DOKUMEN PELELANGAN

PENGADAAN PEMBANGUNAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

TENAGA KEPENDIDIKAN KEPEGAWAIAN DEPARTEMEN AGAMA
TAHUN ANGGARAN 2009

PASAL 1
UMUM

(1) Dasar Pelaksanaan

Ketentuan-ketentuan peraturan yang dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan pengadaaan ini
adalah :
a. Keputusan Presiden RI Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah yang telah beberapa kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden
RI Nomor 80 Tahun 2008.
b. Keputusan Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen Agama selaku Pejabat
Pembuat Komitmen Nomor B.II/4/KS.01.3/1063.a /2008 Tanggal 05 Oktober Tahun 2009
Tentang Pembentukan Panitia Pelelangan Pengadaan Pembangunan Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Tenaga Kependidikan Kepegawaian Departemen Agama Tahun Anggaran 2009.
c. Dana yang digunakan DIPA Sekretariat Jenderal Departemen Agama Tahun Anggaran 2009
No:0001.6/25-01.1/2009 Tanggal 31 Desember 2008, mata anggaran
10.07.03.0094.0040.534131 dengan Pagu Anggaran sebesar Rp. 645.000.000,- (Enam ratus
empat puluh lima juta rupiah)
(2) Rincian Pekerjaan sebagaimana terlampir.
(3) Metode Pengadaan ini dilaksanakan melalui pelelangan Pasca Kualifikasi dengan sistem merit point
(pembobotan).

PASAL 2
SYARAT - SYARAT PESERTA PELELANGAN

(1) Penyedia barang/Jasa yang ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan ini adalah yang memiliki Surat
Izin Usaha Perdagangan (SIUP) sebagai berikut :
- Kualifikasi : Kecil
- Bidang : Perdagangan Barang dan Jasa
- Jenis dagangan Utama : Komputer, Perawatan Komputer dan Jasa Teknologi Informasi.
(2) Peserta pelelangan harus tunduk kepada Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang
Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Presiden RI
Nomor 80 Tahun 2003 jo. Nomor 61 Tahun 2004, Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 dan
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007 serta Keputusan Presiden RI Nomor 80 Tahun 2008
tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah;

(3) Pendaftaran peserta lelang harus dilakukan langsung oleh Direktur/pengurus yang namanya
tercantum dalam akte perusahaan atau yang diberikan kuasa oleh Direktur/pengurus yang tertera
dalam akte perusahaan;

1
(4) Pendaftar harus menunjukkan SIUP dan TDP asli yang masih berlaku pada saat pendaftaran;

(5) Peserta pelelangan harus melampirkan fotocopy bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak
Tahunan (SPT) tahun 2008, fotocopy bukti Setoran Pajak PPN dan PPh untuk 3 (tiga) bulan terakhir
(Juli, Agustus, September 2009) dan Surat Keterangan Fiskal (Tax Clearance) yang diterbitkan
tahun 2009;

(6) Dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir pernah memperoleh pekerjaan menyediakan
barang/jasa dibidang Komputer, Jasa Perawatan Komputer baik dilingkungan pemerintah maupun
swasta, kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;

(7) Peserta pelelangan tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak
sedang dihentikan, dan atau pimpinan yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya
tidak sedang menjalani hukuman pidana, dan atau tidak sedang di black list oleh Departemen
Agama/Instansi Pemerintah lainnya;

(8) Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos;

(9) Peserta pelelangan harus menyerahkan surat dukungan keuangan dari bank;

PASAL 3
PEMBERIAN PENJELASAN

(1) Rapat pemberian penjelasan pekerjaan/aanwijzing dan pembukaan penawaran harus dihadiri oleh
Direktur yang namanya tercantum dalam akta atau yang diberi kuasa penuh dengan menyertakan
surat kuasa bermaterai Rp. 6.000.-
(2) Pemberian penjelasan pekerjaan/aanwijzing dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 29 Oktober 2009
pukul 10.00 WIB di ruang Bagian Data & Informasi Biro Kepegawaian Lt 3 Kmr B. 304.
(3) Sebelum mengikuti rapat penjelasan, peserta wajib mempelajari dokumen ini;
(4) Peserta diberikan kesempatan untuk menanyakan segala sesuatu untuk mendapatkan penjelasan
atas berbagai hal yang di uraikan dalam dokumen ini, dan apabila tidak ada pertanyaan maka
peserta dianggap telah memahami seluruh isi dokumen;
(5) Pernyataan keberatan atau sanggahan dikemudian hari sebagai akibat perbedaan pemahaman atau
ketidak tahuan tentang hal-hal yang tertuang dalam dokumen ini tidak akan dilayani atau ditolak;
(6) Perubahan-perubahan yang telah disepakati bersama akan dituangkan dalam Berita Acara (BA)
aanwizing (penjelasan pekerjaan) yang ditandatangani oleh panitia dan wakil calon peserta dan
merupakan satu kesatuan yang utuh dari dokumen ini.

