Anda di halaman 1dari 15

USULAN PROGRAM KREATIVITAS MAHASISWA

SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI ATAS PEMBAYARAN


PEMBIAYAAN PENGADAAN BARANG PADA PT. PLN (PERSERO) AREA
SURABAYA SELATAN

BIDANG KEGIATAN
PKM- ARTIKEL ILMIAH
Diusulkan Oleh :
Risa Dwi Hermanawati

(Ketua Pelaksana)

(2013411003)

Tahun: 2013

Maya Irsyanti

(Anggota 1)

(2013411006)

Tahun: 2013

Madina NurAzizah

(Anggota 2)

(2015410910)

Tahun: 2015

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PERBANAS


SURABAYA

2016

ii

1. Judul Kegiatan

2. Bidang Kegiatan
3. Ketua Pelaksana Kegiatan
a. Nama Lengkap
b. NIM
c. Jurusan
d. Universitas
e. Alamat Rumah dan
No Telp./HP
f. Alamat e-mail
4. Anggota Pelaksana
Kegiatan/Penulis
5. Dosen Pendamping
a. Nama Lengkap dan Gelar
b. NIDN
c. Alamat Rumah dan
No Telp./HP

Sistem Dan Prosedur Akuntansi Atas


Pembayaran Pembiayaan Pengadaan Barang
Pada PT. PLN (Persero) Area Surabaya
Selatan
PKM - AI
Risa Dwi Hermanawati
2013411003
D3 Akuntansi
STIE Perbanas Surabaya
001/002 Krajan, Tulungrejo, Karangrejo,
Tulungagung
085755325552
2013411003@students.perbanas.ac.id
Tiga Orang
Riski Aprillia Nita, S.E., M.A
0720048603
Jl. Klampisngasem 8/21 Surabaya
081332663635

Surabaya, 14 Maret 2016


Menyetujui
Ketua Program Studi Diploma III (

Ketua Pelaksana Kegiatan

(Drs. Ec. Mochammad Farid, MM)


NIP. 36850056

( Risa Dwi Hermanawati)


NIM. 2013411003

Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan

Dosen Pendamping

(Dr.Sasongko Budisusetyo,SE.,M.Si,)
NIP. 36950151

( Riski Aprillia Nita, S.E., M.A)


NIP. 0720048603

iii

JUDUL
SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI ATAS PEMBAYARAN
PEMBIAYAAN PENGADAAN BARANG PADA PT. PLN (PERSERO) AREA
SURABAYA SELATAN
Risa Dwi Hermanawati, Maya Irsyanti, Madina NurAzizah
STIE Perbanas Surabaya

Abstrak
Pembayaran pembiayaan kepada mitranya untuk pengadaan di PT. PLN
(Persero) di Area Surabaya Selatan dan data yang digunakan dalam penelitian ini
adalah data sekunder dari buku dan flowchart yang telah diberikan oleh PLN.
Prosedur yang digunakan adalah

analisis kualitatif deskriptif yang memiliki

kemampuan untuk mengetahui sistem dan prosedur pengadaan barang di PT. PLN
(Persero) Area Surabaya Selatan yang setiap transaksi yang dilakukan dan
dilaporkan ke Kantor Pusat PLN. Aplikasi ini disebut Pusat Pengelolaan Fungsi
Administrasi (PPFA). PT. PLN (Persero) menggunakan standar akuntansi
keuangan (SAK) dari laporan keuangan dan dicatat di bagian akuntansi saat Bank
membayar proses pembiayaan dengan rekanan dengan menggunakan pembayaran
pembiayaan untuk sewa PSAK 30.
Kata kunci : sistem, prosedur, pembayaran, pengadaan, flowchart
ABSTRACT
Procurement of goods on the PT. PLN (Persero) Surabaya Area South and
the payment of financing to partners for procurement in PT. PLN (Persero) Area
South Surabaya and the data that used in this research is a secondary data, where
the sources that has been use are from the book and flowcart that has given by
PLN. The analysis procedure is descriptive qualitative which has ability to know
the systems and procedures for the procurement of goods in PT. PLN (Persero)
Surabaya Area South that any transaction conducted and reported to the Central
1

