PANDUAN

PENGURUSAN

DIALOG PRESTASI
BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
SEPTEMBER 2015

PANDUAN PENGURUSAN
1

Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi (DP) boleh

diubahsuai mengikut kesesuaian di peringkat JPN dan PPD.

DP boleh dilaksanakan meliputi semua aspek dalam matriks

dashboard atau secara berfokus mengikut prioriti atau isu
kritikal.

DP peringkat PPD boleh dilaksanakan secara keseluruhan

melibatkan semua sekolah atau fokus kepada kelompok sekolah
seperti SMK, SK, SJKC, SJKT.

Pelaksanaan berdasarkan takwim, carta gantt dan pelan

pelaksanaan DP boleh diubahsuai tetapi mesti berdasarkan
kekerapan yang telah ditetapkan.

TAMBAH BAIK PENGURUSAN DP V2.0

Pemantapan Garis Panduan DP Versi 1.0

PEMBELAJ
DIALOG
ARAN
PRESTASI

Penetapan Kekerapan DP peringkat

KPM/JPN/PPD
Perincian Peranan Koordinator
JPN/PPD/Sekolah
Pengemaskinian peranan sektor/unit di
JPN/PPD
Pemantapan strategi pelaksanaan DP
Pemantapan prosedur Postdialog DP
Pemantapan Pengurusan Dokumentasi (SPK MS
ISO)Pengurusan Risiko
Pelan
Carta Aliran kerja

BAHAN PEMBENTANGAN
PENATARAN DIALOG
PRESTASI
SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
30 SEPTEMBER 2015

PPPM 2013 - 2025

MODEL DTP

DEFINISI DIALOG PRESTASI

DP
merupakan
forum
untuk
menyemak
prestasi berdasarkan data dan fakta, dan
diakhiri dengan satu set tindakan konkrit yang
perlu dilaksanakan oleh pihak JPN/PPD/Sekolah.

DP
merupakan
perancangan
jadual
pemantauan (checkpoint) yang berkala antara
pihak atasan dan bawahan untuk menilai dan
memastikan
penyampaian
berada
pada
landasan yang betul bagi mengekalkan
konsistensi pelaksanaan.

OBJEKTIF DIALOG PRESTASI :

Fokus dan akauntabiliti
Memantau prestasi
Mengenal pasti masalah
Penyelesaian masalah dan
sokongan
Mengemukakan isu

PERANAN DIALOG PRESTASI UNTUK

MENINGKATKAN PRESTASI

Persekitaran
Pengajaran & Pembelajaran
bermakna

Guru
Berkualiti

Pembelajaran
&
potensi murid

Pemimpin
Berkesan

Sokongan
PIBG & Komuniti
Satu usaha ke arah melahirkan modal insan unggul melalui persekitaran pembelajaran yang
menyeronokkan, penglibatan pembelajaran murid yang aktif dan bermakna dengan disokong
kepimpinan yang berkualiti / berwawasan, guru yang kompeten dan beraspirasi tinggi serta

DIALOG PRESTASI : PERANAN BPSH

(PDLC)
DEVELOPMENT 2

Melaksanakan penataran
bagi membantu JPN/PPD
untuk memahami dan
menterjemahkan
Pengurusan Dialog
Prestasi
DIALOG

Memantapkan dokumen
Panduan Pengurusan
Dialog Prestasi

PRESTASI

LEAD

Memastikan sistem
4penyampaian
dilaksanakan cekap dan
berkesan dengan
menyelia, menilai dan
membuat
penambahbaikan DP

Menyelaras, mengupaya
dan memudahcara JPN
dan PPD dalam
melaksanakan DP melalui
kunjung bantu

PLANNING
CONTROL

CHECK
Menyelia dan menilai bagi
memastikan pelaksanaan
DP di PPD/Sekolah
dilaksanakan dengan
cekap dan berkesan

Memastikan
PPD/Sekolah
4
membuat
penambahbaikan
/intervensi berdasarkan
rumusan keputusan
pelaksanaan DP

ACTION

DIALOG
PRESTASI

Melaksanakan DP

DO

PLANNING

Merancang pelaksanaan
DP berdasarkan dokumen
Panduan Pengurusan
Dialog Prestasi (SOP)

DIALOG PRESTASI : PERANAN

JPN/PPD (PDCA)

