MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

1. Pengertian Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Manajemen berasal dari kata To Manage yang artinya mengatur. Pengaturan
dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu.
Jadi manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan
karena manajemen diartikan mengatur maka timbul beberapa pertanyaan bagi kita, seperti
apa yang diatur? Kenapa harus diatur? Siapa yang mengatur? Bagaimana mengaturnya? Di
mana harus diatur?
Menurut Malayu Hasibuan, manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efesien
untuk mencapai tujuan tertentu. G.R. Terry menyatakan bahwa manajemen adalah satu
proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaransasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumbersumber lainnya.1
Ada kaitan yang erat antara organisasi, administrasi dan manajemen. Pengertian
organisasi yaitu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih bekerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu nampak sudah ada kesepakatan dari para ahli. Tetapi pengertian
administrasi dengan pengertian manajemen masih kelihatan tidak terpisah secara jelas.2
Seringkali kata administrasi dikaitkan dengan kata manajemen.
Administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan dan harus merupakan suatu
kesatuan, hanya saja kegiatannya yang dapat dibedakan sesuai dengan perbedaan kedua
wawasan. Administrasi lebih luas daripada manajemen, administrasi bersifat menentukan
tujuan dan kebijakan umum yang mengikat seluruh atau departemental. Akhirnya tanpa
manajemen tak mungkin administrasi mencapai tujuannya.3
Akhir-akhir ini ada beberapa penulis yang membedakan antara manajemen dan
administrasi walaupn kadang-kadang pembedaan itu tidak konsisten. Kalaupun ada
perbedaan, perbedaan itu nampaknya tidak fundamental. Ketidaksamaan pendapat yang
ada dapat difahami sebab dalam praktek ada tiga pendapat tentang hubungan antara
administrasi dan manajemen, yakni:
1 Malayu Hasibuan, Manajemen:Dasar, Pengertian, dan Masalah (Jakarta: Bumi Aksara,
2001), hlm.1
2 Made Pidarta, Manajemen Pendidikan Indonesia (Jakarta: Bina Aksara,1988), hlm.1
3 Burhanuddin, Analisis Administrasi, Manajemen dan Kepemimpianan Pendidikan.
(Jakarta: Bumi Aksara, 1994), hlm. 20

a. Administrasi lebih luas dari manajemen atau administrasi mencakup manajemen.

Pendapat itu sesuai dengan pendapat:
1. Drs. Sukarno K. mengatakan Administrasi adalah kulit luar manajemen atau
dengan kata lain manajemen adalah inti daripada administrasi.
2. Oliver Sheldon dalam bukunya. The Phylosophy of Management mengatakan:
administrasi menentukan tujuan (goal) sedangkan manajemen berusaha ke arah
situ.
Bagi mereka yang menganut faham ini, administrasi diartikan sebagai
penetapan dan penentuan tujuan, sedang manajemen adalah upaya untuk
mencapai tujuan tersebut. Pemahaman demikian timbul sebab manajemen atau
pelaksanaan tugas merupakan salah satu fungsi dari administrasi yakni,
perencanaan, pelaksanaan (manajemen) dan pengawasan atau pengendalian.
b. Administrasi identik dengan manajemen, dengan alasan:
1. Dilihat dari pengertiannya, baik administrasi maupun manajemen adalah
merupakan proses, kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Dalam Websters Dictionary New Collegiats maupun dalam Advanced Learners
Dictionary Of Current English, administrasi diberi arti sama dengan
manajemen.
c. Administrasi lebih sempit dari manajemen, dalam administrasi tercakup dalam
manajemen. Secara spesifik administrasi merupakan satu bidang dari manajemen
sebab manajemen terdiri dari enam bidang, yakni production, marketing, financial,
personal, human relation dan administrative management.4
Yang dimaksud dengan sarana sekolah yakni meliputi semua peralatan dan
perlengkapan yang langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Contoh:
gedung sekolah (school building), ruangan, meja, kursi, alat peraga dan lain-lain.
Sedangkan prasarana merupakan semua komponen yang secara tidak langsung
menunjang jalannya proses belajar mengajar atau pendidikan di sekolah. Sebagai
contoh: jalan menuju sekolah, halaman sekolah, tata tertib sekolah dan sebagainya.5
Menurut Suharsimi Arikunto sarana pendidikan merupakan sarana penunjang
bagi proses belajar mengajar. Sedangkan menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman
Pembukuan Media Pendidikan Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, yang
dimaksud dengan sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam
4 Harbangan Siagian, Administrasi Pendidikan (Semarang: Setya Wacana, 1989), hlm. 54
5 Tim Dosen Jurusan Administrasi Pendidikan FIP IKIP Malang, Administrasi Pendidikan
(Malang: IKIP,1989), hlm.135

