Anda di halaman 1dari 75

K E P U T U S A N M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A

NOMOR 9
TAHUN 2016
TENTANG
P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S
PADA K E M E N T E R I A N A G A M A
D E N G A N R A H M A T T U H A N Y A N G MAHA E S A
M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,
Menimbang

: a. b a h w a dalam r a n g k a m e n i n g k a t k a n tertib a d m i n i s t r a s i
k e d i n a s a n serta efisiensi k o m u n i k a s i d a n informasi
a n t a r u n i t organisasi, p e r l u ditetapkan t a t a n a s k a h dinas
p a d a Kementerian Agama;
b. b a h w a
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
d i m a k s u d d a l a m b u r u f a, p e r l u m e n e t a p k a n K e p u t u s a n
Menteri Agama tentang Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s
p a d a Kementerian Agama;

Mengingat

1. Undang-Undang
Nomor
7 Tabun
1971
tentang
Ketentuan-Ketentuan
Pokok
Kearsipan
(Lembaran
Negara Republik Indonesia T a b u n 1971 Nomor 3 2 ,
T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor
2964) sebagaimana telab diubab dengan
UndangU n d a n g Nomor 4 3 T a b u n 2 0 0 9 tentang K e a r s i p a n
(Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152,
T a m b a h a n L e m b a r a n Negara R e p u b l i k Indonesia Nomor
5071);
2. Undang-Undang
Nomor 24 T a b u n 2 0 0 9
tentang
B e n d e r a , B a h a s a , d a n L a m b a n g Negara, serta L a g u
Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia
T a b u n 2 0 0 9 Nomor 109, T a m b a h a n L e m b a r a n Negara
Republik Indonesia Nomor 5035);
3. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 6 6 T a b u n 1951 tentang
L a m b a n g Negara (Lembaran Negara R e p u b l i k Indonesia
T a b u n 1951 Nomor 1 1 1 , T a m b a h a n L e m b a r a n Negara
Republik Indonesia Nomor 176);
4. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 4 3 T a h u n 1958 tentang
Penggunaan
Lambang
Negara
(Lembaran
Negara
Republik Indonesia T a b u n 1958 Nomor 7 1 , T a m b a h a n
L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 1630);
5. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 28 T a b u n 2 0 1 2 tentang
P e l a k s a n a a n Undang-Undang Nomor 4 3 T a b u n 2 0 0 9
tentang
Kearsipan
(Lembaran
Negara
Republik
Indonesia T a b u n 2 0 1 2 Nomor 5 3 , T a m b a h a n L e m b a r a n
Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

-2-

6. P e r a t u r a n Presiden Nomor 7 T a h u n 2 0 1 5
O r g a n i s a s i Kementerian Negara ( L e m b a r a n
R e p u b l i k Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 8);

tentang
Negara

7. P e r a t u r a n Presiden Nomor 8 3 T a b u n 2 0 1 5 tentang


Kementerian
Agama
(Lembaran
Negara
Republik
Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 168);
8. P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 10 T a b u n 2 0 1 0
tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a K e m e n t e r i a n Agama
sebagaimana telab beberapa k a l i diubab terakbir
dengan P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 1 5
tentang P e r u b a b a n Keempat Atas P e r a t u r a n Menteri
Agama Nomor 10 T a b u n 2 0 1 0 tentang Organisasi d a n
T a t a K e r j a Kementerian Agama (Berita Negara Republik
Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 348);
9. P e r a t u r a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara
Nomor 6 T a b u n 2 0 1 1 tentang Pedoman U m u m T a t a
P e r s u r a t a n D i n a s E l e k t r o n i k di L i n g k u n g a n I n s t a n s i
Pemerintab;
10. P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 13 T a b u n 2 0 1 2
tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a I n s t a n s i V e r t i k a l
Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia
T a b u n 2 0 1 2 Nomor 851);
1 1 . P e r a t u r a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara dan
Reformasi B i r o k r a s i Nomor 80 T a b u n 2 0 1 2 tentang
Pedoman T a t a P e r s u r a t a n D i n a s I n s t a n s i Pemerintab
(Berita Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 3 Nomor
69);
12. K e p u t u s a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara
Nomor
13/KEP/M.PAN/1/2003
tentang
Pedoman
U m u m Perkantoran E l e k t r o n i s L i n g k u p Intranet di
L i n g k u n g a n I n s t a n s i Pemerintab;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :

K E P U T U S A N M E N T E R I AGAMA T E N T A N G
PEDOMAN
T A T A N A S K A H DINAS PADA K E M E N T E R I A N AGAMA.

KESATU

Menetapkan
Pedoman
Tata
Naskah
Dinas
pada
Kementerian
Agama
sebagaimana
tercantum
dalam
L a m p i r a n y a n g m e r u p a k a n bagian tidak t e r p i s a b k a n dari
K e p u t u s a n Menteri ini.

KEDUA

Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s pada K e m e n t e r i a n Agama


sebagaimana
dimaksud
dalam
Diktum
KESATU
m e r u p a k a n pedoman bagi s e l u r u h S a t u a n Organisasi,
Satuan
Kerja,
dan
Unit
Pelaksana Teknis
pada
Kementerian Agama dalam menyelenggarakan t a t a n a s k a b
dinas.

-3 -

KETIGA

: T a t a n a s k a h dinas y a n g telah a d a di l i n g k u n g a n
Kementerian Agama s e c a r a bertahap agar d i s e s u a i k a n
dengan Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s p a d a Kementerian
A g a m a paling lambat 2 (dua) t a b u n sejak K e p u t u s a n i n i
ditetapkan.

KEEMPAT

K e p u t u s a n i n i m u l a i b e r l a k u p a d a tanggal ditetapkan.

Ditetapkan d i J a k a r t a
^ =^^=t9nggal
25 J a n u a r i 2016
GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,

M SAIFUDDIN

-4-

LAMPIRAN
KEPUTUSAN M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K INDONESIA
NOMOR 9 T A H U N 2 0 1 6
TENTANG
P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S
PADA K E M E N T E R I A N A G A M A

BAB I
PENDAHULUAN

A. L a t a r B e l a k a n g
S e s u a i d i n a m i k a perkembangan
p e r a t u r a n d a n teknologi
informasi, Kementerian Agama perlu m e n y e m p u r n a k a n t a t a n a s k a b
dinas d a l a m r a n g k a memperlancar a r u s informasi d a n k o m u n i k a s i
tulis k e d i n a s a n .
T a t a n a s k a b d i n a s sebagai salab s a t u u n s u r a d m i n i s t r a s i
meliputi pengaturan tentang j e n i s d a n p e n y u s u n a n n a s k a b dinas,
penggunaan lambang negara, logo d a n cap d i n a s , penggunaan b a b a s a
Indonesia y a n g baik d a n benar, kewenangan penandatangan, t a t a
surat, dan alur surat.
K e t e n t u a n tentang tata n a s k a b d i n a s y a n g b e r l a k u u n t u k
s e l u r u b s a t u a n organisasi/kerja pada Kementerian A g a m a telab diatur
d a l a m P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 0 6 tentang T a t a
P e r s u r a t a n D i n a s di L i n g k u n g a n Departemen Agama. Dengan a d a n y a
P e r a t u r a n Menteri Negara Pendayagunan A p a r a t u r Negara Nomor 80
T a b u n 2 0 1 2 tentang Pedoman U m u m T a t a N a s k a b D i n a s I n s t a n s i
Pemerintab, ketentuan dalam T a t a P e r s u r a t a n D i n a s tersebut perlu
disempurnakan.
B. Maksud dan Tujuan
1. M a k s u d
Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s d i m a k s u d k a n sebagai r u j u k a n a t a u
a c u a n bagi s a t u a n organisasi/kerja d a l a m pembuatan
dan
pengelolaan n a s k a b dinas setiap u n i t kerja pada Kementerian
Agama.
2. T u j u a n
Pedoman T a t a Naskab D i n a s bertujuan u n t u k m e n c i p t a k a n
k e l a n c a r a n k o m u n i k a s i tulis y a n g efektif d a n efisien a n tar u n i t kerja
pada Kementerian Agama.
C. S a s a r a n
S a s a r a n penetapan Pedoman T a t a Naskab D i n a s K e m e n t e r i a n Agama
adalab:
1. tercapainya
kesamaan
pengertian,
penyelenggara tata n a s k a h dinas;

babasa,

dan

penafsiran

2. t e r w u j u d n y a keterpaduan pengelolaan tata n a s k a h dinas dengan


u n s u r l a i n n y a d a l a m lingkup a d m i n i s t r a s i u m u m ;
3. tercapainya efektifitas d a n efisiensi penyelenggaraan t a t a n a s k a h
dinas; d a n
4. b e r k u r a n g n y a t u m p a n g tindib, salab tafsir, d a n pemborosan
penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas.
D. A s a s
Asas yang barus
sebagai berikut:

diperhatikan

dalam

pen5aisunan

naskab

dinas

1. Efektif d a n E f i s i e n
Penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas perlu d i l a k u k a n s e c a r a efektif
d a n efisien d a l a m p e n u l i s a n , penggunaan r u a n g a t a u lembar
n a s k a b d i n a s , spesifikasi informasi, serta d a l a m
penggunaan
b a b a s a Indonesia y a n g baik, benar, d a n lugas.
2. P e m b a k u a n
N a s k a b d i n a s diproses d a n d i s u s u n m e n u r u t t a t a c a r a d a n bentuk
y a n g telab d i b a k u k a n .
3. Pertanggung J a w a b a n
Penyelenggaraan tata n a s k a b dinas dapat
dipertanggungjawabkan
dari segi i s i , format, prosedur, kewenangan, d a n k e a b s a b a n .
4. K e t e r k a i t a n
Kegiatan penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas d i l a k u k a n dalam s a t u
k e s a t u a n sistem a d m i n i s t r a s i u m u m .
5. Kecepatan d a n Ketepatan
N a s k a b d i n a s b a r u s dapat diselesaikan secara cepat, tepat w a k t u ,
d a n tepat s a s a r a n d a l a m redaksional, prosedural, d a n distribusi.
6. K e a m a n a n
T a t a n a s k a b dinas b a r u s a m a n d a l a m p e n y u s u n a n , klasifikasi,
penyampaian kepada yang berbak, pemberkasan, k e a r s i p a n , dan
distribusi.
E.

Ruang Lingkup
R u a n g lingkup Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s Kementerian Agama
meliputi berbagai kegiatan y a n g m e n c a k u p pengaturan tentang j e n i s
d a n format n a s k a b dinas, p e n y u s u n a n n a s k a b d i n a s , p e n g u r u s a n
n a s k a b dinas korespondensi,
penandatanganan
n a s k a b dinas,
penggunaan
lambang negara, logo d a l a m n a s k a b d i n a s , tata
persuratan, dan penggunaan media surat-menyurat.

F.

Pengertian U m u m
1.

N a s k a b D i n a s adalab informasi tulis sebagai alat k o m u n i k a s i


k e d i n a s a n y a n g dibuat d a n / a t a u d i k e l u a r k a n oleb pejabat y a n g
berwenang
pada
Kementerian
Agama
dalam
rangka
penyelenggaraan

Agama.

tugas

sesuai

tugas

dan

fungsi

Kementerian

-62. T a t a N a s k a h D i n a s a d a l a h penyelenggaraan k o m u n i k a s i t u l i s y a n g
meliputi pengaturan j e n i s , format, penyiapan,
pengamanan,
pengabsahan, d i s t r i b u s i , d a n p e n y i m p a n a n n a s k a b d i n a s , serta
media y a n g d i g u n a k a n d a l a m k o m u n i k a s i k e d i n a s a n .
3.

Format adalab s u s u n a n dan bentuk n a s k a b dinas yang


menggambarkan
tata letak, t e r m a s u k penggunaan
lambang
negara, logo d a n cap d i n a s , p e n u l i s a n n a m a i n s t a n s i , boks t a n d a
tangan, d a n cap d i n a s , serta bentuk redaksional.

4.

L a m b a n g Negara adalab L a m b a n g G a r u d a .

5.

L a m b a n g Kementerian Agama adalab L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l


y a i t u gambar d a n / a t a u b u r u f d a l a m b e n t u k segi l i m a y a n g
d i g u n a k a n d a l a m N a s k a b D i n a s Kementerian Agama sebagai
identitas.

6.

L a m b a n g P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri adalab gambar


d a n / a t a u b u r u f sebagai identitas P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri.

7. Kode J a b a t a n adalab kode j a b a t a n penandatangan p a d a n a s k a b


d i n a s , d i s u s u n b e r d a s a r k a n j a b a t a n y a n g terdapat
dalam
organisasi d a n tata k e r j a y a n g telab ditetapkan oleb Menteri Agama
8.

S a t u a n O r g a n i s a s i adalab bagian dari s u a t u organisasi y a n g


menyelenggarakan
kegiatan-kegiatan
a d m i n i s t r a s i d a l a m arti
terbatas y a n g di d a l a m n y a terdapat
pejabat-pejabat
yang
m e n g u r u s i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n a d m i n i s t r a s i
umum.

9.

S a t u a n K e r j a adalab u n i t - u n i t di bawab s a t u a n organisasi y a n g


m e l a k s a n a k a n a d m i n i s t r a s i tertentu d a n tidak m e m e n u b i u n s u r u n s u r y a n g m e n a n g a n i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n
administrasi u m u m .

-7-

BAB II
J E N I S DAN W E W E N A N G P E M B U A T A N / P E N E T A P A N ,
DAN PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S
A. J e n i s N a s k a h D i n a s
J e n i s n a s k a h dinas terdiri dari n a s k a h d i n a s a r a h a n , n a s k a h dinas
korespondensi, n a s k a h dinas k h u s u s , laporan, d a n t e l a a h a n staf.
1. N a s k a h d i n a s a r a h a n terdiri dari:
P e r a t u r a n Menteri Agama, K e p u t u s a n , I n s t r u k s i Menteri Agama,
Pedoman, Petunjuk P e l a k s a n a a n , S t a n d a r Operasional Prosedur, S u r a t
Edaran, dan Surat Tugas.
2.

N a s k a h D i n a s Korespondensi terdiri dari:


a. N a s k a h D i n a s Korespondensi Internal meliputi nota dinas
memorandum;
b. N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l b e r u p a s u r a t dinas; d a n
c.

dan

S u r a t Undangan.

3.

N a s k a b D i n a s K h u s u s meliputi perjanjian d a l a m negeri d a n perjanjian


internasional, s u r a t k u a s a , berita a c a r a , s u r a t keterangan, s u r a t
pengantar, d a n pengumuman.

4.

Laporan;

5. T e l a a h a n Staf;
6.

Formulir; dan

7.

Naskab Dinas Elektronik.

B . Naskab D i n a s
1. N a s k a b D i n a s A r a b a n
N a s k a b d i n a s a r a b a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t kebijakan
pokok a t a u kebijakan p e l a k s a n a a n y a n g b a r u s dipedomani d a n
d i l a k s a n a k a n d a l a m penyelenggaraan tugas d a n kegiatan Kementerian
A g a m a y a n g berupa produk b u k u m y a n g bersifat
pengaturan,
penetapan, d a n penugasan.
a.

Peraturan dan Keputusan


K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n d a n k e p u t u s a n diatur s e s u a i ketentuan
p e r a t u r a n perundang-undangan.

J?

b.

I n s t r u k s i Menteri Agama
I n s t r u k s i Menteri Agama m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g membuat
perintab
atau
araban
untuk
melakukan
pekerjaan
atau
m e l a k s a n a k a n tugas yang bersifat sangat penting.

c.

Pedoman m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t a c u a n y a n g
bersifat u m u m yang perlu dijabarkan ke d a l a m
petunjuk
operasional dan penerapannya d i s e s u a i k a n dengan k a r a k t e r i s t i k
Kementerian Agama.

-8-

d.

Petunjuk Pelaksanaan memuat


termasuk urutan pelaksanaannya.

cara

pelaksanaan

kegiatan,

e.

S t a n d a r Operasional Prosedur
K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan.

f.

S u r a t E d a r a n m e r u p a k a n n a s k a h d i n a s y a n g m e m u a t penetapan
d a n pemberitahuan tentang b a l tertentu y a n g dianggap penting d a n
mendesak serta d i t u j u k a n kepada l i n g k u n g a n tertentu.

g.

S u r a t tugas
S u r a t tugas m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s d a r i Menteri
Agama,
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja y a n g d i t u j u k a n k e p a d a b a w a b a n
a t a u pegawai l a i n n y a y a n g berisi penugasan u n t u k m e l a k s a n a k a n
pekerjaan s e s u a i dengan tugas d a n fungsi.

2. N a s k a b D i n a s Korespondensi
a.

N a s k a b D i n a s Korespondesi I n t e r n a l
1) Nota D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b dinas i n t e r n a l p a d a s a t u a n
organisasi/kerja yang dibuat oleb pejabat d a l a m m e l a k s a n a k a n
tugas g u n a m e n y a m p a i k a n laporan, pemberitahuan, pernyataan,
p e r m i n t a a n , a t a u penyampaian pendapat k e p a d a pejabat lain.
Nota D i n a s m e m u a t b a l y a n g bersifat r u t i n , berupa c a t a t a n
r i n g k a s d a n lengkap, d a n dapat l a n g s u n g dijawab dengan
disposisi oleb pejabat s t r u k t u r a l y a n g d i t u j u .
2)

3.

M e m o r a n d u m m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s i n t e r n a l pada s a t u a n
organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan s u a t u m a s a l a b ,
menyampaikan
a r a b a n , peringatan,
saran, dan
pendapat
kedinasan.

b.

