Anda di halaman 1dari 16
BAB I PENDAHULUAN A. Pendahuluan Tim Bantuan Medis Borneo (TBM Borneo) merupakan badan semi otonom di bawah Menteri Sosial Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Tanjungpura (BEM FK Untan). TBM Borneo merupakan wadah bagi mahasiswa FK Untan untuk berkontribusi dan menerapkan ilmu yang telah didapat kepada masayarakat khususnya di biro medis. Anggota TBM Borneo terdiri dari 3 program studi, yaitu pendidikan dokter, keperawatan dan farmasi yang diharapkan dapat bekolaborasi dan memiliki fungsi sinergis serta efisien dalam melakukan fungsi kepada masyarakat dan internal FK Untan. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP. B. Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh Tim Bantuan Medis Borneo (TBM Borneo) untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu keteraturan berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel dan bermanfaat dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan Tujuan ditetapkannya SOP adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Biro dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan TBM Borneo. 4. Memperjelas koordinasi internal dan eksternal TBM Borneo D. Fungsi Fungsi dari SOP adalah sebagai berikut: 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada internal dan eksternal organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai penunjang yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi. 4. Sebagai petunjuk dalam koordinasi organisasi. BAB II SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI A. Manajemen Koordinasi Umum Dalam koordinasi TBM Borneo, manajemen koordinasi dibagi menjadi 3 tingkat, di antaranya adalah sebagai berikut: 1) Pengurus Harian (PH) Pegurus harian terdiri dari ketua koordinator, sekretaris dan bendahara organisasi yang memiliki tugas sebagai pengarah, pengatur strategi dan memutuskan kebijakan secara keseluruhan organisasi. 2) Badan Pengurus Harian (BPH) Badan Pengurus Harian (BPH) terdiri dari PH dan masing-masing kepala biro yang memiliki tugas menerapkan strategi kebijakan serta keputusan yang dibuat oleh PH dan atas persetujuan BPH. 3) Biro Biro terdiri dari kepala biro dan staf biro yang memiliki tugas melaksanakan fungsi biro dan melaksanakan kebijakan yang telah dibuat dan disepakati oleh BPH. B. Sistem Koordinasi Internal Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup PH, BPH dan Biro. 2. Pelaksanaan Rapat Rapat-rapat yang dilakukan oleh TBM Borneo di antaranya adalah sebagai berikut: a. Rapat PH 1) Dilaksanakan sebanyak minimal 1 kali dalam 1 bulan 2) Diikuti oleh ketua koordinator, sekretaris dan bendahara organisasi 3) Agenda yang dilakukan adalah sesuai situasi dan kondisi terkait: a) Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan selama 1 bulan atau periode sebelumnya b) Perencanaan kegiatan yang akan dilakukan c) Analisa stabilitas organisasi b. Rapat Koordinasi 1) Dilaksanakan sebanyak minimal 1 kali dalam 1 bulan 2) Diikuti oleh anggota BPH 3) Agenda yang dilakukan adalah sesuai situasi dan kondisi terkait: a) Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan selama 1 bulan atau periode sebelumnya b) Evaluasi masing-masing biro c) Perencanaan dan penjadwalan kegiatan yang akan dilakukan c. Rapat Biro 1) Dilaksanakan sebanyak minimal 1 kali dalam 1 bulan 2) Diikuti oleh masing-masing ketua dan staf biro 3) Agenda yang dilakukan adalah sesuai situasi dan kondisi terkait: a) Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan selama 1 bulan atau periode sebelumnya b) Evaluasi oleh masing-masing biro c) Perencanaan dan penjadwalan kegiatan yang akan dilakukan C. Mekanisme Kerja Organisasi 1. Pelaksanaan Koordinasi yang dilakukan TBM Borneo terbagi menjadi 2, yaitu: a. Koordinasi Internal Koordinasi Internal harus melewati alur sistem koordinasi internal pengurus yaitu melewati PH, BPH dan Biro secara sistematis dan teratur melalui rapat koordinasi. b. Koordinasi Eksternal Koordinasi Eksternal, yaitu meliputi pihak eksternal kepada TBM Borneo dan sebaliknya dengan koordinasi dalam kurun waktu minimal 7 hari. Koordinasi harus disertai dengan persetujuan TBM Borneo dan pihak eksternal melalui mekanisme yang disetujui bersama. Perubahan dapat terjadi sewaktu-waktu sesuai dengan persetujuan anggota TBM Borneo melalui rapat koordinasi. 2. Hierarki Kepengurusan Hierarki kepengurusan TBM Borneo periode 2015/2016 adalah sebagai berikut: Badan Eksekutif Mahasiswa Menteri Sosial Badan Eksekutif Mahasiswa Ketua TBM Borneo Sekretaris dan Bendahara TBM Borneo Biro-biro Biro Bakti Sosial Biro Promosi Kesehatan Biro Sirkumsisi Biro Tanggap Bencana Alam BAB III PROSEDUR KEGIATAN A. Persiapan Kegiatan 1. Koordinasi Awal Koordinasi dilakukan dari pihak eksternal dan internal yang telah diatur pada Bab II dan dilaksanakan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. 2. Persiapan Kegiatan Persiapan kegiatan, meliputi perencaan dan penentuan kriteria tertentu yaitu meliputi: a. Latar Belakang Kegiatan b. Landasan Kegiatan c. Tema Kegiatan d. Nama Kegiatan e. Tujuan Kegiatan f. Sasaran Kegiatan g. Peserta Kegiatan h. Waktu dan Tempat i. Materi Kegiatan j. Rincian Kegiatan 3. Persiapan Teknis Persiapan teknis yang dilakukan meliputi: a. Rapat panitia atau penyelenggara b. Perencanaan waktu c. Pembagian tugas d. Koordinasi pihak terlibat B. Pelaksanaan Kegiatan 1. Kegiatan dilaksanakan sesuai kesepakatan dan rencana yang telah disusun 2. Kepala biro/mewakili yang berhubungan harus memantau jalannya kegiatan dan mencatat hal-hal yang penting, yaitu meliputi waktu dan tempat kegiatan serta berita acara pelaksanaan kegiatan C. Evaluasi Kegiatan 1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. 2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. BAB IV PROSEDUR ADMINISTRASI A. