Anda di halaman 1dari 41

BAB IV

TATA LAKSANA PELAYANAN


A. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan
suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan
administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan Kefarmasian.
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang efektif untuk
menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Dalam ketentuan Pasal 15 ayat (3) UndangUndang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa Pengelolaan Alat
Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit harus dilakukan
oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Alat Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi
sistem satu pintu berupa alat medis habis pakai/peralatan non elektromedik, antara lain alat
kontrasepsi (IUD), alat pacu jantung, implan, dan stent.
Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan formularium,
pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien melalui Instalasi Farmasi
Rumah Sakit. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi
Rumah Sakit, sehingga tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi Rumah
Sakit.
Tujuan
-

Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien


Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
Meningkatkan kompetensi / kemampuan tenaga farmasi
Mewujudkan system informasi manajemen berdaya guna dan tepat guna
Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

Kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
meliputi:

1. Pemilihan

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan:
a. formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi
b. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah

ditetapkan
c. pola penyakit
d. efektifitas dan keamanan
e. pengobatan berbasis bukti
f. mutu
g. harga
h. ketersediaan di pasaran
Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional. Formularium
Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun oleh Tim Farmasi
dan Terapi (TFT) yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.
Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi Obat, dan
penyedia Obat di Rumah Sakit. Evaluasi terhadap Formularium Rumah Sakit harus secara
rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah Sakit.
Penyusunan dan revisi Formularium Rumah Sakit dikembangkan berdasarkan pertimbangan
terapetik dan ekonomi dari penggunaan Obat agar dihasilkan Formularium Rumah Sakit yang
selalu mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan pengobatan yang rasional.
Tahapan proses penyusunan Formularium Rumah Sakit:
a. membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik Fungsional (SMF)
berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan medik;
b. mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi;
c. membahas usulan tersebut dalam rapat Tim Farmasi dan Terapi (TFT), jika diperlukan
dapat meminta masukan dari pakar;
d. mengembalikan rancangan hasil pembahasan Tim Farmasi dan Terapi (TFT), dikembalikan
ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik;
e. membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF;
f. menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit;
g. menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan

h. melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan melakukan
monitoring

kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit:


a. mengutamakan penggunaan Obat generik;
b. memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan penderita;
c. mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas;
d. praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan;
e. praktis dalam penggunaan dan penyerahan;
f. menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien;
g. memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya
langsung dan tidak lansung; dan
h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based medicines)
yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang terjangkau.
Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium Rumah Sakit, maka Rumah
Sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau pengurangan Obat dalam
Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan indikasi penggunaaan, efektivitas,
risiko, dan biaya.
2. Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan
hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah,
tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode
yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan
antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
a. anggaran yang tersedia;
b. penetapan prioritas;
c. sisa persediaan;
d. data pemakaian periode yang lalu;
e. waktu tunggu pemesanan; dan
f. rencana pengembangan

3. Perhitungan Kebutuhan
Pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode :
a. Metode Kosumsi
perhitungan kebutuhan dengan metode kosumsi didasarkan pada data riel kosumsi
perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah perbekalan
farmasi yang dibutuhkan adalah :
- Pengumpulan dan pengolahan data
- Analisa data untuk informasi dan evaluasi
- Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
- Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana
b. Metode Morbiditas / epidemiologi
dinamakan metode morbiditas karena dasar perhitungan adalah jumlah kebutuhan
perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load) yang harus
dilayani. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi
berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead
time)
langkah-langkah dalam metode ini adalah :
- Menentukan jumlah pasien yang dilayani
- Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit
- Menyediakan formularium/standard/pedoman perbekalan farmasi
- Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
- Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia
c. Kombinasi Metode Kosumsi dan Morbiditas
acuan yang digunakan yaitu :
- DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit dan kebijakan setempat yang
berlaku
- Data rekam medic
- Anggaran yang tersedia
- Penetapan prioritas
- Pola penyakit
- Sisa persediaan
- Data penggunaan periode yang lalu

- Rencana pengembangan
4. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang akan
datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya diikuti dengan evaluasi
Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
- Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi
- Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik/terapi
- Kombinasi ABC dan VEN
- Revisi daftar perbekalan farmasi
a. Analisa nilai ABC
Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh sebagian kecil atau beberapa jenis
perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan farmasi dapat memakan anggaran besar
karena penggunaannya banyak, atau harganya mahal. Dengan analisis ABC jenis-jenis
perbekalan farmasi dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut.
Evaluasi ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang
banyak atau apakah ada alternatif sediaan lain yang lebih efisiensi biaya (mis merek
dagang ain, bentuk sediaan lain, dsb). Evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan farmasi
yang menyerap biaya terbanyak juga lebih efektif dibandingkan evaluasi terhadap
perbekalan farmasi yang relatif memerlukan anggaran sedikit. ABC bukan singkatan
melainkan suatu penamaan yang menunjukkan peringkat/rangking dimana urutan dimulai
dengan yang terbaik/terbanyak.
Prosedur:
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu
urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran/rupiah terbanyak. Urutan langkah
sbb:
a. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode
perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan untuk tiap
nama dagang. Kelompokkan kedalam jenis/ kategori, dan jumlahkan biaya per jenis
kategori perbekalan farmasi.
b. Jumlahkan anggaran total, jitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi
terhadap anggaran total.
c. Urutkan kembali jenis- jenis perbekalan farmasi diatas, mulai dengan jenis yang
memakan prosentase biaya terbanyak.

d. Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.


e. Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap 70% anggaran total (biasanya
didominasi oleh beberapa jenis perbekalan farmasi saja).
- Perbekalan Farmasi kategori A menyerap anggaran 70%
- Perbekalan Farmasi kategori B menyerap anggaran 20%
- Perbekalan Farmasi kategori C menyerap anggaran 10%
b. Analisa VEN
Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN adalah singkatan dari V =
vital, E = Esensial, N = Non-Esensial. Jadi melakukan analisis VEN artinya menentukan
prioritas kebutuhan suatu perbekalan farmasi. Dengan kata lain, menetukan apakah suatu
jenis perbekalan farmasi termasuk vital (harus tersedia), esensial (perlu tersedia), atau nonesensial (tidak prioritas untuk disediakan).
Kriteria VEN
Kriteria yang umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan sebagai berikut:
- Vital (V) bila perbekalan farmasi tersebut diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan
(life saving drugs), dan bila tidak tersedia akan meningkatkan risiko kematian.
- Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan
penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien.
- Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk
penyakit yang sembuh sendiri (self-limiting desease), perbekalan farmasi yang
diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai
kelebihan manfaat dibanding perbekalan farmasi sejenis lainnya, dll.
c. Analisis Kombinasi ABC dan VEN
Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah benar-benar
jenis perbekalan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan penyakit terbeanyak.
Dengan kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dati VEN. Sebaliknya, jenis
perbekalan farmasi dengan status N harusnya masuk kategori C. Digunakan untuk
menetapkan prioritas untuk pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai dengan
kebutuhan.
V
E
N

A
VA
EA
NA

B
VB
EB
NB

C
VC
EC
NC

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya


adalah: Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas utama untuk dikurangi atau
dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB
menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas
berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga
kurang lakukan langkah selanjutnya. Pendekatan yang sama dengan pada saat pengurangan
obat pada criteria NC, NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB, dan
EA.
d. Revisi daftar perbekalan farmasi
Bila langkah-langkah dalam analisis ABC maupun VEN terlalu sulit dilakukan atau
diperlukan tindakan cepat untuk mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai langkah awal
dapat dilakukan suatu evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya dengan melakukan revisi
daftar perencanaan perbekalan farmasi. Namun, sebelumnya, perlu dikembangkan dahulu
kriterianya, perbekalan farmasi atau nama dagang apa yang dapat dikeluarkan dari daftar.
Manfaatnya tidak hanya dari aspek ekonomik dan medik, tetapi juga dapat berdampak
positif pada beban penanganan stok.
5. PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan disetujui, melalui:
a. pembelian
b. produksi/pembuatan sediaan farmasi
c. sumbangan/droping/hibah.
Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender) merupakan suatu metode
penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada
dua atau lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada kritera berikut: mutu produk,
reputasi produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan
pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan, dan
pengemasan.
Tujuan pengadaan : mendapatkan perbekalan farmasi
dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik,
pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancer dan tidak memerlukan tenaga serta waktu

Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:


1. Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi
2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja (harga kontrak = visible cost + hidden
cost), sangat penting utuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu
(misalnya persyaratan masa kadaluwarsa, sertifikat analisa/standar mutu, harus
mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus
untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran
bagi semua pihak, dan lain-lain.
3. Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu, dan tempat. Beberapa
jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa kadaluwarsa relatif pendek harus
diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu harus dihindari pengadaan dalam
jumlah besar. Guna menjamin tata kelola perbekalan farmasi yang baik, dalam
proses pengadaan harus diperhatikan adanya:
1. Prosedur yang transparan dalam proses pengadaan
2. Mekanisme penyanggahan bagi peserta tender yang diolak penawarannya.
3. Prosedur tetap untuk pemeriksaan rutin consignments (pengiriman).
4. Pedoman tertulis mengenai metode pengadaan bagi panitia pengadaan
5.Pernyataan

dari

anggota

panitia

pengadaan

bahwa

yang

bersangkutan

tidakmempunyai konflik kepentingan.


