Tugas Kelompok Manajemen Proyek Sistem Infomasi

Project Rancang Bangun

WEB Portal The Geks Production (consultan it)

Disusun oleh:
Project Manager
Rizal Saleh(531412029)
Anggota
Rizal Saleh(531412029)
Rifky Ilham Yusuf(531412022)
Jawahir A. Pohontu(531412024)
Virgianov M. Talib(531412044)

Daftar Isi
Daftar Isi
Project Charter
TranSofts Business Case

Project Charter
Judul Proyek : WEB Portal The Geeks
Tanggal Mulai Proyek : 12 Oktober 2015
Tanggal Akhir Proyek : 12 Desember 2015
Nomor Kontrak : ........
Informasi Anggaran : Perusahaan The Geks Production menganggarkan Rp
15.000.000,- untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek
sekitar 10 jam per minggu selama dua bulan, staf internal lainnya 5@10 jam per
minggu selama dua bulan, dan untuk instalasi software di seluruh cabang
perusahaan t ransportasi yang memberi proyek.
Manajer Proyek : Achmad Zaky Syaifudin
Tujuan Proyek : membuat Web Portal dari klien dengan nama domain
www.thegeksproduction.com untuk membantu penyebarluasan informasi
perusahaan melalui website dalam membantu informasi dan pemasaran yang lebih
efektif. Website ini akan memberikan informasi mengenai perusahaan yang akan
dikelola oleh admin diantara lain : Profil perusahaan, info crew, info talent, jadwal
event (before dan after), dan contact management. Website ini juga menampilkan
link untuk mengunjungi akun social media dari klien.
Pendekatan:
Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak perusahaan) untuk
mendapatkan requirement -requirement yang dibutuhkan.
Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contohcontoh dokumen manajemen proyek
Melakukan riset jasa domain dan hosting yang pas untuk pembuatan
website ini.
Mengembangkan website dengan pendekatan interaktif, mengumpulkan
umpan balik dari user.

Peranan dan Tanggung Jawab

Nama

Peranan

Posisi

Rizal Saleh

Project
Manager

Project Manager

Rizal Saleh

Anggota

Software Analyst

Anggota

Software Developer
(progammer)

Rifky Ilham
Yusuf

Anggota

Software Developer
(Database) ,
Maintanance

Virgianov M.
Talib

Anggota

Statistik

User

Representative Client

Jawahir
Pohontu

Rollys
Masaniku

Informasi Kontak

The Geks Production Bussines Care

1. Introduction / Background
Tujuan utama EO dan Talent Management saat ini adalah sebagai jasa
pengurusan acara dan penyedia jasa talent untuk mengisi suatu event / acara.
dan tentunya untuk memperoleh keuntungan yang sebanyak-banyaknya atas
jasa yang diberikan dengan tetap memperhatikan efektifitas kerja. Dengan
tujuan tersebut pimpinan memutuskan untuk memanfaatkan teknologi
informasi yang berupa web portal agar dapat memberikan kemudahan
pengaksesan layanan serta informasi yang dibutuhkan oleh konsumen. Dengan
demikian bisa memberikan informasi yang akurat pada konsumen dan
meningkatkan kepuasan konsumen menyangkut informasi yang dibutuhkan.
2. Bussines Objective
Dewasa ini kebanyakan EO dan Talent management yang ada di Gorontalo
kurang memiliki managemen yang baik. Dengan adanya website ini bias
menghasilkan kinerja yang lebih efektif serta memberikan informasi yang lebih
akurat kepada konsumen.
3. Current Situation and Problem / Opportunity Statement
Seperti yang dijelaskan diatas, kebanyakan EO dan Talent management
yang ada di Gorontalo kurang memiliki managemen yang baik. Mereka juga
masih mencari informasi secara manual. Dan juga proses negosiasi yang
dilakukan juga kebanyakan masih manual. Ada banyak masalah seperti diatas
yang membuat pimpinan memutuskan untuk membuat website portal untuk
The Geks Production.
4. Critical Assumption and Constraints
Website ini harus memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam
hal efektifitas bisnis dan konsumen dalam hal memperoleh informasi yang
detail. Konsumen dapat melihat seluruh informasi hanya dengan mengunjungi
situs website. Semuanya harus selalu bekerja dengan baik tanpa adanya
hambatan yang bersifat teknis maupun personal ( human error). Pemimpin
perusahaan harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu
kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap
konsumen. Sistem harus dapat dijalankan pada semua lini yang sudah ada, dan
dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis.
5. Analysis of Options and Recommendation
Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Tidak adanya layanan Website tidak mempengaruhi dari bisnis
perusahaan terkait,
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.

