Audit mutu

internal

Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat

perubahan dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas:

tidak ada motivasi untuk berperan
sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan
temuan dianggap tidak berbobot

Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi
faktual dan signifikan melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan
penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Jenis audit

Audit eksternal: dilakukan oleh auditor

eksternal dari pihak eksternal/institusi
independen
Audit internal: dilakukan di dalam suatu
organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk
kepentingan internal organisasi sendiri.
Auditor internal tidak memiliki tanggung
jawab hukum kepada publik atas apa yang
dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan.

Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau

panitia

10 Esensi dari audit:

Adalah proses interaktif

Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses
analisis/evaluasi/penilaian/pengujian
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan

Tujuan audit
Mendapatkan data dan
informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil
analisa, penilaian,
rekomendasi auditor sebagai
dasar pengambilan
keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan
atau perubahan

Aktivitas audit
Memastikan (konfirmasi dan
verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan
mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)

Kegiatan yang biasa

dilakukan auditor

Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survei
Menganalisis data

Manfaat audit
Pengambilan keputusan
untuk perbaikan,
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi

Audit mutu
internal
Proses pengukuran dan penilaian
secara sistematik, objektif, dan
terdokumentasi yang dilakukan
oleh auditor internal untuk
memastikan bahwa kegiatan
manajemen mutu telah sesuai
dengan pengaturan-pengaturan
atau sistem yang telah
dikembangkan dan hasilnya
efektif sesuai dengan komitmen,
kebijakan, tujuan dan sasaran
mutu yang telah direncanakan

Audit mutu internal

Kegiatan pengukuran atau penilaian: pengumpulan

data dan informasi faktual, signifikan (mempunyai
nilai informatif yang diperlukan untuk
menyimpulkan suatu keadaan) dan relevan
Data adalah fakta: dapat dibuktikan atau
diverifikasi
Data berhubungan dengan permasalahan mutu dan
SMM, serta kepuasan pelanggan, ataupun
berkaitan dengan kepentingan organisasi secara
umum
Sistematis
Objektif
Terdokumentasi

Audit mutu internal

Luaran audit mutu internal adalah kesimpulan yang

dibangun berdasar data yang dikumpulkan dan diolah
Dilakukan untuk mengetahui dipenuhi atau tidak azas
kesesuaian/tingkat ketaatan terhadap komitmen,
kebijakan, sasaran mutu dan persyaratan mutu yang
telah ditetapkan dalam SMM
Untuk memeriksa efektifitas implementasi SMM:
ketaatan azas dan pencapaian tujuan, efektifitas
pencapaian sasaran mutu
Dimaksudkan untuk mendukung tercapainya komitmen,
kebijakan dan sasaran mutu secara keseluruhan
(perspektif mutu dan kepuasan pelanggan)
Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk
membantu menyelesaikan permasalahan mutu:
performa masa lalu, mengendalikan kegiatan masa kini,
mendukung pencapaian tujuan masa depan

Tujuan audit
mutu internal
Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi, terutama
ditinjau dari perspektif mutu dan
kepuasan pelanggan dalam rangka
meningkatkan kinerja organisasi secara
umum

Dasar penetapan tujuan

audit mutu internal

Prioritas permasalahan yang dihadapi

organisasi
Rencana pengembangan usaha /pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Manfaat audit
mutu internal

Bagi pucuk
pimpinan
Referensi dalam membuat
keputusan: mengambil atau
merubah kebijakan mutu
agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi
jangka panjang

Bagi unit
operasional
Mengidentifikasi dan
memahami permasalahan
yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan ataupun
secara spesifik pada unit
operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah

Bagi unit
pengelola mutu
Membantu pengendalian
mekanisme jaminan mutu
baik pada tahap input,
proses, maupun output untuk
inflow maupun outflow
produk

Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan serta
pembangunan budaya
organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya
perbaikan, budaya kerja
sistematis

Manfaat bagi
auditor
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan

Bagi pelanggan
Audit mutu internal
merupakan proses
pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidak puasan
pelanggan dan dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan
dan pencegahan sehingga

Bagi rekanan
Memberi umpan balik
terhadap kinerja rekanan

Perencanaan
audit mutu
internal

Perencanaan audit mutu

internal

Tujuan audit mutu internal

Lingkup audit: seluruh aspek manajemen mutu yang
telah dikembangkan dan
diimplementasikan:komitmen, strategi, tujuan,
kebijakan, sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam
dokumen SMM dan termuat dalam daftar induk
dokumen
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung,
metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

Contoh

Lingkup: pengendalian produk tidak

sesuai
Objek:

