Sosialisasi EPSBED

Semester 2008/2
1 September 2009

Perpanjangan Ijin

P.T. dapat mulai mengajukan

perpanjangan ijin 6 (enam) bulan
sebelum tanggal berakhirnya S.K.
P.T. mengajukan surat permohonan
ke Kopertis dengan melampirkan:

Fotokopi S.K. terakhir

Profil program studi yang dicetak dari
tampilan di website http://evaluasi.or.id
2

Perpanjangan Ijin

Mulai tahun 2009, proses perpanjangan ijin

PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan
menggunakan program yang telah
disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara
nasional
Evaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin
didasarkan pada Laporan EPSBED dengan
mengikuti ketentuan yang ada (SK-234)

Syarat utama Laporan Epsbed 100%

Perpanjangan Ijin

P.T. yang pernah mengajukan perpanjangan

ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya
mengulangi lagi permohonan perpanjangan
ijin untuk segera diproses dengan sistem
baru di Kopertis
Apabila ada persyaratan yang belum
terpenuhi, P.T. akan mendapat
pemberitahuan dari Kopertis (PTS) atau
Dikti (PTN)
Perbaikan dilakukan melalui Laporan
EPSBED
4

Masa Berlaku Ijin

Program Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN)
Re-Status

Perpanjangan Ulang

4 tahun

4 tahun

15 Juli 2003
Ijin Re-Status diterbitkan
15 Juli 2003 dan berlaku
s.d. 15 Juli 2007

15 Juli 2007

Perpanjangan Ulang

4 tahun
15 Juli 2015

15 Juli 2011

20 Okt 2008
P.T. terlambat mengajukan
perpanjangan ijin dan baru
mendapat S.K. 20 Oktober
2008 yang berlaku s.d. 15
Juli 2011

13 Maret 2011
P.T. mengajukan
perpanjangan sebelum
berakhir dan mendapat S.K.
13 Maret 2011 yang berlaku
s.d. 15 Juli 2015

Masa Berlaku Ijin

Program Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukan
Perpanjangan setelah 3 (tiga) semester
Baru, Sk-108

Perpanjangan

Perpanjangan Ulang

4 tahun

4 tahun
10 Maret 2005

5 Mei 2007

Awal semester 2005/1,

perpanjangan diajukan
setelah melaporkan
EPSBED 2006/1 (3 Sem).
Ijin terbit 5 Mei 2007
berlaku s.d. 5 Mei 2011

5 Mei 2011

5 Mei 2015

28 Desember 2010
P.T. mengajukan
perpanjangan sebelum
berakhir dan mendapat S.K.
28 Desember 2010 yang
berlaku s.d. 5 Mei 2015

Masa Berlaku Ijin

Untuk menghindari masa vakum,

ijin sudah tidak berlaku sedangkan
ijin baru belum ada, P.T. sangat
dianjurkan mengajukan perpanjangan
6 (enam) bulan sebelum berakhir
Masa vakum dapat berakibat pada
status legalitas program studi yang
bersangkutan
7

Nomor Induk Dosen Nasional

Setiap dosen, TETAP maupun HONORER,

harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen
Nasional)
Pimpinan P.T. adalah dosen yang
(seharusnya) telah memiliki NIDN,
walaupun bisa tidak mengajar, karena
NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM
Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN
akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka
harus dibuatkan NIDN sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
8

Permohonan NIDN

Diajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)

dengan melampirkan hardcopy dan scan
file:

Fotokopi KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas,

kecuali memang ada dosen yang masih D-3
Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap
dari Yayasan (hanya untuk dosen tetap)
Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari
dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut
Fotokopi S.K. Jafa (jabatan fungsional
akademik), kalau ada
Fotokopi S.K. pangkat/golongan PNS-DPK,
khusus untuk PNS-DPK
9

Dosen Tetap ex PNS PTN/DPK

Dosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK

bisa menjadi dosen tetap di PTS dengan
syarat:

Fotokopi S.K. Pensiun

Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap
dari Yayasan (PTS) atau Rektor (PTN)
Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari
dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut
Asumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena
dosen PNS PTN/DPK yang pensiun
Bila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti
permohonan NIDN baru
10

Dosen Tetap ex PNS Non-PTN

PNS non-Depdiknas setelah pensiun akan

menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya:

Fotokopi S.K. Pensiun

Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap
dari Yayasan
Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari
dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut
Bila belum punya NIDN, dilengkapi dengan
dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru

11

Dosen pindah dari PT lain

Persyaratannya:

