Anda di halaman 1dari 57

PEMBELIAN

DAN
PEMESANAN
BAHAN
MAKANAN
IHSAN FADHIELAH
SEPTIA RAHMAWATI
VISCHA ARUM GEULISTYAWATI

DOSEN : Irfanny Z
Anwar,S.Sos, M.Kes

Ruang Lingkup

1.Pengertian

pembelian dan pemesanan


bahan makanan
2.Metode pembelian dan pesanan bahan
makanan
3.Pengawasan pembelian dan pemesanan
bahan makanan
4.Cara pembayaran

Pengertian Pembelian dan


Pemesanan Bahan Makanan
PEMBELIAN

Rangkaian kegiatan dalam


penyediaan bahan makanan yang
meliputi macam, jumlah dan
spesifikasi bahan makanan dalam
jangka waktu tertentu, sesuai
ketentuan yang berlaku.
Proses pembelian dilakukan setelah
ada perhitungan kebutuhan bahan

Pemesanan

Pemesanan adalah proses permintaan


bahan makanan dan barang yang
dibutuhkan pembeli dan disampaikan
kepada supplier.

METODE PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

1. CARA FORMAL

Pembelian
melalui
Tender.
Pembelian
dengan
cara
menyebutkan rincian kebutuhan
bahan makanan secara tertulis
meliputi macam, jumlah dan
spesifikasi bahan makanan
Keuntungan Cara Formal
Spesifikasi
barang
yang
diperlukan
dapat
dipelajari
sebelumnya
oleh
pemasok
sehingga order barang lebih cepat

Lanjutan...

OPEN TENDER

Pembeli akan menentukan penjual mana yang akan


dipilih, dengan mempertimbangkan harga, kualitas
barang yang ditawarkan, dan juga kredibilitas penjual

Kredibilitas berkaitan dengan kapasitas perusahaan


dan dari catatan yang dipunyai pembeli tentang
perilaku penjual pada waktu yang lalu terutama yang
dialami langsung oleh pembeli

Lanjutan...

Jenis dan jumlah bahan makanan dapat dibeli


secara tetap untuk bahan makanan yang
tahan lama tidak mudah rusak dan fluktasi
harga tidak banyak bervariasi.

Barang yang dibeli harian adalah bahan


makanan yang segar dengan jumlah nya
sesuai kebutuhan harian.

2. CARA informal

Cara ini dilakukan dengan cara melakukan


pembelian secara langsung ke pasar.

Pada intitusi besar biasanya hal ini dilakukan


karena ada barang yang mendadak dibutuhkan.

Pada intitusi kecil banyak yang menggunakan


cara ini secara umum dengan resiko apabila
bahan makanan yang dibutuhkan tidak ada
dipasaran maka digunakan bahan makanan
pengganti, berarti terjadi pergantian menu.

Lanjutan...

Transaksi
dilakukan
langsung kepasar atau
melalui telpon

Pembelian
ini
tidak
dapat menjamin bahan
makanan yang dibeli
terpenuhi
semua
jumlah
dan
spesifikasinya

Pemberian Kontrak

Kontrak harus diberikan kepada penawar


yang paling responsif dan bertanggung
jawab
dengan
harga
yang
paling
menguntungkan untuk pembeli.Membeli
atas dasar harga saja dapat mengakibatkan
pengiriman produk yang berada di bawah
ekspektasi
jasa
penyelenggara
makanan.Pembelian harus atas dasar
harga, kualitas, dan pelayanan.

Kontrak
yang
dikeluarkan
merupakan
penerimaan hukum dari tawaran yang dibuat
oleh penawar dan itu mengikat.Semua
penawar yang sukses dan berhasil harus
diberitahu dan ditindak lanjuti.Ketika kontrak
dibuat oleh agen pembelian, jasa makanan
harus menerima kontrak yang berisikan
spesifikasi dan harga.
VISCH
A

Hukum dan Manajemen Kontrak

Pertukaran pembelian / penjualan antara


pembeli dan penjual adalah komitmen
hukum dan mengikat bahkan jika dibuat
dengan itikad baik. Aspek hukum pertukaran
ini tercakup dalam Uniform Commercial Code
(UCC). Tujuan dari UCC adalah untuk
memberikan keseragaman hukum yang
berkaitan dengan interaksi bisnis.

