BAB II

TINJAUAN TEORETIS

2. 1. Perencanaan dan Pengawasan

2.1.1. Pengertian Perencanaan
Setiap

perusahaan

yang

ingin

bertahan,

tumbuh

ataupun

yang

menginginkan bekerjanya perusahaan secara lancar memerlukan adanya

perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses yang akan membuat
perusahaan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri terhadap ancamanancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Fungsi manajemen yang pokok
adalah perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengawasan.
Perencanaan merupakan fungsi yang menempati urutan pertama dan
sebagai landasan bagi fungsi manajemen lainnya. Supriono (2000) mengatakan
bahwa perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan
dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaksanakan. Perencanaan
ini dapat disusun untuk jangka pendek, jangka panjang dan akan dipakai sebagai
dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan.
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang
mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta
sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dan kendala-kendala yang

Universitas Sumatera Utara

dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data yang relevan
terutama yang menyangkut penghasilan dan beban di masa yang akan datang.
Sedangkan perencanaan menurut Nafarin (2010) adalah tindakan yang
dibuat berdasakan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan
pada waktu yang akan datang dalam tujuan yang diinginkan.
Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
perencanaan merupakan suatu proses penentuan kegiatan atau aktivitas yang
dilakukan di masa yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian
dan pemilihan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. Perencanaan dianggap
sebagai suatu kumpulan keputusan yang mencakup hal-hal yang berhubungan
dengan keadaan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan harus
mempunyai

kemampuan

melakukan

pilihan-pilihan

terbaik

yang

dapat

dilaksanakan untuk menghindari kegagalan.

2.1.2. Pengertian Pengawasan

Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar
rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan
mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang
ditetapkan, perintah yang dikeluarkan dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan
untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dihindari kejadiannya di
kemudian hari.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Safri (2001) pengawasan adalah segala usaha dan kegiatan untuk
mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas
dan kegiatan apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak.

2.2. Tujuan dan Manfaat Perencanaan dan Pengawasan

2.2.1. Tujuan dan Manfaat Perencanaan
Tujuan perencanaan adalah untuk menentukan program-program dan
penemuan-penemuan sekarang yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan
kemungkinan pencapaian tujuan di waktu yang akan datang.
Manfaat penting adanya perencanaan yang baik dalam suatu perusahaan
adalah:
1. Perencanaan menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur.
2. Perencanaan

membantu

kita

memvisualisasikan

kemungkinan-

kemungkinan pada masa yang akan datang.

3. Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan.
4. Perencanaan merangsang prestasi kerja

2.2.2. Tujuan dan Manfaat Pengawasan

Tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang
direncanakan sesuai dengan kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama

Universitas Sumatera Utara

tersebut maka pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan instruksi-instruksi yang ditekankan. Tahap berikutnya
untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi
dalam pelaksanaan perencanaan (Munandar, 2001).
Berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk
memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun pada waktu-waktu yang akan
datang. Oleh karenanya agar pengawasan itu benar-benar efektif artinya dapat
merealisasikan tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidak-tidaknya harus
dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari
rencana pengawasan bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan tetapi
berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut.
Manfaat pengawasan bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Mempersatukan

pengertian-pengertian

tentang

kebijaksanaan

dan

prosedur-prosedur.
2. Menemukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara
efektif
3. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi.
4. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standar.
5. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan.
Disamping itu, faktor-faktor yang membuat suatu pengawasan diperlukan
oleh suatu perusahaan adalah:

Universitas Sumatera Utara

1. Perubahan lingkungan organisasi

Melalui

pengawasan

dapat

dideteksi

perubahan-perubahan

yang

berpengaruh pada barang dan jasa perusahaan.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih
formal dan lebih hati-hati
3. Kesalahan-kesalahan
Pengawasan memungkinkan manajemen mendeteksi kesalahan-kesalahan
para bawahan.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Dengan pengawasan manajer dapat menentukan apakah bawahan telah
melaksanakan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya.
(Munandar, 2001).

