Manajemen Waktu Dalam Rangka Meningkatkan

Kompetensi Planning and Organizing

(Perencanaan dan Pengorganisasian)
Oleh: Febta Rina Handayani

Berdasarkan Kamus Kompetensi Departemen Keuangan, definisi planning and organizing

adalah:

Secara efektif merencanakan dan mengorganisir pekerjaan sesuai kebutuhan organisasi,

dengan menetapkan tujuan dan mengantisipasi kebutuhan dan prioritas

Orang-orang yang kompeten, secara efisien mengelola waktu mereka dan waktu orang
lain serta secara efektif menangani berbagai tuntutan dalam batas waktu yang ketat.
Mereka mengidentifikasi sasaran, mengembangkan rencana, mengestimasi waktu dan
memantau kemajuan

Tingkat Kemahiran
Level
1

Indikator Perilaku

Deskripsi
Mengelola diri sendiri dan

Mengelola waktunya sendiri

membuat rencana jangka

Membuat sasaran yang realistis dan

pendek

menyusun rencana jangka pendek untuk

pencapaian sasaran

Menyimpan data dan catatan dengan teratur

sehingga mudah dan cepat ditelusuri saat
diperlukan

Menentukan prioritas

pekerjaan

Mengidentifikasi dan menggunakan proses

serta prosedur yang baik dan benar untuk
mengelola pekerjaan

Membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas

yang lebih spesifik, menetapkan prioritas,
dan jangka waktu

Widyaiswara Muda Pada Balai Diklat Kepemimpinan

Merencanakan dan

Mengoptimalkan penggunaan waktu dan

mengorganisasi tugas secara

sumber daya yang tersedia untuk mencapai

simultan dan efisien

hasil yang ditetapkan

Membuat perencanaan dan mengorganisir

beberapa proyek atau tugas secara simultan
dan efisien

Secara konsisten mencapai sasaran yang

didasarkan oleh kemampuan perencanaan
dan mengorganisasinya

Menyusun rencana

kontingensi

Mengidentifikasi hambatan yang mungkin

timbul dan membuat rencana kontingensi
sebagai antisipasinya

Mengidentifikasi sasaran, membuat

perencanaan, mengestimasi waktu dan
memantau kemajuan tugas jangka panjang

Untuk mewujudkan kompetensi planning and organizing dalam keseharian kita, penulis akan
mengupasnya dalam beberapa seri tulisan. Untuk seri pertama ini penulis ingin fokus pada
indikator perilaku pertama yaitu mengelola waktu. Atau dengan kata lain tulisan ini berisi
bagaimana mengelola waktu yang baik?

Konsep waktu
Waktu pada hakekatnya adalah nikmat dan karunia yang sangat berharga dalam menjalani hidup
ini. Siapa yang dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya maka ia akan menjadi orang yang
berhasil dalam hidupnya. Bahkan dalam agama waktu mempunyai kedudukan yang istimewa.
Misalnya dalam agama Islam, Allah sampai bersumpah dengan waktu, misalnya dalam surat AlAshr ayat 1 Allah bersumpah, Demi Masa. Hal ini membuktikan bahwa waktu mempunyai
kedudukan yang istimewa. Sebagai sebuah karunia, maka waktu harus kita hargai setinggi
mungkin sebagaimana karunia-karunia yang lain yang kita terima. Agar kita tidak mengabaikan
waktu yang kita miliki, maka kita perlu mengenali konsep tentang waktu.

