-Rangkuman Tugas Mentoring-

Only for RIBOSOM !!!

Mentoring 1
Pembekalan Rapat Efektif
Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan
peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Lalu
bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil?
Rapat yang tidak efektif sering membahas hal-hal yang tidak penting, keluar jalur yang terlalu lama, terjadi
perdebatan yang terlalu panjang, molor, peserta tidak efektif, materi tidak menarik, dan lain-lain. Untuk
membuat rapat menjadi efektif, harus dilakukan hal-hal sebagai berikut:
1.

Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat.

2.

Tetapkan tujuan atau target rapat.

3.

Tentukan waktu dan durasi rapat yang tepat.

4.

Siapkan agenda rapat..

5.

Mulai dan akhiri rapat tepat waktu.

6.
Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta 5 atau 7
orang yang berkompeten Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak. Usahakan
tidak mengundang lebih dari 7 orang. Karena hanya akan membuat rapat menjadi tidak efektif.
7.

Catatlah jalannya rapat.

8.

Usahakan semua anggota berpartisipasi memberikan pendapat.

9.

Kelola konflik dengan bijak..

10. Buatlah sebanyak mungkin keputusan. Anggota yang mengikuti rapat akan merasa ada progress
dalam menyelesaikan masalah. Ini akan membuat beban mereka dalam melaksanakan pekerjaannya menjadi
lebih ringan. Kepastian akan pekerjaanpun akan tinggi. Jika terpaksa untuk menunda keputusan, usahakan
agar dapat diputuskan sesegera mungkin. Keputusan yang terlalu lama akan menurunkan kredibilitas
pemimpin rapat.
11. Buat kesimpulan hasil akhir rapat..
12. Evaluasi hasil rapat..

Dalam perjalanan rapat dari awal hingga akhir, sekali-sekali pemimpin rapat harus menyampaikan kepada
anggota mengenai etika dalam melakukan rapat. Terlebih jika situasi rapat mulai mengarah pada hal yang
tidak efektif seperti perdebatan yang hanya mempertahankan egoisme. Dalam momentum rapat tertentu,
pemimpin rapat perlu menyampaikan satu atau beberapa hukum komunikasi yang efektif dalam bentuk
penyampaian yang dapat diterima para anggota rapat, yaitu:
Respect. Rasa hormat dan saling menghargai (respect) merupakan hukum pertama dalam berkomunikasi.
Manusia selalu ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita harus mengkritik atau memarahi seseorang,
kita bisa melakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita
membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, kita dapat membangun
kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik secara individu
maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Empathy. Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi
oleh orang lain. Salah satu prasarat utama dalam memiliki sifat empati adalah kemampuan kita untuk
mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
Rasa empati akan menimbulkan respek. Rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur
utama dalam membangun teamwork. Banyak di antara kita yang tidak mau mendengarkan saran, apalagi
kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah.
Audible. Pesan yang kita sampaikan harus audible, artinya pesan dapat diterima dan dimengerti oleh
penerima pesan dengan baik. Untuk itu, pesan bisa disampaikan melalui berbagai media, seperti alat bantu
audio visual. Dari sisi media untuk penyampaian pesan, penggunaan teknologi bisa membantu
melipatgandakan pancaran sinyal pesan yang kita sampaikan sehingga pesan bisa diterima oleh jauh lebih
banyak orang.
Clarity. Pesan yang kita sampaikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang berlainan.
Pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak
sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap
transparan sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari penerima pesan atau anggota tim kita.
Keterbukaan akan mencegah timbulnya sikap saling curiga yang akan menurunkan semangat dan antusisme
tim kita.
Humble. Sikap rendah hati (Humble) adalah unsur yang terkait dengan hukum pertama, yaitu respect. Untuk
membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap
rendah hati adalah sikap yang penuh melayani, sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik,
tidak sombong, tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah
lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Mentoring 2

Liat buku Nefron nya lagi aja ya buat yg strukturalnya, selebihnya nanti akan dijelaskan pada saat LKMM.

Mentoring 3

Pengaturan waktu yang buruk:

1.

Jadwal tidak mandiri

2.

Terlalu sering have fun

3.

Sering datang ke acara yang tidak penting

4.

Sering merasa sibuk

5.

Suka menunda pekerjaan

6.

Produktifitas kerja berkurang

*Kuadran I (Mendesak-Penting) Si Penunda Pekerjaan

Akibat : prioritaskan jadwal, kurang akrab, stress, mengabaikan yang penting.
*Kuadran III (Mendesak-Tidak penting)
Suka lakukan hal penting bagi dirinya, padahal tidak penting; suka mendalami masalah kecil.
Akibat : kurang disiplin, hal penting terabaikan, sering merasa dilecehkan.
Tips : jangan sering mengatakan Iya
*Kuadran IV (Tidak penting-Tidak mendesak) Si Pemalas
Suka menyia-nyiakan waktu.
Akibat : kurang bertanggung jawab
Tips : tentukan visi misi
*Kuadran II (Penting-Tidak mendesak) Si Prioritizer paling bagus

Buat lebih jelasnya silahkan buka slide kuliah lagi tentang skala prioritas dari dr Suryo skalian review buat
ujian :D

Mentoring 4

Jejaring organisasi adalah sebuah proses yang secara sengaja untuk menukar informasi, sumberdaya,
dukungan, dan akses dalam rangka hubungan kerja sama yang saling menguntungkan untuk kesuksesan
secara baik secara professional maupun kelompok. (Anna Barber dan Lynn Waymon)
Manfaat: Mensinergiskan pergerakan, tender bersama, membentuk opini public, menyuarakan aspirasi,
memudahkan pencapaian tuhuan melalui hubungan yang mutualisme
Pendekatan yang dapat dilakukan:
-

Dekati lawan komunikasi, bicara ketika suasana hatinya baik

Sering menampakkan diri

Benar-benarlah menyukai lawan bicara kita

Temukan persamaan (program, visi, misi) dengan lawan bicara

Buatlah orang lain nyaman

Menyesuaikan gaya bicara

Biarkan Dia membantu anda

Milikilah sikap mental yang positif

Dekati seseorang ketika kondisi emosinya memuncak

Tatapan mata

Tersenyum

Libatkan fenomena psikologis sebagai pencitraan

Manipulasi harga dan ketersediaan