N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l adalab S u r a t D i n a s
S u r a t D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s p e l a k s a n a a n tugas pejabat
d a l a m m e n y a m p a i k a n informasi k e d i n a s a n b e r u p a pemberitahuan,
pernya ta a n, permintaan, penyampaian n a s k a b d i n a s a t a u barang,
a t a u b a l k e d i n a s a n l a i n n y a kepada p i b a k l a i n di l u a r s a t u a n
organisasi.

c.

Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan


k e p a d a pejabat/pegawai y a n g tersebut pada a l a m a t t u j u a n u n t u k
mengbadiri s u a t u a c a r a k e d i n a s a n tertentu, seperti rapat, u p a c a r a ,
d a n pertemuan.

Naskab Dinas K h u s u s
a.

Perjanjian D a l a m Negeri d a n Perjanjian I n t e r n a s i o n a l .


K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan.
b. S u r a t k u a s a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi pemberian
wewenang k e p a d a badan b u k u m / k e l o m p o k
orang/perseorangan
a t a u p i b a k lain dengan atas n a m a n y a u n t u k m e l a k u k a n s u a t u
t i n d a k a n tertentu d a l a m r a n g k a k e d i n a s a n .
c. B e r i t a A c a r a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi u r a i a n tentang
proses p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan y a n g h a r u s ditandatangani oleh
p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i apabila d i p e r l u k a n .
d

-9-

d.
e.
f.

4.

S u r a t Keterangan m e r u p a k a n n a s k a h d i n a s y a n g berisi informasi


b a l a t a u seseorang u n t u k kepentingan k e d i n a s a n .
S u r a t Pengantar m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k
m e n g a n t a r / m e n y a m p a i k a n barang a t a u n a s k a b .
Pengumuman
merupakan
naskab
dinas
yang
memuat
pemberitahuan y a n g d i t u j u k a n k e p a d a s e m u a
pejabat/pegawai
Kementerian Agama a t a u perseorangan d a n golongan di d a l a m a t a u
di l u a r Kementerian Agama.

L a p o r a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t
tentang p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan/kejadian.

pemberitahuan

5. T e l a a h a n S t a f m e r u p a k a n bentuk u r a i a n y a n g d i s a m p a i k a n oleb pejabat


s t r u k t u r a l a t a u fungsional yang m e m u a t a n a l i s i s singkat d a n j e l a s
mengenai
s u a t u persoalan dengan
memberikan j a l a n keluar/
pemecahan y a n g d i s a r a n k a n .
6.

F o r m u l i r m e r u p a k a n bentuk pengaturan a l o k a s i r u a n g a t a u lembar


n a s k a b u n t u k mencatat berbagai data d a n informasi. F o r m u l i r dibuat
d a l a m b e n t u k k a r t u a t a u lembaran tercetak dengan j u d u l tertentu
berisi keterangan y a n g diperlukan.

7.

Naskab Dinas Elektronik merupakan naskab dinas berupa komunikasi


informasi y a n g d i l a k u k a n secara elektronik a t a u y a n g terekam d a l a m
multimedia elektronik.

C. Wewenang Pembuatan/Penetapan d a n Penandatanganan N a s k a b D i n a s


1. Kewenangan u n t u k menetapkan d a n menandatangani I n s t r u k s i pada
Kementerian Agama oleb Menteri Agama.
2. Kewenangan u n t u k menetapkan d a n m e n a n d a t a n g a n i S u r a t E d a r a n
pada Kementerian Agama oleb Menteri Agama d a n dapat d i l i m p a b k a n
pada S e k r e t a r i s J e n d e r a l a t a u Pejabat y a n g d i t u n j u k s e s u a i s u b s t a n s i
s u r a t edaran.
3. S u r a t tugas dibuat dan ditandatangani oleb Menteri Agama d a n
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja s e s u a i dengan lingkup tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
4. Nota D i n a s dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat d a l a m s a t u
lingkungan i n t e r n a l s a t u a n organisasi s e s u a i dengan lingkup tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
5. Memorandum dibuat d a n ditandatangani oleb a t a s a n s e s u a i dengan
lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b .
6. S u r a t D i n a s d a n S u r a t U n d a n g a n ditandatangani oleb pejabat y a n g
berwenang s e s u a i dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, d a n
tanggung j a w a b .
7. B e r i t a A c a r a ditandatangani oleb p a r a pibak d a n p a r a s a k s i apabila
diperlukan.
8. S u r a t Keterangan d a n S u r a t Pengantar dibuat d a n ditandatangani oleb
pejabat y a n g s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung
jawab.
9. P e n g u m u m a n dibuat d a n ditandatangani oleb Menteri Agama serta
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja s e s u a i dengan lingkup tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
10. L a p o r a n ditandatangani oleh pejabat yang diserabi tugas.
1 1 . T e l a a h a n S t a f dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat s e s u a i dengan
tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b .

-10-

B A B III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. P e r s y a r a t a n P e n y u s u n a n
Setiap N a s k a h D i n a s h a r u s m e r u p a k a n k e b u l a t a n p i k i r a n y a n g
j e l a s , padat, d a n m e y a k i n k a n d a l a m s u s u n a n y a n g sistematis. D a l a m
p e n y u s u n a n n y a p e r l u m e m p e r h a t i k a n s y a r a t - s y a r a t sebagai berikut:
1. Ketelitian
D a l a m m e n y u s u n N a s k a b D i n a s b a r u s tercermin ketelitian d a n
k e c e r m a t a n , dilibat d a r i bentuk, s u s u n a n pengetikan, i s i , s t r u k t u r ,
k a i d a b b a b a s a , d a n penerapan k a i d a b ejaan di d a l a m pengetikan.
K e c e r m a t a n d a n ketelitian sangat m e m b a n t u p i m p i n a n d a l a m
mengurangi k e s a l a b a n pengambilan p u t u s a n k e b i j a k a n .
2. Kejelasan
N a s k a b D i n a s b a r u s memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, d a n
materi.
3. Singkat d a n Padat
N a s k a b D i n a s b a r u s menggunakan b a b a s a I n d o n e s i a y a n g baik d a n
benar (babasa formal, efektif, singkat, padat, d a n lengkap).
4. Logis d a n M e y a k i n k a n
N a s k a b D i n a s b a r u s r u n t u t d a n logis y a n g berarti b a h w a
penuangan gagasan ke d a l a m N a s k a b D i n a s d i l a k u k a n m e n u r u t
u r u t a n y a n g logis d a n m e y a k i n k a n . S t r u k t u r k a l i m a t b a r u s lengkap
d a n efektif sehingga m e m u d a h k a n p e m a h a m a n p e n a l a r a n bagi
penerima N a s k a b D i n a s .
5. P e m b a k u a n
N a s k a b D i n a s b a r u s taat mengikuti a t u r a n y a n g b a k u y a n g b e r l a k u
s e s u a i dengan t u j u a n pembuatan, baik dilibat d a r i s u d u t format
m a u p u n d a r i penggunaan b a b a s a n y a agar m e m u d a h k a n d a n
memperlancar p e m a h a m a n i s i N a s k a b D i n a s .
B . L a m b a n g Negara d a n L a m b a n g Kementerian A g a m a p a d a
Dinas

Naskab

U n t u k mengidentifikasi N a s k a b D i n a s , p a d a b a l a m a n pertama
menggunakan L a m b a n g Negara a t a u L a m b a n g Kementerian Agama.
Pencantuman Lambang
Agama sebagai berikut:
1.

Lambang

Negara

Negara

digunakan

atau

untuk

Lambang
Naskah

Kementerian
Dinas

yang

ditandatangani sendiri oleb Menteri Agama.


2.

L a m b a n g Kementerian Agama d i g u n a k a n u n t u k N a s k a b D i n a s
y a n g ditandatangani pejabat s t r u k t u r a l y a n g berwenang pada
Kementerian Agama.

Kode J a b a t a n d a n Penomoran p a d a N a s k a b D i n a s
1.

2.

Kode J a b a t a n p a d a N a s k a b D i n a s
Pemberian kode j a b a t a n d i u r u t k a n b e r d a s a r k a n organisasi d a n
tata k e r j a y a n g ditetapkan oleb Menteri A g a m a d a n d i u r u t k a n
s e s u a i dengan s t r u k t u r organisasi pada organisasi d a n tata k e r j a
masing-masing u n i t organisasi. Kewenangan penetapan kode
j a b a t a n sebagai berikut:
a.

Kode j a b a t a n p a d a Kementerian Agama P u s a t , K a n t o r Wilayab


Kementerian Agama Provinsi, P e r g u r u a n Tinggi K e a g a m a a n
Negeri, B a l a i Pendidikan d a n Pelatiban, B a l a i Penelitian d a n
Pengembangan, A s r a m a Haji, Kantor U r u s a n Haji, d a n U n i t
Pelaksana
Teknis
yang
mengalami
perubaban
atau
p e n y e m p u r n a a n organisasi d a n tata k e r j a p e r l u d i i k u t i dengan
p e n y e m p u r n a a n d a n penetapan kode j a b a t a n y a n g ditetapkan
oleb Menteri Agama.

b.

P e n y u s u n a n Kode J a b a t a n s a t u a n k e r j a p a d a K a n t o r Wilayab
Kementerian Agama Provinsi, Kantor Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a , d a n Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n , serta
M a d r a s a b Negeri d i l a k u k a n d a n ditetapkan dengan K e p u t u s a n
K e p a l a K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi.

0.

P e n y u s u n a n Kode J a b a t a n s a t u a n k e r j a p a d a P e r g u r u a n Tinggi
Keagamaan
Negeri
dilakukan dan
ditetapkan
dengan
K e p u t u s a n Rektor a t a u K e t u a P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri.

Penomoran N a s k a b D i n a s
Nomor p a d a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n segmen penting d a l a m
k e a r s i p a n . Oleb k a r e n a i t u , s u s u n a n n y a b a r u s dapat m e m b e r i k a n
k e m u d a b a n penyimpanan, t e m u balik, d a n penilaian a r s i p .
a.

S u s u n a n penomoran I n s t r u k s i , S u r a t E d a r a n , S u r a t T u g a s ,
d a n N a s k a b D i n a s K b u s u s sebagai berikut:
1) nomor s u r a t tugas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim);
2)

kode j a b a t a n ;

3)

b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n

4)

t a b u n terbit.

Contob nomor s u r a t tugas


NOMOR 0 9 / S J / 0 7 / 2 0 1 5
09

: Nomor u r u t S u r a t T u g a s d a l a m s a t u t a b u n t a k w i m kalender

SJ

: Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l

07

: B u l a n ke-7 (Juli)

2015: Tabun 2015

-12-

Susunan
berikut:

penomoran

Surat

Dinas

mencakup

hal-hal

sebagai

1)
2)

kode derajat pengamanan s u r a t dinas;


nomor s u r a t dinas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim);

3)

kode j a b a t a n ;

4)

kode k l a s i f i k a s i arsip (KKA);

5)

b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n

6)

t a b u n terbit.

Contob:
a) Nomor S u r a t
Agama:

Dinas

yang

Ditandatangani

oleb

Menteri

SR-12/IvlA/KP. 07.1/07/2015
fecle Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat Sangat Rahasia
Nomor Surat Dinas
Kode Jabatan Menteri Agama
Kode Klasiiikasi Arsip
Bulan Ke-7{Julii
Tahun Terbit 2015
b) Nomor S u r a t D i n a s
S a t u a n Organisasi:

yang

ditandatangani

oleb

Pimpinan

R-123/SJ/KP.07.1/07/2015
^ Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat Rahasia
Nomor Surat Dinas
^ Kode J ab atan S ekretaris Jenderal

Kode Klasmkasi Arsip

Bulan Ke-7(Juli;i
Tahun Terbit 2015

c) Nomor S u r a t D i n a s y a n g
P i m p i n a n S a t u a n Organisasi:

ditandatangani

atas

nama

B-321 / S J / B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015


^ Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas
bersifat B i a s a

* Nomor Surat Dinas.


^ Kode J ab atan S ekretaris J enderal
** Kode Jaioatan Kepala Biro Ortala
* Kode Klasifikasi ilrsip
Bulan Ker6(Junij
^ Taliun Terbit 2015

-13 -

c.

S u s u n a n penomoran nota dinas a t a u m e m o r a n d u m terdiri dari:


1) nomor nota dinas a t a u m e m o r a n d u m
t a h u n takwim);

(nomor u r u t d a l a m s a t u

2) kode j a b a t a n ;
3) kode k l a s i f i k a s i a r s i p (KKA);
4) b u l a n (ditulis dalam d u a digit); d a n
5) t a b u n terbit.
Contob:
Nomor nota d i n a s y a n g ditandatangani oleb Sekretaris J e n d e r a l
Nomor 0 8 / S J / O T . 0 1 / 0 6 / 2 0 1 5
08

: Nomor u r u t nota dinas a t a u m e m o r a n d u m


t a k w i m kalender

SJ

: Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l

satu tabun

O T . O l : Kode K l a s i f i k a s i Arsip
06

: B u l a n ke-6 ( J u n i )

2015

: Tabun 2015

d. Nomor S a l i n a n S u r a t
Penomoran s a l i n a n s u r a t d i l a k u k a n u n t u k m e n u n j u k k a n b a b w a
s u r a t tersebut dibuat dalam j u m l a b terbatas d a n d i s t r i b u s i n y a
tertentu d i a w a s i . Penyebutan nomor s a l i n a n s u r a t d i s u s u n sebagai
berikut:
1) S e m u a s u r a t y a n g m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n sangat
r a h a s i a a t a u r a h a s i a b a r u s diberi nomor s a l i n a n p a d a b a l a m a n
pertama.
2) J u m l a b s a l i n a n b a r u s d i c a n t u m k a n
s a l i n a n ( s a l i n a n tunggal).

meskipun

banya

satu

3) P e n d i s t r i b u s i a n s u r a t y a n g bernomor s a l i n a n b a r u s s a m a
dengan
daftar
distribusinya.
Daftar
distribusi
barus
d i c a n t u m k a n sebagai l a m p i r a n .
4) Penomoran s e m u a N a s k a b D i n a s y a n g diatur d a l a m K e p u t u s a n
i n i wajib d i m i n t a k a n kepada u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas
d a n fungsi T a t a U s a b a .
Contob:
SALINAN 1

Nomor b a l a m a n
Nomor b a l a m a n N a s k a b D i n a s ditulis dengan menggunakan
nomor u r u t a n g k a arab d a n d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris di tengab
atas dengan m e m b u b u h k a n t a n d a b u b u n g (-) sebelum d a n setelah
nomor, k e c u a l i b a l a m a n pertama N a s k a b D i n a s y a n g menggunakan
kop N a s k a h D i n a s tidak perlu m e n c a n t u m k a n nomor b a l a m a n .
Contob:

-2-

-15-

2)

Rujukan Berupa Surat Dinas


P e n u l i s a n r u j u k a n berupa s u r a t dinas m e n c a k u p i informasi
singkat tentang s u r a t dinas yang menjadi r u j u k a n , dengan
urutan
sebagai
berikut:
jenis
surat,
jabatan
penandatangan, nomor s u r a t , tanggal penandatanganan
s u r a t , d a n peribal.

3)

R u j u k a n Berupa Surat Dinas Elektronik


P e n u l i s a n r u j u k a n berupa S u r a t D i n a s E l e k t r o n i k (surat
yang
dikirimkan
melalui
sarana
elektronik)
diatur
tersendiri.

4)

R u j u k a n S u r a t kepada I n s t a n s i Nonpemerintab
R u j u k a n tidak b a r u s d i c a n t u m k a n pada S u r a t D i n a s y a n g
d i t u j u k k a n kepada i n s t a n s i nonpemerintab.

J.

Ruang Tanda Tangan


1.

Pengertian
R u a n g t a n d a tangan m e r u p a k a n tempat pada bagian k a k i n a s k a b
dinas y a n g m e m u a t n a m a j a b a t a n (misalnya, Menteri Agama,
Sekretaris J e n d e r a l , Sekretaris Direktorat J e n d e r a l , K e p a l a Biro
a t a u K e p a l a P u s a t , d a n K e p a l a Kantor Wilayab).

2.

Cara Penulisan
a.

R u a n g t a n d a tangan ditempatkan
setelab b a r i s k a l i m a t terakbir.

di sebelab k a n a n bawab

b.

N a m a j a b a t a n y a n g diletakkan pada baris pertama tidak boleb


disingkat.

c.

Nama j a b a t a n y a n g d i l i m p a b k a n wewenangnya s e s u a i tugas


d a n fungsinya d i l e t a k k a n pada baris k e d u a d a n ketiga boleb
disingkat; m i s a l n y a Dirjen Pendis, Karo Ortala, d a n K a b i d U r a i s
dan Binsyar.

d. R u a n g t a n d a tangan paling sedikit empat paragraf.


e.

Nama pejabat yang menandatangani


dengan b u r u f a w a l kapital.

naskab

dinas

ditulis

f.

J a r a k r u a n g a n t a r a t a n d a tangan d a n tepi k a n a n k e r t a s adalab


3 c m , sedangkan u n t u k tepi k i r i d i s e s u a i k a n dengan baris
terpanjang.

Contob 1
Menteri Agama Republik Indonesia,
(tanda tangan)
L u k m a n H a k i m Saifuddin
Contob 2
Sekretaris Jenderal,
(tanda tangan)
Nur S y a m
f

- 14-

E.

Ketentuan J a r a k Spasi
1. J a r a k a n t a r a bab d a n j u d u l adalab d u a s p a s i ;
2.