proses belajar mengajar, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar
pencapaian tujuan pendidikan dan berjalan dengan lancar, teratur, efektif dan efesien.
Arti sarana seringkali disamakan dengan kata fasilitas. Lebih luas fasilitas diartikan
sebagai segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan sesuatu
usaha. Usaha ini dapat berupa benda-benda maupun uang. Jadi dalam hal ini fasilitas
dapat disamakan dengan sarana.6
Perlengkapan sekolah, atau juga sering disebut dengan fasilitas sekolah, dapat
dikelompokkan menjadi: (1) sarana pendidikan; dan (2) Prasarana pendidikan. Jadi,
makna atau definisi manajemen sarana dan prasarana pendidikan dapat disamakan
dengan makna manajemen perlengkapan sekolah.
Secara sederhana, manajemen perlengkapan sekolah dapat didefinisikan
sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua perlengkapan pendidikan secara
efektif dan efisien.7 Berdasarkan definisi sederhana tersebut maka pada hakikatnya
manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah itu merupakan proses
pendayagunaan semua sarana dan prasarana yang dimiliki sekolah.
Sedangkan definisi lain diungkapkan oleh Ary H Gunawan, beliau mengatakan
bahwa administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan seluruh proses
kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh
serta pembinaan secara continue terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa
siap pakai (ready for use) dalam proses belajar mengajar sehingga PBM semakin
efektif dan efesien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah
ditetapkan.8
Suharsimi Arikunto menyatakan bahwa administrasi sarana sering juga disebut
administrasi materiil, atau administrasi peralatan, adalah segenap proses penataan yang
bersangkut paut dengan pengadaan, pendayagunaan dan pengelolaan sarana
pendidikan agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efesien.9
2. Macam-Macam Sarana dan Prasarana Pendidikan
Dalam

hubungannya

dengan

sarana

pendidikan,

Nawawi

(1987)

mengklasifikasikannya menjadi beberapa macam sarana pendidikan, yaitu:

1. Ditinjau dari habis tidaknya dipakai
6 Suharsimi Arikunto. Organisasi dan Administrasi: Pendidikan Teknologi dan Kejuruan
(Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1993), hlm. 82
7 Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2004),
hlm.2
8 Ary H Gunawan, Administrasi Sekolah (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), hlm. 114
9 Suharsimi Arikunto, op.cit., hlm. 81

Apabila dilihat dari habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan,
yaitu:
a. Sarana pendidikan yang habis dipakai.
Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang
apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Sebagai
contohnya adalah kapur tulis yang biasanya digunakan guru dan siswa dalam
pembelajaran, besi, kayu, dan kertas karton yang seringkali digunakan oleh
guru dalam mengajar materi pelajaran keterampilan. Semua contoh tersebut
merupakan sarana pendidikan yang apabila dipakai satu kali pakai atau
beberapa kali bisa habis dipakai atau berubah sifatnya.
b. Sarana pendidikan yang tahan lama.
Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang
dapat digunakan secara terus menerus dalam waktu yang relatif lama. Beberapa
contohnya adalah bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe dan beberapa
peralatan olah raga.
2. Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan.
a. Sarana pendidikan yang bergerak
Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa
digerakkan atau dipindahkan sesuai dengan kebutuhan pemakaiannya. Lemari
arsip sekolah misalnya, merupakan sarana pendidikan yang bisa dipindahkan
kemana-mana bila diinginkan. Demikian pula bangku sekolah termasuk sarana
pendidikan yang bisa digunakan atau dipindahkan kemana saja.
b. Sarana pendidikan yang tidak bisa bergerak
Sarana pendidikan yang tidak bisa bergerak adalah semua sarana pendidikan
yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan. Misalnya saja suatu
sekolah yang sudah memiliki saluran dari PDAM. Semua peralatan yang
berkaitan dengan itu, seperti pipanya, relative tidak mudah untuk dipindahkan
ke tempat-tempat tertentu.
3. Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar.
Dalam hubungannya dengan proses belajar mengajar, ada dua jenis sarana
pendidikan. Pertama, sarana pendidikan yang secara langsung dignakan dalam
proses belajar mengajar, contohnya kapur tulis, atlas, dan sarana pendidikan
lainnya yang digunakan guru dalam mengajar. Kedua, sarana pendidikan yang
tidak secara langsung berhubungan dengan proses belajar mengajar, seperti lemari