Fotokopi Surat Keluar dari P.T. asal

Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap
dari Yayasan
Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari
dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut
Dalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar
dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat
digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang
bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi
sebagai dosen tetap di P.T. asal Kopertis akan
melakukan klarifikasi
12

Staf Administrasi Sebagai Dosen

Staf administrasi dapat menjadi

dosen HONORER di P.T. sendiri atau
P.T. lain
Dia TIDAK BISA diakui/dianggap
sebagai dosen tetap karena status
tetapnya karyawan administrasi
Permohohan NIDN mengikuti
ketentuan yang ada
13

PNS Aktif dan Dosen Tetap

PNS non PTN/DPK tidak dapat

menjadi dosen tetap di P.T.
Hanya bisa sebagai dosen honorer
Menjelang pensiun bisa alih status
sebagai dosen dengan syarat minimal
S-2 dan memiliki Jafa minimal Lektor
Dalam hal ini statusnya berubah
menjadi PNS DPK hingga usia pensiun
(dosen)
14

Dosen Tetap diakui P.T. Lain

Bila ada dosen tetap P.T. yang

diakui atau tercatat sebagai dosen
tetap di P.T. lain, dapat dilakukan
koreksi dengan melampirkan
dokumen:

Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai

dosen tetap dari Yayasan
Surat pernyataan (asli), di atas meterai,
dari dosen ybs sebagai dosen tetap di
P.T. tersebut
15

Kelebihan dosen tetap

P.T. yang mendapati ada dosen yang

sebenarnya bukan dosen tetap P.T.nya dapat mengajukan koreksi ke
Kopertis
Koreksi dilakukan melalui fasilitas
Koreksi NIDN yang telah disediakan di
program
Ubah Ikatan Kerja dari (A) Dosen
Tetap menjadi (D) Dosen Honorer
16

Homebase Dosen Tetap

Homebase dosen ditetapkan oleh

pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam
Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen
Tetap
P.T. sejogyanya menata homebase
dosen tetap sesuai dengan program
studi yang ada dan bidang ilmu dosen
yang sesuai dengan program studi
17

Pindah Homebase Dosen Tetap

Perpindahan homebase antar program studi

di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan:

Ada pembukaan program studi baru atau

jenjang program studi baru (S2/S3)
Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T.
Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan
tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234)
Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/
Kopertis untuk monitoring pergerakan/
perpindahan dosen tetap dan motivasinya

18

Dosen Tidak Ada Scan Ijazah

Pada laporan 2008/1, April 2009, semua

dosen yang tidak ada file Scan Ijazah
akan dianggap S-1,
Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SK
Dosen Tetap dari Yayasan akan
dianggap sebagai dosen honorer
Scan ijazah merupakan dokumen yang
akan digunakan untuk berbagai kebutuhan,
a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan
pendidikan dosen untuk beasiswa studi
lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll.
19

Fotokopi dan Scan Ijazah

Fotokopi Ijazah boleh berupa:

Fotokopi dari Ijazah Asli (tidak ada

legalisir), atau
Fotokopi dari Ijazah yang sudah
dilegalisir

Scan file Ijazah yang dikirimkan oleh

P.T. boleh berupa:

Scan dari Ijazah Asli (tidak ada legalisir),

atau
Scan dari Ijazah yang sudah dilegalisir
20

Surat Pernyataan Dosen

Surat Pernyataan Dosen Tetap yang

diserahkan ke Kopertis HARUS yang ASLI
Harus asli karena:

Surat pernyataan ini dibuat untuk kepentingan

khusus yang menyatakan homebase dosen ybs
Dengan adanya dokumen asli akan memudahkan
pemeriksaan apabila suatu ketika timbul dispute
tentang status dosen tetap tersebut
Melalui dokumen asli memudahkan untuk
memeriksa tanda tangan dari dosen ybs

21

Riwayat Pendidikan Dosen (MSPDS)

Pendataan Riwayat Pendidikan Dosen

tidak (bisa) otomatis merubah kode
pendidikan di TBDOS
Perbaikan jenjang pendidikan dosen
di TBDOS dilakukan melalui Koreksi
TBDOS NIDN dengan syarat :

Data ijazah sudah didatakan di MSPDS

Bila belum ada data di MSPDS akan
tampil message seperti halaman berikut
22

Tidak ada Riwayat Pendidikan

23

Kehilangan NIDN

NIDN hilang biasanya terjadi karena:

NIDN dobel, satu dosen memiliki 2 buah NIDN;