6. SOP dalam pengadaan.
7. Kerangka acuan bagi panitia pengadaan selama masa tugasnya.
8. Pembatasan masa kerja anggota panitia pengadaan misalkan maksimal 3 tahun.
9. Standar kompetensi bagi anggota tim pengadaan, panitia harus mempunyai
Sertifikat Pengadaan Barang dan Jasa.
10. Kriteria tertentu untuk menjadi anggota panitia pengadaan terutama: integritas,
kredibilitas, rekam jejak yang baik.
11. Sistem manajemen informasi yang digunakan untuk melaporkan produk
perbekalan farmasi yang bermasalah.
12. Sistem yang efsien untuk memonitor post tender dan pelaporan kinerja pemasok
kepada panitia pengadaan.
13. Audit secara rutin pada proses pengadaan.
A. PEMBELIAN

Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi.


Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No. 94 tahun 2007 tentang Pengendalian dan
Pengawasan atas Pengadaan dan Penyaluran Bahan Obat, Obat Spesifik dan Alat
Kesehatan yang Berfungsi Sebagai Obat dan Peraturan Presiden RI No. 95 tahun 2007
tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Proses pembelian mempunyai
beberapa langkah yang baku dan merupakan siklus yang berjalan terus-menerus sesuai
dengan kegiatan rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai dengan mereview daftar
perbekalan farmasi yang akan diadakan, menentukan jumlah masing-masing item yang
akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih
rekanan, membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman barang, menerima barang,
melakukan pembayaran serta menyimpan kemudian mendistribusikan Ada 4 metode pada
proses pembelian.
a. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini lebih menguntungkan.
Untuk pelaksanaannya memerkukan staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian
penuh.
b. Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan
tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat
dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang
terbuka.
c. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak
dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
d. Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga tertentu,
relatif agak lebih mahal.
Pemasok Obat Untuk Instalasi Farmasi
Pemasok adalah suatu organisasi/ lembaga yang menyediakan atau memasok produk atau
pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya adalah Industri
Farmasi atau Pedagang Besar Farmasi. Untuk memperoleh obat atau sediaan obat yang
bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang
memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu komponen dari Praktek
Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah pemilihan pemasok yang memenuhi persyaratan

Kriteria Umum Pemilihan Pemasok


IFRS harus menetapkan kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit.
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit adalah, tetapi tidak terbatas
pada hal berikut:
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan
penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:
a. Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku
b. Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat
c. Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena mutu yang buruk
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajiban sebagi pemasok produk obat yang selalu
tersedia dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang terendah
Identifikasi Pemasok Sediaan Farmasi Yang Mungkin Untuk Rumah Sakit
IFRS harus melakukan proses untuk mengidentifikasi pemasok sediaan farmasi yang
mungkin. Proses itu mencakup, tetapi tidak terbatas hanya pada kombinasi dari berbagai
komponen berikut:
1. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok, berdasarkan evaluasi dokumen dan
evaluasi di lapangan. Pemasok harus mengizinkan apoteker rumah sakit untuk
menginspeksi sistem mutu manufaktur dan pengendalian mutu
2. Menganalisis informasi tentang unjuk kerja pemasok, dan harus dikembangkan ketetapan
serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk mengases kehandalan pemasok dan
menghindari subjektivitas. Kurangnya ketetapan serta kriteria untuk menetapkan pemasok
yang ditolak menimbulakan keraguan pada kejujuran proses pengadaan.
3. Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi secara visual sampel sediaan obat,
kemasan dan penandaan.
4. Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada), mengkaji hasil uji
laboratorium pihak ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok
yang telah diakreditasi
5. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang dipublikasikan oleh pengguna lain
atau informasi dari berbagai rumah sakit lain

6. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau yang disuplai oleh pemasok
7. Mengkaji mutu produk, harga, unjuk kerja penghataran, dan tanggapan pemasok jika ada
masalah
8. Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan mengevaluasi kemampuan yang mungkin
untuk mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara efisien dan dalam jadwal
9. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan penderita)
10. Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan pemasok
11. Mengases finansial guna memastikan kelangsungan hidup pemasok dalam seluruh periode
suplai yang diharapkan
12. Kemampuan layanan dan dukungan
13. Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber

B. PRODUKSI
Produksi perbekalan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan membuat,
merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril
untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria
perbekalan farmasi yang diproduksi:
a. Sediaan farmasi dengan formula khusus
b. Seidaan farmasi dengan mutu sesuai standar denan harga lebih murah
c. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
d. Seidaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
e. Sediaan farmasi untuk penelitian
f. Sediaan nutrisi parenteral
g. Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika
h. Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
Jenis Sediaan Farmasi yang Diproduksi
1. Produksi steril
- Sediaan steril
- Total parenteral nutrisi
- Pencampuran obat suntik / sediaan intravena
- Rekonstitusi sediaan sitostatika
- Pengemasan kembali
2. Produksi nonsteril
- Pembuatan puyer
- Pembuatan sirup

Pembuatan salep
Pengemasan kembali
Pengenceran

Persyaratan teknis produk


1. produk steril
Persyaratan teknis / untuk produksi steril :
a. Ruangan aseptis,
b. Peralatan: Laminar air flow (horizontal dan vertikal), autoclave, oven,
cytoguard, alat pelindung diri, dan lain-lain
c. SDM: petugas terlatih
1) Pembuatan sediaan steril
Contoh: pembuatan methylen blue, triple dye, paten blue, aqua steril.
2) Total Parenteral Nutrisi (Nutrisi Parenteral Pelengkap)
TPN adalah nutrisi dasar yang diperlukan bagi penderita secara
intravena yang kebutuhan nutrisinya tidak dapat terpenuhi secara
enteral.
Contoh:
- Campuran sediaan karbohidrat, protein, lipid, vitamin, mineral,
untuk kebutuhan perorangan.
- Mengemas kedalam kantong khusus untuk nutrisi
3) Pencampuran obat suntik/Sediaan Intravena (IV-admixture)
Penyiapan produk steril (pencampuran sediaan intravena dan irigasi)
adalah suatu bagian penting dari sistem pengendalian perbekalan
farmasi. Prosesnya yaitu pencampuran sediaan steril ke dalam larutan
intravena steril untuk menghasilkan suatu sediaan steril yang bertujuan untuk penggunaan
intravena. Prosesnya menggunakan teknik aseptic.Produk intravena yang digunakan dalam
rumah sakit harus memenuhi pernyaratan umum sbb:
1. Sesuai persyaratan terapeutik dan farmasetik (misalnya bebas dari obat yang tidak
tercampurkan)
2. Bebas dari kontaminan mikroba dan pirogen
3. Bebas dari partikulat pada tingkat yang dapat diterima dan kontaminan toksis lainnya.
Contoh:
- Mencampur sediaan intravena kedalam cairan infuse
- Melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang sesuai
- Mengemas menjadi sediaan siap pakai
Keuntungan pelayanan pencampuran obat suntik:

1. Terjaminnya sterilitas produk obat suntik


2. Terkontrolnya kompatibilitas perbekalan farmasi
3. Terjaminnya kondisi penyimpanan yang optimum sebelum dan
sesudah pencampuran
4. Efisiensi
5. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan pencampuran
perbekalan farmasi
6. Terjaminnya mutu produk
7. Terjaminnnya keamanan petugas terhadap keterpaparan dan
kontaminasi produk
2. Produk Nonsteril
Persyaratan teknis produksi non-steril:
a. Ruangan khusus untuk pembuatan
b. Peralatan: peracikan, pengemasan
c. SDM: petugas terlatih
Contoh produksi non-steril:
1. Pembuatan sirup
Sirup yang dibuat di rumah sakit: OBH, Inadryl loco, kloralhidrat
2. Pembuatan salep
Salep sulfadiazin, salep AAV, salep 2-4
3. Pengemasan kembali
Alkohol, H2O2, Povidon Iodin, washbensin
4. Pengenceran
Antiseptik dan Desinfektan
Sediaan farmasi yang diproduksi oleh IFRS harus akurat dalam identitas, kekuatan,
kemurnian, dan mutu. Oleh karena itu, harus ada pengendalian proses dan produk untuk
semua sediaan farmasi yang diproduksi atau produksi sediaan ruah dan pengemasan yang
memenuhi syarat. Formula induk dan batch harus terdokumentasi dengan baik (termasuk
hasil pengujian produk). Semua tenaga teknis harus harus di bawah pengewasan dan terlatih.
Kegiatan pengemasan dan penandaan harus mempunyai kendali yang cukup untuk mencegah
kekeliruan

dalam

pencampuran

produk/kemasan/etiket.

