk mencari solusi baru yang lebih powerfull dan terintegrasi dari pusat sampai ke
cabang dengan membentuk Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik pada tahun
2000 untuk melakukan penelitian untuk pemilihan sistem yang baru yang akan
digunakan.
Setelah menyusun rencana proyek, melakukan tahap-tahap pengembangan, pemilihan
konsultan, merencanakan anggaran, melakukan pengadaan barang untuk penunjang
sistem, dan membuat laporan manajemen secara berkala. Akhirnya setelah lebih kurang
1,5 tahun PT Semen Gresik memutuskan untuk menggunakan Solusi ERP JD Edwards
(ERP JD Edwards SolutionOnes) untuk sistem yang baru.
Dengan menerapkan sistem yang baru tidak mungkin suatu perusahaan dapat langsung
menjalankan sistem buatan eksternal sesuai dengan keinginan perusahaan, ada beberapa
kendala yang dialami PT Semen Gresik pada saat penerapan sistem ERP yang baru, di
antaranya:

a. Teknis, di antaranya bahasa, dan perubahan dari model hard copy menjadi model
softcopy (Display). Pengguanan software ERP menuntut PT Semen Gresik untuk
mengubah penggunaan istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain sesuai
dengan istilah ERP dalam bahasa inggris;
b. Budaya, penerapan ERP menuntut karyawan untuk selalu aware terhadap perubahanperubahan data dalam menggunakan software tersebut (contoh: selalu update data);
c. Politik, kendala yang berasal dari departemen IT dan dari luar departemen di
antaranya:
Karyawan IT akan merasa pekerjaannya akan hilang kareng digantikan oleh
sistem ERP, yang pada awalnya bagian IT yang bertanggung jawab untuk
membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user;
Dengan alasan politis tertentu, pengurangan unit kerja yang sebenarnya bisa
dilakukan setelah penerapan ERP menjadi tidak bisa;
Users atau departemen lain akan merasa enggan terhadap IT selaku
administrator karena ketakutan bahwa data-data dan laporan-laporan rahasia
mereka diketahui.

Dengan adanya kendala-kendala tersebut, ada beberapa hal yang dilakukan PT Semen
Gresik untuk mengatasinya, di antaranya:
a. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahanperubahan yang terjadi dalam implementasi ERP;
b. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalu presentasi-presentasi
yang menunjukkan kelebihan implementasi ERP;
c. Pengambangan sistem Recovery dalam implementasi ERP.
Setelah melakukan penelitian lebih jauh mengenai tanggapan dan apresiasi calon user,
melakukan pembelian hardware dan melakukan proses implementasi secara bertahap
dengan berbagai kendala, diperoleh hasil implementasi ERP di PT Semen Gresik di
antaranya:
a. Mempercepat proses order dari distributor yang membantu meningkatkan hasil
penjualan semen;
b. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan yang sebelumnya terlambat
menjadi lebih awal;
c. Meningkatkan keakuratan informasi;
d. Proses bisnis yang berlangsung lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai
departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat;
e. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei
internal, dan setelah 6 bulan implementasi berjalan, makan baru go to live sehingga
memudahkan user di berbagai cabang dan pada umumnya user merasa puas.
Kesimpulan:
Sebuah perusahaan besar yang sudah berjalan lama tidaklah mudah untuk melakukan
perubahan dalam penggunaan software ataupun sistematis kerja yang sudah menjadi SOP
mereka sendiri yang sudah menjadi kebiasaan atau membudaya. Meskipun sistem yang lama
prosesnya lebih lama dan manual, akan tetapi penyesuaian terhadap sistem yang baru akan

lebih susah karena harus belajar kembali dari nol. Mau tidak mau karyawan atau perusahaan
harus mengikuti alur sistem yang ada pada proses ERP atau sebaliknya, jika tidak maka
penerapan ERP akan gagal. Penerapan sistem ERP membutuhkan dana yang tidak sedikit,
mulai dari pembelian software, pengadaan hardware, pemilihan konsultan, dan lain-lain.
Sehingga perlu dilakukan penelitian terhadap sistem yang berjalan dan sistem yang akan
digunakan sebelum memilih sistem baru yang akan digunakan, karena jika tidak
ketidaksesuaian proses sistem yang berjalan dan sistem baru yang akan lebih banyak dan
akan mempersulit penerapannya yang akan membuat perusahaan kewalahan baik dari segi
produksi, manajemen, dan lain-lain dan yang lebih buruknya mengalami kerugian yang
sangat besar hingga kebangkrutan. Faktor keberhasilan peneran ERP di PT Semen Gresik di
antaranya:
a.
b.
c.
d.

