Anda di halaman 1dari 41

Teknik Informatika

Informasi

Sistem

BAB I
PENDAHULUAN
Kemajuan suatu teknologi saat ini memang sangat pesat. Sebuah teknologi
hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam orgnisasi.
Untuk mengembangkan sistem informasi, maka perlunya memahami prinsip, teknik,
dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami
bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi
informasi untuk mememuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasi
oleh seorang pemakai sistem informasi.
Kehadiran teknologi komputer juga dengan kekuatan prosesnya telah
memungkinkan pengembangan sistem informasi manajemen berbasis komputer.
Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan
menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pegambilan (retrieval) terhadap berbagai
data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat,
perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan
berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya teknologi di era modern ini, mengakibatkan
segala sesuatu yang memungkinkan diatur secara teknologi yang semakin canggih.
Usaha manusia untuk memunculkan terobosan baru di bidang teknologi tentunya
sangat mendukung

proses kerja yang awalnya memerlukan waktu relatif lama

menjadi dapat terselesaikan dengan waktu yang relatif singkat dengan hasil yang
memuaskan, walaupun dengan teknologi yang modern pengeluaran atau biaya
operasional yang diperlukan akan semakin banyak.
Pemanfaatan teknogi informasi merupakan salah satu cara dalam
menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaporan informasi yang ada.
Dengan adanya kerja sama antara petugas admin pada sistem informasi dalam
menangani sistem informasi manajemen dan pengelola/teknisi, maka pemanfaatan
teknologi informasi ini menjadi maksimal. Maka dikembangkanlah suatu aplikasi

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Sistem Informasi dalam menangani kendala dan proses pengembangan pada suatu
perusahaan besar ataupun kecil.
1.2 Tujuan Penulisan
1.

Merupakan tugas dari mata kuliah sistem informasi dan untuk


melatih mahasiswa dalam kemampuannya membuat suatu makalah
tentang sistem informasi manajemen.

2.

Untuk mengetahui bagaimana proses terbentuknya suatu sistem


informasi manajemen akademik yang sekarang dibutuhkan di
lembaga-lembaga pendidikan.

.
1.3 Pokok Pembahasan
Pada penulisan makalah ini diperlukan pokok-pokok pembahasan agar
sesuai dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya sehingga tujuan
penulisan dapat tercapai. Adapun pokok-pokok pemabahasan yang akan dibahas
dalam makalah ini, yaitu:
1.

Definisi sistem informasi, dan salah satu sistem informasi


manajemen akademik, konsep dari sistem informasi tersebut,
konsep dasar system informasi, perancangan sistem, analisa sistem.

2.

Definisi Sistem Informasi Akademik, skema desain arsitektur sistem


informasi akademik, manfaat dari sistem informasi manajemen
akademik.

1.4 Manfaat Penulisan


Adapun manfaat penulisan makalah ini adalah:
1.

Bermanfaat sebagai suatu proses belajar dalam membuat makalah.

2.

Dapat mengkaji lebih dalam tentang sistem informasi dan aplikasi


suatu sistem informasi.

3.

Bermanfaat sebagai suatu proses belajar untuk mengetahui mengenai


sistem informasi. Serta menambah pengetahuan sistem informasi.
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

BAB II
STUDI PUSTAKA
2.1

DEFINISI SISTEM
Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan
pada prosedurnya dan komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih
menekan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999: Sistem adalah suatu jaringan
kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.
Pendekatan sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekan
urut-urutan operasi di dalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis :
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen/bagian yang saling berhubungan atau
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai
berikut, Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing komponen
tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi
dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemen atau komponen yang
mendukungnya, yaitu :
1. Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.
2. Proses adalah suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukkan menjadi keluaran.
3. Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan
oleh pihak lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output
dapat merupakan input untuk sub sistem yang lain.
4. Umpan Balik merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari
penerapan suatu sistem. Umpan balik ini dapat menimbulkan keadaan yang

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

menguntungkan atau mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian


tentang keberhasilan sistem ditentukan oleh proses ini.
5. Mekanisme Kontrol, kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian
terhadap pelaksanaan akan kerja di dalam proses guna pencapaian sistem,
namun yang terpenting dari pengendalian adalah pengendalian yang
seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas sistem yang
tinggi.
6. Batasan merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luamya.
7. Tujuan Sistem (Goal Sistem), suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal)
atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem-sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuannya.
2.1.1Ciri-Ciri Sistem
Ciri-ciri Sistem yang mempunyai ciri-ciri diantaranya yaitu:
o Adanya tujuan yang jelas.
o Mempunyai struktur yang jelas berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
2.1.2Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya
yaitu:
Komponen Sistem (Components), Suatu sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerjasama
membentuk satu kesatuan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang
lebih besar yang disebut Supra Sistem.
Batas Sistem (Boundary), Batasan sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

lingkungan luarnya. Dimana suatu sistem dipandang sebagai satu


kesatuan yang menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environment), Lingkungan luar sistem adalah
apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Yang dapat bersifat menguntungkan atau merugikan sistem tersebut.
Penghubung Sistem (Interface)
2.2

