BUSINESS PRESENTATION

SKILL

Cara effective
melakukan
komunikasi dalam
dunia kerja dan
business.
Dirangkum oleh :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

Pembukaan

Perkenalan - Riwayat Hidup.

Komunikasi bisnis.

Media & tools yang tersedia.

Perlu keinginan untuk belajar.

Kita dituntut untuk innovative

productive.

Pendahuluan

Jelaskan persoalan yang akan dibahas.

Tunjukan apa yang akan diperoleh

audience dalam presentasi ini.

Carilah hal-hal yang relevant dan

menarik bagi audience.

Apa yang terjadi sebelum kita

bicara didepan publik

Kehilangan susunan kata-kata, gugup

dan pikiran kosong.

Mulut seakan berat dan kerongkongan

serasa tersumbat, atau

Justru timbul rasa percaya diri dan

mampu mengontrol keadaan.

Di USA

Public speaking merupakan ketakutan yang

nomor 1.

Sedangkan mati merupakan ketakutan pada

nomor urut ke 7.

Kapan kita presentasi ?

Menawarkan sesuatu produk.

Presentasi hasil kerja di department

sendiri.

Mengajukan proposal kepada pimpinan.

Sebagai pembawa acara.

Memimpin rapat atau diskusi.

Mengajar atau sebagai narasumber pada

kursus atau seminar.

Proses persiapan presentasi

PC / Laptop, LCD, OHP, Laser pointer

Transparancies & spidol transparan
Power point presentation
Handouts
Slides : colour & black and white

Fasilitas animasi yang tersedia pada MS

PowerPoint dapat digunakan sesuai
kebutuhan.

Tujuan training ini

Mempelajari teknik pengumpulan bahan

(researching) yang effective, organizing
dan practicing the presentation.

Menjadi lebih persuasive, menggerakan

orang lain.

Mampu mengontrol diri sebelum

presentasi, menguasai keadaan sampai
selesai.

Menciptakan rasa percaya diri dan tidak

gugup.

Hal-hal yang kita temui dalam

presentasi
Mendapat

support dari audience.

Menggunakan

powerful words.

Mengakhiri

pada saat audience

masih mendengarkan.

Kapan

dan bagaimana kita

membaca slide.

Memberi

judul untuk menarik

audience.
9

Hal-hal yang kita temui dalam

presentasi (lanjutan)

Teknik menghilangkan kegugupan.

Ada pertanyaan, tapi jawaban tidak kita

peroleh.

Menarik peserta yang tidak responsive (tanya

dan bicara).

Timing & rhythm

Jangan membicarakan hal-hal yang bersifat

pribadi.

Audience tidak ketawa dengan guyonan kita.

Jangan sekedar membaca.

10

Hal-hal yang kita temui dalam

presentasi (lanjutan)

Pertanyaan konyol dan sikap yang

know-it-all.
Mengakhiri presentasi dengan sedikit
dramatis.
Menggunakan bahasa isyarat dalam
presentasi.
Mengatasi kesulitan teknis : mike, OHP dll.
Menegor audience yang tidak
memperhatikan.
Transisi presentasi secara lancar.
Manakala kerongkongan kering.

11

Hal-hal yang kita temui dalam

presentasi (lanjutan)

Fungsi kontak mata : agar audience

merasa kita bicara sama mereka satu
persatu.

Mengatur proyeksi suara kita.

Visualisasi presentasi : cara mudah

memproduksi slides dan handouts.

Menggunakan cerita-cerita untuk

menarik audience.

Bicara pada headlines dan outliners.

Membangunkan group yang diam.

12

Mengembangkan topik
presentasi

Bekali dengan banyak referensi dari

buku, artikel, electronic sources, bahan
training books, articles, consulting
services.

Jelaskan persoalan yang akan dibahas.

Topik yang real.

Berlatih didepan beberapa teman dekat.

Buang yang tidak perlu untuk

menghindari keraguan.

Tulis dalam bentuk kerangka berpikir.

13

Outline

Mengarahkan audience dari awal

mengetahui topik presentasi kita.
Membuat main points yang terdiri dari :
Headings
Sub headings
Supporting details
Masing-masing heading diuraikan
secara berurutan.

14

Tujuan dari main points

Berupa rekomendasi / conclusion :

Why / Mengapa?
Jawabannya : Beberapa penjelasan
Berupa prosedur :
How / Bagaimana ?
Jawabannya : Beberapa langkah-langkah.
Berupa description suatu analisa :
What / Apa ?
Jawabannya : Sebagian dari keseluruhan

15

ROPES Method

Review 10%
Pengertian audience
Overview
15%
Menciptakan hubungan antara audience
dengan presentasi agar audience mau
mengikuti dan mempelajarinya.
Presentation 35%
Menyampaikan agar audience menerima dan
menggunakan isi dari presentasi itu.
Exercise 35%
Audience mampu malaksanakan sesuai
presentasi untuk mengembangakan skill.
Summary
5%
Merangkum dan klarifikasi apa yang telah
diberikan.