Nomor

lot

untuk

untuk

mengidentifikasi setiap produk jadi dengan sejarah produksi dan pengendalian, harus
diberikan pada tiap batch. Cara pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dan standar internasional
ISO 9001 adalah standar sistem mutu yang harus diterapkan, agar mutu produk yang
dihasilkan selalu konsisten memenuhi persyaratan resmi dan persyaratan rumah sakit serta

memenuhi kepuasan konsumen. Apoteker disarankan untuk membuat sediaan farmasi dengan
potensi dan kemasan yang dibutuhkan untuk terapi optimal, tetapi tidak tersedia dipasaran.
Dalam hal ini, harus diperhatikan persyaratan stabilitas, kecocokan rasa, kemasan, dan
pemberian etiket dari berbagai produk yang dibuat.
C. SUMBANGAN / HIBAH / DROPING
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/sumbangan, mengikuti kaidah
umum pengelolaan perbekalan farmasi reguler. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai
untuk menunjang pelayanan kesehatan disaat situasi normal.
6. Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan
aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.
Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:
Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa
Barang harus bersumber dari distributor utama
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)
Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin
Expire date minimal 2 tahun
Setelah barang yang diorder tersebut datang, barang tersebut diterima bersama dengan faktur
dan di periksa oleh petugas gudang farmasi. Petugas gudang memeriksa tanggal kadaluarsa
dari obat tersebut dan nomor faktur. Bila barang yang diperiksa telah sesuai dengan faktur,
kemudian faktur tersebut ditanda tangani oleh petugas yang menerima di bagian gudang.
Setelah itu, barang dimasukkan ke dalam gudang dan dicatat pada kartu stok
7. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan
perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta
gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah :
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan san
alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistem informasi yang
selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya
dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dan pemakai dengan cara ini maka secara
tidak langsung terjadi efisiensi.
PENGATURAN TATA RUANG
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan
pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sbb:
1. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut:
a) Gudang menggunakan sistem satu lantai,jangan menggunakan sekat-sekat karena akan
membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan
pintu untuk mempermudah gerakan.
b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang
dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.
2. Sirkulasi udara yang baik
salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya sirkulasi udara
yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup
dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki
kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal
untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas
angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.
3. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara
dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet:

Sirkulasi udara dari bawah dan perlingungan terhadap banjir


Peningkatan efisiensi penanganan stok
Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak
Pallet lebih murah dari pada rak

4. Kondisi penyimpanan khusus

Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi daru keungkinan
terputusnya arus listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu

terkunci.
Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan
khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

5. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton,
dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau
dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala,
untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.
PENYUSUNAN STOK PERBEKALAN FARMASI
Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan
pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah berikut:
1. Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out) dalam
penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluwarsanya
lebih awal atau yang dietrima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya
perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan
umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya lebih awal.
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.
3. Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur , udara, cahaya
5.

dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.


Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan

farmasi dalam dengan perbekalan farmasi perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan
farmasi tetap dalam boks masing-masing.
8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi
stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat
dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis.
9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari
sumber anggaran yang berbeda.
8. Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk
pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
menunjang pelayanan medis.
Tujuan pendistribusian: Tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit

pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah


Buat alur barang dan proses yang terjadi pada setiap titik monitor.
Jenis Sistem Distribusi
Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan
farmasi di lingkungannya. Adapun metode yang dimaksud antara lain:
1. RESEP PERORANGAN
Resep perorangan adalah order/resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini
perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep.
Keuntangan resep perorangan, yaitu:
a. Semua resep/order dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian memberikan
keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung.
b. Memberikan kesempatan interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat, dan
pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat.
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien.
Kelemahan/Kerugian sistem resep perorangan, yaitu:
a. Memerlukan waktu yang lebih lama
b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan
2. SISTEM DISTRIBUSI PERSEDIAAN LENGKAP DI RUANG
Definisi sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan pengantaran
sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan yang ditulis dokter pada order perbekalan farmasi,
yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil dosis/unit
perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada pasien di ruang
tersebut. Dalam sistem persediaan lengkap di ruangan, semua perbekalan farmasi yang
dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi, kecuali perbekalan
farmasi yang jarang digunakan.
Keuntungan persediaan lengkap di ruang, yaitu:
a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS.
c. Mengurangi penyalinan order perbekalan farmasi.
Kelemahan persediaan lengkap di ruang, yaitu:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi
tidak dikaji oleh apoteker.

b. Persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan


yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu, kurang diperhatikan oleh
perawat.
c. Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi tinggi.
d. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan
farmasi yang sesuai di setiap ruangan perawatan pasien.
e. Diperlukan waktu tambahan lagi bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi.
f. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
Sistem distribusi persediaan lengkap ini hanya digunakan untuk kebutuhan gawat darurat dan
bahan dasar habis pakai.
Kerugian/kelemahan sistem distribusi perbekalan farmasi persediaan lengkap di ruang sangat
banyak. Oleh karena itu, sistem ini hendaknya tidak digunakan lagi. Dalam sistem ini,
tanggung jawab besar dibebankan kepada perawat, yaitu menginterpretasi order dan
menyiapkan perbekalan farmasi, yang sebetulnya adalah tanggung jawab apoteker. Dewasa
ini telah diperkenalkan sistem distribusi perbekalan farmasi desentralisasi yang melaksanakan
sistem persediaan lengkap di ruang, tetapi di bawah pimpinan seorang apoteker. Jika sistem
desentralisasi ini dilakukan, kekurangan dari sistem distribusi perbekalan farmasi persediaan
lengkap di ruang akan dapat diatasi.
3. SISTEM DISTRIBUSI DOSIS UNIT (Unit Dose Dispensing =UDD)
Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang disorder oleh dokter
untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing
dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu
tertentu. Istilah dosis unit sebagaimana digunakan rumah sakit, berhubungan dengan jenis
kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan kemasan itu. Pasien membayar hanya
perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja. Konsep kemasan dosis bukan suatu inovasi baru
bagi kefarmasian dan kedokteran karena industry farmasi telah membuat unit tunggal untuk
sampel dan pada tahun terakhir telah dibuat menjadi prosuk kemasan tunggal yang dijual ke
rumah sakit, untuk melayani resep. Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah
tanggung jawab IRS, hal itu tidak dapat dilakukan di rumah sakit tanpa kerja sama dengan
staf medik, perawatan pimpinan rumah sakit dan staf administratif. Jadi, dianjurkan bahwa
suatu panitia perencana perlu ditetapkan untuk mengembangkan pendekatan penggunaan
suatu sistem distribusi dosis unit. Kepemimpinan dari panitia ini seharusnya datang dari
apoteker IFRS yang menjelaskan kepada anggota lain tentang konsep distribusi perbekalan
farmasi dosis unit. Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah metode dispensing

dan pengendalian perbekalan farmasi yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. Sistem
dosis unit dapat berbeda dalam bentuk, tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit. Akan
tetapi, unsur khusus berikut adalah dasar dari semua sistem dosis unit, yaitu:
Perbekalan farmasi dikandung dalam kemasan unit tunggal; di-dispensing dalam bentuk siap
konsumsi; dan untuk kebanyakan perbekalan farmasi tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis,
diantarkan ke atau tersedia pada ruang perawatan pasien setiap saat. Sistem distribusi dosis
unit dapat dioperasikan dengan salah satu daru 3 metode di bawah ini, yang pilihannya
tergantung pada kebijakan dan kondisi rumah sakit.
a. Sistem distribusi dosis unit sentralisasi. Sentralisasi dilakukan oleh IFRS sentral ke
semua unit rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan. Artinya, di rumah sakit itu
mungkin hanya satu IFRS tanpa adanya depo/satelit IFRS di beberapa unit pelayanan.
b. Sistem distribusi dosis unit desentralisasi dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS
di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan
sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, hanya saja sistem distribusi
desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan
dan pengendalian oleh IFRS sentral.
c. Dalam sistem distribusi dosis unit kombinasi sentralisasi dan desentralisasi,
biasanya hanya dosis awal dan dosis keadan darurat dilayani depo/satelit IFRS. Dosis
selanjutnya dilayani oleh IFRS sentral. Semua pekerjaan tersentralisasi yang lain,
seperti pengemasan dan pencampuran sediaan intravena juga dimulai dari IFRS
sentral.
Keuntungan
Beberapa keuntungan sistem distribusi dosis unit yang lebih rinsi sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.

Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsinya saja.


Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS.
Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi.
Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan.
Meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non profesional yang lebih

efisien.
6. Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi.
7. Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara keseluruhan sejak
dari dokter menulis resep/order sampai pasien menerima dosis unit
8. Sistem komunikasi pengorderan dan distribusi perbekalan farmasi bertambah baik.
9. Apoteker dapat datang ke unit perawatan/ruang pasien, untuk melakukan konsultasi
perbekalan farmasi, membantu memberikan masukan kepada tim, sebagai upaya yang
diperlukan untuk perawatan psaien yang lebih baik.