J i k a j u d u l lebib d a r i s a t u b a r i s , j a r a k a n t a r a b a r i s pertama d a n
k e d u a adalab s a t u s p a s i ;

3.

J a r a k a n t a r a j u d u l d a n s u b j u d u l adalab empat s p a s i ;

4. J a r a k a n t a r a s u b j u d u l d a n u r a i a n adalab d u a s p a s i ; d a n
5. J a r a k masing-masing baris d i s e s u a i k a n dengan k e p e r l u a n .
D a l a m penentuan j a r a k s p a s i ,
k e s e r a s i a n d a n estetika, dengan
Naskab Dinas.

b e n d a k n y a diperbatikan
aspek
menyeimbangkan b a n y a k n y a i s i

F.

Penggunaan H u r u f
N a s k a b D i n a s menggunakan j e n i s b u r u f A r i a l dengan u k u r a n 11
a t a u 12, sedangkan N a s k a b D i n a s pengaturan d a n penetapan diatur
s e s u a i k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundang-undangan.

G.

Lampiran
J i k a n a s k a b m e m i l i k i beberapa l a m p i r a n , setiap l a m p i r a n b a r u s
diberi nomor u r u t dengan a n g k a Arab. Nomor b a l a m a n l a m p i r a n
m e r u p a k a n nomor l a n j u t a n dari b a l a m a n sebelumnya.

H.

Daftar D i s t r i b u s i
Daftar D i s t r i b u s i m e r u p a k a n s u s u n a n pejabat y a n g dibuat oleb
pejabat sekretariat d a n d i g u n a k a n sebagai pedoman pendistribusian
n a s k a b . Setiap d i s t r i b u s i m e n u n j u k k a n pejabat
yang
berbak
menerima naskab.

I.

Rujukan
Rujukan merupakan naskab atau dokumen lain yang digunakan
sebagai d a s a r a c u a n a t a u d a s a r p e n y u s u n a n n a s k a b . P e n u l i s a n
r u j u k a n d i l a k u k a n sebagai berikut:
1.

N a s k a b D i n a s y a n g berbentuk S u r a t T u g a s , S u r a t E d a r a n , d a n
P e n g u m u m a n , r u j u k a n ditulis di dalam k o n s i d e r a n s dasar.

2.

S u r a t D i n a s m e m e r l u k a n r u j u k a n ; n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n
ditulis pada alinea p e m b u k a d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t y a n g
bersangkutan. D a l a m b a l lebib d a r i s a t u n a s k a b , r u j u k a n b a r u s
ditulis s e c a r a kronologis.
a.

Dalam bal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskab rujukan


ditulis pada alinea pembuka, d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t
y a n g b e r s a n g k u t a n r u j u k a n lebib dari s a t u n a s k a b , r u j u k a n i t u
b a r u s ditulis secara kronologis.

b.

C a r a m e n u l i s r u j u k a n sebagai berikut:
1)

Rujukan Berupa Naskah


P e n u l i s a n r u j u k a n berupa n a s k a b m e n c a k u p i informasi
singkat tentang n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n , dengan
u r u t a n sebagai berikut: j e n i s N a s k a b D i n a s , j a b a t a n
penandatangan
N a s k a h D i n a s , nomor N a s k a h D i n a s ,
tanggal penetapan, d a n subjek N a s k a b D i n a s .

-16-

Contoh 3
a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l
K e p a l a B i r o Ortala,
(tanda tangan)
Nur Arifin
K. Penentuan B a t a s / R u a n g Tepi
D e m i k e s e r a s i a n d a n k e r a p i h a n (estetika) d a l a m p e n y u s u n a n
N a s k a h D i n a s , diatur s u p a y a tidak s e l u r u h p e r m u k a a n k e r t a s
d i g u n a k a n s e c a r a penuh. Oleh k a r e n a i t u , perlu ditetapkan batas
a n t a r a tepi k e r t a s d a n n a s k a b , baik pada tepi a t a s , k a n a n , bawab,
m a u p u n p a d a tepi k i r i sehingga terdapat r u a n g y a n g d i b i a r k a n
kosong. P e n e n t u a n r u a n g tepi d i l a k u k a n b e r d a s a r k a n u k u r a n y a n g
terdapat pada peralatan y a n g d i g u n a k a n u n t u k membuat N a s k a b
Dinas, yaitu:
a. r u a n g tepi atas

: apabila menggunakan kop n a s k a b dinas, 2


spasi di bawab kop, d a n apabila t a n p a kop
n a s k a b dinas, paling sedikit 2 c m d a r i tepi atas
kertas;

b. r u a n g tepi b a w a b : paling sedikit 2,5 c m dari tepi b a w a b kertas;


c. r u a n g tepi k i r i

: paling sedikit 3 c m d a r i tepi k i r i k e r t a s ; batas


r u a n g tepi k i r i tersebut diatur c u k u p lebar agar
pada w a k t u dilubangi
untuk
kepentingan
penyimpanan d a l a m ordner/snelhechter
tidak
berakibat bilangnya salab s a t u b u r u f / k a t a /
a n g k a pada n a s k a h dinas tersebut; d a n

d. r u a n g tepi k a n a n : paling sedikit 2 c m dari tepi k a n a n kertas.


Catatan:
D a l a m p e l a k s a n a a n n y a , penentuan r u a n g tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, d i s e s u a i k a n dengan b a n y a k a t a u t i d a k n y a i s i s u a t u
N a s k a b D i n a s . Penentuan r u a n g tepi (termasuk j u g a j a r a k spasi d a l a m
paragraf) b e n d a k n y a memperhatikan aspek k e s e r a s i a n d a n estetika.
L.

Penggunaan B a b a s a
B a b a s a y a n g d i g u n a k a n di dalam n a s k a b b a r u s j e l a s , tepat, d a n
m e n g u r a i k a n m a k s u d , t u j u a n , serta i s i n a s k a b . U n t u k i t u , perlu
diperbatikan p e m a k a i a n k a t a d a n k a l i m a t d a l a m s u s u n a n y a n g baik
d a n benar, s e s u a i dengan k a i d a b tata b a b a s a y a n g b e r l a k u , y a i t u T a t a
B a h a s a B a k u Indonesia d a n K a m u s B e s a r B a h a s a Indonesia.
E j a a n y a n g d i g u n a k a n di dalam N a s k a b D i n a s adalab E j a a n B a b a s a
Indonesia s e s u a i dengan ketentuan p e r a t u r a n perundang-undangan.

M. Media S a r a n a N a s k a b D i n a s
Media s a r a n a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n alat u n t u k merekam
informasi y a n g d i k o m u n i k a s i k a n d a l a m bentuk media konvensional
(kertas).

- 17-

Kertas S u r a t
a. Penggunaan K e r t a s
1) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n a d a l a h H V S m a k s i m a l 8 0 gram.
2) N a s k a h D i n a s y a n g m e m p u n y a i nilai k e g u n a a n d a l a m w a k t u
l a m a menggunakan kertas j e n i s H V S lebih d a r i 80 gram a t a u
k e r t a s j e n i s l a i n y a n g memiliki nilai k e s a m a a n tertentu paling
r e n d a h b a r u s menggunakan kertas dengan n i l a i keasamem (PH)
7.
3) S u r a t D i n a s y a n g asli menggunakan
dengan k u a l i t a s terbaik white bond.

k e r t a s b e r w a r n a putib

4) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k s u r a t - m e n y u r a t adalab A4 y a n g
b e r u k u r a n 2 9 7 x 2 1 0 m m (874 x I P A inci). D i s a m p i n g k e r t a s
A4, u n t u k kepentingan tertentu dapat d i g u n a k a n k e r t a s
dengan u k u r a n berikut:
a) A 3 k u a r t o ganda (297 x 4 2 0 mm);
b) A 5 setengab k u a r t o (210 x 148 mm);
c) Folio (210 X 3 3 0 mm); d a n
d) Folio ganda (420 x 3 3 0 mm).
Sampul Surat
S a m p u l s u r a t m e r u p a k a n s a r a n a kelengkapan p e n y a m p a i a n s u r a t ,
t e r u t a m a u n t u k s u r a t k e l u a r Kementerian Agama. U k u r a n , bentuk,
dan w a r n a sampul yang digunakan u n t u k surat-menyurat pada
Kementerian Agama, diatur s e s u a i dengan k e p e r l u a n .
a. W a r n a d a n K u a l i t a s
S a m p u l s u r a t d i n a s menggunakan k e r t a s t a b a n l a m a {bond)
b e r w a r n a putib a t a u coklat m u d a dengan k u a l i t a s sedemikian
r u p a sebingga s e s u a i dengan u k u r a n d a n berat n a s k a b a t a u
surat dinas yang dikirimkan.
b. P e n u l i s a n A l a m a t Pengirim d a n T u j u a n
P a d a s a m p u l s u r a t b a r u s d i c a n t u m k a n a l a m a t pengirim d a n
alamat t u j u a n . A l a m a t pengirim dicetak p a d a bagian a t a s dengan
s u s u n a n d a n bentuk b u r u f yang s a m a dengan y a n g dicetak p a d a
k e p a l a s u r a t , y a i t u L a m b a n g Negara/Lambang
Kementerian
Agama, n a m a Kementerian A g a m a / n a m a Menteri Agama, d a n
a l a m a t Kementerian Agama. alinea pertama a l a m a t t u j u a n m u l a i
dicetak a t a u ditulis p a d a bagian s a m p u l k a n a n bawab.
c. C a r a Melipat d a n M e m a s u k k a n S u r a t ke d a l a m S a m p u l
S u r a t d i n a s dilipat dengan

s u d u t saling bertemu d a n lipatan

h a r u s l u r u s d a n tidak k u s u t . S e b e l u m s u r a t d i n a s d i l i p a t h a m s

dipertimbangkan s a m p u l y a n g a k a n d i g u n a k a n . S u r a t d i n a s
dilipat dengan c a r a sepertiga bagian bawab l e m b a r a n s u r a t
dilipat ke depan d a n sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.
S e l a n j u t n y a , s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m s a m p u l dengan bagian
k e p a l a s u r a t mengbadap ke depan ke a r a b penerima/pembaca
surat.

-18-

FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT

r7

iZ
Pertama, sepertiga bagian bawab
L e m b a r a n kertas s u r a t dilipat kedepan
Lembar kertas s u r a t

K e d u a , sepertiga bagian a t a s lembaran


kertas s u r a t dilipat ke belakang

Ketiga, s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m
s a m p u l dengan bagian kepala s u r a t
mengbadap ke depan ke a r a b pembaca s u r a t

N. S u s u n a n S u r a t D i n a s
1. Kop S u r a t
Kop S u r a t Menteri Agama a t a u Kementerian A g a m a diatur dengan
k e t e n t u a n sebagai berikut:
a.

Kop s u r a t Menteri Agama


1) Kop s u r a t Menteri Agama m e r u p a k a n k e p a l a s u r a t yang
m e n u n j u k k a n j a b a t a n Menteri Agama. K e r t a s dengan kop
s u r a t Menteri Agama h a n y a d i g u n a k a n u n t u k s u r a t y a n g
ditandatangani oleh Menteri Agama.

-19-

2)

b.

K o p s u r a t Menteri Agama terdiri a t a s L a m b a n g Negara di


tengab d a n t u l i s a n Menteri Agama R e p u b l i k Indonesia
dengan menggunakan b u r u f k a p i t a l , dicetak di a t a s s e c a r a
simetris. Perbandingan u k u r a n L a m b a n g Negara dengan
b u r u f y a n g d i g u n a k a n b e n d a k n y a s e r a s i d a n s e s u a i dengan
u k u r a n kertas.

Kop s u r a t Kementerian Agama


1) Kop s u r a t Kementerian Agama m e n u n j u k k a n n a m a d a n
a l a m a t Kementerian Agama. K e r t a s dengan kop s u r a t
dimaksud digunakan u n t u k kemudaban semua surat.
2)

Kop S u r a t n a m a Kementerian
k e t e n t u a n sebagaimana berikut:
a)

Agama

diatur

dengan

Kop N a s k a b D i n a s S a t u a n O r g a n i s a s i E s e l o n I Pusat:
(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop s u r a t dengan n a m a Kementerian A g a m a d a l a m
s a t u a n organisasi eselon I p a d a Kementerian Agama
terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian A g a m a y a n g
terletak di margin k i r i , b a r i s p e r t a m a b e r t u l i s k a n
Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, b a r i s k e d u a
n a m a s a t u a n organisasi eselon I , d a n d i b a w a b n y a
d i i k u t i alamat s a t u a n kerja eselon I .
K e r t a s dengan k e p a l a n a m a s a t u a n organisasi eselon
I p a d a Kementerian Agama d i g u n a k a n u n t u k n a s k a b
d i n a s y a n g ditandatangani oleb pejabat E s e l o n I
y a n g b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l di
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f kapital d a n j e n i s / o n t A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a u n i t organisasi E s e l o n I , dengan
b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat u n i t organisasi E s e l o n I , dengan b u r u f
a w a l k a p i t a l d a n j e n i s /ont A r i a l 9.

Contob:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimlll (021) 3503466 Website: www.kemenag.go.id

b) K o p s u r a t Kantor W i l a y a h Kementerian A g a m a Provinsi


(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop
surat
dengan
nama
Kantor
Wilayab
Kementerian Agama Provinsi terdiri d a r i L a m b a n g
Kementerian Agama y a n g terletak di margin k i r i ,
baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n
Agama
Republik Indonesia, baris k e d u a n a m a Kantor
Wilayab Kementerian Agama
Provinsi, d a n di
b a w a b n y a d i i k u t i alamat K a n t o r Wilayab.

-20-

K e r t a s dengan
kepala n a m a K a n t o r
Wilayah
Kementerian Agama Provinsi d i g u n a k a n u n t u k
N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat
y a n g b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l d i
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a Kantor Wilayab
Kementerian
Agama Provinsi, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 12; d a n
(c) a l a m a t Kantor Wilayab Kementerian
Agama
Provinsi, dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 9.
Contob:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI DKI JAKARTA
Jalan DJ, Panjaitan No.10 Jakarta Timur 13340
Telepon (021) 8197479; Faksimlll (021) 8195461
Website: www.dki.kemenag.go.id

c)

Kop s u r a t Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a


(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop s u r a t dengan n a m a K a n t o r Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian
Agama yang terletak di margin k i r i , b a r i s pertama
b e r t u l i s k a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
baris k e d u a n a m a Kantor K e m e n t e r i a n Agama
Kabupaten/Kota, d a n di b a w a b n y a d i i k u t i alamat
Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a .
K e r t a s dengan kepala n a m a K a n t o r Kementerian
Agama Kabupaten/Kota d i g u n a k a n u n t u k N a s k a b
D i n a s yang ditandatangani oleb pejabat
yang
b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l d i b a w a b n y a .
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan h u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a
Kantor
Kementerian
Agama
Kabupaten/Kota, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 12; d a n
(c) alamat Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n /
Kota, dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s font
A r i a l 9.

-21 -

Contoh:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


KANTOR KEMENTERIAN AGAMAKOTA JAKARTA UTARA
Jalan Plumpang Semper Raya Nomor 52 Jakarta Utara
Telepon (021) 43930820-43930455; Faksimili (021) 43930820;
Website: www.dki.kemenag.go.ld

d) Kop s u r a t
Kecamatan

Madrasah

atau

Kantor

Urusan

Agama

(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop s u r a t dengan n a m a M a d r a s a h a t a u Kantor
U r u s a n Agama K e c a m a t a n terdiri dari L a m b a n g
Kementerian Agama y a n g terletak d i margin k i r i ,
baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n
Agama
Republik Indonesia, baris k e d u a K a n t o r Kementerian
Agama
Kabupaten/Kota,
baris
ketiga
nama
Madrasab a t a u Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n ,
dan di bawabnya diikuti alamat Madrasab atau
Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n .
K e r t a s dengan kepala n a m a M a d r a s a b a t a u Kantor
U r u s a n Agama K e c a m a t a n d i g u n a k a n u n t u k n a s k a b
dinas y a n g ditandatangani
oleb pejabat
yang
bersangkutan.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a
Kantor
Kementerian
Agama
Kabupaten/Kota, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 12;
(c) t u l i s a n n a m a Madrasab a t a u K a n t o r U r u s a n
Agama K e c a m a t a n , dengan b u r u f k a p i t a l d a n
j e n i s font A r i a l 1 1 ; d a n
(d) alamat Madrasab a t a u K a n t o r U r u s a n Agama
K e c a m a t a n , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s
font A r i a l 9.
Contob K U A K e c a m a t a n :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA SELATAN


KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN PASAR MINGGU
Jalan Kebagusan Raya Nomor 52 Ragunan Pasar Minggu, Jakarta Selatan
Telepon (021) 7822819; Faksimili (021) 7822819;
l/Vebs/fe; www.kuapasarminggu.blogspot.com

-22-

Contoh M a d r a s a h :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA BARAT


MADRASAH ALIYAH NEGERI 1
Jalan Rawa Bahagia Raya Grogol Petamburan Jakarta Barat
Telepon (021) 5600768; Faksimili (021) 5600768;
Website: www.man1jakarta.sch.id

e)

K o p s u r a t B a l a i , Kantor U r u s a n Haji, d a n A s r a m a Haji


Embarkasih
(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop N a s k a b D i n a s dengan n a m a B a l a i a t a u Kantor
U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji E m b a r k a s i h terdiri
dari L a m b a n g Kementerian A g a m a y a n g terletak d i
margin k i r i , baris pertama b e r t u l i s k a n Kementerian
Agama Republik Indonesia, baris k e d u a n a m a B a l a i
a t a u Kantor
U r u s a n Haji a t a u A s r a m a
Haji
E m b a r k a s i h , d a n d i b a w a b n y a d i i k u t i alamat B a l a i
a t a u Kantor
U r u s a n Haji a t a u A s r a m a
Haji
Embarkasih.
Kertas dengan kepala n a m a B a l a i a t a u Kantor
Urusan
Haji
atau
Asrama
Haji
Embarkasih
digunakan u n t u k N a s k a b D i n a s y a n g ditandatangani
oleb pejabat yang bersangkutan
a t a u pejabat
s t r u k t u r a l di bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian Agama Republik Indonesia,
dengan b u r u f kapital d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u
A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , dengan b u r u f kapital
dan j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji
A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , dengan b u r u f
kapital d a n j e n i s fontArial 9.

atau
awal

Contob B a l a i :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN
PROVINSI DKI JAKARTA
Jalan Rawa Kuning Pulo Gebang Cakung Jakarta Timur
Telepon (021) 4803577; Faksimili (021) 4803578
Website: www.bdkjakarta.kemenag.go.id

f)

K o p s u r a t Perguruan Tinggi K e a g a m a a n Negeri (PTKN)


(1) S u s u n a n t u l i s a n :
Kop N a s k a b D i n a s dengan n a m a P T K N terdiri dari
lambang P T K N y a n g terletak di margin k i r i , baris
pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n A g a m a Republik
Indonesia,
baris k e d u a
nama
PTKN,
d a n di
b a w a h n y a d i i k u t i alamat P T K N .

