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Curso: Tcnico de eletrnica e

telecomunicaes

Domnio: sociocultural
Unidade de Formao: Folha de
clculo funcionalidade avanadas

Turma: E5

Perodo de Formao: 2
(2014/2015)

Formador: Mrio Calhau

ndice
Objetivos.............................................................................................................3
O Excel................................................................................................................5
Mltiplas folhas de clculo..................................................................................7
Mltiplas folhas....................................................................................................7
Ligao entre folhas............................................................................................7
Criar uma ligao entre clulas do mesmo livro ou folha de clculo...............7
Criar uma ligao entre clulas em vrios livros..............................................8
Destaques...........................................................................................................8
Relatrios..........................................................................................................10
Criar o relatrio de Tabela Dinmica.................................................................12
Adicionar campos ao relatrio de Tabela Dinmica...........................................14
Criao e formatao de uma tabela dinmica.................................................16
Utilizao de totais e sub-totais........................................................................18
Mostrar subtotais nos campos de linhas e colunas........................................18
Calcular o subtotal de um rtulo de linha ou coluna externa.........................18
Calcular o subtotal de um rtulo de linha ou coluna interna..........................19
Remover subtotais.........................................................................................19
Frmulas em tabelas dinmicas........................................................................20
Criar uma frmula..........................................................................................20
Adicionar um campo calculado......................................................................20
Adicionar um item calculado a um campo.....................................................20
Elaborao de grficos......................................................................................22
Macros...............................................................................................................24
Criao e gravao de uma macro....................................................................26

Objetivos
No final deste manual, os resultados de aprendizagem sero os seguintes:

Executar ligaes entre mltiplas folhas de clculo.


Proceder realizao de anlise de dados atravs de tabelas dinmicas.
Automatizar aces atravs da utilizao de macros.

O Excel

Mltiplas folhas de clculo


Ao clicar nos separadores das folhas de clculo (ou folhas) na parte inferior da
janela, possvel seleccionar rapidamente uma folha diferente. Se pretender
introduzir ou editar dados em vrias folhas de clculo em simultneo, possvel
agrupar as folhas de clculo seleccionando vrias folhas.

Clique no separador da folha.

Mltiplas folhas
Se no vir o separador que pretende, clique nos botes para deslocar os
separadores para apresentar o separador e, em seguida, clique no separador.

Ligao entre folhas


Criar uma ligao entre clulas do mesmo livro ou folha de
clculo
1. Clique na clula que contm os dados com os quais deseja estabelecer a
ligao e, em seguida, clique em Copiar

na barra de ferramentas

Padro.
2. Clique na clula a partir da qual deseja estabelecer a ligao e, em
seguida clique em Colar

3. Clique em Opes de colagem

e, em seguida, em Ligar clulas.

Criar uma ligao entre clulas em vrios livros


1. Abra o livro que vai conter a ligao (denominado o livro de destino ) e o
livro que contm os dados que deseja ligar (denominado o livro de
origem ).
2. No livro de destino, clique em Guardar

3. Seleccione uma clula ou clulas a partir das quais deseja efectuar a


ligao.
4. Se estiver a criar uma nova frmula, introduza = (sinal de igual).
Se estiver a introduzir uma ligao noutro local na frmula, escreva o operador
ou funo que deseja que preceda a ligao.

5. No menu Janela, clique no nome do livro de origem e, em seguida, na


folha de clculo que contm as clulas com as quais deseja estabelecer a
ligao.
6. Seleccione as clulas com as quais deseja estabelecer ligao.
7. Complete a frmula. Quando tiver terminado de introduzir a frmula,
prima ENTER.