10. Peningkatan dan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi


menyeluruh.
11. Memberikan peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi.
Kelemahan:
1. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
2. Meningkatnya biaya operasional
4. SISTEM DISTRIBUSI KOMBINASI
Definisi: sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep/order individual
sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas. Perbekalan
farmasi yang disediakan di ruangan adalah perbekalan farmasi yang diperlukan oleh banyak
penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya adalah perbekalan farmasi yang harganya
murah mencakup perbekalan farmasi berupa resep atau perbekalan farmasi bebas.
Keuntungan sistem distribusi kombinasi yaitu:
a. Semua resep/order perorangan dikaji langsung oleh apoteker.
b. Adanya kesempatan berinteraksi dengan profesional antara apoteker, dokter, perawat
dan pasien/keluarga pasien.
c. Perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien.
Rancangan Sistem Distribusi
Mendisain suatu distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit memerlukan:
1. Analisis sitematik dari rasio manfaat-biaya dan perencanaan operasional. Setelah
sistem diterapkan, pemantauan kinerja dari evaluasi mutu pelayanan tetap diperlukan
guna memastikan bahwa sistem berfungsi sebagaimana dimaksudkan.
2. Jumlah ruangan dalam sistem, cakupan geografis dan tata ruang rumah sakit, populasi
3.

pasien.
Kualitas dan kuantitas staf.

Beberapa bentuk permintaan perbekalan farmasi dari dokter kepada IFRS, yaitu:
a. Menggunakan resep yang dibuat rangkap dua, asli dikirim ke IFRS, sedangkan
tembusan disimpan pada rekam medik.
b. Formulir order dari ruangan gawat inap langsung ke IFRS, contoh dari RSHS.
c. Menggunakan faksimili, dari ruangan pasien, order/resep dokter dikirim melalui
faksimili. Hal ini tentu cukup mahal, akan tetapi untuk ruangan pasien yang jauh dari
IFRS, hal ini menguntungkan terutama dalam sistem distribusi perbekalan farmasi
sentralisasi.
d. Komputerisasi, dari sistem komputer, dokter memasukan order ke dalam komputer,
disimpan, dan order dicetak oleh IFRS. Untuk sistem demikian, rumah sakit harus

menyediakan ketentuan dan/atau prosedur untuk melindungi data, mencegah akses


dan perubahan data oleh orang tidak berwenang terhadap order/resep perbekalan
farmasi tersebut.
9. Pengendalian
Definisi: Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya
sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga
tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit unit pelayanan.
Tujuan : agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi
di unit-unit pelayanan
Kegiatan pengendalian mencakup:
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini
disebut stok kerja.
2. Menentukan:
Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak
mengalami kelurangan/kekosongan
3. Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai
pemesanan sampai obat diterima.
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan
kefarmasian adalah sbb:
Rekaman pemberian obat
Rekaman/catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk menyiapkan
obat sebelum pemberian. Pada formulir ini perawat memeriksa obat yang diberikan sewaktu
perawat berpindah dari pasien satu ke pasien lain dengan kereta obat. Dengan formulir ini
perawat dapat langsung merekam/mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya
sesuai petunjuk.
Pengembalian obat yang tidakdigunakan
Semua perbekalan farmasi yang belum diberikan kepada pasien rawat tinggal harus tetap
berada dalam kereta dorong atau alat bantu angkut apapun. Hanya perbekalan farmasi dalam
kemasan tersegel yang dapat dikembalikan ke IFRS. perbekalan farmasi yang dikembalikan
pasien rawat jalan tidak boleh digunakan kembali. Prosedur tentang pengembalian perbekalan
farmasi ini perlu dibuat oleh KFT bersama IFRS, perawat dan administrasi rumahsakit.
Pengendalian obat dalam ruang bedah dan ruang pemulihan
Sistem pengendalian obat rumah sakit harus sampai ke bagian bedah, apoteker harus
memastikan bahwa semua obat yang digunakan dalam bagian ini tepat order, disimpan,

disiapkan, dan dipertanggungjawabkan sehingga pencatatan perlu dilakukan seperti


pencatatan di IFRS.
10. Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak
terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat
usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang
sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku.
Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun
mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang sub standard
Sediaan perbekalan farmasi yang rusak
IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan dan kadaluwarsa
perbekalan farmasi serta penanganannya, IFRS harus diberi tahu setiap ada produk
perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat staf medik.
Penanganannya sebagai berikut:
1. Catatan dari manufaktur seperti nama dan nomor batch sediaan perbekalan farmasi
harus tertera pada resep pasien rawat jalan, order/P-3 pasien rawat tinggal, rekaman
pengendalian kemasan dan pada daftar persediaan dan etiket yang bersangkutan.
2. Dokumen tersebut no 1 (resep, order perbekalan farmasi, dan sebagainya) dikaji
untuk menetapkan penerima (pasien dan unit rawat) no batch perbekalan farmasi
yang ditarik.
3. Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, arus disampaikan kepada
penerima bahwa mereka mempunyai produk perbekalan farmasi yang akan ditarik
itu. Untuk pasien rawat jalan, peringatan harus dilakukan sedemikian agar tidak
menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan. Tetapi pasien harus dijamin mendapat
penggantian perbekalan farmasi yang ditarik. Pimpinan rumah sakit, perawat, dan staf
medik harus diberi tahu setiap penarikan perbekalan farmasi. Beberapa penjelasan
juga harus diberitahukan kepada pasien yang menerima perbekalan farmasi yang
ditarik.
4. Memeriksa semua catatan pengeluaran, kepada pasien mana perbekalan farmasi
diberikan guna mengetahui keberadaan sediaan farmasi yang ditarik.

5. Mengkaranti na semua produk yang ditarik, diberi tanda jangan gunakan sampai
produk

perbekalan

farmasi

tersebut

diambil

oleh

atau

dikembalikan

ke

pabrik/produsennya
11. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan
Pencatatan merupakan suatu keguatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan
farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan
petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan
harus ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital
maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu
Stok dan Kartu Stok Induk.
Fungsi:
a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,
b.

pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).


Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis

perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.


c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan
distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam
tempat penyimpanan.
Hal-hal yang harus diperhatikan:
a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan
b. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
c. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok.
d. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
Informasi yang didapat:
a.
b.
c.
d.
e.

Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)


Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa
Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

Manfaat informasi yang didapat:


a.
b.
c.
d.
e.
f.

Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi


Penyusunan laporan
Perencanaan pengadaan dan distribusi
Pengendalian persediaan
Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian
Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS

KARTU STOK INDUK


Fungsi:
1. Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa).
2. Tiap lembar kartu stok induk hanya diperuntukkan mencatat dan mutasi 1 (satu) jenis
perbekalan farmasi yang berasal dari semua sumber anggaran.
3. Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi perbekalan
farmasi
4. Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :
Alat kendali bagi Kepala IFRS terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam

tempat penyimpanan
Alat bantu untuk penyusunan laporan perencanaan pengadaan dan distribusi serta

pengendalian persediaan.
Hal-hal yang harus diperhatikan:
1. Kartu stok induk diletakkan di ruang masing-masing penanggung jawab
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3.
Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Pelaporan
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi,
tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan:
- Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
- Tersedianya informasi yang akurat
- Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
- Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Komputerisasi
Banyak tugas/fungsi penanganan informasi dalam seistem pengendalian perbekalan farmasi
(misalnya, pengumpulan, perekaman, penyimpanan, penemuan kembali, meringkas,
mengirimkan, dan informasi penggunaan perbekalan farmasi) dapat dilakukan lebih efisien
dengan komputer daripada sistem manual. Akan tetapi, sebelum sistem pengendalian
perbekalan farmasi dapat dikomputerisasi. Suatu studi yang teliti dan komprehensif dari
sistem manual yang ada, wajib dilakukan. Studi ini harus mengidentifikasi aliran data di
dalam sistem dan menetapkan berbagai fungsi yang dilakukan dan hubungan timbal balik

