Anda di halaman 1dari 22

Langkah 11 : Komunikasi,

Partisipasi dan Konsultasi


Langkah ini berkaitan dengan komunikasi,
partisipasi dan konsultasi.
Ketiga aspek tersebut sangat penting dalam
mendukung program K3.
Karena itu OHSAS 18001 mensyaratkan adanya
prosedur manajemen yang mengatur tata cara
komunikasi, partisipasi dan konsultasi.

Pedoman
Implementasi

Saran

Kunci Sukses

Memahami
Tetapkan
Tetapkan
tanggung jawab
tanggung jawab
lingkup
dan menunjuk MR
komunikasi
Tulis prosedur utk
untuk
Materi
konsultasi dan
mengkoordinir
komunikasi
komunikasi dari
konsultasi dan
badan hukum
Susun dan
komunikasi
ekternal harus
terbitkan
Manfaatkan
disimoan secara
dokumentasi ttg
semua sistem
legal
konsultasi dan
komunikasi
Wajib
komunikasi
menyebarkan
Implementasikan Pastikan bahwa
semua manajer
informasi kepada
dan catat hasil
mencatat semua
publik.
komunikasi baik
komunikasi
internal atau
eksternal yang
eksternal
diterima

Langkah 12 :
Pendokumentasian
Langkah ini menyusun system dokumentasi K3 yang
baik.
Dalam membangun system manajemen K3 diperlukan
system dokumentasi yang baik.
Dalam bidang K3, banyak dokumen yang bersifat long
life misalnya data atau dokumentasi mengenai kasuskasus kecelakaan, diperlukan di masa depan dalam
membuat analisa kecelakaan atau menyusun program
pencegahan kecelakaan.
Oleh karena itu, diperlukan system dokumentasi, dimana
semua dokumen penting terpelihara dan terseimpan
dengan baik sehingga mudah untuk digunakan kembali.

Pedoman
Implementasi
Tunjuk individu
yang dapat
bertanggung
jawab dalam
pendokumentasia
n
Tulis manual
SMK3 utk setiap
bidang kegiatan
sesuai dgn ruang
lingkup organisasi
Distribusikan
manual SMK3
Manual SMK3
harus diketahui
dan dimengerti
Tinjau ulang

Saran

Kunci Sukses

Membuat draft
Tunjuk MR untuk
mengkoordinir
manual SMK3
sistem
Manual SMK3
dokumentasi
bermanfaat untuk
SMK3
memberikan
kemudahan dan
Buatlah
dokumentasi
efisiensi
yang terintegrasi
penerapan
utk menjelaskan
penerapan SMK3
SMK3
Tunjukkan
pengendalian dan
Komunikasikan
sistem
komunikasi
dokumentasi
sistem dgn cara
yang telah dibuat
mendokumentasi
kan semua
Hindarkan terlalu
prosedur yang
detai dalam
diminta
manual SMK3

Langkah 13 : Pengendalian
Dokumen
Semua dokumentasi dan data mengenai K3 harus
dikendalikan denga baik.
Dokumen mengenai K3 berbagai macam seperti
data kecelakaan, kebakaran, pelatihan, inspeksi dan
pengujian peralatan dan pemeriksaan kesehatan.
Data tersebut sangat berguna dan diperlukan untuk
mengukur kinerja K3, keperluan analisa dan untuk
pencegahan dikemudian hari, jika terjadi sesuatu
yang tidak diinginkan.

Pedoman
Implementasi

Saran

Kunci Sukses

Tunjuk individu
yang dapat
bertanggung
jawab dalam
dokumen K3
Tulis prosedur utk
membuat,
memodifikasi dan
mengendalikan
dokumen K3
Rancang dan
keluarkan
dokumen
Distribusikan
dokumen
Dokumentasikan
ringkasan dari

Tunjuk MR untuk
mengkoordinir
pengendalian
dokumen
Tentukan dengan
jelas bagaimana
cara otorisasi
suatu dokumen
Dokumen SMK3
harus
mencantumkan
dengan jelas
semua informasi
Adakan revisi
berkala

Impelemtasikan
pengendalian
yang efektif
Kendalikan
semua dokumen
yang penting
Revisi dan
terbitkan ulang
semua dokumen
K3 secara
lengkap
Simpan dokumen
bila diperlukan
menurut
perundangan

Langkah 14 : Pengendalian
Operasi
Langkah ini sangat strategis karena berkaitan
langsung
dengan
pencegahan
kecelakaan
(accident prevention) dalam proses operasi.
OHSAS 18001 mensyaratkan adanya upaya untuk
melakukan
pengendalian
operasi
yang
mengandung risiko dan potensi bahaya.
Selanjutnya OHSAS 18001 mensyaratkan agar
dilakukan identifikasi semua aktifitas perusahaan
yang memiliki aspek K3 signifikan serta
menyusun Prosedur Operasi (SOP)

