Anda di halaman 1dari 49

GRAND LOCERET HOTEL

(disusun untuk memenuhi tugas kelompok Sistem Informasi Akuntansi)

Disusun oleh:
-Nur Rokhmad Eka

(115020300111065)

Faisal Yoga R.

(125020302111008)

Vita Nur Fadhilah

(135020301111060)

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS (FEB)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
OKTOBER 2014

GRAND LOCERET HOTEL


(disusun untuk memenuhi tugas kelompok Sistem Informasi Akuntansi)

Disusun oleh:
-Nur Rokhmad Eka

(115020300111065)

Faisal Yoga R.

(125020302111008)

Vita Nur Fadhilah

(135020301111060)

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS (FEB)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
OKTOBER 2014
2

DAFTAR ISI

Cover
Halaman Judul............................................................................................................................ 2
Daftar Isi..................................................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN
1.1
1.2
1.3
1.4

DESKRIPSI PERUSAHAAN...................................................................................................... 4
STRUKTUR ORGANISASI....................................................................................................... 8
DESKRIPSI PEKERJAAN......................................................................................................... 11
KELOMPOK PRODUK........................................................................................................... 13

BAB II SIKLUS PENGHASILAN


2.1. RISIKO, AKIBAT, DAN PENGENDALIAN................................................................................ 15
2.2. PROSEDUR.......................................................................................................................... 16
2.3. FORMAT DOKUMEN........................................................................................................... 21
2.4. KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL..................................................................................... 22
2.5. FORMAT LAPORAN MANAJERIAL....................................................................................... 22
2.6. JURNAL STANDAR.............................................................................................................. 23
BAB III SIKLUS PEMBELIAN
3.1. RISIKO, AKIBAT, DAN PENGENDALIAN.............................................................................. 24
3.2. PROSEDUR PEMBELIAN.................................................................................................... 25
3.3. FORMAT DOKUMEN......................................................................................................... 28
3.4. KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL................................................................................... 31
3.5. FORMAT LAPORAN MANAJERIAL..................................................................................... 32
3.6. JURNAL STANDAR............................................................................................................. 34
BAB IV SIKLUS PENGGAJIAN
4.1. RISIKO, AKIBAT, DAN PENGENDALIAN.............................................................................. 35
4.2. PROSEDUR PENGGAJIAN.................................................................................................. 36
4.3. FORMAT DOKUMEN......................................................................................................... 38
4.4. KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL................................................................................... 40
4.5. FORMAT LAPORAN MANAJERIAL..................................................................................... 40
4.6. JURNAL STANDAR............................................................................................................. 41
LAMPIRAN............................................................................................................................... 42

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. DESKRIPSI PERUSAHAAN


Nama Perusahaan

: Grand Loceret Hotel (GLH: ji-el-eij)

Industri/Jasa

: Penginapan

Daerah Layanan

: Internasional

Alamat

: Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk

No. Telepon

: (0358) 333-878

Situs web

: www.glh.com

Grand Loceret Hotel adalah sebuah perusahaan hotel-manajemen yang berdiri pada tanggal 25
September 2014. Memiliki letak strategis tepat di jantung Kota Nganjuk, memungkinkan hotel
berbintang tiga ini dipilih sebagai tempat menginap ketika berlibur, menjalankan tugas kerja,
ataupun berbisnis. Strategis pula untuk mengakses berbagai obyek wisata di Nganjuk, seperti Air
Terjun Sedudo, Candi Ngetos, Goa Margo Tresno, juga Taman Rekreasi Anjuk Ladang (TRAL).
Halaman depan Grand Loceret Hotel memiliki space luas untuk parkir kendaraan. Area parkir
depan ini terhubung area parkir yang berada di samping bangunan utama hotel. Dari area parkir itu
terdapat sebuah lorong yang terhubung dengan bagian belakang hotel.
Pada halaman hotel tumbuh banyak pohon palm, sehingga membuat hotel terlihat sejuk dipandang.
Disitu pula terletak sebuah pos keamanan yang dijaga oleh security, juga terdapat portal penjaga
parkir di dekat pintu keluar. Grand Loceret Hotel memiliki ornamen Jawa klasik yang khas pada
bangunannya. Ornamen ini sangat terlihat jelas pada tata lobby hotel selebar 30m 2. Pada lobby
terdapat meja resepsionis dan front desk berornamen kayu khas Indonesia. Ditambah lagi dengan
adanya lounge yang dapat digunakan sebagai tempat bersantai tamu. Juga dilengkapi dengan toilet
umum dan perlengkapannya (satu toilet laki-laki, satu toilet wanita) di sudut lobby. Koridor selebar
1,6m pada lobby berada di antara bank dan money changer di sebelah kanan, juga biro perjalanan,
air line agent, dan souvenir shop di sebelah kiri. Untuk akses hingga lantai 6 disediakan pula lift di
bagian kanan lobby. Sebuah undakan berlapis kayu berkesan antik juga disediakan untuk akses
hingga ke lantai 6 Grand Loceret Hotel.
Di lantai 2, terdapat conventional room bernuansa Jawa klasik bekapasitas 300 orang. Desain di
dalamnya sangat mewah dengan nuansa dinding dan ornamen kayu kecoklatan. Juga terdapat dua
buah toilet umum serta perlengkapannya untuk laki-laki dan wanita di sudut ruangan.
Pada lantai 3, terdapat sebuah lorong memanjang tepat di depan jalan akses lift. Lorong ini
berkarpet merah pada bagian dasarnya. Terletak di antara kamar tamu, lorong didesain klasik pula,
lampu-lampu gantung antik menghiasi plafon dan sebagian lainnya diberi tambahan lampu tembok
bernuansa kuning keemasan.
4

Di lantai 4, hotel masih difungsikan sebagai kamar tamu, nuansanya sama persis dengan apa yang
terlihat di lantai 3. Ruang tamu terhitung 20 kamar, 20 lainnya berada di lantai 3.
Pada lantai 5, terdapat tempat gym dan toilet di sudut ruangan (satu toilet laki-laki, satu toilet
wanita). Di lantai ini pula terdapat drug store kedap suara, sehingga kebisingan dari drug store tidak
akan mengganggu tempat gym.
Lantai 6 difungsikan sebagai restoran untuk tamu dan umum. Restoran ini memiliki view
pegunungan hijau yang sangat eksotis dengan sebagian ruangan tertutup dan sebagian lagi tidak
berplafon (terbuka). Ruangan yang terbuka digunakan untuk penempatan coffee shop, selain juga
adanya bar di dalam restoran.
Sedangkan poliklinik, paramedis, butik, dan salon berada di bangunan yang terpisah dari gedung
utama. Letaknya berada tepat di belakang hotel yang juga tepat bersebelahan dengan taman
rumput hijau, lapangan golf, dan kolam renang (tersedia untuk dewasa dan anak-anak).
Dan ditambah dengan satu bangunan berlantai 2 yang terpisah dengan bangunan utama dan
bangunan poliklinik. Bangunan ini difungsikan untuk penempatan deluxe room dan family suite yang
ditawarkan Grand Loceret Hotel.
Dan disamping berbagai fasilitas mewah yang ditawarkan, Grand Loceret Hotel juga menyediakan
beragam atraksi budaya dan fasilitas rekreasi. Ditunjang pula dengan view sangat sempurna, yang
pada bagian selatannya mengadap Gunung Wilis yang memiliki pemandangan hijau tropis khas
pegunungan. Didukung dengan bangunan berornamen Jawa klasik, menjadikan Grand Loceret
Hotel layaknya sebuah istana di tengah Kota Nganjuk. Pelayanan berstandart internasional
menjadikan Grand Loceret Hotel sebagai hotel terbaik di Kota Nganjuk.
Kenyamanan tak terhingga khas Grand Loceret Hotel pun dapat dirasakan pada 43 kamar tamu
yang disediakan, termasuk 1 family suite dan 2 deluxe room. Juga terdapat sebuah convention hall
berkapasitas 1000 orang. Kelengkapan inilah yang menjadikan banyak pebisnis melakukan berbagai
kegiatan di Grand Loceret Hotel.