1. Waktu akan bergerak maju

Waktu akan bergerak maju, tidak pernah mundur, tidak berhenti, tidak beristirahat, tidak
menoleh ke belakang dan akan meninggalkan masa lalu, waktu akan berjalan apa adanya tidak
bisa dipersingkat, ataupun diperlambat dia akan berjalan ajeg dengan kecepatan yang sama.
Ketika kita berada dalam kesibukan yang mengasyikkan dan menyenangkan rasanya waktu
berjalan begitu cepat, namun sebaliknya kalau kita berada dalam situasi yang tidak
menyenangkan atau sedang menunggu sesuatu maka waktu rasanya berjalan begitu lambat,
padahal waktu berjalan dengan kecepatan yang sama. Atau pada saat kita bekerja dengan target
waktu yang harus kita tepati, maka rasanya kita berkejar-kejaran dengan waktu. Oleh karena itu
kita harus mengerjakannya sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Bahkan kadang kita harus
mengorbankan apa saja dalam berjuang untuk mengejar waktu, misalnya kita harus berjibaku di
tengah kemacetan, atau di saat lain kita mengorbankan waktu makan atau waktu istirahat.
Konsep waktu yang bergerak maju akan dapat diterapkan pada bidang apa saja. Waktu yang
bergerak maju ini juga dapat digunakan sebagai tolok ukur agar waktu yang kita miliki tidak siasia. Demikian pula orang yang sadar dengan waktu yang bergerak maju tak sekalipun akan
menunda-nunda pekerjaannya. Orang-orang yang selalu sadar akan waktunya yang bergerak
maju akan meraih kesuksesan. Kalau kita tidak ingin merugi, seharusnya hari ini harus lebih baik
dari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini.Sebagaimana firman Allah dalam surat
Al-Furqan: 62, Dan, Dia pula yang menjadikan malam dan siang silih berganti bagi orang yang
ingin mengambil pelajaran atau orang-orang yang ingin bersyukur.

2. Waktu terus berlalu

Waktu itu terus berlalu, hari kemarin kini tinggallah kenangan, penyesalan dan rasa syukur
apabila telah merasa berhasil melewati waktu. Ketika misalnya kita berhasil melewati suatu
tantangan/bahaya yang menghadang, rasanya berlalunya waktu adalah suatu berkah yang tidak
terkira. Akan tetapi tidak sedikit yang merasa bahwa mereka telah dihempaskan oleh waktu.
Ketika berleha-leha terhadap waktu luang yang kita miliki, sebenarnya kita sudah membuah
percuma karunia yang begitu berharga. Orang menjadi tua dan loyo padahal merasa belum

berbuat yang terbaik. Orang tak akan mungkin kembali pada waktunya tempo dulu saat
menikmati kejayaannya.
Waktu juga akan berlalu meninggalkan orang-orang yang tak mau menggunakan waktunya
dengan efektif. Waktu akan berpihak pada orang yang berani menciptakan waktu luangnya untuk
kegiatan yang berguna. Pendidikan memang bukanlah jalan satu-satunya untuk meraih sukses,
tapi pendidikan adalah sebuah investasi yang bisa dipetik hasilnya dikemudian hari. Oleh karena
itu, orang yang mengisi waktu luangnya untuk belajar dan terus belajar adalah orang yang berada
pada jalur yang benar.

3. Setiap orang memiliki waktu yang sama

Tiada seorangpun yang memiliki waktu lebih atau kurang dari 24 jam per hari. Semua orang
memiliki waktu yang sama yaitu 24 jam per hari. Yang berbeda adalah bagaimana setiap orang
memperlakukan waktu yang dimilikinya dengan baik. Sebagaimana dalam surat An Nahl ayat 12
Allah berfirman, Dan, Dia menundukkan malam dan siang, matahari dan bulan untukmu. Dan,
bintang-bintang itu ditundukkan untukmu dengan perintah-Nya. Sesungguhnya pada yang
demikian itu benar-benar ada tanda-tanda kekuasaan Allah bagi kaum yang memahaminya.
Orang yang dapat memanfaatkan waktunya dengan baik untuk hal-hal yang bermanfaat dan
berguna akan meraih sukses. Ford, perintis industri mobil di Amerika hanya istirahat (termasuk
tidur) 4 jam sehari, 20 jam waktunya digunakan untuk berlelah-lelah mengembangkan industri
mobilnya. Bill Gates merintis usaha "Microsoft"nya, hanya mengambil cuti 15 hari kerja selama
tahun 1978 1984, sampai-sampai ia tertidur di depan meja komputemya, karena harus
mengejar dead -line nya. Jadi mereka yang sukses adalah mereka yang mampu mengoptimalkan
waktunya sedemikian rupa untuk hal-hal yang bermanfaat.