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, Sekretaris Biro maupun Sekretaris Biro. Kesekretariatan merupakan satu diantara elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Kelancaran administrasi merupakan satu diantara tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. B. Uraian tugas Sekretaris Umum dan Sekretaris Biro dalam hal Kesekretariatan 1. Sekretaris Umum a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi TBM Borneo tahun 2015-2016. b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan kesekretariatan, dan kearsipan TBM Borneo Untan. c. Melaksanakan kegiatan administrasi d. Pengadaan dan inventarisasi e. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua TBM Borneo. 2. Sekretaris Biro a. Menggantikan fungsi Kepala Biro apabila Kepala Biro berhalangan. b. Membantu tugas Ketua Biro dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. c. Bersama-sama Ketua Biro merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Biro yang dibawahinya. d. Bersama-sama Ketua Biro mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua TBM Borneo. C. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Sekretaris. 1. Surat masuk a. Penerimaan surat Surat yang diterima oleh Sekretaris terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua TBM Borneo, Sekretaris Umum, Kabid dan Sekbid. b. Pencatatan atau pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut poinpoin yang dapat dicantumkan : 1) Tanggal masuk 2) Tanggal masuk. 3) Nomor surat 4) Asal surat (pengirim) 5) Tujuan 6) Perihal 7) Keterangan D. Penomoran Surat Kode penulisan : 1/2/3/4/5/6 1. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Sekretaris. 2. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus TBM Borneo Untan adalah: a. SPM = Surat Permohonan b. STG = Surat Tugas c. SBA = Surat Berita Acara d. SPJ = Surat Perjanjian e. SRD = Surat Rekomendasi f. SPR = Surat Perintah g. SPT = Surat Pengantar h. SUD = Surat Undangan i. SPB = Surat Pemberitahuan j. SAD = Surat Pengambilan Dana k. SUL = Surat Usulan l. SPH = Surat Penghargaan m. SKT = Surat Keterangan n. SPN = Surat Pernyataan o. SKA = Surat Kuasa p. SUS = Surat Ucapan Selamat q. SBL = Surat Balasan 3. Lingkup surat a. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal TBM Borneo FK Untan b. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal TBM Borneo FK Untan 4. Kode lembaga Kode lembaga adalah TBM Borneo FK Untan 5. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) 6. Tahun pembuatan surat (4 digit) E. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris TBM Borneo 1. Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset atau pun barangbarang yang dimiliki oleh suatu organisasi. Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. 2. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan apabila inventaris sudah dikembalikan 3. Sanksi Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut BAB V PROSEDUR RAPAT A. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus TBM Borneo dapat mengetahui hasil rapat tersebut. B. Undangan Rapat 1. Undangan Rapat dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua TBM kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus TBM. 2. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua TBM kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya. 3. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua TBM kemudian diberitahukan kepada Ketua Biro. 4. Undangan Rapat Biro dibuat oleh Kepala / Sekretaris Biro(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap anggota Bironya. 5. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua TBM. 6. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. 7. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua TBM kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti lainnya. C. Berita Acara Rapat 1. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua TBM. 2. Berita Acara Rapat PH dibuat oleh Sekretaris Umum. 3. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua TBM. 4. Berita Acara Rapat Biro dibuat oleh Sekretaris Biro. 5. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan. D. Format Berita Acara Rapat Berita Acara Rapat (nama rapat......) I. Waktu dan Tempat : _____________________________ II. Tempat : _____________________________ III. Pimpinan Rapat : _____________________________ IV. Notulen : _____________________________ V. Jumlah Peserta Rapat : _____________________________ VI. Agenda Rapat : _____________________________ VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : __________________________________________________________ BAB VI PROSEDUR KEUANGAN A. Dana Taktis Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan TBM FK UNTAN. B. Ketentuan Pencairan Dana 1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik itu proposal, surat menyurat. 2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. C. Laporan Keuangan Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : 1. Bukti-bukti pemasukan dana 2. Bukti-bukti pengeluaran dana BAB VII PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI A. Pengantar Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. B. Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut: 1. Internal Informasi yang diberikan harus melalui PH dan BPH yang selanjutnya akan diinformasikan kepada seluruh anggota TBM Borneo berdasarkan kesepakatan PH/BPH. Informasi akan diberikan oleh PH kepada BPH, kemudian masing-masing kepala Biro wajib menyampaikan kepada staf jika perlu dikoordinasikan langsung kepada anggota TBM Borneo 2. Eksternal Segala bentuk informasi dari luar, harus dikonfirmasi oleh PH dan BPH yang kemudian akan ditindaklanjuti sesuai alur komunikasi internal. C. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Kode pesan / informasi. 2. Salam / kata sapaan lainnya. 3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud) 4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud) 5. Maksud: b. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan) c. Undangan (Wajib / Biasa) d. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Pontianak, 9 Desember 2015 Mengetahui, Ketua TBM Borneo Albert Tito NIM.I1011131070