KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

SPO
UPTD
PUSKESMAS
SELOMERTO 1
1. Tujuan

No. Kode
Terbitan
No. Revisi
Tgl. Mulai
Berlaku
Halaman

:
:
:
: 1 Maret 2014
:1/3

Disahkan oleh
Kepala Puskesmas Selomerto 1

Dewi Yuliana S, S.SiT, MKes

NIP.19640909 200212 1 001

Sebagai sarana dalam mengemban tugas pokok dan fungsi, perlu disusun
pengorganisasian yang jelas di puskesmas sehingga antara kepala puskesmas,
penanggung jawab upaya dan pelaksana kegiatan

2. Kebijakan

dapat melaksanakan tugas dan

fungsinya melalui komunikasi dan koordinasi yang baik.

Sebagai pedoman dalam melaksanakan komunikasi dan koordinasi yang dilaksanakan
oleh kepala puskesmas beserta seluruh karyawannya berdasarkan langkah langkah

3. Ruang
Lingkup
4. Definisi

dalam SPO.
Puskesmas Selomerto I
Komunikasi dan koordinasi dalam suatu organisasi dirumuskan sebagai fungsi
aparatur pemerintah untuk memadukan (mengintegrasi), menyelaraskan dan
menyerasikan (mensinkronkan) berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling
berkaitan beserta segenap gerak langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian

4. Prosedur

tujuan dan sasaran bersama yang akan dicapai.

Memberi penjelasan langsung serta bersahabat saling menghargai dan pengertian.
Adanya kesepakatan perlunya tujuan bersama
Bertukar pikiran dan ide-ide baru
Meningkatkan partisipasi sejak perencanaan pelaksanaan penilaian.
Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan Koordinasi
a. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab upaya dan pelaksana upaya
dalam rangka persiapan pertemuan lintas upaya;
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya puskesmas mengadakan pertemuan untuk
membicarakan hal hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan lintas upaya
puskesmas;
c. Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya mana saja yang akan
diundang;
d. Pelaksana upaya yang

ditunjuk membuat surat undangan,

dan meminta

tandatangan kepada penangung jawab upaya puskesmas;

e. Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat undangan;
f. Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan undangan/ memberikan
informasi kepada penangungjawab upaya lain yang diundang;
g. Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya puskesmas membuka
dan memimpin pertemuan;
h. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada pelaksana yang
ditunjuk untuk menyampaikan hal hal yang akan dibicarakan;
i. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan kepada peserta
pertemuan / koordiator lain / yang mewakili untuk menanggapi;
j. Penangungjawab upaya puskesmas membahas (memberi feed back) apa yang

disampaikan oleh upaya lain maupun yang disampaikan oleh upaya puskesmas;
k. Penangungjawab upaya puskesmas membuat kesepakatan bersama dan pembagian
l.
m.
n.
o.
p.
q.

tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing masing;

Notulis mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
Notulis meminta tandatangan peserta pertemuan sebagai persetujuan;
Notulis membacakan hasil pertemuan;
Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada Kepala Puskesmas,
Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan
kewenangan masingmasing dengan didokumentasikan pada buku / kegiatan
individu.

Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang diselenggarakan

oleh Upaya lain.
a. Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima undangan dari upaya lain.
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas membicarakan surat
undangan dan menunjuksiapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana maupun
penangung jawab sendiri )
c. Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan mempersiapkan
materi pertemuan dan surat tugas.
d. Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai dengan undangan.
e. Pelaksana / Penangung jawab mengikuti pertemuan dengan menyampaikan hal
hal yang ada kaitannya dengan pembahasan pertemuan.
f. Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses pertemuan.
g. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
h. Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan) melapor pada Kepala
Puskesmas tentang hasil pertemuan.
i. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada penangung jawab.
j. Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab, penangung jawab dan
pelaksana membahas hasil pertemuan dan pembagian tugas apabila hasil
pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.
k. Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan tugas
5. Diagram
Alir

masingmasing dan mencatat dibuku/ kegiatan individu.

Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan Koordinasi
Ka Puskesmas instruksikan
pertemuan lintas upaya

Persiapan pertemuan lintas upaya

Pelaksanaan pertemuan
Diskusi lintas upaya
Pembuatan kesepakatan
Pembagian tugas untuk rencana pelaksanaan hasil
keputusan
Dokumentasi hasil pertemuan

Melaporkan hasil pertemuan kepada Ka Puskesmas

Diskusi dengan peserta
pertemuan yang lain

Pelaksanaan hasil pertemuan sesuai rencana

Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang diselenggarakan

oleh Upaya lain.
PJ upaya menerima
undangan
pertemuan dari
upaya lain
Melaporkan
hasil diskusi

6. Referensi
7. Dok.terkait

8. Distribusi

Perwakilan upaya
menghadiri undangan
pertemuan

pada PJ upaya (bila yg

hadir bukan PJ upaya)

PJ upaya penyelenggara
pertemuan melaporkan hasil
pertemuan pada Ka Puskesmas

Pembagian tugas (bila perlu

tindak lanjut hasil pertemuan)

Pelaksanaan tugas sesuai

rencana

Dokumentasi hasil diskusi

Prinsip dan strategi pendekatan komunikasi, joko wiyono, 2008

Upaya upaya puskesmas Penyuluhan Depkes RI 2005.
Undangan Pertemuan,
Surat Tugas,
Notulen Pertemuan,
Buku / KegiatanIndividu.
a. Penangungjawab Upaya upaya puskesmas
b. Penangungjawab upaya lain yang terkait ;
c. Pelaksana upaya upaya puskesmas
a.
b.
c.
d.

9. Rekaman historis perubahan

No
1

Yang dirubah
Prosedur komunikasi dan
koordinasi di Puskesmas
Selomerto 1

Isi Perubahan
Prosedur komunikasi dan koordinasi
dijelaskan tentang komunikasi
koordinasi tingkat puskesmas/ lintas
upaya, serta prosedur komunikasi dan
koordinasi untuk menghadiri
undangan pertemuan dari upaya lain

Tgl.mulai
diberlakukan
1 Maret 2014

KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

UPTD
PUSKESMAS
SELOMERTO 1
No

Daftar
Tilik

No. Kode
Terbitan
No. Revisi
Tanggal Mulai
Berlaku
Halaman

:
:
:
: 1 Maret 2014
: 1 /2

Kegiatan
Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan
Koordinasi
Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab upaya dan pelaksana
upaya dalam rangka persiapan pertemuan lintas upaya;
Penangung jawab dan pelaksana upaya puskesmas mengadakan

pertemuan untuk membicarakan hal hal yang akan dibicarakan dalam

pertemuan lintas upaya puskesmas;
Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya mana saja

3
4

yang akan diundang;

Pelaksana upaya yang ditunjuk membuat surat undangan, dan meminta
tandatangan kepada penangung jawab upaya puskesmas;
Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat undangan;
Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan undangan/

Ya

Tidak

TB.

memberikan informasi kepada penangungjawab upaya lain yang

diundang;
Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya puskesmas
membuka dan memimpin pertemuan;
Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada

7
8

pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal hal yang akan

dibicarakan;
Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan kepada
peserta pertemuan / koordiator lain / yang mewakili untuk menanggapi;
Penangungjawab upaya puskesmas membahas (memberi feed back) apa

yang disampaikan oleh upaya lain maupun yang disampaikan oleh

upaya puskesmas;
Penangungjawab upaya puskesmas membuat kesepakatan bersama dan

10

pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing

11

masing;
Notulis mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
Notulis meminta tandatangan peserta pertemuan sebagai persetujuan;
Notulis membacakan hasil pertemuan;
Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada Kepala

12

Puskesmas,
Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan

13
14

kewenangan masingmasing dengan didokumentasikan pada buku /

kegiatan individu.

15
16

Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang

diselenggarakan oleh Upaya lain.
Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima undangan dari

17

upaya lain.
Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas membicarakan
surat undangan dan menunjuksiapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana
maupun penangung jawab sendiri )
Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai dengan

undangan.
Pelaksana

Penangung

jawab

mengikuti

pertemuan

dengan

menyampaikan halhal yang ada kaitannya dengan pembahasan

pertemuan.
Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses pertemuan.
Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan) melapor pada

Kepala Puskesmas tentang hasil pertemuan.

Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
penangung jawab.
Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab, penangung jawab

dan pelaksana membahas hasil pertemuan dan pembagian tugas apabila

6
7

hasil pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.

Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan
tugas masingmasing dan mencatat dibuku/ kegiatan individu.

8
9
10

11
Jumlah
CR: %.
Pelaksana/ Auditor

()