Anda di halaman 1dari 9

Nama

NIM
Kelas
Mata Kuliah

:
:
:
:

Ellen Fatmalissya
F1314037
A (S1 Transfer Akuntansi)
Sistem Informasi Akuntansi

TUGAS RINGKASAN MATERI KULIAH KE-6

Expenditure Cycle

(Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas)

A. PENDAHULUAN
Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa. Tujuan utamanya yaitu meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan
yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan fungsinya.
B. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN
Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Aktivitas Siklus Pendapatan
Aktivitas Siklus Pengeluaran
Entri
pesanan
penjualan
: Pemesanan
bahan
baku,

memproses pesanan dari pelanggan


Pengiriman : mengantar barang

perlengkapan,

dan

jasa

dagangan atau jasa ke pelanggan

mengirimakan pesanan ke pemasok


Penerimaan : menerima barang/jasa

(logistik outbound)
Penagihan : mengirimkan faktur ke

dari pemasok (logistik inbound)


Memproses faktur : meninjau dan

pelanggan
Penerimaan

menyetujui faktur dari pemasok


Pengeluaran kas : memproses

kas

memproses

pembayaran dari pelanggan


1. Proses:

1 | R-13

pembayaran ke pemasok

2. Ancaman dan Pengendalian dalam siklus pendapatan antara lain


timbul dari permasalahan umum seperti:
Ancaman
a. Data

induk

akurat/valid

Pengendalian
tidak Pengendalian integritas pemrosesan data;
Pembatasan akses terhadap data induk;
Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap

data induk.
b. Pengungkapan yang tidak Pengendalian akses;
Enkripsi.
diotorisasi atas informasi
sensitif
c. Kehilangan/penghancuran

Backup dan prosedur pemulihan kerusakan

data
d. Kinerja yang buruk

Laporan manajerial

C. MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA


1. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak untuk Pembelian
Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah
persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan
turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan)
atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi
kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2 | R-13

Tiga metode pengendalian persediaan yaitu EOQ, MRP, dan JIT.


Pendekatan kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity-EOQ)
yaitu ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan,
penyimpanan, dan kehabisan stok.
Titik pemesanan ulang (reorder point) menentukan tingkat yang mana saldo
persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi
stok dimulai.
Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP)
adalah sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya
untuk

mengurangi

tingkat

persediaan

yang

dibutuhkan

dengan

meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian


dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) merupakan sebuah
sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtua
dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respon terhadap
penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan.
Perrmintaan pembelian (purchase requisition) yaitu sebuah dokumen atau
formulir

elektronik

yang

mengidentifikasi

requisitioner

(orang

yang

mengeluarkan pesanan pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan


tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas
dan

harga

dari

setiap

barang

yang

diminta;

serta

mungkin

akan

menyarankan seorang pemasok.


2. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
a. Kekurangan

Pengendalian
dan Sistem persediaan perpetual;
Barcode atau label RFID;
kelebihan persediaan
Perhitungan persediaan fisik secara periodik.
b. Membeli barang yang Sistem pengendalian perpetual;
Tinjauan
dan
persetujuan
permintaan
tidak dibutuhkan
pembelian;
Fungsi pembelian tersentralisasi.
3. Memilih Pemasok
Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok
dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok
dan proses utang usaha.
Peningkatan efisiensi dan efektivitas pembelian dengan : EDI/ Internet;
meniadakan

pekerjaaan

administrasi;

program

yang

dikelola

vendor;

mengurangi biaya pembelian dan persediaan; lelang terbalik; mendapatkan


harga terendah; kartu kredit perusahaan (procurement card).
3 | R-13

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan yaitu : harga, kualitas bahan


baku, dan keandalan dalam pengiriman.
Pesanan pembelian (purchase order) adalah sebuah dokumen yang secara
formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk
tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.
Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) merupakan sebuah
komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah
ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan,
seringnya satu tahun.
Program persediaan vendor yang dikelola (vendor-managed inventory-VMI)
yaitu suatu praktik dimana para produsen dan distributor mengelola
persediaan

pelanggan

eceran

dengan

menggunakan

EDI.