Office PLN. This application is called the Administration Function Management


Center (PPFA). PT. PLN (Persero) using financial accounting standards (GAAP)
of financial statements wich recorded the accounting department when the Bank
pays the financing process of working with a partner by using financing payments
for the lease of IAS 30.
Keywords : systems, procedures, payment, procurement, flowcart

PENDAHULUAN

Upaya yang dapat dilakukan perusahaan untuk dapat bertahan dan mampu
melayani kebutuhan konsumen dengan baik adalah dengan menjalankan kegiatan
operasional perusahaan dengan baik sehingga dapat mencapai sasaran yang
ditetapkan oleh perusahaan dan dapat mengefisienkan sumber daya pada setiap
bidang. Perusahaan PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan pada bagian
administrasi dan umum ada bagian akuntansi yang memiliki peran penting, yakni
untuk melakukan kegiatan pencatatan, penggolongan, penyesuaian dalam
pelaporan suatu kegiatan pembayaran pembiayaan pengadaan barang, dimana
bagian ini melakukan prosedur dan pengolahan data yang penting demi
kelancaran perusahaan. Perusahaan memiliki pedoman yang harus berjalan
dengan sistem dan prosedur, termasuk sistem dan prosedur dalam pembayaran
pembiayaan pengadaan barang.
Sistem dan prosedur penting dalam pelaksanaan kegiatan pembayaran
pembiayaan barang untuk dapat dipertanggungjawabkan. Sistem dan prosedur
pembayaran pembiayaan melibatkan beberapa bagian yang menangani masalah
pengeluaran kas, bagian ini harus bekerja sesuai sistem dan prosedur untuk tidak
melakukan kesalahan baik itu kegiatan pembiayaan maupun pencatatan, sehingga
bagian ini menjadi objek yang menarik untuk dilakukan analisis terhadap sistem
dan prosedur akuntansi pengadaan barang di PT. PLN (Persero) Area Surabaya
Selatan dan hasilnya akan dituangkan dalam laporan Tugas Akhir ini
yang berjudul : Sistem dan Prosedur Akuntansi atas Pembayaran Pembiayaan
Pengadaan Barang pada PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan.
TUJUAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur
akuntansi atas pembayaran pembiayaan pengadaan barang, dan contoh kasus
sistem dan prosedur akuntansi atas pembayaran pembiayaan pengadaan untuk
barang sewa kendaraan dan sewa gedung.

METODE
Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dan untuk
ruang lingkup penelitian dibatasi pada sistem dan prosedur pembayaran
pembiayaan pengadaan barang untuk transaksi pembayaran pembiayaan di PT.
PLN (Persero) Area Surabaya Selatan. Subyek pengamatan adalah sistem dan
prosedur pembayaran pembiayaan pengadaan barang untuk transaksi pembayaran
pembiayaan di PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan dan perlakuan akuntansi
untuk sewa pembiayaan atas kontrak sesuai dengan PSAK 30. Waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan penelitian ini adalah selama satu bulan dengan
melakukan kegiatan langsung proses pembayaran pembiayaan pengadaan barang
khususnya pengadaan barang dengan subjek penelitian adalah PT. PLN (Persero)
Area Surabaya Selatan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengadaan barang merupakan proses perusahaan untuk membuka
pelelangan, pemilihan, penunjukan dan pembelian barang/jasa kepada penyedia
barang/jasa pemborongan baik itu calon anggota maupun peserta tetap. Metode
pengadaan barang pemborongan adalah mengikuti pedoman pengadaan barang
PT. PLN (Persero) yang antara lain meliputi pelelangan umum, pelelangan
terbatas, pemilihan langsung, penunjukan langsung dan pembelian langsung,
dengan terlebih dahulu mengikuti proses pra/paska kualifikasi. PT. PLN (Persero)
menggunakan persyaratan dan penggunaan situs e-Procurement dalam pengadaan
barang dan wajib mempunyai ID Login yang dibuat sendiri dan ter-regristarsi di
e-Procurement, anggota/peserta harus memasukkan data/Informasi Jaminan
Penawaran secara online dan besar nilai jaminan penawaran ditetapkan oleh
Panitia/pejabat pengadaan PLN dan akan diusulkan tiga calon pemenang yang
menunjukkan kredibilitas Anggota/peserta tersebut, diantaranya adalah:
a.
Harga barang pemborongan lainnya (Price)
b.
Kualitas barang pemborongan lainnya (Quality)
c.
Kuantitas barang pemborongan lainnya (Quantity)
d.
Waktu pengiriman (Delivery Lead Time)
Berikut alur dari pembayaran pembiayaan pengusahaan berdasarkan
perjanjian kerja sama dengan pola Pemusatan Pengelolaan Fungsi Administrasi
(PPFA):
1.
Proses pembuatan Purchase Order (PO) oleh Tender bidang manajemen
sampai dengan proses persertujuan,
2.
Pada proses ini terdiri dari dua tahap, yakni:
A. Menyerahkan dokumen kontrak asli bermaterai yang didistribusikan ke
fungsi Keuangan dan Rekanan, kemudian fungsi keuangan mengecek
dokumen kontrak ke ERP,
3