Proses bisnis yang matang;


Perubahan manajemen yang baik;
Komitmen yang dimiliki mulai dari level manajemen sampai ke level user yang kuat;
Dan melakukan perubahan budaya organisasi dan bisnis.

Keberhasilan PT Semen Gresik dalam perubahan dan mengimplementasikan sistem ERP


yaitu dengan mempertimbangkan proses bisnis, karyawan, dan IT.

Kasus Kedua
Kalbe Farma memiliki 62 kantor cabang di dalam negeri dan 7 kantor pemasaran di luar
negeri, sehingga mereka memutuskan untuk menggunakan ERP dalam proses bisnis yang
salah satunya adalah dalam distribusi. Kalbe sangat menyadari pentingnya kegiatan riset dan
pengembangan obat. Hal ini dilakukan guna menghasilkan produk over the counter (seperti
Promag) dan produk ethical (seperti Cefspan, Tarivid, dan Neuralgin). Untuk meningkatkan
pertumbuhan dan mempertahankan pangsa pasar produk over-the-counter, Kalbe
mengadakan promosi secara insentif, baik melalui media elektronik, media cetak,
sponsorship, maupun pengadaan even-tevent.
Sedangkan untuk produk ethical, Kalbe mengambil langkah promosi yaitu melakukan
pendekatan langsung ke dokter dan masyarakat melalui 3 program, yaitu:
Scientific program, yaitu merupakan pendekatan ke dokter dengan cara menerbitkan
majalah kedokteran Cermin Dunia Kedokteran dan mengadakan seminar-seminar
untuk memperkenalkan manfaat dan hasil uji klinis produk-produk yang mereka hasilkan.
Public promotion, adalah pendekatan promosi ke masyarakat dengan menyediakan
website dan hotline service yang dapat diakses oleh siapa saja yang ingin mengetahui
manfaat dari obat-obat yang mereka hasilkan.
Promotainment, merupakan promosi dalam bentuk gathering yang ditujukan untuk
mempertemukan dokter dengan masyarakat. Contohnya, dengan mengadakan kegiatan
olahraga bersama antara dokter dengan pasien-pasiennya, atau melakukan pertemuan
antara sesama pasien.

Dalam menjalankan operasi bisnisnya tepatnya di bidang distribusi, melalui anak


perusahaan Kalbe (PT Enseval Putera Megatrading) menggunakan sistem inti yaitu Oracle,
dengan alasan bahwa Oracle lebih cocok untuk digunakan dalam kegiatan bisnis terutama
distribusi. Salah satu manfaat yang diperoleh adalah ERP dapat membantu kegiatan
pendistribusian untuk mengkalkulasi kebutuhan cabang-cabang. Untuk mendukung dan
meningkatkan kinerja tim penjualannya, Kalbe membekali para salesmannya dengan Personal
Digital Assistance (PDA). Tujuannya agar perusahaan dapat dengan cepat mengetahui order
barang, sehingga kebutuhan akan barang dapat langsung terpenuhi.

Keuntungan implementasi ERP bagi PT Kalbe Farma adalah:


ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah,
cepat dan efisien.
Mengurangi biaya-biaya Yaitu penghematan biaya operasional PT Kalbe Farma. Hal ini
disebabkan karena sistem ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi
dan menghilangkan duplikasi data.
Pengambilan keputusan
Sistem ERP yang merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi
sangat membantu PT Kalbe Farma dalam pengambilan keputusan, terutama apabila akan
muncul masalah dalam PT Kalbe Farma maka dengan cepat mereka dapat mengetahuinya
dan segera mencari dan mengambil keputusan guna memecahkan masalah tersebut.
Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar
operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar
masuknya arus barang.
Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk Kalbe
Farma dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktifitas yang tidak memiliki
nilai tambah.