-23 -

K e r t a s dengan kepala n a m a P T K N d i g u n a k a n u n t u k
N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat
y a n g bersangkutan a t a u pejabat
struktural di
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian A g a m a R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a P T K N , dengan b u r u f k a p i t a l d a n
j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat P T K N , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n
j e n i s fontArial 9.
Contok P T K N :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


-^^.^^

I^Jl^^J

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI


SUNAN KALI JAGA YOGYAKARTA

Jalan Marsda Adisucipto Yogyakarta 55281


Telepon (0274) 512474 - 589621; Faksimili (021) 586117;
Website: www.uin-suka.ac.ld

2. Tanggal S u r a t
Tanggal s u r a t ditulis dengan tata u r u t sebagai berikut:

3.

a.

tanggal ditulis dengan a n g k a Arab;

b.

b u l a n ditulis dengan b u r u f lengkap; d a n

c.

t a b u n ditulis lengkap empat digit dengan a n g k a Arab.

Hal Surat
H a l m e r u p a k a n materi pokok s u r a t y a n g d i n y a t a k a n dengan
kelompok k a t a singkat tetapi j e l a s . H a l perlu d i c a n t u m k a n dengan
a l a s a n berikut:
a.

menyampaikan
penjelasan
singkat tentang
materi
yang
d i k o m u n i k a s i k a n d a n menjadi r u j u k a n d a l a m k o m u n i k a s i ;

b.

m e m u d a b k a n identifikasi dalam p e n y u s u n a n b a l a m a n
s u r a t y a n g terdiri atas lebib dari s a t u b a l a m a n ; d a n

pada

c.

memudabkan
penentuan
alur
pengiriman
p e m b e r k a s a n d a n penyimpanan s u r a t .

atau

surat

4. T u j u a n d a n A l a m a t S u r a t
a.

S u r a t D i n a s d i t u j u k a n kepada n a m a j a b a t a n p i m p i n a n s a t u a n
o r g a n i s a s i / s a t u a n kerja y a n g dituju. S u r a t D i n a s tidak dapat
d i t u j u k a n kepada identitas y a n g tidak individual, m i s a l n y a
kantor, kementerian, d a n i n s t a n s i .

b.

Surat
Dinas
pemerintab/pejabat
berikut:
1) n a m a j a b a t a n ;
2) j a l a n ;
3) kota; d a n
4) kode pos.

yang
negara

ditujukan
kepada
ditulis dengan u r u t a n

pejabat
sebagai

-24-

Contoh:
Y t h . Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara
d a n Reformasi B i r o k r a s i
J a l a n J e n d e r a l S u d i r m a n Kavling 69
J a k a r t a 12190
5. Paragraf d a n S p a s i S u r a t
Paragraf
merupakan
sekelompok k a l i m a t p e r n y a t a a n
yang
b e r k a i t a n s a t u dengan y a n g Iain, y a n g m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n .
F u n g s i paragraf adalab m e m p e r m u d a b p e m a b a m a n penerima,
m e m i s a b k a n , a t a u mengbubungkan p e m i k i r a n d a l a m k o m u n i k a s i
tertulis.
Isi s u r a t d i n a s diketik s a t u s p a s i d a n diberi j a r a k 1,5 s.d. 2 s p a s i di
a n t a r a paragraf y a n g s a t u dengan paragraf y a n g l a i n n y a . S u r a t
y a n g terdiri a t a s s a t u paragraf j a r a k a n tar b a r i s n y a adalab d u a
spasi. Pemaragrafan ditandai dengan k e t u k , y a i t u + 6 k e t u k a t a u
spasi.
6. W a r n a T i n t a
T i n t a y a n g d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n s u r a t b e r w a r n a bitam,
sedangkan u n t u k penandatanganan s u r a t b e r w a r n a bitam a t a u
b i r u t u a . T i n t a b e r w a r n a merab b a n y a d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n
tingkat k e a m a n a n s u r a t R a b a s i a (R) a t a u Sangat R a b a s i a (SR).
Penggunaan w a r n a t i n t a cap dinas b e r w a r n a u n g u .
7. S a l i n a n
S a l i n a n s u r a t d i n a s b a n y a diberikan kepada y a n g berbak dan
terdapat
pada tembusan s u r a t , y a i t u s a l i n a n s u r a t y a n g
d i s a m p a i k a n kepada pejabat yang terkait.
8. T i n g k a t K e a m a n a n
a.

Sangat R a b a s i a disingkat (SR), tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t


d i n a s y a n g tertinggi sangat erat b u b u n g a n n y a
dengan
k e a m a n a n d a n keselamatan negara. J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak
s a b a t a u j a t u b ke tangan y a n g tidak berbak, m a k a a k a n
m e m b a b a y a k a n k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.

b.

R a b a s i a disingkat (R): tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t d i n a s y a n g


b e r b u b u n g a n erat dengan k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.
J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak sab a t a u j a t u b ke tangan y a n g
tidak berbak, m a k a a k a n merugikan negara.

c.

B i a s a disingkat (B): tingkat k e a m a n a n i s i s u a t u s u r a t dinas


y a n g tidak t e r m a s u k dalam butir a d a n b. N a m u n i t u tidak
berarti b a b w a i s i s u r a t dinas tersebut dapat d i s a m p a i k a n
kepada y a n g tidak berbak mengetabuinya.

S u r a t y a n g mengandung materi dengan tingkat k e a m a n a n tertentu


(Sangat R a b a s i a d a n Rabasia) b a r u s dijaga k e a m a n a n n y a d a l a m
r a n g k a k e a m a n a n d a n keselamatan negara. T a n d a tingkat
k e a m a n a n ditulis dengan cap (diketik b e r w a r n a m e r a b pada nomor
surat).
a.

b.

SR

-25 -

J i k a s u r a t d i n a s tersebut disalin, cap tingkat k e a m a n a n p a d a


s a l i n a n b a r u s dengan w a r n a y a n g s a m a dengan w a r n a cap p a d a
surat asli.
9.

Kecepatan P e n y a m p a i a n
a. A m a t Segera/Kilat
merupakan surat dinas yang
barus
diselesaikan/dikirim/disampaikan
pada
bari yang
sama
dengan batas w a k t u 24 j a m .
b. Segera m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s d i s e l e s a i k a n / d i k i r i m
d i s a m p a i k a n d a l a m w a k t u 2 x 24 j a m .
c. B i a s a m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s diselesaikan/
d i k i r i m / d i s a m p a i k a n m e n u r u t u r u t a n y a n g diterima oleb
bagian
pengiriman,
sesuai
dengan
jadwal
perjalanan
caraka/kurir.

K e t e n t u a n Surat-Men3rurat
1. K o m u n i k a s i L a n g s u n g
S u r a t d i n a s d i k i r i m langsung kepada individu (pejabat formal). J i k a
s u r a t tersebut d i t u j u k a n kepada pejabat y a n g b u k a n k e p a l a s a t u a n
kerja, u n t u k mempercepat penyampaian s u r a t k e p a d a pejabat y a n g
dituju tersebut, s u r a t tetap d i t u j u k a n kepada k e p a l a s a t u a n kerja,
tetapi
dicantumkan
untuk
perbatian
(u.p.)
pejabat
yang
bersangkutan.
2. A l u r S u r a t - M e n y u r a t
A l u r surat-men3nj[rat b a r u s melalui b i e r a r k i d a r i tingkat p i m p i n a n
tertinggi bingga ke pejabat s t r u k t u r a l terendab y a n g berwenang
sebingga dapat d i l a k u k a n pengendalian penyelesaian.
a.

A l u r s u r a t d a r i atas ke bawab diatur sebagai berikut:


1)

S u r a t d a r i Menteri, Sekretaris J e n d e r a l , D i r e k t u r J e n d e r a l ,
K e p a l a B a d a n Litbang d a n Diklat, y a n g d i k i r i m ke i n s t a n s i
vertikal d a n U P T pada Kementerian A g a m a d i a l a m a t k a n
k e p a d a K e p a l a Kantor Wilayab, Rektor IAIN, Rektor UIN,
Rektor I H D N , K e t u a S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a STAHN,
Ketua STABN dan Kepala Balai.
2) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama,
dikirim
kepada
Kepala
Kantor
Kementerian
Agama
K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri.
3) K e p a l a B a l a i , Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N K e t u a
S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a S T A H N , K e t u a S T A B N kepada
K e p a l a K a n k e m e n a g K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a Madrasab
Aliyab Negeri melalui K e p a l a K a n w i l Kementerian Agama
Provinsi.
4) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n /
Kota, y a n g d i k i r i m ke Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n ,
MTsN d a n MIN dalam lingkungan w i l a y a b n y a d i a l a m a t k a n
kepada K e p a l a K a n t o r U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n , K e p a l a
MTsN d a n K e p a l a MIN.
5) T i d a k d i b e n a r k a n mengirim s u r a t y a n g d i t u j u k a n langsung
k e p a d a K e p a l a Bidang/Pembimbing pada K a n t o r Wilayab
Kementerian
Agama
Provinsi
atau
Kepala
Seksi/
Penyelenggara B i m b i n g a n pada Kantor K e m e n t e r i a n Agama
K a b u p a t e n / Kota.

-26-

6)

7)

I n s p e k t u r J e n d e r a l k a r e n a tugas d a n fungsinya dapat


mengirim s u r a t k e p a d a u n i t m a n a p u n d a l a m r a n g k a
pengawasan d a n tindak lanjut h a s i l p e m e r i k s a a n .
D a l a m h a l pengiriman s u r a t d i t u j u k a n k e p a d a K e p a l a K a n t o r
Wilayah
maka
Kepala
Kantor
Kementerian
Agama
K a b u p a t e n / K o t a apabila d i p e r l u k a n dapat diberi a t a u
dikirim tembusan.

A l u r s u r a t d a r i bawab ke atas d i a t u r sebagai berikut:


1) K e p a l a K a n t o r U r u s a n Agama K e c a m a t a n (KUA), Madrasab
T s a n a w i y a h Negeri (MTsN) d a n M a d r a s a b Ibtidaiyah Negeri
(MIN) y a n g mengirim s u r a t a l u r k e a t a s b a n y a boleb
d i t u j u k a n k e p a d a Kepala Kantor K e m e n t e r i a n
Agama
K a b u p a t e n / Kota.
2)

K e p a l a Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a d a n


K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri (MAN) y a n g mengirim s u r a t
a l u r ke atas b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a K e p a l a Kantor
Wilayab Kementerian Agama Provinsi.

3)

Kbusus
untuk
surat
mengenai
kenaikan
pangkat
(kepegawaian) di lingkungan M a d r a s a b Ibtidaiyah Negeri,
M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri d a n M a d r a s a b Aliyab Negeri
m a k a b e r l a k u alur/prosedur sebagaimana d i a t u r d a l a m
K e p u t u s a n Menteri Agama Nomor 2 7 T a b u n 1 9 7 1 tentang
P e t u n j u k P e l a k s a n a a n Penyelesaian K e n a i k a n Pangkat di
l i n g k u n g a n Kementerian Agama.

4)

K b u s u s mengenai s u r a t tentang p e n g u r u s a n p e n s i u n d a n
pemberbentian pegawai p a d a Kementerian A g a m a b e r l a k u
alur/prosedur sebagaimana diatur d a l a m K e p u t u s a n Menteri
A g a m a Nomor 27 T a b u n 1981 tentang P e t u n j u k P e l a k s a n a a n
Penyelenggaraan P e n s i u n d a n Pemberbentian Pegawai di
l i n g k u n g a n Kementerian Agama.

5)

K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian A g a m a Provinsi y a n g


mengirim s u r a t a l u r keatas d i t u j u k a n k e p a d a Menteri Agama
a t a u D i r e k t u r J e n d e r a l , K e p a l a B a d a n Penelitian d a n
Pengembangan
serta Pendidikan d a n Pelatiban u n t u k
u r u s a n operasional s e s u a i dengan bidangnya a t a u kepada
I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u kepada
Sekretaris J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.

6)

D e k a n p a d a IAIN, UIN, a t a u I H D N y a n g mengirim s u r a t a l u r


ke a t a s b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a Rektor IAIN, Rektor
U I N , a t a u Rektor I H D N masing-masing.
Rektor IAIN d a n Rektor U I N mengirim s u r a t a l u r keatas

7)

ditujukan

kepada

Menteri

Agama

atau

kepada

Direktur

J e n d e r a l Pendidikan I s l a m u n t u k u r u s a n t e k n i s operasional
a t a u k e p a d a I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan
a t a u k e p a d a Sekretaris J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.
8)

Rektor I H D N mengirim s u r a t a l u r ke a t a s d i t u j u k a n k e p a d a
Menteri Agama a t a u kepada D i r e k t u r J e n d e r a l B i m b i n g a n
M a s y a r a k a t H i n d u u n t u k u r u s a n t e k n i s operasional a t a u
k e p a d a I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u
k e p a d a S e k r e t a r i s J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.

-27-

9)

K e t u a S T A I N , S T A K N , S T A H N , d a n S T A B N mengirim s u r a t
a l u r s u r a t keatas d i t u j u k a n k e p a d a D i r e k t u r J e n d e r a l
masing-masing.

10) B a l a i Pendidikan d a n Pelatihan K e a g a m a a n s e r t a B a l a i


Penelitian Pengembangan Keagamaan, y a n g mengirim s u r a t
a l u r k e a t a s b a n y a d i t u j u k a n kepada K e p a l a B a d a n Penelitian
dan
Pengembangan
serta
Pendidikan
dan
Pelatiban
tembusannya
d i k i r i m kepada
Kepala Kantor
Wilayab
Kementerian Agama setempat.
c.

A l u r s u r a t ke samping

(Horisontal)

1)

S u r a t d a r i eselon 1 kepada pejabat eselon 1 l a i n n y a d i t u j u k a n


langsung kepada pejabat eselon 1 y a n g b e r s a n g k u t a n .

2)

S u r a t d a r i pejabat eselon 11 y a n g ditandatangani atas n a m a


pejabat eselon 1 d i t u j u k a n kepada pejabat eselon 1 y a n g
b e r s a n g k u t a n u.p. pejabat eselon 11 y a n g d i t u j u .

3)

S u r a t dari K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama


Provinsi, Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N , K e t u a
STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN, dan
K e p a l a B a l a i yang d i t u j u k a n a n tar s a t u a n organisasi
b e r s a n g k u t a n b a r u s d i a l a m a t k a n kepada p i m p i n a n masingm a s i n g s a t u a n organisasi y a n g bersangkutan.

3. Disposisi
Disposisi m e r u p a k a n petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
pengelolaan s u r a t a t a u penyelesaian s u r a t , y a n g ditulis secara jelas
pada lembar disposisi, tidak pada n a s k a b asli. Lembar Disposisi
m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n dengan n a s k a b a t a u s u r a t dinas y a n g
bersangkutan d a n tidak boleb d i p i s a b k a n , sebingga p a d a lembar
disposisi s e l a l u d i c a n t u m k a n k a l i m a t " D i l a r a n g m e m i s a b k a n sebelai
s u r a t p u n y a n g tergabung dalam berkas i n i " .

