Anda di halaman 1dari 13

BAB I

PENDAHULUAN
A.

Latar Belakang
Diera Globalisasi ini sistem informasi telah mengalami banyak
kemajuan yang sangat pesat, terkait hal itu sistem informasi tidak lepas dari
permasalahan yang timbul secara tak terduga oleh karenanya untuk
mengantisipasi hal itu manajer menggunakan model untuk memecahkan
masalah. Ada 4 jenis dasar model yang bisa menjadi alternatif dalam
memecahkan masalah tersebut yaitu model fisik, naratif dan matematika.
Model umum memiliki keuntungan yang dapat diterapkan dalam situasi
yang beragam, model ini terdiri dari sistem fisik maupun konseptual. Sistem
fisik mencakup elemen input, elemen transformasi, dan elemen output serta
menyediakan suatu jalur bagi arus sumber daya fisik. Sitem konseptual
terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik.
Manajer dapat membandingkan informasi yang diperoleh dari
penglah informasi dengan standar-standar yang meentukan tingkat kinerja
yang dapat diterima. Manajer boleh memilih untuk bertindak hanya jika
kinerja berada diluar tingkat yang dapat diterima. Konsep yang
memungkinkan manajer hanya mendatangi aktivitas yang layak
mendapatkan perhatian manajemen. Suatu konsep yang serupa yang
berhubungan dengan faktor penentu keberhasilan mencakup pemantauan
sejumlah kecil tindakan pilihan yang memberi kontribusi pada keberhasilan
perusahaan.
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai
tujuannya. Selam proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai
keputusan, dan beberapa elemen pemecahan masalah harus ada. Saat proses
pemecahan masalah mulai berjalan, manajer harus berati-hati membedakan
gejala dalam sebab. Masalah yang tidak terstuktur harus dipecahkan oleh
manajer, tetapi masalah yang terstruktur dapat dipecahkan oleh komputer.
Manajer dan komputer dapat bekerjasama untuk memecahkan masalah yang
semiterstruktur. Oleh karenanya dalam makalah ini akan dibahas mengenai
hal-hal yang berkaitan dengan konsep sistem yang mungkin bisa diterapkan
dalam seorang manajer.

B.

Rumusan Masalah

1. Apa definisi dari model konsep sistem?


2. Apa saja komponen yang ada dalam model sistem umum?
3. Bagaimana pendekatan sistem dalam memecahkan masalah?
4. Bagaimana contoh kasus yang terkait mengenai konsep sistem?

C.

Tujuan
1.1 Mengetahui konsep model sistem.
1.2 Mengetahui dan mengerti komponen dalam model sistem.
1.3 Mengetahui dan memahami model pendekatan sistem.
1.4 Memahami dan bisa menganalisis kasus terkait mengenai permasalahan
yang ada pada konsep sistem.

BAB II
PEMBAHASAN

A.

MODEL DALAM KONSEP SISTEM


Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Moclel
mewakili aktivitas, yang disebut entitas (entity). Para manajemen
menggunakan rnodel untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan.
Objek atau aktivitas yang menvebabkan permasalahan adalah entitas.
Adapun hal-hal yang terkait mengenai model dalam konsep sitem meliputi:1
1. Jenis-jenis Model
Ada empat jenis dasar model:2
a.

Model fisik
Model fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi.

Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat
perbelanjaan atau prototipe mobil baru. Contohnya, investor pusat
perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan secara
lebih murah pada rancangan model fisik mereka dibandingkan pada produk
akhir.
b.

Model Naratif
Model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara lisan atau

tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau
cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model
naratif merupakan jenis model yang paling populer.
c.

Model Grafik
Model grafik adalah model yang menggambarkan entitasnya dengan

sejumlah garis, simbol dan bentuk. Model grafik juga cligunakan dalam
rancangan sistern informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analis
sistem dan programmer yang bersifat grafik.
d.

Model Matematika

1
Raymond Mcleod, Jr. dan George Schell, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta: PT
INDEKS, 2004), h.109
2
Chr. Jimmy. L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen : Pemahaman dan Aplikasi,
( Jakarta: PT.Grasindo, 2003), h. 104.

Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umurnnya


tidak lebih rumit dari pada model yang biasa digunakan untuk rnenghitung
EOQ:

dimana P adalah biaya pernbelian per unit (dalam rupiah), S adalah


penjualan setahun (dalam unit), dan M adalah biaya penyimpanan perunit
untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya penyimpanan rneliputi sernua biaya
yang berkaitan dengan penyirnpanan barang. seperti asuransi, kerusakan,
dan kecurian.
2. Kegunaan Model
a.

Mempermudah Pengertian. Suatu model pasti lebih sederhana dari


entitasnya. Entitas lebih dimengerti jika elemen-elemennya dan

b.

hubungannya disajikan dalam bentuk yang disederhanakan.


Mempermudah Informasi. Semua empat jenis model dapat
mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orangorang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik

c.

dan matematika tersebut.


Memperkirakan masa depan. Ketelitian dalam menggambarkan
entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan
yang tidak dapat disediakan oleh model jenis lain.

B.

MODEL SISTEM UMUM


a.
Sistem Fisik
Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu
transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang
sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang
berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. 3 Arus
dalam sumber daya fisik dibagi menjadi tiga, yaitu:4

3
Raymond Mcleod, Jr. dan George Schell, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta: PT
INDEKS, 2004), h. 111
4
Chr. Jimmy. L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen : Pemahaman dan Aplikasi,
( Jakarta: PT.Grasindo, 2003), h. 109

1)

Arus Material, material-material input perusahaan dari pemasok bahan


mentah dan komponen rakitan. Material ini disimpan di suatu tempat
penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu
material tersebut dimasukkan dalam proses manufaktur sampai
transformasi barang tersebut dalam bentuk jadi dalam tempat

2)

penyimpanan sampai dikirimkan kepada para pelanggan.


Aliran Personil, calon pegawai dapat berupa masyarakat umum atau
pegawai yang berasal dari serikat pekerja atau dari mantan pegawai
perusahaan pesaing. Para calon pegawai tersebut diolah melalui fungsi
manajemen sumber daya manusia (SDM) apabila sudah memenuhi
kriteria yang diperlukan para pegawai tersebut akan diserahkan

3)

kepada fungsi yang lain.


Aliran Mesin, mesin yang diperoleh biasanya berumur lebih dari
setahun sampai belasan tahun. Sampai akhirnya dikembalikan ke
lingkungan ketika sudah aus atau ketinggalan zaman atau berupa
barang rongsokan.

b.

Sistem Konseptual
Sebagian sistern terbuka dapat rnengendalikan operasinya sendiri,

sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu


lingkaran yang terdapat di dalarn sistern lingkaran tersebut, yang dinamakan
lingkaran umpan balik. Menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari
sistem ke mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian
kembali ke sistem.5
1)
Sistem Lingkaran Terbuka, dalam sistem ini tidak terdapat umpan
balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan yang
diperlukan dalam sistem. Ada beberapa perusahaan bisnis yang
sejenis lingkaran terbuka. Perusahaan tersebut merupakan perusahaan
terbuka, tetapi umpan balik dan mekanisme pengendaliannya tidak
bekerja semestinya. Jika perusahaan itu kehilangan kendali tidak ada
yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan dan hasilnya
adalah kehancuran sistem atau kebangkrutan.
5

Raymond Mcleod, Jr. dan George Schell, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta: PT.
INDEKS, 2004) h. 112

2)

Sistem Lingkaran Tertutup, yaitu suatu sistem yang memiliki


lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat

3)

mengendalikan outputnya dengan membuat penyesuaian pada input.


Pengendalian Manajemen, yaitu manajemen menerima informasi
yang menggambarkan output sistem (volume produksi, biaya
distribusi, analisis penjualan dan sebagainya). Karena tujuan utama
perusahaan adalah menghasilkan output, suatu ukuran output
merupakan bagian integral dari pengendalian sistem. Umpan balik
output bernilai bagi manajer, akan tetapi manajer harus mengetahui
status

input

menginginkan

dan

proses

informasi

transformasi.

yang

Contohnya,

menjelaskan

kualitas

manajer
pemasok

memenuhi kebutuhan material perusahaan, serta efisiensi produksi


4)

dari operasi manufaktur.