Manfaat yang diperoleh PT Kalbe Farma dengan penerapan ERP sistem dalam proses
bisnisnya
antara lain:
* Kecepatan informasi lebih dari 1 bagian ke bagian lain serta mampu menambah jam
kerja. Contohnya:

a. Keberhasilan dalam memengkas lama barang di gudang dari 180 hari menjadi 110
hari. Seperti pada saat ada perubahan inventory seehingga tidah terjadi off production
(terhentinya
kegiatan
oprasional
atau
produksi
perusahaan)
b. Laporan konsolidasi bulanan yang tadinya telat 10 hari, kini dapat dilaporkan tiap
tanggal 4 (sebelumnya selesai pada tanggal 10 atau 12 pada bulan berikutnya).
Artinya bahwa pihak manajemen mendapatkan informasi yang lebih cepat dan dapat
mengetahui naik turunnya suatu produk secara detail.
* Meningkatkan kepuasan konsumen
Kebutuhan informasi antarkantor cabang Kalbe Farma sudah online, termasuk juga online
dengan bagian produksi. Dari segi keuangan, tiap-tiap divisi atau bisnis unit yang ada
tidak perlu menunggu lama untuk memperoleh memo dari bagian keuangan. Hal ini
karena proses approval yang langsung dapat dicek oleh pimpinan via jaringan elektronik.
* Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan
obat.
* Adanya Batch Number yang mengikuti mekanisme cara pembuatan obat (CPO) yang
benar, berguna untuk:
a. Menelusuri hingga bahan baku apabila terjadi kesalahan atau masalah dengan
produksi.
b. Mendeteksi produk yang mendekati kadaluarsa obat maupun makanan kesehatan.

Kendala Implementasi ERP


Dalam menjalankan bisnisnya, PT Kalbe menemui beberapa kendala terutama dalam
penerapan
ERP. Kendala yang ditemui PT Kalbe Farma dalam implementasi ERP, yakni:
1. Biaya yang tinggi
Biaya implementasi ERP yang sangat bervariasi dari ribuan dollar hingga jutaan dollar,
serta biaya Business Process Reengineering yang sangat tinggi.
2.Perangkat keras dan lunak merupakan bagian kecil dari total biaya.
Manajemen PT Kalbe Farma menganggarkan US$500.000 untuk sistem dan Rp. 2-3
Miliyar untuk perangkat keras. Ini ditujukan agar keuntungan yang akan diperoleh
semakin tinggi.
3. Tahun 2000 manajemen PT Kalbe Farma masih dalam proses melakukan konsolidasi
internal dan masih dalam proses pengintegrasian setelah merger dengan Dankos dan
Hexapharm Jaya.

4. Mengenai change management terkait proses pemeliharaan dan pengembangan serta


pendamping pada saat proses penerapan ERP di PT Kalbe Farma.
5. Resiko yang tinggi
Jika terjadi kegagalan dalam implementasi ERP maka akan menimbulkan resiko yang
sangat tinggi yang kemudian akan membahayakan bahkan membunuh bisnis yang
bersangkutan.
Cara yang dilakukan PT Kalbe Farma dalam menyikapi kendala-kendala yang dihadapi
adalah:
a. Melakukan Risk Assesment dengan melakukan pemetaan titik-titik yang dianggap rawan
jika terjadi suatu musibah.
b. Membangun sebuah Disaster Recovery Center untuk menghindari kejadian-kejadian yang
tidak diinginkan seperti kebakaran maupun gempa bumi atau lainnya yang dimana
sebelumnya telah dilakukan kegiatan risk assesment untuk memlih lokasi yang tepat.
Kalbe Farma menggunakan Key Perfomance Indikator untuk menilai kinerja para vendor
yang
pengukurannya didasarkan atas 5 parameter, yaitu right delivery, right quality, right quantity,
right price dan right service.

Nilai Bisnis Implementasi ERP


ERP memiliki nilai bisnis (value added) yang tinggi bagi PT Kalbe Farma, yaitu:
Dapat mengintegrasikan berbagai informasi yang ada menjadi suatu struktur tunggal.
Informasi yang terintegrasi menjadi struktur yang tunggal tersebut dapat mengurangi
biaya informasi yang dikeluarkan Kalbe Farma dan mendukung pelaksanaan operasi yang
lebih efisien.
ERP dapat mengolah data secara akurat dan cepat sehingga dapat mendukung proses
pengambilan keputusan bisnis.