Destaques

Este destaque permite mostrar e ocultar as linhas de detalhe para vendas


mensais.
1. Se as linhas de sumrio estiverem acima das linhas de detalhe, ou as
colunas de sumrio estiverem esquerda das colunas de detalhe, altere
a definio da direco.
Como?
1. No menu Dados, aponte para Agrupar e destacar e, em seguida,
clique em Definies.
2. Desmarque a caixa de verificao Linhas de sumrio abaixo do
detalhe, a caixa de verificao Colunas de sumrio direita do
detalhe, ou ambas.
2. Se

desejar

definir

estilos

de

destaque

para

serem

aplicados

automaticamente quando se cria o destaque, defina a opo Estilos


automticos.
Como?
8

1. No menu Dados, aponte para Agrupar e destacar e, em seguida,


clique em Definies.
2. Seleccione a caixa de verificao Estilos automticos.

Relatrios
A utilizao de um relatrio de Tabela Dinmica permite-lhe resumir,
analisar, explorar e apresentar um resumo dos dados da folha de clculo ou de
uma origem de dados externos. Um relatrio de Tabela Dinmica
especialmente til quando tem uma longa lista de valores para somar, pelo que
os dados agregados ou os subtotais o ajudariam a examinar os dados de
diferentes perspectivas e comparar os valores de dados semelhantes.
Por exemplo, o relatrio de Tabela Dinmica que se segue compara o total
referente ao volume de vendas do Departamento de golfe no terceiro trimestre
na clula F3 com o volume de vendas de outro desporto, ou trimestre, ou com
o total do volume de vendas de todos os departamentos.

Dados de origem, neste caso, de uma folha de


clculo

Valores de origem para o resumo do Trimestre3 do


Departamento

de

golfe

no

relatrio

de

Tabela

Dinmica
Relatrio de Tabela Dinmica completo
Resumo dos valores de origem nas clulas C2 e C8
dos dados de origem

10

Criar o relatrio de Tabela Dinmica


1. No separador Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica.
11

Sugesto:

Para criar um Grfico Dinmico baseado no relatrio de Tabela

Dinmica em simultneo, clique na seta por baixo de Tabela Dinmica e, em


seguida, clique em Grfico Dinmico

2. Na caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica, certifique-se de que a


opo Seleccionar uma tabela ou intervalo est seleccionada e, em
seguida, na caixa Tabela/Intervalo, verifique o intervalo de clulas.

O Excel determina automaticamente o intervalo para o relatrio de Tabela


Dinmica, mas pode substitu-lo escrevendo um intervalo diferente ou um
nome que tenha definido para o intervalo.
Para obter dados contidos noutra folha de clculo ou livro, inclua o nome do
livro

da

folha

de

clculo

utilizando

seguinte

sintaxe

[nomedolivro]nomedafolha!intervalo.
Sugesto

Tambm pode clicar em Fechar caixa de dilogo

para ocultar

temporariamente a caixa de dilogo, seleccionar o intervalo na folha de clculo


e, em seguida, clicar em Expandir caixa de dilogo

3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Para colocar o relatrio de tabela dinmica numa nova folha de


clculo a partir da clula A1, clique em Nova Folha de Clculo.

Para colocar o relatrio de Tabela Dinmica numa localizao


especfica de uma folha de clculo existente, seleccione Folha de
12

Clculo

Existente

e,

em

seguida,

na

caixa

Localizao,

especifique a primeira clula no intervalo de clulas onde pretende


posicionar o relatrio de Tabela Dinmica.
4. Clique em OK.
O Excel adiciona um relatrio de Tabela Dinmica vazio localizao
especificada e apresenta a Lista de Campos da Tabela Dinmica para que
possa adicionar campos, criar um esquema e personalizar o relatrio de Tabela
Dinmica.
Nota

Se tiver criado um Grfico Dinmico ao mesmo tempo, este ser

apresentado por cima do relatrio de Tabela Dinmica associado. Um Grfico


Dinmico e o relatrio de Tabela Dinmica associado correspondente tm de
estar sempre no mesmo livro.

Adicionar campos ao relatrio de Tabela Dinmica


Na Lista de Campos da Tabela Dinmica, efectue um ou mais dos seguintes
procedimentos:

Para colocar um campo na rea predefinida da seco do esquema,


seleccione a caixa de verificao junto ao nome do campo na seco do
campo.