3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.
6. Preliminary Project Requirements
Fitur Utama dalam Website Portal The Geks Production mencakup :
1. Profil Lengkap The Geks Production secara keseluruhan.
2. Data Crew dan tugas masing-masing
3. Profil Lengkap talent management mulai dari Dj, Dancer dan MC.
4. Jadwal Event dan Performing (Before & After)
5. Juga tersedia fitur booking talent secara online yang nantinya akan
ditindaklanjuti oleh crew/admin untuk proses negosiasi dan deal.
6. Contact Person lengkap mulai dari email, nomor handphone dsb.
7. Link-link untuk mengakses akun social media seperti facebook, twitter,
path, dan youtube.
7. Budget Estimate and Financial Analysis
Estimasi biaya proyek sebesar Rp 15.000.000,-. Kisaran tersebut
didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project
manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per minggu selama 2 bulan
dengan bayaran Rp 40.000,-/jam (untuk project manager) dan Rp 25.000,-/jam
untuk 4 staf lainnya. total 10 jam x 4 minggu x 2 bulan x (Rp 40.000,- + 4 x
@Rp 25.000,-) = Rp 11.200.000,- Selain itu saat software dibuat diperlukan
biaya untuk menginstalasi software, pembelian hosting dan domain. Biaya
tersebut sebesar Rp 1.000.000,- Setelah proyek selesai, diperlukan adanya
biaya untuk koneksi jaringa n dan maintenance tiap tahun sebesar Rp
1.800.000,-. Total biaya tahunannya s ebesar Rp1.800.000,-. Benefit yang
diperoleh perusahaan dengan adanya website ini mampu meningkatkan
efektifitas promosi, pemasaran dan informasi kepada pelanggan.
8. Schedule Estimate
User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu dua bulan, tapi terdapat
beberapa fleksibilitas dalam jadwal.
9. Potential Risks
Terdapat beberapa risiko pada proyek ini. Risiko terbesar adalah kesalahan
dalam memasukkan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi
kedalam sistem ini, admin terkadang lupa untuk memasukan input tentang
informasi terbaru, dan terkadang pelanggan lupa memasukan alamat reservasi
ataupun data penting lainnya.
Risiko lainnya terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat pelanggan
yang melakukan tindakan iseng dengan memesan jasa dan akhirnya
membatalkannya. Dengan adanya sistem reservasi melalui web juga dapat
menimbulkan resiko kesalahan pengguna dalam mengetikan pemesanan dan
adanya sistem baru ini terdapat rasa ketidakpercayaan apakah pesanannya telah

terkirin ke sistem. Terdapat beberapa risiko teknis dalam memilih tipe software
yang digunakan pada sistem, pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan
lain-lain. Risiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang
tepat guna sehingga perusahaan tidak merasa rugi dalam menginvestasikan
waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.
10. Exhibits
Tingkat Diskon
Asumsi :
proyek diselesaikan dalam
2 bulan
Cost
Discount factor
Discount cost
Benefit
Discount factor
Discounted benefit
Discounted benefit - cost
Accumulated benefit- cost
Discounted life cycle ROI
Asumsi-asumsi :
Cost tahun pertama:
Project manager :
80 jam x Rp @Rp
40.000,-/jam
Staf lain 4@80 jam x Rp
25.000,Biaya instalasi sofware
Total Cost tahun pertama
Cost tahunan setelah
proyek selesai :
Maintenance & biaya
koneksi jaringan
Biaya komunikasi
Total cost tahunan
Benefit :
Penghematan pegawai
Gaji 1 pegawai tiap bulan

Bulan
0
15.000
.000

1
1.800.
000

2
1.800.
000

Prototype sistem