DEFINISI INFORMASI
Menurut Davis dalam Abdul Kadir (2003:28) Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi
merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerima (Andri Kristanto, 2003: 6). Informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya (Jogiyanto, 1990:8). Informasi merupakan hasil proses data-data
yang beragam yang telah dibentuk sedemikan rupa sehingga sesuai dengan
permintaan pengguna, tentunya telah mengalami proses yang telah tersusun
dengan baik dan benar dengan kriteria yang diinginkan. Informasi hal yang sangat
penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi adalah data
yang telah diolah dan bermanfaat bagi yang membutuhkannya. Sumber dari
informasi adalah data. Data adalah kumpulan angka maupun karakter yang
mempunyai arti tertentu dan diambil dari realita atau kenyataan yang terjadi pada
suatu lokasi. Informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Data yang telah diolah.
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.
4. Digunakan untuk mengambil keputusan Penghubung sistem merupakan
penghubung antara satu subsistem dengansubsistem yang lainnya yang
memungkinkan adanya sumber-sumber dayamengalir dari satu sub sistem
dengan sub sistem yang lainnya.
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

5. Masukkan Sistem (Input), Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan


ke dalam sistem yang dapatberupa masukkan perawatan (Maintenance Input)
dan masukkan sinyal(Signal Input).
6. Keluaran Sistem (Output), Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang
diolah dan diklasifikasikanmenjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Keluaran dapat berupamasukan dari subsistem yang lain atau
kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process), Pengolah sistem akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives) Sasaran sistem sangat menentukan sekali
masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan.
2.3

DEFINISI SISTEM INFORMASI


Istilah sistem informasi menyiratkan suatu pengumpulan data yang
terorganisasi beserta tatacara penggunaannya yang mencakup lebih jauh
daripada sekadar penyajian. Istilah tersebut menyiratkan suatu maksud yang
ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara
penggunaannya. Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan
maksud pembuatannya tentu bergantung pada tiga faktor utama, yaitu:
1. Keserasiaan dan mutu data.
2. Pengorganisasian data.
3. Tatacara penggunaannya (Cook,1997)
Setiap sistem informasi menyajika tiga gatra pokok, yaitu:
1. Pengumpulan dan pemasukkan data.
2. Penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan penerapan
data, yang dalam hal sistem informasi terkomputer pada penayangan
(display) (Lynch, 1997). Suatu sistem informasi terkomputer pada asasnya
terdiri atas lima komponen yang menjadi sub-sistemnya (Knapp cit. Smith
et al, 1987), yaitu:
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Pelambangan (encoding) data dan pemrosesan masukan,

Pengolahan data,

Pengambilan kembali data,

Pengolahan dan analisis data, dan

Penayangan data.
Suatu sistem informasi dibuat untuk suatu keperluan tertentu atau untuk

memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka struktur dan cara kerja sistem
informasi berbeda-beda bergantung pada macam keperluan atau macam
permintaan yang harus dipenuhi. Oleh karena kepentingan yang harus dilayani
sangat beraneka, maka macam sistem informasi pun sangat beraneka. Namun
demikian, sistem informasi banyak tampakan (features) umum dan menghadapi
banyak persoalan yang mirip. Jadi, disamping perbedaan yang jelas terdapat
banyak persamaan anatar berbagai sistem informasi. Suatu persamaan yang
menonjol ialah semua sistem informasi menggabungkan berbagai ragam data
yang dikumpulkan dari berbagai sumber (Coppock & Anderson, 1987). Untuk
dapat menggabungkan data yang berasal dari berbagaisumber diperlukan suatu
sistem alih rupa (transformation) data sehingga menjadi tergabungkan
(compatible). Berapa pun ukurannya danapa pun ruang lingkupnya, suatu sistem
informasi perlu memiliki ketergantungan (compatibility) data yang disimpannya
(Moore, & awson, 1977). Ketergantungan dakhil ialah yang merupakan
tampakan umum suatu pokok suatu sistem informasi.
2.4

PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI


Sistem informasi tertua muncul setelah manusia mengenal sistem menulis
dan menggambar. Dengan sistem menulis dan menggambar orang dapat
mencatat dan menyimpan hal-hal yang dipikirkan secara lisan, dari mulut ke
mulut. Pda waktu itu orang belum mengenal cara menyimpan informasi,
sehingga jangkauannya dalam matra waktu dan ruang terbatas serta keterandalan
semata-mata ditentukan oleh daya ingat seseorang.
Naskah-naskah tertulis yang tertua bertanggal 3.250 SM berupa inskripsi
pada monumen dan piramid di Mesir. Setelah ditemukan bahan menulis yang
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

ringan, mudah dibawa dan lentur (lempeng lempung, pairus, lontar di


Indonesia), barulah naskah-naskah dapat disimpan dalam ruangan khusus. Waktu
itulah mulai berdiri perpustakaan tertua, berarti juga informasi tertua. Bangsa
Mesir mengenal perpustakaan sejak 3.200 SM dan bangasa Sumeria
(bermukmim di daerah Irak sekarang) mengenalnya sejak 2.700 SM (Gates,
1968). Sejak itu perpustakaan menjadi sistem informasi penting.
Sekarang makin banyak digunakan sistem informasi terkomputer,
meskipunmetode pengumpulan data tetap seperti semula. Yang berubah ialah
struktur data yang dapat menyimpan dan mengolah data dalam jumlah banyak,
mengotomatakan penanganan data yang mempercepat produksi informasi, dan
memproduksi serta menganalisis secara lebih lentur (Coppock & Anderson,
1987). Fungsi suatu sistem informasi ialah meningkatkan kesanggupan seorang
pengguna membuat keputusan dalam penelitian perencana, dan pengelolaan
(Smith et al., 1987).
2.5

KONSEP DASAR
2.5.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan
sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu
sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut
pengertian sistem secara umu, yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
2.5.2 Konsep Dasar Informasi

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari


pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang
nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi
merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi
untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.
2.5.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan

kebutuhan

pengolahan

transaksi

harian

yang

mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan


kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan
sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan
dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan,
mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi
yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan
sistem lainnya.

