Anda di halaman 1dari 10

Staffing

Tugas Mata Kuliah


Manajeme SDM Lanjut

oleh :
Fuad Iwan S.
Singgih Atdmojo

Program Magister Manajemen


Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
2013

Pendahuluan
Kroger Co saat ini adalah rantai supermarket nasional terbesar dengan lebih dari 1.400
supermarket, 200.000 karyawan, 500 toko convinience, 40 pabrik dan $ 27 miliar pada penjualan
tahunan . Dihadapkan sebagai kebutuhan konstan untuk mempekerjakan karyawan baru dan dengan
permasalahan mengenai kualitas karyawan baru, Kroger memperbaiki proses seleksi . Tujuan Kroger
adalah untuk meningkatkan efektivitas dan kemampuannya untuk merekrut dan mempertahankan
karyawan layanan pelanggan yang luar biasa. Pendekatan wawancara terstruktur tradisional sangat
memakan waktu. Banyak pewawancara perlu dilatih dan disertifikasi, dan setiap wawancara
berlangsung rata-rata 45 menit waktu manajemen. Pada saat yang sama, Kroger menghadapi tekanan
untuk mengembangkan sebuah sistem yang efisien dan hemat biaya. Jawabannya adalah, sistem
seleksi karyawan self-administered berbasis komputer .
Kroger mulai dengan melakukan survei pelanggan untuk mengumpulkan informasi mengenai
persepsi pelanggan layanan pelanggan. Informasi ini kemudian dikonversi ke skala yang mengukur
pengetahuan, keterampilan dan kompetensi yang berdampak layanan pelanggan yang luar biasa. Hasil
akhirnya, indeks kerja, mampu mengevaluasi pemohon lewat proses, manajemen stres yang
berhubungan dengan pekerjaan, kontrol diri, dan sikap kerja yang terkait . Indeks ini ditentukan
sepenuhnya oleh online, wawancara interaktif dengan pemohon; rekomendasi kemudian ditawari ,
apakah individu harus ditawarkan pekerjaan. Pendekatan inovatif ini dirancang untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi dengan mencocokkan kriteria seleksi dengan tujuan strategis yang dipilih
dengan cermat . Meskipun program ini belum dievaluasi secara resmi , Kroger telah menetapkan tiga
kriteria yang akan menilai program : langkah-langkah layanan pelanggan, tingkat turnover dan
keselamatan karyawan.

Staffing
Staffing adalah proses merekrut karyawan dan menyeleksi karyawan berpotensi.
Performa organisasi adalah akibat langsung dari individu karyawan. Strategi khusus yang
digunakan dan keputusan yang dibuat dalam proses staffing akan berdampak langsung pada
kesuksesan organisasi.
Tujuan staffing:
1. Memberikan pendidikan dan pelatihan untuk mengembangkan kemampuan SDM agar
mampu mengemban tugas, tanggung jawab, dan strata yang tepat.
2. Memberikan tekanan pemahaman bahwa manager dalam suatu lingkup organisasi
memegang peranan kunci dalam bentuk memikul tanggung jawab organisasi.
3. Merespons kebutuhan organisasi bagi pendayagunaan orang yang tepat, guna
mencapai tujuan organisasi secara optimal.
Rekrutmen diartikan sebagai aktivitas untuk mendapatkan dan memilih orang-orang
yang diperlukan untuk mengisi kebutuhan personal suatu organisasi. Atau, aktivitas untuk
mencari, menemukan dan menarik para pelamar yang kapabel untuk dipekerjakan dalam dan
oleh suatu organisasi. Dengan demikian rekrutmen merupakan proses yang bersifat terpadu
dalam perencanaan kepegawaian secara keseluruhan, termasuk mengidentifikasikan
spesifikasi pekerjaan dan memelihara catatan atau arsip pelamar.
1. Rekrutmen :
Karyawan Kontrak vs Karyawan Tetap
1. Keuntungan Mempekerjakan Karyawan Kontrak :
2. Berasal dari perusahaan agen, biasanya dibayar lebih per jam kerja daripada
karyawan tetap.
3. Tidak dibayar ketika tidak ada pekerjaan yang dapat dilakukan, khususnya jika
dia dikontrak untuk pekerjaan berbasis proyek.
4. Tidak bisa meminta kompensasi PHK
5. Karyawan kontrak menawarkan kemudahan untuk perusahaan, pembayaran
dapat berlangsung singkat dan dapat dikontrak dengan cepat ketika perusahaan
sedang menurun tanpa keharusan PHK.
Kegiatan-kegiatan yang melengkapi proses Rerutmen biasanya meliputi halhal sebagai berikut:
1. Identifikasi spesifikasi kegiatan-kegiatan kerja.
2. Persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untuk menopang kegiatan-kegiatan
kerja.
3. Menetapkkan Records (pendataan) yang bersifat aplikatif dengan kegiatankegiatan kerja yang telah ditetapkan (alur kegiatan kerja).
4. Melakukan pemeriksaan (screening) dalam kaitannya dengan aplikasi-aplikasi
kerja yang akan dilaksanakan.
5. Melakukan kegiatan testing dan interview (wawancara).

