Anda di halaman 1dari 21

PROGRAM KERJA TAHUNAN

INSTALASI REKAM MEDIS

TAHUN 2008

RUMAH SAKIT UMUM SARI MUTIARA


MEDAN
Jl. Kapten Muslim No. 79 Medan Telp / Fax (0271) 593005

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas selesai disusunnya
Program Kerja Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008 ini.
Suatu sistem Rekam Medis yang meliputi pencatatan proses pelayanan
rumah sakit hingga pengelolaan data yang terekam adalah mutlak dibutuhkan oleh
suatu rumah sakit, agar pimpinan rumah sakit dapat menilai seberapa jauh
keberhasilan pelayanan dan fasilitas pelayanan yang telah diberikan kepada pasien.
Instalasi Rekam Medis sebagai salah satu bagian yang tidak dapat
dipisahkan dari penyelenggaraaan pelayanan rumah sakit pada umumnya, , harus
mampu

berperan

meningkatkan

kualitas

pelayanannya

khusunya

dalam

penyelenggaraan rekam medis.


Untuk itulah disusun sebuah program kerja tahunan Instalasi Rekam Medis
RSU Sari Mutiara Medan Tahun 2008 ini, sebagai pedoman rencana kegiatan yang
akan dilakukan oleh Instalasi Rekam medis RSU Sari Mutiara Medan selama tahun
2008 ini.
Diharapkan program kerja ini dapat kita laksanakan dengan sebaik-baiknya
dengan hasil yang cukup memuaskan.
Medan,

Desember 2007

Kepala Instalasi Rekam Medis

Giyatno, Amd. PK

HALAMAN PENGESAHAN

Dengan Ini Mengesahkan Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008

Medan, . Desember 2007

Kepala Instalasi Rekam Medis

Giyatno, Amd. PK

Ketua Sub Komite Rekam Medis

dr. Tuahman Fr Purba, M.Kes, Sp. An

Direktur
RSU Sari Mutiara Medan

Dr. Deli Theo, Sp. PK

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar.
i
Halaman Pengesahan.
ii
Daftar Isi.
iii
Daftar Lampiran.
iv
BAB I.

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang..
1
B. Maksud dan Tujuan..
1

BAB II.

GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSU SARI MUTIARA


MEDAN
A. Kondisi Umum...
3
B. Proyeksi Ke Depan...
3

BAB III. ANALISA SITUASI


A. Strenght (Kekuatan)
4
B. Weakness (Kelemahan) .
4
C. Opportunity (Kesempatan) .
4
D. Threat (Ancaman)
4
BAB IV. PROGRAM DAN KEGIATAN

iii

A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis.


6
B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM.
6
C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana.
6
D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis.
7
BAB V.

PENUTUP

Lampiran

iv

DAFTAR LAMPIRAN

1. Matriks Program Kerja Instalasi Rekam Medis Tahun 2008...


9
2. Jadwal Program Kerja dan Kegiatan Instalasi Rekam Medis Tahun 2008...
13

BAB I
PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang
Dalam rangka menghadapi era globalisasi yang akan memasuki semua
bidang termasuk bidang kesehatan dan termasuk didalamnya adalah rumah
sakit, maka setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat
bersaing dengan rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat memenangkan
persaingan itu, terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan yang termasuk
bagian penting dari mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu pelayanan di
Instalasi Rekam Medis.
Instalasi Rekam Medis mempunyai peran yang tidak kalah penting di
sebuah rumah sakit bila dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun non
medis. Rekam medis mempunyai fungsi yang penting dalam program kerja
rumah sakit karena informasi dan data-data yang didapat, dikumpulkan dan
diolah di Instalasi rekam medis merupakan salah satu saran penting untuk
membantu

pimpinan

rumah

sakit

dalam

menetapkan

kebijakan

dan

pengambilan keputusan baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan,


pengelolaan maupun tahap evaluasi.
Untuk itu, setiap rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis
untuk mengelola data rekam medis, hal ini sesuai dengan Surat Keputusan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 749a/MenKes/Per/1989 tentang
kewajiban penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit yang disitu
disebutkan:
1. Setiap rumah sakit harus menyelenggarakan medical recording, reporting
dan hospital statistic.
2. Guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik maka rumah
sakit diwajibkan untuk :
a. Mengadakan pengelolaan data statistik
b. Membina petugas rekam medis yang berdasarkan kebijakan dan
prosedur tetap yang telah ditetapkan.
Untuk itu demi mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di
Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan, maka disusunlah Program Kerja
Tahunan Instalasi Rekam Medis Tahun 2008 ini.
B.