4. Waktu tidak bisa ditabung

Waktu terus bergulir, entah kita gunakan atau tidak. Banyak orang tidak menyadari bahwa waktu
tidak bisa diulang lagi, waktu akan terus berlalu. Waktu dapat disiasati dalam pengertian bahwa
apabila ingin memiliki waktu luang pada jam-jam pekerjaan pokoknya, maka ia harus
menyelesaikan pekerjaan pokoknya lebih cepat dari jadwalnya, sehingga ia memiliki sisa waktu
untuk mengerjakan yang lainnya. Inilah konsep waktu luang. Dengan cara mempercepat tugas-

tugas kita, akan diperoleh waktu luang, untuk tugas lainnya yang mungkin belum terjadwal.
Inilah strategi menabung waktu, namun penggunaannya tidak bisa ditunda seperti uang.
Sehingga dari konsep waktu di atas pada dasarnya waktu bagi manusia adalah ada tiga bagian,
yaitu masa lalu, dimana seorang telah melewatinya dalam kesusahan atau kebahagiaan. Masa
mendatang yang segera menjelang, kita tidak mengetahui apa yang akan terjadi dan apa yang
akan kita alami di masa datang ini. Masa sekarang, yang harus dihadapi dengan segala
kesadaran dan perjuangan untuk memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.

Prinsip Manajemen Waktu

Setelah mengetahui konsep waktu, tentunya kita perlu menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan
waktu agar waktu tersebut senantiasa berpihak pada kita.

1. Selalulah aktif, bukan reaktif

Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana kita memanfaatkan waktu, daripada
reaktif terhadap setiap tuntutan yang kita temui. Misalnya apa yang kita kerjakan hari ini
tentunya akan lebih baik sudah kita rencanakan sebelumnya, bukan membiarkan waktu mengalir
begitu saja dan ketika ada suatu hal langsung kita reaktif. Sebaiknya kita menentukan apa-apa
saja yang penting dan mendesak bagi kita dan mampu mengatakan "tidak" terhadap segala
sesuatu yang bertentangan terhadap rencana kita. Sebagaimana perintah Allah dalam surat AsySyarh ayat 7, Maka apabila kamu selesai dari satu urusan, kerjakanlah dengan sungguh-sungguh
yang lain.

2. Tentukan sasaran
Dengan menentukan sasaran, maka kita tahu arah dan tujuan kemana langkah diayunkan. Tanpa
sasaran, kita akan kurang fokus untuk melangkah dan bisa jadi kita akan kehilangan arah dan
bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dan persoalan-persoalan yang tidak pasti. Yang harus
digarisbawahi adalah sebaiknya kita melakukan segala hal yang harus kita lakukan bukanlah
melakukan segala hal yang dapat kita lakukan.

3. Tentukan prioritas dalam tindakan

Setelah kita menetapkan sasaran, bukan mustahil sumber daya yang kita miliki sangat terbatas
untuk mencapai semua sasaran tersebut. Lalu apa yang harus kita lakukan? Langkah berikutnya
tentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran-sasaran tersebut. Menentukan prioritas berarti
menciptakan sebuah rencana pelaksanaan yang lebih menguntungkan. Pakar ekonomi dan
sosiologi bangsa Italia , Vilfredo Parreto berprinsip bahwa 80/20 artinya 20% dari apa yang kita
perbuat akan memberi kita 80% dari hasilnya. Kunci dalam menentukan prioritas adalah dengan
mengidentifikasikan secara hati-hati 20% dari aktifitas kita secara tepat dan menentukannya
sebagai prioritas utama.
Menentukan prioritas, menciptakan sasaran-sasaran khusus untuk setiap hari atau setiap jam, lalu
menyelesaikan setiap tugas sebelum memulai tugas berikutnya akan membantu menanggulangi
gejala "Saya mengerjakan terlalu banyak tugas sekaligus".