FASILITAS HOTEL
1. Kamar Tamu
Grand Loceret Hotel memiliki 43 kamar tamu. Terdiri dari 2 deluxe room, 1 famiy suite,
dan 40 kamar standart.
a. Family Suite (1 kamar)
Family suite terletak di gedung 2 lantai (Kamar No. 101). Terletak terpisah dengan
bangunan utama, tetapi dekat dengan kolam renang, poliklinik, butik, salon, taman, dan
lapangan golf. View yang ditawarkan adalah pemandangan hijau Gunung Wilis, dengan
fasilitas:
- Ruangan full AC
- Sarapan pagi gratis untuk 2 orang
- TV 21 flat screen, lengkap dengan saluran nasional dan internasional
- Ruang tamu
5

- Kamar mandi air panas & air dingin, dengan bathtub


- Mini bar
- Water jug elektrik
- Air mineral
- Gratis akses internet (wifi)
- Layanan laundry
- Layanan kamar 24 jam
- Tersedia pilihan twin bed dan double bed
b. Deluxe Room (2 kamar)
Deluxe room (Kamar No. 202 dan No. 203) terletak di gedung 2 lantai yang terpisah dari
bangunan utama hotel, namun dekat dengan kolam renang, poliklinik, butik, salon,
taman, dan lapangan golf. View yang ditawarkan adalah pemandangan hijau Gunung
Wilis, dengan fasilitas:
- Ruangan full AC
- Sarapan pagi gratis untuk 2 orang
- TV kabel
- Gratis akses internet (wifi)
- TV LCD
- Kamar mandi air panas & air dingin, dengan bathtub
- Coffee/tea maker
- Air mineral
- Layanan laundry
- Layanan kamar 24 jam
- Tersedia pilihan single bed dan double bed
c. Standard Room (40 kamar)
Strandard room berada di bangunan utama hotel lantai 3 dan lantai 4 (Kamar No. 301
No. 320 & No. 401 No. 420). View yang ditawarkan adalah pemandangan hijau Gunung
Wilis, dengan fasilitas:
- Air Conditioner
- TV LCD
- TV kabel
- Coffee/tea maker
- Free wifi
- Kamar mandi air panas & air dingin
- Layanan kamar 24 jam
- Tempat tidur double bed
2. Restoran dan Makanan
Grand Loceret Hotel memiliki sebuah restoran bernuansa khas Indonesia yang terletak di
lantai 6. Restoran memiliki view eksotis Gunung Wilis yang hijau, dengan sebagian ruangan
berada di dalam dan sebagian lagi terbuka di luar bangunan. Di bagian terbuka ini disediakan
sebuah coffee shop, selain juga ada bar di ruangan dalam. Makan malam disajikan dengan
gaya prasmanan. Sedangkan makan siang tersedia ala cafe (dari set menu). Orange Tree Cafe
dan Khaa Chang Cafe menyajikan seafood, masakan Thailand, dan internasional.

3. Kegiatan dan Olahraga


Dua kolam renang berada di bagian belakang hotel, termasuk satu untuk anak-anak. Dengan
biaya tambahan, tamu dapat menikmati snack di tepi kolam renang atau bersantai di sauna.
Kolam renang ini bersebelahan dengan teras matahari yang mampu menangkap sinar
matahari dengan sangat sempurna untuk berjemur. Pijat atau spa juga disediakan
berdekatan dengan kolam renang (biaya berlaku). Sedangkan untuk olahraga, tamu dapat
menikmati fasilitas gym yang ada di lantai 5 hotel atau bermain golf di lapangan golf di sisi
taman yang juga dekat dengan kolam renang.
4. Convention Hall
Convention hall Grand Loceret Hotel terletak di lantai 2. Hall ini didesain sangat indah
dengan kombinasi kayu pada dindingnya. Langit-langit berbentuk lengkung dengan lima
buah lampu gantung antik khas Indonesia serta ditambah lampu dinding yang menciptakan
efek pencahayaan sangat mengesankan. Convention hall ini berkapasitas 1000 orang yang
dapat digunakan sebagai tempat pertemuan untuk berbisnis maupun resepsi pernikahan,
dengan fasilitas:
- 1 kali makan
- 1 kali coffee break
- Permen
- Layar
- White board
- Board marker
- Alat tulis
- Wireless
- Sound system
- Dekorasi
- Taman mini
- Meja resepsionis
- Spanduk selamat datang, dan
- Pelayanan
5. Fasilitas Lain
a. Fasilitas akses internet nirkabel tersedia di tempat umum
b. Fasilitas pemesanan tur/tiket perjalanan dan layanan pernikahan
c. Drug store kedap suara
d. Fasilitas parkir tersedia gratis
e. Coffee shop
f. Bar
g. Bank
h. Money changer
i. Biro perjalanan dan air line agent
j. Souvenir shop

1.2. STRUKTUR ORGANISASI


Board of Directors
General Manager
Administrative Asst.
Departemen-departemen:
1. Human Resource
Membawahi:
Asst. Human Resource

: Pemilik Saham GLH


: Pak Yuki
: Eka

: Yoga
: Vita

2. Chief Engineer
Membawahi:
Engineer

: Faisal

3. Controller
Membawahi:
Purchasing Manager
Food & Beverage Controller
Storeroom Manager
Material Supplies Controller
Auditor
Accounts Receivable Manager
Accounts Payable Manager
Paymaster
Head Cashier

: Rokhmad

4. Chief Security
Membawahi:
Security

: Faisal

5. Food and Beverage


Membawahi:
Executive Chef
- Sous Chef
- Banquet Chef

: Guntur

Pastry Chef

Asst. Food and Beverage


- Restaurant Manager

: Lukman, Riski, Alfian, Toni, Vicky, Effendy, Angga,


Dika, Sandy, Arief

: Aji
: Purbo
: Budi
: Anjas
: Lasmono
: Burhan
: Burhan
: Reyhan
: Luna

: Ikhsan, Putra, Wawan, Tono, Daniel, Abi, Tian,


Yasin, Putri, Maya

: Tion
: Irfan, Deny, Rio, Nanda, Andriono
: Irfan, Deny, Rio, Nanda, Andriono, Tama, Rengga,
Yunus, Rama, Erick, Doni, Marwan, Adi, Abdiel,
Rizal
:Santoso, Krisna, Pamungkas, Sunar, Andre,
Freddy, Wiwit, Dian, Vivi, Meita
: Retno
: Kurnia

Room Service

Exce. Steward
- Steward

Beverage
- Asst. Beverage
Catering Manager
- Catering Sales Manager
- Banquet Manager
6. Marketing & Sales
Membawahi:
Sales
Public relations
Convention Service

Revenue Manager
7. Rooms Division Manager
Membawahi:
Housekeeper

Front Office Manager


- Reservations Manager
- Service Manager
- Bellboy

- Desk Clerk
- Web Admin
Laundry Manager

: Wahyu, Akhil, Fajar, Firman, Anton, Azka,


Askhanafi, Sutris, Oppi, Dimas, Raffi, Ego,
Munawar, Syahid, Pangat, Dayat, Bayu, Rosi,
Michael, Sudar
: Wanto
: David, Juan, Revi, Alamsyah, Badur, Bowo, Imam,
Tauvan, Ivan, Awan, Santo, Ridho, Deddy, Andry,
Ansyah, Wildan, Yanuar, Alfan, Alwan, Alwi, Juned,
Santoso, Rendy, Remi, Reffi, Mansyur, Salyan,
Javier, Juldan, Akbar
: Syahid
: Manda
: Sausan
: Malik
: Fendy
: Samyan
: Malik
: Malik
: Wahyu, Akhil, Fajar, Firman, Anton, Azka,
Askhanafi, Sutris, Oppi, Dimas, Raffi, Ego,
Munawar, Syahid, Pangat
: Bambang
: Hasan
: Lukman, Riski, Alfian, Toni, Vicky, Effendy, Angga,
Dika, Sandy, Arief, Rasya, Mardan, Syarif, Ghana,
Erdin, Zolnan, Zulfan, Romi, Disura, Rian, Affan,
Mardan, Milkan, Halnan, Gusti, Parjan, Ovin, Niko,
Dendi, Jenny, Jerry, Taufik, Sofyan, Royan, Kaka
: Rohman
: Oddy
: Muftan
: Hakan, Ari, Ridwan, Harun, Ricky, Nicky, Juno,
Randy, Prayit, Jono, Karman, Andi, Wahad, Barto,
Tindo, Ulum, Udin, Makka, Lutfi, Misbah, Sangja,
Kaltum, Walyan, Yerry, Zulfikar, Maga, Jarya,
Dewo, Digi, Kusno
: Deska, Ratna
: Mimin
: Tomo