Salah tanggal lahir;

Seharusnya dosen PNS tetapi NIDN dibuatkan untuk

non-PNS, dll
Untuk memperbaiki NIDN lama menjadi baru
HARUS dilakukan melalui fasilitas program yang telah
tersedia, karena:

Program akan mengubah NIDN lama pada SEMUA

tabel dan SEMUA semester sehingga kita tidak
perlu mengubah satu-per-satu

Namun syaratnya: data HARUS kumulatif semua

prodi dan semua semester pada satu folder
(c:\dikti)
24

[1] C. Update NIDN dengan Yang Baru

25

Update NIDN Lama Baru

26

Update NIDN Dengan Yang Baru

Pada proses ini, NIDN yang lama akan

digantikan dengan NIDN baru pada
seluruh file/tabel yang ada NIDN,
seperti:

MSPST, TRPIM, TRPUD, TBKMK, MSMHS,

TRAKD, TRLSD, TRTES

Harap data di c:\dikti tersimpan

secara kumulatif sehingga perubahan
akan dilakukan terhadap semua data
sejak semester awal s.d. terakhir
27

Cetak Daftar NIDN Hilang dari

Sinkronisasi & Cetak NIDN

28

F10 untuk Mencetak

29

Pilih 4-NIDN Ganti Baru

30

Hasil Cetak ke Screen

31

Bisa Cetak ke File

32

P.T. Alih Kelola/Bentuk/Merger

P.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih

bentuk, merger, dan alih pembinaan (P.T.
kesehatan dari Depkes ke Diknas) berlaku
ketentuan sbb.

Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan

menjadi mahasiswa pindahan di P.T. Baru
Semester awal program studi di P.T. Baru:

P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung

berlaku pada semester terbitnya S.K.

Untuk P.S. baru di P.T. baru, berawal pada

Tahun Akademik baru berikutnya
33

Contoh di Univ Bale Bandung

Univ Bale Bandung mendapat S.K. merger

tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T.

STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studi

STKIP Bale Bandung, dengan 3 program studi
Mendapat tambahan 8 program studi baru

Semester awal yang berlaku adalah:

5 program studi lama: Semester Awal

2007/2, karena S.K. pada bulan Mei 2008
(Genap 2007/2008)
8 program studi baru: Semester Awal 2008/1

34

Contoh di Univ Bale Bandung

Ketika melapor 5 program studi Lama di

2007/2:

Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP

menjadi mahasiswa status pindahan di
Universitas Bale Bandung dengan:

PT Asal dari STIPER/STKIP

Jenjang Asal dari STIPER/STKIP

Prodi Asal dari STIPER/STKIP

Nim Asal dari STIPER/STKIP

Sks diakui adalah sks yang telah diselesaikan

dari STIPER/STKIP

Sem. Awal Mahasiswa 2007/2

35

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan

TRNLM
Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi
TRAKD
Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada
di TRAKD karena setiap M.K. yang
ditawarkan harus ada dosennya
Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan
Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.
36

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

Setiap NIM yang ada di TRAKM

harus ada di TRNLM
Mahasiswa tinggal Skripsi saja,
NIM diisikan di TRAKM dan di
TRNLM diisi matakuliah Skripsi

37

TRAKM
NIM SKs Sem IPS SKS total IPK
001
10
2,90
46
2,67

KHS

TRNLM
NIM M.K.
SKS Nilai
Bobot
001 MK01
3
A
4
001 MK02
3
B
3
IPS = 29/10 = 2,90
001 MK03
2
C
2
001 MK04
2
C
2
TRAKD
DOSEN M.K. KELAS RENC
REAL
10
Jadwal
D023
MK01
01
16
15

Kuliah

D101
D034
D034

MK02
MK03
MK04

01
01
01

16
16
16

16
12
38
14

TRNLM vs TRKRS

TRNLM berisi nilai pada semester

pelaporan (mis. 2007/2)
TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.)
pada semester pelaporan + 1 (mis
2008/1)
Dalam keadaan normal jumlah record
pada TRKRS > TRNLM, karena pada
2008/1 ada tambahan mahasiswa
baru
39

TRNLM vs TRKRS

Walaupun pada 2007/2 ada mahasiswa

yang lulus, namun pada umumnya
mahasiswa baru > lulus
Pada kondisi tertentu bisa terjadi
sebaliknya, KRS < Nilai, karena :

Mahasiswa baru < lulus

Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang
hanya berupa satu matakuliah, misalnya
Praktek Penangkapan Ikan di mana mahasiswa
melakukan praktek penangkapan ikan selama 4
bulan berada di kapal mengarungi lautan
Dll.
40