Kesimpulan ERP Pada PT Kalbe Farma :


Dalam melakukan proses penerapan ERP perlu mempertimbangkan tiga kompenen utama
dalam sistem informasi. Dimana ketiga komponen tersebut saling terkait. Langkah pertama
yang harus dilakukan adalah memahami bisnis proses yang ada untuk mengetahui apakah
perlu melakukan perubahan dalam hal teknologi informasi yang sudah ada di perusahaan
dengan proses bisnis yang sedang berjalan, sehingga dapat menentukan sektor bisnis yang
mana yang akan dikembangkan. Setelah melakukan proses evaluasi terhadap bisnis proses

yang ada, maka akan diketahui apakah proses bisnis yang digunakan saat ini sudah cukup
baik ataupun memerlukan perbaikan.
Kemudian perbaikan yang dibutuhkan harus ditentukan sampai sejauh mana dan teknologi
apa yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dari sisi hardware yang
mendukung bisnis perusahaan dan meminimalkan kebutuhan hardware yang tidak
dibutuhkan. Kemudian pemilihan software yang dibutuhkan dalam hal ini modul-modul ERP
yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Komponen penting lainnya adalah sumber daya manusia yang menjalankan perubahan proses
bisnis yang ada. Apakah orang-orang yang ada sudah mencukupi dan memenuhi kebutuhan
dan kualifikasi untuk dapat mendukung perubahan dan penerapan penggunaan ERP ataupun
sistem informasi yang baru atau sumber daya manusia yang ada masih diperlukan pelatihan
dan pendidikan agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Jika secara umum suatu proses bisnis perusahaan telah dapat dituangkan ke dalam suatu
standard aplikasi ERP yang umum (ERP), maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut
dapat mempergunakan ERP untuk menunjang kemajuan dari perusahaan. Memang setiap
perusahaan memiliki kekhususan yang mana secara umum ERP tidak dapat memfasilitasi
kekhususan tersebut, tetapi jika dipandang tidak perlu dimasukkan ke dalam ERP dan masih
dapat dikerjakan di luar ERP, maka sebaiknya tetap dikerjakan di luar ERP. Tetapi jika
kekhususan tersebut merupakan faktor yang penting bagi proses bisnis perusahaan, maka
dapat diusahakan untuk memasukkannya ke dalam ERP.
Hal yang perlu dipertimbangkan juga adalah kemampuan dari suatu ERP untuk
mengakomodasi adanya modifikasi jika diperlukan. Akhir dari pertimbangan mengenai
perlunya penggunaan ERP, implementasi ataupun modifikasi adalah, dari segi biaya yang
diperlukan dan diperbandingkan dengan keuntungan yang dapat diraih oleh perusahaan di
waktu kedepannya. Dalam hal ini PT Kalbe Farma menggunakan lebih dari satu vendor yaitu
Citrix dan Oracle, dan rencana pengembangan IT sesuai cetak biru 2012, dimana perlu
diadakan proses pengawasan yang terus menerus dan berkesinambungan.
Penerapan ERP dalam rangka meningkatkan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
merupakan keunggulan bersaing utama bagi semua perusahaan di masa depan. Karena itu,
modul-modul dan vendor yang maju dan responsive akan meningkatkan profitabilitas
Kalbe,
Disamping itu peran change management sangat diperlukan untuk memberiakn pendidikan
dan pelatihan kepada pengguna yaitu karyawan dan para manajer yang berhubungan
langsung dengan sistem yang baru. Dalam hal ini PT Kalbe Farma menggunakan Change
Acceleration Project untuk mengelola perubahan yang ada dalam proses penerapan ERP di
PT Kalbe Farma ini. Langkah-langkah PT Kalbe Farma untuk mendukung keberhasilan
penerapan ERP juga terlihat dari pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada
departemen atau bagian yang mengalami perubahan sistem informasi untuk mendapatkan
dukungan dan komitmen dalam proses penerapan ERP. Komitmen ini diperlukan untuk
meyakinkan bahwa penerapan ERP ini hanya untuk kebaikan perusahaan dan pada nantinya
akan meningkatkan nilai perusahaan dan pada ahirnya seluruh penghuni perusahaan akan