Board of Directors
General Manager (1)

Human
Resource
(1)

Chief
Engineer
(1)

Asst. H.R.
(1)

Engineer
(10)

Controller (1)

Food & Bev. (1)

Chief
Security (1)
Security
(10)

Exec. Chef (1)

Sous
Chef (5)
Banquet
Chef (15)

Purchasing
Manager (1)
Auditor (1)
Food/Beverage
Controller (1)

Accounts Receivable
Manager (1)

Admin Asst. (1)

Pastry
Chef (10)

Asst. F & B (1)

Restaurant
Manager
(1)
Room
Service
(20)

Marketing &
Sales (1)
Exec.
Steward
(1)

Steward
(30)

Beverage
(1)

Asst.
Beverage
(1)

Catering (1)

Catering
Sales
Manager
(1)

Rooms
Division
Manager (1)

Sales (1)
Public
Relations
(1)

Housekeeper
(25)

Convention
Service (20)
Banquet
Manager
(1)

Revenue
Manager
(1)

91
Storeroom
Manager (1)

Material Supplier
Controller (1)

Accounts Payable
Manager (1)

Paymaster (1)

0
Front Office
Manager (1)

Laundry
Manager
(1)

Reservations
Manager (1)

Head Cashier (1)


Service
Manager (1)
Bellboy (30)
Desk Clerk (2)

Web Admin (1)

10

1.3. DESKRIPSI PEKERJAAN


Board of Directors
Bertugas mengawasi kegiatan hotel keseluruhan.
General Manager
Bertanggung jawab atas seluruh bagian hotel, termasuk menetapkan kebijakan hotel dengan
menentukan rencana dan tujuan hotel jangka pendek/panjang.
Administrative Asst.
Membantu mengelola segala macam administrasi kantor, membuat laporan ke manajer dan
meminta tanda tangan untuk manajer. Mereka peduli tentang telepon, janji, rapat, agenda, fasilitas
rapat, pengunjung, perjalanan, rutinitas, dan pengawasan.
Departemen-departemen:
1. Human Resource
Pengembangan sumber daya manusia, termasuk perekrutan tenaga kerja.
Membawahi:
Asst. Human Resource
Membantu tugas Manajer Human Resource, mengambil alih tanggung jawab jika
manajer mengambil cuti.
2. Chief Engineer
Membawahi:
Engineer
Melindungi aset, struktur bangunan, dinding, lantai, perabot, semua perlengkapan,
termasuk listrik dsb.
3. Controller
Pejabat tertinggi di bagian fungsi akuntansi dan keuangan hotel.
Membawahi:
Purchasing Manager
Mengatur pembelian persediaan restoran dan perlengkapan hotel.
Food & Beverage Controller
Mengontrol persediaan restoran.
Storeroom Manager
Mengontrol persediaan gudang hotel.
Material Supplies Controller
Bertanggung jawab atas persediaan perlengkapan hotel
Assistant Controller; membawahi:
Auditor
Menilai laporan keuangan internal hotel.
Accounts Receivable Manager
Bertanggung jawab atas segala penerimaan piutang hotel.
Accounts Payable Manager
Bertanggung jawab atas segala pembayaran utang hotel.

11

Paymaster
Mengatur pendanaan untuk penggajian karyawan hotel dan pajak.
Head Cashier
Bertanggung jawab atas team of cashiers, menyediakan training juga monitoring.
Juga bertanggung jawab atas penerimaan pembayaran berupa kas dan cek.
4. Chief Security
Membawahi:
Security
Bertanggung jawab atas keamanan hotel keseluruhan.
5. Food and Beverage
Membawahi:
Executive Chef; membawahi:
Sous Chef
Mengawasi penggunaan food commodities. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan
makanan. Menangani masalah yang memerlukan penangan langsung. Melakukan
penilaian penampilan kerja bawahan langsung.
Banquet Chef
Bertanggung jawab atas segala macam makanan perjamuan hotel.
Pastry Chef
Bertanggung jawab atas segala macam pembuatan kue kering, seperti pastries,
desserts, breads dsb.
Asst. Food and Beverage; membawahi:
Restaurant Manager
Bertanggung jawab atas semua karyawan bagian restaurant hotel.
Room Service
Bertanggung jawab atas semua pelayanan ruangan hotel untuk makanan dan
minuman.
Exce. Steward
Bertanggung jawab atas kinerja pelayan.
Membawahi:
Steward
Beverage; membawahi :
Asst. Beverage
Bertanggung jawab atas segala minuman hotel.
Catering Manager; membawahi:
Catering Sales Manager
Bertanggung jawab atas segala macam ketering hotel.
Banquet Manager
Bertanggung jawab atas perjamuan hotel.
6. Marketing & Sales
Bertanggung jawab atas segala jenis promosi dan penjualan.
Membawahi:
12

Sales
Bertanggung jawab atas penjualan hotel, seperti ketering dsb.
Public relations
Bertanggung jawab atas segala promosi hotel.
Convention Service
Bertanggung jawab atas segala macam pemenuhan pelayanan convention.
Revenue Manager
Bertanggung jawab terhadap segala macam pendapatan atas penjualan.

7. Rooms Division Manager


Membawahi:
Housekeeper
Bertanggung jawab atas penentuan cleaning equipment dan cleaning material yang
dibutuhkan hotel, juga menciptakan ruang yang nyaman seperti karpet tidak boleh
terlipat dsb.
Front Office Manager, membawahi:
Reservations Manager
Mengatur segala reservasi kamar atas visitor hotel.
Service Manager
Bertanggung jawab atas segala pelayanan tamu hotel.
Bellboy
Bertanggung jawab atas barang-barang bawaan tamu hotel.
Desk Clerk
Bertugas untuk menyambut kedatangan tamu pertama kali di hotel.
Web Admin
Bertanggung jawab atas situs web hotel, termasuk memosting berita-berita baru
hotel.
Laundry Manager
Bertanggung jawab atas jasa laundry yang ditawarkan hotel.
1.4. KELOMPOK PRODUK, FASILITAS, DAN LAYANAN KAMAR

Kamar
Tipe Kamar
Standard
Deluxe Room
Family Suite

Jumlah Kamar
40
2
1

Harga Kamar/malam
Rp. 250.000
Rp. 350.000
Rp. 500.000

Selain kamar, fasilitas lain yang diberikan oleh Grand Loceret Hotel adalah:
1. Restoran
2. Kolam renang
3. Fasilitas gym
13

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Fasilitas akses internet nirkabel di tempat umum


Fasilitas pemesanan tur/tiket perjalanan dan layanan pernikahan
Drug store kedap suara
Fasilitas parkir gratis
Coffee shop
Bar
Bank
Money changer
Biro perjalanan dan air line agent
Souvenir shop

14

BAB II
SIKLUS PENGHASILAN

2.1. RISIKO, AKIBAT, DAN PENGENDALIAN


1. Pemesanan via Online dan Telepon
RISIKO
Tamu kehilangan bukti
pemesanan online, berupa:
1. Bukti transfer
2. Form pemesanan kamar
online

AKIBAT
Front office kekurangan
barang bukti pemesanan
langsung dari tamu, yang
digunakan untuk laporan
keuangan

PENGENDALIAN
Mengadakan kerjasama yang
baik dengan bank yang
tertera, harus tersedia data
kedua yang dimiliki front
office

Tamu melakukan
pembatalan reservasi
mendadak

Front office harus mendata


ulang kamar terisi dan
kosong

Ketentuan bahwa uang muka


yang ditransfer oleh tamu
pemesan minimal 50% dari
harga kamar tidak bisa
kembali

Tamu melakukan perubahan


pilihan kamar

Harus dilakukan perubahan


data kamar

Form pemesanan kamar


harus diisi lengkap. Jika form
pemesanan kamar belum
terisi sepenuhnya, maka
sistem memberikan tanda
merah pada sub-sub form
pemesanan kamar yang
masih kosong