berbagai fungsi itu. Informasi ini kemudian digunakan sebagai dasar untuk mendisain atau
mengevaluasi secara prospektif suatu sistem komputer.
B. Formularium
Seleksi obat merupakan salah satu cara yang dapat ditempuh untuk mengendalikan
pembiayaan obat terhadap pengadaan dan stok obat7. Tujuan seleksi obat bertujuan agar
dapat menerapkan secara tepat asas substitusi generik dan asas pertukaran terapi untuk
menjamin terapi obat bermutu tinggi, untuk pemilihan dan aplikasi terapi yang tepat,
memastikan kualitas obat, mengendalikan pembiayaan obat, bersaing baik dari segi kualitas,
penyimpanan, distribusi, dan prosedur pembuatan dengan harga yang rendah untuk
meningkatkan keuntungan, meningkatkan kualitas hidup pasien dengan obat yang cost
effective dan berdasarkan EBM. Seleksi obat meliputi evaluasi dan asesmen data bioekivalen,
karakteristik penyimpanan, dispensing dan konsumsi (pemberian), harga dan informasi
produk yang relevan. Seleksi obat dalam formularium meliputi pemilihan distributor,
penyeleksian distributor, penambahan atau penghapusan obat baru setelah disetujui oleh PFT.
Sistem formularium adalah suatu metode yang digunakan staf medik dari suatu rumah sakit
yang bekerja melalui PFT, mengevaluasi, menilai, dan memilih dari berbagai zat aktif obat
dan produk obat yang tersedia, yang dianggap paling berguna dalam perawatan penderita.
Sistem formularium menetapkan pengadaan, penilisan, dispensing, dan pemberian suatu obat
dengan nama dagang atau obat dengan nama generik apabila obat itu tersedia dalam dua
nama tersebut. Hasil utama dari pelaksanaan sistem formularium adalah formularium rumah
sakit. Formularium adalah himpunan obat yang diterima/disetujui oleh Panitia Farmasi dan
Terapi untuk digunakan di rumah sakit dan dapat direvisi pada setiap batas waktu yang
ditentukan. Tujuan utama dari formularium adalah menyediakan bagi staf rumah sakit, yaitu :
1) informasi tentang produk obat yang telah disetujui oleh PFT digunakan di rumah sakit; 2)
informasi terapi dasar tiap produk yang disetujui; 3) informasi tentang kebijakan dan prosedur
rumah sakit yang menguasai penggunaan obat, dan 4) informasi khusus tentang obat seperti
pedoman menetapkan dosis dan nomogram, singkatan yang disetujui untuk penulisan
resep/order dan kandungan natrium dari berbagai obat formularium. Sistem pembuatan
formularium adalah suatu sistem dimana prosesnya tetap berjalan terus, dalam arti kata bahwa
sementara Formularium itu digunakan oleh staf medis, di lain pihak Panitia Farmasi dan
Terapi mengadakan evaluasi dan menentukan pilihan terhadap produk obat yang ada di
pasaran, dengan lebih mempertimbangkan kesejahteraan pasien.

Proses penyusunan formularium ada beberapa tahap, yaitu: (1) mendata semua obat yang ada
dalam stok rumah sakit, (2) mengedarkan daftar stok obat yang tersedia dan formulir
pengajuan obat untuk masuk dalam formularium, (3) rapat anggota PFT untuk mendiskusikan
pembuatan formularium, (4) mengundang dokter SMF untuk membahas kriteria seleksi obat
dan usulan obat yang akan dimasukkan ke dalam formularium RS, (5) menyusun formularium
rumah sakit berdasarkan hasil-hasil rapat dengan dokter spesialis.
Susunan Formularium harus terdiri atas 3 bagian pokok:
a. Bagian pertama: informasi tentang kebijakan dan prosedur Rumah Sakit tentang obat
b. Bagian kedua: monografi obat yang diterima masuk formularium
c. Bagian ketiga: informasi khusus
Komposisi Formularium : Halaman judul, Daftar nama anggota Panitia Farmasi dan Terapi,
Daftar Isi, Informasi mengenai kebijakan dan prosedur di bidang obat, Produk obat yang
diterima untuk digunakan, dan Lampiran.
Formularium terdiri atas :
a. Daftar Formularium (Formulary list) : suatu daftar produk obat yang disetujui digunakan
dalam suatu rumah sakit tertentu, terdiri atas nama generik, kekuatan dan bentuk;
b. Panduan Formularium (Formulary manual) : mengandung ringkasan informasi obat, pada
umumnya termasuk nama generik, indikasi penggunaan, kekuatan, bentuk sediaan,
posologi, toksikologi, jadwal pemberian, kontraindikasi, efek samping, kualitas yang
direkomendasikan di-dispensing, dan informasi penting yang harus diberikan kepada
penderita.
Kriteria pemilihan obat essensial berdasarkan DOEN : 1. Memiliki ratio manfaat resiko
(benefit-risk-ratio) yang paling menuntungkan penderita; 2. Mutu terjamin, termasuk
stabilitas dan bioavailabilitas; 3. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan; 4. Praktis
dalam penggunaan dan penyerahan yang disesuaikan dengan tenaga, sarana dan fasilitas
kesehatan; 5. Menuntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh penderita; 6.
Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit cost-ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya langsung
dan tidak langsung; 7. Bila terdapat lebih dari 1 pilihan yang memiliki efek terapi yang
serupa, pilihan dijatuhkan pada : obat yang sifatnya paling banyak diketahui berdasarkan data
ilmiah, sifat farmakokinetik yang diketahui paling menguntungkan, stabilitasnya lebih baik,
mudah diperoleh dan telah dikenal; 8. Obat jadi kombinasi tetap : hanya bermanfaat bagi
penderita dalam bentuk kombinasi tetap, harus menunjukkan khasiat dan keamanan yang

lebih tinggi daripada masing-masing komponen, perbandingan dosis komponen kombinasi


tetap merupakan perbandingan yang tepat untuk sebagian besar panderita yang memerluakan
kombinasi tersebut, kombinasi tetap harus meningkatkan rasio manfaat-biaya (benefit-costratio), antibiotik kombinasi tetap harus dapat mencegah atau mengurangi terjadinya resistensi
dan efek merugikan lainnya.
Kriteria berikut digunakan oleh Komite Ahli WHO pada Pemilihan dan Penggunaan Obat
Esensial: obat yang dipilih berdasarkan data kemanjuran dan keamanan yang tersedia dari
studi klinis, dan penggunaan umum dalam berbagai pengaturan medis; Setiap obat yang
dipilih harus tersedia dalam bentuk di mana kualitas yang memadai, termasuk
bioavailabilitas, dapat dipastikan, stabilitas di bawah kondisi penyimpanan; Bila dua atau
lebih obat-obatan tampak serupa dalam hal di atas, pilihan dibuat atas dasar evaluasi yang
cermat yaitu dilihat dari khasiat, keamanan, kualitas, harga dan ketersediaan; Sebagai
perbandingan biaya antara obat-obatan, biaya pengobatan total, dan tidak hanya biaya satuan
obat, harus dipertimbangkan. Apabila obat tidak sepenuhnya mirip, pemilihan harus
dilakukan atas dasar analisis biaya-efektivitas; Dalam beberapa kasus, pilihan juga dapat
dipengaruhi oleh faktor lain, seperti farmakokinetik, atau dengan pertimbangan seperti
ketersediaan fasilitas untuk penyimpanan atau produsen; Sebagian besar obat-obatan esensial
harus dirumuskan sebagai senyawa tunggal. Fixed-ratio produk kombinasi yang dapat
diterima hanya bila dosis masing-masing bahan memenuhi persyaratan populasi tertentu;
Obat ditentukan oleh nama Nonproprietary internasional (INN) atau nama generik tanpa
mengacu pada nama merek atau produsen tertentu.
Panitia Farmasi dan Terapi adalah organisasi yang mewakili hubungan komunikasi antara
para staf medis dengan staf farmasi, sehingga anggotanya terdiri dari dokter yang mewakili
spesialisasi-spesialisasi yang ada di rumah sakit dan apoteker wakil dari Farmasi Rumah
Sakit, serta tenaga kesehatan lainnya.
Tujuan PFT adalah a. Menerbitkan kebijakan-kebijakan mengenai pemilihan obat,
penggunaan obat serta evaluasinya; b. Melengkapi staf profesional di bidang kesehatan
dengan pengetahuan terbaru yang berhubungan dengan obat dan penggunaan obat sesuai
dengan kebutuhan1. Panitia Farmasi dan Terapi harus mengadakan rapat secara teratur,
sedikitnya 2 (dua) bulan sekali dan untuk rumah sakit besar rapatnya diadakan sebulan sekali
untuk melakukan evaluasi terhadap formularium.
Susunan kepanitiaan Panitia Farmasi dan Terapi : a. Terdiri dari 3 (tiga) Dokter, Apoteker dan
Perawat; b. Ketua dipilih dari dokter yang ada di dalam kepanitiaan dan jika mempunyai ahli