DATA

KEBUTUHAN PEMAKAI

DATA

INFORMASI
PROSES

DATA

METODE
Gambar1. Transformasi Data menjadi Informasi
2.6

KOMPONEN DAN ELEMEN SISTEM INFORMASI


2.6.1 Komponen Sistem Informasi

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut


blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input,
komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen
hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen
kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang
lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input, Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem
informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap
data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
2. Komponen model, Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur,
logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan
data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan
untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output, Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang
merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi, Teknologi merupakan tool box dalam sistem
informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan
model,

menyimpan

dan

mengakses

data,

neghasilkan

dan

mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem


secara keseluruhan.
5. Komponen hardware, Hardware berperan penting sebagai suatu
media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi
sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah
dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar
dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software, Software berfungsi sebagai tempat untuk
mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari
hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data, Basis data (database) merupakan kumpulan
data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain,
tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

10

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data


untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam
basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi
yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data
diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang
disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol, Banyak hal yang dapat merusak sistem
informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
ketidak

efisienan,

sabotase

dan

lain

sebagainya.

Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan


bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
TEKNOLOGI

INPUT

Software
MODEL
OUTPUT

Hardware

KONTROL

BASIS
DATA

Gambar2. Interaksi Sistem Informasi


2.6.2 Elemen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari elemene-lemen yang terdiri dari
orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan
komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen
fisik, yaitu:

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

11

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

1. Orang, Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator


komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan
manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur, Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan
karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan
dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi
untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi
pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras, Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri
atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan
penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak, Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama:
Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian
dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian
sistem komputer.
Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan.
Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara
spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data, File yang berisi program dan data dibuktikan dengan
adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk,
magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak
dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.
6. Jaringan komputer, Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan
komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu
kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa
kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat
saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data, Komunikasi data adalah merupakan bagian dari
telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau
pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan
piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan
melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

12

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian


vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan
infrastruktur

yang

memungkinkan

komputer-komputer

dapat

berkomunikasi satu sama lain.

PROSEDU
R

ORANG

PERANGK
AT LUNAK
BASIS
DATA

SISTEM
INFOR
MASI

PERANGK
AT KERAS
JARKOM
&
KOMDAT

Gambar3. Hubungan Elemen Sistem Informasi.


2.7

ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SITEM INFORMASI


2.7.1 Arsitektur Sistem Informasi
Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi
masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang
efektif dan efisiendiperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan
evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Guna dari sistem
yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam
berkompetisi.
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

13

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam


organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu
diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan
melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut:
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan
sesuai dengan design.
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi
sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan
hasil evaluasi yang ada.
Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang

digunakan untuk

memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per


bagian, yaitu:

IDE

DESIGN

PELAKSANAAN

EVALUASI

Gambar4. Tingkatan-tingkatan dalam Sistem Informasi


2.7.2 Klasifikasi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu
komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang
berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem
tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa
sudut pandang, diantaranya :
o Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

14

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan


Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem
komputer.
o Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem
buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi
manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem
informasi berbasis internet merupakan contoh human machine
system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia.
oSistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah
laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung
unsur probabilistik.
oSistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi
oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup
adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur
tangan pihak luar.
2.8

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI


Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari
sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama
diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi
(System Development Life Cycles - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb :
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

15

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan


solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program,
prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem informasi.
3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang
diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat.
Melakukan

instalasi

dan

testing

terhadap

perangkat

keras

dan

mengoperasikan perangkat lunak.


4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan
pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan
perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan
seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan
model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti
prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
2.9

ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat
berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan
sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi
untuk mendukung organisasi.
3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
Batasan Analisis Sistem:

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

16

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan
umum, sbb:
1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? Atau
2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem
lama yang sudah ada?
Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1. Informasi apakah yang dibutuhkan?
2. Oleh siapa?
3. Kapan?
4. Dimana?
5. Dalam bentuk apa?
6. Bagaimana cara memperolehnya?
7. Dari mana asalnya?
8. Bagaimana cara mengumpulkannya?
Proposal mengadakan analisis sistem, berisi:
1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis
7. Jadwal tentatif analisis
Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
1. Sistem yang ada
2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orangorganisasi atau fungsi ada
3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal,
textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem
Kerangka Analisis:

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

17

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi):


menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta
informasi yang dihasilkan.
2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang
diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
3. Analisis terhadap input dan output. Dalam analisis ini digunakan teknik
dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and
document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll),
decision table and matric
Laporan hasil analisis:
Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi
masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama
proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk
desain awal
7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk
dalam desain sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk
kelayakan untuk proses selanjutnya.
Katagori aspek kelayakan:
1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi
biasa operasional organisasi.
3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang
yang menjalankan organisasi

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

18

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti


PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau
tidak.
Hasil akhir analisis sistem (keputusan):
1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.
3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan
subsistem lain.
4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses
dilanjutkan ke desain awal. Siklus pengembangan sistem menurut
J.F.Kelly;
1. Penelitian sistem
a.