AKIBAT
Hotel menambah biaya
pengganti atas pakaian yang
hilang

PENGENDALIAN
Memberikan tanda
terperinci pada pakaian,
meletakkan tiap-tiap pakaian
pada kotak yang terpisah

Tamu melakukan kecurangan Hotel dirugikan karena harus


dengan mengaku pakaiannya mengeluarkan biaya ganti
hilang atau rusak
rugi atas pakaian tamu

Pada saat penyerahan


pakaian ke tamu, dilakukan
pengecekan daftar pakaian
dan jumlah item yang tertulis

Salah antar pakaian (tertukar


dengan pakaian tamu lain)

Memberikan tanda
terperinci pada pakaian,
meletakkan tiap-tiap pakaian

2. Pemesanan Jasa Laundry


RISIKO
Kehilangan pada pakaian
tamu

Bagian laundry harus


mengecek ulang bill laundry
tamu keseluruhan

15

pada kotak yang terpisah


Laundry kehilangan bill
laundry

Laundry harus membuat bill


baru

Selain informasi laundry dari


bill laundry, bagian laundry
harus mencatat data pada
komputer

3. Pemesanan Makanan via Telepon


RISIKO
Salah kirim pesanan
makanan

AKIBAT
Restoran melihat kembali
data pemesanan makanan
oleh tamu kemudian
mengantarkan pesanan ke
kamar yang seharusnya

PENGENDALIAN
Pengiriman makanan kepada
tamu disertai catatan yang
berisi No. Kamar dan Nama
Pesanan

Bill makanan yang dimiliki


restoran hilang

Kekurangan bukti
pemesanan makanan

Pencatatan pemesanan
makanan tamu pada buku
khusus sehingga bill yang
hilang dapat dibuat kembali
jika diperlukan

Tamu mengalami keracunan


atau alergi makanan

Hotel mengganti rugi biaya


berobat tamu di poliklinik
hotel

Mengontrol kehigienisan
tiap-tiap bumbu dan bahan
makanan yang digunakan
sehingga terjaga
kesteriliannya

Keterlambatan pengantaran
makanan pada tamu

Komplain tamu kepada pihak


hotel

Mengontrol jam masak tiaptiap jenis makanan

2.2. PROSEDUR
Beberapa prosedur yang mempengaruhi siklus penghasilan Grand Loceret Hotel antara lain:
1. Prosedur Pemesanan Kamar
a. Langsung
b. Online
c. Via telepon
2. Prosedur Check In
3. Penggunaan Jasa Laundry
4. Pemesanan Makanan via Telepon
5. Prosedur Check Out

16

1. Prosedur Pemesanan Kamar


a. Langsung
1. Tamu yang baru datang disambut oleh desk clerk dan ditanyai apa kebutuhan tamu. Jika
tamu berniat reservasi kamar, maka akan diarahkan ke front office, jika tamu hanya berniat
berkunjung ke restoran, maka tamu diarahkan ke lift yang menuju lantai 6.
2. Tamu datang ke front office.
3. Bagian front office menyambut dan menyapa tamu yang datang dengan kalimat Selamat
datang di GRAND LOCERET HOTEL, ada yang bisa kami bantu?
4. Tamu melakukan reservasi kamar.
5. Bagian front office memberikan daftar pilihan kamar kemudian mempersilakan tamu
memilih kamar pada daftar yang telah tersedia.
6. Tamu menyerahkan daftar pilihan kamar beserta Kartu Identitas (KTP/SIM/Lain-lain).
7. Front office mengecek kamar berdasarkan data kamar.
8. Jika kamar tidak tersedia, front office memberikan konfirmasi ke tamu.
9. Jika kamar tersedia,front office membuat kwitansi reservasi 2 rangkap. Rangkap pertama di
arsipkan ke front office, rangkap ke 2 diberikan kepada tamu beserta Kartu Identitas
(KTP/SIM/Lain-lain).
b. Online
1. Pemesan membuka website hotel (www.glh.com) kemudian membuka menu booking
online.
2. Pemesan memilih tanggal check in dan memasukkan lama inap.
3. Kemudian sistem mengeluarkan daftar kamar yang tersedia dan ketentuan-ketentuan
pemesanan.
4. Tamu memilih kamar dan mentransfer uang kepada pihak hotel guna melengkapi syarat
pendaftaran kemudian mencetaknya.
c. Via telepon
1. Tamu melakukan panggilan ke nomer hotel yang tertera pada website atau kartu nama
hotel.
17

2. Bagian front office mengangkat telepon dan menyapa dengan kalimat Selamat
malam/selamat siang/selamat pagi, dengan (nama pegawai) GRAND LOCERET HOTEL disini,
ada yang bisa kami bantu?
3. Tamu melakukan pemesanan via telepon.
4. Bagian front office menawarkan kamar yang tersedia.
5. Setelah tamu memutuskan kamar yang dipesan, tanggal check in dan check out, front office
menanyakan pembayaran via apa (misal ATM).
6. Front office memberikan nomer rekening hotel dan keterangannya.
7. Tamu melakukan pembayaran via ATM.
8. Front office menanyakan Apakah ada yang bisa kami dibantu lagi?
9. Jika ada, front office melanjutkan pembicaraan.
10. Jika tidak ada, front office mengucapkan terimakasih atas pemesanan kamar dan menutup
telepon.
2. Prosedur Check In
a. Check In dengan Reservasi Langsung
1. Tamu menyerahkan kwitansi reservasi dan Kartu Identitas (KTP/SIM/Lain-lain) ke bagian
front office.
2. Bagian front office mengecek data reservasi dan data kamar.
3. Jika data tidak ada, front office memberikan konfirmasi ke tamu.
4. Jika ada, bagian front office membuat kwitansi check in 2 rangkap. Rangkap pertama
diarsipkan ke front office, rangkap ke 2 diberikan kepada tamu.
5. Kemudian front office memberikan kunci dan member card. Selanjutnya tamu diantar
menuju kamar dengan penawaran jasa bellboy jika diperlukan.
b. Check In dengan Reservasi Online
1. Tamu datang ke bagian front office dengan menunjukkan bukti transfer dan bukti
pemesanan.
2. Front office mengecek bukti dan tanggal transaksi kemudian memasukkan data pada
komputer.
18

3. Front office memberikan formulir yang sudah dicetak (berisi data pemesanan) serta
membuat kwitansi check in 2 rangkap. Rangkap pertama diarsipkan ke front office, rangkap
ke 2 diberikan kepada tamu.
4. Front office memberikan kunci kamar dan member card dan mengantarkan tamu ke kamar
(menawarkan jasa bell boy jika diperlukan).
c. Check In dengan Reservasi via Telepon
1. Tamu datang ke hotel dan mengkonfirmasikan pemesanan kepada bagian front office
dengan menyerahkan bukti transfer.
2. Front office mengecek bukti dan tanggal transaksi kemudian memasukkan data pemesanan
pada komputer.
3. Front office memberikan formulir yang sudah dicetak (berisi data pemesanan) serta
membuat kwitansi check in 2 rangkap. Rangkap pertama diarsipkan ke front office, rangkap
ke 2 diberikan kepada tamu.
4. Front office memberikan kunci kamar dan member card kemudian mengantarkan tamu ke
kamar dengan menawarkan jasa bell boy jika diperlukan.
d. Check In tanpa Reservasi
1. Tamu menyerahkan Kartu Identitas (KTP/SIM/Lain-lain) ke bagian front office untuk check in
tanpa proses reservasi, namun jika kamar tidak tersedia, front office memberikan konfirmasi
ke tamu.
2. Jika kamar tersedia, bagian front office membuat kwitansi check in 2 rangkap. Rangkap
pertama diarsipkan ke front office, rangkap ke 2 diberikan kepada tamu.
3. Front office memberikan kunci kamar dan member card kemudian mengantarkan tamu ke
kamar dengan menawarkan jasa bell boy jika diperlukan.
3. Prosedur Penggunaan Jasa Laundry
1. Tamu menghubungi front office menggunakan jasa telephone kamar.
2. Bagian front office mengangkat telepon dan menyapa Selamat malam/selamat siang/selamat
pagi, dengan (nama pegawai) disini, ada yang bisa kami bantu?
3. Tamu melakukan pemesanan penggunaan jasa laundry (diikuti penyebutan nama tamu dan
nomer kamar).
4. Front office memanggil bagian laundry hotel dan memberikan nomer kamar tamu.