2
 PASAL 4
SURAT PENAWARAN

(1) Bentuk Dokumen Penawaran

a. Surat penawaran diketik di atas kop perusahaan diberi tanggal, ditandatangani oleh pemimpin
perusahaan atau ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa, dibuat rangkap 3 (tiga) dan
dibubuhi stempel perusahaan, pada lembar pertama (asli) harus ditandatangani di atas materai
Rp. 6.000,-.

b. Surat pernyataan tunduk pada Peraturan Pelelangan sesuai Keputusan Presiden RI Nomor 80
Tahun 2003 yang telah beberapa kali disempurnakan terakhir dengan Peraturan Presiden RI
Nomor 8 Tahun 2006, Nomor 95 Tahun 2007 serta Keputusan Presiden RI Nomor 80 Tahun
2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dibuat rangkap 3
(tiga) bertanggal dan dibubuhi stempel perusahaan, pada lembar pertama (asli) harus ditanda
tangani di atas materai Rp. 6.000,-

c. Jumlah penawaran harga harus dinyatakan dengan angka dan huruf serta jumlah yang
dinyatakan dengan angka harus sama dengan jumlah yang dinyatakan dengan huruf, serta tidak
boleh ada bekas tanda hapusan atau tipp-ex. Apabila ada perbedaan penulisan antara angka
dan huruf maka dinyatakan gugur.

d. Jumlah harga yang ditawarkan sudah termasuk pajak-pajak dan jasa perusahaan sesuai
peraturan perundangan yang berlaku.

e. Formulir Isian Penilaian Pasca Kualifikasi adalah dokumen pelelangan yang sudah disiapkan
oleh panitia lelang yang mencakup yaitu : Surat Pernyataan Minat, Data Administrasi, Ijin Usaha,
Landasan Hukum, Pengurus, Data Keuangan, Data Personalia, Data Pengalaman Perusahaan,
Modal Kerja, Dukungan Bank sebesar 10% (sepuluh persen) dari pagu anggaran dengan nilai
nominal Rp. 64.500.000.- (Enam puluh empat juta lima ratus ribu rupiah).
(2) Data Administrasi dan Teknis terdiri-dari:

a. Formulir Isian Pasca Kualifikasi (1 Asli, 2 Copy)

b. Jaminan Penawaran (1 Asli, 2 Copy)

c. Surat Dukungan Bank (1 Asli, 2 Copy)

d. Surat Kuasa, jika dokumen penawaran ditandatangani oleh seorang yang diberi kuasa (1 Asli
ber materai Rp. 6.000,- dan 2 Copy)

e. Surat-Surat Pernyataan sesuai dengan lampiran (1 Asli ber materai Rp. 6.000,- dan 2 Copy),
Surat-Surat Pernyataan berupa Surat pernyataan minat, Surat kebenaran dokumen, Surat
Pernyataan sanggup melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal yang ditawarkan. . ., Tidak dalam
pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau
direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi
pidana, neraca keuangan yang sudah di audit dan Surat Keterangan Tidak Pailit yang
dikeluarkan oleh Pengadilan Niaga (1 Asli ber materai Rp. 6.000,- dan 2 Copy)

3
 f. Surat Izin Usaha Perdagangan Kecil (3 Copy)
g. Tanda Daftar Perusahaan (3 Copy)
h. Nomor Pokok Wajib Pajak (3 Copy)

i. Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan masih berlaku (3 Copy)

j. Akte Pendirian Perusahaan dan perubahan-perubahannya (3 Copy)

k. Referensi Pekerjaan atau Kontrak yang sesuai dengan jenis yang akan di lelangkan yang
meliputi Komputer, Jasa Perawatan Komputer dan Jasa Teknologi Informasi (3 Copy)

l. Bukti Setoran Pajak seperti disebutkan pada Pasal 2 ayat 5 (3 Copy)

m. Pakta integritas yang telah ditandatangani.

n. Dokumen disusun secara berurutan huruf a s/d m

(3) Data Harga Penawaran terdiri-dari :

a. Surat Penawaran Harga (1 Asli, 2 Copy)

b. Perincian Harga Penawaran (1 Asli, 2 Copy)
c. Jadwal Rencana Kerja (1 Asli, 2 Copy)

PASAL 5
PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

(1) Dokumen penawaran yang harus diserahkan terdiri atas data administrasi dan teknis serta data
harga penawaran.
(2) Metode penawaran yang digunakan dalam pelelangan ini adalah metode dengan sistem 2 (dua)
sampul, dengan cara penyampaian sebagai berikut :
a. Untuk data administrasi dan teknis dimasukkan ke dalam sampul I (pertama) warna coklat,
tertutup, tidak tembus pandang dan disegel/lak pada masing-masing sudut dan satu ditengah.
Pada Sampul kiri atas hanya tertulis “DATA ADMINISTRASI DAN TEKNIS”.

b. Untuk data harga penawaran dimasukkan ke dalam sampul II (kedua) warna coklat, tertutup,
tidak tembus pandang dan disegel/lak pada masing-masing sudut dan satu ditengah. Pada
Sampul kiri atas hanya tertulis “DATA HARGA PENAWARAN”.

c. Sampul I dan II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul (sampul utama) warna coklat, tertutup,
tidak tembus pandang dan disegel/lak pada masing-masing sudut dan satu ditengah dengan
alamat :

KEPADA : YTH. PANITIA PELELANGAN PENGADAAN PEMBANGUNAN APLIKASI

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN TENAGA KEPENDIDIKAN KEPEGAWAIAN
DEPARTEMEN AGAMA TAHUN ANGGARAN 2009
JL. LAPANGAN BANTENG BARAT NO. 3 – 4, JAKARTA PUSAT
d. Dokumen penawaran yang tidak sesuai dengan pasal 5 ayat (1) dan (2) dinyatakan gugur.