4. Pertahankan fokus kita

Optimalkan produktivitas kita dengan berkonsentrasi pada suatu kegiatan yang utama satu per
satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan, pantaulah perkembangannya hingga
kegiatan tersebut selesai. Apapun yang kita lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan,
jangan setengah-setengah dan setengah hati. Selayaknya kita memegang prinsip DO THE
BEST
Cobalah untuk menyederhanakan sasaran-sasaran, dan tentukan prioritas jangka pendek dan
bagilah sasaran menjadi lebih rinci dan realistis. Karena kalau kita ingin menyelesaikan terlalu
banyak sasaran sekaligus, akan menjerumuskan diri dalam kegagalan satu sasaran ke sasaran
lain. Sebisa mungkin kita bisa memegang prinsip KISS yaitu Keep It Short and Simple.
Sebaiknya kita mengerjakan pada saat yang tepat demi waktu bebas yang lebih lama. Kita akan
mampu menuntaskan pekerjaan jauh lebih cepat dengan cara memfokuskan pekerjaan kita pada
waktu yang paling menguntungkan ketimbang kita mengerjakan banyak pekerjaan tapi tidak
fokus. Misalnya kita memfokuskan satu pekerjaan di pagi hari dimana kita masih segar dan
penuh konsentrasi, maka pekerjaan tersebut akan lebih cepat selesai dan di jam siang kita bisa
melangkah ke pekerjaan berikutnya.

5.. Lakukan sekarang (Do It Now)

Setelah kita mengambil keputusan dan fokus, langkah berikutnya adalah lakukan. Berikut ini
adalah tuntunan yang dapat membantu kita dalam melaksanakan kegiatan yang sudah ditentukan.

D - DEVIDE

Bagilah kegiatan sesuai dengan urutan prioritas dan kuasailah apa

yang harus dilakukan. Bagilah juga kegiatan besar menjadi
kegiatan yang lebih kecil agar mudah melakukannya.

0 = ORGANIZE

Aturlah materi-materi Anda dan bagaimana Anda harus

melakukannya

I = IGNORE

Abaikan

gangguan-gangguan

yang

dapat mengalihkan

perhatian terhadap pencapaian sasaran

T = TAKE

Ambil kesempatan untuk mengetahui bagaimana kalau mungkin

melakukannya seorang diri agar kita tidak tergantung pada orang
lain

N = NOW

Sekarang, bukan besok. Jangan menunda-nunda pekerjaan yang

memang dapat dilakukan saat ini.

0 = OPPORTUNITY

Kesempatan mengetuk pintu hati Anda. Jangan lewatkan

kesempatan, manfaatkan untuk keuntungan Anda

W = WATCH-OUT

Waspada

terhadap kemungkinan

adanya pemborosan waktu.

Pantau dan awasi terus, berapa banyak waktu yang Saudara

alokasikan dan meng-implementasikannya

6. Seimbangkan hidup Anda

Ciptakan waktu juga untuk diri kita sendiri dan juga untuk keluarga, karena tanpa mereka hasil
kerja kita tidak banyak berarti. Yang paling utama ciptakan waktu untuk hubungan vertikal
dengan sang maha pencipta agar kehidupan kita selalu bergairah dan tidak terasa gersang.
Karena keindahan dalam hidup ini bukan terletak pada sejauh mana kita bahagia, tetapi terletak
pada sejauh mana kita bisa berhubungan dengan baik dengan orang-orang di sekitar kita dan
bagaimana kita berhubungan dengan Sang Maha Pencipta. Oleh karena itu seimbangkan hidup
Anda.

