Anda di halaman 1dari 3

13.

1 Sistem Sebagai Perubahan Yang Direncanakan Dalam Perusahaan


Membangun sistem informasi baru adalah salah satu jenis perubahan organisasi yang
direncanakan. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih dari perangkat keras dan
perangkat lunak baru. Hal ini juga termasuk perubahan dalam pekerjaan, keterampilan,
manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang sebuah sistem informasi baru, kita mendesain
ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi
proses bisnis yang spesifik dan organisasi secara keseluruhan.
Pengembangan Sistem Dan Perubahan Organisasional
Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai
dari tambahan untuk jauh. Empat jenis perubahan organisasi struktural yang diaktifkan oleh
teknologi informasi: (1) otomatisasi, (2) rasionalisasi, (3) proses bisnis desain ulang, dan (4)
pergeseran paradigma. Setiap membawa risiko yang berbeda dan manfaat.
Perencanaan Ulang Proses Bisnis
Banyak bisnis saat ini mencoba untuk menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan
proses bisnis mereka. Beberapa sistem ini memerlukan proses perubahan inkremental, tetapi
yang lain memerlukan lebih jauh desain ulang proses bisnis. Untuk menghadapi perubahan ini,
organisasi yang beralih ke manajemen proses bisnis. Manajemen proses bisnis menyediakan
berbagai alat dan metodologi untuk menganalisis proses yang ada, merancang proses baru, dan
mengoptimalkan proses tersebut. BPM tidak pernah menyimpulkan karena proses perbaikan
memerlukan perubahan terus-menerus. Perusahaan berlatih manajemen proses bisnis melalui
langkah-langkah berikut:
1.

Mengidentifikasi proses untuk perubahan: Salah satu keputusan strategis yang paling
penting bahwa perusahaan dapat membuat tidak memutuskan bagaimana menggunakan
komputer untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi proses pemahaman apa bisnis perlu
perbaikan. Ketika sistem yang digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis
yang salah, bisnis dapat menjadi lebih efisien dalam melakukan apa yang seharusnya tidak
dilakukan. Akibatnya, perusahaan menjadi rentan terhadap pesaing yang mungkin telah

menemukan model bisnis yang tepat. Waktu dan biaya juga dapat menghabiskan
meningkatkan proses bisnis yang memiliki dampak kecil pada kinerja perusahaan secara
keseluruhan dan pendapatan. Manajer perlu menentukan apa proses bisnis yang paling
penting dan bagaimana meningkatkan proses ini akan membantu kinerja bisnis.
2.

Menganalisis

proses

yang

ada:

ada

proses

bisnis

harus

dimodelkan

dan

didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, dan urutan kegiatan. Tim desain
proses mengidentifikasi langkah-langkah berlebihan, tugas kertas-intensif, kemacetan, dan
inefisiensi lainnya. menyimpan dan mencari rak untuk buku. Jika ia menemukan buku itu,
orang yang membawanya ke kasir dan membayar untuk itu melalui kartu kredit, uang tunai,
atau cek. Jika pelanggan tidak dapat menemukan buku itu, ia harus meminta petugas toko
buku untuk mencari rak atau periksa catatan persediaan toko buku untuk melihat apakah
dalam saham. Jika petugas menemukan buku itu, pelanggan membeli dan daun. Jika buku
tidak tersedia secara lokal, petugas bertanya tentang memesan untuk pelanggan, dari gudang
toko buku atau dari distributor buku atau penerbit. Setelah pesanan buku tiba di toko buku,
sebuah telepon toko buku karyawan pelanggan dengan informasi ini. Pelanggan harus pergi
ke toko buku lagi untuk mengambil buku dan membayar untuk itu. Jika toko buku tidak dapat
memesan buku bagi pelanggan, pelanggan harus mencoba toko buku lain. Anda dapat melihat
bahwa proses ini memiliki banyak langkah dan mungkin memerlukan pelanggan untuk
membuat beberapa perjalanan ke toko buku.
3.

Desain proses baru: Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu dan
biaya, tim desain proses akan mencoba untuk meningkatkan proses dengan merancang yang
baru. Sebuah ramping baru to-be Proses akan didokumentasikan dan model untuk
perbandingan dengan proses yang lama.
Pelanggan mengakses toko buku online melalui internet dari komputer nya. Dia mencari

katalog online toko buku untuk buku yang dia inginkan. Jika buku tersedia, pelanggan
memerintahkan buku online, penyediaan kartu kredit dan alamat pengiriman informasi, dan buku
dikirim ke rumah pelanggan. Jika toko buku online tidak membawa buku, pelanggan memilih
toko buku online lain dan mencari buku lagi. Proses ini memiliki langkah-langkah jauh lebih
sedikit dari itu untuk membeli buku di toko buku fisik, membutuhkan usaha lebih sedikit pada
bagian dari pelanggan, dan memerlukan lebih sedikit staf penjualan untuk layanan pelanggan.
Proses baru karena itu jauh lebih efisien dan menghemat waktu.

Desain proses baru harus dibenarkan dengan menunjukkan berapa banyak mengurangi
waktu dan biaya atau meningkatkan layanan pelanggan dan nilai. Manajemen pertama mengukur
waktu dan biaya proses yang ada sebagai dasar. Dalam contoh kita, waktu yang dibutuhkan
untuk membeli buku dari toko buku fisik mungkin berkisar dari 15 menit (jika pelanggan segera
menemukan apa yang dia inginkan) untuk 30 menit jika buku ini di saham tetapi harus terletak
oleh staf penjualan. Jika buku tersebut harus dipesan dari sumber lain, proses mungkin
mengambil satu atau dua minggu dan perjalanan lain ke toko buku untuk pelanggan. Jika
pelanggan tinggal jauh dari toko buku, waktu untuk melakukan perjalanan ke toko buku harus
diperhitungkan. Toko buku akan harus membayar biaya untuk menjaga toko fisik dan menjaga
buku di saham, untuk staf penjualan di situs, dan untuk biaya pengiriman jika buku tersebut
harus diperoleh dari lokasi lain.
Proses baru untuk membeli buku secara online hanya mungkin memakan waktu beberapa
menit, meskipun pelanggan mungkin harus menunggu beberapa hari atau minggu untuk
menerima buku dalam surat dan harus membayar biaya pengiriman. Tapi pelanggan menghemat
waktu dan uang dengan tidak harus melakukan perjalanan ke toko buku atau membuat
kunjungan tambahan untuk mengambil buku itu. Biaya penjual buku lebih rendah karena
mereka tidak harus membayar untuk lokasi toko fisik atau untuk persediaan lokal.
4.

Melaksanakan proses baru: Setelah proses baru telah sepenuhnya dimodelkan dan
dianalisis, harus diterjemahkan ke dalam satu set baru prosedur dan aturan kerja. Sistem
informasi baru atau tambahan untuk sistem yang ada mungkin harus dilaksanakan untuk
mendukung proses didesain ulang. Proses baru dan sistem pendukung diluncurkan ke dalam
organisasi bisnis. Sebagai bisnis mulai menggunakan proses ini, masalah yang ditemukan dan
ditangani. Karyawan yang bekerja dengan proses dapat merekomendasikan perbaikan.

5.

pengukuran berkelanjutan: Setelah proses telah dilaksanakan dan dioptimalkan, perlu


terus diukur. Mengapa? Proses dapat memburuk dari waktu ke waktu sebagai karyawan jatuh
kembali pada metode lama, atau mereka mungkin kehilangan efektivitas mereka jika bisnis
mengalami perubahan lainnya.