Contob:

ii^mi^/
^gS^^r'

wil^W

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021)3503466 SITUS www.kemenag.go.id

LEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN: Dilar ang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini
Status:
TeQbusan
Nomor Surat
Tanggal Surat

Sifat

:S^ pit Segera


1 1 Segera
1 1 Penting

Lampiran
Diterima Tanggal
No. Agenda
Dari
Perihal
SANGAT SEGERA

Kilat

SEGERA

Biasa

BIASA

-28-

Disposisi Sekjen Kepada:


Karo Perencanaan
Karo Kepegawaian
Karo Keuangan dan BMN
Karo Ortala
Karo Hukum dan KLN
Karo Umum
Kapus Pinmas
Kapus KUB

Petunjuk:
Setuju

Tolak

Teliti & Pendapat


Untuk diketahui

Selesaikan

Sesuai catatan

Untukperhatian

Edarkan

Tanggal Penyelesaian :
Penerima :
DISPOSISI KEPALA BIRO:
Kepada Bagian 1, 2, 3, 4
Petunjuk:

Diajukan kemball tgl,:


Penerima :
DISPOSISI KEPALA BAGIAN;
Kepada Subbagian 1, 2, 3, 4
Petunjuk:

Tanggal Penyelesaian:
Penerima:

Tanggal Penyelesaian:
Penerima:

CATATAN SEKJEN:

Jawab
Perbaiki
Bicarakan dengan saya
Bicarakan bersama
Ingatkan
Simpan
Disiapkan
Harap dihadiridiwakili

-29-

B A B IV
P E N G U R U S A N N A S K A H DINAS K O R E S P O N D E N S I
Korespondensi sangat penting u n t u k m e n d u k u n g terselenggaranya
tugas fungsi organisasi. J i k a p e l a k s a n a a n n y a tidak d i a t u r dengan cermat
dan teliti, a k a n d i p e r l u k a n b a n y a k w a k t u d a n biaya. P e n g u r u s a n n a s k a b
dinas korespondensi y a n g baik a k a n m e n i n g k a t k a n efektivitas d a n
efisiensi penyelenggaraan a d m i n i s t r a s i i n s t a n s i pemerintab.
A. N a s k a b D i n a s Korespondensi I n t e r n a l (Nota Dinas/Memorandum)
P e n g u r u s a n nota d i n a s / m e m o r a n d u m m e r u p a k a n pengelolaan nota
dinas/memorandum
yang
diterima
dan
yang
a k a n dikirim.
P e n g u r u s a n nota d i n a s / m e m o r a n d u m i t u s e b a i k n y a d i p u s a t k a n di
kesekretariatan y a i t u s u b bagian y a n g menyelenggarakan
fungsi
ketatausabaan
untuk
memudabkan
pengawasan
dan
pengendaliannya.
B . N a s k a b D i n a s Korespondensi E k s t e r n a l ( S u r a t D i n a s )
1. K e t e n t u a n P e n y u s u n a n S u r a t D i n a s
a. Penyelenggaraan u r u s a n k e d i n a s a n m e l a l u i surat-men5airat
d i n a s b a r u s d i l a k s a n a k a n s e c a r a cermat d a n teliti agar tidak
m c n i m b u l k a n s a l a b penafsiran.
b. Koordinasi
a n tar
pejabat
sebaiknya
dilakukan
dengan
m e n g u t a m a k a n metode y a n g paling cepat d a n tepat, seperti
d i s k u s i , k u n j u n g a n pribadi, d a n j a r i n g a n telepon lokal.
Koordinasi a n tar
pejabat
perlu dilakukan mulai
tabap
p e n y u s u n a n draf sebingga perbaikan p a d a konsep final dapat
dibindari.
c. U r u s a n k e d i n a s a n y a n g d i l a k u k a n dengan m e n g g u n a k a n tata
c a r a d a n prosedur s u r a t m e n y u r a t b a r u s m e n g g u n a k a n s a r a n a
k o m u n i k a s i resmi.
d. J a w a b a n terbadap S u r a t y a n g M a s u k :
1) I n s t a n s i pengirim b a r u s segera menginformasikan kepada
penerima s u r a t atas keterlambatan j a w a b a n d a l a m s u a t u
proses k o m u n i k a s i .
2)

I n s t a n s i penerima b a r u s segera m e m b e r i k a n j a w a b a n
terbadap konfirmasi y a n g d i l a k u k a n oleb i n s t a n s i pengirim.

2. P e n g u r u s a n S u r a t M a s u k
S u r a t m a s u k m e r u p a k a n s e m u a s u r a t d i n a s y a n g diterima. U n t u k
m e m u d a b k a n pengawasan d a n pengendalian, penerimaan s u r a t
m a s u k d i p u s a t k a n di kesekretariatan a t a u u n i t k e r j a y a n g
menyelenggarakan
fungsi k e t a t a u s a b a a n . J i k a
surat masuk
d i s a m p a i k a n l a n g s u n g kepada pejabat y a n g membidangi u r u s a n n y a ,
pejabat tersebut berkewajiban memberi
t a b u k e p a d a pibak
sekretariat a t a u pejabat y a n g diberi wewenang m e l a k s a n a k a n
penerimaan s u r a t tersebut. Penanganan s u r a t m a s u k d i l a k s a n a k a n
melalui t a b a p a n berikut.
a.

Penerimaan
S u r a t m a s u k y a n g diterima d a l a m s a m p u l tertutup dipilab,
dipilib d a n dikelompokkan b e r d a s a r k a n tingkat k e a m a n a n (SR,
R, d a n B) d a n tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a (Kilat, Sangat
Segera, Segera, d a n B i a s a ) .

-30-

S e l a n j u t n y a , s u r a t ditangani s e s u a i dengan tingkat k e a m a n a n


d a n tingkat kecepatan penyampaiannya.
Pencatatan tangani s e s u a i dengan tingkat k e a m a n a n d a n tingkat
kecepatan
1) S u r a t m a s u k y a n g diterima dari petugas p e n e r i m a a n dicatat
dan
lembar
kontrol
atau
tanda
penerimaannya
ditandatangani. Pencatatan s u r a t d i l a k s a n a k a n dengan
prioritas s e s u a i dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a .
2)

C a t a t a n d i l a k s a n a k a n pada b u k u agenda m e n u r u t tingkat


k e a m a n a n n y a . Pencatatan d i l a k u k a n p u l a p a d a lembar
disposisi d a n s u r a t mengenai nomor agenda d a n tanggal
penerimaan.

3)

Pencatatan s u r a t dinas yang m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n


S R d a n R d i l a k u k a n oleb p i m p i n a n k e s e k r e t a r i a t a n a t a u
pejabat tertentu y a n g m e n d a p a t k a n kewenangan
dari
pimpinan.

4)

Pencatatan s u r a t dinas yang m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n


B d i l a k u k a n oleb pejabat yang d i t u n j u k oleb pimpinan
kesekretariatan.

5)

P e n c a t a t a n s u r a t m a s u k d i m u l a i d a r i Nomor 1 pada b u l a n
J a n u a r i d a n berakbir pada nomor t e r a k b i r d a l a m s a t u
t a b u n , y a i t u nomor terakbir pada tanggal 3 1 Desember. J i k a
s u r a t m a s u k b a n y a k sebingga d i p e r l u k a n pencatat lebib d a r i
s a t u orang, pencatatan d i l a k u k a n dengan pemberian kode
tertentu sebingga s e m u a s u r a t m a s u k dapat dicatat dengan
cepat.

6)

Pencatatan s u r a t selalu d i l a k u k a n p a d a
pemindaban d a n penyimpanan.

setiap

terjadi

Penilaian
1) Kegiatan penilaian s u r a t m a s u k s e b e n a r n y a s u d a b m u l a i
d i l a k s a n a k a n pada tabap pencatatan, y a i t u p a d a w a k t u
menilai sementara a p a k a b s u r a t m a s u k t e r m a s u k yang
b a r u s d i b e r k a s k a n . Penilaian sementara i n i d i l a k u k a n u n t u k
m e m u d a b k a n penanganan s u r a t oleb pejabat a r s i p .
2)

Pada
tabap
penilaian,
surat
dinilai
apakab
akan
d i s a m p a i k a n pimpinan a t a u dapat d i s a m p a i k a n langsung
k e p a d a pejabat y a n g menangani. B i a s a n y a , di tiap i n s t a n s i
s u d a b diatur s u r a t yang b a r u s melalui p i m p i n a n d a n s u r a t
y a n g dapat langsung d i s a m p a i k a n kepada pejabat tertentu.

3)

Selain penilaian penyampaian


surat, dilakukan pula
penilaian penanganan surat, a p a k a b s u r a t m a s u k i t u a k a n
diproses b i a s a a t a u melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b .

4)

S u r a t m a s u k yang beralamat pribadi ( n a m a orang) dinilai


t e r m a s u k s u r a t yang b a r u s d i s a m p a i k a n l a n g s u n g kepada
y a n g b e r s a n g k u t a n d a l a m k e a d a a n s a m p u l tertutup.

5)

P e n i l a i a n d i l a k u k a n dengan berpedoman k e p a d a tingkat


k e a m a n a n d a n tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n s u r a t .

Pemilaban
1) Kegiatan pemilaban s u r a t m a s u k m u l a i d i l a k s a n a k a n p a d a
tabap pencatatan.

-31 -

2)

P a d a tahap pemilahan,
tujuan surat.

surat akan

disampaikan

sesuai

3)

Surat m a s u k yang
beralamat
pribadi
(nama
d i s a m p a i k a n langsung kepada y a n g b e r s a n g k u t a n
k e a d a a n s a m p u l tertutup.

orang)
dalam

Pengolaban
1)

P a d a tabap pengolaban, pimpinan/pejabat


t i n d a k a n y a n g a k a n diambil s e b u b u n g a n
m a s u k tersebut.

memutuskan
dengan s u r a t

2)

D a r i b a s i l pengolaban dapat d i p u t u s k a n t i n d a k l a n j u t n y a .

3)

Pengolaban s u r a t m a s u k dapat m e n g g u n a k a n
proses
p e m b e r k a s a n n a s k a b a t a u proses a d m i n i s t r a s i b i a s a s e s u a i
dengan k e b u t u b a n .

Penyimpanan
1)

S e l a m a m a s a pengolaban s u r a t m a s u k s u d a b m u l a i
mengalami proses penyimpanan k a r e n a s u r a t dinas yang
s u d a b d i s i m p a n i t u sering d i m i n t a k e m b a l i u n t u k diolab.
S u r a t d i n a s b a r u s disimpan sedemikian r u p a sebingga
m u d a b d i t e m u k a n kembali j i k a diperlukan.

2)

S u r a t m a s u k y a n g melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b
d i s i m p a n d a l a m berkas n a s k a b dinas m e n u r u t bidang
permasalaban.

3)

Surat
masuk
yang
diproses
tidak
melalui
pemberkasan, S u r a t disimpan d a l a m b i m p u n a n
dengan k e b u t u b a n . Beberapa c a r a m e n g b i m p u n
sebagai berikut:

4)

proses
sesuai
surat

a)

S e r i m e r u p a k a n b i m p u n a n s a t u j e n i s s u r a t dinas yang
b e r d a s a r k a n format s u r a t a t a u j e n i s N a s k a b D i n a s ,
misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan,
d a n S u r a t E d a r a n , d i s u s u n s e c a r a kronologis. H i m p u n a n
m e n u r u t seri selain dibatasi oleb k e m a m p u a n map j u g a
dibatasi oleb t a b u n Naskab D i n a s .

b)

Rubrik merupakan bimpunan dari satu macam masalab/


bal/pokok persoalan y a n g d i s u s u n s e c a r a kronologis,
misalnya cuti, kunjungan
dinas, kerja
lapangan.
H i m p u n a n m e n u r u t r u b r i k dibatasi dengan t a b u n a t a u
dibatasi sampai dengan m a s a l a b selesai.

c)

Dosir m e r u p a k a n b i m p u n a n s a t u m a c a m kegiatan a t a u
persoalan y a n g d i s u s u n secara kronologis d a r i awal
s a m p a i a k b i r . Misalnya, fail/berkas pegawai m e r u p a k a n
h i m p u n a n N a s k a h D i n a s dari m u l a i l a m a r a n s a m p a i
dengan pemberbentian.

Penyimpanan
berikut.
a)

surat

atau

bimpunan

dilakukan

sebagai

L a t e r a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g
d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a
bagian s i s i samping, m i s a l n y a p e n y i m p a n a n
dalam
ordner, kotak a r s i p , a t a u boks fail.

-32-

5)

g.

b)

V e r t i k a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g
d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a
bagian m u k a , m i s a l n y a p e n y i m p a n a n s u r a t / m a p pada
lemari b e r k a s (fail kabinet).

c)

Horizontal m e r u p a k a n p e n y i m p a n a n
surat/bimpunan
y a n g d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga m u k a s u r a t /
bimpunan
terlibat
di
sebelab
atas,
misalnya
p e n y i m p a n a n peta a t a u gambar k o n s t r u k s i .

S u r a t m a s i b aktif, s u r a t tetap berada di u n i t pengolab. J i k a


setelab
dinilai
surat
itu
menjadi
arsip
inaktif,
p e n y i m p a n a n n y a b a r u s s u d a b d i a l i b k a n ke u n i t k e a r s i p a n
s e s u a i dengan ketentuan k e a r s i p a n y a n g b e r l a k u .

S a r a n a Penanganan Surat Masuk


1)

B u k u Agenda m e r u p a k a n s a r a n a u t a m a pengendalian d a n
pengawasan s u r a t m a s u k . S e m u a s u r a t m a s u k pertama k a l i
dicatat pada b u k u agenda, y a n g d i s u s u n d a l a m
kolom
c a t a t a n sebagai berikut:
a)

tanggal;

b)

nomor agenda;

c)

nomor d a n tanggal s u r a t m a s u k ;

d)

lampiran;

e)

a l a m a t pengirim;

f)

bal/isi surat; dan

g)

keterangan.

S e s u a i dengan k e b u t u b a n , kolom catatan dapat


m i s a l n y a dengan petunjuk pada nomor y a n g
petunjuk pada nomor b e r i k u t n y a .

ditambab,
l a l u dan

2)

Pengurusan
s u r a t m a s u k y a n g tidak m e l a l u i
proses
p e m b e r k a s a n n a s k a b dinas, selain b u k u agenda, dapat
d i g u n a k a n s a r a n a l a i n y a n g diatur s e s u a i dengan k e b u t u b a n
masing-masing.

3)

Sarana
pengurusan
surat
masuk
melalui
proses
p e m b e r k a s a n n a s k a b , selain b u k u agenda j u g a d i g u n a k a n
s a r a n a lain.

3. P e n g u r u s a n S u r a t K e l u a r
Surat keluar merupakan semua surat dinas yang a k a n dikirim
kepada pejabat y a n g t e r c a n t u m p a d a alamat s u r a t dinas d a n
s a m p u l s u r a t dinas. Penanganan
surat keluar,
pencatatan,
pemberian nomor/cap d a n pengiriman s u r a t k e l u a r d i l a k s a n a k a n
oleb u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi p a d a bagian t a t a
u s a b a . P e n a n g a n a n s u r a t k e l u a r d i l a k u k a n m e l a l u i tabap sebagai
berikut:
a.

Pengolaban
1)

Kegiatan pengolaban d i m u l a i dari penyiapan bingga ke


penandatanganan
s u r a t dinas. Penyiapan s u r a t k e l u a r
dilaksanakan, antara lain karena:
a) a d a n y a k e b i j a k s a n a a n p i m p i n a n ;
b)

r e a k s i atas s u a t u a k s i ; d a n

c)

a d a n y a konsep b a r u .

-33 -

2)

P e n y i a p a n / p e n y u s u n a n konsep s u r a t k e l u a r sebagai berikut:


a)

Penyiapan/penyusunan
konsep
dilakukan
oleh
pejabat/pegawai
yang
membidanginya,
seperti
s e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat a t a u pejabat
yang
ditunjuk.

b)

Setiap konsep y a n g d i s i a p k a n h a r u s d i d a s a r k a n p a d a
k e b i j a k s a n a a n d a n pengaraban p i m p i n a n .

c)

Setiap konsep yang a k a n d i a j u k a n k e p a d a


pimpinan
terlebib d a b u l u b a r u s diteliti oleb sekretaris/ p i m p i n a n
sekretariat a t a u pejabat y a n g diserabi wewenang. S e s u a i
dengan
petunjuk
pimpinan
atau
menurut
pertimbangannya sendiri terbadap i s i s u r a t d i n a s ,
sekretaris/pimpinan sekretariat m e n e t a p k a n
tingkat
kecepatan penyampaian d a n tingkat k e a m a n a n s u r a t .

d)

Setiap konsep s u r a t dinas sebelum ditandatangani oleb


pejabat y a n g berwenang dibububi paraf terlebib d a b u l u
oleb d u a p a r a pejabat d u a tingkat di b a w a b n y a yang
bertugas m e n y i a p k a n konsep s u r a t d i n a s tersebut.

e)

L e t a k p e m b u b u b a n paraf diatur sebagai berikut:


(1) Paraf pejabat yang berada d u a tingkat di bawab
pejabat penanda tangan s u r a t d i n a s d i b u b u h k a n di
sebelab kiri/sebelum n a m a pejabat p e n a n d a tangan
surat.
(2) Paraf pejabat y a n g berada s a t u tingkat di bawab
pejabat penanda tangan s u r a t d i n a s d i b u b u h k a n di
sebelab
kanan/setelab
nama
pejabat
penanda
tangan.
(3) Setelab s u r a t dinas diparaf oleb pejabat
yang
bersangkutan
dan
tidak
lagi
mengandung
k e k u r a n g a n / k e s a l a b a n yang p e r l u diperbaiki, proses
selanjutnya adalab:
> pengajuan
kepada
menandatangani s u r a t ;

pejabat

yang

akan

> penandatanganan oleb pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n ;


> p e m b u b u b a n cap; d a n
> pemberian nomor.
Contob pemberian paraf:

Paraf pejabat E s e l o n IV

Paraf pejabat E s e l o n I I I

-34-

Pencatatan
S e m u a s u r a t k e l u a r dicatat d a l a m agenda s u r a t k e l u a r .
Penggandaan
1) Penggandaan m e r u p a k a n kegiatan m e m p e r b a n y a k s u r a t
d i n a s dengan s a r a n a reproduksi y a n g tersedia s e s u a i dengan
banyaknya alamat yang dituju.
2)

Penggandaan
banya
d i l a k u k a n setelab
ditandatangani oleb pejabat y a n g berbak.

surat

keluar

3)

C a p d i n a s y a n g d i b u b u b k a n p a d a b a s i l penggandaan b a r u s
a s l i ( b u k a n salinan).