Pemasok

mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan


dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh
pada tingkat yang telah disepakati.
4. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
a. Membeli

Pengendalian
pada
harga Daftar harga;
Penawaran yang kompetitif;
yang melambung
Tinjauan pesanan pembelian;
Anggaran.
b. Membeli
barang Membeli hanya dari pemasok yang telah
berkualitas inferior

disetujui;
Tinjauan dan persetujuan pembelian dari
pemasok baru;
Menahan
manajer

pembelian

yang

bertanggung jawab untuk biaya pengerjaan


ulang dan scrap;
Pelacakan dan pemantauan kualitas produk
c. Pemasok

yang

dengan pemasok.
tidak Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat

dapat diandalkan

d. Membeli

dari

kualitas (misal ISO 9000);


Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja

pegiriman pemasok.
pemasok Mengurus sebuah daftar

yang tidak diotorisasi

pemasok

yang

disetujui dan mengkonfigurasi sistem untuk


mengizinkan pesanan pembelian hanya ke
pemasok yang disetujui;
Tinjauan dan persetujuan atas pembelian
dari pemasok baru;

4 | R-13

Pengendalian EDI secara spesifik (akses,


e. Penyuapan (kickbacks)

tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan).


Melarang penerimaan hadiah dari pemasok;
Rotasi pekerjaan dan liburan/cuti wajib;
Mensyaratkan
agen
pembelian
untuk
mengungkap

kepentingan

keuangan

dan

pribadi dalam pemasok;


Audit pemasok.
D. PENERIMAAN
1. Proses
Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari
pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta
dikirim ke toko atau gudang.
Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki
catatan persediaan.
Peningkatan efisiensi dan efektivitas penerimaan barang dengan : bar codemeniadakan kesalahan entry data suatu produk; label identifikasi frekuensi
radio pasif-hemat waktu karena pengecekan dilakukan pada barang dalam
jumlah besar (krat, keranjang); satelit-pengawas kinerja pegawai.
Laporan penerimaan (receiving report) adalah sebuah dokumen yang
mencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim,
pemasok, serta kuantitas diterima.
Memo debit (debit memo) merupakan sebuah dokumen yang digunakan
untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke
pemasok.
2. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
Pengendalian
a. Menerima barang yang Mensyaratkan
tidak dipesan
b. Kesalahan
perhitungan

keberadaan

pesanan

pembelian yang disetujui sebelum menerima


setiap penerimaan
dalam Tidak
menginformasikan
penerimaan

mengenai

pegawai

kuantitas

yang

dipesan;
Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk
menandatangani laporan penerimaan;
Insentif;
Penggunaan barcode dan label RFID;
Konfigurasi sistem ERP untk menandai
diskrepansi antara kuantitas dipesan dan
5 | R-13

diterima yang melebihi toleransi ambang


c. Memverifikasi
penerimaan jasa
d. Pencurian persediaan

batas untuk penyelidikan.


Pengendalian anggaran;
Audit.
Pembatasan akses fisik ke persediaan;
Dokumentasi
atas
seluruh
transfer
persediaan antara para pegawai penerimaan
dan persediaan;
Perhitungan fisik

secara

periodik

dan

rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas;


Pemisahan tugas : antara penyimpanan
persediaan dengan penerimaan
E. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK
1. Proses
Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan
merekonsilliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk
transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di masa mendatang,
tergantung

dari

syarat

perdagangan

dengan

pemasok.