B.

Bersamaan dengan diterimanya kontrak dari User, fungsi


keuangan
merencanakan pengajuan alokasi dana sesuai dengan jadwal waktu yang
telah disepakati dalam kontrak dalam waktu 1 minggu,
Proses cross check data ERP dan hard copy kontrak yang dilakukan oleh
keuangan pada saat menerima bukti kontrak bila sudah dinyatakan benar,
kemudian diteruskan dengan pembuatan pengajuan alokasi dana ke PLN
Kantor Pusat,
3.
Berdasarkan realisasi pekerjaan, User membuat Berita Acara (BA) progress
pekerjaan atau Berita Acara (BA) penerimaan barang dan selanjutnya
melakukan input Service Entry/Good Receipt ke sistem ERP dalam waktu 6
hari,
4.
Berdasarkan Berita Acara, Rekanan melengkapi dokumen tagihan sesuai
dengan persyaratan dalam kontrak,
5.
Rekanan mengajukan permohonan pembayaran ke PLN (GM/Manajer Area
melalui Sekretariat) dilengkapi dengan dokumen tagihan sesuai persyaratan
dalam kontrak dan membutuhkan waktu 1 hari,
Surat tagihan masuk melalui sekretariat dan hari yang sama diteruskan ke
GM/Manajer Area melalui Sekretariat,
6.
Atas dasar dokumen tagihan/SPPUP yang diterima, Anggaran melakukan
pengendalian dokumen dan pengecekan ketersediaan anggaran dan dana
serta Keuangan memverifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dan
membutuhkan waktu selama 2 hari,
7.
Dokumen tagihan yang belum lengkap/benar dikembalikan ke Rekanan/UP
( By Email) untuk diperbaiki/dilengkapi, dan bila telah selesai, dokumen
dikembalikan ke Keuangan (pengembalian dokumen tagihan ke Rekanan
melalui User),
8.
Dokumen yang dinyatakan lengkap dan benar sesuai kontrak, di release oleh
DM Keuangan dan MKEU/GM,
9.
Setelah di release, disiapkan Bukti Pembayaran, Daftar Pembayaran, Surat
Transfer (ST) dan Billyet Giro (BG) untuk proses tandatangan DM
Keu/MKEU/GM,
10. Keuangan meneruskan Daftar Pembayaran, ST dan BG ke bank untuk
dilakukan transfer dana kepada masing-masing rekening Rekanan/UP (By
Email untuk UP),
11. Bank melaksanakan transfer dana kepada Rekanan sesuai dengan nama dan
nomor rekening dalam Daftar Pembayaran.
PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan pada saat pihak Bank
melaksanakan proses transfer dana kepada Rekanan maka proses selanjutnya
pihak akuntansi akan mencatat pada buku besar yakni pembiayaan pengeluaran
atas kontrak pengadaan barang. Berikut jurnal yang dicatat pada bagian akuntansi
atas pembayaran pembiayaan perjanjian kerja sama atas pengadaan barang:
Aset pembiayaan
xxx
4