PELAKSANAAN DP
PERINGKAT

KEKERAPAN

NASIONA Setiap 4 bulan

L
sekali

PENGERUSI

SASARAN
UTAMA

KPPM

Semua JPN

NEGERI

Setiap 4 bulan
sekali

Pengarah
JPN

Semua PPD

DAERAH

Setiap 2 bulan

Ketua PPD

Semua PGB

K
E
A
H
LI
A
N

PERINGKAT KPM

PERINGKAT JPN

Pengerusi
KPPM

Pengerusi
PENGARAH JPN

Timbalan Pengerusi
TKPPM

Timbalan Pengerusi
TIMBALAN PENGARAH (PM)

Setiausaha
PENGARAH BPSH

Setiausaha
KOORDINATOR NEGERI

Timbalan Setiausaha
TIMBALAN PENGARAH SEKOLAH (PM)
Ahli
PENGARAH BAHAGIAN
PENGARAH JPN NEGERI
KOORDINATOR NASIONAL
WAKIL PADU
Urus Setia
SPA BPSH
PENYELARAS DASHBOARD

Ahli
SEMUA KETUA SEKTOR JPN
KPP BTPN
KETUA NAZIR NEGERI
KETUA PPD
KOORDINATOR PPD
Urus Setia
SPA JPN
PENYELARAS DASHBOARD ICT

K
E
A
H
LI
A
N

PERINGKAT PPDPERINGKAT SEKOLAH

Pengerusi
KETUA PPD

Pengerusi
PENGETUA/GURU BESAR

Timbalan Pengerusi
TIMBALAN PPD (PM)

Timbalan Pengerusi
GURU PENOLONG KANAN

Setiausaha
KOORDINATOR DAERAH

Setiausaha
KETUA BIDANG/KETUA PANITIA

Ahli
SEMUA KU
PEGAWAI PPD (YG BERKENAAN)
SEMUA PGB

Ahli
SEMUA KETUA BIDANG/PANITIA
SEMUA GURU
IBU BAPA (JIKA PERLU)

Urus Setia
UNIT AKADEMIK PPD
PENYELARAS DASHBOARD UNIT ICT

Urus Setia
KAUNSELOR SEKOLAH
PENYELARAS ICT

MATRIKS DASHBOARD
KEBERHASILAN
Kehadiran Murid
Peperiksaan Awam
Peperiksaan Dalaman
(SAPS)
Skor Komposit
Sekolah Band 1 & 2
Sekolah Band 6 & 7
Murid yang tidak
menguasai mata
pelajaran kritikal

INPUT

Disiplin Murid
Keberadaan Guru
Kualiti Guru (SKPM S4)
Kualiti Kepimpinan (SKPM
S1)
Bimbingan PPD
Lawatan Bimbingan
Ketua PPD
Kehadiran Guru (PROELT)
1BestariNET
Jumlah Kerosakan

STRATEGI PELAKSANAAN
DP
PRADIALO
G

SESI
DIALOG

POSTDIAL
OG

PENGURUSAN PRADIALOG
PERANCANGAN
(KERTAS
CADANGAN/
TAKWIM)

JADUAL DP/
KEMAS KINI
DATA

MEMASTIKAN
KEHADIRAN
AHLI

PENYEDIAAN
SURAT
MAKLUMAN/
MEMO

MENGURUS
LOGISTIK

PENYEDIAAN
BAHAN

PRE-COUNCIL/
TAKLIMAT
(jika perlu)

SESI DIALOG
MENCATAT
KEHADIRAN

PELAKSANAAN
MENGIKUT
AGENDA

MEMBENTANG
KAN
KEPUTUSAN

PENILAIAN
PROGRAM

MENCATAT
KEPUTUSAN

POSTDIALOG
SERAHAN MAKLUM
BALAS KEPADA AHLI
DP
(7 HARI BEKERJA
DARI TARIKH DP)

MENYEDIAKAN
LAPORAN &
PELAPORAN
KEPADA KETUA
(14 HARI BEKERJA
DARI TARIKH DP)

MEMBUAT TINDAK
SUSUL MAKLUM
BALAS

PENGURUSAN FAIL
& REKOD

MENGUMPUL
MAKLUM BALAS
(14 HARI BEKERJA
DARI TARIKH
SERAHAN MAKLUM
BALAS)