4
 (4) Dokumen penawaran harus sudah dimasukkan ke dalam kotak lelang yang disediakan oleh
panitia paling lambat hari Senin tanggal 02 November 2009 pukul 10.00 s.d 12.00 WIB bertempat
di ruang Bagian Data & Informasi Biro Kepegawaian Lt 3 Kmr B. 304.

(5) Dokumen penawaran yang disampaikan setelah saat penutupan penerimaan dokumen penawaran
dianggap penawaran yang terlambat dan dinyatakan gugur.

PASAL 6
PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

(1) Pembukaan dokumen penawaran (sampul I dan II) sekaligus dilaksanakan pada hari Senin tanggal
02 November 2009 pukul 13.00 s.d Selesai bertempat di ruang Bagian Data & Informasi Biro
Kepegawaian Lt 3 Kmr B. 304.

(2) Para peserta diwajibkan untuk menyaksikan pembukaan dokumen penawaran tersebut. Hasil
pembukaan dokumen penawaran akan dituangkan dalam Berita Acara (BA) pembukaan dokumen
penawaran yang ditandatangani oleh panitia dan wakil peserta yang hadir. Apabila ada peserta yang
tidak hadir pada saat pembukaan dokumen maka dinyatakan gugur.

(3) Pada saat pembukaan dokumen tidak dapat menunjukkan asli taxclearance, Surat Keputusan tidak
pailit dari Pengadilan Niaga (Asli), dianggap gugur.

(4) Evaluasi data administrasi dan teknis serta data harga penawaran akan dilakukan oleh panitia
setelah acara pembukaan dokumen penawaran selesai, yang hasilnya akan dituangkan dalam berita
acara evaluasi dokumen penawaran yang bersifat rahasia dan kerahasiaannya gugur setelah
penandatanganan kontrak.

(5) Peserta lelang yang hadir dalam acara pembukaan penawaran adalah hanya 1 (satu) orang.

(6) Para peserta lelang wajib berlaku sopan dan tunduk kepada ketentuan yang ditetapkan panitia pada
saat menghadiri acara pembukaan.

PASAL 7
EVALUASI

(1) Evaluasi dilakukan dengan metode evaluasi kualitas dan biaya, dengan sistem merit point yang
memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya, mengingat penawaran harga
sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis;

(2) Data administrasi dan teknis dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi
berdasarkan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini.

(3) Evaluasi Data administrasi dan teknis dilakukan dengan cara memeriksa dan membandingkan
dokumen tersebut terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen ini,
apabila diperlukan akan dilakukan klarifikasi.

5
(4) Bobot penilaian data administrasi dan teknis adalah 80% (delapan puluh persen) dan Bobot
penilaian penawaran harga adalah 20% (dua puluh persen).

(5) Evaluasi administrasi dan teknis menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat administrasi
dan teknis atau tidak memenuhi syarat administrasi dan teknis.

(6) Evaluasi administrasi dan teknis yang dinyatakan memenuhi syarat dilanjutkan dengan evaluasi
penawaran harga dengan meneliti kebenaran uraian (memasukan angka, perkalian, penjumlahan)
atas harga penawaran secara keseluruhan dan bagian/unsur-unsurnya yang ditulis dalam angka
dan huruf;

(7) Penawaran harga yang dianggap wajar dan dapat dievaluasi apabila tidak lebih tinggi dari pagu
anggaran dan bila melebihi pagu maka penawaran dinyatakan gugur.

(8) Klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran terlalu rendah dan peserta lelang tetap
menyatakan mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dokumen pemilihan penyedia barang/jasa,
maka peserta lelang tersebut harus bersedia menaikkan jaminan pelaksanaannya, yaitu dari jumlah
persentase jaminan pelaksanaan yang ditetapkan dalam dokumen lelang dikalikan 80% (delapan
puluh persen) HPS bilamana ditunjuk sebagai pemenang pelelangan.

(9) Evaluasi harga menghasilkan dua kesimpulan, yaitu memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat.

PASAL 8

CALON PEMENANG LELANG

(1) Telah memenuhi Evaluasi Teknis dan Harga dengan score tertinggi sesuai dengan;
1. Sistem penilaian yang digunakan adalah Sistem Nilai ( Merit Point System) yaitu dengan
menggunakan pendekatan/metoda kuantitatif, yaitu dengan memberikan nilai angka terhadap
unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai sesuai dengan unsur yang ditetapkan dalam
dokumen Pengandaan, dengan pembobotan Penilaian Teknis 80% dan Penilaian Harga 20%.
2. Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan memenuhi
syarat administrasi dan teknis, dengan memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur
teknis dan/atau harga penawaran.
3. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, panitia Pengandaan membuat daftar urutan penawaran,
yang dimulai dari urutan penawaran yang memiliki nilai tertinggi.

