Anda di halaman 1dari 2

KONSEP PENYUSUTAN ARSIP

Materi Inisiasi 1 Tutorial Online Ut S1 Ilmu Perpustakaan


Sebuah organisasi setiap hari menghasilkan volume transaksi kegiatan yang cukup besar.
Transaksi kegiatan ini disimpan dan sewaktu-waktu akan diperlukan. Sebagaimaan konsep
pengertian arsip, arsip merupakan hasil samping dari suatu kegiatan. Arsip dikategorikan
menjadi arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi pemakain tinggi dan mdisimpan pada
unit pengolah, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya mulai menurun
disimpan di pusat arsip atau ruangan tertentu yang memisahkan antara penyimpanan arsip
aktif dan inaktif. Arsip statis adalah arsip yang disimpan permenen karena nilai gunanya
yang berkelanjutan bagi organisasi.

Untuk mengelola arsip supaya efektif dan efisien maka organisasi perlu melakukan
penyusutan. Namun untuk melakukan langkah tersebut perlu kegiatan-kegiatan khusus yang
harus dilalui yang pada akhirnya ditentukan apakah sebuah arsip dihancurkan karena tidak
lagi memiliki nilai atau disimpan permanen, menjadi arsip statis karena memiliki nilai
berkelanjutan.

Menurut Ira A. Pen (Sudjono, 2007) mengemukakan tujuan penyusutan adalah


1. Menyusutnya arsip yang habis masa retensinya,
2. Menentukan arsip yang harus disimpan untuk sementara waktu,
3. Menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna permanen.

Dari pejelasan Ira A. Pen tersebut disimpulkan bahwa penyusutan menyangkut hal-hal berikut
ini :
1. Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai guna
sekunder.
2. Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang (inaktif) dari
unit kerja/pengolah ke record center.
3. Menyerahkan arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang
berwenang (ANRI), dan
4. Mengalih-mediakan dari arsip kertas ke media lain .

Kegiatan penyusutan harus dilakukan oleh setiap orgaisasi hal ini disebabkan:
1. Jika organisasi tidak melakukan penyusutan arsip, maka organisasi tersebut
memerlukan tempat simpan yang sangat besar, karena bertambah hari makin
bertambah volume arsip .

2. Tersedianya tenaga pengelola, menyediakan tenaga pengelola/arsiparis tidak mudah.


Maka organisasi perlu secara berkala dengan terprogram melakukan penyusutan.
3. Penyediaan peralatan. Arsip yang volumenya cukup besar memerlukan peralatan yang
lebih kompleks, sehingga biaya yang dikeluarkan pun akan makin besar.
4. Biaya pemeliharaan dan perawatan. Arsip yang makin besar maka biaya
pemeliharaan-pun juga makin besar pula.
5. Dengan melihat perlunya kegiatan penyusutan ini maka kegiatan ini perlu
diprogramkan oleh setiap organisasi. Untuk mencaapi pengelolaan arsip yang tepat
sasaran.