FORMAT PEMESANAN

Pesanan pembelian ada dalam berbagai


format yang telah dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan operasi jasa
makanan individu. Alasan utama untuk
mengembangkan ini adalah bahwa
pesanan pembelian adalah sebuah
dokumen hukum; istilah yang disajikan di
dalamnya dimaksudkan untuk melindungi
kepentingan pembeli, yang berbeda dari
satu operasi ke operasi yang lain.

Hampir semua form pemesanan


mengandung hal-hal berikut ini :
Nama

Daftar Pemesanan Pembelian


Pesanan Pembelian
Untuk : ________
Tanggal

No. Pesanan Pembelian : _________


: _________

No. Permintaan
Bagian

: _________

: _________

Tanggal diperlukannya
Ship to : ____
Satuan

Disetujui oleh :

: _________

F.B.O :
Jumlah
Total

Deskripsi

Via : _____

Terms : ____

Harga per
Satuan

Harga
Total

Daftar Permintaan Pembelian Bahan Makanan

Daftar Permintaan Pembelian


Untuk
Tanggal
Dari

: Pengadaan makanan No. Permintaan


: _________

No. Pesanan Pembelian

: _________

Satuan

Diminta oleh :

Jumlah
Total

Tanggal Pemeriksaan

Deskrip Saran
si
Penjual

Disetujui oleh :

Harga
Satuan

Tangal pesanan :

: _________

: _________
: _________
Harga
Total

JUMLAH SALINAN FORM PEMESANAN YANG


DIBUTUHKAN

Tiga salinan pesanan pembelian yang


umum digunakan dalam pemesanan
bahan makanan antara lain :
Pertama, yang diberikan ke pemasok
Kedua, bukti penerimaan formal yang
dikembalikan pemasok kepada pembeli
Ketiga, untuk catatan pembeli sendiri.

Lanjutan

Sedangkan pemesanan bahan makanan pada


operasi jasa pelayanan makanan besar
membutuhkan 6 salinan form pemesanan.
Tambahan tiga salinan tersebut antara lain:

Pertama, diberikan untuk bagian yang


menginformasikan bahwa pengiriman sudah
dijadwalkan

Kedua, yang dikirim ke bagian


akuntansi/keuangan

Ketiga, yang memberitahu pembeli bahwa


pesanan telah sampai.

FAKTUR

Faktur, disiapkan oleh pemasok, berisi informasi


penting sama dengan pesanan pembelian; yaitu
jumlah, deskripsi bahan makanan, dan harga.

Setiap perbedaan atau penolakan pada bagian


penerima harus dicatat segera. Dalam
beberapa operasi, masalah ini akan ditangani
oleh petugas penerima, yang mencatat
perbedaan pada faktur.

Lanjutan

Dalam operasi kecil hanya menggunakan tiga


salinan dari pesanan pembelian, petugas
penerima hanya memverifikasi kedatangan
barang yang dikirim dan mengirimkan faktur
ke kantor bagian akutansi untuk
dibandingkan dengan pesanan pembelian
dan pembayaran berikutnya.

TAHAPAN DALAM PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

1.

2.

3.

Mempersiapkan perincian kebutuhan Bahan


Makanan (Jumlah dan Spesifikasi setiap
Bahan Makanan)
Menetapkan harga Bahan Makanan (Standar
Harga Bahan Makanan berdasarkan survey
pasar dan perhitungan kenaikan harga)
Perencanaan
cara
pemesanan
Bahan
Makanan. Bahan Makanan dapat dipesan
dalam waktu berbeda sesuai kebutuhan dan
kemampuan daya simpan. Periode pembelian
dapat harian, 2 kali seminggu, sebulan sekali
SEPT
I
atau sesuai kebutuhan

CARA PEMBELIAN

Penawaran umum atau terbuka ( Formal


Tender )
Memberi kesempatan pada semua rekanan untuk
bersaing dalam menawarkan bahan makanannya.
diumumkan terbuka di media umum, surat kabar,
radio atau majalah.