19

5. Bagian laundry hotel menuju kamar tamu dan mengambil pakaian.


6. Bagian laundry menanyakan Pakaian ini dicuci jadi satu, apa ada yang perlu dikelompokan?
(seperti jas, jaket, dll).
7. Bagian laundry membawa pakaian tamu kemudian memberi tanda pada bagian luar.
8. Bagian laundry membuat bill laundry 3 rangkap, rangkap pertama untuk bagian laundry,
rangkap kedua untuk diserahkan ke keuangan, dan rangkap ketiga untuk pihak tamu.
9. Bagian laundry mencuci, membersihkan serta merapikan pakaian kemudian mengantarkan
pakaian ke kamar tamu.
10. Bagian laundry menyerahkan pakaian kepada tamu dengan memberikan bill laundry.
4. Pemesanan Makanan via Telepon
1. Tamu menghubungi front office menggunakan jasa telepon kamar.
2. Bagian front office mengangkat telepon dan menyapa Selamat malam/selamat siang/selamat
pagi, dengan (nama pegawai) disini, ada yang bisa kami bantu?
3. Tamu memesan makan dari daftar menu yang telah sediakan pada tiap-tiap kamar (diikuti
penyebutan nomor kamar).
4. Bagian front office menghubungi pihak restoran, dan memesan makanan yang telah dipesan
oleh tamu serta memberikan informasi kamar tamu.
5. Bagian restoran memasak dan menyiapkan pesanan tamu.
6. Pelayan restoran mengantarkan makanan yang telah dipesan tamu.
7. Tamu menerima makanan.
8. Restoran memberikan makanan serta memberikan bill makanan dan mengucapkan SELAMAT
MENIKMATI HIDANGAN GRAND LOCERET HOTEL.
5. Prosedur Check Out
1. Tamu merapikan barangnya kemudian keluar menuju front office.
2. Tamu menyerahkan kwitansi yang diberikan oleh front office pada waktu reservasi dan juga
menyerahkan kunci kamar dan member card.
3. Bagian front office memeriksa kelengkapan yang diserahkan pihak tamu.
20

4. Bagian front office memberikan tagihan-tagihan selama menginap di hotel bila ada.
5. Kemudian front office memberikan kwitansi pembayaran kepada tamu (di dalamnya berisi
total tagihan selama menginap). Kwintasi tagihan dibuat 2 rangkap, satu untuk front office,
satu untuk tamu.
6. Tamu melakukan pembayaran.
7. Bagian front office mengucapkan Terima kasih, selamat berkunjung kembali di GRAND
LOCERET HOTEL.
2.3. FORMAT DOKUMEN
1. Data Tamu
No. KTP

Nama Lengkap

Alamat

Tempat Lahir

Tgl Lahir

No. Telepon

2. Data Kamar
No. Kamar

Nama Kamar

Harga Kamar

Status Kamar

3. Form Pemesanan Kamar (Room Reservation Form)


ROOM RESERVATION FORM

Mr/Mrs/Ms Last Name: __________________________________ First Name : ____________________________________


Address

: _________________________________________________________________________________

Telephone

: _________________________________________________________________________________

DP

: _________________________________________________________________________________

Room No.

: _________________________________________________________________________________

Check In

: _________________________________________________________________________________

Check Out

: _________________________________________________________________________________

Date: ______________________
Signature

21

4. Form Laundry (Guest Laundry Form)


GUEST LAUNDRY FORM
Guest Name

Room No .

Date

No

Name of Item

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Trouser
Shorts
Shirt
Blouse
T-Shirts
Vest
Sweater/jumper
Under-clothes (per piece)
Neck-tie
Socks (per pair)
Pajama/Night gown
Skirt
Dress
Swimming costume
Canvas shoe

Price per Unit

No. of Pieces
(Customer Please
Fill In)

Total Amount to be Paid

TOTAL AMOUNT

5. Kwitansi Pelunasan atau Pembayaran (dokumen terlampir)


2.4. KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL
Dari laporan manajerial yang telah disajikan, maka keputusan yang mungkin diambil oleh
manajemen antara lain:
a. Waktu perawatan peralatan dan perlengkapan kamar tamu dilakukan ketika kamar sedang
berada di waktu-waktu yang tidak sibuk ditempati.
b. Dalam laporan manajerial terdapat Laporan Data Sewa Kamar. Dari laporan tersebut dapat
diketahui jenis kamar yang paling sering disewa, sehingga pelayanan dapat dimaksimalkan
untuk kamar-kamar tertentu.
c. Dari Laporan Data Sewa Kamar, manajemen dapat menentukan tingkat keamanan yang
diperlukan sesuai dengan banyaknya kamar tamu yang terisi.
d. Dari Laporan Penerimaan per Petugas Kasir, manajemen dapat mengikhtisarkan berapa
pendapatan yang diterima, sehingga dapat diputuskan berapa jumlah investasi yang akan
ditanam.
2.5. FORMAT LAPORAN MANAJERIAL
Laporan yang dipakai di Grand Loceret Hotel antara lain:
1. Daftar Pemakaian Kamar [terisi, kosong] (terlampir)
22

2. Laporan Data Sewa Kamar (terlampir)


3. Penerimaan per Petugas Kasir (terlampir)
2.6. JURNAL STANDAR
Transaksi-transaksi yang terjadi di Grand Loceret Hotel antara lain:
1. Pemesanan Kamar (DP 50%)
Kas
Pendapatan Diterima Dimuka

XXX

2. Check In dengan DP
Kas
Pendapatan Diterima Dimuka

XXX

3. Input Billing, atas:


- Pendapatan Administrasi Kamar
Kas
Pendapatan Operasional
-

XXX

XXX

XXX
XXX

Pendapatan atas Laundry


Kas
Pendapatan Lain-Lain

XXX

Pendapatan atas Penyewaan Convention Hall


Kas
Pendapatan Sewa

XXX

Pendapatan atas Pemesanan Makanan


Kas
Pendapatan Operasional

XXX

XXX

XXX

XXX

4. Check Out
Kas
Pendapatan Diterima Dimuka
Pendapatan Operasional

XXX
XXX

5. Pendapatan atas Pembatalan Reservasi (DP 50%)


Kas
Pendapatan Lain-Lain

XXX

6. Kerugian atas Laundry (Kehilangan Pakaian)


Kerugian atas Laundry
Kas

XXX

XXX

XXX

XXX

23

BAB III
SIKLUS PEMBELIAN
3.1. RISIKO, AKIBAT, DAN PENGENDALIAN
RISIKO
Bahan makanan terbatas dan
hanya tersedia di musim
tertentu

AKIBAT
Restoran tidak dapat
memenuhi makanan seperti
seharusnya

PENGENDALIAN
Mengadakan pembelian
kontrak dalam jumlah tertentu
dengan supplier

Harga bahan makanan dan


minuman yang fluktuatif

Restoran harus menyediakan


biaya tambahan untuk
berjaga-jaga jika harga naik

Mengadakan pembelian
kontrak dalam jangka waktu
tertentu, sehingga harga
cenderung stabil selama masa
kontrak

Terlambatnya kedatangan
bahan baku

Restoran kekurangan bahan


baku makanan dan minuman

Diadakannya persediaan
pengaman dengan ketentuan
batas minimum stock

Kehabisan bahan baku dari


supplier

Kekurangan bahan untuk


memenuhi pesanan tamu

Di waktu mendesak, boleh


dilakukan pembelian
persediaan secara cash and
carry

Bahan makanan/minuman
mudah basi; seperti susu
murni, seafood

Restoran kesulitan menjaga


bahan agar tetap dalam
kondisi baik

Mengadakan pembelian bahan


minuman secara harian untuk
dairy product

RISIKO
Harga barang terlalu mahal

AKIBAT
Hotel menganggarkan biaya
yang tinggi

PENGENDALIAN
Hotel meminta penawaran
harga dari beberapa pemasok.
Atau hotel dapat
membandingkan harga
persediaan dari data
pembelian sebelumnya