Pengolah Informasi, perjalanan informasi tidak selalu langsung dalam
bentuk fiisk kepada manajer, terutama manajer tinggi yang jauh dari
sistem fisik. diperlukan suatu sistem untuk mengumpulkan semua

5)

informasi yang didapat dalam sebuah data.


Dimensi-dimensi informasi, Saat para manajer menentukan output
yang

6)

harus

disediakan

pengolah

informasi,

mereka

mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, sebagai berikut:


a)
Relevansi
b)
Akurasi
c)
Ketepatan Waktu
d)
Kelengkapan informasi
Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer.
yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu
menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat
mempraktekkan Management by expection, harus ditetapkan standar

7)

dalanl bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.
Faktor-faktor penentu keberhasilan ( Critical Success Factors), faktor
ini lebih bersifat stabil bila dibandingkan dengan Management by

8)

expection yang dapat berubah sewaktu-waktu.


Arus Keputusan, modfikasi lain pada model umum diperlukan untuk
mencerminkan bagaimana keputusan manajer dapat mengubah sistem

fisik sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga


input dan output dalam sistem fisik-input, pengolahan, dan output
manajer juga harus mampu membuat perubahan-perubahan pada
kinerja ketiga elemen tersebut.
3.

Lingkungan6
Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik pada bagian bawah

model. Sumber daya konseptual (informasi dan data) memasuki pengolah


informasi untuk disimpan atau disediakan bagi manajer.
Menempatkan

Model

Sistem

Umum

dalam

Konteks.

Nilai

sesungguhnya dari model sistem umum akan menjadi jelas saat Anda lulus
dan memulai karier Anda. Model tersebut akan membantu Anda
menyesuaikan diri dengan perusahaan Anda. Pada awalnya, semuanya baruwajah-wajah baru, fasilitas baru, istilah-istilah baru. Model tersebut akan
memberikan suatu rasa kemantapan saat Anda mempelajari perusahaan
Anda. Tak satu pun yang Anda lihat akan mengejutkan Anda karena model
itu akan memberikan Anda suatu gambaran mental mengenai apa yang
harus diperkirakan.
Dalam Pemecahan masalah seorang manajer harus cepat tanggap
dalam menanganinya karena manajer harus memberikan respon yang cepat
pada pengaruh yang merugikan untuk mencegah atau meminimumkan
kerusakan. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwasannya maslah
merupakan kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian
atau keuntungan yang diluar dugaan, sedangkan pemecahan masalah yaitu
tindakan

memberi

respon

untuk

menekan

akibat

keburukan

dan

memanfaatkan peluang keuntungan dari masalah atau persoalan yang


dihadapi. Adapun hal-hal yang terkait mengenai hal ini adalah sebagai
berikut:
1.

Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah merupakan kegiatan


yang diambil manajer guna untuk memilih strategi atau aksi yang
diambil dalam menyelesaikan suatu masalah.

Raymond Mcleod, Jr. dan George Schell, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta: PT.
Salemba Empat, 2008), h. 32

2.

Elemen proses pemecahan masalah meliputi standar kinerja sistem,


meiliki informasi yang tersedia, Setelah hal tersebut dilakukan maka
manajer bertanggung jawab untuk mengidentifikasi berbagai alternatif
pemecahan masalah tersebut dan setelah itu sistem informasi juga bisa
digunakan

3.

untuk

mengevaluasi

tiap

alternatif.

evaluasi

ini

mempertimbangkan kendala baik intern maupun lingkungan.


Masalah Versus Gejala. Terkait mengenai hal itu gejala merupakan
kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Gejala tidak mengungkapkan
keadaan keseluruhan sehingga manajer harus menemukan penyebab

4.

masalah yang sesungguhnya.