Penawaran terbatas ( Selective Tender )


Memberi kesempatan pada beberapa calon
rekanan yang lulus prakualifikasi

Penunjukan Langsung
Penunjukan
rekanan
sebagai
pelaksana
pembelian tanpa melalui pelelangan atau
penawaran umum atau terbatas dan dilakukan
diantara 3 penawar.

Pengadaan
Langsung
(
Pembelian
Langsung )
Pelaksanaan pemborongan atau pembelian yang
dilakukan diantara rekanan golongan ekonomi
lemah tanpa melalui pelelangan atau penawaran

Proses pengadaan

1. M

4.

7. TEMPAT PESANAN

Prosedur Pembelian Bahan Makanan

Anggaran

Perkiraan bahan
makanan

Menu, Jumlah
pasien, Standar
porsi, Frekuensi
penggunaan,
Spesifikasi
bahan makanan

Pemesanan bahan
makanan
Penerimaan bahan
makanan
Bahan makanan
diterima
Bahan
makanan
dikirim ke
gudang

Bahan makanan
ditolak

Bahan makanan
dikirim ke tempat
persiapan bahan
makanan

Bahan makanan
kembali ke Pemasok

Prosedur Penolakan Bahan Makanan

bahan
makanan
segar

langsung
diganti oleh
suplier

bahan
makanan
kering

Bisa
langsung /
disesuaikan
dengan
pengiriman
bahan
makanan yang
selanjutnya

Penolakan
bahan
makanan

METODE PENGIRIMAN

Metode pengiriman yang umum


digunakan yaitu metode free on board
(FOB), artinya produk yang dikirim ke
lokasi tertentu sudah bebas biaya
pengiriman.

FOB asli mengacu pada tempat dari mana


produk tersebut awalnya diangkut; FOB
tujuan mengacu pada tempat produk akan
dikirim. Jika FOB asal ditetapkan, pembeli
memilih perusahaan yang membiayai
transportasi dan membayar biaya
pengiriman, dan tidak bertanggung jawab
atas kehilangan atau kerusakan bahan
makanan. Jika FOB tujuan ditetapkan,
pembeli membayar biaya pengiriman, tapi
pemasok bertanggung jawab atas
kerusakan dan kehilangan bahan makanan
(Spears, 1999).

Sistem Pendistribusian BAHAN MAKANAN


Reta
iler

Produ
sen

Pengu
mpul,
tempat
penyim
panan

Distri
butor

Grosi
r

Toko

Agen

Toko

Konsu
men

Pengawasan pembelian dan pemesanan bahan


makanan dan minuman

SUPERVISI
Diadakan oleh atasan dan dilakukan secara mendadak
atau terjadwal.
PENCATATAN DAN PELAPORAN
Pencatatan dalam pembelian bahan makanan perlu
dilakukan secara rapih.
Semua bon pemesanan bahan makanan harus diarsipkan
dengan baik.
Catatan tentang pemasok, tentang kedisplinan dalam
pengiriman bahan makanan harus diperhatikan untuk
pemilihan pemasok dalam kontrak berikutnya.

Cara pembayaran

Cara pembayaran terdapat di dalam


kontrak perjanjian antara pembeli dan
penjual.
Pembayaran bisa di lakukan seminggu
sekali atau sebulan sekali atau tergantung
kesepakatan

IHSA
N

Rika
Fluktuasi harga makanan tidak bervariasi ?
Kartika
Pakai informal atau formal pada saat mendadak ?
Evi
+ - cara pembelian ?
Tesa
Filosofi?
Dinda
Cara pembelian mana yang paling efektif untuk BM
yang segar ?

solehatun
3 salinan, contoh dari 3 salinan ?
3 salinan itu untuk semua bahan atau tidak?
daeng
Ada ga perlindungan hukum untuk untuk tender, seandainya dia ga
bisa ngirim atau apa?
anbar
Proses pengadaan, nilai-nilai apa aja yg perlu diperhatikan dalan
pengadaan
firda
Dalam proses pengadaan, cara pembayaran ada ga syarat dan tahap
atau tidak
danetta
Dipembelian, kalau ada kesalahan dari peramalan kebutuhan, atau
ada bahan makanan yang disa jatohnya kemana, apakah dibalikin
ke distributor atau tanggung jawab sendiri.