Pembelian persediaan yang


tidak dibutuhkan

Membayar pembelian
persediaan yang tidak
dibutuhkan tersebut

Hotel merancang surat order


pembelian yang hanya bisa
digunakan jika ada tanda
tangan Purchasing Manager
dengan persetujuan General
Manager dan Controller

Barang yang datang tidak


sesuai dengan ketentuan

Hotel kehilangan barang yang


telah dipesan

Hotel memberikan bukti order


ke gudang sehingga dapat
dicek spesifikasi dan
jumlahnya
24

Harga barang dimanipulasi


oleh penerimaan barang

Kerugian atas pembayaran


yang tidak seharusnya

Bagian penerimaan barang


hanya diberikan data
mengenai spesifikasi dan
jumlah barang yang dipesan
untuk proses pengecekan,
tanpa dilampirkan harga
barang

Barang dipesan lagi

Barang tidak terpakai

Hotel perlu memiliki surat


order pembelian untuk
merekan transaksi dengan
pemasok

Lalai dalam membayang


hutang saat jatuh tempo

Komplain supplier kepada


hotel

Keuangan perlu memiliki arsip


faktur pembelian berdasarkan
tanggal jatuh tempo faktur

Lalai membayar dua kali atas


hutang yang sama

Kerugian atas biaya


pembayaran hutang yang
ganda

Accounts Payable Manager


harus mengarsip faktur yang
belum lunas terpisah dari
faktur yang sudah lunas

Data pembelian jatuh ke


Manipulasi pembelian yang
tangan yang tidak dikehendaki tidak benar

Diadakannya pemisahan
antara bagian pembelian,
bagian penerimaan barang,
dan bagian yang berwenang
menandatangani surat order
barang, sehingga data
pembelian tidak dapat
dimanipulasi oleh satu orang

Hilangnya data pembelian

Data pembelian perlu


dibackup secara teratur

Hotel kehilangan informasi


atas data pembelian

3.2. PROSEDUR PEMBELIAN


a. Prosedur Pembelian Persediaan Makanan dan Minuman
1. PR dibuat oleh Departemen Food and Beverage jika bahan makanan dan minuman yang
diperlukan tidak tersedia di gudang. Atau, PR dibuat oleh bagian gudang (Storeroom
Manager) jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR
dibuat dalam 3 rangkap yang didistribusikan pada:
-

Food/Beverage Controller, sebagai alat kontrol


Purchasing Manager, sebagai dasar untuk membuat PO
Gudang (storeroom) atau Departemen Food and Beverage

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian (Purchasing Manager) akan membuat PO


yang harus disetujui oleh Controller dan General Manager. PO dibuat dalam 5 rangkap yang
didistribusikan pada:
25

Supplier
Food/Beverage Controller, sebagai kontrol
Gudang (storeroom), sebagai informasi pembelian
Accounts Payable Manager, sebagai dasar untuk mencatat hutang
Purchasing Manager, sebagai arsip

3. Supplier menyiakan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap
(disertai dengan invoice), barang dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang (Receiving),
setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
-

Bagian gudang, untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya


Food/Beverage Controller, untuk persetujuan harga
Bagian penerimaan barang, untuk tanda terima barang

MI dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:


-

Food/Beverage Controller, sebagai kontrol


Gudang, sebagai informasi
Purchasing, sebagai arsip
Accounts Payable Manager, sebagai dasar mencatat hutang
Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang, setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada Bincard berdasarkan MI.
6. Food/Beverage Controller berdasarkan salinan PR, PO, dan MI akan mencatat pembelian
persediaan makanan dan minuman tersebut dalam Cardex, dan Accounts Payable Manager
akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage) oleh bagian penerimaan barang,
untuk digunakan sebagai dasar membuat Laporan Penerimaan Harian.
b. Prosedur Pembelian Material Supplies
1. PR dibuat oleh Departemen Rooms Division jika persediaan perlengkapan hotel-material
supllies (sabun mandi, handuk, sandal, dll) yang diperlukan tidak tersedia di gudang. Atau, PR
dibuat oleh bagian gudang (Storeroom Manager) jika barang yang tersedia di gudang sudah
mencapai persediaan minimum. PR dibuat dalam 3 rangkap yang didistribusikan pada:
-

Material Supplies Controller, sebagai alat kontrol


Purchasing Manager, sebagai dasar untuk membuat PO
Gudang (storeroom) atau Departemen Rooms Division

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian (Purchasing Manager) akan membuat PO


yang harus disetujui oleh Controller dan General Manager, dan didukung dengan Quotation
Analysis Price. PO dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
-

Supplier
26

Material Supplies Controller, sebagai kontrol


Gudang (storeroom), sebagai informasi pembelian
Accounts Payable Manager, sebagai dasar untuk mencatat hutang
Purchasing Manager, sebagai arsip

3. Supplier menyiakan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap
(disertai dengan invoice), barang dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang (Receiving),
setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
-

Bagian gudang, untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya


Material Supplies Controller, untuk persetujuan harga
Bagian penerimaan barang, untuk tanda terima barang

MI dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:


-

Material Supplies Controller, sebagai kontrol


Gudang, sebagai informasi
Purchasing, sebagai arsip
Accounts Payable Manager, sebagai dasar mencatat hutang
Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang, setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada Bincard berdasarkan MI.
6. Material Supplies Controller berdasarkan salinan PR, PO, dan MI akan mencatat pembelian
perlengkapan hotel tersebut dalam Cardex, dan Accounts Payable Manager akan
mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat Laporan Penerimaan Harian.

27

3.3. FORMAT DOKUMEN


1. Purchase Requisition (PR)
GRAND LOCERET HOTEL
Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk

PURCHASE REQUISITION

(0358) 333-878

NO:

Tanggal Reqisition
...

Dibutuhkan Tanggal
...

Perintah
...

No. Barang

Jumlah

Nama Barang

Perintah Khusus

___________________________________________
Diminta oleh

Tanggal

___________________________________________
Diterima oleh

Tanggal

28

2. Purchase Order (PO)


GRAND LOCERET HOTEL
Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk

PURCHASE ORDER

(0358) 333-878

NO:

Tanggal
Pemesanan
...

Dibutuhkan
Tanggal
...

No. Barang

Jumlah

Tanggal
Requisition
...

Terms

FOB

...

...

Nama Barang

Harga Satuan

Total

TOTAL

Perintah Lain
TTD

___________________________________________
Purchasing Manager

TANGGAL ___________________________________________
Purchase Order ini tidak valid jika tidak dilengkapi
tanda tangan Purchasing Manager

29

3. Memorandum Invoice (MI)


GRAND LOCERET HOTEL
Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk

MEMORANDUM INVOICE

(0358) 333-878

NO:

Tanggal

No.

Diterima dari: _______________________


______________________
_______________________

No. Barang

Jumlah

Nama Barang

Harga Satuan

Total

TOTAL

_______________________________________
Manager

_______________________________________
Supplier

4. Bincard (Kartu Barang)

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk

BINCARD

(0358) 333-878
Bincard No.:

Tgl.

No.
Brg

Nama
Brg

Terbitan
PR
Jml
No.

Brg Masuk
Faktur
Jml
No.

Retur
Faktur
No.

Jml

Tgl.
Cek

Sisa
Brg

Brg di Perjalanan
No. & Tgl
Jml
Pesan

Tgl
diterima

30

5. Cardex (Kartu Barang yang digunakan sebagai alat kontrol oleh Food/Beverage Controller
atau Material Supplies Controller)
GRAND LOCERET HOTEL
Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk

CARDEX

(0358) 333-878
No. Brg

Nama Brg

Harga Satuan

Barang Masuk

Barang Keluar

Sisa Barang

3.4. KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL


Dari laporan manajerial, dapat diidentifikasi:
a. Jumlah barang yang masuk setiap harinya, sehingga dapat dihitung barang yang tersedia
dan penentuan kapan akan membeli persediaan lagi.
b. Dari Stock Card Record dapat diketahui jumlah persediaan yang masih ada hingga laporan
dibuat. Data ini dapat dijadikan acuan bagi manager untuk memutuskan persediaan mana
yang harus segera dibeli kembali karena stocknya sudah hampir habis.
c. Dari laporan tersebut pula, manager dapat menganalisis makanan/minuman mana yang
paling laris terjual sehingga manager akan memutuskan untuk meneruskan kerjasama
dengan supplier yang bersangkutan.