farmakologi klinik, maka sebagai ketua adalah Farmakologi. Sekretarisnya adalah Apoteker
dari instalasi farmasi atau apoteker yang ditunjuk.
Peran atau tugas apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi adalah : Menjadi salah seorang
anggota panitia, Menetapkan jadwal pertemuan, Mengajukan acara yang akan dibahas dalam
pertemuan, Menyiapkan dan memberikan semua informasi yang dibutuhkan untuk
pembahasan dalam pertemuan, Mencatat semua hasil keputusan dalam pertemuan dan
melaporkan pada pimpinan rumah sakit, Menyebarluaskan keputusan yang sudah disetujui
oleh pimpinan kepada seluruh pihak yang terkait, Melaksanakan keputusan-keputusan yang
sudah disepakati dalam pertemuan, Menunjang pembuatan pedoman diagnosis dan terapi,
pedoman penggunaan antibiotika dan pedoman penggunaan obat dalam kelas terapi lain,
Membuat formularium rumah sakit berdasarkan hasil kesepakatan Panitia Farmasi dan Terapi,
Melaksanakan pendidikan dan pelatihan, Melaksanakan pengkajian dan penggunaan obat,
Melaksanakan umpan balik hasil pengkajian pengelolaan dan penggunaan obat pada pihak
terkait.
Tahapan pembuatan Sistem Formularium
1. Tahap Pertama
Pengkajian Populasi penederita dalam empat tahun terakhir berturut-turut dari rekaman
morbiditas RS TSb, lalu dibuat tabel berisi kelompok penyakit, sub kelompk penyakit, jumlah
dan persentase penderita tiap tahun. Pengelompokan penyakit berdasarkan ICD-10
( International Classification of Disease and related Health Problems)
2. Tahap Kedua
Penetapan peringkat penderita terbanyak pada tiap sub kelompok. Dibuat suatu tabel berisi
kelompok penyakit, subkelompok penyakit, jumlah dan persentasenya.
3. Tahap Ketiga
Penetapan peringkat penderita terbanyak tiap sub kelompok
4. Tahap Keempat
penetapan penyakit, gejala, penyebab, dan gol farmakologi obat . Dibuat tabel berisi sub
kelompok penyakit dan gol farmakologi obat dan bahan pendukung yang diperlukan untuk
tiap golongn farmakologi
5. Tahap Kelima
Penetapan nama obat yang diperlukan dalam tiap golongn farmakologi berdasarkan
AHFS.Dibuat tabel mengandung gol farmakologi, sub golongan farmakologi, nama obat dan
bahan pendukungnya.

Standar Pelayanan Medik adalah acuan/dasar yang dapat membantu dan membimbing dalam
diagnosis, pengobatan, tujuan pengobatan, dan pilihan pengobatan dan evaluasi hasil
pengobatan oleh dokter, perawat, apoteker, dan staf kesehatan lainnya dalam rangka
pemberian pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada pasien. Standar pelayanan medis
antara lain dapat berupa guidelines (pedoman-pedoman), skema-skema pengambilan
keputusan, termasuk prosedur kerja, maupun buku-buku. Standar pelayanan medis disusun
oleh Komite Medik.
Upaya peningkatan mutu sangat terkait dengan standar baik input, proses maupun outcome
maka penyusunan indikator mutu klinis yang merupakan standar outcome sangatlah penting.
Dalam organisasi rumah sakit sesuai dengan Pedoman Pengorganisasian Staf Medis dan
Komite Medis, masing-masing kelompok staf medis wajib menyusun indikator mutu
pelayanan medis. Dengan adanya penetapan jenis indikator mutu pelayanan medis diharapkan
masing-masing kelompok staf medis melakukan monitoring melalui pengumpulan data,
pengolahan data dan melakukan analisa pencapaiannya dan kemudian melakukan tindakan
koreksi.
Tujuan pelayanan medis adalah mengupayakan kesembuhan pasien secara optimal melalui
prosedur dan tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan, menjaga mutu dan menghasilkan
pelayanan yang efektif dan efisien, melindungi masyarakat dari praktek-praktek yang tidak
sesuai dengan standar professional, melindungi professi dari tuntutan masyarakat yang tidak
wajar, sebagai pedoman dalam pengawasan praktek dokter dan pembinaan serta peningkatan
mutu pelayanan kedokteran, memberikan panduan kepada tenaga kesehatan dalam hal
diagnosis dan pengobatan spesifik, membantu efisiensi dalam pemenuhan kebutuhan obat dan
menetapkan prioritas dalam pengadaannya.
Di Indonesia standar pelayanan medik yang diterbitkan oleh Departemen Kesehatan telah
disusun

pada

bulan

April

tahun

1992,

berdasarkan

Kepmenkes

No.436/MENKES/SK/VI/1993. Standar pelayanan medik ini disusun oleh Ikatan Dokter


Indonesia, sebagai salah satu upaya penertiban dan peningkatan manajemen rumah sakit
dengan memanfaatkan pendayagunaan segala sumber daya yang ada di rumah sakit.
Standar pelayanan harus ditetapkan untuk memelihara mutu pelayanan dan salah satunya
adalah dengan melakukan pemeliharaan formularium. Penggunaan Formularium telah
terbukti menjadi aset berharga untuk memberikan informasi obat kepada tenaga kesehatan.
SPM dapat memberikan informasi tentang diagnosis dan pengobatan sehingga sangat efektif
untuk di satukan. Jadi hubungan Formularium dan SPM saling berhubungan erat sebab dalam
formularium terdapat SPM

B. PELAYANAN KEFARMASIAN DALAM PENGGUNAAN OBAT DAN ALAT


KESEHATAN

Adalah pendekatan profesional yang bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat
dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien melalui
penerapan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan perilaku apoteker serta bekerja sama
dengan pasien dan profesi kesehatan lainnya.
Tujuan :
a. Meningkatkan mutu dan memperluas cakupan pelayanan farmasi di rumah sakit
b. Memberikan pelayanan farmasi yang dapat menjamin efektifitas, keamanan dan
efisiensi penggunaan obat
c. Meningkatkan kerjasama dengan pasien dan profesi kesehatan lain yang terkait dalam
pelayanan farmasi
d. Melaksanakan kebijakan obat di rumah sakit dalam rangka meningkatkan
penggunaan obat secara rasional
1. Pengkajian dan Pelayanan Resep
Pelayanan Resep dimulai dari penerimaan, pemeriksaan ketersediaan, pengkajian Resep,
penyiapan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai termasuk
peracikan Obat, pemeriksaan, penyerahan disertai pemberian informasi. Pada setiap tahap
alur pelayanan Resep dilakukan upaya pencegahan terjadinya kesalahan pemberian Obat
(medication error). Kegiatan ini untuk menganalisa adanya masalah terkait Obat, bila
ditemukan masalah terkait Obat harus dikonsultasikan kepada dokter penulis Resep. Apoteker
harus melakukan pengkajian Resep sesuai persyaratan administrasi, persyaratan farmasetik,
dan persyaratan klinis baik untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan.
Persyaratan administrasi meliputi:
a. nama, umur, jenis kelamin, berat badan dan tinggi badan pasien;
b. nama, nomor ijin, alamat dan paraf dokter;
c. tanggal Resep; dan
d. ruangan/unit asal Resep.
Persyaratan farmasetik meliputi:
a. nama Obat, bentuk dan kekuatan sediaan;
b. dosis dan Jumlah Obat;
c. stabilitas; dan
d. aturan dan cara penggunaan.
Persyaratan klinis meliputi:
a. ketepatan indikasi, dosis dan waktu penggunaan Obat;
b. duplikasi pengobatan;
c. alergi dan Reaksi Obat yang Tidak Dikehendaki (ROTD);
d. kontraindikasi; dan
e. interaksi Obat.

2. Penelusuran Riwayat Penggunaan Obat


Penelusuran riwayat penggunaan Obat merupakan proses untuk mendapatkan informasi
mengenai seluruh Obat/Sediaan Farmasi lain yang pernah dan sedang digunakan, riwayat
pengobatan dapat diperoleh dari wawancara atau data rekam medik/pencatatan penggunaan
Obat pasien. Tahapan penelusuran riwayat penggunaan Obat:
a. membandingkan riwayat penggunaan Obat dengan data rekam medik/pencatatan
penggunaan Obat untuk mengetahui perbedaan informasi penggunaan Obat;
b. melakukan verifikasi riwayat penggunaan Obat yang diberikan oleh tenaga kesehatan lain
dan memberikan informasi tambahan jika diperlukan;
c. mendokumentasikan adanya alergi dan Reaksi Obat yang Tidak Dikehendaki (ROTD);
d. mengidentifikasi potensi terjadinya interaksi Obat;
e. melakukan penilaian terhadap kepatuhan pasien dalam menggunakan Obat;
f. melakukan penilaian rasionalitas Obat yang diresepkan;
g. melakukan penilaian terhadap pemahaman pasien terhadap Obat yang digunakan;
h. melakukan penilaian adanya bukti penyalahgunaan Obat;
i. melakukan penilaian terhadap teknik penggunaan Obat;
j. memeriksa adanya kebutuhan pasien terhadap Obat dan alat bantu kepatuhan minum Obat
(concordance aids);
k.

mendokumentasikan Obat yang digunakan pasien sendiri tanpa sepengetahuan dokter; dan

l. mengidentifikasi terapi lain, misalnya suplemen dan pengobatan alternatif yang mungkin
digunakan oleh pasien.