Maksud dan Tujuan


Umum :
Untuk menunjang dan mendukung program kerja Rumah Sakit Umum
Sari Mutiara Medan tahun 2008, terutama dalam penyelengaraan rekam medis

dalam rangka mencapai tujuan, misi dan visi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara
Medan.
Khusus
1. Sebagai sarana untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di
Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan.
2. Sebagai perencanaan dalam semua kegiatan di Instalasi Rekam Medik
RSU Sari Mutiara Medan selama tahun 2008.
3. Sebagai tolok ukur dalam penyelengaraan evaluasi kegiatan Instalasi
Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan.
4. Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja Instalasi Rekam Medis
RSU Sari Mutiara Medan pada tahun-tahun berikutnya.

BAB II
GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS
RSU SARI MUTIARA MEDAN

A.

Kondisi Umum
Secara organisasi di RSU Sari Mutiara Medan, Instalasi Rekam Medis
berada di bawah SubBid Kesekretariatan dan Rekam Medis,
Ruangan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan bertempat di
lantai tiga (belakang) gedung RSU Sari Mutiara Medan. Instalasi Rekam Medis
RSU Sari Mutiara Medan terdiri dari 5 bagian yaitu ruang Kepala Instalasi dan
kantor, ruang pengolahan data, ruang penyimpanan berkas aktif, ruang
penyimpanan berkas in-aktif dan ruang pendaftaran.
Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan, dipimpin oleh seorang
Kepala Instalasi yang diangkat oleh Direktur RSU Sari Mutiara Medan melalui
Surat Keputusan. Staf di Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan
terdiri atas duabelas orang yang ditempatkan oleh Direktur RSU Sari Mutiara
Medan melalui Surat Tugas penempatan.
Instalasi Rekam Medis selain menyelenggarakan kegiatan rekam medis
intern baik perekaman / pengisian, pengumpulan data, pengolahan dan
analisis data, penyajian maupun pelaporan data dan evaluasi, Instalasi rekam
medis RSU Sari Mutiara Medan juga berhubungan dengan pelayanan ekstern
yang mencakup aspek hukum terutama dalam hal alat bukti di pengadilan
maupun berhubungan dengan pengumpulan data penelitian ilmiah.

B.

Proyeksi Kedepan
Di tahun-tahun kedepan diharapkan Instalasi Rekam Medis RSU Sari
Mutiara

Medan.

sudah

dapat

menempati

gedung

baru

sehingga

penyelenggaraan pelayanan rekam medis dapat lebih berkualitas karena


kapasitas ruangan yang sudah memadai, penyimpanan berkas dokumen yang
lebih memenuhi syarat yang kesemuanya berpengaruh terhadap kecepatan
pelayanan. Selain itu diharapkan di tahun tahun ke depan terdapat
peningkatan sumber daya manusia baik kualitas maupun kuantitasnya, seiring
dengan pembangunan bangsal-bangsal baru di RSU Sari Mutiara Medan dan
kecenderungan peningkatan jumlah kunjungan pasien dari waktu ke waktu.
Ditinjau dari segi kualitas dokumentasi data-data, diharapkan di tahun-tahun ke
depan Instalasi Rekam Medis mampu menjadi pusat rujukan informasi datadata medis RSU Sari Mutiara Medan yang akurat dan berkualitas, dengan
analisis dan evaluasi yang lebih teratur.

BAB III
ANALISA SITUASI

Untuk dapat mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis baik umum


maupun khusus, maka perlu dibuat sebuah analisis terhadap faktor pendukung dan
faktor penghambat penyelenggaraan rekam medis di Instalasi rekam medis Rumah
Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
Dengan menggunakan sistem analisa SWOT, dapat diketahui faktor faktor
pendukung dan penghambat yang saling berpengaruh tersebut. Yaitu sebagai
berikut :
A. Strength (Kekuatan)
Antara lain :
a.