13

Por predefinio, os campos no numricos so adicionados rea Rtulos de


Linha, os campos numricos so adicionados rea Valores e as hierarquias de
data e hora OLAP (Online Analytical Processing) so adicionadas rea Rtulos
de Coluna.

A seco do campo contm os nomes dos campos que


pode adicionar seco Esquema
A seco do esquema contm a rea Filtro do Relatrio,
a rea Rtulos de Coluna, a rea Rtulos de Linha e a
rea Valores.

Para colocar um campo numa rea especfica da seco do esquema,


clique com o boto direito do rato no nome de campo na seco do
campo e, em seguida, seleccione Adicionar ao Filtro do Relatrio,
Adicionar aos Rtulos de Coluna, Adicionar aos Rtulos de Linha
ou Adicionar aos Valores.

Para arrastar um campo para a rea pretendida, clique e mantenha o


nome de campo na seco do campo premido e, em seguida, arraste-o
para uma rea na seco do esquema.

14

Criao e formatao de uma tabela dinmica


Poder analisar todos os dados de uma folha de clculo poder ajud-lo a tomar
melhores decises empresariais. Contudo, por vezes difcil saber por onde
comear, especialmente quando tem muitos dados. O Excel pode ajud-lo
recomendando e, em seguida, criando automaticamente Tabelas Dinmicas,
que constituem uma excelente forma de resumir, analisar, explorar e
apresentar os seus dados.
1. Certifique-se de que os seus dados possuem ttulos de coluna ou
cabealhos de tabela e de que no existem linhas em branco.
15

2. Clique em qualquer clula do intervalo de clulas ou tabela.


3. Clique em Inserir > Tabelas Dinmicas Recomendadas.

4. Na caixa de dilogo Tabelas Dinmicas Recomendadas, clique em


qualquer esquema de Tabela Dinmica para obter uma pr-visualizao
e, em seguida, escolha o esquema que apresenta os dados conforme
pretende.
5. Clique em OK.
O Excel coloca a Tabela Dinmica numa folha de clculo nova e mostra a Lista
de Campos para que possa reordenar os dados da Tabela Dinmica conforme
necessrio.

16

Utilizao de totais e sub-totais


Quando trabalhar com um relatrio de Tabela Dinmica, poder mostrar ou
ocultar subtotais de campos individuais de colunas e linhas, mostrar ou ocultar totais
gerais de colunas e linhas para todo o relatrio e calcular os subtotais e totais gerais
com ou sem itens filtrados.

Mostrar subtotais nos campos de linhas e colunas


1. Seleccione um item de um campo de linha ou coluna num relatrio de
Tabela Dinmica.
2. No separador Opes, no grupo Campo Activo, clique em Definies
do Campo.
apresentada a caixa de dilogo Definies do Campo.
3. Efectue um dos seguintes procedimentos:

17

Calcular o subtotal de um rtulo de linha ou coluna externa


1. Para calcular o subtotal atravs da funo sumrio predefinida, em
Subtotais, clique em Automtico.
2. Opcionalmente, para utilizar uma funo diferente ou mostrar mais de
um tipo de subtotal, clique em Personalizado e, em seguida, seleccione
uma funo.
Nota No possvel utilizar uma funo personalizada com uma origem de
dados OLAP.

3. Para rtulos de linha externa no formato compacto ou de destaques,


pode mostrar subtotais acima ou abaixo dos respectivos itens ou ocultar
os subtotais, procedendo da seguinte forma:
1. No

separador

Estrutura,

no

grupo

Esquema,

clique

em

Subtotais.
2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Seleccione No Mostrar Subtotais.

Seleccione Mostrar todos os Subtotais no Fim do Grupo.

Seleccione Mostrar todos os Subtotais no Incio do


Grupo.

Calcular o subtotal de um rtulo de linha ou coluna interna

Para escolher uma funo, em Subtotais, clique em Personalizado, se


esta opo estiver disponvel e, em seguida, seleccione uma funo.