Bank

xxx

Perusahaan PT. PLN (Persero) menggunakan standar akuntansi keuangan


(SAK) dalam penyusunan laporan keuangan, jurnal yang dicatat bagian akuntansi
pada saat pihak bank membayar pembiayaan kontrak kerja sama dengan rekanan
adalah PSAK yang terkait dengan jenis pengadaan barang yang dilakukan. PT.
PLN (Persero) mulai tahun 2014 sudah mulai menerapkan Sistem Akuntansi
Terpusat yang segala bentuk transaksinya dilakukan dan dilaporkan ke Kantor
Pusat PLN. Oleh sebab itu, tiap-tiap Area kantor PLN hanya akan menangani
transaksi-transaksi diluar transaksi utama, yaitu pendapatan penjualan listrik dan
investasi, dan lebih menganai transaksi kecil seperti kas, petty cash, asset yang
tidak beroperasi, serta kontrak pengadaan barang dan jasa. Aplikasi yang
digunakan oleh PT. PLN (Persero) adalah Pusat Pengelolaan Fungsi Administrasi
(PPFA). Prosedur pemusatan kontrak pengadaan barang di bidang umum yang
fokus pada pemusatan kontrak barang, diantaranya adalah:
1.

Kontrak Sewa Kendaraan


Prosedur pemusatan kontrak sewa kendaraan diawali permintaan
unit pelaksana (UP) atas kebutuhan kendaraan operasional exiting ke unit
pelaksana induk (UPI). Selanjutnya unit pelaksana induk (UPI) melakukan
kendaraan operasional exiting dan rencana kerja kontrak penyesuaian
kebutuhan atas kendaraan. Berdasarkan hasil evaluasi, bidang KHA
membuat surat permohonan penerbitan SKK/ SKKO untuk pelaksanaan
lelang, setelah proses pelaksanaan lelang langkah selanjutnya adalah proses
pembuatan kontrak dengan pihak rekanan yang kemudian pihak rekanan
mengirimkan surat tagihan atas sewa kendaraan kepada unit pelaksana
induk (UPI) yaitu panitia pengadaan. Panitia pengadaan memberikan surat
tagihan kepada bagian keuangan dan bagian keuangan memproses untuk
membayar atas lelang sewa kendaraan melalui pihak bank untuk diberikan
kepada pihak rekanan dan bank memberikan bukti pembayaran kebagian
keuangan kemudian bagian akuntansi mencatat proses pembayaran lelang
atas sewa kendaraan dan proses ini diakhiri dengan pengiriman kendaraan
operasional ke unit pelaksana (UP).

2.

Kontrak Sewa Gedung


Prosedur pemusatan kontrak sewa gedung kantor diawali dengan
permintaan unit pelaksana (UP) atas kebutuhan gedung kantor ke unit
pelaksana induk (UPI), selanjutnya unit pelaksana induk (UPI) melakukan
evaluasi gedung kantor dan rencana kerja kontrak penyesuaian kebutuhan
gedung kantor. Berdasarkan hasil evaluasi, bidang KHA membuat surat
permohonan penerbitan SKK/ SKKO untuk pelaksanaan penunjukan
langsung. Setelah proses pelaksanaan penunjukan langsung langkah
5

selanjutnya adalah proses pembuatan kontrak yang kemudian pembuatan


surat tagihan atas sewa gedung kepada unit pelaksana induk (UPI). Panitia
pengadaan memberikan surat tagihan kepada bagian keuangan dan bagian
keuangan memproses untuk membayar atas lelang sewa gedung melalui
pihak bank untuk diberikan kepada pihak anggota/rekanan dan bank
memberikan bukti pembayaran kebagian keuangan kemudian bagian
akuntansi mencatat proses pembayaran lelang atas sewa gedung dan proses
ini diakhiri dengan penerimaan gedung kantor dari pemilik. Jurnal terkait
dengan sewa atas kontrak sewa gedung adalah:
a. Jurnal sewa pembiayaan
Aset sewa