Sudah adanya Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis (BPPRM)


yang sesuai dengan rekomendasi DepKes RI yang menjadi acuan
penyelenggaraan Rekam Medis di RSU Sari Mutiara Medan.

b.

Sudah adanya komputerisasi penyimpanan data pasien terutama data


Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang memeudahkan pencarian berkas.

c.

Sudah adanya pegawai di Instalasi Rekam Medis yang memiliki latar


belakang pendidikan yang sesuai yaitu DIII Rekam Medis, sehingga dapat
ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kulifikasinya.

d.

Sudah berjalannya pengolahan data dan pelaporan baik internal maupun


eksternal secara teratur.

B. Weakness (Kelemahan)
Antara Lain :
a.

Kondisi ruang Instalasi Rekam Medis baik kantor maupun Penyimpanan


Berkas Dokumen Rekam Medis yang belum memenuhi syarat.

b.

Jumlah tenaga yang masih terlalu sedikit dengan beban kerja yang cukup
besar.

C. Opportunity (Kesempatan)
a.

Adanya rencana pembangunan gedung Rekam Medis baru.

b.

Adanya rencana pengembangan sistem komputerisasi rumah sakit secara


terpadu.

D. Threat (Ancaman)
a.

Kondisi komputer dan server database di Instalasi Rekam Medis dengan


spesifikasi yang masih rendah, sehingga akan sulit menjalankan aplikasi
aplikasi pengolahan dan penyimpanan data modern.

b.

Persaingan dengan rumah sakit swasta di sekitar Medan dalam hal


pelayanan yang semakin ketat.

c.

Adanya sikap masyarakat yang lebih kritis terhadap kualitas pelayanan


terutama menyangkut aspek hukum yang harus dicermati.

BAB IV
PROGRAM DAN KEGIATAN

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan di tahun
2008 ini meyusun beberapa Program Kerja yaitu :
A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis
Antara lain :
1). Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien
Dengan kegiatan :
- Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk menghindari kebosanan
2). Peningkatan Kualitas Dokumentasi berkas Rekam Medik
Dengan kegiatan :
- Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan pengembalian dokumen
rekam medis
3). Peningkatan Kualitas pengumpulan, pengolahan data dan pelaporan.
Dengan kegiatan :
- Pembuatan Buku Evaluasi dan Analisis Data
- Pembuatan Grafik Barber Johnson
- Pembuatan Laporan
B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM
Antara lain :
1). Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik (Diklat)
Dengan kegiatan :
- Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan rekam medis.
- Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Sari Mutiara Medan.
2). Penyusunan Pola Ketenagaan
Dengan kegiatan :
- Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis
3). Penambahan Jumlah Pegawai
Dengan kegiatan :
- Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada direktur.
C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana
Antara lain :

1). Penambahan ruangan


Dengan kegiatan :
- Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan dokumen
rekam medis baik aktif maupun inaktif.
- Pengajuan permohonan penambahan ruangan kantor rekam medis.
2). Penambahan sarana penunjang
- Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari penyimpanan.
- Perbaikan sistem komputerisasi
D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis
Antara lain :
1). Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik (KLPCM).
Dengan kegiatannya
- Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM)
- Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM
2). Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis.
Dengan kegiatannya
- Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien
- Pengisian lembaran evaluasi kegiatan
- Rapat Kerja dan Evaluasi

BAB V
PENUTUP
Demikianlah Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit
Umum Sari Mutiara Medan tahun 2008 ini. Diharapkan program Kerja Instalasi
rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan tahun 2008 ini dapat terlaksana dengan baik,
dan dapat mencapai sasaran atau target.
Untuk lebih memahami setiap program di program kerja tahunan ini, telah
disusun pula kerangka acuan / Term of Reference (TOR) untuk menjalankan setiap
program yang direncanakan tahun ini.
Semoga program kerja Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan
yang telah direncanakan ini, dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai
sasaran dan mendapatkan hasil yang optimal.

Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No
1.