arsip di kantor sekolah merupakan sarana pendidikan yang tidak secara langsung
digunakan oleh guru dalam proses belajar mengajar.
Sedangkan prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua
macam.
a. Prasarana yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti
ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktik keterampilan dan ruang
laboratorium.
b. Prasarana yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi
secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar. Contohnya
adalah ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil,
ruang usaha kesehatan sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah dan tempat
parker kendaraan.10
Suharsimi mengungkapkan, fasilitas atau sarana secara garis besar dapat dibedakan
atas dua jenis, yaitu:
a. Fasilitas Fisik, yakni segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan,
yang mempunyai peranan untuk memudahkan dan melancarkan sesuatu usaha.
Fasilitas fisik juga disebut fasilitas materiil. Contoh: kendaraan, alat tulis menulis,
alat komunikasi, penampil dan sebagainya. Di dalam kegiatan pendidikan yang
tergolong dalam fasilitas fisik atau fasilitas materiil antara lain: perabot ruang
kelas, peralatan kantor tata usaha, perabot dan peralatan laboratorium,
perlengkapan perpustakaan, perlengkapan ruang praktik, dan sebagainya.
b. Fasilitas Uang, yakni segala sesuatu yang dapat mempermudah suatu kegiatan
sebagai akibat bekerjanya nilai uang.
Kalau akan diperluas lagi sebenarnya masih bisa. Pemberian pinjaman
kendaraan, kesempatan menggunakan waktu untuk berekreasi itupun fasilitas tetapi
tidak nyata sebagai benda yang dimiliki oleh sekolah. Yang disebutkan belakangan
juga memudahkan proses atau kegiatan pencapaian tujuan.
Ada tiga pengertian yang biasanya dicampuradukkan, yaitu: alat pelajaran, alat
peraga dan media pendidikan. Alat pelajaran adalah semua benda yang dapat
dipergunakan secara langsung oleh guru maupun murid dalam proses belajar mengajar.
Buku tulis, gambar-gambar, alat-alat tulis menulis, seperti kapur, penghapus dan papan
tulis maupn alat-alat praktek, semanya termasuk ke dalam lingkup alat pelajaran.
Alat peraga mempunyai arti yang luas. Alat peraga adalah semua alat pembantu
pendidikan dan pengajaran, dapat berupa benda ataupun perbuatan dari yang
10 Ibrahim Bafadal, op.cit., hlm.2

tingkatannya paling kongkrit sampai ke yang paling abstrak yang dapat mempermudah
pemberian pengertian (penyampaian konsep) kepada murid. Dengan pengertian ini
maka alat pelajaran dapat termasuk ke dalam lingkup alat peraga, tetapi belum tentu
semua alat peraga merupakan alat pelajaran.
Media pendidikan mempunyai peranan yang lain dari alat peraga. Media
pendidikan adalah sarana pendidikan yang digunakan sebagai perantara di dalam
proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggi efektifitas dan efisiensi, tetapi
dapat pula sebagai pengganti peran guru. Media dapat dibedakan menjadi; media
audio, media visual dan media audio visual.11
Hal senada diungkapkan oleh Ary H Gunawan, beliau menyatakan bahwa
fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari:
1. Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak
langsung (kehadirannya tidak sangat menentukan), contoh: tanah, halaman, pagar,
tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air, listrik, telepon, serta
perabot/mebiler.
Sedangkan

sarana

pendidikan

berfungsi

langsung

(kehadirannya

sangat

menentukan) terhadap PBM, seperti alat pelajaran, atau alat peraga, alat praktek
dan media pendidikan.
2. Ditinjau dari jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi:
Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu sebagai sesuatu yang berwujud benda
mati atau dibendakan yang mempunyai peran untuk memudahkan atau
melancarkan suatu usaha. Seperti; kendaraan, mesin tulis, computer, perabot,
media dan lain-lain.
Fasilitas non fisik yakni sesuatu yang bukan benda mati atau tidak dapat
dibendakan yang mempunyai peranan untuk memudahkan sesuatu usaha seperti,
manusia, jasa dan uang.
3. Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi:
Barang bergerak atau barang berpindah atau dipindahkan, dikelompokkan menjadi
(a) barang habis pakai, contonya: kapur tulis, tinta, kertas, spidol, penghapus dan
lain-lain. (b) barang tak habis pakai, contohnya mesin tulis, komputer, kendaraan,
perabot dan sebagainya.

11 Suharsimi Arikunto, op.cit., hlm. 82

Barang tidak bergerak ialah barang yang tidak berpindah-pindah letaknya atau
tidak bisa dipindahkan, seperti tanah, bangunan atau gedung, sumur, menara air
dan lain sebagainya.12
3. Tujuan Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan
Secara umum, tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah
memberikan pelayanan secara professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan
dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara
rinci, tujuannya adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui sistem
perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan perkataan ini,
melalui manajemen sarana dan prasarana pendidikan diharapkan semua
perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan prasarana yang
berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisien.
b. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien.
c. Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah, sehingga
keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua
personel sekolah.13
4. Prinsip-Prinsip Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Agar tujuan-tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan, sebagaimana
diuraikan di atas bisa tercapai, menurut Ali Imron, dkk. dalam Nur Masriyah, ada
beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelola sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah. Prinsip-prinsip yang dimaksud adalah:
a. Prinsip pencapaian tujuan, yaitu bahwa sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
harus selalu dalam kondisi siap pakai bilamana akan didayagunakan oleh personel
sekolah dalam rangka pencapaian tujuan proses belajar mengajar.
b. Prinsip efisiensi, yaitu bahwa pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
hars dilakukan melalui perencanaan yang seksama, sehingga dapat diadakan sarana
dan prasarana pendidikan yang baik dengan harga yang murah. Dan pemakaiannya
pun harus dengan hati-hati sehingga mengurangi pemborosan.
c. Prinsip Administratif, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di
sekola harus selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi dan
petunjuk teknis yang diberlakukan oleh yang berwenang.