6. Melakukan tes fisik (kesehatan) pegawai/calon pegawai.


7. Koordinasi internal organisasi berkaitan dengan kebutuhan akan personalia,
termasuk penyusunan kegiatan promosi.
8. Menetapkan besaran gaji dan tunjangan-tunjangan yang terkait dengan
kesejahteraan pegawai.
9. Penyusunan jabatan untuk para pekerja baik yang lama maupun yang baru,
dilengkapi tugas dan tanggung jawabnya.

Aspek-aspek yang perku diperhatikan dalam rekrutmen:


1. Rekrutmen harus disesuaikan dengan karakter organisasi dan besaran
organisasi (skala organisasi).
2. Semakin besar skala organisasi maka lingkup kegiatan rekrutmen menjadi
kompleks sekali.
3. Tekanan organisasi yang berskala besar ditandai oleh spesialisasi.
4. Rekrutmen pada dasarnya tidak merupakan tanggung jawab satu manajer saja,
namun melibatkan manajer yang lainnya yang membutuhkan sumber daya
manusia.
5. Rekrutmen berskala besar ditangani oleh staf yang berskala besar, dan testing
dilakukan secara kelompok.
6. Manajer melakukan ketentuan rekrutmen sesuai ketentuan staffing, secara
committed mereka menetapkan kebutuhan akan pegawai baru dan bertumpu
pada tuntutan organisasi.
7. Bila rekrutmen berskala sangat besar, maka dapat dilaksanakan oleh suatu
komite organisasi yang bersifat terpisah.
Rekrutmen Internal vs Rekrutmen Eksternal

Manfaat rekrutmen internal :


1. Organisasi sudah memiliki data kinerja karyawan
2. Promosi akan meningkatkan motivasi karyawan

3. Waktu pelatihan dan sosialisasi akan berkurang


4. Karyawan internal tahu tentang organisasi, prosedur, politik dan pelanggan
dan telah mempunyai hubungan dengan rekan kerja. Akhirnya rekrutmen
internal sering lebih cepat dan murah dari pada harus mencari karyawan diluar
organisasi.
Kerugian rekrutmen internal :
1. Konflik fungsional (politik)
2. Loser effect, ketika pekerja yang tidak terpilih akan turun semangat dan
kinerjanya, khususnya ketika mereka merasa sema atau lebih berkualifikasi
dari kandidat terpilih.
3. Organisasi menjadi tidak berkembang/status quo
4. Rekrutmen internal yang terlalu banyak dapat menyebabkan inefisiensi dengan
menghasilkan banyak posisi kosong. Jika seorang manajer senior
meninggalkan jabatannya dan digantikan oleh bawahannya langsung,
kemudian posisinya akan menjadi kosong dan butuh diisi dan terus menerus
akan seperti itu sampai hierarki bawah.
Keuntungan Rekrutmen Eksternal
1. Ide baru dan pandangan yang baru
2. Memperluas pengetahuan
3. Mereka dapat membawa pendekatan baru untuk masalah yang sudah
mengganggu organisasi. Pada tingkat senior kandidat sering direkrut untuk
pengalaman yang mereka bawa tentang perubahan besar yang dulu mereka
alami di perusahaan lain.
4. Kerugian Rekrutmen Eksternal
5. Kepribadian yang belum diketahui
6. Merugikan karyawan internal
7. Butuh pelatihan dan sosialisasi
8. Memakan waktu dan biaya

Kapan & Dimana melakukan perekrutan yang intensif ?