Definisi ruang lingkup.

b.

Studi penelitian.

2. Analisis dan desain sistem


a.

Studi penelitian

b.

Pengumpulan data dan analisis

c.

Desain sistem

d.

Rencana implementasi

3. Pengembangan sistem
a.

Pengembangan

b.

Pengetesan

c.

Pengoperasian

d.

Perawatan

Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;


1. Konsepsi sistem
2. Analisis pendahuluan
a. Pendefinisan masalah pendahuluan
b. Investigasi
c. Persiapan usulan sistem
3. Desain sistem
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

19

Teknik Informatika
Informasi

a.

Analisis terinci

b.

Mendesain keputusan

c.

Mendesain sasaran

d.

Rancang bangun sistem

Sistem

4. Pemrograman
a.

Memecahkan kembali rancang bangun

b.

Mengembangkan bagan alir secara garis besar

c.

Menulis instruksi program

d.

Merakit program

e.

Mempersiapkan data untuk tes

f.

Melakukan pengetesan

g.

Mengecek hasil

h.

Mendiagnosa kesalahan

i.

Membetulkan program

j.

Memulai pengetesan sistem

5. Dokumentasi
6. Instalasi sistem
7. Operasi sistem

2.10 Perancangan Sistem


Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan
desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada
bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man,
machines, material, money dan methods.
2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai
selama fase analisis sistem.
3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

20

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card,


atau computer base.
5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify,
arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.
Langkah dasar dalam proses desain:
1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya
berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari
abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model),
berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan
fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan

kendala-kendala

organisasi

(applying

organizational

contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem


yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan
fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability,
cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life
expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah
model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi
sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan
total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing
activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan inputproses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:
a. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan
sistem (systems goal)
b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan
output tersebut
c. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk
membangun field informasi yang diperlukan.

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

21

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk


mengolah input menjadi output yang diperlukan.
e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang
disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang
dibutuhkan diperoleh.
g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk
memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik
data.
h. Berdasarakan

kendala-kendala

pembangunan

sistem,

prioritas

pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan


pemrosesan yang ekstrim.
i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan
data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk
manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
a.

Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem


termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan
kebutuhan user dan desain sistem.

b.

Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem


yang akan diajukan.

c.

Menampilkan

semua

sumber

daya

yang

tersedia

untuk

mengimplementasikan dan merawat sistem.


d.

Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang


mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi
mengandung hal-hal di atas.
2.11 Prinsip Dasar Desain
Ada 2 prinsip dasar desain, antara lain:
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

22

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana


yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama
dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang
memiliki

idependensi

rendah

menjadi

modul-modul

(subsistem

fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi


mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7
subsistem fungsional, antara lain: data collection, data processing, file
update, data storage, data retrival, information report dan data
processing controls.
Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem
informasi:
1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem
informasi.
2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk merecord, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah
semakin akurat.
3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak
dimasukkan lagi ke sistem.
4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil
dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari
kebutuhan informasi.
7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di
kumpulkan.
8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses
selanjutnya.
9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas
prosesing yang besar dilakukan.
10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada
kendala sistem.
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

23

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan
audit.
13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis
data.
14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara
periodik.
16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan
terakhir.
Untuk menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan lebih dari
sekedar perangkat permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke waktu
berubah sesuai dengan perkembangan teknologi. Siklus ini cenderung menglami
perubahan yang berarti dengan ditemukannya bahasa generasi keempat dan
terakhir generasi kelima dimana pendekatan dengan paradigma object-oriented
dan kompatibilitas antar model. Pada dasarnya ada dua metode pendekatan
dalam membangun sistem, yang pertama yaitu topdown. Pada metode ini sistem
yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke
arah yang lebih deskriptif.
Metode ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari
aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya
sebuah kran pada kamar mandi. Metode kedua yaitu bottom-up, dimana sistem
dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan
mobil. Pada awal 1980_an mulai dikenal teknik pendesainan terstruktur dengan
menggunakan konsep pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan
pemrograman dapat dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang
salah ketika implementasi maka dilakukan survey, analisa dan desain ulang yang
menggantikan metode pendesainan klasik yang cenderung serial. Pada
prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :
o

Survey: berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahankesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan,
mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

24

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin
di atas.
o

Analisa sistem: menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai


menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.

Desain: mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

Implementasi: merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.

Uji coba desain: menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.

Testing akhir: menguji sistem secara keseluruhan.

Deskripsi prosedur: pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk


pemakaian dan pengoperasian.

Konversi database: mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti


jamak pada sistem sebelumnya.

Instalasi: aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima


manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.

BAB III
SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

25

Teknik Informatika
Informasi

3.1

Sistem

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK


Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan
melakukan proses kegiatan akademi yang melibatkan antara mahasiswa, dosen,
administrasi akademik, keuangan dan data atribut lainnya. Sistem informasi
Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan
kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi belajarmengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademi
baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada
kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik.
Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi
keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem
Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa
bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan di
bawah Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan
transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan
proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik.

3.2

Deskripsi Modul
Dijelaskan beberapa modul yang berkaitan dengan Sistem Informasi
Akademik, yaitu:
3.2.1

Modul Registrasi Mahasiswa, terdiri dari proses registrasi ulang


dimana mahasiswa melakukan pendaftaran ulang dengan mengisi
formulir, berupa form manual ataupun form entry yang berbasis web
(Front End Web), pencetakan kartu status sementara, update data antara
mata kuliah, jadwal, dosen dan mahasiswa.