Aktivitas dan prosedur kerja di bagian

produksi untuk mencari informasi ttg tingkat
kegagalan dalam proses produksi dan
bagaimana personil bagian produksi
mengendalikan produk tidak sesuai

Contoh lingkup yang lain: komunikasi

internal, tindakan koreksi dan prevensi,
dsb

Pelaksanaan
audit mutu
internal

Pelaksanaan audit mutu

internal

Mengamati proses
Meminta penjelasan
Meminta peragaan
Menelaah dokumen
Memeriksan dengan daftar periksa
Mencari bukti-bukti
Memeriksa silang
Mewawancarai auditee
Melakukan survei
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menyimpulkan

Penilaian SMM
Organisasi
Lakukan survei dengan
form penilaian SMM
Organisasi

Penekanan audit
mutu internal
Compliance audit (audit ketaatan
azas)
Checking health audit (audit
kesehatan azas)
Innovative audit (audit inovasi)

Laporan audit
mutu internal
Esensi:

Menyinggung kebijakan mutu,

peraturan, prosedur yang menjadi
acuan
Lokasi
Aktifitas
Klausul
Skala kekritisan (mayor atau minor
atau observasi)
Rekomendasi
Batas waktu penyelesaian

Kategori ketidaksesuaian

Mayor (Non Conformance): pelanggaran bersifat

menyeluruh dan konsisten terhadap persyaratan
SMM dan kebijakan yang telah digariskan
Minor (Area of concern): pelanggaran
parsial/insidentil dari persyaratan SMM dan
kebijakan yang telah digariskan
Observasi (Opportunity for improvement) : tidak
termasuk dalam kategori ketidaksesuaian, tetapi
temuan berada di luar sistem yang telah
dikembangkan tetapi perlu diangkat untuk
mendapat perhatian manajemen dalam upaya
peningkatan kinerja atau lebih meningkatkan
persyaratan SMM yang telah ada

Tindak lanjut
temuan audit

Tindak lanjut

Menerima laporan hasil audit

Mempelajari laporan
Membuat perencanaan perbaikan
Melaksanakan perbaikan dan
pencegahan
Melakukan evaluasi hasil perbaikan
dan pencegahan
Melaporkan hasil perbaikan

Peran auditor
(surveyor)

3 key participants pada

proses audit/survey

Organisasi atau unit yang

diaudit/disurvey
Auditor/surveyor
Auditee

Peran auditor

Merencanakan audit
Melaksanakan audit
Memberikan umpan balik hasil audit
Membuat laporan audit

Persyaratan kompetensi
auditor

Paham ttg dasar-dasar audit:

Konsep mutu
Teori dan praktek audit
Manfaat dan konsekuensi dari audit
Peran dan tanggung jawab klien, auditor dan
auditee
Karakteristik sistem, proses dan hasil audit
Jenis dan karakteristik audit (internal vs
eksternal)
Analisis kuantitatif dan kualitatif

Persyaratan kompetensi
auditor

Keterampilan dasar yang harus dimiliki auditor:

Time-management technique
Conflict resolution
Effecrtive communication techniques
Presentation methods and techniques

Pemahaman terhadap tehnik audit dan

keterampilan menggunakan alat/instrumen audit:
tehnik sampling, standar yang digunakan, check
list, guidelines, metoda analisis statistik, alat dan
metoda perbaikan mutu, terminologi yang
digunakan, tehnik analisis hasil temuan audit, dsb
Mempunyai sertifikat pelatihan dan lulus ujian
auditor internal

Tugas auditor

Paham etika profesi sbg auditor dan isu-2

hukum yg berkait dg audit/hasil audit
Menyiapkan kegiatan audit:

Menyusun rencana audit: tujuan, jenis dan

lingkup, sarana yg dfibutuhkan, penetapan tim
dan peran masing-masing, standard yg
digunakan
Mendisain audit: strategi (tracing, discovery),
rencana pengumpulan data, penetapan sample,
rencana logistik
Mereview tools dan dokumen untuk audit
Koordinasi dan komunikasi ttg rencana audit

Melaksanakan kegiatan audit:

Mengelola proses kegiatan audit
Opening meeting
Pengumpulan data/evidens
Paper works: dokumentasi dg
menggunakan instrumen audit,
mencatat hasil observasi
Analisis
Exit meeting

Pelaporan hasil audit

Menindaklanjuti kegiatan perbaikan
yg telah dilakukan oleh klien dan
closure
Mengelola program audit:
Administrasi
Proses: prosedur audit, penjadualan,
record keeping
Personil audit