Kegiatan:
a. penelusuran riwayat penggunaan Obat kepada pasien/keluarganya; dan
b. melakukan penilaian terhadap pengaturan penggunaan Obat pasien.
Informasi yang harus didapatkan:
a. nama Obat (termasuk Obat non Resep), dosis, bentuk sediaan, frekuensi penggunaan,
indikasi dan lama penggunaan Obat;
b. reaksi Obat yang tidak dikehendaki termasuk riwayat alergi; dan
c. kepatuhan terhadap regimen penggunaan Obat (jumlah Obat yang tersisa).

3. Rekonsiliasi Obat
Rekonsiliasi Obat merupakan proses membandingkan instruksi pengobatan dengan Obat yang
telah didapat pasien. Rekonsiliasi dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan Obat
(medication error) seperti Obat tidak diberikan, duplikasi, kesalahan dosis atau interaksi
Obat. Kesalahan Obat (medication error) rentan terjadi pada pemindahan pasien dari satu
Rumah Sakit ke Rumah Sakit lain, antar ruang perawatan, serta pada pasien yang keluar dari
Rumah Sakit ke layanan kesehatan primer dan sebaliknya.
Tujuan dilakukannya rekonsiliasi Obat adalah:
a. memastikan informasi yang akurat tentang Obat yang digunakan pasien;
b. mengidentifikasi ketidaksesuaian akibat tidak terdokumentasinya instruksi dokter; dan
c. mengidentifikasi ketidaksesuaian akibat tidak terbacanya instruksi dokter
Tahap proses rekonsiliasi Obat yaitu:
a. Pengumpulan data
Mencatat data dan memverifikasi Obat yang sedang dan akan digunakan pasien, meliputi
nama Obat, dosis, frekuensi, rute, Obat mulai diberikan, diganti, dilanjutkan dan
dihentikan, riwayat alergi pasien serta efek samping Obat yang pernah terjadi. Khusus
untuk data alergi dan efek samping Obat, dicatat tanggal kejadian, Obat yang
menyebabkan terjadinya reaksi alergi dan efek samping, efek yang terjadi, dan tingkat
keparahan.
Data riwayat penggunaan Obat didapatkan dari pasien, keluarga pasien, daftar Obat pasien,
Obat yang ada pada pasien, dan rekam medik/medication chart. Data Obat yang dapat
digunakan tidak lebih dari 3 (tiga) bulan sebelumnya.
Semua Obat yang digunakan oleh pasien baik Resep maupun Obat bebas termasuk herbal
harus dilakukan proses rekonsiliasi.
b. Komparasi
Petugas kesehatan membandingkan data Obat yang pernah, sedang dan akan digunakan.
Discrepancy atau ketidakcocokan adalah bilamana ditemukan ketidakcocokan/perbedaan
diantara data-data tersebut. Ketidakcocokan dapat pula terjadi bila ada Obat yang hilang,
berbeda, ditambahkan atau diganti tanpa ada penjelasan yang didokumentasikan pada
rekam medik pasien. Ketidakcocokan ini dapat bersifat disengaja (intentional) oleh dokter

pada saat penulisan Resep maupun tidak disengaja (unintentional) dimana dokter tidak
tahu adanya perbedaan pada saat menuliskan Resep.
c. Melakukan konfirmasi kepada dokter jika menemukan ketidaksesuaian dokumentasi.
Bila ada ketidaksesuaian, maka dokter harus dihubungi kurang dari 24 jam. Hal lain yang
harus dilakukan oleh Apoteker adalah:
1. menentukan bahwa adanya perbedaan tersebut disengaja atau tidak disengaja;
2. mendokumentasikan alasan penghentian, penundaan, atau pengganti; dan
3. memberikan tanda tangan, tanggal, dan waktu dilakukannya rekonsilliasi Obat
d. Komunikasi
Melakukan komunikasi dengan pasien dan/atau keluarga pasien atau perawat mengenai
perubahan terapi yang terjadi. Apoteker bertanggung jawab terhadap informasi Obat yang
diberikan.
4. Pelayanan Informasi Obat (PIO)

Pelayanan Informasi Obat (PIO) merupakan kegiatan penyediaan dan pemberian


informasi, rekomendasi Obat yang independen, akurat, tidak bias, terkini dan
komprehensif yang dilakukan oleh Apoteker kepada dokter, Apoteker, perawat, profesi
kesehatan lainnya serta pasien dan pihak lain di luar Rumah Sakit.
PIO bertujuan untuk:
a. menyediakan informasi mengenai Obat kepada pasien dan tenaga kesehatan di
lingkungan Rumah Sakit dan pihak lain di luar Rumah Sakit;
b. menyediakan informasi untuk membuat kebijakan yang berhubungan dengan
Obat/Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, terutama bagi
Tim Farmasi dan Terapi;
c.

Menunjang penggunaan Obat yang rasional.

Kegiatan PIO meliputi:


a. menjawab pertanyaan;
b. menerbitkan buletin, leaflet, poster, newsletter;
c. menyediakan informasi bagi Tim Farmasi dan Terapi sehubungan dengan penyusunan
Formularium Rumah Sakit;

d. bersama dengan Tim Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit (PKRS) melakukan


kegiatan penyuluhan bagi pasien rawat jalan dan rawat inap;
e. melakukan pendidikan berkelanjutan bagi tenaga kefarmasian dan tenaga kesehatan
lainnya; dan
f. melakukan penelitian.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam PIO:
a. sumber daya manusia;
b. tempat; dan
c. perlengkapan.

5. Konseling
Konseling Obat adalah suatu aktivitas pemberian nasihat atau saran terkait terapi Obat dari
Apoteker (konselor) kepada pasien dan/atau keluarganya. Konseling untuk pasien rawat
jalan maupun rawat inap di semua fasilitas kesehatan dapat dilakukan atas inisitatif
Apoteker, rujukan dokter, keinginan pasien atau keluarganya. Pemberian konseling yang
efektif memerlukan kepercayaan pasien dan/atau keluarga terhadap Apoteker.
Pemberian konseling Obat bertujuan untuk mengoptimalkan hasil terapi, meminimalkan
risiko reaksi Obat yang tidak dikehendaki (ROTD), dan meningkatkan cost-effectiveness
yang pada akhirnya meningkatkan keamanan penggunaan Obat bagi pasien (patient
safety).
Secara khusus konseling Obat ditujukan untuk:
a. meningkatkan hubungan kepercayaan antara Apoteker dan pasien;
b. menunjukkan perhatian serta kepedulian terhadap pasien;
c. membantu pasien untuk mengatur dan terbiasa dengan Obat;
d.

membantu pasien untuk mengatur dan menyesuaikan penggunaan Obat dengan


penyakitnya;

e. meningkatkan kepatuhan pasien dalam menjalani pengobatan;


f. mencegah atau meminimalkan masalah terkait Obat;
g. meningkatkan kemampuan pasien memecahkan masalahnya dalam hal terapi;
h. mengerti permasalahan dalam pengambilan keputusan; dan
i. membimbing dan mendidik pasien dalam penggunaan Obat sehingga dapat
mencapai tujuan pengobatan dan meningkatkan mutu pengobatan pasien.

Kegiatan dalam konseling Obat meliputi:


a. membuka komunikasi antara Apoteker dengan pasien;
b. mengidentifikasi tingkat pemahaman pasien tentang penggunaan Obat melalui
Three Prime Questions;
c. menggali informasi lebih lanjut dengan memberi kesempatan kepada pasien untuk
mengeksplorasi masalah penggunaan Obat;
d. memberikan penjelasan kepada pasien untuk menyelesaikan masalah pengunaan
Obat;
e. melakukan verifikasi akhir dalam rangka mengecek pemahaman pasien; dan
f. dokumentasi
Faktor yang perlu diperhatikan dalam konseling Obat:
1. Kriteria Pasien:
a. pasien kondisi khusus (pediatri, geriatri, gangguan fungsi ginjal, ibu hamil dan
menyusui);
b.

pasien dengan terapi jangka panjang/penyakit kronis (TB, DM, epilepsi, dan lainlain);

c.

pasien yang menggunakan obat-obatan dengan instruksi khusus (penggunaan


kortiksteroid dengan tappering down/off);

d.

pasien yang menggunakan Obat dengan indeks terapi sempit (digoksin,


phenytoin);

e.

pasien yang menggunakan banyak Obat (polifarmasi); dan

f.

pasien yang mempunyai riwayat kepatuhan rendah.

2. Sarana dan Peralatan:


a. ruangan atau tempat konseling; dan
b.

alat bantu konseling (kartu pasien/catatan konseling).

6. Visite
Visite merupakan kegiatan kunjungan ke pasien rawat inap yang dilakukan Apoteker secara
mandiri atau bersama tim tenaga kesehatan untuk mengamati kondisi klinis pasien secara
langsung, dan mengkaji masalah terkait Obat, memantau terapi Obat dan Reaksi Obat yang
Tidak Dikehendaki, meningkatkan terapi Obat yang rasional, dan menyajikan informasi
Obat kepada dokter, pasien serta profesional kesehatan lainnya.