12 Ary H Gunawan, op.cit., hlm. 115

13 Ibrahim Bafadal, op.cit., hlm. 5

d. Prinsip kejelasan tanggung jawab, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah harus di delegasikan kepada personel sekolah yang mampu
bertanggungjawab.

Apabila

melibatkan

banyak

personel

sekolah

dalam

manajemennya maka perlu adanya deskripsi tugas dan tanggungjawab yang jelas
untuk setiap personel sekolah.
e. Prinsip Kekohesifan, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di
sekolah iu harus direalisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak.14
5. Proses Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Seperti kita ketahui bersama, bahwa sarana dan prasarana merpakan penunjang
tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Untuk merealisasikan pendidikan
yang merupakan uaaha sadar dan yang bertujuan mengembangkan kepribadian dan
kemampuan siswa, maka sekolah hendaknya membina potensi lahir dan batin secara
maksimal. Dengan demikian sekolah merupakan salah satu tempat untuk mewujudkan
pembentukan manusia Indonesia seutuhnya, sesuai tujuan pendidikan dalam GBHN.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka sekolah perlu meningkatkan
mutu pendidikan, melalui pengembangan program pendidikan dan pengajaran dengan
memanfaatkan masyarakat sebagai sumber belajar siswa. Untuk melaksanakan hal
tersebut, maka pengelolaan sarana dan prasarana perlu dikelola dengan sebaik-baiknya.
Hal yang perlu diperhatikan adalah masalah pemeliharaan dan pengawasan tentang
sarana dan prasarana tersebut. Bilamana hal-hal di atas dilakukan dengan baik, maka
sarana dan prasarana dapat dipakai dan digunakan dengan perasaan yang
menyenangkan oleh para pemakainya.
Tujuan pemeliharaan agar kekayaan yang besar nilainya itu memperoleh
pengamanan yang baik. Pengamanan itu hendaknya secara menyeluruh, yaitu
pengamanan perencanaan, pengadaan, pendayagunaan dan penghapusan.15
Ibrahim Bafadal menyatakan bahwa kegiatan manajemen sarana dan prasarana
pendidikan itu meliputi: pengadaan, pendistribusian, pemakaian dan pemeliharaan,
inventarisasi dan penghapusan. Kegiatan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

14 Nur Masriyah, Manajemen Sarana Dan Prasarana Pendidikan Dalam Meningkatkan

Mutu Pendidikan Agama Islam di MAN I Malang, Skripsi, Fakultas Tarbiyah UIN Malang,
2006, hlm.30
15 Tim Dosen Jurusan Administrasi Pendidikan FIP IKIP Malang, op.cit., hlm.152

Gambar 2.1
Proses Manajemen Sarana dan Prasarana

1. Pengadaan
Analisis kebutuhan
Analisis anggaran
Seleksi
Keputusan
pemerolehan

2.
Pendistribusian
Pengalokasian
Pengiriman

5. Penghapusan

3. Penggunaan
dan
pemeliharaan

4.
Inventarisasi

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Aktifitas pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah
pengadaan sarana dan prasarana. Kegiatan ini biasanya dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di sekolah, menggantikan
barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan atau sebab-sebab lain yang dapat
dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga
tingkat persediaan barang setiap tahun anggaran mendatang. Berkenaan dengan
pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ada beberapa hal yang perlu
difahami, di antaranya yakni:
a. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak
gegabah

(sembrono)

(planning/programming)

tentu

diawali

yang

matang

dengan
dan

baik

suatu

perencanaan

dilaksanakan

demi

menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan.

Perencanaan yang baik dan teliti akan berdasarkan analisis kebutuhan,
dan penentuan skala priorotas bagi kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan
urutan pertama, kedua, ketiga dan seterusnya untuk dilaksanakan yang
disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentinagannya.

R. Freedman dan kawan-kawannya mengatakan, bahwa perencanaan atau

rencana (planning/programming) adalah pengetrapan secara sistematik
daripada pengetahuan yang tepat guna untuk mengontrol dan menentukan arah
kecendrungan perubahan, kepada tujuan yang telah ditetapkan.16
Akhir-akhir ini telah banyak teoritisi yang mendeskripsikan langkahlangkah perencanaan pengadaan perlengkapan (sarana dan prasarana)
pendidikan di sekolah, di antaranya adalah seorang teoretisi administrasi
pendidikan, yaitu Jame J. Jones (1969). Jones menegaskan bahwa langkahlangkah perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah
sebagai berikut:
1. Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapkan
program untk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevaluasi
keberadaan fasilitas dan membuat model perecanaan perlengkapan yang
akan datang.
2. Melakukan survey ke seluruh unit sekolah untuk menyusun master plan
untuk jangka waktu tertentu.
3. Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survey.
4. Mengembangkan Educational Specification untuk setiap proyek yang
terpisah-pisah dalam usulan master plan.
5. Merancang setiap proses yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi
pendidikan yang diusulkan.
6. Mengembangkan

atau

menguatkan

tawaran atau kontrak dengan

melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang diusulkan.