Penggunaan
klausul ISO untuk
audit mutu
internal

Struktur standar sistem manajemen mutu ISO

9001:2008
4
Sistem Manajemen
Mutu

Tanggung jawab
Manajemen

Manajemen
Sumber daya

Business process
Customer
Needs
Requirement
Expectation

Customer
Needs
Requirement
Expectation

IPO
7

Realisasi
Produk

Pengukuran, analsis
Dan perbaikan

Pola pikir
1. Persyaratan umum (klausul 4)
2. Tanggung jawab manajemen
(klausul 5)
3. Manajemen sumber daya
(klausul 6)
4. Realisasi produksi (klausul 7)
5. Pengukuran, analisis, dan
(klausul 8)
perbaikan/penyempurnaan
auditor
Unit/organisasi yang diaudit
Lima klausul SMM ISO sebagai
Dasar dalam memandang unit/organisasi
Yang diaudit

4. Sistem manajemen
mutu
4.1. Persyaratan
umum
4.2. Persyaratan
dokumentasi
4.2.1. Umum
4.2.2. Manual Mutu
4.2.3. Pengendalian
dokumen
4.2.4. Pengendalian
Catatan ttg klausul 1,2, dan 3:
arsip

1. Ruang Lingkup
2. Referensi normatif
3. Istilah dan definisi

Bagaimana
implementasinya pada
audit unit laboratorium:
Persyaratan dokumentasi:

Standar/prosedur mutu
tersedia atau tidak
Pengendalian dokumen dan
rekaman bagaimana
Ada tidaknya kebijakan mutu
Ada tidaknya sasaransasaran mutu pelayanan lab
yang sejalan dengan visi dan
misi rumahsakit/Puskesmas

5. Tanggung jawab
manajemen

5.1. Komitmen manajemen

5.2. Fokus pelanggan
5.3. Kebijakan mutu
5.4. Perencanaan
5.4.1. Sasaran mutu
5.4.2. Perencanaan SMM
5.5. Tg jawab, wewenang dan
komunikasi
5.5.1. Tanggung jawab dan
wewenang
5.5.2. Wakil Manajemen
5.5.3. Komunikasi internal
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
5.6.2. Input tinjauan
5.6.3. Output tinjauan

Bagaimana membina komitmen

pd instalasi lab
Bagaimana prinsip-prinsip fokus
pelanggan diterapkan
Ada tidak kejelasan kebijakan
mutu, sasaran mutu
Ada tidak kejelasan tanggung
jawab dan wewenang dalam
proses pelayanan di instalasi lab,
dan siapa yang bertanggung
jawab untuk perbaikan mutu
Bagaimana komunikasi internal
dilakukan pada instalasi lab
Bagaimana hubungan kerja
dengan unit lain
Bagaimana komunikasi dan
hubungan kerja dengan wakil
manajemen
Bagaimana keterlibatan instalasi
lab dalam kegiatan tinjauan
manajemen

6. Manajemen sumber
daya

6.1. Penyediaan sumber daya

6.2 Manajemen SDM
6.2.1. Umum
6.2.2. Kompetensi, kesadaran
dan pelatihan
6.3. Infrastruktur
6.4. Lingkungan kerja

Bagaimana pengelolaan sumber

daya di instalasi lab
Bagaimana pengelolaan SDM di
instalasi lab:

Persyaratan kompetensi petugas

lab (analis, asisten analis, dsb)
Bagaimana pemenuhan
persyaratan kompetensi tsb
Bagaimana upaya peningkatan
kompetensi SDM, pelatihan,
pendidikan, dsb, adakah rencana
pengembangan SDM di instalasi
lab
Bagaimana evaluasi kinerja
dilakukan, apa upaya untuk
peningkatan kinerja

Bagaimana pemeliharaan
gedung dan peralatan yang ada
Bagaimana pengelolaan
lingkungan kerja, bagaimana
prinsip 5 R diterapkan

7. Realisasi produk

7.1. Perencanaan realisasi produk

7.2.1. Penetapan Persyaratan Terkait dengan
produk
7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait dengan produk
7.2.3. Komunikasi pelanggan
7.3. Disain dan pengembangan
7.3.1. Perencanaan disain dan pengembangan
7.3.2. Input disain dan pengembangan
7.3.4. Tinjaun disain dan pengembangan
7.3.5. Verifikasi disain dan pengembangan
7.3.6. Validasi disain dan pengembangan
7.3.7. Pengendalian perubahan disain dan
pengembangan
7.4. Pembelian
7.4.1. Pengendalian pembelian
7.4.2. Informasi pembelian
7.4.3. Verifikasi produk pembelian
7.5. Produksi dan penyediaan jasa
7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
7.5.2. Validasi proses produksi dan penyediaan
jasa
7.5.3. Identifikasi dan ketelusuran
7.5.4. Barang milik pelanggan
7.5.5. Pengawetan produk
7.6. Pengendalian peralatan pengukuran dan
pemantauan

