PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi

merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling
terkait antara satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara
efektif karena merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (40-50%) dan
dana kebutuhan obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan.

Pengelolaan

perbekalan farmasi yang efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Keberhasilan pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan,
kebijakan, tugas pokok dan fungsi.
Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi :
1.
2.
3.
4.
5.

Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien

Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna
Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan
Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
3. Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai
ketentuan yang berlaku
4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan
5.
6.
7.
8.
9.

rumah sakit
Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku
Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian
Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit
Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit
Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah
sakit

1. Perencanaan
Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang
hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk

menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:
1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar
diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah
sakit.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :
Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan
jenis
Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek
yang lebih baik dibanding obat tunggal
Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of
choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi
2. Kompilasi penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan
bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan
sebagai data pembanding bagi stok optimum.
3. Penghitungan kebutuhan
4. Evaluasi perencanaan
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga
yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar
pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,
sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai
certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus
diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar.
Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :
1. Pembelian

Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan

farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :

Tender terbuka
Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih
menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian

penuh.
Tender terbatas
Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada
rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga
masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan

dengan tender terbuka.

Pembelian dengan tawar menawar
Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak.

Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

Pembelian langsung
Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil
dan perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.

2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi

Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah
bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah:
Sediaan farmasi dengan formula khusus
Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah
Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Rekonstruksi sediaan obat kanker
Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
3. Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau
sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan
farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order

pembelian rumah sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang
bertanggung jawab. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya
Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin
Sertifikat Analisa Produk
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian
serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara
mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga
ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk
sediaan dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO
(First In First Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta
pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.
Faktor-faktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :
Kemudahan bergerak
Sirkulasi udara yang baik
Rak dan pallet
Kondisi penyimpanan khusus
Pencegahan kebakaran
Perlindungan terhadap hama/tikus
Pengaturan suhu dan temperatur
Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas
Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan
freezer:
o Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu
disimpan pada suhu -20C. penyimpana ini biasanya untuk
penyimpanan jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih
tinggi.
o Disimpan pada suhu 2-8C: beberapa produk yang sangat sentitif
terhadap panas tapi tidak boleh dibekukan.
o Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15C.
o Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25C.

Penyusunan stok perbekalan farmasi:

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan
pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.

Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out).
Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur.
Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya,

sesuai.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan
farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan
farmasi tetap dalam boks masing-masing.
8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi
stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat
dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari
sumber anggaran yang berbeda.
5. Distribusi
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumahsakit, untuk
pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit unit
pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah.
Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan
farmasi di lingkungannya, seperti
1. IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription
IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem
ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis
pada resep.
Keuntungan resep perorangan yaitu:
a. Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan
keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung
b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat,
dan pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien
Kelemahan :

a. Memerlukan waktu yang lama

b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan
2. Sistem floor stock lengkap
Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam
ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil
dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Keuntungan:
a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
c. Mengurangi penyalinan order
Kelemahan:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi
tidak dikaji oleh apoteker
b. Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas
ruangan yang sangat terbatas.
c. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan

fasilitas penyimpanan

perbekalan farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien

d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi
e. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
3. Sistem distribusi dosis unit (UDD)
Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masingmasingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup
untuk satu waktu tertentu.
Keuntungan:
a. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
e. Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih
f.
g.
h.
i.

efisien
Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS
System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik
Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan

membantu memberikan masukan pada tim

j. Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi
menyeluruh
k. Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi
Kelemahan:
a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
b. Meningkatnya biaya operasional

f
h
M
b
l
g
e
P
o
k
p
i
s
u
m
a
d
y
r
t
n
)
(
4. Sistem distribusi kombinasi
Yaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor
stock).
Keuntungan:
a. Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker
b. Adanya kesempatan interaksi professional
c. Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia

Alur distribusi perbekalan

6. Pemberian Obat
Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan

kepada pasien
Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien.
Melalui depo farmasi kamar bedah yang menyerahkan keperluan farmasi kepada
dokter atau perawat khusus pembedahan/operasi

7. Pengendalian
Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien

adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang
besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien

agar rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan

pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan
perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:

1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu

2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima
8. Penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai
karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin
perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar
yang berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi
resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.
Tabel berbagai kategori metode pemusnahan:
Kategori
Padat

Metode Pemusnahan
Daerah pembuangan

Komentar
Tidak lebih dari 1% sampah

Semi solid

Enkapsulasi sampah

kota

Serbuk

Pelembaman sampah

pengolahan

bisa

dibuang

tanpa

di

daerah

Insenerasi temperatur medium pembuangan.

dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Cairan

Saluran pembuangan air

Antineoplastik

Insenerasi temperatur medium dibuang

dan tinggi
Ampul

tidak
di

boleh
saluran

pembuangan air

Hancurkan ampul dan siram Antineoplastik

cairan yang telah diencerkan dibuang

tidak
di

boleh
saluran

ke dalam saluran pembuangan pembuangan air

air
Obat antiinfeksi

Enkapsulasi sampah

Antibiotik

cair

Pelembaman sampah

diencerkan

dengan

dapat
air,

Insenerasi temperatur medium dibiarkan beberapa minggu

dan tinggi

dan

dialirkan

(insenerator berbahan semen)

pembuangan air

ke

saluran

Antineoplastik

Kembalikan kepada pabriknya

Tidak

dibuang

Enkapsulasi sampah

pembuangan

Pelembaman sampah

dienkapsulasi

di

derah
kecuali

Insenerasi temperatur medium Tidak dibuang di saluran air

dan tinggi

Tidak

diinsenerasi

(insenerator berbahan semen)

temperature medium

pada

(dekomposisi kimia)
Obat yang diawasi

Enkapsulasi sampah

Tidak

dibuang

Pelembaman sampah

pembuangan

di

daerah
kecuali

Insenerasi temperatur medium dienkapsulasi

dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Caniste aerosol

Dibuang

di

daerah Tidak boleh dibakar: dapat

pembuangan

meledak

Enkapsulasi sampah
Disinfektan

Gunakan

Jangan membuang disinfektan

Dibuang

di

saluran yang belum dencerkan pada

pembuangan air atau aliran air saluran pembuangan air atau

yang cepat: kuantitas kecil aliran air.
dari disenfektan yang telah Jangan membuang disinfektan
diencerkan
liter

(maksimum

perhari

50 pada air yang mengalir lambat

dibawah atau tidak mengalir.

pengawasan)
Plastik PVC, kaca

Daerah pembuangan sampah

Jangan

dibakar

penampung yang terbuka

Kertas, kartu nama

Daur ulang, bakar, dibuang di

daerah pembuangan sampah

Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti:

-

Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.

pada

Obat antiinfektif
Antineoplastik
Obat antikanker sitotoksik, obat toksik.
Antiseptik dan disinfektan.

9. Pelaporan
a. Pencatatan
Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan
keluar
Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi
b. Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi
Tujuannya adalah:
Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi
1. Laporan pembelian
2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)
5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum
kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
7. Laporan ketersediaan obat
8. Laporan stok opname
10. Evaluasi
Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.