Anda di halaman 1dari 4

EVALUASI SITUASI & KONDISI

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN


VISIT HT TP:/ /AR IESSU NAND A .SI MPLESITE .C OM

PENDAHULUAN
Struktur Organisasi Perusahaan adalah suatu struktur pembagian wewenang
strategis pemilik perusahaan kepada orang-orang yang dipercaya agar dapat
bekerja dalam jabatan-jabatan yang dibentuk di dalam Perusahaan dalam rangka
mencapai tujuan perusahaan. Bobot pembagian wewenang strategis adalah
berdasarkan besar dan luasnya hak serta tanggung jawab yang dialokasikan kepada
setiap jabatan untuk dapat mendayagunakan sumber daya yang dibutuhkan
perusahaan di dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Rincian sumber daya perusahaan yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia yang terdiri dari 7 (tujuh) faktor, yaitu :
Faktor 1. Karyawan

Faktor 3. Supplier

Faktor
Kontraktor

Faktor
Pelanggan

2.

4.

Faktor
Kompetitor

5.

Faktor
Pemerintah

Faktor
Masyarakat

6.

7.

2. Sumber Daya Material yang terdiri dari 3 (tiga) faktor, yaitu :


Faktor 1. Lingkungan

Faktor 2. Fasilitas

Faktor 3. Stok

3. Sumber Daya Mesin yang terdiri dari 4 (empat) faktor, yaitu :


Faktor
Berat

1.

Mesin

Faktor 2. Mesin
Ringan

Faktor
Perlengkapan

3.

Faktor
Peralatan

4.

4. Faktor Permodalan yang terdiri dari 19 (sembilan belas) faktor, yaitu :


Faktor 1. Traceability

Faktor 5 : Kualitas Desain


& Kekuatan Kemasan

Faktor 9. Kualitas
Pelayanan Produsen

Faktor 13. Kelengkapan


Jenis

Faktor 17. Harga/ Cost


yang Efektif & Efisien

Faktor 2 . Measurability

Faktor 6. Shelf Life

Faktor 10: Image

Faktor 14. Kemudahan


Memperoleh informasi

Faktor 18. Pemberian


Kredit/ Interval
Pembayaran

Faktor 3 . Penjaminan
Mutu

Faktor 7. Layanan Teknis


Purna Jual

Faktor 11. Jaminan


Ketersediaan

Faktor 15. Hadiah

Faktor 19. Tata Cara


Transaksi Pembelian yang
Luwes & Mudah

Faktor 4 . Konsitensi Mutu

Faktor 8. Quick Response

Faktor 12. Kualitas

Faktor 16. Safety

dalam Memenuhi
Kebutuhan

Pelayanan Distributor

5. Faktor Metode yang terdiri dari 8 (delapan) faktor, yaitu :


Faktor 1. Kegiatan/ Proses

Faktor 3. Standar

Faktor
5.
Peraturan

Hukum

Faktor 2. Manual

Faktor
4.
Prosedur,
Dokumen, Catatan dan
Arsip

Faktor 6. Perizinan

&

Faktor 7. Norma Agama


yang Bernilai Universal
Positif
Fakor
8.
Norma
Masyarakat yang Bernilai
Universal Positif

Keseluruhan faktor sumber daya tersebut dialokasikan wewenang penggunaannya


kepada setiap jabatan dalam permutasi dan kombinasinya sesuai dengan fungsi
jabatan. Dalam hal ini fungsi jabatan ditetapkan berdasarkan alokasi tugas
pencapaian tujuan perusahaan.

FAKTOR PENILAIAN SITUASI & KONDISI STRUKTUR


ORGANISASI PERUSAHAAN
Untuk evaluasi struktur organisasi perusahaan perlu ditetapkan faktor-faktor
penilaian yang hasilnya merupakan titik beranjak di dalam melakukan evaluasi
struktur organisasi. Faktor-faktor penilaian yang dimaksud secara garis besar terdiri
dari Faktor Eksternal dan Faktor Internal dari struktur organisasi.
Faktor eksternal dari struktur organisasi diindikasikan oleh :
1. Statistik Pencapaian Target Penjualan
Hal ini diukur dengan melakukan rekapitulasi target dan data hasil penjualan
yang diplotkan terhadap periode waktu pembukuan yang ditetapkan.
2. Tingkat Kepuasan Pelanggan
Pengukuran tingkat kepuasan pelanggan dilakukan dengan teknik interview
yang menggunakan kuesioner kepuasan pelanggan, yang dapat mengukur
dan mendokumentasikan pendapat pelanggan atas karakteristik mutu dari
produk dan kinerja jasa pelayanan perusahaan yang telah diberikan oleh
perusahaan kepada pelanggan.
3. Hasil Competitor Benchmarking
Competitor benchmarking dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi
dari pelanggan untuk mengetahui alasan-alasan pelanggan apabila
pelanggan tidak jadi membeli atau ada penurunan volume pembelian oleh
pelanggan. Alasan-alasan pelanggan yang perlu diketahui oleh perusahaan
pada kondisi tersebut adalah apakah karena mutu produk dan pelayanan
perusahaan yang lebih rendah, harga yang lebih tinggi, maupun apakah
karena kondisi budget pelanggan tidak memungkinkan. Informasi tersebut
berguna untuk menetapkan kesenjangan item serta intensitas dari mutu
produk dan pelayanan perusahaan apabila dibandingkan dengan kompetitor.