Pedoman
Implementasi

Saran

Kunci Sukses

Menyusun Prosedur
Tunjuk individu
Libatkan para
terlatih utk
manajer dibidang
Operasi
Tujuan utama dari
mengendalikan
operasi utk
aspek K3 dlm
perencanaan dan
Prosedur Operasi
operasi
pengendalian aspek
adalah utk
K3
meminimalisasi
Tulis prosedur untuk
mengendalikan
Tulislah prosedur
dampak K3
Jelaskan kepada
aspek K3 dalam
operasi jika
operasi
pengendalian yang
pemasok dan
Adakan identifikasi
efektif tdk dapat
kontraktor
mengenai Prosedur
dicapai dengan
mengenai K3 yg
Operasi yang
cara biasa
diterapkan dlm
dibutuhkan
organisasi
Mintakan informasi
dari para
pemasok/kontraktor
ttg kinerja K3 di
lingkungan
masing2.
Pengawasan

Langkah 15 : Kesiapan dan


Tanggap Darurat
OHSAS 18001 mensyaratkan adanya system tanggap
darurat dalam perusahaan.
Untuk itu, perusahaan harus melakukan identifikasi
potensi darurat yang mungkin timbul dalam operasinya.
Selanjutnya perusahaan harus membuat perencanaan
tanggap darurat tersebut termasuk juga penyediaan
sumberdaya dan mengurangi impak yang mungkin
timbul.
OHSAS 18001 juga mensyaratkan adanya pengetesan
system pencegahan dan tanggap darurat, termasuk juga
penilaian setelah ada kejadian.
Unutk itu OHSAS 18001 mensyaratkan dibuat prosedur
manajemen mengenai system tanggap darurat.

Pedoman
Implementasi
Tunjuk individu
yang terlatih
Tulis prosedur
manajemen
Rancang dan
keluarkan
dokumen
Identifikasi
semua potensi
kecelakaan
Siapkan dan
distribusikan
sistem tanggap
darurat
Uji dan tinjau
ulang prosedur
darurat

Saran

Kunci Sukses

Tunjuk individu
sebagai
koordinator
Perlindungan
manusia dan
pengendalian
bencana
Dokumentasikan
denga baik
semua informasi
Siapkan rencana
darurat
Uraikan langkah
pengendalian
keadaan darurat
Adakan pelatihan

Pengujian semua
sistem peringatan
dini
Catat semua
kejadian dalam
latihan dan
darurat
sesungguhnya

Langkah 16 : Pengukuran dan


Pemantauan Kinerja
OHSAS
18001
mensyaratkan
adanya
system monitoring dan pengukuran kinerja
K3 secara berkala.
Untuk itu OHSAS 18001 mensyaratkan
adanya
Prosedur
Manajemen
untuk
memantau dan mengukur berbagai aspek
yang
berkaitan
dengan
K3
dalam
perusahaan.

Pedoman
Implementasi
Tunjuk individu
yang terlatih
Tulis prosedur
manajemen
Rancang dan
keluarkan data
terdokumentasi
Pantau, ukur dan
catat

Saran
Tunjuk individu
yang terlatih utk
melakukan
pengukuran
Masukkan dalam
program
pengukuran
semua kejadian
penting
Buat dokumen
pengukuran
Identifikasi,
pantau dan ukur

Kunci Sukses
Gunakan
informasi dari
aspel K3 yang
signifikan
Tingkatkan
pemahaman
tentang kinerja
K3
Pastikan bahwa
semua peralatan
yang berkaitan
dengan
pengukuran K3
dalam kondisi
baik

Langkah 17 : Penyelidikan
Insiden dan Ketidaksesuaian
Langkah
penyelidikan

ini

mengembangkan
insiden,

system

ketidaksesuaian

tindakan koreksi dan pencegahannya.

dan

Pedoman
Implementasi

Saran

Tunjuk individu
Libatkan individu
yang terlatih
yang terlibat
dalam
Tulis prosedur
operasional
manajemen
Pantau, catat dan Libatkan individu
yang melakukan
laporkan
dan
Lakukan
mengevaluasi
penyelidikan

Kunci Sukses
Melakukan
penyelidikan
semua kejadian
termasuk hampir
celaka
Adanya tanggung
jawab utk
pemenuhan
ketentuan
perundangan
yang berlaku
Menjaga
pemenuhan
perundangan
dalam kondisi
tidak normal atau
darurat
Evaluasi

Langkah 18 : Pengendalian
Rekaman
Di

langkah

ini

kita

diminta

untuk

mengembangkan system pengendalian rekaman


K3, mulai dari mengidentifikasi, memelihara dan
mengontrol semua rekaman penting.