xxx

Bank
xxx
*) Merupakan biaya langsung awal, jika pengeluaran ini tidak bersamaan
dengan pengakuan aset sewa/ terjadi sebelum COD dicatat terlebih
dahulu sebagai PDP.
b. Pada saat berakhirnya masa kontrak, aset sewa ditransfer menjadi aset PLN
Aset tetap
xxx
Akum peny aset tetap
xxx
Aset sewa
xxx
Akum peny aset sewa
xxx
c.

Pada saat berakhirnya masa kontrak, aset sewa tidak ditransfer menjadi
aset PLN
Akum peny aset sewa
xxx
Aset sewa
xxx

d.

Pada saat amendemen kontrak, tambahan nilai aset akan dicatat sebagai
Aset sewa
xxx
Hutang Sewa Pembiayaan
xxx

KESIMPULAN
Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian terhadap
sistem dan prosedur akuntansi atas pembayaran pembiayaan pengadaan barang
pada PT. PLN (Persero) Surabaya Selatan diantaranya adalah:
1.

PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan pada bagian akuntansi melakukan
kegiatan pencatatan, penggolongan, penyesuaian dalam pelaporan kegiatan
pembayaran pembiayaan pengadaan barang,

2.

Bagian akuntansi menggunakan standar akuntansi keuangan (SAK) dalam


penyusunan laporan keuangan, contohnya pembayaran pembiayaan atas
sewa yang diadopsi dari PSAK 30,

3.

PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan mulai tahun 2014 menerapkan
Sistem Akuntansi Terpusat yang dikenal dengan nama Pusat Pengelolaan
Fungsi Administrasi (PPFA).
Sistem dan prosedur akuntansi atas pencatatan pembayaran pembiayaan
pengadaan sewa kendaraan dan gedung pada PT. PLN (Persero) Area Surabaya
Selatan disajikan sesuai dengan PSAK 30 atas sewa.

UCAPAN TERIMA KASIH


Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran,
dorongan, bimbingan serta keterangan-keterangan dari berbagai pihak yang
merupakan pengalaman yang tidak dapat diukur secara materi. Oleh karena itu
dengan segala hormat dan kerendahan hati perkenankanlah penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Bapak Lutfi, SE., M.Fin, selaku Ketua STIE Perbanas Surabaya.
2. Bapak Drs. Ec. Mochammad Farid, MM selaku Ketua Program Studi
Diploma III STIE Perbanas Surabaya.
3. Ibu Riski Aprillia Nita, S.E., M.A selaku Dosen Pembimbing Program Studi
Diploma III STIE Perbanas Surabaya.
4. Bapak Ir. Riyanto Asisten Manager Pelayanan Dan Administrasi PT. PLN
(Persero) Area Surabaya Selatan selaku Penanggungawab Mahasiswa
Magang.
5. Bapak Yossy Irawan Supervisor Administrasi Umum PT. PLN (Persero)
Area Surabaya selaku Penanggungjawab dan Pembimbing Mahasiswa
Magang.
6. Seluruh karyawan PT. PLN (Persero) Area Surabaya Selatan yang telah
banyak membantu dalam pelaksaan program magang.
7. Kedua orang tua yang selalu memberikan dukungan dan doa.
DAFTAR PUSTAKA
Diana, Setiawati. 2010. Sistem Informasi Akuntansi Perancangan. Salemba
Empat: Jakarta
Dewan Standar Akuntansi Keuangan. 2015. Standar Akuntansi Keuangan. Ikatan
Akuntan Indonesia: Jakarta

Dwi Martani, Veronica, dan rekan. 2015. Akuntansi Keuangan Menengah


Berbasis PSAK. Salemba Empat: Jakarta
Indra Bastian. 2010. Akuntansi Sektor Publik Suatu Pengantar. Erlangga: Jakarta
Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Galia Indonesia: Jakarta
PT.