Strategi Mengelola Waktu di Kantor

Strategi mengelola waktu di kantor adalah mengatur langkah-langkah tindakan menggunakan
waktu yang sudah disediakan seoptimal mungkin agar tugas-tugas yang seharusnya diselesaikan
tidak tertunda atau bahkan harus diselesaikan di rumah. Mengelola penggunaan waktu di kantor
yang efisien, selain membantu kelancaran kerja di kantor, juga terbebas dan pekerjaan lembur
yang seharusnya tidak perlu. Demikian pula dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat pada
waktunya maka kepentingan orang lain yang terkait dengan pekerjaan kita tidak terganggu.
Orang yang berhasil mengelola waktunya di kantor secara efisien, akan menjadi sebuah
keunggulan tersendiri bagi yang bersangkutan dibanding orang lain. Dengan demikian ia
memiliki waktu luang yang lebih untuk melakukan hal-hal yang lebih bermanfaat bila
dibandingkan dengan teman-temannya yang masih berkutat menyelesaikan tugasnya. Lalu
bagaimana mengelola waktu bekerja di kantor agar lebih efisien? Di bawah ini beberapa cara
untuk mengelola waktu di kantor agar lebih efisien

1. Instropeksi diri
Instropeksi diri atau menilai diri sendiri adalah suatu cara untuk mengenal diri sendiri sekaligus
mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada pada diri kita sendiri. Kekuatan dan kelemahan
yang sudah diketahui, kemudian dipadukan secara seimbang akan menghasilkan kualitas suatu
pekerjaan di kantor yang lebih baik. Menilai diri sendiri, dimaksudkan agar tidak keluar jalur
yang semestinya. Selain itu menilai diri sendiri juga berfungsi untuk mengevaluasi apakah
pekerjaan yang selama ini telah dikerjakan semakin mudah, semakin sulit, semakin cepat atau
malah semakin lama.
Menilai diri sendiri ini bisa dikembangkan dengan menerapkan beberapa pertanyaan, apakah
saya punya waktu luang? Bagaimana selama ini saya mengerjakan pekerjaan rutin kantor saya?
Apakah saya punya kebiasaan buruk terhadap pemanfaatan waktu di kantor? Apabila kita dapat
secara jujur menjawab rangkaian pertanyaan tersebut sebenarnya kita sudah menerapkan proses
menilai diri sendiri tersebut.
Baik atau tidaknya penggunaan waktu sekarang dapat diketahui dari hasil yang kita capai sampai
saat ini. Namun hal ini bukan berarti bahwa orang yang sudah sukses telah menggunakan
waktunya dengan optimal. Tapi kalau selama ini kita masih dalam posisi sama, kita belum
menggunakan waktu kita dengan baik. Selalu menganalisis kelebihan dan kekurangan terhadap

waktu yang telah digunakan, merupakan ajakan belajar mendapatkan "CERUK" waktu yang bisa
menyelamatkan pekerjaan Saudara di kantor dan terbebas dari kerja lembur.

2. Mengenali segala sesuatu yang membuat waktu boros

Selama ini kita tidak menyadari bahwa banyak hal-hal yang kita lakukan dan temyata tidak
banyak membawa manfaat dan cenderung pemborosan waktu yang sia-sia. Padahal ini sudah
berlangsung bertahun-tahun tanpa kita sadari. Hal-hal yang dapat menyebabkan terjadinya
pemborosan waktu tersebut dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
a) Telepon
- berapa kali telepon yang seharusnya bukan untuk kita atau telepon nyasar
- pembicaraan yang tidak fokus
- tempat kita dekat dengan telepon kantor
b) Pertemuan
- dimulainya terlambat
- tidak efisien, bertele-tele
- tidak fokus
c) Penundaan
- hindari penundaan pelaksanaan tugas
- orang lain jadi tertunda juga
- 85,2% orang menunda pekerjaan akibatnya negatif 93,3%
d) Tidak menemukan apa yang dicari
- lupa sesuatu yang baru saja diterimanya, filling system amburadul
e) Kertas kerja yang berserakan dan tidak teratur, tidak segera dibereskan,
- mengurus diri dulu, baca majalah
f) Interupsi yang tidak perlu
- pembicaraan tentang kebijakan yang baru saja diambil pimpinan
- ada argumentasi berkepanjangan
g) Kemelut
- kemelut membuyarkan konsentrasi
- sumber pemborosan
- menghabiskan energi

h) Adanya gangguan
- lampu padam tiba-tiba
- telepon
- air
i) Pelimpahan tugas yang berbalik
- diserahkan kepada bawahan, tapi akhimya malah jadi beban atasan yang
bersangkutan