Nota No possvel utilizar uma funo personalizada com uma origem de


dados OLAP.

Remover subtotais

Clique em Nenhum em Subtotais.

18

Frmulas em tabelas dinmicas


Criar uma frmula
1. Decida se deseja um campo calculado ou um item calculado dentro de
um campo.

Utilize um campo calculado quando pretender utilizar os dados de


outro campo na frmula.

Utilize um item calculado quando pretender que a frmula utilize


dados de um ou mais itens especficos dentro de um campo.

2. Execute um dos seguintes passos.

Adicionar um campo calculado


1. Clique no relatrio de Tabela Dinmica.
2. No separador Opes, no grupo Ferramentas, clique em Frmulas e,
em seguida, clique em Campo Calculado.
3. Na caixa Nome, escreva um nome para o campo.
4. Na caixa Frmula, escreva a frmula para o campo.
19

Para utilizar os dados de um campo na frmula, clique no campo na caixa


Campos e, em seguida, clique em Inserir campo. Por exemplo, para calcular
uma comisso de 15% em cada valor no campo Vendas, pode escrever =
Vendas * 15%.
5. Clique em Adicionar.

Adicionar um item calculado a um campo


1. Se os itens no campo estiverem agrupados, no separador Opes, no
grupo Agrupar, clique em Desagrupar.
2. Clique no campo em que deseja adicionar o item calculado.
3. No separador Opes, no grupo Ferramentas, clique em Frmulas e,
em seguida, clique em Item Calculado.
4. Na caixa Nome, escreva um nome para o item calculado.
5. Na caixa Frmula, escreva a frmula para o item.
Para utilizar os dados de um item numa frmula, clique no item na lista Itens
e, em seguida, clique em Inserir Item (o item tem de ser do mesmo campo do
item calculado).
6. Clique em Adicionar.
1. Se tiver desagrupado itens no passo 1, reagrupe esses itens se
pretender. Para obter mais informaes, Para itens calculados, possvel
escrever, clula a clula, frmulas diferentes.
Por exemplo, se um item calculado com o nome RegioLaranja tiver uma
frmula de =Laranjas * 0,25 durante todos os meses, pode alterar a frmula
para =Laranjas * 0,5 para Junho, Julho, e Agosto.
Efectue o seguinte procedimento:
1. Clique numa clula da qual pretende alterar a frmula.
Para alterar a frmula de vrias clulas, mantenha premida a tecla CTRL e
clique nas clulas adicionais.
2. Na barra de frmulas, escreva as alteraes para a frmula.
20

2. Se tiver vrios itens calculados ou frmulas, regule a ordem de clculo


procedendo da seguinte forma:
1. Clique no relatrio de Tabela Dinmica.
2. No separador Opes, no grupo Ferramentas, clique em Frmulas e,
em seguida, clique em Ordem de Resoluo.
3. Clique numa frmula e, em seguida, clique em Mover Para Cima ou
Mover Para Baixo.
4. Continue at que as frmulas fiquem na ordem pretendida de clculo.

Elaborao de grficos
2. Seleccione as clulas que contm os dados que deseja representar em
grfico.
3. No separador Inserir, no grupo Grficos, efectue um dos seguintes
procedimentos:

Clique no tipo de

grfico

e,

clique

num

em

seguida,

subtipo

que

de

grfico

pretenda

utilizar.

Para ver todos os tipos de grfico disponveis, clique num tipo de


grfico e, em seguida, clique em Todos os Tipos de Grfico para
apresentar a caixa de dilogo Inserir Grfico, clique nas setas
para percorrer todos os tipos e subtipos de grfico disponveis e,
em seguida, clique nos que pretende utilizar.

4. Por predefinio, o grfico colocado na folha de clculo sob a forma de


grfico incorporado. Se pretender colocar o grfico numa folha de grfico
separada, poder alterar a respectiva localizao atravs do seguinte
procedimento:
1. Clique no grfico incorporado para o seleccionar.