2.3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan dan Pengawasan

2.3.1. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan
Setiap perencanaan baik dalam organisasi manajerial maupun organisasi
bisnis menyusun perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam setiap
perencanaan akan terlihat fungsi dari perencanaan itu sendiri dan juga faktorfaktor yang turut menentukan dalam menentukan perencanaan.
Davis (dalam Rosmawaty, 2011) menyatakan fungsi perencanaan ini
terbagi atas:

Universitas Sumatera Utara

1. Rencana strategis, menggambarkan fokus bisnis utama perusahaan untuk

jangka panjang.
2. Perencanaan taktis, merupakan rencana-rencana perusahaan yang berskala
lebih kecil yang konsisten dengan rencana strategis.
3. Perencanaan operasional, menyusun metode-metode yang akan segera
digunakan.
4. Perencanaan

darurat,

merupakan

rencana-rencana

alternatif

yang

dikembangkan untuk menghadapi berbagai kondisi bisnis yang mungkin

terjadi.
Selanjutnya Heckert (dalam Rosmawati, 2011) mengemukakan ada
beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan, yaitu:
1. Tujuan Perusahaan
Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam menetapkan penyusunan
perencanaan adalah mengeetahui dan mengeksplorasi apa yang menjadi
tujuan perusahaan. tujun perusahaan dimanifestasikan dalam visi dan misi
perusahaan.
2. Kondisi lingkungan ekonomi sosial politik
Manajemen haarus mempelajari kondisi perekonomian dan politik dalam
menyusun perencanaan, hal ini berguna untuk peramalan berapa biaya
anggaran yang ditetapkan. Kondisi perekonomian yang mempengaruhi
seperti inflasi, suku bunga, sedangkan kondisi politik seperti suhu politik,
isu keamanan dan pemilihan umum.

Universitas Sumatera Utara

3. Sumber Daya
Hal ini mengacu kepada suatu keyakinan bahwa tujuan dapat dicapai
dengan sumber daya yang tersedia pada perusahaan.
4. Tindakan Preventif
Keyakinan bahwa perusahaan dapat mengarahkan atau mengkoordinasikan
atau

melaksanakan

tindakan-tindakan

di

masa

mendatang,

yang

direncanakan untuk mencapai tujuan-tujuan (atau menghindari kondisikondisi yang merintangi kemajuan).
5. Kontinuitas
Suatu pengertian atau pengakuan, bahwa perubahan yang tidak ada
putusnya,

dan

mengharuskan

perkembangan
adanya

kondisi

penilaian-penilaian

yang
yang

diharapkan,

akan

berkesinambungan

terhadap tujuan, kendala dan rencana tindakan.

Dari kedua pendapat ahli di atas terlihat bahwa adanya kesinambungan
antara fungsi dari perencanaan dengan faktor-faktor yang harus diperhatikan
dalam melakukan suatu perencanaan. Dalam melaksanakan perencanaan juga
harus diperhatikan ke empat fungsi perencanaan, tentunya dengan prioritas pada
fungsi yang sesuai dengan kondisi organisasi.
2.3.2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengawasan
Pengawasan, terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi. Dalam
hal ini para manajer hendaknya mengukur kinerja dibandingkan dengan standar
dan harapan yang mereka tetapkan. Pengawasan dapat dilakukan agar tujuan dapat

Universitas Sumatera Utara

dicapai sesuai dengan rencana. Dalam hal ini bila terdapat penyimpanganpenyimpangan maka perlu tindakan segera mungkin sehingga pelaksanaan kerja
atau proses manajemen dapat berjalan sesuai dengan rencana semula. Dipihak lain
mungkin saja penyimpangan tersebut tidak dapat dihindarkan karena secara nyata
justru rencana yang tidak sesuai sehingga bukan penyimpangan yang diperbaiki
tetapi rencanalah yang disesuaikan dengan kondisi yang ada.
Tujuan utama dari pengawasan sebenarnya adalah agar proses pelaksanaan
manajemen dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan
melaksanakan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan.
Untuk dapat benar-benar merealisir tujuan utama tersebut maka
pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai
dengan intruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahankelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan
penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik
waktu itu maupun waktu yang akan datang.
Pengawasan merupakan kegiatan manajerial yang kontinual. Dengan
mengambil tindakan yang kolektif melalui pengawasan maka dapatlah dinilai
pelaksanaan prinsip efisiensi dan efektivitas yang telah dicapai oleh perusahaan.
Pengawasan terhadap anggaran sangatlah diperlukan oleh pimpinan agar anggaran
yang telah dialokasikan untuk berbagai kegiatan dapat lebih efisien dengan hasil
yang maksimal (Harujitu, 2001)