3.2.2

Modul Administrasi Keuangan


o Sub modul transaksi pembayaran dilakukan pada bagian administrasi
keuangan, dimana terdapat aplikasi berupa form entry untuk dataInstitut Teknologi Adhi Tama Surabaya

26

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

data pembayaran dan melakukan update terhadap data mahasiswa &


pencentakan slip pembayaran.
o Sub modul Monitoring, dilakukan pengecekan data terhadap datadata mahasiwa yang belum melakukan pembayaran secara lunas,
sehingga data-data mahasiswa secara administrasi keuangan dapat di
monitor. Proses ini mendukung modul register dimana terjadi
pengecekan terhadap mahasiswa yang sudah/belum membayar
tunggakan, sehingga hanya mahasiswa yang telah membayar
tunggakan dapat melakukan proses registrasi.
o Sub modul Pelaporan, ditujukan untuk melakukan kegiatan
pelaporan data keuangan, laporan berkala ataupun laporan harian
transaksional. Modul ini dapat dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan sistem.
3.2.3

Modul Internal Akademik


o Sub modul transaksi, dimana dilakukan proses entry terhadap datadata dosen, kelas, jadwal, status, dan informasi tambahan yang
dibutuhkan. Pada modul ini aplikasi dapat dikembangkan baik secara
web ataupun dengan menggunakan Visual Programing.
o Sub Modul Monitoring dimana dilakukan monitoring data terhadap
kegiatan belajar mengajar dimana terdapat proses absensi terhadap
data mahasiswa dan statistik data mahasiswa.
o Sub Modul Pelaporan, terdapat proses pembuatan pelaporan
terhadap kegiatan belajar mengajar yang dibuat secara terstruktur,
sehingga informasi tersebut merupakan informasi yang valid untuk
kegiatan pelaporan, baik pelaporan harian ataupun pelaporan
terjadwal.

3.2.4 Modul Kepegawaian

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

27

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

o Sub Modul transaksi Pegawai , sub modul yang ditujukan untuk


pengolahan data pegawai, absensi, status, pangkat, cuti, indeks
prestasi, gaji dan data atribut yang bersangkutan dengan pegawai.
o Pelaporan & statistik
3.2.5 Modul Penerimaan Mahasiswa Baru
Modul ini melakukan proses penerimaan mahasiswa baru, dilakukan
secara online melalui web. Pada modul ini terdapat entry data berupa
data-data calon mahasiswa yang akan mendaftar ujian masuk,
pencetakan kartu tanda ujian, transaksi data dan pelaporan data transaksi
pendaftaran.
3.3

SKEMA DESAIN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Gambar5. Skema Desain Arsitektur Sistem Informasi Akademik


Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

28

Teknik Informatika
Informasi

3.4

Sistem

SKEMA NETWORK DAN HARDWARE PENDUKUNG

Gambar6. Skema Network dan Hardware Pendukun

3.5

SEKILAS TENTANG SISTEM INFORMASI AKADEMIK


Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi
kebutuhan Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang
terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing
dan kualitas SDM yang dihasilkannya.
Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data
nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen)serta administrasi
fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan
Software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.
Sistem Informasi Akademik juga telah disesuaikan dengan kebutuhan
Perguruan Tinggi termasuk pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program
Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) yang diserahkan kepada DIKTI setiap semester
secara OTOMATIS.

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

29

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

KEUNGGULAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK


1.

User Friendly, Disain tampilan dan menu-menu Sistem Informasi


Akademik mudah dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi
penting yang ingin disampaikan.

2.

Sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi, Sistem Informasi Akademik


dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan sistem akademik pada
Perguruan Tinggi seperti sistem pengambilan mata kuliah, format transkrip
nilai, pengelolaan data mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi
dan lain-lain.

3.

Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-034), Sistem Informasi


Akademik dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan EPSBED
(Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) sk-034 dari DIKTI.
Sehingga laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat
karena diambil dari transaksi kegiatan harian instansi Anda.

4.

Menekan Biaya Operasional, Sistem Informasi Akademik terbukti


efektif memangkas biaya operasional pengelolaan data akademik terutama
dalam hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat tulis kantor (ATK).

5.

Berbasis Web/Jaringan, Sistem Informasi Akademik dapat digunakan


dalam

sebuah

jaringan

lokal

(LAN) maupun

internet

sehingga

memudahkan koordinasi dan efekti kerja.


6.

Bebas biaya lisensi untuk komputer client, Biaya lisensi software hanya
dikenakan pada komputer server. User berhak/dibebaskan menggunakan
komputer client tanpa dibebani biaya tambahan, berapapun jumlah
komputer client yang digunakan.

7.

Dikembangkan

secara

dikembangkan

secara

konsisten
ber

Sistem

kesinambungan

Informasi
dan

Akademik

konsisten

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

demi

30

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

meningkatkan kemampuannya terutam dalam penyesuaian dengan versi


terbaru dari sistem laporan EPSBED ke DIKTI.
8.

Perbaikan Bug/Error jarak jauh, Kami menjamin bug program (jika Anda
temukan) akan kami tangani dan perbaiki dengan segera, walaupun lokasi
instansi Anda jauh dari kantor kami. Update perbaikan bug akan segera
kami upload server trac kami.