7. Melengkapi perlengkapan gedung dan meletakkannya sehingga siap untuk
digunakan
Dua orang teoritisi administrasi lainnya yang menjelaskan tentang
prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah
Emery Stoops dan Russel E. Johnson (1969). Pasangan penulis tersebut
menegaskan bahwa prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan
di sekolah adalah:
1. Pembentukan panitia pengadaan barang atau perlengkapan
2. Penetapan kebutuhan perlengkapan
3. Penetapan spesifikasi
4. Penetapan harga satuan perlengkapan
16 Ary H. Gunawan, op.cit. hlm.117

10

5. Pengujian segala kemungkinan

6. Rekomendasi
7. Penilaian kembali
Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah sebagaimana dikemukakan di atas, dapat
ditegaskan bahwa proses perencanaan pengadaan sarana dan prasarana di
sekolah tidak mudah. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
bukanlah sekadar sebagai upaya pencarian ilham, melainkan upaya memikirkan
perlengkapan yang diperlukan di masa yang akan datang dan bagaimana
pengadaannya secara sistematis, rinci dan teliti berdasarkan informasi yang
realistis tentang kondisi sekolah. Agar prinsip-prinsip tersebut betul-betul
terpenuhi, semua pihak yang dilibatkan atau ditunjuk sebagai panitia
perencanaan pengadaan perlengkapan di sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah dimiliki,
dana yang tersedia dan harga pasar.17
b. Pengadaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan pada dasarnya merupakan
upaya merealisasikan rencana pengadaan sarana dan prasarana yang telah
disusun sebelumnya. Seringkali sekolah mendapatkan bantuan sarana dan
prasarana pendidikan dari pemerintah dalam hal ini Departemen Pendidikan
Nasional, Dinas Pendidikan Nasional Provinsi, dan Dinas Pendidikan Nasional
Kota/Kabupaten. Namun bantuan tersebut dalam jumlah terbatas dan tidak
selalu ada, sehingga sekolah dituntut untuk selalu berusaha juga melakukan
pengadaan perlengkapan dengan cara lain.
Ada beberapa cara yang dapat ditempuh oleh pengelola perlengkapan
sekolah untuk mendapatkan perlengkapan yang dibutuhkan sekolah, antara lain
dengan cara:
1. Pembelian, untuk membeli sarana dan prasarana di sekolah dapat ditempuh
dengan cara membeli di pabrik, membeli di toko dan memesan.
2. Hadiah atau sumbangan, selain dengan cara membeli, perlengkapan sekolah
juga bisa diperoleh dari hadiah atau sumbangan perorangan maupun
organisasi, badan-badan atau lembaga-lembaga tertentu.
3. Tukar menukar, untuk memperoleh tambahan sarana dan prasarana,
pengelola sarana dan prasarana sekolah bisa mengadakan hubungan
17 Ibrahim Bafadal, op.cit., hlm. 27

11

kerjasama dengan pengelola sarana dan prasarana sekolah lainnya.

Hubungan kerjasama tersebut berupa saling menukar perlengkapan sekolah.
4. Meminjam, pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah bisa
dilakukan dengan cara meminjam kepada pihak-pihak tertentu. Pihak-pihak
yang dapat dipinjam adalah kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guruguru ataupun orang tua murid.18
2. Pendistribusian Sarana dan Prasarana Sekolah
Barang-barang perlengkapan sekolah (sarana dan prasarana) yang telah
diadakan dapat didistribusikan. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan
merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggungjawab dari seorang
penanggungjawab

penyimpanan

kepada

unit-unit

atau

orang-orang

yang

membutuhkan barang itu. Dalam rangka itu, ada tiga langkah yang sebaiknya
ditempuh oleh bagian penanggungjawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu: (1)
penyusunan alokasi barang; (2) pengiriman barang; (3) penyerahan barang.19
Daryanto menyatakan, ada beberapa prinsip administrasi penyimpanan
peralatan dan perlengkapan pengajaran sekolah:
a. Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat-tempat yang bebas
dari faktor-faktor perusak, seperti: panas, lembab, lapuk dan serangga.
b. Harus mudah dikerjakan baik untuk menyimpan maupun yang keluar alat.
c. Mudah didapat bila sewaktu-waktu diperlukan.
d. Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa
persediaan lama harus lebih dulu digunakan.
e. Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
f. Tanggungjawab untuk pelaksanaan yang tepat dari tiap-tiap penyimpanan harus
dirumuskan secara terperinci dan difahami dengan jelas oleh semua pihak
yang berkepentingan.
Pendistribusian peralatan dan perlengkapan pengajaran ini harus berada
dalam tanggung jawab salah seorang anggota staf yang ditunjuk. Karena
pelaksanaan tanggungjawab ini hanya bersifat ketatausahaan maka kurang tepat
jika kepala atau guru sendiri yang langsung melaksanakannya yang paling tepat
adalah pegawai tata usaha. Kebijaksanaan pendistribusian ini hendaklah ditekankan
kepada efisien dan fleksibilitas, maksudnya bila diperlukan sewaktu-waktu segera
dapat disediakan.20
18 Ibrahim Bafadal, Ibid., hlm. 32
19 Ibrahim Bafadal, Ibid., hlm. 38
20 Daryanto. Administrasi pendidikan (Jakarta: Rineka Cipta, 2001), hlm. 52