PERANAN KOORDINATOR NEGERI

1. Menganalisis data dashboard dan data berkaitan prestasi peperiksaan
sekolah pada peringkat negeri.
2. Mengenal pasti aspek/matriks yang perlu diberikan keutamaan dalam DP.
3. Menyediakan takwim dan jawatankuasa kerja DP peringkat negeri.
4. Melaksanakan taklimat/mesyuarat penyelarasan pada peringkat negeri.
5. Menyelaras dan melaksanakan DP peringkat negeri.
6. Membentangkan rumusan tindakan yang perlu diambil peringkat negeri.
7. Mendapatkan maklum balas dan tindakan susulan terhadap maklum balas
DP daripada PPD/pihak yang berkenaan.
8. Melaksanakan kunjung bantu berdasarkan maklum balas ke atas PPD terpilih
(sekiranya perlu).
9. Memaklumkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan untuk tindakan
susulan PPD.
10. Membentangkan dapatan kunjung bantu berdasarkan maklum balas dalam
DP seterusnya.
11. Menyediakan laporan pelaksanaan DP peringkat JPN/PPD/Sekolah kepada
KPM.

PERANAN KOORDINATOR DAERAH/PPD

1. Menganalisis data dashboard dan data berkaitan peperiksaan/prestasi murid
pada peringkat daerah.
2. Mengenal pasti aspek/matriks yang perlu diberikan keutamaan dalam DP.
3. Menyediakan takwim dan jawatankuasa kerja DP peringkat daerah.
4. Melaksanakan taklimat/mesyuarat penyelarasan pada peringkat daerah.
5. Menyelaras dan melaksanakan DP peringkat daerah.
6. Membentangkan rumusan tindakan yang perlu diambil pada peringkat
daerah.
7. Mendapatkan maklum balas dan tindakan susulan terhadap maklum balas
daripada PGB pada peringkat daerah.
8. Melaksanakan kunjung bantu berdasarkan maklum balas ke atas sekolah
terpilih (sekiranya perlu).
9. Memaklumkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan untuk tindakan
susulan PGB.
10. Membentangkan dapatan kunjung bantu berdasarkan maklum balas dalam
DP PPD seterusnya.
11. Menyediakan laporan pelaksanaan DP peringkat PPD/Sekolah kepada JPN.

PERANAN PENYELARAS SEKOLAH

1. Menganalisis data berkaitan peperiksaan/prestasi murid pada peringkat
sekolah.
2. Mengenal pasti aspek yang perlu diberikan keutamaan dalam DP.
3. Menyediakan takwim dan jawatankuasa kerja DP peringkat sekolah.
4. Melaksanakan taklimat/mesyuarat penyelarasan pada peringkat
sekolah.
5. Menyelaras dan melaksanakan DP peringkat sekolah.
6. Membentangkan rumusan tindakan yang perlu diambil oleh Ketua
Bidang/Ketua Panitia/guru yang terlibat.
7. Mendapatkan maklum balas dan tindakan susulan terhadap maklum
balas daripada Ketua Bidang/Ketua Panitia/guru yang terlibat.
8. Memaklumkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan untuk
tindakan susulan Ketua Bidang/Ketua Panitia/guru yang terlibat.
9. Menyediakan laporan pelaksanaan DP peringkat sekolah kepada
PGB/PPD.

PENGURUSAN FAIL & REKOD

(MS ISO 9001:2008)

an/Perkara yang perlu didokumentasikan:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Punca kuasa pelaksanaan DP (minit mesyuarat, surat arahan dan lain-lain dokumen)
Panduan Pelaksanaan (SOP)
Pelan tindakan penyebaran Garis Panduan Pelaksanaan kepada JPN/PPD/Sekolah
Takwim, carta perbatuan (gantt) dan pelan pelaksanaan DP
Surat atau memo pelaksanaan
Minit mesyuarat penyelarasan/pre-council berserta maklum balas
Rumusan keputusan DP
Pelaporan pelaksanaan DP
Tindak susul terhadap pelaporan pelaksanaan
Maklum balas rumusan keputusan DP
Tindak susul terhadap maklum balas rumusan keputusan DP
Bahan pembentangan DP
Maklumat lengkap kelulusan pakej (jika berkaitan)
Lain-lain bahan yang difikirkan perlu

PELAN PENGURUSAN RISIKO

INSIDEN RISIKO

TINDAKAN

Kekangan masa untuk

Boleh digantikan oleh Timbalan
mempengerusikan Dialog PPD (sahaja) berserta punca
Prestasi oleh Ketua PPD. kuasa.
Peringatan perlu diberikan secara
Pengumpulan maklum
berkala melalui memo, surat, ebalas yang tidak lengkap.
mel atau panggilan telefon.
Kekangan masa untuk
mengadakan Dialog
Prestasi.

