I.

II.

ACARA I

: Microsoft Word

TEMPAT DAN TANGGAL PRAKTIKUM

a.
b.

III.

Tempat: Laboratorium Komputer

Tanggal
: 15 September 2015

TUJUAN

a.
b.
IV.

Mengenal penggunaan Microsoft Word

Dapat membuat Mail Merge

TINJAUAN PUSTAKA
Microsoft Office Word 2010 (untuk selanjutnya disebut MS. Word)
merupakan sebuah program aplikasi pengolah kata (Word Processor) buatan
Microsoft Corporation. MS. Word 2010 merupakan hasil pengembangan dari
beberapa versi sebelumnya. MS. Word tampil lebih friendly dan sudah
menggunakan ribbon sebagai standar baru dalam menampilkan menu-menu
tool.
Berdasarkan klaim mereka, ribbon adalah sebuah inovasi yang kelak
di masa mendatang menjadi sebuah standar bagi tampilan menu. Bagi yang
baru bermigrasi dari MS. Word 2003 ke MS. Word 2010 tidak perlu panik
dengan pemandangan yang begitu asing tersebut. Anda hanya perlu sedikit
adaptasi dan setelah itu, anda akan merasakan efisiensi dan kemudahan dalam
bekerja.
MS. Word 2010 mengenal istilah tab, ribbon, dan group dalam
menyajikan menu tool. Berbeda dengan MS. Word 2003 dan sebelumnya
yang hampir 100% dikuasai Menu Bar dan Toolbar. MS. Word 2010 dapat
diaktifkan melalui menu Start All Program Microsoft Office Microsoft
Word 2010. Atau dapat dilakukan dengan men-double klik icon Microsoft
Word 2010 di dekstop.
Mail merge merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft
word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang
memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan
banyak, contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. Undangan
mempunyai format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara,
sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat.

Pada fitur microsoft word ini, dikenal istilah database. Databse bisa
dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang tersimpan dan diatur atau
diorganisasikan sehingga data tesebut bisa diambil atau dicari dengan mudah
dan efisien.
Databse (bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah
kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik
sehingga dapat diperiksa menggunkan suatu program komputer untuk
memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang
digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basisdata disebut
sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan,
atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan
terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya, penjelasan ini disebut
skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan
hubungan diantara obyek tersebut.

V. CARA KERJA

1.

Dibutuhkan 1 file sebagai surat dan 1 file sebagai database.

Database ini akan berisi data berbeda yang dibutuhkan dan dibuat di
excel.

2.

Diketik dokumen surat.

3.

Kemudian klik Ribbon Mailings, pilih Start Mail Merge lalu

klik Step by Step Mail Merge Wizard.

4.

Disebelah

kanan

akan

segera

membuat Mail Merge.

5.

Pilih Letters, kemudian klik next.

muncul

langkah-langkah

6.

Pilih Use the Current Document, kemudian klik Next.

7.

Klik Browse, sesuaikan tempat kita menyimpan file database

tadi, klik OK, lalu berikut tampilan sesudah ter-load, klik Next.

8.

Sesuaikan dengan sheet yang digunakan, klik OK. Kemudian

klik OK lagi.

9.

Kemudian klik Mailings, dan klik Insert Merge Field

(sebelumnya letakkan kursor pada tempat yang sesuai).

10.

Untuk melihat hasilnya, klik Print Preview Results dan klik

prev/next data untuk melihat urutan data keseluruhan.

11.

Terakhir, klik Finish & Merge, untuk mencetak dokumen atau

mengirim dokumen melalui email.

VI. HASIL PENGAMATAN

DWI HASTUTI CORP.