12

Sedangkan Ary H. Gunawan, berpendapat bahwa dalam lingkungan yang

sempit seperti di lingkungan sekolah/fakultas, maka kegiatan penyaluran dapat
berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai
kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instansi/sekolah/fakultas tesebut utnuk
keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.
Kegiatan penyaluran barang yang baik melipputi penyusunan alokasi,
pengiriman barang (untuk pusat-pusat penyalur) dan penyerahan barang.21
3. Penggunaan dan Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
a. Penggunaan/Pemakaian Sarana dan Prasarana Pendidikan
Begitu barang-barang yang telah diadakan itu didistribusikan kepada bagianbagian kelas, perpustakaan, laboratorium, tata usaha atau personel sekolah berarti
barang-barang tersebut sudah berada dalam tanggungjawab bagian-bagian atau
personel sekolah tersebut. Atas pelimpahan itu pula pihak-pihak tersebut berhak
memakainya utnuk kepentingan proses pendidikan di sekolahnya. Dalam kaitan
dengan pemakaian perlengkapan pendidikan itu, ada dua prinsip yang harus selalu
diperhatikan yaitu prinsip efektifitas dan prinsip efisiensi. Dengan prinsip
efektifitas berarti semua pemakaian sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
harus digunakan semata-mata dalam rangka memperlancar pencapaian tujuan
pendidikan sekolah, baik secara langsng maupun tidak langsung. Sedangkan
dengan prinsip efisisiensi berarti pemakaian semua sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah secara hemat dan dengan hati-hati, sehingga semua
perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak atau hilang.22
b. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan
dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/hambatan maka barangbarang tersebut perlu dirawat secara baik dan kontinu untuk menghindari adanya
unsur-unsur pengganggu/perusaknya. Dengan demikian kegiatan rutin untuk
mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula
(running well) disebut pemeliharaan atau perawatan (service).
Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan menurut
ukuran keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan
setiap hari (setiap akan/sesudah memakai) dan secara berkala atau dalam jangka
waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3 bulan
21 Ary H. Gunawan, op.cit., hlm.144
22 Ibrahim Bafadal, op.cit., hlm.42

13

sekali (seperti mesin tulis) atau jam pakai tertentu (mesin statis). Pemeliharaan
tersebut dapat dilakukan sendiri oleh pemegangnya/penanggungjawabnya, atau
memanggil tukang/ahli servis untuk melakukannya, atau membawanya ke bengkel
servis.
Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barangnya dilakukan
terhadap barang habis pakai dan barang tak habis pakai, seperti pemeliharaan
terhadap kertas, kapur dan sebagainya dengan penyimpanan yang baik (aman, tidak
lembab, bebas hama dan sebagainya), sebelum barang tersebut dipakai atau dalam
penyimpanan. Terhadap barang tak habis pakai seperti mesin tlis, kendaraan dan
sebagainya dilakukan servis bila keadaan pemakaiannya ternyata sudah kurang
enak atau kurang lancar, secara rutin berkala. Pemeliharaan terhadap tanah dan
gedung, dilakukan pembersihan, pengecatan, menyapu, mengepel dan lain
sebagainya.
Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan
prasarana itu senantiasa siap pakai dalam proses/kegiatan belajar mengajar.
Aktifitas, kreatifitas serta rasa tanggung jawab dan rasa handar beni adalah kunci
dari keberhasilan kegiatan pemeliharaan demi optimalisasi daya pakai dan daya
guna setiap barang kita.23
4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Sekolah
Salah satu aktifitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah
adalah mencatat semua perlengkapan yang dimiliki oleh sekolah. Lazimnya,
kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi
perlengkapan pendidikan. Kegiatan tersebut merupakan suatu proses yang
berkelanjutan. Secata definitive, inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan
daftar barang milik Negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan
ketentan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.
Menurut keputusan Menteri Keuangan RI Nomor kep. 225/MK/V/4/1971
barang milik Negara adalah berupa semua barang yang berasal atau dibeli dengan
dana yang bersumber baik secara keseluruhan atau sebagainya, dari Anggaran
Pendapatan Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barangnya
di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat, provinsi, maupun daerah otonom,
baik yang berada di dalam maupun luar negeri.
Ada beberapa landasan hukum yang mendasari kegiatan inventarisasi
perlengkapan sekolah, yaitu:
23 Ary H. Gunawan, op.cit., hlm. 146