mendapatkan manfaatnya, bukan untuk menghilangkan pekerjaan bagi seseorang atau


sebagainya. Disamping itu, komitmen menejemen akan turut membantu penyelesaian dari
konflik-konflik yang ada selama proses penerapan ERP.
Sehingga dapat disimpulkan, faktor kunci kesuksesan dalam penerpan ERP di PT Kalbe
Farma adalah, Pemahaman bisnis proses yang matang, dimana hal ini adalah hal yang mutlak
bagi suatu perusahaan dalam menerapkan ERP, dimana ERP tidak dapat diterapkan jika suatu
perusahaan tidak memahami bisnis proses yang ada dengan jelas. Kedua mengetahui bagianbagian mana yang harus diperbaiki dari bisnis prosesnya dan pemilihan aplikasi, modul dan
vendor yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnisnya. Faktor selanjutnya adalah faktor
kunci kesuksesan implementasi ERP di Kalbe Farma, yaitu change management yang baik.
Suatu penerapan sistem informasi yang baru khususnya ERP akan selalu diikiti dengan
adanya perubahan-perubahan dalam perusahaan tersebut. Change management diperlukan
untuk memberiakan pelatihan dan pendidikan bagi pengguna yang bersentuhan langsung
dengan penerapan suatu sistem yang baru. Disamping dua hal tersebut, juga perlu
disampaiakn mengenai alasan pergantian sistem, keefektivan penggunaan sistem yang baru
dan keuntungan dalam penggunaan sistem informasi yang baru tersebut.
Oleh karena itu kombinasi yang saling mendukung dan saling melengkapi antara proses
bisnis dan perkembangan teknologi informasi merupakan tuntutan yang tidak dapat dielakan
untuk keberhasilan suatu organisasi bisnis. Intinya pengembangan dan pemanfaatan teknologi
informasi sangat membantu perusahaan untuk menghadapi persaingan global dan
memperbesar peluang untuk menuai keuntungan dari internet yang berkembang semakin
pesat.
Saran
Komitmen yang ada dari level karyawan hingga manajemen sebagai pengguna. Penerapan
ERP di setiap perusahaan pasti mengalami kendala adan membutuhkan waktu, tenaga dan
pikiran, sehingga komitmen yang kuat dari seluruh lapisan di dalam perusahaan sangat
penting dan diperlukan. Sebaiknya Kalbe memiliki sistem manajemen yang baik untuk
melakukan perbaikan dan menularkannya kepada para pemasok, karena Kalbe tidak bekerja
sendiri, kesuksesan Kalbe juga didukung oleh para pemasok bahan bakunya. Untuk itu,
komitmen manajemen puncak Kalbe dan pemasok juga harus tinggi. Karena kemampuan
perusahaan dalam dalam melakukan perbaikan dan pembenahan bukan hanya slogan semata.
Akan tetapi hal ini juga membutuhkan suatu sistem yang terpadu agar perbaikan dan
pengembangan dapat dilakukan secara berkelanjutan. Vendor dan Kalbe merupakan suatu
jaringan dalam Networkm Supply Chain. Dimana jika Kalbe Farma mengalami kemajuan
maka vendor-pun akan merasakan manfaatnya secara nyata. Untuk mencapai tujuan itu, tentu
diperlukan keterbukaan, kejujuran dan komunikasi di antara kedua belah pihak. Dengan
tujuan terbinanya hubungan yang jangka panjang yang harmonis, dan saling
mengubtungkan.

Sumber :
M.B. Romneyand P.J.Steinbart (2012). Accounting Information Systems
13theditionPrentice Hall. Chapter 2
J.W.Wilkinson, M.J. Cerullo, Vasant Raval, Bernard Wong-On-Wing (2000).
Accounting Information Systems: Essential Concepts and Applications4thedition.
John Wiley & Sons. Chapter 3
E.Turban and LindaVolonino (2010). Information Technologyfor Management:
Transforming Organizations in the Digital Economy7 thedition. John Wiley &
Sons. Chapter 10
A. Mohammad B.S., Megaproyek Grup Kalbe Wujudkan Sistem Terintegrasi, 25
Oktober
2007,
dapat
diakses
melalui:
http://202.59.162.82/swamajalah/swadigital/details

Bisnis Indonesia 26 Oktober 2006, Kalbe Farma Bangun Akses Infrastruktur

Firdanianty dan Handayani Tutut, Menjaga Rantai Pasokan Raja Farmasi, Rabu, 30
April 2008, dapat diakses melalui http://www.swa.co.id/swamajalah/praktik/details.

http://www.kalbefarma.com/print_version.php?mn=news&detail=19278
http://givlianodaivand.blogspot.co.id/2010/03/keuntungan-dan-kendala-implementasierp.html