31

3.5. FORMAT LAPORAN MANAJERIAL

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk
(0358) 333-878
Laporan Penerimaan Harian (Beverage)
Tanggal:

Supplier

Nama
Barang

Jumlah Unit Ukuran

Biaya
Unit

Total
Biaya

Distribusi Pembelian
Wines Beers Softdrinks

Mixer

TOTAL

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk
(0358) 333-878
Laporan Penerimaan Harian (Food)
Tanggal:
Supplier

Nama
Barang

Jumlah Unit

Ukuran

Biaya
Unit

Total
Biaya

Distribusi Pembelian
Seafood Thailand Internasional

TOTAL

32

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk
(0358) 333-878
Laporan Penerimaan Harian (Material Supplies)
Tanggal:
Supplier

Nama
Barang

Jumlah Unit

Ukuran Biaya Unit

Total
Biaya

Distribusi Pembelian
Suite Deluxe Standard

TOTAL

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk
(0358) 333-878
Stock Card Report As DD/MM/YYYY TT:TT

Kategori: Food/Beverage/Material Supplies


Lokasi: Storeroom

No. Kode Barang

Nama Barang

Min Stock

Jml Brg
Tersedia

Brg Baru

Max Stock

33

Unit

3.6. JURNAL STANDAR

1. Pembelian Persediaan Makanan dan Minuman


Persediaan
Utang Usaha

XXX

2. Pembelian Material Supplies


Persediaan
Utang Usaha

XXX

3. Pembelian Persediaan secara Cash and Carry


Persediaan
Kas

XXX

4. Penggunaan Persediaan
Biaya Departemen
Persediaan

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

34

BAB IV
SIKLUS PENGGAJIAN
4.1. RISIKO, AKIBAT, DAN PENGENDALIAN
Pemeriksaan Data Kehadiran
RISIKO
Tidak berfungsi-nya media
(alat) yang digunakan

AKIBAT
Data kehadiran karyawan
menjadi tidak valid

PENGENDALIAN
Dilakukan pemeriksaan dan
perawatan secara berkala

Terjadi pemadaman listrik

Tidak dapat dilakukan


presensi secara otomatis
dengan alat

Genset menyala secara


otomatis

AKIBAT
Tidak sesuainya uang yang
telah dikeluarkan dari brankas
dengan uang yang
dimasukkan dalam amplop
(menyebabkan uang
tersisa/kurang)

PENGENDALIAN
Sebaiknya dilakukan crosscheck sebelum gaji akan
dibayarkan

RISIKO
Pencurian uang

AKIBAT
Pengurangan kas perusahaan
yang menimbulkan kerugian

PENGENDALIAN
Selalu simpan uang di tempat
yang aman (di dalam brankas)

Adanya kesalahan
memasukkan uang dalam
amplop

Jika uang berlebih maka akan


mengurangi kas perusahaan.
Jika uang kurang maka akan
menimbulkan komplain
karyawan

dilakukan cross-chek sebelum


pembayaran gaji kepada
karyawan

Adanya keterlambatan dalam


pembayaran gaji

Timbulnya komplain
karyawan

Mengatur tanggal jatuh tempo


pelunasan piutang dengan
tanggal pembayaran gaji

Hilangnya bukti tanda terima


pembayaran gaji

Tidak dapat dipastikan apakah


pembayaran gaji benar-benar
sudah dilakukan

Bag. Keuangan harus


mengarsip secara tersendiri
kumpulan bukti tanda terima
pembayaran gaji

Penghitungan Gaji Karyawan


RISIKO
Adanya kesalahan dalam
perhitungan gaji yang akan
dibayarkan

Pembayaran Gaji Karyawan

35

4.2. PROSEDUR PENGGAJIAN


a. Prosedur Penggajian
1. Berdasarkan tembusan surat pengangkatan karyawan baru yang telah diterima, Paymaster
selanjutnya menggunakannya sebagai dasar untuk membuat catatan atas gaji.
2. Paymaster juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar kartu
jam kerja, bagian gaji akan membuat daftar gaji sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya
kepada:
- Lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan
- Lembar ke 2 diserahkan ke bagian akuntansi
3. Selanjutnya Paymaster akan melakukan pengarsipan kartu jam kerja urut abjad.
4. Paymaster juga memperbarui catatan atas gaji, selanjutnya mengarsipkan catatan atas gaji
urut abjad.
5. Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian keuangan membuat cek transfer gaji untuk
mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank. Membuat
dan menandatangani slip gaji serta membayarkannya kepada karyawan.
6. Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian
mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut
tanggal.
7. Terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke
rekening buku besar.
b. Prosedur Lembur
1.

4.3. FORMAT DOKUMEN


a. Kartu Jam Kerja
KARTU JAM KERJA

Jam Masuk

Hari/Tanggal

JAM KERJA KANTOR


Jam
Istirahat
Keluar
Lama Kerja/Hari

Nama
Pegawai

NIK

Jam Datang

Jam Kerja Karyawan


Ket
Jam Pulang

Ket

36

Ket
Upah
lembur

Nominal

Denda
terlambat
dan pulang
lebih awal

b. Tiket Kerja
TIKET KERJA
NIK
Nama Karyawan
Jabatan

:
:
:

Jam Datang

Periode
Departemen

:
:

Jam Kerja
Normal
Lembur

Jam Pulang

Lama Kerja

Supervisor _____________________

c. Slip Gaji

SLIP
Nama
Perusahaan
Tgl. Periode
Departemen

: Grand Loceret Hotel


: _______s.d._______
:

Penerimaan (+)

GPH
UK
UT

Gaji Pokok
Harian
Uang
Kehadiran
Uang

GAJI

NIK
Nama Karyawan
Jabatan

:
:
:

Potongan (-)

PT

:
:

PA
PJ

Potongan Terlambat
(Minggu)
Potongan Absen
(Minggu)
Potongan Jamsostek

:
:
:
37

Transportasi
Upah Lembur
Uang Makan
Bonus

UL
UM
B
Gaji yang
diterima

Nama
perusahaan
Tgl. Periode
Departemen
NIK
Nama
Karyawan
Jabatan

:
:
:

Total Potongan

Tgl. Cetak

Gaji yang
diterima

:
:
:
:
:

Tgl. Cetak

:
Diserahkan
oleh,

Diterima oleh,

Admin

_________
:

4.4. KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL


1. Dari Laporan Rinci Lembur Karyawan dapat diketahui jam kerja normal dan jam lembur
karyawan, sehingga manajemen dapat membuat perkiraan beban gaji untuk kegiatan
operasional perusahaan.
2. Dari Laporan Rinci Lembur Karyawan manajemen juga dapat memutuskan apakah perlu
dibuat program motivasi karyawan yang lebih lagi, sehingga dapat mengurangi jumlah
karyawan yang terlambat atau tidak masuk kerja.
3. Dari laporan manajerial manajemen dapat memutuskan pegawai mana yang harus diberi
reward atas kedisiplinannya dalam mematuhi jam kerja
4. Dari laporan manajerial, manajemen memutuskan bahwa perusahaan tidak akan menambah
jumlah pegawai baru dalam waktu dekat karena pegawai bekerja dengan baik secara
keseluruhan.
5. Berhubungan dengan keputusan nomor 4, maka dalam waktu dekat manajemen
memutuskan pula tidak akan melakukan pengurangan pegawai.

38

4.5. LAPORAN MANAJERIAL


a. Laporan Rinci Lembur Karyawan Hotel

Laporan Rinci Lembur Karyawan Hotel


Periode : _______s.d. _______
Nama
Departemen

:
:

Tanggal

Jadwal
Masuk Pulang

Kerja/Libur

NIK
Jabatan

:
:

Absensi
Masuk
Pulang

Jam Lembur
Dari
Sampai

Uraian Lembur

b. Laporan Penggajian Karyawan Hotel

Laporan Penggajian Karyawan Hotel


Periode : ________s.d.________

Nama
No

NIK

Jam

Gaji

Total

Pot.