6
 4. Penilaian Teknis dan Harga dengan nilai maksimal 100 (seratus) dinilai dengan unsur-unsur
penilaian sebagai berikut :
No. Unsur Penilaian Bobot Nilai
1. Aspek Pengalaman (Perhitungan KD = 5 NPt pengalaman pekerjaan sejenis 10
dan sangat rahasia)
2. Metode Profosal Teknis 20
3. Jadwal Rincian Operasional Pelaksanaan 10
4. Alat Pendukung dan kapasitas Yang Dimiliki Untuk Menunjang Projek 10
5 Teknologi software aplikasi scanner yang ditawarkan 10
6. Tenaga Ahli 20
7. Harga Penawaran 20
Jumlah 100

(2) Terhadap (3) penawaran yang memiliki nilai tertinggi akan diusulkan oleh Panitia sebagai calon
pemenang dan akan diumumkan oleh Panitia melalui situs www.ropeg. depag.go.id

(3) Terhadap Calon Pemenang terlebih dahulu dilakukan Verifikasi atas semua data kualifikasi. Jika
diperlukan panitia dapat meminta rekaman atau asli dokumen yang sah dan dilakukan
pengecekan langsung ke lokasi dimana perusahaan tersebut berdomisili.

(4) Terhadap Calon Pemenang dari hasil survey dan dianggap layak, wajib melakukan presentase
pada user, Tim scanner Biro Kepegawaian dan panitia dengan meminta rekaman atau asli
dokumen yang sah. Jika diperlukan dilakukan pengecekan langsung ke lokasi dimana
perusahaan tersebut berdomisili.

(5) Terhadap penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan sebagai pemenang mengundurkan diri
dengan alasan tidak dapat diterima dan masa penawarannya masih berlaku, disamping jaminan
penawaran yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada kas negara/daerah penyedia
barang jasa tersebut juga dikenakan sanksi berupa larangan untuk mengikuti kegiatan pengadaan
barang/jasa di instansi pemerintah selama 2(dua) tahun.
(6) Pemenang lelang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen akan diumumkan oleh
Panitia melalui situs www.ropeg. depag.go.id

PASAL 9
TIDAK SAHNYA PENAWARAN

(1) Jumlah penawaran harga harus dinyatakan dengan angka dan huruf serta jumlah yang dinyatakan
dengan angka harus sama dengan jumlah yang dinyatakan dengan huruf, serta tidak boleh ada
bekas tanda hapusan atau tipp-ex. Apabila ada perbedaan penulisan antara angka dan huruf maka
dinyatakan gugur.

(2) Dokumen penawaran yang disampaikan setelah saat penutupan penerimaan dokumen penawaran
dianggap penawaran yang terlambat dan dinyatakan gugur.

(3) Penawaran harga yang dianggap wajar dan dapat dievaluasi apabila tidak lebih tinggi dari pagu
anggaran dan bila melebihi pagu maka penawaran dinyatakan gugur.

7
(4) Apabila ada peserta yang tidak hadir pada saat pembukaan dokumen maka dinyatakan gugur.

(5) Sampul penawaran tidak di lak pada 5 (lima) tempat dan atau tidak dalam sampul tertutup sampul
warna coklat polos maka dinyatakan gugur.

PASAL 10
JAMINAN PENAWARAN

(1) Para peserta diwajibkan menyerahkan jaminan penawaran yang diterbitkan oleh Bank
Pemerintah/Umum atau oleh perusahaan asuransi (surety bond) sebesar 3% dari pagu anggaran
atau sebesar menjadi Rp. 19.350.000,- (Sembilan belas juta tiga ratus lima puluh ribu rupiah) Masa
berlaku jaminan adalah 1 (satu) bulan;

(2) Jaminan penawaran ditujukan Kepada : Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen
Agama. Jl. Lapangan Banteng Barat 3-4 Jakarta;

(3) Jaminan tersebut akan disita apabila peserta mengundurkan diri setelah memasukan surat
penawaran atau mengundurkan diri setelah ditunjuk menjadi pemenang;

(4) Jaminan akan dikembalikan kepada peserta yang kalah, setelah dikeluarkannya penetapan
pemenang dalam waktu paling lama 5 (lima) hari kerja setelah penetapan apabila jaminan tidak
diambil, maka surat jaminan akan dimusnahkan.

PASAL 11
PENETAPAN DAN PENUNJUKAN PEMENANG

(1) Panitia akan mengusulkan peserta yang memenuhi persyaratan administrasi, teknis dan harga
menjadi calon pemenang dengan rangking I, II dan III.

(2) Penawaran secara administrasi dan teknis dapat dipertanggung jawabkan.

(3) Perhitungan harga yang ditawarkan dapat dipertanggungjawabkan.

(4) Dinilai mampu dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan periode waktu yang diusulkan dalam
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan dalam Dokumen Penawaran.