Jl. Paingan III No.999, Maguwoharjo, Depok, Sleman, Yogyakarta
No : 1/ DWI HASTUTI.CORP/IX/2015
Lamp

:-

Hal: Permohonan izin

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Ir. Adi Ruswanto, MP.
Dosen Mata Kuliah Teknologi Pengolahan Kelapa Sawit dan Turunannya
Di Fakultas
Dengan Hormat,
Sehubungan

dengan

diadakannya

Workshop

Keberhasilan

Program

Perkebunan Indonesia, maka Kami selaku pelaksana kegiatan tersebut

bermaksud mengajukan permohonan izin untuk mahasiswa berikut ini:
Nama

: Hari Astaman

No. Mhs

: 13/16163/BP/SPKS

Mahasiswa tersebut menjadi perwakilan dari kelasnya untuk mengikuti agenda

tersebut mengingat pentingnya agenda yang dilaksanakan.
Demikian yang dapat Kami sampaikan, atas kerjasama dan perhatiannya
disampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 15 Oktober 2015

Direktur DWI HASTUTI CORP

DWI HASTUTI

VII. PEMBAHASAN
Pada praktikum yang pertama ini praktikan melakukan percobaan
mengenai microsoft word. Tujuan dari praktikum ini agar praktikan
mengenal penggunaan microsoft word dan dapat membuat mail merge.
Microsoft Office Word 2010 (untuk selanjutnya disebut MS. Word)
merupakan sebuah program aplikasi pengolah kata (Word Processor) buatan
Microsoft Corporation. MS. Word 2010 merupakan hasil pengembangan dari
beberapa versi sebelumnya. MS. Word tampil lebih friendly dan sudah
menggunakan ribbon sebagai standar baru dalam menampilkan menu-menu
tool.
MS. Word 2010 dapat diaktifkan melalui menu Start All Program
Microsoft Office Microsoft Word 2010. Atau dapat dilakukan dengan
men-double klik icon Microsoft Word 2010 di dekstop.
Mail merge atau surat massal adalah sebuah fasilitas dari Word
untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.
Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama
adalah isi surat, sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut
dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut
digabungkan.
Sebenarnya fasilitas mail merge pada microsoft word memiliki
beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan
data-data dokumen pada word dengan data dokumen yang ada di Excel.
Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk
list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para penerima
surat (Recipients) atau databasenya, yang nantinya akan ditempatkan pada
tulisan di dokumen word sebagai alamat surat, dimana tulisannya tadi
berfungsi sebagai format surat nya (letters).
Fungsi dari mailings pada microsoft word adalah untuk membuat
link yang akan terhubung ke dalam database yang sudah dibuat. Database
bisa dari microsoft office access atau dari microsoft office excel. Fungsi
mailings biasanya digunakan untuk membuat surat massal dengan format
tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap surat.

Misalnya kita akan membuat undangan dengan jumlah 100 undangan

dengan format undangan yang sama, akan tetapi kita harus memasukkan
nama dari penerima surat berbeda-beda.
Dengan fungsi ini kita bisa langsung membuat surat secara
otomatis yang sudah terhubung dengan databse yang sudah dibuat dan kita
juga bisa mencetak surat sesuai dengan urutan database yang sudah kita
buat.
Fungsi data source menggunakan Excel yaitu agar lebih mudah
mengontrol dan menambah data baru, lebih mudah membaca data yang
ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki
kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya, juga mempermudah
menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang
sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan
menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

VIII. KESIMPULAN
Berdasarkan praktikum yang telah dilakukan dapat diambil beberapa
kesimpulan, antara lain:

1.

MS. Word tampil lebih friendly dan sudah menggunakan ribbon

2.

sebagai standar baru dalam menampilkan menu-menu tool.

MS. Word 2010 dapat diaktifkan melalui menu Start All
Program Microsoft Office Microsoft Word 2010. Atau dapat
dilakukan dengan men-double klik icon Microsoft Word 2010 di

3.

dekstop.
Mail merge atau surat massal adalah sebuah fasilitas dari Word
untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber
surat.

4.

Fungsi dari mailings pada microsoft word adalah untuk

membuat link yang akan terhubung ke dalam database yang sudah
dibuat.

5.

Fungsi data source menggunakan Excel yaitu agar lebih mudah

mengontrol dan menambah data baru, lebih mudah membaca data yang
ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki
kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya, juga mempermudah
menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.