TRNLM vs TRKRS

Dalam kondisi yang tidak normal

laporan masih dapat diterima setelah
diperiksa datanya dengan disertai
penjelasan dari P.T., misalnya

Tidak ada mahasiswa baru

Mahasiswa baru < Lulusan
Ada praktek lapangan, dll

41

TRNLM vs TRKRS

Untuk melihat lebih detil data TRNLM

dan TRKRS dapat dilakukan melalui
Create Data Analisis [5.A]
Lakukan Create dan kemudian cetak
melalui F10
Pada cetakan tersebut dapat
diperiksa berapa mahasiswa yang
seharusnya ikut KRS dan berapa
yang sudah ada di KRS
42

TRNLM vs TRKRS

Data TRNLM dan TRKRS tergantung

pada kondisi semester pelaporan:

Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM,

karena ada mahasiswa baru yang
(umumnya) > lulusan
Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM,
karena hanya ada lulusan, kecuali untuk
jenjang S2/S3 yang bisa menerima
mahasiswa baru setiap semester
43

TRNLM vs TRKRS

Untuk memeriksa data KRS sudah

didatakan semua atau belum sebenarnya
harus dilihat beberapa item, yaitu:

Jumlah record
Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS
Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan
TRKRS
Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan
(mis. 2007/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar,
non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1
(mis. 2008/1)
44

TRKRS vs TRNLM

Untuk pelaporan 2007/2 ini pemeriksaan

hanya melalui jumlah record dengan
memperhatikan kondisi yang ada
Mulai laporan 2008/1 telah disediakan
fasilitas informasi yang lebih rinci tentang
NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah
melacak mahasiswa yang belum ada data
KRS-nya
Dengan demikian data kita akan lebih
akuntabel
45

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

Mulai laporan 2008/1, P.T. mengisi

TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2008/2)
seperti halnya dengan KRS 2008/2
Yang didatakan hanya mahasiswa yang
berstatus C/N/K/D saja
Yang lulus di 2008/2 (kalau sudah ada)
TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada
Laporan 2008/2, karena harus mengisi
TRAKM2008/2 dan TRNLM2008/2
46

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

Pada verifikasi ini akan terbaca:

Jumlah mahasiswa di TRAKM2008/1 = TRNLM2008/1

Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti

ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya
Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu
semester ke semester berikutnya
Pada 2008/1 ada mahasiswa yang:

Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM)

Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM)

C/N/K/D (ada di TRLSM)

47

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

Semua mahasiswa dari 2008/1,

kecuali yang Lulus/Keluar/D.O.,
harus berstatus di 2008/2

Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2008/2 )

C/N/K/D (ada di TRLSM2008/2)

Mahasiswa dari 2008/1 yang Cuti dan

Non-aktif, pada 2008/2 bisa :

Kuliah/skripsi
C/N/K/D
48

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

Verifikasinya dapat dihitung dari

persamaan:
TRAKM2007/2 + C/N2007/2 - Lulus2007/2 =
TRKRS2008/1 - Baru2008/1 + C/N/K/D2008/1
TRAKM2008/1 + C/N2008/1 - Lulus2008/1 =
TRKRS2008/2 - Pindahan2008/2 + C/N/K/D2008/2

Bila data benar maka tanda ..??

jumlahnya NOL
49

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM
2008/2

2008/1

TRAKM

TRLSM

Kuliah
TRKRS
Lulus

Cuti
Non-aktif
Keluar
Drop-Out

TRLSM

Kuliah

Baru
Pindahan
Cuti
Non-aktif
Keluar
Drop-Out

50

Matriks Kemungkinan Mutasi

Status pada 2008/2

Dari
2008/1

Kuliah

Lulus

Cuti

Non-aktif

Keluar

D.O.

Kuliah

Belum

Lulus

Cuti

Non-aktif

Keluar

D.O.