(5) Penetapan dan penunjukan pemenang dilakukan oleh Kepala Biro Kepegawaian selaku Pejabat
Pembuat Komitmen.

PASAL 12
SANGGAHAN

(1) Kepada peserta yang keberatan atas penetapan pemenang pelelangan diberikan kesempatan untuk
mengajukan sanggahan secara tertulis kepada Kepala Biro Kepegawaian selambat-lambatnya 5
(lima) hari kerja setelah hari pengumuman dengan menyampaikan tembusan kepada Sekretaris
Jenderal.

8
(2) Sanggahan hanya dapat diajukan terhadap pelaksanaan prosedur pelelangan. Jawaban terhadap
sanggahan diberikan secara tertulis selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah diterima
sanggahan tersebut.

(3) Bila dalam batas waktu yang ditentukan, para peserta pelelangan tidak ada yang mengajukan
sanggahan, maka peserta pelelangan dianggap telah menerima/menyetujui pelaksanaan pelelangan
dimaksud.

PASAL 13
SURAT PERJANJIAN KERJA/KONTRAK

(1) Perusahaan yang telah mendapat surat keputusan penunjukan pemenang akan dibuatkan surat
perjanjian kerja/kontrak;

(2) Sebelum menandatangani surat perjanjian kerja/kontrak, perusahaan yang ditunjuk diwajibkan
menyerahkan jaminan pelaksanaan pekerjaan berupa surat jaminan bank pemerintah/umum
sebesar 5% (lima persen) dari nilai Penawaran yang diajukan.

(3) Jaminan pelaksanaan pekerjaan ditujukan Kepada : Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal
Departemen Agama. Jl. Lapangan Banteng Barat 3-4 Jakarta.

(4) Jaminan pelaksanaan akan menjadi milik Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen
Agama apabila penyedia jasa melakukan wan prestasi/ingkar janji.

(5) Jaminan pasca penyerahan hasil pekerjaan selama 3 (tiga ) tahun menjadi tanggung jawab
perusahaan yang di tunjuk sebagai pemenang

(6) Selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja setelah SPPBJ (Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa) diterbitkan dilakukan penandatanganan kontrak.

PASAL 14
RUANG LINGKUP PEKERJAAN

(1) pekerjaan yang dimaksud dalam RKS ini yaitu :

Pelelangan Pengadaan Pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Tenaga Kependidikan
Kepegawaian Departemen Agama Tahun Anggaran 2009

(2) Pekerjaan Pelelangan Pengadaan Pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Tenaga
Kependidikan Kepegawaian Departemen Agama Tahun Anggaran 2009, meliputi :

Fasilitas sistem Sistem Informasi Kearsipan Tenaga Kependidikan Kepegawaian Departemen

Agama yang di bangun memungkinkan seluruh jenis dokumen - dokumen baik dalam bentuk kertas
maupun dokumen digital (Computer File) dari Biro Kepegawaian disimpan secara elektronik dalam
media penyimpanan elektronik seperti Hardisk, CD-Rom, DVD-Rom, Magnetic Optical (MO) dan
sejenisnya sehingga memungkinkan pencarian kembali berdasarkan indeks/atribut (tanggal, subjek
dll) maupun kriteria tertentu dapat dilakukan dengan cepat bahkan dapat digandakan dengan

9
segera.
Dengan berjalannya sistem ini maka peranan kertas akan berkurang yang pada akhirnya akan
berdampak pada berkurangnya biaya yang harus dikeluarkan untuk biaya pengadaan kertas. Dari
sini dapat dimulai terbentuknya suatu kantor yang lesspaper yang akhirnya akan menjadi Paperless
Office

Secara umum ruang lingkup pekerjaan ini terdiri dari:

I. Assesment terhadap prosedur pengelolaan dokumen dan arsip. Dari kegiatan ini akan diperoleh,
A. Workflow Prosedur Pengelolaan Dokumen dan Arsip.
B. Acuan pengembangan system - SRS (System Requirement & Specification).
C. Rekomendasi bagi peningkatkan kualitas dokumen

II. Mi ni m al f i t u r / m o d ul Sistem Informasi Kearsipan Tenaga Kependidikan Kepegawaian

Departemen Agama.
A. Inventory (entri – update - delete)
B. Digital Imaging (scanning – tagging – placement - import dokumen )
C. Cataloging (classification, position)
D. Search Engine (view, search)
E. Modul Penyimpanan Arsip
F. Modul Keamanan Dokumen
G. Modul Pengenalan Karakter (Character Recognition)
H. Modul Tracking Lokasi Fisik
I. Modul Retensi Dokumen
J. Modul Kompresi Data
K. Modul OCR (Optical Character Recognition) Dan ICR (Intelligent Character Recognition)
L. Modul ODBC (Open Data Base Connectivity).
M. Modul Hirarki Pengguna.
N. Modul Web Enable (Bisa dikembangkan kearah Web (Web Base)
O. Modul Scanning.
P. Modul Image Processing.
Q. Modul Anotasi.
R. Modul Sinkronisasi Dengan Aplikasi Simpeg (Bisa diintegrasikan dengan sistem informasi
yang ada di Departemen Agama (misalnya dengan Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian)
S. Report Generator (periodically – on demand report)

III. Pengimplementasian Sistem Pengelolaan Dokumen dan Arsip yang terdiri dari system -
prosedur serta pemanfaatan Dynamic Digital Library (DDL).