14

1. Instruksi Presiden RI Nomor 3 tahun 1971, tertanggal 30 Maret 1991.

2. Surat keputusan Menteri Keuangan Nomor kep. 225/MK/V/4/1971, tertanggal
13 April 1971
3. Surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 9 tahun 1971,
tertanggal 23 Oktober 1971.
4. Intruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4/M/1980, tertanggal 24
Mei 1980.
Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan akan tercipta
ketertiban administrasi barang, penghematan keuangan, mempermudah dalam
pemeliharaan dan pengawasan. Lebih lanjut, inventarisasi mampu menyediakan
data dan informasi untuk perencanaan.
Berdasarkan edaran surat Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI tanggal 16
Januari 1997 No. 2/MPK/1979, pengurusan barang-barang di sekolah dasar
dilakukan oleh kepala sekolah sendiri. Sebagaimana yang dikutip oleh Ibrahim
Bafadal, Stoop dan Jhonson menyatakan bahwa dalam pelaksanaan sehari-hari
kepala sekolah selaku administrator dapat menunjuk stafnya atau guru-guru untuk
mengerjakan tugas dan tanggung jawab tersebut. Kegiatan inventarisasi
perlengkapan pendidikan meliputi dua kegiatan, yaitu:
1. Kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pembuatan kode barang
perlengkapan
Barang-barang perlengkapan di sekolah dapat diklasifikasikan menjadi
dua macam, yaitu barang inventaris dan barang bukan inventaris. Barang
inventaris adalah keseluruhan perlengkapan sekolah yang dapat digunakan
secara terus menerus dalam waktu yang relatif lama, seperti meja, bangku,
papan tulis, buku perpustakaan sekolah dan perabot-perabot lainnya.
Sedangkan barang-barang bukan inventaris adalah semua barang habis pakai,
seperti kapur tulis, karbon, kertas, pita mesin tulis dan barang-barang yang
statusnya tidak jelas.
Baik barang inventaris maupun barang bukan inventaris yang diterima
sekolah harus dicatat di dalam buku penerimaan. Setelah itu, khusus barangbarang inventaris dicatat di dalam buku induk inventaris dan buku golongan
inventaris. Sedangkan khusus barang-barang bukan inventaris dicatat di dalam
buku induk bukan inventaris dan kartu (bisa berupa buku) stok barang. Dengan

15

demikian, pencatatan perlengkapan pendidikan di sekolah yang tertib dan

teratur dapat digambarkan sebagai berikut:24
Gambar 2.2
Tata Cara Pencatatan Perlengkapan Sekolah
Ada barang baru

Pencatatan di dalam buku penerimaan

Pengelompokan barang baru

Inventaris

Bukan inventaris

Pencatatan di dalam buku penerimaan

Pencatatan di dalam buku penerimaan

Pencatatan di dalam buku

penerimaan

Pencatatan di dalam buku penerimaan

Kegiatan lainnya yang berkaitan dengan inventaris perlengkapan

pendidikan di sekolah adalah membuat kode barang dan menuliskannya pada
badan perlengkapan pendidikan di sekolah, terutama yang tergolong sebagai
barang inventaris. Kode barang adalah sebuah tanda yang menunjukkan
kepemilikan barang. Kode tersebut ditulis pada barang yang sekiranya mudah
dilihat dan dibaca. Tujuan pembuatan dan penulisan kode adalah untuk
memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan
pendidikan di sekolah, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab
maupun jenis dan golongannya.
24Ibrahim Bafadal, op.cit,. hlm.57

16

Biasanya kode barang itu berbentuk angka atau numerik. Ukurannya

disesuaikan dengan besar kecelnya barang perlengkapan yang akan diberi kode,
dengan warna yang berbeda dari warna dasar barang sehingga mudah dibaca.
Biasanya warna kode tersebut adalah putih atau hitam.25
2. Kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan.
Semua perlengkapan pendidikan di sekolah atau barang inventaris
sekolah harus dilaporkan, termasuk perlengkapan baru kepada pemerintah,
yaitu departemennya. Sekolah-sekolah swasta wajib melaporkannya kepada
yayasannya. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi
barang. Pelaporan tersebut dilakukan sekali dalam setiap triwulan. Misalnya,
pada setiap bulan Juli, Oktober, Januari dan April tahun berikutnya.
Biasanya di sekolah itu ada barang rutin dan barang proyek. Bilamana
demikian halnya, maka pelaporannya pun harus dibedakan. Dengan demikian,
ada laporan barang rutin dan laporan barang proyek.26
5. Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Barang-barang yang ada di sekolah adalah barang milik Negara. Oleh karena
itu, barang-barang tersebut harus selalu dijaga agar tidak hilang atau lekas rusak.
Walaupun demikian apabila barang-barang tersebut sudah dimanfaatkan terlalu
lama akan sampai pulalah pada saat memudar daya gunanya. Daripada
mendatangkan kerugian yang besar bagi pihak sekolah maka barang tersebut lebih
baik disingkirkan/dihapus saja.
Yang dimaksud dengan penghapusan adalah kegiatan yang mempunyai tujuan
untuk menghapuskan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan,
penghapusan mempunyai arti:
1. mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang lebih besar, yang
disebabkan oleh:
a. Pengeluaran yang semakin besar untuk pemeliharaan/perbaikan barangbarang yang kondisinya semakin buruk.
b. Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barangbarang lain yang karena beberapa sebab tidak dipergunakan lagi.
25 Ibrahim Bafadal, Ibid., hlm.59
26 Ibrahim Bafadal, Ibid., hlm.61