Program

Kegiatan

Sasaran / Obyek

Tujuan / Hasil Kegiatan

Penanggung
Jawab

Waktu

Dana

Program Peningkatan Kualitas Pelayanan


Rekam Medis
1. Peningkatan Kualitas Pelayanan
Pendaftaran Pasien
2. Peningkatan Kualitas Dokumentasi
Berkas Rekam Medik

Pengaturan jadwal jaga yang lebih

Petugas pendaftaran

efektif untuk menghindari kebosanan

Tingkat Kepuasaan Pelanggan

Koordinator

yang tinggi

pendaftaran

Pembuatan kartu kendali ketidak

Dokumen Rekam

Dokumen Rekam medis

Koordinator

lengkapan

Medis

dikembalikan ke Instalasi Rekam

pengolahan data

Bulanan

Januari

Rp. 200.000,-

Tiap 3 bulan

Rp. 200.000 ,-

Tiap 3 bulan

Rp.

Bulanan

Rp. 1.000.000,-

Medik dalam kondisi lengkap baik


jumlah lembarannya maupun
pengisiannya.
3. Peningkatan Kualitas Pengumpulan,
Pengolahan data dan pelaporan.

Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis

Data Rekam Medis

data
Pembuatan Grafik Barber Johnson

Pembuatan Laporan

Data Rekam Medis

Data Rekam Medis

Diterbitkannya buku evaluasi dan

Koordinator

analisis data tiap 3 bulan

Pengolahan data

Pelaporan grafik Barber Johnson

Koordinator

tiap 3 bulan

Pengolahan data

Pelaporan internal dan eksternal

Koordinator

yang sesuai dengan jadwal

Pengolahan data

50.000,-

pelaporan

Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No
2.

Program
Program

Pengembangan

Kegiatan
Kualitas

Obyek / unit terkait

Tujuan / Hasil Kegiatan /

Penanggung

Ukuran keberhasilan

Jawab

Waktu

Dana

dan

Kuantitas SDM
Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam

Pengiriman pegawai ke pelatihan-

Medik (Diklat)

pelatihan rekam medis.

Panitia Diklat

Meningkatnya kemampuan SDM

Kepala Instalasi

Tiap tiga

RM

bulan / bila ada

Rp. 50.000 , -

pelatihan
Orientasi pegawai baru di lingkungan

Pegawai Baru

RSU Sari Mutiara Medan.

Pegawai baru dapat mengetahui

Kepala Instalasi

Jika ada

dan mengenal lingkungan kerja di

RM

pegawai baru

Rp. 200.000,-

Januari

Rp. 50.000,-

Januari

Rp.

Instalasi Rekam Medik dengan


baik
Penyusunan pola ketenagaan

Penambahan jumlah pegawai

Pembuatan analisis pola ketenagaan di

Instalasi Rekam

Mengetahui pola kebutuhan

Kepala Instalasi

Instalasi Rekam Medis

medis

tenaga di Instalasi Rekam Medis

Rekam Medis

Pengajuan permohonan penambahan

Direktur RS

Terpenuhinya jumlah tenaga

Kepala Instalasi

rekam medis dan sesuai

Rekam Medis

pegawai baru kepada direktur.

50.000,-

kualifikasinya

10

Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No
3.

Program

Kegiatan

Obyek / Unit Terkait

Tujuan / Hasil Kegiatan

Penanggung
Jawab

Waktu

Dana

Program Peningkatan Sarana dan


Prasarana
Penambahan ruangan

Pengajuan permohonan penambahan

Kapasitas ruangan penyimpanan

Kepala Instalasi

ruang penyimpanan dokumen rekam

dokumen rekam medik yang

Rekam Medik

medis baik aktif maupun inaktif.

meningkat dan memenuhi syarat.

Pengajuan permohonan penambahan

Direktur RS

Direktur RS

ruangan kantor rekam medis.

Kapasitas ruangan kantor

Kepala Instalasi

Instalasi rekam medik yang

Rekam Medik

Februari

Rp.

20.000 , -

Februari

Rp.

20.000,-

Februari

Rp.