Baru/
Pindahan

X
51

Verifikasi 2008/1 Yang BENAR

Nama

Sem.Awal

AKM
20081

NLM
20081

KRS
20082

Status

Ali

2004/1

4,00

4,00

0,00

L-20081

Budi

2005/1

6,00

6,00

0,00

N-082

Chicha

2005/1

0,00

0,00

4,00

N-20081

Didu

2006/1

0,00

0,00

18,00

C-20081

Ali Kuliah di 2008/1 dan Lulus di 2008/1

Budi Kuliah di 2008/1 dan Non-aktif di 2008/2
Chicha Non-aktif di 2008/1 dan KRS di 2008/2
Didu Cuti di 2008/1 dan KRS di 2008/2
52

Verifikasi 2008/1 Yang BENAR

Sem.Awal

AKM
20081

NLM
20081

KRS
20082

Endang

2004/1

14,00

14,00

16,00

Fina

2005/1

0,00

0,00

0,00

C-081/C-082

Gugun

2005/1

0,00

0,00

0,00

C-081/K-082

Hendra

2006/1

0,00

0,00

0,00

K-20081

Nama

Status

Endang Kuliah di 2008/1 dan KRS di 2008/2

Fina Cuti di 2008/1 dan Cuti di 2008/2
Gugun Cuti di 2008/1 dan Keluar di 2008/2
Hendra Keluar di 2008/1
53

Verifikasi 2008/1 Yang SALAH

Sem.Awal

AKM
20081

NLM
20081

KRS
20082

Indah

2004/1

14,00

14,00

6,00

L-20081 ..??

Joy

2005/1

16,00

21,00

6,00

..??

Keny

2005/1

0,00

0,00

6,00

K-081 ..??

Lina

2006/1

12,00

12,00

0,00

C-081 ..??

Nama

Status

Indah Kuliah di 2008/1 dan KRS di 2008/2, Lulus 20081

Joy Kuliah di 2008/1 dan KRS di 2008/2, AKM # NLM
Keny Keluar di 2008/1 dan KRS di 2008/2, K-081 ..??
Lina Kuliah di 2008/1 dan Cuti di 2008/1, C-081 ..??
54

Mengapa Kita Perlu Data KRS ?

Ketika P.T. melaporkan 2007/2 pada

15 Oktober akan diperoleh data
mahasiswa terdaftar semester 2007/2
Data mahasiswa ini adalah data riil
mahasiswa pada Maret 2007, sudah
6 (enam) bulan yang lalu
Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui
berapa mahasiswa yang riil aktif
saat ini Oktober 2008 ?
55

Mengapa Kita Perlu Data KRS ?

Data dari TRKRS-lah yang dapat

memberikan informasi tentang Jumlah riil
Mahasiswa Aktif saat ini
Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak
akan pernah diperoleh dan data kita selalu
ketinggalan 6 bulan
Oleh karena itu betapa pentingnya peran
TRKRS sehingga pengisian datanya harus
dapat dipertanggung jawabkan akurasinya
56

Master Dosen (MSDOS)

Data dosen termasuk homebase-nya

saat ini sudah ada di TBDOS sehingga
P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS
MSDOS sekarang berupa Inquiry,
yaitu menampilkan data dosen tetap
P.T. yang diambil dari TBDOS
Untuk transaksi dosen keluar, pensiun
dan almarhum dilakukan melalui
Koreksi NIDN
57

Koreksi Dosen di TBDOS

Dosen meninggal Aktif Mengajar

(A) diubah menjadi M (Almarhum)
Status Dosen Tetap (A) diubah
menjadi D (Dosen Honorer), untuk
status :

Dosen Keluar
Dosen Pensiun
BUKAN Dosen Tetap

58

Dosen Meninggal

59

Dosen PNS Pensiun

60

Dosen Tetap Keluar

61

Riwayat Pendidikan Dosen

Data Riwayat Pendidikan Dosen saat ini telah

terkumpul secara nasional sehingga tidak
perlu didatakan lagi
P.T. men-download MSPDS dari website
seperti halnya download TBDOS
Apabila ada perubahan data dosen, seperti
dosen selesai studi lanjut, P.T. mengirimkan
fotokopi Ijazah ke Kopertis (PTS) atau Dikti
(PTN)
Updating data akan dilakukan oleh Kopertis/
Dikti
62

Studi Lanjut Dosen Tetap

TRLSD sekarang hanya mencatat

aktivitas dosen tetap yang sedang
studi lanjut
Data studi lanjut ini diperlukan Dikti
untuk membuat perencanaan dalam
rangka meningkatkan kualitas dosen
Dosen yang keluar, pensiun, dan
almarhum didatakan melalui Koreksi
NIDN dan dicatat di TBDOS
63

Datakan Studi Lanjut Dosen

Datakan semua dosen yang saat ini

SEDANG studi lanjut dan BELUM
SELESAI

Dia mulai studi pada semester pelaporan

atau pun sejak semester-2 yang lalu dan
hingga kini masih belum selesai

Pendataan CUKUP satu kali saja

untuk setiap jenjang studi dosen
64

Mahasiswa Pindahan

Yang dimaksud mahasiswa pindahan

adalah:

Mahasiswa yang pindah ke P.T. lain pada

program studi yang sama, atau
Mahasiswa yang pindah dari satu program studi
ke program studi lainnya baik di P.T. sendiri atau
ke P.T. lain, atau
Mahasiswa yang beralih dari program vokasi ke
program akademik (dalam hal ini sering
digunakan istilah mahasiswa alih jenjang)

65

Semester Awal Mhs Pindahan

Semester Awal untuk mahasiswa

pindahan adalah sesuai dengan
semester awal ketika dia MASUK di
program studi baru
Contoh: mahasiswa angkatan 2003
pindah ke P.T. lain pada 2008/1,
maka:

Semester Awal di MSMHS adalah 2008/1

66

Nilai Pindahan

Nilai pindahan didatakan pada

fasilitas yang telah disediakan
Yang didatakan adalah matakuliah
yang diakui di program studi
penerima
Sks dan nilai mengikuti ketentuan
yang ada di program studi penerima

67

Business Process

Data dari P.T.

Diposting ke komputer
Kopertis/Dikti

Proses Analisis

Disampaikan ke P.T.
Melalui media Website
http://evaluasi.or.id

Hasil Evaluasi
68

Validasi dan Verifikasi

69

Validasi dan Verifikasi

Jalankan [4] A. Cetak Validasi Data

Program ini harus dijalankan terlebih dahulu

karena akan mengupdate data di TRAKM

Bila ada data yang tidak valid anda bisa

melakukan pemeriksaan satu per satu
melalui [4] B. Validasi per Tabel
Selesaikan masalahnya secara bertahap, per
Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih
mudah dan praktis
70

Validasi dan Verifikasi

Setelah itu barulah menjalankan

program:

[4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

[4] B. Cetak Rekapitulasi Validasi

Apabila hasil dari Rekapitulasi Validasi

masih ada yang belum valid anda bisa:

Melihat datanya di Inquiry Rekap Validasi

Mencetak Validasi per Tabel
71

Inquiry Rekap Validasi

72

Inquiry Rekapitulasi Validasi

Inquiry ini dimaksudkan sebagai

tampilan dari Rekapitulasi Validasi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan

Rata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus

seimbang, perbedaannya tidak mencolok
(sekitar 2 ~ 3 sks)
Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor
dan Sem.Lapor+1 HARUS SAMA

73

Rata-2 sks bedanya 4,7 sks

74

Rata-2 sks bedanya 10,3 sks

75

Lulus 175, tinggal 8

Rata-2 sks bedanya 10,2 sks

76

Rata-2 sks bedanya 14,8 sks

77

Perbedaan Validasi (?)

Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di

P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid
ketika Validasi di Kopertis
Program validasi untuk P.T. dan Kopertis
adalah SAMA, tidak ada perbedaan
(program) sama sekali
Bedanya pada pembacaan file TBDOS:

Di Kopertis akan membaca TBDOS yang

mutakhir
Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak
mutakhir
78

Perbedaan Validasi (?)

Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T.

yang berubah karena, a.l.:

Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain

Ditemui adanya data dobel
Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata
MILIK P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan
dokumen S.K. Yayasan

Perubahan seperti di atas sudah pasti akan

mempengaruhi validasi sehingga menjadi
tidak valid di Kopertis
79

Sebagian Masalah Sudah Teratasi

Sebagian besar masalah sudah dapat

diatasi dan diminimalisir dengan :

Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS

sehingga satu dosen hanya satu homebase di
P.T./Jenjang/P.S. tertentu
Penyempurnaan program validasi untuk
mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat
menimbulkan masalah
Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen
tetap yang tidak pada tempatnya akan
menyusahkan diri sendiri
80

Tips Untuk Menghindari Masalah

Data EPSBED secara kumulatif harus

berada di satu folder dan TIDAK dipisahpisahkan per semester atau program studi
Bila anda perlu menggunakan program
database untuk melihat isinya, gunakan
program cdbf yang dapat di-download
dari website evaluasi
Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali
anda selesai mengerjakan laporan
81

Tips Untuk Menghindari Masalah

JANGAN membuka file database dengan

program Excel karena :

Sering terjadi Excel merubah field tanggal

menjadi karakter/numerik, field karakter yang
isinya angka, seperti kode PT, PS, NIDN,
diubah menjadi field numerik

Bila anda ingin memeriksa isi database

melalui program Excel, copy-kan file
database ke folder lain dan buka file di
folder tersebut dengan Excel
82