Biasanya,

pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang
ditawarkan.
Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total
dalam

kewajiban)

dan

pengendali

persediaan

(kenaikan

total

dalam

persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang


usaha serta akun pengendali persediaan.
Memperbaiki proses utang usaha dengan

EDI/

Internet-otomatisasi

pencocokan faktur dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang


sesuai; Evaluated Receipt Settlement (ERS)-tanpa faktur mengurangi jumlah
dokumen yang dibutuhkan dan menghemat waktu.
Paket

voucher

(voucher

package)

yaitu

seperangkat

dokumen

yang

digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari


pesanan pembelian, laporan penerimaa, dan faktur pemasok.
Sistem non-voucher (non-voucher system) adalah sebuah metode untuk
memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke
catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam
file faktur terbuka.
Sistem voucher (voucher system) adalah metode untuk memproses utang
dimana voucher pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara
6 | R-13

langsung ke catatan pemasokdalam buku besar pembantu utang. Voucher


pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar,
dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon
dan potongan yang berlaku.
Voucher pencairan (disbursement voucher) merupakan dokumen yang
mengidentifikasi

pemasok,

mencantumkan

faktur

yang

beredar,

dan

mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap


diskon dan potongan yang berlaku.
Evaluated receipt settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur
terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur
pemasok,

laporan

penerimaan,

dan

pesanan

pembelian)

dengan

mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.


Kartu pengadaan (procurement card) yaitu sebuah kartu kredit perusahaan
yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok tertentu yang
ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu.
2. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
Pengendalian
a. Kesalahan dalam faktur Verifikasi atas keakuratan faktur;
Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk
pemasok
pembelian kartu pengadaan;
ERS;
Pembatasan akses ke data induk pemasok;
Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan
penggunaan

saluran

pengiriman

yang

disetujui.
b. Kesalahan dalam mem-posting Pengendalian edit entri data;
Rekonsiliasi catatan utang yang detail
ke utang
dengan akun kontrol buku besar umum.
F. PENGELUARAN KAS
1. Proses
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang
timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa
kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban
jatuh tempo.
Sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:
a. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai
dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas
untuk melakukan pembayaran.
7 | R-13

b. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para


pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian
utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun
utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
c. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha
mengirim

informasi

ringkasan

ke

buku

besar.

Informasi

tersebut

direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.


Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk
membayar pemasok.

Hal ini memisahkan

fungsi penyimpanan,

yang

dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh
masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika
bagian utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak
pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin
meningkat.
2. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
a. Kegagalan

Pengendalian
untuk Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh

memanfaatkan

diskon tempo untuk diskon;


Anggaran arus kas.
bagi pembayaran tepat
waktu
b. Membayar untuk barang Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok
yang tidak diterima

dicocokkan
yang

diakui

dengan
baik

dokumen
oleh

pendukung

penerimaan

pengendalian persediaan;
Anggaran (bagi jasa);
Mesyaratkan tanda terima

untuk

dan

biaya

perjalanan;
Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk
c. Pembayaran duplikat

biaya perjalanan.
Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk
semua pembayaran;
Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas
faktur pemasok;
Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika

d. Pencurian kas

pembayaran dibuat.
Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin
penandatanganan cek;
Akuntansi periodik atas seluruh cek yang
dinomori secara urut oleh kasir;
Pengendalian akses terhadap terminal EFT;
Penggunaan komputer dan browser yang

8 | R-13

didedikasikan bagi perbankan secara online;


Blok ACH pada rekening yang tidak
digunakan untuk pembayaran;
Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang;
Mesyaratkan tanda tangan rangkap pada cek
yang lebih besar dari jumlah tertentu;
Rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan
jumlah yang dicatat oleh seseorang yang
independen atas prosedur pengeluaran kas;
Pembatasan akses terhadap file induk
pemasok;
Membatasi

jumlah

pegawai

dengan

kemampuan untuk membuat pemasok satu

e. Mengecek perubahan

f. Masalah arus kas

9 | R-13

kali, dan untuk memproses faktur satu kali;


Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest;
Audit mendadak atas dana kas kecil.
Mesin perlindungan cek;
Penggunaan tinta dan kertas khusus;
Pengaturan pembayaran positif
dengan
bank.
Anggaran arus kas.