3. Mengubah kebiasaan
Pada dasarnya setiap kebiasaan bisa diubah dengan keinginan dan latihan yang kuat. Terlebih
apabila kebiasaan tersebut adalah kebiasaan buruk, maka perubahan terhadap kebiasaan tersebut
adalah suatu keharusan. Salah satu kebiasaan yang kurang baik adalah pemborosan waktu. Ada 4
(empat) langkah perubahan untuk menolong upaya mengubah kebiasaan lama kita, yang selama
ini dianggap sebagai sumber pemboros waktu.
1. Tuliskan apa saja yang menjadi sumber pemboros waktu
Setelah Anda tuliskan seluruh sumber pemboros waktu maka pilahlah pemboros waktu
yang menurut Saudara segera dapat diatasi, dan susunlah pemboros lain yang
membutuhkan strategi untuk diatasi.
2. Buatlah daftar masalah yang ditimbulkan oleh kebiasaan yang memboroskan waktu
(penundaan waktu)
3. Visualisasikan kebiasaan yang menghemat waktu. Membayangkan Anda dengan cepat
dapat menyelesaikan segala pekerjaan dengan singkat, dengan demikian akan
mempermudah untuk melakukan pekerjaan selanjutnya.
4. Kembangkan kebiasaan menghemat waktu yang meliputi:
a) Saya akan merinci rencana kerja ke dalam tugas-tugas yang dapat dilaksanakan
b) Saya akan menghentikan berdalih dengan alasan yang dibuat-buat. Contoh: "Saya
perlu menunggu informasi lain sebagai informasi tambahan". "Nanti sajalah saya
akan ikut bila sudah lihat hasilnya."
c) Saya harus merencanakan waktu luang hari-hari saya untuk melaksanakan kegiatan
yang lebih bermanfaat

d) Saya akan mengabaikan tawaran-tawaran atau godaan yang dapat menyita waktu saya
untuk menganalisisnya
e) Saya akan menyelesaikan pekerjaan yang tidak menyenangkan terlebih dahulu, dan
kemudian mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang menyenangkan menurut versi saya

DAFTAR PUSTAKA
Al Qosam, Abdul Malik, Waktu Nafas yang Takkan Kembali, Pustaka Alkautsar, Jakarta, 2000
Brecht, Grant, Sorting Out Goals , Mengenal dan Meraih Sasaran Hidup, alih bahasa Tim
redaksi Mitra Utama, Penerbit PT Prenhallindo, 2000.
Gunadi, Manajemen Waktu, Buku Elektif Kepemimpinan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV,
Pusdiklat Pegawai, Jakarta, 2007
Ping, Hartono, Think and Success With Golf, Membangkitkan Motivasi Diri untuk Mencapai
Sukses Melalui Filosofi Golf, Penerbit Elex Media Komputindo, 2004
Royan, Frans, M, Waktu Luang Menghasilkan Uang, Strategi memilih Karier, Bisnis &
Mendapatkan Uang Melalui Pengelolaan Waktu luang, Penyunting bahasa, Imron
Samsuharto, Penerbit Effar Semarang, Edisi pertama, cetakan kedua,2003.
Treacy, Deelan, 1992, Successful Time Management In a Week. Houden & Stoughton.
Yager, Yan, Dr, Creative Time Management, Tujuh prinsip DR. Yager untuk meningkatkan
Produktivitas Bisnis dan Pribadi Anda, Alih bahasa Bambang Soemantri, Penerbit PT.
Bhuana Ilmu Populer, Edisi Pertama, 2004