Selain itu dapat diketahui juga apakah perubahan omset penjualan


perusahaan secara dominan dipengaruhi oleh kondisi perekonomian atau
kondisi persaingan dengan kompetitor.
4. Tingkat Kesesuaian terhadap Regulasi Pemerintah dan Norma Masyarakat
Tingkat kesesuaian operasi, produk dan jasa perusahaan dengan regulasi
ditetapkan berdasarkan tingkat kepatuhan terhadap klausul regulasi yang
berlaku dan relevan bagi perusahaan. Adapun tingkat kesesuaian dengan
norma masyarakat akan lebih sulit ditetapkan karena bersifat tidak tertulis,
namun dapat dilakukan pembatasan hanya pada tingkat kesesuaian dengan
norma masyarakat yang bersifat universal positif saja.
Adapun faktor internal dari struktur organisasi diindikasikan oleh :
1. Tingkat Utilisasi Personil di dalam Organisasi
Pengukuran tingkat utilisasi personil di dalam organisasi dilakukan dengan
identifikasi aliran kerja dan pengukuran beban kerja agar dapat dilakukan
pemetaan dari aliran dan beban kerja sehingga dapat dilakukan manajemen
bottleneck dan minimalisasi waktu tunggu atau waktu menganggur.
2. Tingkat Keharmonisan Sinergi Kerja
Hal ini ditetapkan dengan menganalisis hasil-hasil manajemen bottleneck dan
minimalisasi waktu tunggu atau waktu menganggur. Karakteristik yang
dianalisis adalah kesesuaian pekerjaan dengan peta aliran dan beban kerja
yang telah ditetapkan.
3. Tingkat Conflict of Interest di dalam Organisasi
Hasil analisis kesesuaian pekerjaan dengan peta aliran dan beban kerja yang
telah dilakukan dipergunakan untuk mengevaluasi keberadaan conflict of
interest maupun kurangnya koordinasi.
4. Relevansi Jumlah dan Jenis Jabatan dengan Tujuan Perusahaan
Hal ini ditetapkan setelah mengetahui Tingkat Utilisasi Personil di dalam
Organisasi, Tingkat Keharmonisan Sinergi Kerja, serta Tingkat Conflict of
Interest di dalam Organisasi. Jumlah dan jenis jabatan dapat ditambah
maupun dikurangi sesuai kondisi terkini dari organisasi dalam rangka
mensukseskan pencapaian tujuan perusahaan.
5. Tingkat Penghematan Biaya Administratif Struktur Organisasi
Hal ini ditetapkan dengan membandingkan biaya administratif struktur
organisasi pada saat sebelum dan sesudah pelaksanaan proses
restrukturisasi organisasi perusahaan. Proses restrukturisasi organisasi
perusahaan yang dimaksud dilakukan berdasarkan hasil-hasil penetapan
Tingkat Utilisasi Personil di dalam Organisasi, Tingkat Keharmonisan Sinergi
Kerja, Tingkat Conflict of Interest serta Penyesuaian Jumlah dan Jenis Jabatan
dengan Tujuan perusahaan.
6. Kecukupan Verifikasi, Validasi dan Otorisasi Hasil Kerja
Hal ini ditetapkan sesuai kebutuhan mutu hasil kerja, tingkat kepentingan
pekerjaan terhadap pencapaian tujuan perusahaan serta kebutuhan lead time
pekerjaan. Verifikasi, validasi dan otorisasi hasil kerja memerlukan
kesepakatan penetapan tata cara inspeksi, titik sampling, jumlah titik

sampling dan jumlah sample yang memadai untuk menyediakan data dan
informasi bagi pengambilan keputusan di dalam organisasi.
7. Kecukupan Pencatatan/ Pendokumentasian Kerja dan Hasil-Hasilnya
Hal ini ditetapkan sesuai kebutuhan mutu hasil kerja, tingkat kepentingan
pekerjaan terhadap pencapaian tujuan perusahaan serta kebutuhan lead time
pekerjaan. Penetapan kecukupan pencatatan / pendokumentasian kerja dan
hasil kerja memerlukan kesepakatan di dalam penetapan tata cara
pencatatan/ pendokumentasian, titik kendali dalam pekerjaan-pekerjaan,
jumlah titik kendali dalam pekerjaan dan jenis pengendalian yang perlu
diamati, dicatat serta didokumentasikan informasinya secara memadai untuk
menyediakan data dan informasi bagi pengambilan keputusan di dalam
organisasi.
8. Mutu Komunikasi Antar Bagian Organisasi
Hal ini ditetapkan berdasarkan kesesuaian penggunaan waktu & sumber
daya, pengeluaran biaya-biaya serta mutu hasil pekerjaan-pekerjaan di dalam
kerangka pencapaian tujuan perusahaan terhadap target yang telah
ditetapkan. Tingkat kesesuaian yang dimaksud menunjukkan tingkat mutu
komunikasi antar bagian organisasi.

EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI


Hasil-hasil penilaian situasi dan kondisi struktur organisasi perusahaan
dipergunakan untuk proses evaluasi struktur organisasi. Caranya adalah dengan
mengelompokkan hasil-hasil penilaian tersebut dari suatu periode pembukuan yang
ditetapkan ke dalam 3 (tiga) aspek yang terdiri dari Time Aspect, Cost Aspect, &
Delivered Quality Aspect. Interpretasi terhadap ketiga aspek tersebut akan
memberikan suatu gambaran kesimpulan situasi dan kondisi struktur organisasi
perusahaan yang mendorong munculnya kebutuhan realisasi perbaikan struktur
organisasi.