Permasalahan dan solusi rekrutment :


1. Tingkat Kepuasan
Perbandingan tingkat kepuasan setiap orang saat pertama kali mengisi suatu lowongan
pekerjaan adalah 50: 50. Hal itu dapat diartikan bahwa apa yang didapatkan orang tersebut
(pegawai baru) pada pekerjaannya tidak sepenuhnya cocok dengan apa yang dibayangkan
sebelumnya. Dengan demikian, dia tidak dapat memanfaatkan kemampuannya seoptimal
mungkin. Permasalahan yang sama secara langsung dirasakan pula oleh organisasi yang
menerima pegawai tersebut, yakni hanya merasakan kepuasan sebesar 50 % dari proses
perekrutan tadi. Semuanya itu berarti pula terjadinya pemborosan baik materi, tenaga maupun
waktu.
2. Lemahnya rincian job requirements.
Sangatlah sukar untuk melakukan perekrutan secara efektif jika kualifikasi pekerjaan
tidak didefinisikan. Perekrutan secara internal atau eksternal seharusnya dimulai setelah
adanya pernyataan pendidikan yang ringkas dan jelas, ketrampilan dan pengalaman yang
dibutuhkan serta tingkat gaji dalam suatu pekerjaan. Keputusan-keputusan proses staffing
yang konsisten tidak dapat dibuat kecuali bila kebutuhan pekerjaan dan posisi pekerjaan telah
dijabarkan secara mencukupi, sehingga para pelamar pekerjaan secara individual dan
kandidat untuk posisi tertentu dapat diukur melalui standar-standar yang telah ditentukan

3. Job Requirements yang semu (artificial).

Job requirements yang semu ini adalah sesuatu yang disukai, meskipun sebenarnya
tidak diperluan. Bahkan banyak daripadanya yang bersifat illegal. Semuanya cenderung
untuk mengurangi penawaran lamaran-lamaran yang berkualitas serta memboroskan waktu
dan uang yang dibutuhkan untuk mengisi suatu jabatan/pekerjaan. Akibatnya adalah sering
dihilangkannya "resume" dari lamaran yang telah memenuhi kualifikasi pekerjaan oleh
manajer lini. Keadaan seperti ini jelas sekali akan merugikan organisasi, karena telah menyianyiakan sumber daya yang potensial. Oleh karenanya suatu organisasi haruslah selalu
berorientasi kepada tujuan (goal), dan tidak perlu menghiraukan faktor-faktor umur, jenis
kelamin atau kewarganegaraan/etnik pribumi.
4. Perekrutan baru memanfaatkan sejumlah kecil sumber tenaga kerja baru.
Transfer Internal dan Promosi
Melalui Metode "Job Bidding", data-data (informasi) mengenai karyawan suatu
organisasi dan kebutuhan pekerjaannya disimpan dalam word processor atau data-base,
sehingga proses transfer atau promosi karyawan pada jabatan/pekerjaan yang ada, bisa lebih
efektif. "Job Posting" melalui teknik job bidding akan mengurangi ketidakpuasan dan
perputaran (turn-over) karyawan, bila penambahan posisi diisi oleh orang-orang dalam.
Sumber Eksternal
Terdiri dari: Catatan-catatan/file lamaran; Walk in Applicants (mendatangi secara
langsung); Lembaga-lembaga pendidikan; Open Houses (pelamar datang untuk mendapatkan
penjelasan pada watu-waktu yang dikehendakinya); Field Interview (sama dengan open
houses, hanya dilakukan diluar kota dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih
banyak iklan); Tenaga kerja sementara; Part-time dan kontrak; Organization Outplacing
Employees; Diret Mail Recruitment; Telephone Recruitment; Pertemuan para profesional,
Asosiasi dagang dan pameran; Agen-agen tenaga kerja swasta; dan Iklan Rekrutmen.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam rekrutmen pegawai baru :


Faktor-faktor eksternal yang menyangkut kondisi keberadaan lapangan penyediaan
tenaga kerja, lokasi geografis, kondisi pasar tenaga kerja, kebijakan negara dan aspek hukum
ketenagakerjaan, serta isu-isu ketenagakerjaan yang berkembang.
Pasar tenaga kerja. Kegiatan rekrutmen harus memahami betul kondisi pasar tenaga
kerja dan karakteristik kompetitifnya. Informasi ketenagakerjaan dapat diperoleh melalui
surat kabar, organisasi ketenagakerjaan, lembaga pendidikan, Departemen Tenaga Kerja, dan
organisasi profesi lainnya.
Kebijakan Negara dan Aspek Hukum Ketenagakerjaan. Unsur penting dalam
kebijakan negara adalah peraturan-peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, serta organisasi
buruh atau profesi yang sangat berpengaruh pada kondisi kerja para pegawai.