A. Setup organisasi pelaksana Sistem Pengelolaan Dokumen dan Arsip.

B. Instalasi Sistem (perangkat keras – perangkat lunak, system jaringan).
C. Pelatihan pemakai, system support, system administrator.
D. Sosialisasi Penerapan Sistem Pengelolaan Dokumen dan Arsip dengan EFS.
E. Pemeliharaan Sistem.

10
 F. Dynamic Doc & Archive Library.

(3) Jumlah hari penyelesaian pekerjaan Pelelangan Pengadaan Pembangunan Aplikasi Sisitem Informasi
Kearsipan Tenaga Kependidikan Kepegawaian Departemen Agama Tahun Anggaran 2009 adalah 21
(dua puluh satu)hari kalender

(4) Jumlah dan estimasi Kebutuhan Pelelangan Pengadaan Pembangunan Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Tenaga Kependidikan Kepegawaian Departemen Agama Tahun Anggaran 2009
sebagaimana terlampir.

PASAL 15
PERUBAHAN PEKERJAAN

(1) Perubahan kontrak dilakukan sesuai kesepakatan pengguna barang/jasa dan penyedia barang/jasa
(para pihak) apabila terjadi perubahan lingkup pekerjaan metode kerja atau waktu pelaksanaan
sesuai ketentuan yang berlaku;

(2) Dalam hal adanya penambahan pekerjaan atau waktu pelaksanaan pekerjaan diluar yang disepakati
pihak pertama dan pihak kedua. Maka akan diatur lebih lanjut antara pihak pertama dan pihak
kedua;

PASAL 16
PENYERAHAN HASIL PEKERJAAN

(1) Penyerahan hasil pekerjaan diserahkan kepada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen
Agama, dalam bentuk berita acara serah terima hasil pekerjaan.

PASAL 17
PEMBAYARAN

(1) DIPA Sekretariat Jenderal Departemen Agama Tahun Anggaran 2009 No: 0001.6/25-01.1/2009
Tanggal 31 Desember 2008
(2) Pembayaran dilakukan melalui KPPN Jakarta IV.

PASAL 18
SANKSI-SANKSI

11
(1) Bila terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan akibat dari kelalaian penyedia barang/jasa, maka
penyedia barang/jasa yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurang-kurangnya
1/1000 (satu per mill) per hari dari nilai kontrak kecuali dalam keadaan force majeur, seperti
peperangan, kebakaran, bencana alam, dan huru-hara yang mengakibatkan tidak dapat
terlaksananya pekerjaan ini seluruhnya atau sebagian, yang dibuktikan secara tertulis.

(2) Apabila penyedia jasa melakukan wan prestasi yaitu melakukan pekerjaan yang menyimpang tanpa
sepengetahuan pihak pengguna jasa sehingga mengakibatkan kerugian kepada pengguna jasa,
maka penyedia jasa diwajibkan mengganti atas sejumlah nilai kerugian tersebut.

PASAL 19
PENUTUP

Pada hakekatnya dokumen ini disusun sebagai acuan untuk memudahkan dalam pelaksanaan pekerjaan,
oleh karena itu apabila terdapat perubahan akan dituangkan dalam bentuk Berita Acara (BA)
aanwidzing/penjelasan pekerjaan. Dan berita acara tersebut merupakan satu kesatuan yang utuh dari
dokumen ini setelah ditanda tangani oleh panitia dan wakil peserta.

Jakarta, 09 Oktober 2009

Mengetahui/Menyetujui:
Kepala Biro Kepegawaian, Ketua Panitia Pelelangan,

Ali Hadiyanto Hj. Sulistyowati, SH, M.Pd

NIP.196009041988031001 NIP.196005081987092001

12
LAMPIRAN

MINIMAL SPESIFIKASI TEKNIS HARDWARE

No Spesifikasi Qty Satuan
1 PC 3 Unit

Processor Intel® Core2 Quad Processor Q8400 (2.66 GHz, FSB 1333, 4MB)
Chipset Intel® G43 Express Chipset
Standard Memory 2 GB DDR-3 SDRAM PC-8500
Video Type NVIDIA GeForce GT120 1GB

Audio Type Integrated high-definition audio,8-channel audio, ALC 888S chipset

Hard Drive Type 500 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 16 MB
DVD±RW (DVD+/-R/RW 16X 12X +/-DL LS 12X RAM SuperMulti
Optical Drive Type SATA drive )
Networking Gigabit LAN
Network Speed 10 / 100 / 1000 Mbps
Keyboard Type USB Standard Keyboard
Input Device Type Optical Scroll Mouse
Slot Provided 1x PCI; 2x PCI Express x1; 1x PCI Express x16
Card Reader Provided 15 in 1 Media Reader
6x USB 2.0, Firewire, VGA, LAN, Audio,Webcamera with digital Mic
Interface Provided Array
O/S Provided Microsoft Windows Vista Home Premium
Monitor Provided 18.5" LCD
Chassis Form Factor Mini Tower ATX
Power Supply Type 300w
Standard Warranty 1-year Limited Warranty by Authorized Distributor