Universitas Sumatera Utara

Selanjutnya Harujitu (2001) menyatkan bahwa komponen dari kegiatan

pengawasan adalah:
1. Menetapkan alat pengukur (standar)
Perusahaan memiliki standar yang dijadikan sebagai tolok ukur kegiatan
pengawasan. Tolok ukur bisa berupa anggaran tahun sebelumnya, ataupun
berdasarkan studi yang dilakukan secara mendalam. Tolok ukur berguna
sebagai alat pengendali perusaahan, yang dipakai tidak saja sebagai
pengawas, namun juga dipergunakan manajemen dalam merealisasikan
anggaran.
2. Mengadakan penilaian (evaluasi)
Evaluasi berupa penilaian antara apa yang telah ditetapkan dalam
perencanaan dengan realisasi yang dilakukan. Evaluasi tidak hanya
menilai terjadi penyimpangan (deviasi), namun juga menelaah mengapa
penyimpangan bisa terjadi.
Pada dasarnya penyimpangan ada dua (dalam Bako, 2009), yakni:
-

Favorable deviation, yakni penyimpangan yang justru memberi nilai

positif bagi perusahaan, hal ini terjadi karena realisasi anggaran lebih
kecil dari yang dianggarkan sehingga diperoleh efisiensi anggaran.

Unfavorable deviation, yakni penyimpangan yang terjadi realisasi

anggaran melebihi jumlah dari standar yang sudah ditentukan.

3. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)

Pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan,
mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang

Universitas Sumatera Utara

dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan, apabila dalam

pelaksanaannya ditemukan penyimpangan maka diadakan tindakan
korektif agar rencana semula sejalan dengan pelaksanaannya.

2.4. Biaya Operasi

2.4.1. Pengertian Biaya Operasi
Biaya operasi merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam
aktivitas ekonomi dari suatu perusahaan dalam pembentukan laba usaha. Dalam
menjalankan aktivitasnya, suatu perusahaan akan mengeluarkan berbagai jenis
biaya diantaranya biaya bahan, upah langsung, dan biaya overhead dimana
ketiganya disebut biaya produksi. Biaya lainnya untuk kelancaran penjualan atau
pemasaran administratif disebut dengan biaya operasi.
Pengertian biaya operasi menurut Halim (1996) adalah biaya-biaya yang
berhubungan dengan operasional perusahaan yang terdiri dari biaya penjualan dan
biaya administratif dan umum, dimana seluruh biaya ini dibebankan kepada
penghasilan (revenue) di periode biaya tersebut terjadi.
Dari pengertian diatas jelaslah bahwa biaya operasi terdiri dari biaya
penjualan dan administrasi umum. Dengan kata lain, biaya operasi meliputi semua
biaya yang dikeluarkan untuk tujuan operasional perusahaan selain kegiatan
produksi.

Universitas Sumatera Utara

Adapun pengertian biaya penjualan dan biaya administratif umum menurut

Munandar (2001): biaya penjualan (selling expense) adalah semua biaya yang
terjadi serta terdapat di dalam lingkungan bagian penjualan, serta bagian-bagian
lain yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh bagian
penjualan. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya administratif adalah semua
biaya yang terjadi serta terdapat dalam lingkungan kantor administrasi perusahaan
serta biaya-biaya secara keseluruhan.

2.3.2. Elemen-elemen Biaya Operasi

Biaya operasi di dalam perusahaan terbagi atas biaya penjualan dan biaya
administrasi umum. Adapun elemen dari masing-masing biaya operasi adalah
sebagai berikut (Halim, 1996):
1. Biaya penjualan, terdiri dari:
a. Gaji karyawan penjualan
b. Biaya pemeliharaan bagian penjualan
c. Biaya perbaikan bagian penjualan
d. Biaya penyusutan peralatan bagian penjualan
e. Biaya penyusutan gedung bagian penjualan
f. Biaya listrik bagian penjualan
g. Biaya telepon bagian penjualan
h. Biaya asuransi bagian penjualan
i. Biaya perlengkapan bagian penjualan