Tips Untuk Menghindari Masalah

Gunakan program, tabel, dan TBDOS

terbaru yang dapat di-download dari
website http://evaluasi.or.id
Program baru tidak akan merusak data
yang sudah ada
Program baru merupakan penyempurnaan
dari program terdahulu dan khususnya
memperbaiki program bilamana masih
terdapat bugs atau error
83

Tips Untuk Menghindari Masalah

Lengkapi komputer PC dengan UPS

(batterai) sehingga file database tidak
rusak ketika tiba-tiba listrik mati
Pasang program Anti Virus di komputer
dan lakukan Update secara berkala,
paling lama sebulan
Setiap hari banyak virus baru yang masuk
dalam peredaran melalui Internet maupun
pertukaran flash disk antar komputer
Update Anti Virus berarti menambah
variasi amunisi untuk menghadapi
berbagai macam varian Virus (baru)
84

Tips Untuk Menghindari Masalah

Hal-hal yang harus disampaikan ke

Kopertis/Dikti:

Perubahan NIM atau kode MK karena

keduanya merupakan key yang unique;
bila tidak, maka datanya akan menjadi
dobel
Perubahan alamat dan telepon P.T. atau
Yayasan karena data tersebut dikelola
secara khusus dan digunakan untuk
berbagai keperluan
85

Contoh Penulisan Gelar

A.Md

Drs.

S.Pt

S.Sn

M.T.

M.Ag

Dr.

Ir.

Dra.

S.P.

S.Sos

M.M.

M.A.

DR(HC)

S.E.

S.Kep

S.Pi

M.Si

M.Pd

Ph.D.

S.H.

S.Ked

S.Hut

M.Kom

M.A.

Prof.

dr.

S.K.G.

S.T.

M.Kes

M.Eng

drg.

S.I.P.

S.Pd

M.P.

M.Sc

drh.

S.Kom

S.Ag

M.Hum M.Sos

S.Si

S.S.T.

S.S.

M.B.A.

M.Sn
86

Nama Dosen Jangan Disingkat

Nama dosen jangan disingkat, kecuali

jumlah huruf melebihi 30
Bila lebih dari 30 karakter maka
penyingkatan diusahakan jangan
pada nama depan dan/atau belakang
Contoh:

Ahmad Mudakir Subagyo Brotosiswoyo

Ahmad Mudakir S Brotosiswoyo

Ahmad M Subagyo Brotosiswoyo
87

FAQ download dari website

Baca FAQ untuk mendapat penjelasan

tentang, antara lain :

Semester pendek/padat
Menghitung IPS dan IPK
Perubahan kurikulum
Menentukan batas studi mhs pindahan
Menghitung lama studi, dan lain-lain

88

Nomor Induk Mahasiswa

Nasional (NIMAN)
999999 9 99999 99999 x x 999 9999
Jenjang
Kode PT

Prodi

Semes
Awal

SKS
Nomor
Diakui Urut
Baru
Pindahan
Jenis
Mhs

89

Keterangan Notasi

Kode P.T., Jenjang, dan Kode Program Studi

Semester Awal: semester awal mahasiswa
masuk
Jenis Mhs: R-reguler, N-Non reguler
Status masuk: B-baru, P-Pindahan
SKS diakui: 000 untuk baru, 042 yang
diakui 42 sks
Nomor urut: mulai dari 1 untuk setiap
jenjang program studi per P.T. pada satu
angkatan

90

Contoh

Mahasiswa Tahun 2006, UGM (001001), S-1 (C), Manajemen (20102),

Reguler, Baru

001001
001001
001001
001001
001001

C
C
C
C
C

20102
20102
20102
20102
20102

20061
20061
20061
20061
20061

R
R
R
R
R

B 000 0001
B 000 0002
B 000 0003
P 062 0004
P 073 0005
91

Nomor Induk Lulusan Nasional

(NILUN)
999999 9 99999 99999 9999
Jenjang

Prodi

Semes
Lulus

Nomor
Urut

Kode PT

92

Transaksi NIMAN

Mahasiswa yang keluar dilaporkan di

TRLSM dan akan diberi flag keluar di
NIMAN
Mahasiswa yang pindah ke P.S. lain akan
mendapat NIMAN baru sedangkan NIMAN
lama diberi flag keluar
Mahasiswa yang aktif kembali pada suatu
P.T. akan mendapat NIMAN baru kalau NIMnya ganti
93

S.K. Yudisium (Tips)