2 Server 1 Unit
Platform Dual CPU Tower Server
Quad-Core Intel® Xeon® Processor E5520 (2.26 GHz, 8MB cache,
Processor 5.86 GT/s, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2)
Chipset Intel® 5520 Server Chipset

Standard Memory 6 GB (3x 2 GB) ECC DDR3-10600 Registered RDIMM 1333 MHz
Video Type Integrated ATI ES1000 32 MB
Hard Drive 146GB 10K SAS Hot Plug Hard Drive 2.5" (SFF)
Controller Smart Array P410i
Optical Drive 16X DVD-ROM
Standard Bays Six proprierity hot-plug drive bays (SFF)
Interface Provided 4x USB 2.0, Serial, VGA, 2x LAN, 2x PS/2
Integrated Two Gigabit Ethernet (10/100/1000 Mbps) ports, NC326i
Networking PCI Express Dual Port Gigabit Server Adapter
System Fans / Coolers Manageable Cooling Fans
Chassis Form Factor Tower Chassis
Power Supply Type Fixed 750w redundant
Keyboard Type USB Standard Keyboard
Input Device Type Optical Scroll Mouse
Monitor LCD 19"
O/S Provided Pre-sales Request Available
Microsoft Windows Server 2000 / 2003, Red Hat Linux, SuSE Linux,
Validated System Novell NetWare
Standard Warranty 3-year Limited Warranty by Authorized Distributor

3 UPS 1500VA 1 Unit

Interface DB-9 RS-232 , SmartSlot , USB

13
 Softwares PowerChute Smart-UPS Bundle
Output Power Capacity 1,500 VA - 980 W
Output Power Voltage 230 V
Input Power Voltage 160 - 286 V
Surge Energy Rating 480 joules
Full time multi-pole noise filtering : 0.3% IEEE surge let-through : zero
Surge Energy Filtering clamping response time : meets UL 1449
Back-Up Time Half Load 23.9 minutes (490 Watts)
Back-Up Time Full Load 6.7 minutes (980 Watts)
Battery Type RBC7 Maintenance-free sealed Lead-Acid battery
Dimensions HWD: 21.59 x 17.02 x 43.94 cm
Weight 24.09 kg
Form Factor Pedestal
Warranty 2 years repair or replace

4 UPS 2200VA 1 Unit

Interface DB-9 RS-232 , SmartSlot , USB
Softwares PowerChute Smart-UPS Bundle
Output Power Capacity 2,200 VA - 1,980 W
Output Power Voltage 230 V
Input Power Voltage 160 - 286 V
Surge Energy Rating 480 joules
Full time multi-pole noise filtering : 0.3% IEEE surge let-through : zero
Surge Energy Filtering clamping response time : meets UL 1449
Back-Up Time Half Load 15.7 minutes (990 Watts)
Back-Up Time Full Load 5.2 minutes (1980 Watts)
Battery Type RBC43 Maintenance-free sealed Lead-Acid battery
Dimensions HWD: 8.89 x 48.26 x 66.04 cm
Weight 43.68 kg
Form Factor Rackmount 2U
Warranty 2 years repair or replace

5 Printer Laserjet 3 Unit

Platform Business Laser
Printing Method Laser
Printing Technology ProRes 1200,FastRes 1200
Max. Media Sizes A4
Max. Resolution 1200
Effective Print Resolution Up to 1200 x 1200 dpi
Print Speed Black 33 ppm
750 to 3000 Recommended monthly page volume,Duty cycle : 50000
Monthly Usage Volume pages
PC Connectivity USB
Microsoft® Windows® 2000, XP Home, XP Professional, Server 2003;
OS Compatibility Windows Vista®; Mac OS X v10.3, v10.4, v10.5; UNIX®; Linux
Processor 600 MHz
Memory Standard 64 MB
Max. Memory Capacity up to 320 MB (via 1 open 144-pin DIMM slot)
Network Supports Not Available
Input Tray #1 50 sheets multipurpose
Input Tray #2 250 sheets
Paper (bond, light, heavy, plain, recycled, rough), envelopes, labels,
Media Type cardstock, transparencies, heavy media

Compatible Media Sizes Tray 1: A4, A5, A6, B5, envelopes (C5, B5, DL); Tray 2: A4, A5, A6;
Duplex Printing Available

14
 570 watts (active/printing), 8 watts (ready/sleep), 0.4 watts (off);
Power Consumption Typical Electricity Consumption (TEC): 2.233 kWhr/week
AC Adapter 220 to 240 VAC (+/- 10%), 50 Hz (+/- 2 Hz)
Dimension (WHD) 365 x 268 x 368 mm
Weight 10.7 kg
Package Contents Contents may very
Warranty 1-year Limited Warranty by Authorized Distributor