4)

J u m l a b y a n g digandakan s e s u a i dengan a l a m a t y a n g d i t u j u
(alamat distribusi).

5)

Penggandaan
surat
keluar
yang
tingkat
kecepatan
p e n y a m p a i a n n y a segera d a n sangat segera diprioritaskan.

6)

Penggandaan
s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a
Sangat R a b a s i a , R a b a s i a , d a n Konfidensial b a r u s diawasi
dengan ketat.

7)

S e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat berkewajiban menjaga agar


penggandaan d i l a k s a n a k a n m e n u r u t k e t e n t u a n y a n g diatur
oleb Kementerian Agama.

Pengiriman d a n Pengamanan
1)

S u r a t k e l u a r y a n g a k a n d i k i r i m k a n d i m a s u k k a n ke d a l a m
sampul.

2)

P a d a s a m p u l s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a B i a s a
(B), R a b a s i a (R), d a n Sangat R a b a s i a (SR) d i c a n t u m k a n
a l a m a t lengkap, nomor s u r a t d i n a s , d a n cap y a n g s e s u a i
dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n
(segera/sangat
segera/biasa).

3)

S u r a t y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R a t a u R d i m a s u k k a n ke
d a l a m amplop, d i b u b u b i alamat lengkap, nomor s u r a t d i n a s ,
cap d i n a s , cap yang s e s u a i dengan tingkat kecepatan
p e n y a m p a i a n d a n cap tingkat k e a m a n a n .

4)

S e m u a s u r a t k e l u a r yang d i k i r i m dicatat d a l a m b u k u
ekspedisi sebagai b u k t i pengiriman a t a u d i b u a t k a n t a n d a
b u k t i pengiriman tersendiri.

5)

Untuk
kepentingan
keamanan,
sekretaris/pimpinan
sekretariat m e n g u s a b a k a n k e s e l a m a t a n pengiriman s e m u a
s u r a t k e l u a r , k b u s u s n y a y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R / R .

6)

U n t u k kepentingan k e a m a n a n , K e p a l a S u b B a g i a n y a n g
menangani
persuratan
mengusabakan
keselamatan
pengiriman
surat
keluar,
k b u s u s n y a yang
tingkat
keamanannya SR/R.

7)

W a k t u Penandatanganan S u r a t
W a k t u penandatanganan s u r a t b a r u s m e m p e r h a t i k a n j a d w a l
pengiriman s u r a t d a n segera d i k i r i m setelab ditandatangani.

Penyimpanan
1)

S e m u a a r s i p s u r a t k e l u a r (pertinggal) b a r u s d i s i m p a n s e s u a i
dengan k e t e n t u a n k e a r s i p a n .

-35-

2)

N a s k a h a s l i s u r a t d i n a s k e l u a r d a n n a s k a h y a n g diparaf
h a r u s d i s i m p a n di u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n
fungsi d i bagian tata u s a b a .

-36-

BAB V
P E J A B A T PENANDATANGAN N A S K A H D I N A S
A. G a r i s K e w e n a n g a n d a n Penandatanganan
1. Penggunaan G a r i s Kewenangan
Menteri A g a m a a t a u P i m p i n a n S a t u a n O r g a n i s a s i bertanggung j a w a b
atas segala kegiatan y a n g d i l a k u k a n di d a l a m organisasi a t a u
i n s t a n s i n y a . Tanggung j a w a b tersebut tidak dapat d i l i m p a b k a n a t a u
d i s e r a b k a n k e p a d a seseorang y a n g b u k a n pejabat berwenang. G a r i s
kewenangan d i g u n a k a n j i k a s u r a t d i n a s ditandatangani oleb pejabat
y a n g mendapat pelimpaban d a r i pejabat y a n g berwenang.
2.

Penandatanganan
P e n a n d a t a n g a n a n s u r a t d i n a s y a n g m e n g g u n a k a n garis kewenangan
dapat m e n g g u n a k a n tiga c a r a :
a. Atas N a m a (a.n.)
Atas n a m a y a n g disingkat (a.n.) d i g u n a k a n j i k a pejabat y a n g
m e n a n d a t a n g a n i s u r a t d i n a s telab diberi k u a s a oleb pejabat y a n g
bertanggung j a w a b , b e r d a s a r k a n bidang tugas d a n tanggung j a w a b
pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n . S u s u n a n p e n a n d a t a n g a n a n atas n a m a
(a.n.) pejabat l a i n y a i t u n a m a j a b a t a n pejabat y a n g berwenang ditulis
lengkap dengan b u r u f k a p i t a l pada setiap a w a l k a t a , d i d a b u l u i
dengan s i n g k a t a n a . n .
Pejabat penandatangan s u r a t d i n a s bertanggung j a w a b atas i s i s u r a t
d i n a s k e p a d a penanggung j a w a b , tanggung j a w a b tetap berada p a d a
pejabat y a n g m e m b e r i k a n k u a s a .
Contob:
a.n. Menteri Agama
Sekretaris J e n d e r a l ,

a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l
Kepala Biro Ortala,

Tanda Tangan

Tanda Tangan

Nur S y a m

Nur Arifin

b. U n t u k B e l i a u
U n t u k b e l i a u y a n g disingkat (u.b.) d i g u n a k a n j i k a y a n g diberikan
k u a s a m e m b e r i k a n k u a s a lagi k e p a d a pejabat s a t u tingkat di
b a w a b n y a , sebingga u n t u k beliau (u.b.) d i g u n a k a n setelab a t a s n a m a
(a.n.). Pelimpaban wewenang i n i m e n g i k u t i u r u t a n s a m p a i d u a
tingkat s t r u k t u r a l di bawabnya.

-37-

Contoh:
a.n. Menteri Agama
Sekretaris J e n d e r a l ,
u.b.
Kepala Biro Ortala
Tanda Tangan
N u r Arifin
c. U n t u k P e r h a t i a n (u.p.)
A l a m a t s u r a t dengan menggunakan s i n g k a t a n u.p. ( u n t u k perhatian)
u n t u k k e p e r l u a n berikut:
1) u n t u k mempercepat
penyelesaian s u r a t y a n g d i p e r k i r a k a n
d i l a k u k a n oleh pejabat a t a u staf tertentu di l i n g k u n g a n i n s t a n s i ;
2)

u n t u k mempermudab penyampaian oleb sekretariat penerima


surat
pejabat
yang
dituju
dan
untuk
mempercepat
penyelesaiannya s e s u a i dengan m a k s u d s u r a t ; d a n

3)

u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t k a r e n a tidak menunggu


k e b i j a k s a n a a n langsung p i m p i n a n i n s t a n s i .

Contob:
Y t b . Menteri Agama
J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t No 3 - 4
Jakarta
u.p.
Sekretaris J e n d e r a l
d. P e l a k s a n a T u g a s (Pit.)
K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a tugas y a n g disingkat (Pit.)
sebagai berikut:
1) P e l a k s a n a tugas (Pit.) d i g u n a k a n apabila pejabat y a n g berwenang
menandatangani
n a s k a b dinas b e l u m
ditetapkan
karena
menunggu k e t e n t u a n bidang kepegawaian lebib lanjut.
2)

Pelimpaban wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat


y a n g definitif ditetapkan.

Contob:
Pit. K e p a l a P i n m a s ,

Pit. Sekretaris Ditjen B i m a s I s l a m

Tanda Tangan

Tanda Tangan

N a m a Lengkap

N a m a Lengkap

-38-

e. P e l a k s a n a H a r i a n (Plh.)
K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a h a r i a n y a n g disingkat (Plh.)
sebagai berikut:
1) P e l a k s a n a h a r i a n (Plb.) d i p e r g u n a k a n a p a b i l a pejabat y a n g
berwenang menandatangani n a s k a b d i n a s t i d a k berada di tempat
sebingga u n t u k k e l a n c a r a n p e l a k s a n a a n pekerjaan s e b a r i - b a r i
perlu a d a pejabat sementara y a n g menggantikannya.
2)

P e l i m p a b a n wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat


y a n g definitif kembali di tempat.

Contob:
Plb. K e p a l a P u s a t K U B ,

Plb. S e k r e t a r i s Ditjen P H U

Tanda Tangan

Tanda Tangan

N a m a Lengkap

N a m a Lengkap

B . Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t d i n a s
a n t a r / k e l u a r Kementerian Agama y a n g bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n /
a r a b a n berada p a d a pejabat p i m p i n a n tertinggi K e m e n t e r i a n Agama.
2. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t y a n g tidak
bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n / a r a b a n dapat d i s e r a b k a n / d i l i m p a b k a n
k e p a d a p i m p i n a n s a t u a n organisasi di setiap tingkat eselon a t a u pejabat
l a i n y a n g diberi kewenangan u n t u k m e n a n d a t a n g a n i n y a .
3. Penyeraban/pelimpaban
wewenang
dan
penandatanganan
korespondensi k e p a d a pejabat k e p a l a / p i m p i n a n d i l a k s a n a k a n sebagai
berikut:
a)

S e k r e t a r i s Jenderal/eselon
1 dapat
memperoleb
pelimpaban
kewenangan d a n penandatanganan s u r a t d i n a s tentang supervisi,
a r a b a n mengenai r e n c a n a strategis d a n operasional, t e r m a s u k
kegiatan l a i n y a n g d i l a k s a n a k a n oleb organisasi lini
pada
K e m e n t e r i a n Agama.

b)

P i m p i n a n organisasi lini p a d a setiap j a j a r a n i n s t a n s i pemerintab


dapat
memperoleb
penyeraban/pelimpaban
wewenang
dan
penandatanganan s u r a t dinas y a n g b e r k a i t a n dengan p e l a k s a n a a n
tugas d a n fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

-39-

M A T R I K S K E W E N A N G A N PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S

No.

Jenis
Naskah Dinas

Menteri

1.

Peraturan

2.

Keputusan

3.

Instruksi

4.

Pedoman

5.

Surat Edaran

Standar
Operasional
Prosedur (SOP)

Sekjen

Dirjen

Staf
Ahli*)

Rektor/
Ketua
PTKN

Direktur/
Kara/
Kanwil

1/

Kabag/
Kabid/
Kasubdit

Kasubag/
Kasubid/
Kasi

Kepala
Kankemenag

Kepala
Balai

Kepala KUA
kepala
madrasaab

6.

Surat Perintah/
Surat Tugas

7.

Surat Dinas

8.

Memorandum

9.

Nota Dinas

1/

%/

,/

i/

i/

1/

1/

10.

Surat Undangan

11.

Surat Perjanjian

12.

Surat Kuasa

13.

Berita Acara

%/

V
V
V

14.

Surat Keterangan

15.

Surat Pengantar

16.

Pengumuman

V
V

1/

17.

Laporan

18

Telaahan Staf

1/

1/

1/

*) Kewenangan Staf A h l i d i s e s u a i k a n dengan tugas d a n fungsi y a n g ditetapkan


oleh Kementerian Agama.

-40-

BAB VI
P E N G G U N A A N L A M B A N G N E G A R A , L A M B A N G K E M E N T E R I A N AGAMA, DAN
CAP DINAS
L a m b a n g Negara, L a m b a n g Kementerian Agama, d a n cap d i n a s
d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a h D i n a s sebagai t a n d a pengenal a t a u identifikasi
y a n g bersifat tetap d a n resmi. U n t u k memperoleb k e s e r a g a m a n d a l a m
pengelolaan T a t a N a s k a h D i n a s d i s e l u r u h j a j a r a n a p a r a t u r p a d a Kementerian
Agama, p e r l u d i t e n t u k a n penggunaan L a m b a n g Negara, L a m b a n g Kementerian
Agama, d a n cap d i n a s p a d a kertas s u r a t d a n s a m p u l .
A.

Penggunaan L a m b a n g Negara
1. K e t e n t u a n penggunaan
sebagai berikut:

2.

L a m b a n g Negara

untuk Tata Naskah Dinas

a)

L a m b a n g Negara m e r u p a k a n lambang g a r u d a y a n g d i g u n a k a n
d a l a m T a t a N a s k a b D i n a s sebagai t a n d a pengenal a t a u identifikasi
y a n g bersifat tetap d a n resmi.

b)

Pejabat y a n g berwenang menggunakan kop n a s k a b dinas j a b a t a n


d a n cap j a b a t a n dengan L a m b a n g Negara adalab pejabat Negara
d a l a m b a l i n i Menteri Agama.

Kop N a s k a b D i n a s J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara


B e n t u k d a n spesifikasi kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n dengan
negara sebagai berikut:

lambang

1) B e n t u k kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n menggunakan lambang G a r u d a


b e r w a r n a k u n i n g emas, dengan u k u r a n tinggi 2 1 , 5 0 m m d a n lebar
2 0 , 2 4 m m s e s u a i dengan
k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundangu n d a n g a n . L a m b a n g G a r u d a terletak simetris di tengab k e r t a s y a n g
berjarak 20 m m d a r i tepi atas k e r t a s d a n berada di tengab t u l i s a n
n a m a Menteri Agama. T u l i s a n n a m a Menteri Agama dicetak tebal
dengan b u r u f k a p i t a l y a n g terletak 5 m m di b a w a b lambang garuda.
2)

Contob b e n t u k d a n spesifikasi kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n dengan


l a m b a n g g a r u d a dapat dilibat p a d a G a m b a r 1.
Gambar 1
120>24 mm

20,00 mm.
21,50 mm

I
5.00

mm

M E N T E R I AGAMA
R E P U B L I K INDONESIA
3.

C a p J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara
a)

Pejabat y a n g berwenang
menggunakan
cap j a b a t a n dengan
L a m b a n g Negara a d a l a h pejabat negara y a i t u Menteri Agama.

b)

B e n t u k d a n spesifikasi cap Menteri Agama dengan lambang g a r u d a


adalab sebagai berikut.

-41 -

1) C a p Menteri Agama berbentuk b u n d a r , terdiri d a r i tiga l i n g k a r a n


dengan j a r i - j a r i R l = 18,5 m m , R 2 = 17,5 m m , d a n R 3 = 13,5
m m . T e b a l garis l i n g k a r a n R l = 0,8 m m , R 2 = R 3 = 0,2 m m .
2)

L i n g k a r a n p e r t a m a adalab l i n g k a r a n paling l u a r . P a d a l i n g k a r a n
k e d u a , di bagian a t a s t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a j a b a t a n Menteri
A g a m a y a n g ditulis dengan b u r u f k a p i t a l ; sedangkan di bagian
bawab t e r c a n t u m t u l i s a n Republik Indonesia. P a d a l i n g k a r a n
ketiga, terdapat lambang g a r u d a dengan u k u r a n 1 8 X 1 9 m m . D i
a n t a r a k e d u a t u l i s a n tersebut diberi t a n d a b e r u p a bintang segi
l i m a dengan u k u r a n s e s u a i buruf.

3)

C a p Menteri Agama m e n g g u n a k a n t i n t a b e r w a r n a u n g u .

4)

Penggunaan cap dinas terletak di sebelab k i r i t a n d a tangan


n a s k a b d i n a s d a n mengenai sedikit t a n d a tangan pejabat y a n g
berwenang.

5)

Contob b e n t u k d a n spesifikasi cap j a b a t a n dengan


negara dapat dilibat sebagai berikut:

J3Ji.iN 1 Ulv JJAIN


ISl
UKURAN
3
2
2 (dua)
Lingkaran. a. T u l i s a n Menteri
Garis tengah:
Agama.
4 cm dan 2,80 cm b. Cambar Lambang
Rl
:18,5 mm
Garuda
R2
: 17,5 mm 0. T u l i s a n Republik
R3
:13,5 mm
Indonesia,
d. D u a gambar bintang
(sebagai pembatas).

lambang

CONTOH

KET

5
R2

B . Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama


1.

K e t e n t u a n Penggunaan L a m b a n g Kementerian A g a m a
a.

Umum
1) L a m b a n g K e m e n t e r i a n Agama y a n g disebut l a m b a n g I k b l a s
B e r a m a l sebagai K e p u t u s a n Menteri A g a m a Nomor 7 1 7 T a b u n
2 0 0 6 tentang L a m b a n g Departemen A g a m a adalab t a n d a
pengenal a t a u identitas b e r u p a simbol a t a u b u r u f y a n g
d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a b D i n a s K e m e n t e r i a n Agama
sebagai identitas agar p u b l i k lebih m u d a b mengenalnya.
2)

Penggunaan L a m b a n g Kementerian A g a m a d i l e t a k k a n di sebelab


kiri kepala surat.

-42-

L a m b a n g Kementerian Agama
1) B e n t u k Segi L i m a s a m a sisi
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik bintang b e r s u d u t l i m a y a n g
m e l a m b a n g k a n sila K e t u b a n a n Y a n g M a b a E s a d a l a m P a n c a s i l a ,
b e r m a k n a b a b w a pegawai Kementerian A g a m a s e l a l u mentaati
dan
menjungjung
tinggi
norma-norma
agama
dalam
m e l a k s a n a k a n tugas pemerintaban d a l a m negara R e p u b l i k
Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n P a n c a s i l a .
2)

17 (tujub belas) k u n t u m b u n g a k a p a s , 8 (delapan) b a r i s t u l i s a n


d a l a m kitab s u c i d a n 4 5 (empat p u l u b lima) butir gabab
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik P r o k l a m a s i K e m e r d e k a a n Republik
Indonesia pada tanggal
17 A g u s t u s
1945, m e n u n j u k k a n
k e b u l a t a n tekad pegawai Kementerian Agama u n t u k membela
kemerdekaan
negara
k e s a t u a n Republik
Indonesia
yang
d i p r o k l a m i r k a n pada tanggal 17 A g u s t u s 1945.