Struktur Masalah merupakan susunan dari suatu masalah dan hal ini
dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:
a. Masalah terstruktur yaitu terdiri dari elemen-elemen dan hubungan
antar elemen dan dipahami oleh pemecah masalah.
b. Masalah tidak terstruktur yaitu tidak terdiri dari elemen-elemen dan
hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah
masalah.
c. Masalah semiterstruktur yaitu masalah yang berisi sebagian
elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah
masalah.

C.

PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John
Dewey seorang profesor filosofi di Colombia Univercity pada awal abad ini.
Ia mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan
kontroversi secara memadai yaitu:
1.
2.
3.

Mengenali kontroversi
Menimbang Klaim Alternatif
Membentuk Penilaian
Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem melainkan

mengurutkan pemecahan masalah dimulai dengan sustu permasalahan,


mempertimbangkan bermacam cara memecahkan, dan memilih solusi yang
paling baik. Adapun usaha dalam pemecahan masalah meliputi:7
7

Raymond Mcleod, Jr. dan George Schell, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta: PT
INDEKS, 2004), h.168

1. Usaha Persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan.
karena ketiganya bersama sama menghasilkan kerangka pikir yang
diinginkan untuk menangani masalah. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Langkah Satu-Memandang Perusahaan sebagai Suatu Sistem
b. Langkah Dua-Mengenal Sistem Lingkungan
c. Langkah tiga-Mengidentifi kasi Subsistern-subsistem Perusahaan
Usaha definisi dirangsang oleh sinyal umpan balik yang menunjukkan
bahwa terjadi hal-hal yang lebih baik atau lebih buruk dari yang
direncanakan. Sinyal tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan atau
lingkungannya dan berfungsi sebagai pemicu masalah (problem trigger)
dengan memulai suatu proses pemecahan masalah. Manajer atau seseorang
dalam unit manajer itu biasanya mengidentifikasi masalah atau gejala.
Setelah masalah diidentifikasi, manajer dapat memanggil analis untuk
membantu dalam Pemahaman masalah. Analis memiliki keahlian dalam
mengubah suatu masalah yang kurang terdefinisi menjadi sejumlah
spesifikasi dari suatu sistem revisi atau baru.
2.

Usaha Definisi
a. Langkah Empat-Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem
b. Langkah Lima-Menganalisis Bagian-bagian Sistem dalam Suatu
Urutan Tertentu

3.

Usaha Pemecahan
a.
b.
c.
d.
e.

Langkah Enam-Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi


Langkah Tujuh-Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi
Langkah Delapan-Memilih Solusi Terbaik
Langkah Sembilan-Menerapkan Solusi
langkah Sepuluh-Membuat Tindak lanjut untuk memastikan bahwa
Solusi ltu Efektif

D.

CONTOH PERMASALAHAN (KASUS)


Karir Anda sedang menanjak lebih cepat dari yang Anda perkirakan.
Anda berpikir bahwa kesarjanaan SIM Anda memungkinkan Anda bekerja
sebagai programer bagi Bargain City. Bargain City adalah suatu jaringan
pengecer yang mengikuti model Wal-Mart. Tetapi, pengunduran diri tiga