6 Printer Inkjet 1 Unit

Platform Photo Inkjet
Printing Method InkJet
Max. Media Sizes A4
Max. Resolution 9600
Effective Print Resolution Black: 600 x 600 dpi,Color: 9600 x 2400 dpi
Print Speed Black 20 ppm, 15.6ppm (Standard)
Print Speed Color Up to 14ppm (Max.),11.2ppm (Standard)
PC Connectivity USB, IrDA
Windows Vista™, Windows XP/2000 and Mac OS® X v.10.3.9 to
OS Compatibility 10.5.x
Plain Paper, Envelopes, Photo Paper Pro (PR-101), Photo Paper Plus
Glossy (PP-101\PP-201), Photo Paper Plus Double Sided (PP-101D),
Photo Paper Plus Semi-gloss (SG-201), Glossy Photo Paper (GP-
401), Glossy Photo Paper "Everyday Use" (GP-501), Matte Photo
Paper (MP-101), High Resolution Paper (HR-101N), T-shirt Transfer
Media Type (TR-301), Photo Stickers (PS-101), Super White Paper (SW-201)
Sheet Feeder: A4, B5, A5, Letter, Legal, Envelopes (DL size or
Commercial 10), 10 x 15cm, 13 x 18cm, 10x18cm (wide), 20x25cm,
Compatible Media Sizes Credit Card (54 x 86mm)

Available by manual operation using Photo Paper Plus Double Sided,

Super White Paper or plain paper in A4, B5, A5, Letter & 13 x 18cm
Duplex Printing sizes (Windows only)
Power Consumption * Standby: 1.5 W
* Off: Approx. 0.4 W
* Printing: Approx. 9 W
AC Adapter 100-240V, 50/60Hz
Dimension (WHD) 322 x 61.7 x 185 mm
Weight Approx. 2.0kg
Package Contents Contents May Vary
Warranty 1-year Limited Warranty by Authorized Distributor

7 Printer Dot Matrik 1 Unit

Printing Method DotMatrix Printer
Interface Parallel & USB
Microsoft® Windows® 98/2000/Me/XP and Microsoft® Windows®
OS Compability NT® 4.0
Memory Standard 64Kb Input Data Buffer
Power Supply AC 120 V, AC 220 ~ 240 V, 50 ~ 60 Hz
Battery / Adapter Approx. 23 W (ISO/IEC 10561 Letter Pattern)
Dimensions 275 x 366 x 159 mm
Weight Approx. 4.4 kg
Warranty 1-year Limited Warranty by Authorized Distributor

8 Switch 1 1 Unit
Forty-eight 10/100 ports and two dual-purpose Gigabit ports (copper
Ports or SFP-based fiber)
Manageable Web-managed Layer 2 10/100 Ethernet switch
Switching features No need to configure the switch if default settings are acceptable

15
9 Switch 2 2 Unit
Ports 8-Port autosensing 10/100/1000 Ethernet
Media interfaces 8 RJ-45 10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-TX
Switching features * Auto-speed sensing 10/100/1000 Mbps connectivity
* Full-duplex support of your network
* FCC Class B certified
* Auto MDI/MDIX on every port
* Jumbo Frame support
* Front panel LEDs
* Operating system independence
* Plug-and-Play convenience
* Silent operation
Power Supply 4.9 Watts

10 Notebook 4 Unit
Intel® Core™2 Duo Processor P8700 (2.53 GHz, FSB 1066, Cache 3
Processor MB)
Chipset Intel 45GM
Standard Memory 3 GB DDR2 SDRAM PC-6400

Video Type Intel® Graphics Media Accelerator 4500MHD 313 MB (shared)

Display Size 12.1" WXGA TFT
Display Max. Resolution 1280 x 800
Display Technology Standard TFT
Audio Type Integrated
Speakers Type Integrated
Hard Drive Type 320 GB Serial ATA 5400 RPM
Optical Drive Type DVD±RW
Modem Optional
Networking Integrated
Network Speed 10 / 100 / 1000 Mbps
Wireless Network Type Integrated
Wireless Network Protocol IEEE 802.11b, IEEE 802.11g
Wireless Bluetooth Integrated
Keyboard Type QWERTY 82 keys
Input Device Type Touch Pad
Card Reader Provided SD, MMC
Interface Provided 3x USB 2.0, VGA, LAN, Audio,Webcamera with Microphone
O/S Provided Microsoft Windows Vista Home Premium
Battery Type Rechargeable Lithium-ion Battery
Power Supply External AC Adapter
Dimension (WHD) 294 x 36 x 226 mm
Weight 1.68 kg
Standard Warranty 1-year Limited Warranty by Authorized Distributor
Bundled Peripherals Carrying Case

11 Lisensi Software Pendukung 1 Paket

Windows Server 2008 Standard Edition
SQL Server 2008 Enterprise Edition
Anti Virus

12 Instalasi Jaringan 1 Paket

Instalasi dan implementasi Local Area Network > 100 m (Fiber optic dan UTP )

16
SOFTWARE
MINIMAL KEBUTUHAN TENAGA AHLI

DESKRIPSI JUMLAH
1 Team Leader/Project Manager 1
2 System Analyst Kearsipan 1
3 System Analyst 2
4 DB Specialist 4
5 Programmer 4
6 Aplikasi Designer 1
7 Networking Specialist 3

17