3)

Padi d a n K a p a s yang melingkar berbentuk b u l a t a n


M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pegawai Kementerian
A g a m a mengemban tugasnya u n t u k m e w u j u d k a n m a s y a r a k a t
y a n g sejabtera, adil, m a k m u r , d a n merata.

4)

Kitab S u c i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai pedoman bidup d a n
k e b i d u p a n y a n g serasi a n t a r a kebabagiaan
duniawi dan
u k b r o w i , materiil, d a n spirituil dengan r i d b a AUab SWT, T u b a n
Yang Maba E s a .

5)

A l a s kitab s u c i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pedoman bidup d a n
k e b i d u p a n b a r u s ditempatkan pada proporsi y a n g sebenarnya
s e s u a i potensi dinamis dari kitab s u c i .

6)

Semboyan I k b l a s B e r a m a l
M e n y i r a t k a n m a k n a b a b w a pegawai Kementerian Agama d a l a m
mengabdi kepada m a s y a r a k a t d a n negara b e r l a n d a s k a n n i a t
beribadab dengan t u l u s i k b l a s . H a l i n i berarti b a b w a dengan
i m a n y a n g k u a t , tegub, d a n bati y a n g s u c i , serta mengbayati
d a n mengamalkan P a n c a s i l a yang m e r u p a k a n t u n t u t a n serta
pegangan
bidup
dalam
kebidupan
bermasyarakat
dan
bernegara, Pegawai Kementerian Agama bertekad
mengabdi
kepada negara adalab ibadab.

7)

Pita
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai i k a t a n saling kekeluargaan
d a n p e r s a u d a r a a n y a n g erat dengan bato bersib d a n s u c i .

8)

P e r i s a i y a n g b e r b e n t u k segi l i m a s a m a s i s i

M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a k e r u k u n a n bidup a n t a r
u m a t beragama di Negara Republik Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n
P a n c a s i l a dilindungi sepenubnya s e s u a i dengan Undang-Undang
D a s a r Negara Republik Indonesia T a b u n 1945.
9)

Warna dan Maknanya


a)

W a r n a Dasar adalah Hijau T u a , bermakna keadilan.

b)

W a r n a B i n t a n g , Padi, d a n Kitab S u c i a d a l a h K u n i n g E m a s ,
b e r m a k n a keagungan.

-43 -

c.

c)

W a r n a Kelopak B u n g a
bermakna kesucian.

Kapas

dan

Pita

adalah

Putih,

d)

W a r n a B a t a n g d a n T a n g k a i B u n g a n K a p a s adalab
Muda, bermakna kemakmuran.

e)

W a r n a E m p a t B a r i s A b s t r a k s i t u l i s a n di sebelab k a n a n d a n
empat baris sebelab k i r i kitab s u c i d a n a l a s kitab s u c i serta
semboyan
Ikblas
Beramal
adalab
Hitam,
bermakna
keteguban.

f)

W a r n a Perisai Segi L i m a S a m a S i s i adalab K u n i n g , b e r m a k n a


kemulian.

Hijau

L a m b a n g Kementerian Agama wajib d i g u n a k a n u n t u k :


1)

kop n a s k a b dinas;

2)

cap d i n a s ;

3)

amplop dinas;

4)

d o k u m e n r e s m i yang diterbitkan oleb i n s t a n s i ;

5)

stop map;

6)

p a p a n n a m a kantor;

7)

k a r t u t a n d a pengenal pegawai;

8)

t a n d a pengenal pin pegawai;

9)

label barang milik negara; d a n

10) s i t u s resmi.
d.

e.

2.

L a m b a n g Kementerian Agama dapat d i g u n a k a n u n t u k :


1)

pada gedung kantor;

2)

pada k a r t u n a m a pejabat/pegawai; d a n

3)

u n t u k b a l - b a l lain y a n g m e m e r l u k a n lambang.

Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama u n t u k bal-bal selain


y a n g diatur dalam b u r u f c d a n b u r u f d, b a r u s m e n d a p a t k a n izin
d a r i Sekretaris J e n d e r a l Kementerian Agama.

Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama pada Kop N a s k a b D i n a s


a.

Pejabat
yang
berwenang
menggunakan
kop
naskab
dinas
Kementerian Agama dengan menggunakan L a m b a n g
Kementerian
A g a m a adalab pejabat berwenang pada Kementerian Agama P u s a t
d a n Daerab.

b.

B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan L a m b a n g


Kementerian Agama sebagai berikut:
1)

L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l pada kop n a s k a b dinas d i c a n t u m k a n


b e r d a s a r k a n bentuk, perbandingan u k u r a n , d a n w a r n a y a n g
telab diatur s e s u a i dengan ketentuan y a n g b e r l a k u .

2)

Contob bentuk d a n spesifikasi kop n a s k a b dinas dengan


menggunakan L a m b a n g Kementerian A g a m a dapat dilibat pada
Cambar.

-44-

Contoh G a m b a r :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

3.

Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama d a n L a m b a n g P e n d i d i k a n


Tinggi K e a g a m a a n Negeri pada C a p Kementerian Agama
a)

Pejabat y a n g berwenang menggunakan cap Kementerian Agama


adalab pejabat berwenang pada K e m e n t e r i a n A g a m a P u s a t , Daerab,
d a n P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri.

b) B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan L a m b a n g


K e m e n t e r i a n Agama d a n L a m b a n g P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n
Negeri sebagai berikut:
1) C a p Kementerian Agama berbentuk b u n d a r , terdiri d a r i tiga
l i n g k a r a n dengan j a r i - j a r i R l = 18,5 m m , R 2 = 17,5 m m , d a n R 3
= 13,5 m m . Tebal garis l i n g k a r a n R l = 0,8 m m , R 2 = R 3 = 0,2
mm.
2)

L i n g k a r a n pertama adalab l i n g k a r a n paling luar. P a d a l i n g k a r a n


kedua,di bagian a t a s t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a Kementerian
Agama sedangkan d i bagian bawab t e r c a n t u m t u l i s a n R e p u b l i k
Indonesia. P a d a l i n g k a r a n ketiga, terdapat lambang
dengan
u k u r a n 2 4 , 5 X 2 4 , 5 m m sedangkan di bagian bawab t e r c a n t u m
t u l i s a n n a m a u n i t organisasi/Pendidikan Tinggi K e a g a m a a n
Negeri. D i a n t a r a k e d u a t u l i s a n tersebut, diberi t a n d a b e r u p a
bintang segi l i m a dengan u k u r a n s e s u a i dengan buruf.

3)

C a p Kementerian Agama menggunakan t i n t a b e r w a r n a u n g u .

4)

Penggunaan cap dinas terletak d i sebelab k i r i t a n d a tangan


n a s k a b d i n a s d a n mengenai sedikit t a n d a tangan pejabat y a n g
berwenang.

5)

P e r u b a b a n bentuk d a n spesifikasi L a m b a n g p a d a P e r g u r u a n
Tinggi K e a g a m a a n Negeri b a r u s mendapat persetujuan d a r i
Direktorat J e n d e r a l y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi di bidang
pendidikan serta ditetapkan oleb Menteri Agama melalui
Sekretariat J e n d e r a l c.q. B i r o O r g a n i s a s i d a n T a t a L a k s a n a .

6)

B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan lambang


I k b l a s B e r a m a l / P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri dapat
dilibat sebagai berikut:

IL

-45-

B E N T U K DAN
UKURAN

ISI

1
2
2 (dua) L i n g k a r a n . a. T u l i s a n Kementerian
G a r i s tengah:
Agama.
4 c m d a n 2,80
b. Gambar Lambang
cm
Kementerian Agama
Rl
: 18,5 m i r
Republik Indonesia/
R2
: 17,5
Pendidikan Tinggi
mm
Keagamaan Negeri.
R3
: 13,5 mrr
c. N a m a u n i t
organisasi/
Pendidikan Tinggi
Keagamaan Negeri.

CONTOH

KET

d. T u l i s a n Republik
Indonesia.
e. D u a gambar bintang
(sebagai pembatas).

7)

No.

Contob b e n t u k dan spesifikasi cap Kementerian Agama

CAP K E M E N T E R I A N ACAMA

KET
ERANCAN

2.
Sekretariat J e n d e r a l

V ^ ^ 4 8 u T o e j 5 ^ /

-463.
Direktorat J e n d e r a l
Pendidikan Islam

4.
Direktorat J e n d e r a l
Penyelenggaraan Haji d a n
Umrah

Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat Islam

Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Kristen

-47-

7.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Katolik

8.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Hindu

9.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Buddba

10.
Inspektorat J e n d e r a l

-48-

11.
B a d a n Penelitian d a n
Pengembangan serta
P e n d i d i k a n d a n Pelatiban

12.
K a n t o r Wilayab Kementerian
Agama Provinsi

13.
K a n t o r K e m e n t e r i a n Agama
K a b u p a t e n / Kota

/A

14.

^^^^

K a n t o r U r u s a n Agama
Kecamatan

-49-

15.
Balai Pendidikan dan
Pelatihan K e a g a m a a n

16.

^^^^

B a l a i Penelitian d a n
Pengembangan Agama

17.
M a d r a s a b Aliyab Negeri

18.
M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri

-50-

19.

M a d r a s a h Ibtidaiyah Negeri

20.

VIr

21.

f \^^/ j *

A s r a m a Haji E m b a r k a s i

^^^^^

K a n t o r U r u s a n Haji
Indonesia di Arab S a u d i

22.

P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri

Balai Lajnab Pentasiban


Musbaf Al-Qur'an

c.

bentuk d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a y a n g tidak diatur


d a l a m k e p u t u s a n i n i b e n d a k n y a m e m p e r h a t i k a n aspek k e s e r a s i a n
d a n estetika.

-51 -

BAB VII
B E N T U K DAN F O R M A T N A S K A H D I N A S
Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan
1)

S u s u n a n S u r a t E d a r a n , meliputi:
a.

K e p a l a terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas, y a n g berisi gambar l a m b a n g negara d a n
n a m a j a b a t a n u n t u k pejabat negara (Menteri Agama) a t a u
lambang
pejabat

dan

nama

negara,

Kementerian

yang

ditulis

Agama

dengan

untuk
buruf

bukan
kapital,

d i l e t a k k a n secara simetris;
(2) t u l i s a n S U R A T
lambang
dengan

EDARAN,

negara/lambang
buruf

kapital

yang

dicantumkan

Kementerian
serta

nomor

di

bawab

Agama,

ditulis

surat

edaran

di

b a w a b n y a secara simetris;
(3) k a t a T E N T A N G , y a n g d i c a n t u m k a n di b a w a b f r a s a s u r a t
edaran ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; d a n
(4) r u m u s a n j u d u l s u r a t edaran, y a n g ditulis dengan b u r u f
k a p i t a l secara simetris di b a w a b k a t a tentang.
b.

Batang Tubub
B a g i a n batang t u b u b s u r a t edaran terdiri dari:
(1) a l a s a n tentang p e r l u n y a dibuat s u r a t edaran;
(2) p e r a t u r a n perundang-undangan

a t a u n a s k a b dinas l a i n

y a n g menjadi d a s a r pembuatan s u r a t edaran; d a n


(3) pemberitahuan

tentang

bal

tertentu

yang

dianggap

mendesak.
c.

Kaki
B a g i a n k a k i s u r a t edaran terdiri dari:
(1) tempat d a n tanggal penetapan;
(2) n a m a j a b a t a n pejabat penanda tangan, y a n g ditulis dengan
b u r u f kapital, d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a koma;
(3) t a n d a tangan pejabat penanda tangan;
(4) n a m a lengkap pejabat p e n a n d a tangan, y a n g ditulis dengan
buruf kapital; dan
(5) cap d i n a s .

-52-

2)

b e n t u k s u r a t edaran y a n g ditandatangani oleb:


a.

Menteri Agama
Lambang negara yang
telah dicetak

Yth.

1.
2.
3.

Daftar pejabat yang


menerima Surat
dan selerusnya;
SURAT EDARAN
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
(Nama Surat Edaran Menteri Agama)

A.

Umum

B.

Maksud dan Tujuan

C.

Ruang Lingkup

D.

Dasar

E.

... dan seterusnya.

Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwin
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya Surat
Edaran

lA

Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal...
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
tanda tangan dan cap jabatan
NAMA
Tembusan:
1.
2.
3.

dan seterusnya.

Memuat ketentuan
peraturan perundangundangan yang menjadi
dasar ditetapkannya
Surat Edaran

Kota sesuai dengan


alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
Daftar pejabat yang
menerima tembusan
Surat Edaran

-53-

b.

Pejabat E s e l o n 1 atas n a m a Menteri


Logo Kementerian
Agama yang telah
dicetak
Daftar pejabat yang
menerima Surat

Yth.

1.
2.
3.

dan seterusnya;
SURAT EDARAN
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
(Nama Surat Edaran Menteri Agama)

A.

Judul Surat Edaran


yang ditulis dengan
huruf kapital

Umum

B.

Maksud d a n Tujuan

C.

Ruang L i n g k u p

D.

Dasar

E.

... dan seterusnya.

Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkannya Surat
Edaran
Memuat ketentuan
peraturan perundangundangan yang menjadi
/ d a s a r ditetapkannya
/ J i Surat Edaran

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal...
a.n.MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL,
tanda tangan dan cap instansi
NAMA
Tembusan:
1. ...;
2.
3.

Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwin

dan seterusnya.

Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital,serta nama
jabatan yang
menandatangani
dengan huruf awal
kaoital.

Daftar pejabat yang


menerima tembusan
Surat Edaran

3)

S u s u n a n S u r a t Tugas, meliputi:
a.

K e p a l a terdiri dari:
1)
2)
3)

b.

kop n a s k a b dinas;
k a t a S U R A T T U G A S , y a n g ditulis dengan b u r u f kapital
s e c a r a simetris; d a n
NOMOR, yang berada d i b a w a b t u l i s a n S u r a t T u g a s dengan
b u r u f kapital.

B a t a n g T u b u b terdiri dari:
1)

K o n s i d e r a n s meliputi k a t a :
a) Menimbang memuat p e r a t u r a n / d a s a r
S u r a t Tugas; d a n

ditetapkannya

-54-

b) D a s a r pertimbangan m e m u a t a l a s a n d i t e t a p k a n n y a
S u r a t T u g a s , d a s a r m e m u a t k e t e n t u a n y a n g dijadikan
l a n d a s a n ditetapkannya S u r a t T u g a s tersebut.
2)

D i k t u m d i m u l a i dengan k a t a memberi tugas, y a n g ditulis


dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris,
d i i k u t i dengan k a t a :
a)

K e p a d a di tepi k i r i m e m u a t daftar n a m a d a n j a b a t a n
pegawai yang mendapat tugas; d a n
b) U n t u k di bawab k a t a k e p a d a m e m u a t s u b s t a n s i a r a b a n
y a n g ditugaskan.

c.

K a k i terdiri dari:
1) N a m a Tempat d a n Tanggal m e m u a t n a m a tempat d a n
tanggal S u r a t T u g a s ;
2) N a m a
Jabatan
memuat
nama
jabatan
yang
menandatangani, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l
p a d a setiap a w a l u n s u r n y a , d a n d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a
koma;
3) T a n d a T a n g a n m e m u a t pejabat y a n g memberi menugasi;
4)

N a m a Lengkap m e m u a t n a m a lengkap pejabat y a n g


menandatangani S u r a t T u g a s , y a n g ditulis dengan b u r u f
a w a l k a p i t a l p a d a setiap a w a l u n s u r n y a ; d a n

5)

C a p I n s t a n s i m e m u a t cap Kementerian Agama pada s a t u a n


organisasi y a n g menandatangani.

B e n t u k S u r a t T u g a s y a n g ditandatangani oleb:
a.

Pejabat E s e l o n 1

SURAT TUGAS
NOMOR:
Menimbang

a. bahwa
b. bahwa
c. ... dst;

Dasar

1.
2.
3.

1
)

.. dst;
Memberi Tugas

Kepada

1.
2.
3. ...dst;

-55-

Untuk

: 1.
2.
3.

...dst;
Nama Tempat, Tanggal
Sekretaris Jenderal,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap

b.

Pejabat E s e l o n 11 atas n a m a Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

SURAT TUGAS
NOMOR:
Menimbang

a. bahwa ...;
b. bahwa ...;
c. ... dst;

Dasar

1.
2.
3.

dst;
Memberi Tugas

Kepada

Untuk

1.
2.
3.

dst;

1.
2.
3.

dst;
Nama Tempat, Tanggal
a.n. Sekretaris Jenderal
Kepala Biro Ortala,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap

Tembusan:
Sekretaris Jenderal

-56-

c.

Pejabat E s e l o n 11

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

SURATTUGAS
NOMOR:
Menimbang

a. bahwa
b. bahwa
c. ... dst;

Dasar

1.
2.
3.

dst;
Memberi Tugas

Kepada

Untuk

1.
2.
3.

dst;

1.
2.
3.

