Untuk berkomunikasi pada dunia professional menyampaikan pesan melalui tulisan

merupakan komunikasi yang lebih efektif, karena memerlukan waktu yang lebih sedikit dan
menggunakan energy yang lebih sedikit pula jika dibandingkan dengan berkomunikasi secara
langsung. Dalam berkomunikasi melalui tulisan ada tiga bagian besar yaitu planning, writing,
dan completing. Ketiga proses tersebut berlaku dalam segala macam komunikasi, mulai dari
penulisan blog sampai tulisan-tulisan formal.
Planning terdiri dari empat tugas yaitu, menganalisa situasi (mendefinisikan tujuan dan
menggambarkan pendengar anda), mengumpulkan informasi untuk memenuhi kebutuhan
pendengar anda, memilih media yang paling baik dan sesuai dengan pesan dan situasi, serta
menyusun informasi tersebut (menjelaskan ide pokok, memberi batasan masalah, memilih
pendekatan, dan membuat garis besar).
Writing terdiri dari dua langkah yaitu mengadaptasikan pendengar dan membuat pesan.
Mengadaptasikan pesan kepada pendengar dengan cara mengetahui kebutuhan pendengar,
membangun hubungan yang kuat dengan pendengar, dan mengendalikan gaya anda. Membuat
pesan dengan cara mendraf pemikiran anda dengan kata kata yang baik, kalimat yang efektif, dan
paragraph yang koheren.
Completing memiliki empat tahap yaitu merevisi pesan dengan cara mengevaluasi konten
lalu menulis ulang serta mengedit untuk memperjelas dan meringkas, tahap selanjutnya adalah
memproduksi pesan dengan menggunakan elemen desain yang efektif dan metode penyampaian
yang sesuai, lalu mengkoreksi ulang untuk memperbaiki jika ada salah penulisan, dan tahap
terakhir adalah mendistribusikan pesan tersebut dalam cara yang sesuai dengan kebutuhan anda
dan kebutuhan pendengar.