Anda di halaman 1dari 9

Mengapa kita perlu informasi?

Informasi sangatlah penting bagi kehidupan manusia. Tidak bisa diingkari kemajuan
teknologi khususnya dalam bidang informasi sangat pesat beberapa dekade ini. Kemajuan
teknologi seperti yang kita ketahui sangat banyak membantu aktivitas sehari-hari
manusia. Sehingga manfaat yang besar ini menjawab keterbatasan waktu, ruang, tempat
bahkan keterbatasan manusia itu sendiri. Salah satu dampak yang besar yang dirasakan
mausia saat ini adalah adanya Sistem Informasi berbasis komputer dan internet.
Sistem Informasi adalah kumpulan beberapa komponen yang saling bekerja sama dalam
menerima input informasi, kemudian mengolah informasi tersebut dan akhirnya
menghasilkan output informasi yang bermanfaat. Sistem informasi digunakan dalam berbagai
aspek mulai dari pendidikan, perkantoran, perbankan bahkan pedesaan sekalipun. Berikut ini
secara rinci disebutkan poin-poin pentingnya sebuah sistem informasi di masa kini:
1.

Menjawab tantangan globalisasi dalam bidang teknologi informasi.

2.

Memenuhi kebutuhan informasi umum sebuah perusahaan, sekolah atau sejenisnya.

3.

Mempermudah aktivitas/kegiatan masyarakat seperti sistem informasi pembayaran


rekening listrik, telepon dan sebagainya.

4.

Berbagai keperluan bisa dilakukan dimana saja karena sistem informasi berbasis
internet dan bisa diterapkan ke dalam aplikasi mobile atau handphone.

5.

Meningkatkan akurasi hasil yang didapatlkan karena dikerjakan oleh sistem komputer.

Pentingnya sistem informasi dalam perusahaan


Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian
pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan
yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang
bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam
perusahaan.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka
akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah
manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen.
Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan
dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.
Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang peranan
penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan
sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak
berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan
keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.
Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan.
Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh
proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua
tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis.
Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan dan informasi dari luar. Pengendalian
merupakan hal mebandingkan hasil aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses
perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha
pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya
harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat

terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi.
Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat
mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama
pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan
Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di
perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai
macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan
mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup
penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi
adalah..

1. Mendukung Operasi Bisnis .


Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi
menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika
tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk
dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi
kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.


Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan
menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer
mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan
sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih
baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3. Mendukung Keunggulan Strategis.


Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis

perusahaan

dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar.


Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi
akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:
Klasifikasi

Sistem

Informasi

Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsisilang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya
diperlihatkan pada gambar 1 berikut.

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis


Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam
kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses
transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas
kantor secara efisien.
Transaction Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk
sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic
data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis,

seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai


informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS
membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian,
formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan
perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.
Process Control Systems
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses
operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control
systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis
dibuat oleh komputer.
Office Automation Systems
Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim
data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office
automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail),teleconferencing,
dan lain-lain.

2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.


Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem
informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan
yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah
meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif.
Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi
pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management
decision making).

Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur
penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai
suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.
Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:
Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end
users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data
IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction
processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi
(1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian.
Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap
minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.
Decision Support Systems
Decision

support

systems (DSS)

merupakan

kemajuan dariinformation

reporting

systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis
komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses
pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja
elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk
peramalan penjualan atau keuntungan.
Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi
strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer
adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktorfaktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS
harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (Obrien, 2000).

3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis


Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari
sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika
perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa
(1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari
perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari
konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan
hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah
kepada competitive

advantage

strategies.

Hubungan

kelima

faktor

tersebut

dapat

digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
1. Cost leadership (keunggulan biaya) menjadi produsen produk atau jasa dengan
biaya rendah.
2. Product

differentiation (perbedaan

produk)

mengembangkan

cara

untuk

menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.


3. Innovation menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya
pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi
produk dan jasa.

Peran Strategis Untuk Sistem Informasi


Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan
efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumbersumber informasi strategis.

1. Meningkatkan efisiensi operasional


Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi
lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi
keunggulan biaya (low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat
menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan
meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki
persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok
dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis


Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik
dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat
memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa
tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran
(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.
Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi
yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah

agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka
akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun sumber-sumber informasi strategis


Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi
strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti
memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi,
menyewa spesialis sistem informasi, dan melatihend users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis
(strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi
bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam
meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai
contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen
mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru
kepada konsumen.