S.K. Yudisium dapat diterbitkan

sewaktu-waktu setelah ada lulusan dari
suatu program studi
Satu S.K. seyogyanya berisi lulusan satu
program studi
Bisa juga menggunakan pola: setiap akhir
bulan diterbitkan S.K. yudisium untuk
program studi yang ada lulusan pada bulan
ybs
Nomor (seri) Ijazah diberikan/dibuat setelah
diterbitkan S.K. Yudisium
94

Format Nomor (seri) Ijazah (Tips)

X99-9999/XXX-99999/99/9999

X99

X kode ijazah untuk membedakan sudah dan

belum akreditasi, mis. B sudah akreditasi, T
belum akreditasi

99 kode program studi yang digunakan di PT

9999 nomor urut lulusan di program studi

ybs
XXX-99999

XXX kode (inisial) perguruan tinggi

99999 nomor urut lulusan di perguruan tinggi

99 kode bulan SK Yudisium
9999 kode tahun SK Yudisium
95

Format Nomor (seri) Ijazah (Tips)

Miranti Suryakencana, lulusan pada

program studi Psikologi (kode jurusan 60)
yang ke 237 dan merupakan lulusan yang
ke 21.034 pada Universitas Senayan. PS
Psikologi sudah terakreditasi B
S.K. Yudisium Rektor diterbitkan tanggal 25
Agustus 2005
Nomor (seri) ijazah Miranti adalah:

B60-0237/USN-21034/08/2005

96

Nomor Induk Mahasiswa (Tips)

9999 99 999
Tahun masuk
(angkatan)
Kode Program Studi:
11 Manajemen
12 Akuntansi
13 Teknik Mesin, dst.

Nomor urut
001, 002,

Kode P.S. dibuat 3 digit bila jumlah P.S. (akan) > 100
97

Nomor Dosen (Tips)

Nomor dosen harus unique dan dapat

dipakai seumur hidup
Gunakan 4 digit (atau 5 digit) nomor dosen
Mulai dari 1001, 1002, dst.
Nomor dosen berupa nomor urut saja,
TIDAK BOLEH mengandung kode PT/PS,
jenjang, jabatan akademik, dll. untuk
menghindari dosen yang pindah homebase
ke PS lain agar tidak perlu ganti nomor
dosen
Untuk kode homebase dosen gunakan field
terpisah
98

Kode Matakuliah (Tips)

X99 999
Kode Kurikulum
A, B, . . .

Nomor urut

Sesuai dengan Kode

Program Studi yang
digunakan

99

Kode Matakuliah (Tips)

999 memberikan identitas posisi

matakuliah tersebut pada semester

101,
102,
201,
202,
301,
302,
401,
402,

103,
104,
203,
204,
303,
304,
403,
404,

105
106
205
206
305
306
405
406

Semester
Semester
Semester
Semester
Semester
Semester
Semester
Semester

1
2
3
4
5
6
7
8
100

Kode Matakuliah (Tips)

Jenjang Profesi menggunakan

penomoran 501 s.d. 599
Jenjang S-2 menggunakan
penomoran dari 601 s.d. 699
Spesialis 1 dan 2 menggunakan
penomoran 701 s.d. 799
Jenjang S-3 menggunakan
penomoran dari 801 s.d. 899
101

Kode Matakuliah (Tips)

Sering terjadi perubahan kurikulum berupa

perpindahan lokasi matakuliah dari
(misalnya) semester 3 ke semester 4,
semester 5 ke semester 3, dll.
Dalam hal ini kode matakuliah TIDAK
PERLU diganti karena akan berpengaruh
pada sistem
Suatu saat, apabila ada perubahan
kurikulum maka SELURUH kode matakuliah
dilakukan re-numbering lagi
102

Kode Matakuliah (Tips)

Semester 1

A11-101
A11-103
A11-105
A11-107

Pancasila
Pengantar Akuntansi I
Pengantar Manajemen
Statistik I

Semester 2

A11-102
A11-104
A11-106
A11-108

Kewiraan
Pengantar Akuntansi II
Ekonomi Mikro
Statistik II
103

Kode Matakuliah (Tips)

Semester 3

A11-201
A11-203
A11-205
A11-207

Akuntansi Lanjutan
Pemeriksaan Akuntansi I
Ekonomi Makro
Manajemen Resiko

Semester 4

A11-202
A11-204
A11-206
A11-208

Pemeriksaan Akuntansi II
Manajemen Pemasaran
Manajemen Keuangan I
Manajemen Sumber Daya Manusia
104