9.

Fiturnya Lengkap.
Sistem Informasi Akademik memberikan kemudahan dalam mengelola:

Data Badan Hukum dan Perguruan Tinggi Data [Fakultas Departemen Program studi] Data Dosen, Data Mahasiswa, Data Alumni, Data Mata Kuliah,
Data Dosen Pengajar Mata Kuliah, Data Komponen Nilai Mata Kuliah, Data
Nilai Mahasiswa, Transkrip Nilai Konversi Nilai Mata Kuliah, Keuangan
Mahasiswa, Bahan Kuliah, Data Referensi DIKTI Migrasi, Data ke Laporan
EPSBED (SK-034 DIKTI), Back up Data Dan data penunjang lainnya
Sistem Informasi Akademik dikembangkan secara aktif dan kontinu.
Setiap pengguna Sistem Informasi Akademik berhak memberikan masukanmasukan positif berdasarkan kebutuhan mereka. Setiap usulan dan saran yang
disampaikan akan diterima kami, selanjutnya akan di filter saran mana yang
akan direalisasikan dan mana yang tidak. Hasil update akan diberikan secara
GRATIS* kepada seluruh pengguna Sistem Informasi Akademik. (*Khusus
untuk upgrade diluar perubahan format laporan dari DIKTI).

3.6

FITUR MODUL
3.6.1

Modul Data Civitas Akademika (MODUL DCA)


o Registrasi
Modul ini berguna untuk melakukan proses registrasi baik untuk
mahasiswa baru maupun mahasiswa lama (pendaftaran ulang).
Modul ini digunakan pada saat proses registrasi mahasiswa oleh
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

31

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

petugas yang melayani proses registrasi. Aplikasi ini berfungsi


mengumpulkan informasi registrasi dan mengintegrasikan ke dalam
sistem database.
o Kartu Tanda Mahasiswa
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dapat dicetak setelah pendaftaran
mahasiswa selesai dilakukan. Data KTM dapat di-export ke Excel
untuk diproses lebih lanjut, misalnya dicetak pada kartu plastik,
magentik, ATM, dan sebagainya.
o Biodata
Modul ini digunakan untuk mencari biodata lengkap seorang
mahasiswa, meliputi data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan,
dan sebagainya.

Biodata Personal: Berisi biodata personal mahasiswa,


meliputi NIM, Nama, Kelahiran, Alamat, Jenis kelamin,
Golongan Darah, Agama, serta Asal akademik mahasiswa.

Biodata Personal Tambahan: Berisi biodata keluarga


mahasiswa, meliputi Nama, Alamat, Penghasilan dan
Pekerjaan Orang Tua, serta data Saudara.

Biodata Riwayat Pendidikan, meliputi Jalur Diterima


(Nomor Tes), Asal Sekolah, Nilai Ijazah, Tahun Lulus, serta
Asal Perguruan Tinggi untuk siswa pindahan.

Biodata Pelanggaran: Berisi Jenis, Tanggal dan Keterangan


pelanggaran yang pernah dilakukan.

Biodata Dosen Wali dan Data Akademik per Semester


Menampilkan data dosen wali yang ditunjuk, asal akademik
serta pencarian dosen berdasarkan NIP.

3.6.2

Modul Data Nilai Akademik (MODUL DNA)

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

32

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

o Biodata Akademik: Berisi Status Akademik, IP Kumulatif dan per


Semester, dan Beasiswa yang pernah diperoleh, lama dapat kerja
dari tamat, lama siswa mengerjakan TA, lama kuliah, dll.
o Biodata Kegiatan: modul biodata kegiatan menampilkan kegiatan
yang diprogram sebagai mata kuliah dan kegiatan yang bukan
merupakan mata kuliah terprogram.
o Grafik Prestasi: menampilkan pergerakan Indeks Prestasi dan
jumlah SKS yang ditempuh setiap semester.
o Kurikulum: Berisi database kurikulum daftar yaitu matakuliah apa
saja yang harus diberikan kepada setiap mahasiswa, jumlah SKS,
pada semester genap atau ganjil, matakuliah wajib maupun pilihan,
pada setiap Jurusan per Semester dalam suatu tahun ajaran. Sistem
dapat menampung lebih dari satu set kurikulum yang terdiri dari
beberapa paket matakuliah yang berbeda-beda. Ini diperlukan jika
suatu saat terjadi perubahan kurikulum.
o Kartu Rencana Studi: modul ini berguna untuk mengatur data Kartu
Rencana Studi (KRS) setiap mahasiswa, yaitu database jadwal
kuliah mana saja pada suatu semester yang diambil oleh seorang
mahasiswa yang sudah terdaftar. KRS seorang mahasiswa dapat
ditambahkan dan dikurangkan secara fleksibel dari daftar
matakuliah sesuai kurikulum.
o Kartu Hasil Studi: modul ini berguna untuk mengisi Nilai Ujian
mahasiswa per Matakuliah, baik untuk semester ini maupun
semester sebelumnya.
o Transkrip Akademik: setiap semester, Judul Skripsi dan Informasi
Akedemik mulai dari semester pertama sampai selesai, IP per
semester dan IP Kumulatif. Termasuk di dalamnya adalah
pencetakan transkrip nilai.
o Analisa Biodata: menampilkan grafik analisa non-akademik
mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Biodata Personal
Mahasiswa.
o Analisa

Akademik:

menampilkan

grafik

analisa

akademik

mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Akademik Mahasiswa.


Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

33

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

o Aplikasi Migrasi Data: aplikasi ini digunakan memindahkan datadata akademik dari sistem lama ke dalam sistem yang baru,
sehingga data lama masih dapat dibaca oleh sistem yang baru.
Karena perbedaan kelengkapan struktur data, tidak semua informasi
dalam sistem baru dapat terisi oleh data lama.
o Aplikasi Akunting: Sistem dapat diintegrasikan dengan module
tambahan Akunting yaitu Modul KA (Keuangan Akademik) untuk
mengotomatisasi proses-proses yang berkaitan keuangan dan
pembuatan laporan-laporan keuangan.

3.7

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK


3.7.1

Fasilitas Untuk Umum (Tanpa Perlu Login)


o

Masuk SIMAK tanpa perlu username dan password

Dapat melihat informasi berikut;

Daftar mahasiswa dengan mengetahui nama (bagian nama),


angkatan tertentu, dan jadual kuliah/uas-nya

Daftar dosen dan jadwal mengajarnya.

Informasi2 terbaru yang dikirim oleh mahasiswa/dosen atau bagian


tata usaha.

Dapat mengirim pesan pribadi kepada dosen, pengurus prodi,


jurusan, fakultas atau universitas menggunakan fasilitas forum.
Khusus bagi alumni dapat menginformasikan sesuatu yang
bermanfaat

bagi

almamaternya

seperti

misalnya

lowongan

pekerjaan, donatur dan informasi penting lainnya.


3.7.2

Fasilitas Untuk Mahasiswa


Melalui komputer umum yang dipasang di ruang umum mahasiswa
dapat login dengan NIM dan password untuk:
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

34

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Melihat Nilai ujian terbaru

Melihat Informasi jadwal Kuliah dan aktifitas lainnya.

Melihat pengumuman

Mencetak Transkrip Nilai dan KHS.

Memilih Mata Kuliah yang diinginkan dan mencetak KRS.

Kotak surat pribadi, mahasiswa dapat mengecek apabila terdapat


pesan khusus dari dosen misalnya mengenai informasi quis,
perubahan mid semester, atau tugas.

Bila frekwensi penggunaan komputer tinggi, maka dapat dibuat


aturan

otomatis

misalnya

setiap

mahasiswa

hanya

dapat

menggunakan komputer 10 menit perhari, agar mahasiswa lain


mendapatkan kesempatan mengakses informasi.
o

Mahasiswa dapat mendaftar kegiatan akademik misalnya KKN,


Magang.

Mengirim informasi tertentu agar dapat dibaca oleh publik, namun


informasi bisa tampil setelah diloloskan oleh staf tata usaha.

Dapat bergabung dengan berbagi topik pada forum yang sudah


disiapkan sehingga mahasiswa dapat berkomunikasi dengan
mahasiswa lainnya atau mengirim surat pribadi dengan dosen
pengampu matakuliah.

3.7.3

Fasilitas Untuk Dosen


Dosen juga dapat memanfaat komputer mana saja asal terhubung dengan
komputer server, dengan password pribadi dosen dapat melihat:
o

Data lengkap mahasiswa

Daftar mahasiswa dibawah perwaliannya untuk informasi krs, khs,


transkrip nilai, dan evaluasi belajar (4, 8 dan 14 semester),

Daftar mahasiswa dibawah bimbingannya (kerja praktek dan tugas


akhir),

Jadwal kuliah, pembuatan soal uas dan pengawas uas sesuai dengan
matakuliah yang diambil,
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

35

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Jadwal mengajar dosen lainnya,

Kotak surat pribadi, dosen dapat mengecek apabila terdapat pesan


khusus dari mahasiswa.

Daftar lengkap nilai mahasiswa dan grafik perkembangan prestasi


mahasiswa

Input data nilai khusus untuk matakuliah yang diajarkan.

Mengirim pesan kebeberapa mahasiswa sekaligus atau ke kelas


tertentu.

Mengirim informasi tertentu agar dapat dibaca oleh publik,


informasi yang dikirim oleh dosen dapat langsung tampil tanpa
harus diloloskan oleh staf tata usaha.

Dapat bergabung dengan berbagi topik pada forum yang dapat


disiapkan sendiri sehingga dosen dapat berkomunikasi dengan
mahasiswa untuk matakuliah yang diampu (misalnya untuk
memberikan tugas atau pengumuman lainnya) maupun dengan
rekan sejawat menggunakan pesan pribadi.

3.7.4

Staf BAK
Siklus kegiatan akademik seluruhnya dicatat disini. Dimulai dari
pembuatan jadual kuliah/uas hingga perekaman nilai yudisium. Fitur
lengkapnya sbb:
a. Mengirim informasi jadwal kuliah dan jadwal ujian.
b. Melihat dan mencetak data lengkap mahasiswa
c. Kotak surat pribadi, staf dapat mengecek apabila terdapat pesan
khusus dari mahasiswa dan dosen
d. Daftar lengkap nilai mahasiswa dan grafik perkembangan prestasi
mahasiswa
e. Mengisi/merevisi krs, kondisi ini dimaksudkan (oleh karena suatu
alasan) jika prodi/jurusan belum siap untuk pegisian krs secara online
oleh mahasiswa,
f. Mencetak daftar hadir kuliah, kartu ujian dan daftar hadir ujian akhir
semester,
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