Universitas Sumatera Utara

j. Biaya iklan
k. Biaya lain-lainnya

2. Biaya administrasi dan umum, terdiri dari:

a. Gaji karyawan kantor
b. Biaya pemeliharaan kantor
c. Biaya perbaikan kantor
d. Biaya penyusutan peralatan kantor
e. Biaya penyusutan gedung kantor
f. Biaya listrik kantor
g. Biaya telepon kantor
h. Biaya asuransi kantor
i. Biaya perlengkapan kantor
j. Biaya lain-lainnya

2.3.3. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasi

Penyusunan anggaran berhubungan erat dengan peran departemen
anggaran dan komite anggaran. Departemen anggaran adalah departemen yang
bertugas mengadministrasikan aliran informasi system pengendalian melalui
anggaran.
Fungsi departemen anggaran menurut Supriono (2000) :
1. Menerbitkan prosedur dan formulir-formulir untuk penyusunan anggaran.

Universitas Sumatera Utara

2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang

dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran.
3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar di antara unitunit organisasi yang saling berhubungan.
4. Membantu pusat-pusat pertanggungjawaban di dalam menyusun anggaran.
5. Menganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pertama pada
penyusun anggaran dan selanjutnya kepada manajemen puncak.
6. Menganalisis laporan prestasi sesungguhnya dibandingkan anggarannya,
menginterpretasikan hasil-hasilnya, dan menyiapkan laporan ringkas untuk
manajemen puncak.
7. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran
selama tahun yang bersangkutan.
8. Mengkoordinasikan dan secara fungsional mengendalikan pekerjaan
departemen anggaran di eselon bawah.
Komisi anggaran adalah komisi yang dibentuk oleh manajemen puncak
untuk mengkoordinasikan proses manajemen dalam penyusunan anggaran.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penyusunan anggaran menurut
Gudono (1993) adalah sebagai berikut :
1. Manajemen puncak mengirim prinsip-prinsip penyusunan anggaran
(termasuk tujuan umum perusahaan) ke masing-masing bagian serta
membentuk komite anggaran, jika belum memiliki komite.
2. Masing-masing bagian menyusun anggaran operasional (rencana laba)
dimulai dengan membuat ramalan penjualan dan anggaran penjualan.

Universitas Sumatera Utara

Masing-masing manajer terlibat menerima anggaran penjualan untuk

dijadikan dasar penyusunan anggaran operasionalnya sendiri. Konsultasi
dengan komite anggaran atau manajemen yang lebih tinggi sering
dilakukan pada tahap ini.
3. Negosiasi antar bagian dan komunikasi dengan pihak atasan.
4. Koordinasi dan pembahasan kembali terhadap rancangan anggaran yang
diajukan masing-masing departemen oleh komite anggaran. Beberapa
revisi mungkin dilakukan supaya terjadi keharmonisan antara anggaran
dari departemen yang satu dengan anggaran dari departemen lain.
Konsultasi dengan pihak-pihak yang terlibat dilakukan untuk membahas
revisi itu.
5. Persetujuan akhir dari manajemen puncak. Anggaran induk kemudian
dibagi-bagikan ke setiap departemen.

2.4. Pengawasan Biaya Operasi

Sistem pengawasan yang paling efektif dipergunakan oleh suatu
perusahaan adalah melalui sistem pengawasan intern atau yang lebih dikenal
dengan Struktur Pengendalian Intern.
Di dalam Standar Profesional Akuntansi Publik (2001) Struktur
Pengendalian Intern didefenisikan sebagai satuan usaha terdiri dari kebijakan dan
prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) memadai
bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan dicapai.

Universitas Sumatera Utara

Tujuan dilakukannya struktur pengendalian intern adalah :

1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi.
2. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Struktur pengendalian intern ini terdiri dari tiga unsur pokok yaitu :
1. Lingkungan pengendalian.
2. Penaksiran resiko
3. Prosedur pengendalian.
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pemantauan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai
faktor dalam membentuk, memperkuat atau merupakan efektivitas kebijakan dan
prosedur tertentu. Contohnya: di dalam pengeluaran biaya operasi, pelaksaan
pekerjaannya harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik
dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian suatu perusahaan.
Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh
atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian.