Juita
+- formal informal?
Irvi
Jelaskan FOB?
Rifda

KASUS

Deskripsi Singkat

Rumah Sakit Sakit Swasta Cepat Sembuh ditetapkan


sebagai Rumah Sakit Swasta tipe C. Rumah Sakit
Swasta Cepat Sembuh memiliki 129 buah tempat tidur
dan 64 kamar yang terbagi menjadi 4 kelas yaitu :
Kelas VIP : 7 tempat tidur ( 7 kamar)
Kelas I : 12 tempat tidur (12 kamar)
Kelas II : 50 tempat tidur (25 kamar)
Kelas III: 60 tempat tidur (20 kamar)

Ketenagaan Instalasi Gizi


1. Ahli

Gizi 15 orang, sejumlah 13 orang berada di


ruangan dan 2 orang bertugas di dapur instalasi gizi
2. Juru Pemasak ahli 4 orang untuk masakan Indonesia, 2
orang masakan Oriental dan Kontinental
3. Asisten Juru Masak sebanyak 10 orang
4. Tenaga Pembersih 6 orang
5. Pramu Saji 15 orang
6. Administrasi 5 orang.
7. Rumah sakit cepat sembuh menggunakan siklus menu
10 hari

Hit. Jumlah pasien :


BOR 80% setiap kelas perawatan, shg :
o Kelas VIP : 7 TT x 80% = 5.6
6 org
o Kelas I
: 12 TT x 80% = 9.6
10
org
o Kelas II
: 50 TT x 80% = 40 org
o Kelas III
: 60 TT x 80% = 48 org
Sehingga rata rata jumlah pasien
(konsumen) adalah 104 org

Prosedur Pembelian Bahan Makanan

Anggaran

Perkiraan bahan
makanan

Menu, Jumlah
pasien, Standar
porsi, Frekuensi
penggunaan,
Spesifikasi bahan
makanan

Pemesanan bahan
makanan
Penerimaan bahan
makanan
Bahan makanan
diterima
Bahan
makanan
dikirim di
gudang

Bahan makanan
ditolak

Bahan makanan
dikirim ke tempat
persiapan bahan
makanan

Bahan makanan
kembali ke Pemasok

Hal pertama yang dilakukan Rumah Sakit Cepat


Sembuh adalah melakukan pengadaan bahan
makanan. Selanjutnya rumah sakit cepat sembuh
ingin melakukan pembelian bahan makanan. Sebelum
melakukan pembelian, Rumah Sakit Cepat Sembuh
melakukan pengiklanan melalui media cetak.

Setelah melakukan pengiklanan, ada beberapa suplier


yang mengajukan dan berminat untuk menjadi
rekanan dengan Rumah Sakit Cepat Sembuh. Setelah
waktu yang ditentukan pada iklan, ada 4 Suplier yang
mendaftar menjadi rekanan Rumah Sakit Cepat
Sembuh dalam pengadaan bahan makanan.

Rumah sakit cepat memiliki spesifikasi bahan makanan, spesifikasi tersebut harus mencakup
beberapa informasi berikut :

Nama

produk (merk dagang) atau standar

Standar

nasional, merek, atau penunjuk kualitas lainnya

Ukuran

wadah (berat, ukuran kaleng)

Ukuran

setiap kontainer atau perkiraan jumlah setiap

pound

Tempat

untuk meletakkan jumlah harga

Rumah Sakit Cepat Sembuh menyampaikan


Spesifikasi Bahan Makanan yang dibutuhkan
oleh bagian pengadaan bahan makanan RS.
Cepat Sembuh.