Pedoman
Implementasi
Tunjuk individu
yang
bertanggung
jawab
Tulis prosedur
manajemen
Rancang dan
keluarkan
dokumen
Identifikasi dan
rancang jenis
pengarsipan
Buat dan simpan
semua rekaman
atau data
mengenai SMK3

Saran
Tetapkan dalam
prosedur
tanggung jawab
dan tetapkan MR
utk menyimpan
master dari
semua dokumen
Back up data
komputerisasi
dilokasi yang
aman
Menyusun data
K3 dgn membagi
menjadi dua
kelompok
Simpan semua
data K3 dengan

Kunci Sukses
Pelihara sistem
arsip data dan
penyimpanan
data dengan baik
Buatlah catatan
historis
Simpan semua
data dengan baik
Konsultasikan
dengan pihak
kompeten
Tidak perlu
terpaku dengan
waktu retensi

Langkah 19 : Audit Internal


Langkah

selanjutnya

adalah

mengembangkan

dan melakukan audit internal secara menyeluruh


terhadap penerapan system manajemen K3.
Audit internal ini disyaratkan dalam OHSAS 18001
sehingga diperlukan suatu prosedur manajemen
audit internal.

Pedoman
Implementasi

Saran

Kunci Sukses

Tunjuk individu
yang terlatih
Tulis prosedur
manajemen
Rancang dan
hasilkan dokumen
Simpan data
Siapkan protocol
atau daftar
pertanyaan audit
SMK3
Lakukan dan
catat audit SMK3

Bentuk tim audit


Gunakan
prosedur
manajemen utk
audit internal
Dokumenkan
program tahunan
Siapkan daftar
pertanyaan audit
Siapkan daftar
pertanyaan atau
checklist
Pilihlah anggota
tim audit sebaik
mungkin
Catat semua hasil
audit

Memulai audit
dan melatih
auditor
Laporkan secara
seimbang
Lakukan audit
prosedur dan
bagiannya
sekurangnya 2
kali setahun
Tidak akan dapat
menyelesaikan
masalah dengan
menambah
frekuensi audit
Latilah Lead
auditor

Langkah 20 : Tinjauan
Manajemen
Langkah terakhir adalah mengembangkan dan

menjalankan

tinjauan

manajemen

untuk

mengevaluasi kelemahan dan keberhasilan


dalam

penerapan

sehingga
mengambil
peningkatan.

system

manajemen
langkah

manajemen
dapat
perbaikan

K3

segera
dan

Pedoman
Implementasi

Saran

Kunci Sukses

Tunjuk individu
untuk
mengkoordinir
tinjauan
manajemen
Tulis prosedur
manajemen
Rancang dan
hasilkan dokumen
Kumpulkan dan
laporkan data
Lakukan
pertemuan
manajemen
Catat dan
tindaklanjuti hasil
tinjauan

Libatkan para
manajemen
puncak dalam
melakukan tinjau
ulang
Siapkan formulir
untuk mencatat
hasil
Siapkan formulir
untuk
melaporkan
kinerja SMK3
Catat hasil
keputusan
Edarkan dan
distribusikan
laporan kepada

Anggaplah
tinjauan
manajemen ini
sebagai waktu
untuk refleksi
penerapan K3
dalam
perusahaan
Tentukan
frekuensi tinjauan

SERTIFIKASI
Jika telah menyelesaikan 20 langkah di atas dengan
baik, maka diharapkan system manajemen K3
organisasi telah sesuai dengan persyaratan OHSAS
18001,

dan

diharapkan

telah

menjadi

Comprehensive OHSMS.
Dengan demikian jika diperlukan dan diinginkan,
organisasi telah siap untuk memperoleh sertifikasi
OHSAS 18001 dari badan sertifikasi.

Namun sebagai pertimbangan untuk


memperoleh sertifikasi adalah sebagai
berikut
:

Pilihlah badan sertifikasi yang telah diakui secara nasional


dan internasional dan memiliki reputasi baik.

Jika organisasi telah memiliki sertifikasi lain misalnya ISO


9000 dan ISO 14000 ada baiknya dipertimbangkan
menggunakan badan sertifikasi yang sama.
Jangan sekedar berorientasi untuk mendapat sertifikat
semata, karena esensi dari SMK3 adalah untuk perbaikan
internal dan pencegahan kecelakaan dalam organisasi.
Sertifikasi hanyalah sekedar bentuk pengakuan atas
pencapaian organisasi.
Jangan menganggap bahwa usaha anda telah selesai
dengan memperoleh sertifikasi, Karen OHSAS 18001
menganut pendekatan peningkatan berkelanjutan.