17

2. meringankan beban kerja inventarisasi

3. membebaskan barang dari tanggung jawab satuan organisasi yang mengurusnya
menurut peraturan dan ketentuan yang berlaku.27
Walaupun penghapusan barang-barang ada keuntungannya tetapi tidaklah
gampang bagi suatu instansi untuk mengadakan penghapusan.
Barang-barang yang dapat dihapuskan dari daftar inventaris harus memenuhi
salah satu atau lebih dari syarat-syarat di bawah ini:
1. Dalam keadan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan
lagi
2. Perbaikan akan menelan biaya yang besar sekali sehingga merupakan
pemborosan uang Negara.
3. secara teknis dan ekonomis kegunaan tidak seimbang dengan biaya
pemeliharaan.
4. Penyusutannya berada di luar kekuasaan pengurus barang (misalnya bahanbahan kimia).
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini, misalnya mesin hitung yang
sudah diganti dengan kalkulator, arau mesin tulis biasa yang sudah harus
diganti dengan IBM.
6. Barang kelebihan yang jika disimpan lebih lama, akan rusak dan tidak dapat
dipakai lagi.
7. Ada penurunan efektifitas kerja, misalnya dengan mesin tulis baru sebuah
konsep dapat diselesaikan dalam waktu lima hari, tetapi dengan mesin tulis
yang hampir rusak harus diselesaikan dalam waktu 10 hari.
8. Dicuri, terbakar, diselewengkan, musnah akibat bencana alam, dan sebagainya.
Untuk melakukan penghapusan atau penyingkiran (afkeur) pelaksana harus
memperhatikan tahap-tahap sebagai berikut:
1. Pemilihan barang yang akan dihapuskan dilakukan setiap tahun bersamaan
dengan waktu memperkirakan kebutuhan.
2. Memperhitungkan faktor-faktor penyingkiran dan penghapusan ditinjau dari segi
nilai uang.
3. Membuat surat pemberitahuan kepada atasan bahwa akan diadakan penyingkiran
dengan menyebutkan barang-barang yang hendak disingkirkan.

27 Piet A. Sahertian, Dimensi Administrasi (Surabaya: Usaha Nasional,1994), hlm. 198

18

4.

Melaksanakan
menghibahkan

penyingkiran
kepada

dengan

badan/orang

cara-cara
lain

mengadakan

atau

membakar.

lelangan,
Proses

penghapusan/penyingkiran harus disaksikan oleh atasan

5. Membuat berita acara tentang pelaksanaan penyingkiran.28
Sebagaimana disampaikan oleh Ary H. Gunawan, dalam pelaksanaan
penghapusan dikenal dua jenis cara, yaitu:
1. Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor lelang Negara.
Prosedurnya adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Penjualan oleh Pimpinan Unit Utama (Rektor,
Kopertis, dsb) yang bersangkutan.
b. Melaksanakan sesuai prosedur lelang.
c. Mengikuti cara pelanggan yang berlaku.
d. Pembuatan risalah lelang oleh kantor lelang, yang menyebutkan
banyaknya nama barang, keadaan barang yang dilelang serta nama dan
alamat pelelang serta harga jualnya.
e. Pembayaran uang lelang yang disetorkan pada kas Negara, selambatlambatnya tiga hari kerja setelah hari lelang.
f. Biaya lelang dan biaya lainnya (dana sosial, MPO, dsb) yang dibebankan
pada pembeli/pemenang lelang.
2. Pemusnahan
Terhadap barang barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai surat
keputusan untuk/harus dimusnahkan, maka pemusnahannya dilakukan unit
kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah
setempat (minimal Lurah/Kades) dan atau kepolisian Negara, serta mengikuti
segala tata cara pemusnahan yang berlaku (dibakar, dikubur, dsb).29

28 Suharsimi Arikunto, op.cit., hlm. 89

29 Ary Gunawan, op.cit., hlm. 151

19

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat dimpulkan bahwa:
1. Manajemen sarana dan prasarana adalah segenap proses penataan yang bersangkutan
dengan pengadaan, pendayagunaan dan pengelolaan sarana pendidikan agar tercapai
tujuan yang telah ditetapkan secar efektif.
2. Tujuan manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah memberikan pelayanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya
proses pendidikan secara efektif dan efisien.
3. Prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelola sarana dan prasarana pendidikan di
sekolah yaitu: Prinsip pencapaian tujuan, Prinsip efisiensi, Prinsip Administratif, Prinsip
kejelasan tanggung jawab, Prinsip Kekohesifan.
4. Ruang lingkup Manajemen sarana dan prasarana pendidikan dilihat dari segi prasarana
dibedakan menjadi dua yakni bangunan dan prasarana umum.
5. Dalam pelaksanaan proses manajemen sarana dan prasarana pendidikan itu meliputi:
pengadaan, pendistribusian, pemakaian dan pemeliharaan, inventarisasi dan penghapusan.

20