Bagaimana alur proses pelayanan

di lab
Bagaimana menetapkan
persyaratan pelanggan dan
rencana proses produksi/pelayanan
Bagaimana menjamin pelaksanaan
proses sesuai dengan yang
diharapkan
Bagaimana perencanaan pembelian
alat dan bahan untuk lab
Bagaimana proses pembelian alat
dan bahan di lab
Bagaimana proses verifikasi produk
yang dibeli
Bagaimana identifikasi dan
ketelusuran barang-barang milik
pelanggan (misalnya spesimen lab,
hasil pemeriksaan lab, dan
registrasinya)
Bagaimana pengendalian alat ukur
yang digunakan (kalibrasi, dsb)

8. Pengukuran, analisa dan

perbaikan/penyempurnaan

8.1. Umum
8.2. Pemantauan dan
pengukuran
8.2.1. Kepuasan pelanggan
8.2.2 Audit internal
8.2.3. Pemantauan dan
pengukuran proses
8.2.4. Pemantauan dan
pengukuran produk
8.3. Pengendalian produk
tidak sesuai
8.4. Analisis data
8.5. Perbaikan
8.5.1. Perbaikan
berkesinambungan
8.5.2. Tindkan koreksi
8.5.3. Tindakan prevensi

Bagaimana pengukuran
kepuasan pelanggan dilakukan
Adakah sasaran mutu ditetapkan
dan bagaimana upaya perbaikan
dilakukan di instalasi lab
Jika dijumpai hasil pemeriksaan
yang tidak sesuai apa yang
dilakukan
Apakah ada ukuran-ukuran
kinerja di instalasi lab (lihat spm
laboratorium)
Bagaimana pencapai ukuranukuran kinerja tersebut
Apakah data hasil pengukuran
kinerja dianalisis, dan
bagaimana tindak lanjutnya
Koreksi, tindakan koreksi, dan
tindakan pencegahan apa saja
yang telah dilakukan, bagaimana
hasil dan tindaklanjutnya

Referensi

Russel, J.P., The quality audit

handbook, 2nd ed, ASQ Quality audit
division, Wisconsin, 2000.
Susilo, W., Audit Mutu Internal,
Vorqistatama Binamega, 2003

Kompetensi auditor

Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit

Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat
audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada
prioritas permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen
termasuk pengelolaan arsip
Melakukan verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd
bukti-bukti objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Form Persiapan Audit Mutu Internal

Unit yang diperiksa :
Auditor pemeriksa :
Tanggal pemeriksaan:
No

Rencana Pemeriksaan

Catatan

Form Audit Internal Bulanan

Unit yang
diaudit

Lingkup audit

Auditor

Jadwal Audit

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Keterangan

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Jadual Audit Mutu Internal

Tahun:
Unit yang
diaudit

Jan

Feb

Ma
r

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Spt

Okt

No
v

Des

Form Ringkasan Temuan Audit

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No

Uraian Ketidak
sesuaian

Bukti
bukti
objektif

Ketdk
sesuaian
thd SMM

Klausul
ISO

Kategori
temuan

Disiapkan oleh Auditor

--------------------------------

Waktu
penyelesa
ian

Disetujui oleh Auditee

-------------------------------

Catatan Historis Temuan Audit

Yang Sudah Selesai
Uraian
temuan

Katego Departem
ri
en / Unit

Auditor

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Perbaik
an

Tanggal
selesai

Catatan Historis Temuan Audit Yang

Tidak Efektif
Uraian
temuan

Kategori

Departeme Auditor
n/ Unit

Batas
Waktu

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Alasan

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi

Uraian
temuan
audit

Kondisi
sebelum
tindakan
koreksi

Kesimpulan
sebab sebab

Tindakan
koreksi yang
telah
dilakukan

Kondisi
setelah
tindakan
koreksi

Tindakan
pencegahan

Dilaporkan oleh
Auditee

Form Laporan Ketidak Sesuaian

Kepada:
Dari:
Tanggal
Rincian
Temuan

Bukti bukti
objektif

Ketidak
sesuaian thd
SMM

Rekomendasi tindakan koreksi

Auditor

Verifikasi oleh auditor:

Klausul ISO

Kategori
temuan

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Batas waktu
penyelesaian

Tindakan koreksi/prevensi yg telah diambil

Auditor