20.000 ,-

Tahun 2008

Rp. 10.000.000,-

meningkat dan sesuai beban


Penambahan sarana penunjang

Pengajuan permohonan penambahan rak

Bagian Logistik RS

dan lemari penyimpanan.

kerja
Tersedianya jumlah rak

Kepala Instalasi

penyimpanan dokumen yang

Rekam Medik

cukup
Perbaikan sistem komputerisasi

Bagian Perencanaan

Tersedianya sistem komputerisasi

Kepala Instalasi

RS

yang lebih baik

Rekam Medik

11

Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No
4.

Program

Kegiatan

Obyek / Unit Terkait

Tujuan / Hasil Kegiatan / ukuran

Penanggung

keberhasilan

Jawab

Waktu

Dana

Program Pengendalian Mutu Pelayanan


Rekam Medis
Monitoring terhadap Indikator klinik
(KLPCM)

1. Pengumpulan data indikator klinik

Data KLPCM

(KLPCM)
2. Pembuatan analisis dan

Data KLPCM

kecenderungan KLPCM

Terkumpulnya data KLPCM tiap

Koordinator

Bulanan

Rp.

200.000,-

bulan per bangsal

Pengolahan Data

Terbitnya buku laporan dan


analisis KLPCM tiap 3 bulan

Koordinator

Tiap Tiga

Rp.

200.000,-

Pengolahan Data

Bulan

Persen Tingkat Kepuasaan

Koordinator

Tiap tiga bulan

Rp.

100.000,-

Pelanggan yang tinggi

Pendaftaran

Terdokumentasinya evaluasi

Kepala Instalasi

Bulanan

Rp.

200.000,-

kegiatan

RM

Adanya rekomendasi dan tindak

Kepala Instalasi

Tiap hari

Rp. 2.400.000,-

lanjut terhadap evaluasi kegiatan.

RM

Selasa minggu

sekali.
Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam

1. Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien

Pasien Rawat Jalan

Medis.
2. Pengisian lembaran evaluasi kegiatan

3. Rapat Kerja dan Evaluasi

Instalasi RM

Instalasi RM

keempat

12

Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No
1.

Program

Jan

Kegiatan

Program Peningkatan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nov

Des

Kualitas Pelayanan
Rekam Medis
1. Peningkatan Kualitas
Pelayanan

Pengaturan jadwal jaga yang


lebih efektif untuk

Pendaftaran Pasien
2. Peningkatan Kualitas
Dokumentasi Berkas
Rekam Medik
3. Peningkatan Kualitas
Pengumpulan,

menghindari kebosanan
Pembuatan kartu kendali
ketidak lengkapan
Pembuatan Buku Evaluasi dan
analisis data

Pengolahan data dan


Pembuatan Grafik Barber

pelaporan.

Johnson
Pembuatan Laporan
2.

Program Pengembangan
Kualitas dan

Kuantitas

SDM
1. Pendidikan dan

Pengiriman pegawai ke

Pelatihan Staf Rekam

pelatihan-pelatihan rekam

Medik (Diklat)

medis. *)
Orientasi pegawai baru *)

Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan

13

Tahun 2008

No
2.

Program
2. Penyusunan pola
ketenagaan
3. Penambahan jumlah
pegawai

Kegiatan

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nov

Des

Pembuatan analisis pola


ketenagaan di Instalasi Rekam
Medis
Pengajuan permohonan
penambahan pegawai baru
kepada direktur.

3..

Program Peningkatan
Sarana dan Prasarana
1. Penambahan
ruangan

Pengajuan permohonan
penambahan ruang
penyimpanan dokumen
Pengajuan permohonan

2. Penambahan sarana
penunjang

penambahan ruangan kantor


Pengajuan permohonan
penambahan rak dan lemari
penyimpanan.
Perbaikan sistem komputerisasi

14

Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik


Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008

No
4.

Program

Kegiatan

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nov

Des

Program Pengendalian
Mutu Pelayanan Rekam
Medis
1. Monitoring terhadap
Indikator klinik
(KLPCM)
2. Evaluasi Kegiatan
Penyelenggaraan
Rekam Medis.

Pengumpulan data indikator


klinik (KLPCM)
Pembuatan analisis dan
kecenderungan KLPCM
Survey Kepuasan Pelanggan /
Pasien
Pengisian lembaran evaluasi
kegiatan
Rapat Kerja dan Evaluasi

---selesai---

15