21

So apresentadas as Ferramentas de Grficos, adicionando os separadores


Estrutura, Esquema e Formatar.

2. No separador Estrutura no grupo Localizao, clique em Mover


Grfico.

3. Em Escolha onde deseja que o grfico seja colocado faa o


seguinte:

Para o visualizar numa folha de grfico, clique em Como Nova


Folha.

Sugesto Se desejar substituir o nome sugerido para o grfico, pode


escrever um novo nome na caixa Como Nova Folha.

Para visualizar o grfico como um grfico incorporado numa folha, clique


em Como Objecto em e clique numa folha de clculo na caixa Como
Objecto em.

1. O Excel atribui um nome automaticamente ao grfico, como, por


exemplo, Grfico1 se for o primeiro grfico criado numa folha de clculo.
Para alterar o nome do grfico, execute o seguinte procedimento:
1. Clique no grfico.
2. No separador Esquema, no grupo Propriedades, clique na caixa de
texto Nome do Grfico.
Sugesto Se for necessrio, clique no cone Propriedades no grupo
Propriedades para expandir o grupo.
3. Escreva um novo nome.
4. Prima ENTER.
22

Macros
Para automatizar uma tarefa repetitiva, pode gravar rapidamente uma macro no
Microsoft Office Excel. Tambm pode criar uma macro utilizando o Visual Basic Editor
no Microsoft Visual Basic para escrever um script de macro personalizado ou copiar
uma parte ou a totalidade de uma macro para uma macro nova. Depois de criar uma
macro, pode atribu-la a um objecto (tal como um boto de barra de ferramentas,
grfico ou controlo) para que possa ser executada clicando no objecto. Quando j no
necessitar de utilizar uma macro, poder elimin-la.

23

24

Criao e gravao de uma macro


Quando gravar uma macro, o gravador de macros grava todos os passos
necessrios para concluir as aces que pretende que a macro efectue. Se o
separador Programador no estiver disponvel, proceda do seguinte modo
para o visualizar:
1. Clique no Boto do Microsoft Office

e, em seguida, clique em

Opes do Excel.
2. Na categoria Popular, em Opes principais para trabalhar com o
Excel,

seleccione

caixa

de

verificao

Mostrar

separador

Programador no Friso e, em seguida, clique em OK.


2. Para definir temporariamente o nvel de segurana para activar todas as
macros, efectue o seguinte procedimento:
1. No separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Segurana
de Macros.

2. Em Definies das Macros, clique em Activar todas as macros (no


recomendado; poder ser executado um cdigo potencialmente
perigoso) e, em seguida, clique em OK.
No separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Gravar Macro.
1. Na caixa Nome da macro, introduza um nome para a macro.
Nota O primeiro carcter do nome da macro tem de ser uma letra. Os
caracteres subsequentes podem ser letras, algarismos ou caracteres de
25

sublinhado. No possvel utilizar espaos num nome de macro; o carcter de


sublinhado pode funcionar como separador de palavras. Se utilizar um nome
de macro que tambm seja uma referncia de clula, poder obter uma
mensagem de erro a informar que o nome da macro no vlido.
3. Para uma tecla de atalho de combinao com a tecla CTRL para executar
a macro, na caixa Tecla de atalho, escreva uma letra minscula ou
maiscula que pretenda utilizar.
4. Na lista Guardar macro em, seleccione o livro em que pretende
armazenar a macro.
Sugesto Se pretender que uma macro fique disponvel sempre que utilizar
o Excel, seleccione No Livro Pessoal de Macros. Quando seleccionar No
Livro Pessoal de Macros, o Excel cria um livro pessoal de macros oculto
(Personal.xlsb), se este ainda no existir, e guarda a macro neste. Na caixa
Descrio, escreva a descrio da macro.
5. Clique em OK para iniciar a gravao.
6. Efectue as aces que pretende gravar.
No separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Terminar
Gravao.

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