analis sistem mengubah semuanya. Para analis keluar untuk membentuk


perusahaan konsultan mereka sendiri. Karena bos Anda, Alisa Ernst tahu
bahwa Anda menonjol dalam analisis sistem di kuliah, maka ia memutuskan
untuk menjadikan Anda analis sistem. Ia segera memberi Anda penugasan
yang pertama. Alisa rnengatur agar Anda mengunjungi suatu toko untuk
mengenal kegiatan di tingkat toko. la mengharapkan Anda mempersiapkan
suatu laporan tertulis yang dapat menjadi dasar proyek sistem di masa yang
akan datang. Anda tiba di toko West Alameda pukul 9 pagi. dan terkejut
karena banyak orang yang sedang berbelanja. Ternpat parkir penuh, dan
Anda harus menunggu l0 menit untuk mendapatkan tempat parkir. Di dalam
kondisinya tidak lebih baik. Toko tersebut besar. dengan lima belas tempat
kasir. tapi hanya empat yang buka. Pada tiap tempat kasir. salah satutnya
adalah jalur ekspres, terdapat antrian pembeli yang panjang. Untung Anda
tidak mernbeli apa pun. Karena Anda hanya mengadakan penelitian sistem.
Anda dapat segera keluar. Anda mengamati kegiatan itu sebentar kemudian
pergi ke gudang. Saat itu tiga orang petugas gudang sedang membuka
kotak-kotak. Anda mendengar salah seorang berkata. "Sudah kamu
temukan?" Karena ingin tahu. Anda memperkenalkan diri dan menanyakan
apa yang sedang mereka cari. Salah seorang petugas itu memberitahu Anda
bahwa toko ini memiliki kekhususan alat-alat memasak. tetapi kehabisan
cairan penyala arang. Truk yang seharusnya membawa persediaan rusak di
Tuba City. Habisnya cairan penyala merupakan salah satu penyebab antrian
yang panjang: petugas kasir harus memberikan kupon yang menandakan
pembeli telah memesan barang tersebut. Anda dapat mengerti mengapa para
petugas gudang sangat kesulitan; gudangnya benar-benar berantakan.
Karton-karton diturnpuk di mana-mana tanpa suatu aturan tertentu. Anda
menanyakan letak komputer toko tersebut. dan diantarkan ke suatu ruang
kecil di pojok. Anda berpikir di sinilah otomatisasi sering bekerja. Setelah
melihat operasi di belakang. Anda ke depan untuk memeriksa kantor. Disana
juga terdapat antrian panjang orang-orang sedang menunggu untuk
menguangkan cek dan mengernbalikan pembelian. Sebagian besar

pengembalian tampaknya barang pecah-belah yang ternyata pecah saat


pelanggan membuka kantong belania mereka di rumah. Petugas pengantong
tampaknya tidak mengemas dengan baik. Saat Anda akhirnya mencapai
kepala antrian. Anda terkejut melihat bahwa kasirnya sebenarnya adalah
manajer toko. Ia meminta Anda untuk kembali saat ia memiliki waktu. Ia
menjelaskan bahwa ia terpaksa "memberhentikan banyak orang" untuk tetap
dalam anggaran yang ditetapkan kantor pusat. Dari cara ia rnemberikan
penjelasan Anda dapat melihat bahwa ia tidak senang dengan seluruh situasi
tersebut. Anda memutuskan untuk tidak tetap tinggal. Anda pamit dan
kembali ke kantor Anda untuk menulis laporan selagi semuanya masih
teringat jelas.
Analisis
Masalah sistem fisik toko tersebut:
1. keterlambatan pengiriman dari bahan baku atau komoditi yang dijual
dalam toko tersebut.
2. kurangnya sumber daya manusia (dalam Hal ini pegawai kasir) karena
kebijakan dari pihak pusat.
3. kurangnya aliran dana dari pusat yang mengakibatkan banyaknya
pegawai yang diberhentikan.
Masalah konseptual:
Masalah dalam toko tersebut yaitu permasalahan tertutup karena
sistem yang ada tidak dapat mengubah kendala yang terjadi sehingga
banyak karyawan yang diberhentikan akibat dari kurangnya aliran dana dari
pusat.
Solusi
Terkait hal itu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan

BAB III
PENUTUP
A.

Kesimpulan
Model dalam konsep sitem berdasarkan jenisnya terdapat model
fisik yang menggambarkan entitas dalam bentuk 3 dimensi, Model naratif,
yang menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan dan Model grafik
yang menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol dan bentuk.
Model sistem umum terdapat sistem fisik yang merupakan sistem
terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber
daya fisik.Sitem konseptual yang sebagian sistern terbuka dapat
rnengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak.yang terakhir ada
Lingkungan yang merupakan sumber daya fisik mengalir melalui sistem
fisik pada bagian bawah model.

B.

Kritik dan Saran


Dengan penuh kesadaran dan kerendahan hati, walaupun makalah ini
masih banyak kekurangan dan kelemahan, penyusun berharap semoga dapat
membawa manfaat dengan memberikan tambahan pengetahuan bagi
penyusun khususnya, dan umumnya bagi para pembaca.
Penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kesalahan
dalam penulisan makalah ini, karenanya kritik dan saran demi perbaikan
malakah ini sangat penyusun harapkan.