36

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

g. Setelah yudisium nilai akhir dapat segera dimasukkan


h. Mencetak surat pemberitahuan kepada orangtua/wali mahasiswa
mengenai kemajuan belajar, evaluasi belajar dan surat peringatan 1 (4
semester, 45 sks, ipk>=2), peringatan 2 (8 semester, 100 sks, ipk>=2)
dan peringatan 3 (14 semester, 147 sks, ipk>=2),
i. Mencetak (secara masal) khs untuk dikirimkan pada ortu/wali
j. Mengisi data kehadiran dosen dalam kelas dan jumlah peserta ujian
akhir semester dan mencetak daftar sebaran nilai bagi setiap dosen
pengampu matakuliah (daftar waskat),
k. Mencetak transkrip akademik untuk mahasiswa yang akan diwisuda,
l. Memasukkan data mahasiswa yang baru lulus sebagai anggota alumni
baru.
m. Input data nilai khusus untuk seluruh matakuliah.
n. Mengirim pesan kebeberapa mahasiswa sekaligus atau ke kelas
tertentu.
o. Menginput Informasi terbaru atau pengumuman.
p. Meloloskan atau menghapus informasi yang dikirimkan oleh
mahasiswa.
3.7.5

Fasilitas Keuangan
Fitur ini khusus tersedia untuk Modul KA fiturnya adalah sbb;
o

Penetapan tagihan awal semester, termasuk biaya mahasiswa baru


seperti gedung, osmaba dan biaya lainnya,

Sistem dapat dihubungkan secara online/semi-online dengan bank


tempat pembayaran spp mahasiswa (juga untuk biaya lainnya),

Mencetak

struk

pembayaran

tagihan

(mengangsur)

dan

mengaktifkannya agar mhs dpt mengisi krs secara online,


o

Mencetak struk pembayaran tagihan lain-lain seperti cuti, biaya


wisuda dan biaya lainnya,

Laporan penerimaan pembayaran harian, mingguan, bulanan per


jurusan/prodi atau total seluruh jurusan,

Laporan mahasiswa menunggak pembayaran semester sebelumnya,


Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

37

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Laporan rekap piutang mahasiswa per jurusan/prodi atau total


seluruh jurusan.

3.7.8 Fasilitas Manajemen (Untuk Pimpinan)


Fitur ini khusus tersedia untuk Modul KA dimaksudkan agar pihak
manajemen dapat mengetahui dengan cepat berapa besarnya dana yang
dapat dikumpulkan dari mahasiswa, tunggakan semester sebelumnya dan
penerimaan cash setiap hari. Selain itu manajemen juga dapat mengawasi
(cross check) jumlah penerimaan dengan jumlah sks dari bagian
akademik. Informasi lainnya yang penting adalah manajemen dapat
membagi tugas mengajar secara lebih adil dengan melihat jumlah sks
mengajar setiap dosen.

3.8

GAMBARAN SISTEM
1. Aplikasi di install di komputer server, komputer tersebut tidak terdapat
monitor dan tidak boleh ada yang memakainya demi keamanan data.
2. Aplikasi dapat diakses dari komputer yang telah dihubungkan dengan jaringan
LAN kabel atau wireless ke komputer server.
3. Setiap menggunakan operasi pada aplikasi, terdapat username dan password
sehingga apapun yang dilakukan oleh pengguna tsb dicatat dan disimpan
dalam database dalam format data yang detail.
4. Untuk alasan keamanan data, komputer server tidak terhubung dengan internet
yang artinya data di server tidak dapat diakses dari internet.

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

38

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

BAB IV
KESIMPULAN
Dari hasil makalah tentang Pengenalan Sistem Informasi Akademik, dapat
saya simpulkan beberapa, yaitu:
1.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang


mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.

2.

Kriteria dari sistem informasi antara lain fleksibel, efektif dan efisien.

3.

Tujuan dari suatu sistem informasi adalah menciptakan suatu wadah


komunikasi yang efisien dalam bidang bisnis.

4.

Sistem informasi akademik merupakan sistem informasi yang memanfaatkan


secara maksimal kegunaan dari komputer dan juga jaringan computer dalam
menangani persoalan dalam akademik.

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

39

Teknik Informatika
Informasi

5.

Sistem

Sistem informasi akademik berbasis internet merupakan suatu sistem dimana


interaksi manusia dan komputer menjadi peranan yang sangat penting
membantu dalam akademik.

BAB V
PENUTUP
Saya selaku penyusun makalah tentang Pengenalan Sistem Informasi
Akademik ini telah menyelesaikannya dengan sebaik-baiknya dengan tujuan agar
pembaca dapat mengerti tentang pembelajaran dasar mengenai Sistem Informasi
khususnya dalam Sistem Informasi Manajemen Akademik mulai dari pengertian
sampai ke inti pokok bahasannya. Dan saya juga mengucapkan terima kasih kepada
pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu saya dalam pengerjaan makalah
ini. Sehingga pembelajaran mengenai sistem informasi ini pun dapat terjelaskan
dengan baik. Penyusunan makalah ini belum cukup sempurna dalam penyampaian
dari informasi-informasi mengenai dasar-dasar system informasi khususnya akademik
yang sebenarnya maka saya juga memohon maaf jika terdapat kesalahan. Terima
kasih semoga makalah ini berguna bagi kita semua. Amin.
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

40

Teknik Informatika
Informasi

Sistem

Penyusun

Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya

41