Bahan makanan

Spesifikasi

Beras

pulen, butir beras bulat panjang,


aroma wangi beras, tidak apek

daging sapi has dalam

sapi muda, segar, warna


kemerahan, daging lembut tanpa
lemak, serat halus,

Ayam

umur 8-10 minggu, berat 1 kg,


jantan atau betina, daging lembut,
tanpa kaki dan leher dan isi perut,
bebas formalin

ikan kembung

kulit utuh, tidak robek, mata jernih


dan menonjol keluar, insang
kemerahan, daging ikan kenyal,
warna kemerahan, bau segar tidak
amis, bebas formalin

Ikan tongkol

kulit utuh, tidak robek, mata


jernih dan menonjol keluar,
insang kemerahan, daging ikan
kenyal, warna kemerahan, bau
segar tidak amis, bebeas
formalin

Bahan makanan

Spesifikasi

Telur ayam

Tidak busuk, putih telur masih


kental, kulit tidak retak/pecah,
1kg terdiri dari 16 butir

Tahu

Segar, bersih, murni, padat, tidak


berlendir, warna putih
kekuningan,

Tempe

Segar, bersih, aroma khas tempe


baru, butiran kedelai terlihat
padat, utuh, menyatu

Kacang hijau

Kacang tidak berjamur, tidak


bolong, kulit utuh, tidak berkutu,
tidak berbau tengik

Kacang merah

Kacang tidak berjamur, tidak


bolong, kulit utuh, tidak berkutu,
tidak berbau tengik

Kangkung

Segar, muda, bersih, ada akar,


bebas residu pestisida, daun
berwarna hijau segar, tidak
bolong

buncis

Segar, muda, bersih, bebas


residu pestisida, utuh, tidak

Bahan makanan

Spesifikasi

Pisang ambon

Tua, tidak bonyok, kulit mulus,


warna kuning kehijauan, satu
gandeng isi dua

Jeruk manis

Daging buah keras berair, warna


kulit hijau kekuningan, manis

Pepaya

Matang pohon, manis daging


buah padat, warna merah
kekuningan, tida lembek atau
bonyok

Susu UHT

Susu sapi segar UHT. utuh,


kemasan tidak
menggembung, kemasan baik
dan tidak penyok

Panitia pengadaan bahan makanan RS Cepat


Sembuh memutuskan suplier mana yang akan
dipilih. Hal yang dipertimbangkan antara lain :
1. Spesifikasi Bahan Makanan
2. Harga Bahan Makanan yang disesuaikan dengan
anggaran rumah sakit
3. Jumlah bahan makanan yang dimiliki oleh suplier
4. Keunggulan bahan makanan yang ditawarkan
suplier
5. Catatan tentang supplier

Rumah Sakit memilih satu yang akan menjadi suplier bahan


makanan dan mentapkan sebagai pemenang tender.
Setelah itu dilakukan perjanjian kontrak dengan suplier
tersebut, meliputi :

1.

Apabila ada bahan makanan yang tidak sesuai dengan


spesifikasi bahan makanan yang sudah ditentukan, suplier
wajib mengganti saat itu juga sesuai dengan spesifikasi.

2.

Pembayaran dilakukan seminggu sekali untuk bahan


makanan segar dan sebulan sekali untuk bahan makanan
kering.

Jumlah Supplier yang dibutuhkan


1 Suplier untuk sayur sayuran
1 suplier untuk buah-buahan
1 Suplier untuk daging ayam dan telur
1 suplier untuk daging
1 suplier untuk ikan
1 suplier untuk kacang-kacangan
1 suplier untuk bahan kering

Daftar Permintaan Pembelian Bahan Makanan

Daftar Permintaan Pembelian


Untuk
Tanggal
Dari

: Pengadaan makanan No. Permintaan


: _________

No. Pesanan Pembelian

: _________

Satuan

Diminta oleh :

Jumlah
Total

Tanggal Pemeriksaan

Deskrip Saran
si
Penjual

Disetujui oleh :

Harga
Satuan

Tangal pesanan :

: _________

: _________
: _________
Harga
Total

Della
Maksud dan tujuan perhitungan BOR ?
Bahan kering maksudnya kemana ?
Fitri ?
RS tipe C, suplier hanya 1 bisa apa ngga ?
Almira

TERIMA
KASIH