Kerja

Pokok

Tunjangan

Terlambat

Pot.

Pot.

Gaji

Jabatan
Karyawan

Absen Jamsostek

39

Bersih

4.6. JURNAL STANDAR

Saat terjadi hutang gaji:


Beban Gaji

XX

Utang Gaji

XX

Saat pembayaran utang gaji:


Utang Gaji
Kas

XX
XX

Lampiran
KLASIFIKASI HOTEL
1. Jenis Hotel menurut Kedatangan Tamu
a) Bussiness Hotel
Hotel yang dirancang untuk mengakomodasi tamu yang mempunyai tujuan berbisnis.
b) Pleasure Hotel
Hotel yang memfasilitasi tamu untuk berekreasi.
c) Country Hotel
Hotel yang fasilitasnya khusus bagi tamu antar negara.
d) Sport Hotel
Hotel yang memfasilitasi tamu untuk berolahraga
2. Jenis Hotel menurut Lamanya Tamu Menginap
a) Transit Hotel
40

Hotel dengan waktu inap tidak lama (harian).


b) Semi Residensial Hotel
Hotel dengan rata-rata tamu menginap cukup lama (mingguan).
c) Residensial Hotel
Hotel dengan rata-rata tamu menginap lama (bulanan).
3. Jenis Hotel menurut Tempat
a) City Hotel
Hotel yang berada di pusat kota.
b) Down Town Hotel
Hotel di dekat tempat perbelanjaan dan perdagangan.
c) Suburban Hotel
Hotel yang berlokasi dipinggir kota.
KLASIFIKASI HOTEL BERBINTANG
1. Hotel Bintang 2
- Lokasi mudah dicapai
- Bebas polusi
- Unsur dekorasi Indonesia tercermin pada lobby
- Sirkulasi udara baik
a) Bedroom
Minimun kamar 20 kamar dengan ukuran 22m2/kamar
Setidaknya ada 1 kamar suite dengan luas kamar 44m2/kamar
Tinggi minimum 2,6m tiap lantai
Ada kamar mandi minimum 1 stop kontak
Dinding kamar mandi kedap air
b) Dining Room
Standart 1,5m2/tempat duduk
Tinggi lebih dari 2,6m
Akses langsung dari dapur
c) Lobby
Tata udara AC/ventilasi
Kapasitas penerangan 150 lux
d) Ada sarana olahraga
e) Utlitas penunjang
Terdapat transportasi vertikal
Ketersediaan air minum 300liter
Komunikasi dengan telepon dalam
Terdapat fasilitas sentral radio, car call
Terdapat alat deteksi dalam bahaya
Saluran air bersih dan kotor tertata
2. Hotel Bintang 3
Unsur dekorasi Indonesia tercermin dalam lobby, restoran, kamar tidur, dan function room.
41

a) Ruang Fungsional
Terdapat satu buah pintu terpisah dari lobby dengan kapasitas minimum 2,5
kali jumlah kamar
Dilengkapi dengan toilet apabila tidak ada satu lantai dengan lobby
Terdapat pre function room
b) Lobby
Luas minimum 30m2
Dilengkapi dengan lounge
Toilet dan perlengkapan minimum satu
Lebar koridor 1,6m
c) Drug Store
Terdapat drug store, bank, money changer, biro perjalanan, air line agent,
souvenir shop, perkantoran, butik, dan salon.
Tersedia poliklinik dan paramedis
d) Sarana Olahraga dan Rekreasi
Sarana hotel di gunung dapat dipilih
e) Utilitas Penunjang
Transportasi vertikal bersifat mekanis
Ketersediaan air minum 500liter/orang
Dilengkapi instalasi air panas
Dilengkapi telepon lokal dan interlokal
Tersedia PABX
3. Hotel Bintang 4
a) Bedroom
Memiliki kamar standart dengan luas 24m2/kamar sejumlah 50
Memiliki 3 kamar suite dengan luas 48m2/kamar
Tinggi minimum 2,6m tiap lantai
Dilengkapi pengatur suhu kamar di depan bedroom
b) Restoran
Memiliki 2 buah dining room
Satu buah coffee shop
c) Bar, Ruang Fungsional
Minimal seperti hotel bintang 3
d) Lobby
Luas 100m2
Memiliki 2 toilet umum pria dan kelengkapannya serta 3 toilet umum wanita
dan kelengkapannya
e) Drug Store dan Sarana Rekreasi
Minimal sama dengan hotel bintang 3
Ditambah dengan diskotik/night club dengan kedap suara + AC
f) Utilitas Penunjang
Minimal sebanding dengan hotel bintang 3
Keterseiaan air minum 700liter
42

Ada instalasi air panas dan dingin

4. Hotel Bintang 5
a) Bedroom
Memiliki 100 kamar dengan luas 26m2/kamar
Memiliki 4 kamar suite dengan luas 52m2/kamar
Tinggi 2,6m tiap lantai
Dilengkapi suhu kamar
b) Dinningroom
Memiliki 3 buah dinningroom
Memiliki spesialis makanan (Japanase/Chinese/Europe Food)
c) Bar, Lobby, Drug Store, Sarana rekreasi
Minimal sama dengan hotel bintang 4
Ditambah tempat bermain anak
d) Utilitas penunjang
Minimal seperti hotel bintang 4
e) Bussines center
Tersedia beberapa staf yang bertindak sebagai co-secretary yang ingin
berkomunikasi dengan kantor pusat
Tersedia fasilitas
1.Faxsimile
2.Mecanograf
3.Feluci
Layanan internet tiap kamar

43

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk Telp. (0358) 333-878

KWITANSI PEMBAYARAN
(PAYMENT INVOICE)

Nomor

No. Transaksi
:
(Transaction No.)
Nama Tamu
:
(Guest Name)

No Kamar
(Room No.)
Jenis Kamar
(Room Type)
Check In

Check Out

Harga Kamar
(Room Price)
Lama Inap
(Stay Duration)
Total Kamar
(Room Total)
Total Pelayanan
(Total Service)
Total Tagihan
(T)
Sudah Bayar
(DP)
Sisa Bayar
()
Kembali
(Change)

:
:

Pelayanan Tamu:
(Guest Service)

Date

:
:
:
:
:
:
:
:

44

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk Telp. (0358) 333-878

Daftar Kamar Tersedia


Suite
No

Kode

Nama Produk

Harga Sewa/malam

FS0001

Family Suite

Rp. 500.000

No

Kode

Nama Produk

Harga Sewa/malam

DL0001

Deluxe Room

Rp. 350.000

Nama Produk
Standard
Room

Harga Sewa/malam

Fasilitas
Twinbad/Doublebad
Breakfast

Jumlah
Kamar

Kamar Kosong

Kamar Terisi

Kamar Kosong

Kamar Terisi

Kamar Kosong

Kamar Terisi

Deluxe
Fasilitas
Singlebad/Doublebad
Breakfast

Jumlah
Kamar
2

Standard
No

Kode

ST0001

Rp. 250.000

Fasilitas
Doublebad
Breakfast

Jumlah
Kamar
40

45

GRAND LOCERET HOTEL


Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk Telp. (0358)
333-878

Laporan Data Sewa


Kamar

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Tanggal

No
Kamar

No
Kendaraan

Nama Tamu

Check In

Check
Out

Harga
Kamar

Lama
Inap

DP

Tagihan
Lain

Total
Tagihan

Kembali

46

GRAND LOCERET
HOTEL
Jalan Merdeka Barat 65 Nganjuk Telp. (0358) 333-878

Laporan Penerimaan per Petugas Kasir


Tanggal

Kasir 1

Kasir 2

Kasir 3

Keterangan

47

Denah Hotel

Lapangan Golf

Area Parkir

Kolam Renang
Dewasa

Bangunan Utama

Kolam
Anak

Taman

Bangunan 2 Lantai
(Family Suite &
Deluxe Room)

Fasilitas Tambahan
(Poliklinik, Butik, dsb)

Area Parkir
Pintu Masuk

Pos
Security

Portal

Pintu Keluar

48

Letak Grand Loceret Hotel

Grand Loceret Hotel

49