Universitas Sumatera Utara

Sistem Akuntansi
Dalam hal ini sistem dianggap sebagai suatu jaringan prosedur yang saling
berkaitan yang dapat dilambangkan sesuai dengan kerangka yang saling
berintegrasi untuk melaksanakan kegiatan perusahaan seluruhnya. Sistem
akuntansi

diciptakan

untuk

mengidentifikasi,

merakit,

menggolongkan,

menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu kesatuan usaha tersebut.

Sistem akuntansi dapat dipakai sebagai alat untuk menyusun informasi dan data
sehingga dpat mengawasi harta kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi yang baik
dapat mengarahkan pencatatan sistematis, terinci dan sekaligus sangat berguna di
dalam penyusunan anggaran.
Penaksiran Resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi dan analisa terhadap resiko yang
relevan untuk mencapai tujuanya, membentuk suatu dasar untuk menentukan
bagaimana resiko harus dikelola.
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan
terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan
oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu
satuan usaha akan tercapai. Prosedur merupakan rangkaian tindakan operasional
administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau
beberapa departemen yang melembaga guna menjalin pelaksanaan yang seragam
bagi transaksi yang berulang-ulang.

Universitas Sumatera Utara

Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang
meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk
mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas.
Komunikasi meliputi luasnya pemahaman personil tentang bagaimana aktivitas
mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan
orang lain.
Pemantauan
Pemantauan merupakan proses penetapan kualitas kinerja pengendalian
intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi
pengendalian tepat waktu dan tindakan perbaikan yang dilakukan. Proses ini
dilaksanakan melalui aktivitas pemantauan terus menerus, evaluasi secara terpisah
atau kombinasi diantara keduanya.
Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur
organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang, dan tanggung
jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang dapat merugikan
perusahaan dapat dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin.
Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan berjalan dengan baik
tanpa adanya perencanaan yang telah digariskan terlebih dahulu. Untuk
mendapatkan pengawasan

yang baik terhadap biaya operasional

perlu

diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Universitas Sumatera Utara

1. Pengeluaran atau biaya harus hanya diperkenankan atas dasar persetujuan

yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran
tersebut memang benar-benar diperlukan.
2.

Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada

mereka yang diberikan wewenang.

2.4.1. Teknik Pengawasan Biaya Operasi

Dalam melaksanakan pengawasan biaya operasi, dapat digunakan teknik
pengawasan sebagai berikut (Munandar, 2001):
2.4.1.1. Pengawasan dengan menggunakan anggaran
Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasi, maka pada
awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang
didistribusikan untuk setiap bagian dari department yang merupakan fungsional.
Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan
organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas
pelaksanaan yang sesungguhnya. Informasi yang diberikan melalui anggaran
ditujukan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa
sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan
segera.
Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikenndalikan harus
segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika
mungkin dtingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat

Universitas Sumatera Utara

dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik di masa yang
akan datang.
Analisa yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan karena
tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa
melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal
ini tidak berarti bahwa hal-hal yang telah sesuai dengan anggaran dapat diabaikan
oleh pimpinan tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan yang disengaja
untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada. Dengan
demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang penting bagi
pimpinan untuk melakukan pengawasan atau pelaksanaan agar sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan.
Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang,
sedangkan keadaan di masa yang akan datang diliputi oleh ketidakpastian, selalu
terjadi perubahan baik yang disebabkan oleh faktor intern maupun faktor ekstern
perusahaan. agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat berhasil guna maka
sebaliknya dilakukan perbandingan antara realisasi dengan anggaran secara teratur
dan terus menerus dicatat di dalam laporan pelaksanaan atau laporan realisasi
anggaran.
Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya
operasi, yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah
disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. Terhadap laporan-laporan