Visite juga dapat dilakukan pada pasien yang sudah keluar Rumah Sakit baik atas
permintaan pasien maupun sesuai dengan program Rumah Sakit yang biasa disebut dengan
Pelayanan Kefarmasian di rumah (Home Pharmacy Care). Sebelum melakukan kegiatan
visite Apoteker harus mempersiapkan diri dengan mengumpulkan informasi mengenai
kondisi pasien dan memeriksa terapi Obat dari rekam medik atau sumber lain.
7. Pemantauan Terapi Obat (PTO)
Pemantauan Terapi Obat (PTO) merupakan suatu proses yang mencakup kegiatan untuk
memastikan terapi Obat yang aman, efektif dan rasional bagi pasien. Tujuan PTO adalah
meningkatkan efektivitas terapi dan meminimalkan risiko Reaksi Obat yang Tidak
Dikehendaki (ROTD).
Kegiatan dalam PTO meliputi:
a. pengkajian pemilihan Obat, dosis, cara pemberian Obat, respons terapi, Reaksi Obat
yang Tidak Dikehendaki (ROTD);
b. pemberian rekomendasi penyelesaian masalah terkait Obat; dan
c. pemantauan efektivitas dan efek samping terapi Obat.
Tahapan PTO:
a. pengumpulan data pasien;
b. identifikasi masalah terkait Obat;
c. rekomendasi penyelesaian masalah terkait Obat;
d. pemantauan; dan
e. tindak lanjut.
Faktor yang harus diperhatikan:
a. kemampuan penelusuran informasi dan penilaian kritis terhadap bukti terkini dan
terpercaya (Evidence Best Medicine);
b.

kerahasiaan informasi; dan

c.

kerjasama dengan tim kesehatan lain (dokter dan perawat).

8. Monitoring Efek Samping Obat (MESO)


Monitoring Efek Samping Obat (MESO) merupakan kegiatan pemantauan setiap respon
terhadap Obat yang tidak dikehendaki, yang terjadi pada dosis lazim yang digunakan pada
manusia untuk tujuan profilaksis, diagnosa dan terapi. Efek Samping Obat adalah reaksi Obat
yang tidak dikehendaki yang terkait dengan kerja farmakologi.

MESO bertujuan:
a. menemukan Efek Samping Obat (ESO) sedini mungkin terutama yang berat, tidak
dikenal, frekuensinya jarang;
b. menentukan frekuensi dan insidensi ESO yang sudah dikenal dan yang baru saja
ditemukan
c. mengenal semua faktor yang mungkin dapat menimbulkan/mempengaruhi angka
kejadian dan hebatnya ESO;
d. meminimalkan risiko kejadian reaksi Obat yang tidak dikehendaki; dan
e.

mencegah terulangnya kejadian reaksi Obat yang tidak dikehendaki.

Kegiatan pemantauan dan pelaporan ESO:


a. mendeteksi adanya kejadian reaksi Obat yang tidak dikehendaki (ESO);
b. mengidentifikasi obat-obatan dan pasien yang mempunyai risiko tinggi mengalami
ESO;
c.

mengevaluasi laporan ESO dengan algoritme Naranjo;

d. mendiskusikan dan mendokumentasikan ESO di Tim/Sub Tim Farmasi dan Terapi;


e. melaporkan ke Pusat Monitoring Efek Samping Obat Nasional.
Faktor yang perlu diperhatikan:
a. kerjasama dengan Tim Farmasi dan Terapi dan ruang rawat; dan
b. ketersediaan formulir Monitoring Efek Samping Obat.

9. Evaluasi Penggunaan Obat (EPO)


Evaluasi Penggunaan Obat (EPO) merupakan program evaluasi penggunaan Obat yang
terstruktur dan berkesinambungan secara kualitatif dan kuantitatif.
Tujuan EPO yaitu:
a. mendapatkan gambaran keadaan saat ini atas pola penggunaan Obat;
b.

membandingkan pola penggunaan Obat pada periode waktu tertentu;

c.

memberikan masukan untuk perbaikan penggunaan Obat; dan

d.

menilai pengaruh intervensi atas pola penggunaan Obat.

Kegiatan praktek EPO:


a. mengevaluasi pengggunaan Obat secara kualitatif; dan
b. mengevaluasi pengggunaan Obat secara kuantitatif.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan:

a. indikator peresepan
b. indikator pelayanan; dan
c. indikator fasilitas.
10. Dispensing Sediaan Steril
Dispensing sediaan steril harus dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit dengan teknik
aseptik untuk menjamin sterilitas dan stabilitas produk dan melindungi petugas dari paparan
zat berbahaya serta menghindari terjadinya kesalahan pemberian Obat.
Dispensing sediaan steril bertujuan:
a. menjamin agar pasien menerima Obat sesuai dengan dosis yang dibutuhkan;
b. menjamin sterilitas dan stabilitas produk;
c.

melindungi petugas dari paparan zat berbahaya; dan

d. menghindari terjadinya kesalahan pemberian Obat.


Kegiatan dispensing sediaan steril meliputi :
1. Pencampuran Obat Suntik
Melakukan pencampuran Obat steril sesuai kebutuhan pasien yang menjamin kompatibilitas
dan stabilitas Obat maupun wadah sesuai dengan dosis yang ditetapkan.
Kegiatan:
a. mencampur sediaan intravena ke dalam cairan infus;
b. melarutkan sediaan intravena dalam bentuk serbuk dengan pelarut yang sesuai; dan
c. mengemas menjadi sediaan siap pakai.
Faktor yang perlu diperhatikan:
a. ruangan khusus;
b. lemari pencampuran Biological Safety Cabinet; dan
c. HEPA Filter.

2. Penyiapan Nutrisi Parenteral


Merupakan kegiatan pencampuran nutrisi parenteral yang dilakukan oleh tenaga yang terlatih
secara aseptis sesuai kebutuhan pasien dengan menjaga stabilitas sediaan, formula standar
dan kepatuhan terhadap prosedur yang menyertai
Kegiatan dalam dispensing sediaan khusus:

a. mencampur sediaan karbohidrat, protein, lipid, vitamin, mineral untuk kebutuhan


perorangan; dan
b.

mengemas ke dalam kantong khusus untuk nutrisi.

Faktor yang perlu diperhatikan:


a. tim yang terdiri dari dokter, Apoteker, perawat, ahli gizi;
b. sarana dan peralatan;
c. ruangan khusus;
d. lemari pencampuran Biological Safety Cabinet; dan
e. kantong khusus untuk nutrisi parenteral.

3. Penanganan Sediaan Sitostatik


Penanganan sediaan sitostatik merupakan penanganan Obat kanker secara aseptis dalam
kemasan siap pakai sesuai kebutuhan pasien oleh tenaga farmasi yang terlatih dengan
pengendalian pada keamanan terhadap lingkungan, petugas maupun sediaan obatnya dari efek
toksik dan kontaminasi, dengan menggunakan alat pelindung diri, mengamankan pada saat
pencampuran, distribusi, maupun proses pemberian kepada pasien sampai pembuangan
limbahnya.
Secara operasional dalam mempersiapkan dan melakukan harus sesuai prosedur yang
ditetapkan dengan alat pelindung diri yang memadai.
Kegiatan dalam penanganan sediaan sitostatik meliputi:
a. melakukan perhitungan dosis secara akurat;
b. melarutkan sediaan Obat kanker dengan pelarut yang sesuai;
c. mencampur sediaan Obat kanker sesuai dengan protokol pengobatan;
d. mengemas dalam kemasan tertentu; dan
e. membuang limbah sesuai prosedur yang berlaku.
Faktor yang perlu diperhatikan:
a. ruangan khusus yang dirancang dengan kondisi yang sesuai;
b. lemari pencampuran Biological Safety Cabinet;
c. HEPA filter;
d. Alat Pelindung Diri (APD);
e. sumber daya manusia yang terlatih; dan
f. cara pemberian Obat kanker.

11. Pemantauan Kadar Obat dalam Darah (PKOD)


Pemantauan Kadar Obat dalam Darah (PKOD) merupakan interpretasi hasil
pemeriksaan kadar Obat tertentu atas permintaan dari dokter yang merawat
karena indeks terapi yang sempit atau atas usulan dari Apoteker kepada
dokter.
PKOD bertujuan:
a. mengetahui Kadar Obat dalam Darah; dan
b. memberikan rekomendasi kepada dokter yang merawat.
Kegiatan PKOD meliputi:
a. melakukan

penilaian

kebutuhan

pasien

yang

membutuhkan

Pemeriksaan Kadar Obat dalam Darah (PKOD);


b. mendiskusikan

kepada

dokter

untuk

persetujuan

melakukan

Pemeriksaan Kadar Obat dalam Darah (PKOD); dan


c. menganalisis hasil Pemeriksaan Kadar Obat dalam Darah (PKOD) dan
memberikan rekomendasi.