PLN
(Persero).
2011.
Pedoman
Pelaksanaan
Implementasi
PemusatanPengelolaan Fungsi Administrasi Keuangan, Sumber Daya
Manusia (SDM), dan Umum (PPFA) dari Unit Pelaksana (UP) ke Unit
Pelaksana Induk (UPI). Direktur Utama: Jakarta

PT. PLN (Persero). 2014. Kebijakan Akuntansi PT


. Perusahaan Listrik Negara (Persero). Direktur Keuangan: Jakarta
Romney, Marshall. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat: Jakarta

LAMPIRAN LAMPIRAN
Lampiran 1

: Biodata Ketua dan Anggota

Lampiran 2

: Surat Pernyataan Ketua Peneliti/Pelaksana

Lampiran 3

: Surat Pernyataan Sumber Tulisan PKMAI

Lampiran 1
1
2
3
4
5
6
7

A. Identitas Diri
Nama Lengkap (dengan gelar)
Jenis Kelamin
Program Studi
NIDN
Tempat dan Tanggal Lahir
E-mail
Nomor Telepon/HP

Riski Aprillia Nita, S.E., M.A


P
S1 Akuntansi
0720048603
Surabaya, 20 April 1986
riski@perbanas.ac.id
081 332 66 3635

B. Riwayat Pendidikan
Nama Institusi
Jurusan
Tahun Masuk-Lulus

S1
STIE Perbanas Surabaya
Akuntansi
2004-2008

S2
Universitas Airlangga
Akuntansi
2009-2012

C. Pemakalah Seminar Ilmiah (Oral Presentation)


N Nama Pertemuan
Judul Artikel Ilmiah
No.
Ilmiah/Seminar
The Writing, Observing and Getting Approach dalam
1 Perbanas Accounting
Menciptakan Keunggulan Kompetitif Praktik
1. Conference
Akuntansi Berbasis Excel for Accounting
Call for Papers dan
Persepsi
Computer
Self
Efficacy
terhadap
2 Seminar
Nasional
Pembelajaran Praktik Akuntansi Berbasis Excel For
2. Quo
Vadis
Accounting
Integritas?

S3
Waktu dan
Tempat
Surabaya, 1-2
November
2013
Surabaya, 14
November
2013

D. Penghargaan dalam 10 tahun Terakhir (dari pemerintah, asosiasi atau


institusi lainnya)
N
Jenis Penghargaan
Institusi Pemberi Penghargaan
Tahun
No.
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar
dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari
ternyata dijumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima
sanksi.
Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi salah
satu persyaratan dalam pengajuan Hibah PKM- AI.
Surabaya, 01 Maret 2016
Pembimbing,

(Riski Aprillia Nita, S.E., M.A)


Lampiran 2
Surat Pernyataan Ketua Peneliti/Pelaksana

PAKAI KERTAS KOP STIE PERBANAS, DILENGKAPI TANDA TANGAN


SEMUA PIHAK, DI SCAN, HASIL SCAN DI MASUKKAN KE
HALAMAN INI.
SURAT PERNYATAAN KETUA PENELITI/PELAKSANA *)
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
NIM
Program Studi
Fakultas

:
:
:
: Ekonomi

Dengan ini menyatakan bahwa proposal PKM AI saya dengan judul :


.
.
.
.
Yang diusulkan untuk tahun anggaran 2015/2016 bersifat original dan belum
pernah dibiayai oleh lembaga atau sumber lain.
Bilamana dikemudian hari ditemukan ketidaksesuaian dengan pernyataan ini,
maka saya bersedia dituntut dan diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dan mengembalikan seluruh biaya program yang sudah diterima ke kas Negara.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan sesungguhnya dan dengan sebenarbenarnya.
Surabaya, .
Mengetahui
Pembantu Ketua bidang Kemahasiswaan
dan Kerjasama

Yang menyatakan

cap & tanda tangan

materai Rp 6000

Dr.Sasongko Budisusetya,M.Si,Ak.

Nama Lengkap

NIP.

NIM