Sediakan justifikasi kenapa DP

tidak dapat dijalankan.

Portal Dashboard Prestasi

Penyediaan data secara manual
KPM tidak dapat
dan data disimpan secara offline.
diakses.
Penetapan keahlian
peringkat JPN/PPD/
Sekolah

Boleh dibuat penyesuaian

mengikut arahan Pengarah/
Ketua PPD/PGB

CATATAN
Surat tanggung
kerja.
Bukti makluman/
peringatan yang
diberi
Minit perbincangan
Bahan
pembentangan
difailkan
Surat punca kuasa/
SKT

PELAN PENGURUSAN RISIKO

INSIDEN RISIKO

TINDAKAN

Kekangan masa untuk

melaksanakan tindak
susul maklum balas.

Tindak susul boleh dibuat dalam

DP berikutnya atau dilaporkan
dalam mesyuarat pengurusan.

Tarikh pelaksanaan DP
tidak berdasarkan
takwim/ perancangan

Sediakan punca kuasa perubahan

tarikh beserta justifikasi.

CATATAN
Bukti catatan minit

Bukti catatan
minit

CADANGAN AGENDA DIALOG

PRESTASI
Doa
Ucapan Alu-aluan Pengacara Majlis
Ucapan Pengerusi
Analisis Pencapaian
Laporan Prestasi Mengikut Matriks
Perbincangan/ Pembentangan/ Isu &
Kekangan
Rumusan & Penutupan

CONTOH SOALAN DIALOG PRESTASI

Cadangan Soalan:
1.Pencapaian Kedah dan Perlis masih jauh daripada sasaran. Berdasarkan DP Negeri
dan DP Daerah, apakah isu utama dan rumusan yang diputuskan bagi memastikan
pencapaian dapat dipertingkatkan dalam tempoh masa yang ada?
2.Mohon JPN Kedah dan Perlis memaklumkan tindakan/intervensi pecutan untuk
memastikan sasaran dapat dicapai.
PPD Gua Musang:
3.Apakah tindakan susulan DP Daerah bagi memastikan GP PPD 2.81 dapat dicapai?
4.Apakah isu yang menyebabkan tindakan susulan DP Daerah sukar dilaksanakan?
5.Apakah intervensi terbeza yang dilakukan oleh PPD Gua Musang untuk mencapai
ETR 2015?

CONTOH SOALAN DIALOG PRESTASI

Cadangan Soalan:
PPD Langkawi mencatatkan 0.27 (pencapaian terendah)
peringkat GP PPD
berbanding GP negeri.
1. Apakah isu yang dihadapi oleh PPD Langkawi sehingga
intervensi yang dirancang tidak membantu mencapai
sasaran.

CONTOH SOALAN DIALOG PRESTASI

Cadangan Soalan:
1. Berdasarkan DP yang telah
dilaksanakan sebelum ini,
apakah tindakan yang telah
dibuat oleh JPN Perlis untuk
meningkatkan % murid lulus
bagi sekolah-sekolah bawah
45%?
2.

Apakah isu-isu yang

dihadapi
oleh
JPN/PPD
sehingga
intervensiintervensi yang dilaksanakan
tidak membantu mencapai
sasaran?

CADANGAN JAWATANKUASA
PELAKSANA
Protokol/
Sambutan/
Persiapan
Tempat

Dokumentas
i

Rakaman
BTPN

Pendaftaran

ICT/ Siaraya

Makan/
Minum

Juruacara/
Doa

Peralatan/
Teknikal

Pengangk
utan

Pencatat

Moderator
(jika perlu)

BAHAN RUJUKAN

Softcopy Garis Panduan DP Versi 2.0

https://goo.gl/soMjNz
Softcopy slide pembentangan DPB
https://goo.gl/0PUy0g
Video DPB Zon Utara
https://goo.gl/nr2XG8
Video DPB Zon Sabah
https://goo.gl/oy6lbf
Video DPB Zon Sarawak
https://goo.gl/8Oj28p
Video DPB Zon Selatan
https://goo.gl/DIr58u

Sebarang cadangan mohon e-melkan kepada:

rubiaton.ibrahim@moe.gov.my
rubieey@gmail.com

DOKUMEN
TAMAT
TERIMA KASIH

SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
SEPTEMBER 2015