Aggaran Rekrutmen. Komponen-komponen anggaran rekrutmen yang perlu


diperhatikan adalah: Advertensi, Transport dan akomodasi pelamar, Fee untuk agen-agen
yang ikut merekrut pegawai, Relokasi/penempatan pegawai baru, Program refferal dari
pekerja, dan Pelatihan pegawai baru

Metode Rekrutmen
1. Organisasi kecil sering melakukan rekrutmen yang tidak formal. Lowongan kerja atau
posisi baru dikomunikasikan dari mulut ke mulut atau mengijikan supervisor memilih
langsung karyawan yang mereka inginkan.
2. Organisasi yang lebih besar melakukan rekrutmen melalui pemberitaan formal. Proses
ini melibatkan pemberitahuan tentang posisi yang tersedia dimana semua pekerja bias
mengaksesnya, seperti media cetak atau online. Pekerja kemudian memutuskan
apakah mereka ingin melamar untuk suatu posisi
3. Internal maupun eksternal
4. Iklan yang ditargetkan di media yang dipilih
5. Merekrut Melalui Internet
6. Outsourcing untuk staf lembaga
7. Dewan Industri Swasta (PICs)
8. Perusahaan pencari eksekutif
9. Di kampus melalui job fair
Rekrutmen internet
- Salah satu metode perekrutan pertumbuhan tercepat
- Lebih hemat biaya daripada iklan surat kabar
- Biaya rendah, kecepatan, dan kemampuan untuk menargetkan pelamar keterampilan teknis
- Memungkinkan pelamar untuk menilai kepentingan dan kebutuhan dengan korban majikan
- Eksposur global untuk pelamar potensial
- Dapat memotong waktu proses pencarian sebanyak 75%
Masalah strategik dalam stafing :
Masalah Proses Seleksi
Keandalan
Konsistensi pengukuran
Kriteria penyaringan harus memperoleh hasil yang sama dalam uji diulang dan dievaluasi
Keandalan dipengaruhi oleh defisiensi kriteria dan kesalahan kontaminasi
Keandalan merupakan prasyarat untuk validitas
Keabsahan
Sejauh mana apa yang dinilai terkait dengan kinerja aktual
Kemampuan untuk menetapkan validitas yang berhubungan dengan pekerjaan sangat penting
untuk pengusaha dalam membela diri dalam tuduhan diskriminasi
Konten validitas menggambarkan bahwa ukuran atau kriteria merupakan perwakilan dari

konten pekerjaan yang sebenarnya atau pengetahuan


Kriteria terkait (empiris) validitas ditunjukkan oleh hubungan antara kriteria penyaringan dan
kinerja

Perilaku Wawancara
Digunakan dengan pelamar berpengalaman dan berpengalaman (biasanya staff HRD)
Bertanya tentang situasi calon kemungkinan menghadapi pada pekerjaan
Calon dapat menyajikan situasi kehidupan nyata mereka terlibat dalam, dan bagaimana
mereka menangani mereka

Pengujian
-Tes sampel
Mintalah pemohon untuk menyelesaikan sampel yang representatif dari pekerjaan yang
sebenarnya
-Tes kemampuan
-Aptitude di daerah tertentu
Kemampuan untuk memahami komponen pekerjaan penting bahwa perusahaan akan
mengajarkan karyawan baru
Preview pekerjaan yang realistis
- Membuat pelamar menyadari aspek positif dan negatif dari pekerjaan
- Mengurangi kemungkinan karyawan baru akan menjadi tidak puas
- Meningkatkan kemungkinan diri memilih calon dari posisi
Tes kepribadian
Digunakan dalam upaya untuk mengantisipasi bagaimana pelamar mungkin
berperilaku, jika dipekerjakan. Berguna untuk mengantisipasi bagaimana pelamar cenderung
berperilaku.
Pengujian fisik
Menguji hanya untuk kebutuhan spesifik kritis kinerja fisik yang berhubungan dengan
pekerjaan
Pengujian Kejujuran
Pengujian poligraf telah menurun sejak disahkannya Undang-Undang Perlindungan
Karyawan Polygraph pada tahun 1988
Pengujian Obat
Mengantisipasi bahwa karyawan menggunakan obat2 terlarang yg dapat mengganggu kinerja
karyawan

Referensi
Sedikit informasi yang tersedia mengenai calon karyawan,asal usul,basic ilmu dan info dari
tempat dia bekerja sebelumnya.

Sumber :
Jeffrey A. Mello. Strategic Human Resource Management. United Stated :
Thomson South and Western