Universitas Sumatera Utara

realisasi anggaran dilakukan analisa untuk mengetahui sebab-sebabnya dan

menjadi dasar untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang perlu.
Jelaslah anggaran merupakan salah satu teknik yang penting didalam
melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan agar
tidak terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan.
2.4.1.2. Pengawasan dengan menggunakan standar
Teknik lain untuk mengawasi biaya operasi adalah dengan menggunakan
standar. Tujuan pemakaian standar disini adalah untuk lebih meningkatkan
efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan
biaya yang terjadi. Melakukan pengawasan berarti tindakan untuk menentapkan
apakah semua rencana yang telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk
mengetahui apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan
apakah ada penyimpangan maka kita memerlukan suatu tolok ukur. Yang menjadi
tolok ukur biaya operasi dalam standar ini adalah membandingkan biaya standar
dengan biaya aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi
yang ditentukan untuk setiap elemen biaya dan pada setiap department. Biaya
standar tersebut akan dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya dan menilai
prestasi pelaksanaan dengan baik.
Biaya standar adalah biaya yang ditentukan terlebih dahulu besarnya
berdasarkan penelitian yang seksama. Biaya standar menunjukkan berapa besar
biaya yang seharusnya terjadi dalam operasi normal dan berdaya guna sehingga
dapat dipakai sebagai patokan untuk mengukur tingkat daya guna. Biaya standar

Universitas Sumatera Utara

ini merupakan target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai
untuk mengukur dan menilai biaya sesungguhnya.
Pada setiap periode akuntansi, biaya sesungguhnya dibandingkan dengan
biaya standar sehingga dapat dilakukan pengendalian biaya dan penilaian prestasi
dengan jalan menentukan efisiensi setiap elemen biaya pada setiap department.
Penentuan besarnya selisih biaya yang timbul akan menunjukkan elemen biaya
apa pada department mana dan tanggung-jawan siapa selisih biaya tersebut.
Saldo debet dalam rekening selisih berarti bahwa biaya aktual lebih besar
dari biaya standar. Hal ini disebut juga dengan selisih yang merugikan. Sebaliknya
bila rekening selisih bersaldo kredit berarti biaya aktual lebih kecil dari biaya
standar. Hal ini disebut dengan selisih yang menguntungkan.
Cara penyusunan anggaran yang paling baik adalah penyusunan anggaran
berdasarkan biaya standar karena seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa
biaya standar ditetapkan melalui pendekatan secara ilmiah yang didahului dengan
analisa dan penelitian yang diteliti sehingga memungkinkan untuk mengadakan
perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya.
Dengan menggunakan anggaran dan biaya standar secara bersamaan maka
biaya standar akan menjadi kerangka pendukung yang akurat bagi tersusunnya
suatu anggaran.

Universitas Sumatera Utara

2.4.2. Prosedur Pengeluaran Biaya Operasi

Walaupun anggaran biaya operasi telah disusun dengan baik, namun tanpa
adanya suatu prosedur terhadap penggunaan biaya operasi yang baik maka
anggaran tersebut tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Sistem otorisasi dan prosedur pembukuan merupakan alat bai seorang
pemimpin untuk melakukan tindakan pengawasan terhadap jalannya kegiatan
operasi serta transaksi-transaksi yang terjadi. Pengelompokkan data akuntansi
dilakukan melalui cara perkiraan yang bertujuan mempermudah penyusunan
laporan keuangan. Sistem perkiraan harus dapat menggambarkan secara terperinci
mengenai harta, hutang, modal, pendapatan, dan biaya. Hal ini berguna bagi
pemimpin dalam melakukan pengawasan terhadapa kegiatan operasi perusahaan.
Anggaran yang digunakan sebagai pedoman dalam pengeluaran biaya
operasi dalam pelaksanaannya harus menempuh suatu prosedur tertentu yang
sesuai dengan perusahaan. pengawasan operasi dan transaksi dapat dilakukan
melalui jalur-jalur yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk setiap kegiatan
perusahaan. dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti
terjadinya transaksi yang telah diotorisasikan oleh yang berwenang untuk
selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan.
Setelah membuat rencana berdasarkan anggaran dan biaya standar maka
semua penyimpangan biaya dari rencana yang kiranya penting bagi manajemen
harus dicatat dan dicantumkan dalam laporan realisasinya. Laporan ini harus
disusun sedemikian rupa sehingga dengan demijian manajemen dapat menangkap