16

Review pengertian audience

Jelaskan topik presentasi.

Arahkan audience untuk melihat pada

pengalaman terdahulu dan
membandingkan dengan topik.

Perhatikan audience yang potensial

diantara yang hadir.

17

Overview
Pelajari aktifitas apa yang akan
dilakukan dalam presentasi.
Sampaikan tujuan dari presentasi.
Tunjukan bagaimana pentingnya
audience mempelajari dan
mengetahui isi presentasi.

18

Presentation

Sampaikan presentasi dengan teknik Tell

& Show Approach (Ceritakan dan
Tunjukan).

Apa yang harus dikerjakan dan tunjukan

bagaimana melakukannya.

Tunjukan bagaimana melakukan dengan

memberi contoh atau demonstrasi.

19

Exercise

Suruh peserta (audience)

mempraktekan yang telah dipelajari.

Berikan feedback terhadap apa yang

mereka lakukan.

20

Summary

Buat ringkasan

Tekankan pada hal-hal yang penting

Jawablah pertanyaan peserta.

Adakan transisi sebelum presentasi

lanjutan.

Siapkan peserta untuk menggunakan

skill yang didapat pada pekerjaannya.

21

Fungsi gambar

Sebuah gambar akan bercerita dengan seribu

kata.

Audience mirip anak-anak duduk, diam,

dengar.

Angka-angka diganti grafik atau tabel.

Lebih mudah melihat grafik dari pada tampilan

angka-angka.

22

Data angka, kenaikan UMR

UMR / UMK
NO.

TAHUN

ASLI
RP.

% increase

RP.

GM
% increase

1996

97.500

97.500

1997

132.500

35,90%

132.500

35,90%

1998

152.500

15,09%

152.500

15,09%

1999

165.000

8,20%

165.000

8,20%

2000

240.000

45,45%

240.000

45,45%

2001

325.000

35,42%

330.000

37,50%

2002

443.000

36,31%

443.000

34,24%

23

Tampilan data dalam bentuk

grafik
450.000
400.000
350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0

1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
1st Qtr

24

Powerpoint Presentation

Microsoft Powerpoint khusus untuk

presentasi.

Gabungan dari : suara, foto, clip art,

animasi, video camera dengan software
tertentu.

Hubungan antar text.

Hubungan antar file (hyperlink)

25

Daya tarik presentasi

Media yang cocok dengan jumlah

audience.

Design yang menambah citra dan daya

tarik.

Gambar yang sesuai dengan data.

26

Tips memilih media

Perhatikan keinginan audience :

Sekedar melihat dari infocus.
Minta handouts.
Tujuan presentasi
Kalau banyak diskusi jangan pakai 35 mm
slides.
Ruang gelap : Saya bicara, Anda
mendengar.
Tersedianya alat yang diperlukan :
OHP dan transparan, slide projector.
Powerpoint dan infocus (check sebelum
mulai).
Jumlah audience
Media menyesuaikan dengan jumlah
27
audience.

Power point presentation

Slide lay out

Pilih font yang sesuai, halus dan cantik,

tidak kaku.

Gambar yang sesuai

Picture, chart, object atau sekedar

illustrasi.

Suara dan animasi.

28

Menggunakan animasi

Sebagai variasi untuk menarik perhatian

Cari bentuk yang cocok

Tidak makan waktu lama

Simple dan jelas

Suara bisa mengganggu suasana yang

sedang serius

Membuat perhatian terpecah

Mengurangi bobot presentasi

29

Membuat transparansi

Gunakan sedikit mungkin kata-kata (hal

ini yang sulit).
6 baris dalam 1 slide.
6 kata per baris.
1 point dengan 3 sub point.
Illustrasi dengan : clipart, graphic,
warna, diagram, bentuk, susunan.
Ujung transparansi diberi seal tape.
Ukuran kertas letter (quarto)
Background gelap LCD / infocus.
Background terang OHP.

30

Penutup & Pesan

Peluang untuk berkarir terbuka bagi

yang mau kerja keras.

Jadilah karyawan yang tergolong star

diperusahaan, jangan sekedar jadi back
bone atau dead wood.

Kompeten dalam komunikasi sangat

penting dalam karir.

31

Selamat Mencoba

Semoga Berhasil
&
Terima Kasih
32