... dst;
Nama Tempat, Tanggal
Kepala Biro Ortala,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap

B . N a s k a h D i n a s Korespondensi
1. Nota D i n a s Korespondensi Intern
a. S u s u n a n d a n B e n t u k Nota D i n a s
1) S u s u n a n N o t a D i n a s

a) Kepala Nota D i n a s terdiri dari:


(1) kop n a s k a h dinas;
(2) k a t a NOTA DINAS, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris;
(3) k a t a NOMOR, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l s e c a r a
simetris;

-57-

(4) k a t a Y t h . , y a n g ditulis dengan h u r u f a w a l kapital, d i i k u t i


dengan tanda baca titik;
(5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n
(7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital.
b) B a t a n g T u b u h
B a g i a n batang t u b u h Nota D i n a s terdiri d a r i alinea
p e m b u k a , i s i , d a n penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s .
c) K a k i
B a g i a n k a k i Nota D i n a s terdiri d a r i t a n d a tangan,
pejabat, d a n t e m b u s a n (jika perlu).
2) B e n t u k Nota D i n a s

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

NOTA DINAS
NOMOR:
Yth
Dari
Hal
Tanggal

Tanda Tangan
Nama Lengkap

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;

nama

-58-

b. S u s u n a n d a n B e n t u k Memorandum
1) S u s u n a n Memorandum
a) K e p a l a Memorandum terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) k a t a M E M O R A N D U M , yang
h u r u f kapital;

ditulis

d i tengah

dengan

(3) k a t a NOMOR, yang ditulis d i b a w a h k a t a M e m o r a n d u m


dengan h u r u f kapital;
(4) k a t a Y t h . , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n
(7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital.
b) B a t a n g T u b u h
B a t a n g t u b u h Memorandum terdiri d a r i alinea pembuka,
alinea i s i , d a n alinea penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s .
c) K a k i
B a g i a n k a k i Memorandum terdiri dari t a n d a
n a m a pejabat serta tembusan j i k a diperlukan.

tangan d a n

2) B e n t u k Memorandum Menteri d a n pejabat l a i n yang d i t u n j u k


dalam lingkungan s a t u a n organisasi/kerja
s e s u a i dengan
tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b a d a l a h sebagai berikut:
a)

B e n t u k Memorandum Menteri

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA

MEMORANDUM
NOMOR
Yth
Dari
Hal
Tanggal

-59-

Tanda Tangan
Nama Lengkap

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst.
b) B e n t u k Memorandum pejabat l a i n y a n g d i t u n j u k d a l a m
lingkungan s a t u a n organisasi/kerja s e s u a i dengan tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021)3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

MEMORANDUM
NOMOR:
Yth
Dari
Hal
Tanggal

Tanda Tangan

Tembusan:

Nama Lengkap

-60-

2. N a s k a h D i n a s Korespondensi E k s t e r n ( S u r a t Dinas)
Susunan dan Bentuk Surat Dinas
a.

S u s u n a n Surat Dinas:
1) K e p a l a S u r a t D i n a s terdiri dari:
(a) kop n a s k a h dinas;
(b) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik dengan
b u r u f a w a l kapital di sebelab k i r i d i b a w a b kop n a s k a b
dinas;
(c) tempat d a n tanggal pembuatan s u r a t , y a n g diketik d i
sebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(d) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , d i i k u t i dengan n a m a
jabatan yang dikirimi surat; dan
(e) alamat s u r a t , y a n g ditulis di b a w a b Y t b .
2) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t D i n a s terdiri d a r i alinea pembuka,
isi, d a n penutup.
3) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t D i n a s terdiri dari:
(a) n a m a j a b a t a n , y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ,
d i a k b i r i tanda b a c a koma;
(b) t a n d a tangan pejabat;
(c) n a m a lengkap pejabat/penanda
tangan, y a n g ditulis
dengan b u r u f a w a l kapital;
(d) stempel/cap dinas, y a n g d i g u n a k a n
s e s u a i dengan
ketentuan; d a n
(e) t e m b u s a n , yang memuat n a m a j a b a t a n pejabat penerima
(jika diperlukan).

b.

B e n t u k S u r a t D i n a s Menteri Agama

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(Tgl.,Bin., Thn.)

Yth

(Alinea Pembuka)

-61 -

(Alinea Isi)
(Alinea Penutup)
Menteri Agama,
(Tanda
Tangan
Jabatan)

Cap

Nama Lengkap

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
c.

dan

B e n t u k S u r a t D i n a s atas n a m a Menteri A g a m a

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(Tgl.,Bln.,Thn.)

Yth.

(Alinea Pembuka)

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)
(Alinea Penutup)
(Alinea Penutup)

-62-

a.n.

Menteri Agama
Sekretaris Jenderal,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;

d.

B e n t u k S u r a t D i n a s Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(Tgl.,Bln.,Thn.)

Yth.

(Alinea Pembuka)

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)
(Alinea Penutup)

Sekretaris Jenderal,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap

-63-

Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
e.

B e n t u k S u r a t D i n a s a t a s n a m a Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(Tgl.,Bin., Thn.)

Yth.

(Alinea Pembuka)

(Alinea Isi)

(Alinea Penutup)

a.n. Sekretaris Jenderal,


Kepala Biro Ortala
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap

Tembusan;
1. ...;
2. ...;
3. ..dst;

3. S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t U n d a n g a n
1) S u s u n a n S u r a t Undangan terdiri d a r i ;
a) K e p a l a
B a g i a n k e p a l a S u r a t U n d a n g a n terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik disebelah
k i r i d i bawab kop n a s k a b d i n a s ;

-64-

(3) tempat d a n tanggal p e m b u a t a n s u r a t , y a n g diketik


disebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor; d a n
(4) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , y a n g d i i k u t i dengan
n a m a j a b a t a n , d a n a l a m a t y a n g d i k i r i m i s u r a t (jika
diperlukan).
b) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t U n d a n g a n terdiri d a r i :
(1) alinea p e m b u k a ;
(2) i s i u n d a n g a n , y a n g meliputi b a r i , tanggal, w a k t u , tempat,
dan acara; dan
(3) alinea penutup.
c) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t U n d a n g a n terdiri d a r i n a m a j a b a t a n y a n g
ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l , t a n d a tangan, d a n n a m a
pejabat y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l .
2) B e n t u k S u r a t U n d a n g a n yang ditandatangani Menteri Agama

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(Tgl.,Bin., Thn.)

Yth

(Alinea Pembuka dan Isi)

pada hari/tanggal
waktu
tempat
acara

: pukul
:
:
(Alinea Penutup)

Menteri Agama,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap

-65 -

3) B e n t u k S u r a t Undangan Pejabat E s e l o n 1

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(Tgl.,Bin., Thn.)

Yth. (daftar nama terlampir)


(Alinea Pembuka dan Isi)

pada hari/tanggal
waktu
tempat
acara

: pukul
:
(Alinea Penutup)

Sekretaris Jenderal,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap

JL

-66-

Lampiran Surat....
Nomor
Tanggal :
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Sekretaris Jenderal,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap

-67-

4) B e n t u k K a r t u Undangan

MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/lbu/Saudara


pada acara

hari

/ (tanggal)
bertempat di

* Harap hadir 30 menit


sebelum acara dimulai
dan undangan dibawa
* Konfirmasi:

pukul

WIB

Pakaian
Laki-laki
Perempuan:
TNI/PoIri :

4. N a s k a h D i n a s K h u s u s
a.

S u s u n a n d a n B e n t u k B e r i t a A c a r a terdiri dari:
1) K e p a l a B e r i t a A c a r a terdiri dari:
(a) kop N a s k a h D i n a s ;
(b) k a t a B E R I T A A C A R A ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a
simetris; d a n
(c) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris.
2) B a t a n g t u b u b
B a g i a n batang t u b u b B e r i t a A c a r a terdiri dari:
(a) t u l i s a n b a r i , tanggal, d a n t a b u n , serta n a m a d a n j a b a t a n
p a r a p i b a k y a n g membuat B e r i t a A c a r a ; d a n
(b) s u b s t a n s i B e r i t a A c a r a .
3) K a k i
B a g i a n k a k i B e r i t a A c a r a m e m u a t tempat p e l a k s a n a a n
penandatanganan n a m a jabatan/pejabat d a n t a n d a tangan
p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i / y a n g mengesabkan.

-68 -

b.

Bentuk Berita Acara

K E M E N T E R I A N AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A
SEKRETARIAT J E N D E R A L
J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t Nomor 3-4 J a k a r t a 1 0 7 1 0
Telepon (021)
3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
F a k s i m i l e (021) 3 5 0 3 4 6 6 S I T U S w w w . k e m e n a g . g o . i d

BERITA ACARA
NOMOR:
Pada hari ini,
masing:

, tanggal

(nama pejabat),
Pertama,

(pihak lain)
Kedua, telah melaksanakan

, bulan

, tahun

, kami masing-

(NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak


dan

selanjutnya disebut

Pihak

1.
2.

dan seterusnya.
Berita

acara

ini

dibuat

dengan

sesungguhnya

berdasarkan

Dibuat di
Pihak Pertama,

Pihak Kedua,
Tanda Tangan

Tanda Tangan

Nama Lengkap

Nama Lengkap
Mengetahui/Mengesahkan
Nama Jabatan,
Tanda tangan
Nama Lengkap.

c.

S u r a t Keterangan
S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Keterangan terdiri dari:
1)

K e p a l a S u r a t Keterangan terdiri dari:


(a) kop Naskab D i n a s ;
(b) k a t a S U R A T P E N G A N T A R ditulis dengan b u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris; d a n

-69-

(c) k a t a NOMOR
simetris.
2)

ditulis

dengan

huruf

kapital

secara

Batang Tubuh
B a g i a n batang t u b u b S u r a t Keterangan m e m u a t pejabat y a n g
m e n e r a n g k a n d a n pegawai y a n g diterangkan s e r t a m a k s u d
d a n t u j u a n diterbitkannya S u r a t Keterangan.

3)

Kaki
B a g i a n k a k i S u r a t Keterangan m e m u a t keterangan tempat,
tanggal, b u l a n , t a b u n , n a m a j a b a t a n , t a n d a tangan, d a n
n a m a pejabat yang m e m b u a t S u r a t Keterangan tersebut.
Posisi bagian k a k i terletak p a d a bagian k a n a n bawab.
B e n t u k S u r a t Keterangan

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

SURAT KETERANGAN
NOMOR:
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama
NIP
Jabatan

:
:

dengan ini menerangkan bahwa


Nama
NIP
Pangkat/golongan
Jabatan
dan seterusnya

Jakarta,
Pejabat Pembuat Keterangan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap

-70-

S u r a t Pengantar
S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Pengantar terdiri dari:
1) K e p a l a S u r a t Pengantar terdiri dari:
(a) kop N a s k a h D i n a s ;
(b) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris;
(c) tanggal;
(d) Ytb.;
(e) n a m a j a b a t a n d a n n a m a a l a m a t y a n g d i t u j u ; d a n
(1) k a t a S U R A T P E N G A N T A R
s e c a r a simetris.

ditulis dengan b u r u f k a p i t a l

2) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t Pengantar
terdiri dari:

d a l a m bentuk kolom

(a) nomor u r u t ;
(b) j e n i s y a n g d i k i r i m ;
(c) b a n y a k n y a n a s k a b / b a r a n g ; d a n
(d) keterangan.
3) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t Pengantar terdiri dari:
(a) pengirim y a n g berada di sebelab k a n a n , y a n g meliputi:
(1) n a m a j a b a t a n pembuat pengantar;
(2) t a n d a tangan;
(3) n a m a dan NIP; dan
(4) stempel j a b a t a n / i n s t a n s i .
(b) penerima y a n g berada di sebelab k i r i , y a n g meliputi:
(1) n a m a j a b a t a n penerima;
(2) t a n d a tangan;
(3) n a m a dan NIP;
(4) cap i n s t a n s i i n s t a n s i ;
(5) nomor telepon/faksimile;
(6) tanggal penerimaan.

dan

-71 -

B e n t u k Surat Pengantar

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

Yth.

(Tgl, Bin, Thn)

SURAT PENGANTAR
NOMOR SP-.../.../.../.../,
No

Naskah Dinas/Barang

Banyaknya

Keterangan

Diterima tanggal
Penerima,
Nama jabatan,

Pengirim,
Nama jabatan,

Tanda Tangan

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap
NIP

Nama Lengkap
NIP

No. Telepon:
No. Faksimile:
Catatan:
Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kemball kepada pengirim
e.

Laporan
S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri dari:
1)

K e p a l a N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri d a r i :
a) k o p N a s k a h D i n a s ;

b) k a t a L A P O R A N
simetris;

ditulis

dengan

buruf

kapital

secara

c) k a t a T E N T A N G
simetris;

ditulis

dengan

buruf

kapital

secara

d) j u d u l laporan y a n g ditulis
d i l e t a k k a n secara simetris.

dalam

buruf

kapital dan

-72-

1)

Batang Tubuh
B a g i a n batang t u b u b L a p o r a n terdiri dari:
a)

P e n d a h u l u a n , yang m e m u a t penjelasan u m u m , m a k s u d
d a n t u j u a n , serta r u a n g lingkup d a n s i s t e m a t i k a
Laporan;

b) Materi
Laporan, y a n g
terdiri a t a s kegiatan
yang
dilaksanakan,
faktor
yang
mempengaruhi,
basil
p e l a k s a n a a n kegiatan, h a m b a t a n y a n g dihadapi, d a n b a l
l a i n y a n g perlu dilaporkan;
c) S i m p u l a n d a n s a r a n , sebagai b a b a n pertimbangan; d a n
d) Penutup, y a n g m e r u p a k a n a k b i r L a p o r a n ,
memuat
barapan/permintaan araban/ucapan terima kasib.
2)

Kaki
B a g i a n k a k i Laporan terdiri dari:
a)

tempat d a n tanggal pembuatan L a p o r a n ;

b) n a m a j a b a t a n pejabat pembuat
dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ;
c) t a n d a tangan; d a n

Laporan, yang

ditulis

d) n a m a lengkap, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l kapital.


Bentuk Naskab Dinas Laporan

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA


SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710


Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id

LAPORAN
TENTANG
A.

Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan

C.

Hasil y a n g D i c a p a i

D. Simpulan dan Saran

-73 -

Penutup

Dibuat di
pada tanggal
Nama Jabatan Pembuat Laporan
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
f.

T e l a a h a n Staf
S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf
1)

K e p a l a N a s k a h D i n a s T e l a a h a n S t a f terdiri dari:
a)

kop N a s k a h D i n a s ;

b) k a t a T E L A A H A N S T A F ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara


simetris;
c)

kata TENTANG
simetris; d a n

ditulis

dengan

buruf

kapital

secara

d) j u d u l telaahan staf ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara


simetris.
2)

Batang Tubub
B a g i a n batang t u b u b T e l a a h a n Staf terdiri dari:
a)

Persoalan, y a n g memuat p e r n y a t a a n singkat d a n j e l a s


tentang persoalan y a n g a k a n dipecabkan;

b) Praanggapan, yang m e m u a t d u g a a n y a n g beralasan,


b e r d a s a r k a n data y a n g a d a , saling berbubungan s e s u a i
dengan
situasi yang
dihadapi,
dan
merupakan
k e m u n g k i n a n kejadian di m a s a y a n g a k a n datang;
c)

F a k t a y a n g mempengaruhi, y a n g m e m u a t fakta y a n g
m e r u p a k a n l a n d a s a n a n a l i s i s d a n pemecahan persoalan;

d) A n a l i s i s pengarub praanggapan
d a n fakta
terbadap
persoalan d a n a k i b a t n y a , h a m b a t a n serta k e u n t u n g a n
d a n k e r u g i a n n y a , pemecahan a t a u c a r a bertindak y a n g
m u n g k i n a t a u dapat d i l a k u k a n ;

3)

e)

K e s i m p u l a n , yang m e m u a t i n t i s a r i b a s i l d i s k u s i , y a n g
m e r u p a k a n piliban c a r a bertindak a t a u j a l a n k e l u a r ; d a n

f)

T i n d a k a n y a n g d i s a r a n k a n , y a n g m e m u a t secara r i n g k a s
d a n j e l a s s a r a n a t a u u s u l t i n d a k a n u n t u k mengatasi
persoalan y a n g dihadapi.

Kaki
B a g i a n k a k i T e l a a h a n Staf terdiri dari:
a)

n a m a j a b a t a n pembuat telaahan staf, y a n g ditulis dengan


h u r u f a w a l kapital;

b) t a n d a tangan;

-74-

c)

n a m a lengkap; d a n

d) daftar l a m p i r a n .
B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf
TELAAHAN STAF
TENTANG

A.

Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan.

B.

Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan
saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan
kemungkinan kejadian dimasa mendatang.

C. Fakta yang Mempengaruhi


Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan.
D. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau
dapat dilakukan.
E.

Kesimpulan
Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu
cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang
dihadapi.

F.

Saran Tindakan
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran
tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Nama Lengkap Pembuat Telaahan Staf

-75-

B A B VIII
PENUTUP

Pedoman T a t a N a s k a h D i n a s p a d a K e m e n t e r i a n A g a m a i n i m e r u p a k a n
a c u a n bagi Kementerian Agama p u s a t d a n d a e r a h d a l a m
menyusun
P e l a k s a n a a n T a t a N a s k a h D i n a s s e s u a i dengan k e p e r l u a n masing-masing.

A.GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,

IM SAIFUDDIN

Anda mungkin juga menyukai