Universitas Sumatera Utara

persoalannya dan segera membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang

harus diambil.
Oleh karena itu, laporan harus memperlihatkan dengan jelas apa yang
menjadi sebab dari penyimpangan dan siapa yang bertanggung-jawab atas
penyimpangan tersebut dan juga siapa yang harus melakukan tindakan untuk
memperbaiki penyimpangan yang terjadi.
Laporan realisasi anggaran adalah suatu laporan yang memuat angkaangka menurut anggaran yang diperbandingkan dengan angka-angka realisasi atau
menurut catatan akuntansi. Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui
penyebab terjadinya penyimpangan baik yang bersifat positif maupun yang
bersifat negatif sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil tindakan koreksi
yang perlu.
2.4.2.1. Bentuk Anggaran Biaya Penjualan
Tidak ada bentuk standar yang harus digunakan oleh suatu perusahaan,
jika akan menyusun suatu anggaran. Ini berarti perusahaan mempunyai kebebasan
untuk menentukan bentuk suatu format yang sesuai dengan keadaan perusahaan
masing-masing. Demikian pula halnya dengan anggaran biaya penjualan.
Berikut ini akan diperlihatkan contoh anggaran biaya penjualan :

Universitas Sumatera Utara

Tabel 2.1. Anggaran Biaya Penjualan pada 31 Desember 1999

Kuartal

Uraian

Tahun

2.000

6.000

6.000

2.000

6.000

Biaya pemasaran per unit

$0,05

$0,05

$0,05

$0,05

$0,05

Total Biaya Variabel

100

300 $

300

100 $

800

10

10 $

10

10 $

40

10

10

10

10

40

Depresiasi

20

Travel

12

Rencana penjualan dalam unit

Biaya penjualan tetap :

Gaji
Iklan

Total Biaya Tetap

28

Total Biaya Penjualan

128

28 $

28

328 $

328

28 $
128

112
912

Diikhtisarkan dari Hansen dan Mowen (2002)

Dalam bidang perencanaan, dengan disusunnya anggaran biaya penjualan,

maka perusahaan dihadapkan pada keharusan untuk merencanakan secara
terperinci biaya-biaya yang akan dikeluarkan yang nantinya akan dijadikan
sebagai pedoman dalam pelaksanaannya. Biaya penjualan ini disebut juga dengan
biaya variabel, yakni biaya-biaya yang selalu berubah secara proporsional
(sebanding) sesuai dengan perbandingan volume kegiatan perusahaan atau
cenderung berubah sesuai dengan penjualan. Biaya variable ini dibebankan pada
pendapatan yang dihasilkan selama periode tersebut. Di lain pihak anggaran biaya
penjualan dapat dipakai sebagai alat koordinasi biaya penjualan. Semua petugas,
baik pengawas penjualan maupun tenaga salesman dapat bekerja sama untuk
merencanakan kegiatan pemasaran.

Universitas Sumatera Utara

2.4.2.2. Bentuk Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Penyediaan anggaran tidak mempunyai bentuk standar tertentu, karena
kegunaan anggaran adalah untuk kepentingan intern perusahaan, jadi penyediaan
dan bentuk anggaran setiap perusahaan akan berbeda. Hal ini dipengaruhi besar
kecilnya perusahaan, kondisi ekonomi, aspek teknis terhadap pembiayaan dan
sebagainya. Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, anggaran
biaya administrasi dan umum ini juga tidak mempunyai bentuk standar. Sebagai
ilustrasi pada halaman berikut ini merupakan contoh anggaran biaya administrasi
dan umum.
Tabel 2.2. Anggaran Biaya Administrasi dan Umum untuk pada 31 Desember
1999
Uraian
Gaji
Asuransi
Depresiasi
Travel
Total Biaya Adm. & Umum

Kuartal

Tahun

$ 25

$ 25

$ 25

$ 25

15

15

10

10

10

10

40

$ 37

$ 37

$ 52

$ 37

100

163

Diikhtisarkan dari Hansen dan Mowen (2002)

Anggaran biaya administrasi dan umum merupakan rencana biaya-biaya

yang relative tetap selama periode yang akan dating. Biaya ini disebut juga
dengan biaya tetap yaitu biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh besar
kecilnya volume kegiatan perusahaan. Biaya administrasi dan umum ini
menunjukkan biaya tetap perusahaan selama suatu periode tertentu. Biaya-biaya
ini berhubungan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiayai

Universitas Sumatera Utara

organisasi perusahaan. Oleh karena itu biaya ini akan terus terjadi sejak
perusahaan memulai operasinya sampai perusahaan berdiri.
Untuk menyusun anggaran biaya ini perlu ditabulasi jenis-jenis biaya
administrasi dan umum yang terjadi pada periode sebelumnya, berapa jumlahnya
dan dicek kembali adakah pengurangan atau penambahannya.

Universitas Sumatera Utara