Tinjauan manajemen

(Management Review)

Pengertian
Tinjauan manajemen :
adalah proses evaluasi terhadap
kesesuaian dan efektivitas implementasi
SMM dengan cara melakukan
pembahasan secara berkala (dalam
bentuk rapat pertemuan) yang
melibatkan berbagai pihak yang terkait
dengan operasional kegiatan organisasi

Klausul atau standar ISO yang terkait ttg

tinjauan manajemen/klausul 5 (TJM)

5.6. Tinjauan Manajemen:

5.6.1. Umum:
Tinjauan manajemen dilaksanakan secara berkala
Interval waktu disesuaikan dengan tingkat kepentingannya
Tujuan tinjauan manajemen ditetapkan dengan jelas
Hasil tinjauan manajemen dicatat
Presensi peserta tinjauan manajemen dibuat
Tinjauan manajemen membahas agenda yang telah
ditetapkan
Tinjauan manajemen mengevaluasi dampak dan kinerja
SMM
Tinjauan manajemen membahas rencana
perubahan/perbaikan SMM
Hasil TM didistribusikan dan ditindaklanjuti
TM menyimpulkan tindakan koreksi/perubahan
Tindak lanjut hasil TM dipantau
Hasil TM yang lalu dibahas ulang untuk pemastian
efektivitasnya
TM mengundang pihak-pihak yang diperlukan

 5.6.2. Input tinjauan:

Agenda tinjauan manajemen ditetapkan, mencakup:

Hasil audit internal

Umpan balik/keluhan pelanggan
-kepuasan pelanggan
-kinerja proses/produk/jasa yang dihasilkan
Hasil TM yang lalu
Rencana perbaikan/perubahan SMM
Masalah-masalah operasional SMM
Perubahan-perubahan yang dapat berpengaruh thd
keutuhan dan efektivitias SMM, dsb

 5.6.3. Output tinjauan:

Hasil TM memuat keputusan tindak lanjut atas
permasalahan yang telah diidentifikasi
Rencana perbaikan masalah-masalah yang
telah diidentifikasi
Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
Pemenuhan sumber daya yang diperlukan
Rencana perubahan berbagai persyaratan
produk dan pelanggan

Tinjauan manajemen

Tujuan

Input:
Hasil audit eksternal
Hasil audit internal
Keluhan Pelanggan
Umpan balik pelanggan
Umpan balik rekanan
Hasil analisis kinerja
Hasil tinjauan yang lalu
Rencana Perubahan/
perbaikan
sistem

Peningkatan
Kinerja

Bentuk:
Pembahasan dengan
berbagai
pihak terkait
Sifat:
Berkala

Proses:
Evaluasi

- Penanggung jawab: MR
- Peserta ditentukan oleh MR sesuai
dengan keperluan/masalah yang dibahas
- Harus ada surat undangan yang
dikeluarkan oleh MR,
- Harus ada presensi kehadiran
- Waktu dan tempat ditentukan oleh MR
- Harus ada notulen rapat tinjauan manajemen

Kesesuaian dan
Efektifitas
Implementasi
SMM

Hasil tinjauan
-dicatat dan diarsipkan,
-diumpan balikkan pada
semua pihak terkait
-digunakan sebagai acuan
tindakan perbaikan/koreksi
-setiap perbaikan yg telah
dilakukan dari hasil tinjauan
harus dilaporkan
pd MR, tembusan
pada kepala dinas

Langkah-langkah
MR bersama manajemen puncak
mempersiapkan TM: rencana waktu,
tempat, agenda, dan siapa yang akan
diundang
MR mengundang unit-unit /Pokja
MR memimpin pertemuan tinjauan
manajemen
MR memberikan umpan balik pada
peserta
MR memantau perbaikan

Tinjauan Manajemen:
bersifat menyeluruh

Pertemuan lintas fungsi

untuk perbaikan case by case
Perbaikan internal
Sub-unit

4
Sistem Manajemen
Mutu

Tanggung jawab
Manajemen

Manajemen
Sumber daya

Business process
Customer
Needs
Requirement
Expectation

Customer
Needs
Requirement
Expectation

IPO
7

Realisasi
Produk

Pengukuran, analsis
Dan perbaikan

1. Persyaratan umum (klausul 4)

2. Tanggung jawab manajemen (klausul
5)
3. Manajemen sumber daya (klausul 6)
4. Realisasi produksi (klausul 7)
5. Pengukuran, analisis, dan (klausul 8)
perbaikan/penyempurnaan

auditor

Lima klausul SMM ISO sebagai

Dasar dalam memandang unit/organisasi
Yang diaudit

Unit/organisasi yang diaudit

4.1. Persyaratan umum

4.2. Persyaratan
dokumentasi
4.2.1. Umum
4.2.2. Manual Mutu
4.2.3. Pengendalian
dokumen
4.2.4. Pengendalian
arsip

Catatan ttg klausul 1,2, dan 3:

1. Ruang Lingkup
2. Referensi normatif
3. Istilah dan definisi

Bagaimana
implementasinya pada
audit unit laboratorium:
Persyaratan
dokumentasi:
Standar/prosedur mutu
tersedia atau tidak
Pengendalian dokumen
dan rekaman bagaimana
Ada tidaknya kebijakan
mutu
Ada tidaknya sasaransasaran mutu pelayanan
lab yang sejalan dengan
visi dan misi
rumahsakit/Puskesmas

5.1. Komitmen manajemen

5.2. Fokus pelanggan
5.3. Kebijakan mutu
5.4. Perencanaan
5.4.1. Sasaran mutu
5.4.2. Perencanaan SMM
5.5. Tg jawab, wewenang dan
komunikasi
5.5.1. Tanggung jawab dan
wewenang
5.5.2. Wakil Manajemen
5.5.3. Komunikasi internal
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
5.6.2. Input tinjauan
5.6.3. Output tinjauan

Bagaimana membina komitmen

pd instalasi lab
Bagaimana prinsip-prinsip fokus
pelanggan diterapkan
Ada tidak kejelasan kebijakan
mutu, sasaran mutu
Ada tidak kejelasan tanggung
jawab dan wewenang dalam
proses pelayanan di instalasi lab,
dan siapa yang bertanggung
jawab untuk perbaikan mutu
Bagaimana komunikasi internal
dilakukan pada instalasi lab
Bagaimana hubungan kerja
dengan unit lain
Bagaimana komunikasi dan
hubungan kerja dengan wakil
manajemen
Bagaimana keterlibatan instalasi
lab dalam kegiatan tinjauan
manajemen

6.1. Penyediaan sumber daya

6.2 Manajemen SDM
6.2.1. Umum
6.2.2. Kompetensi, kesadaran
dan pelatihan
6.3. Infrastruktur
6.4. Lingkungan kerja

Bagaimana pengelolaan
sumber daya di instalasi lab
Bagaimana pengelolaan SDM
di instalasi lab:

Persyaratan kompetensi
petugas lab (analis, asisten
analis, dsb)
Bagaimana pemenuhan
persyaratan kompetensi tsb
Bagaimana upaya peningkatan
kompetensi SDM, pelatihan,
pendidikan, dsb, adakah
rencana pengembangan SDM
di instalasi lab
Bagaimana evaluasi kinerja
dilakukan, apa upaya untuk
peningkatan kinerja

Bagaimana pemeliharaan
gedung dan peralatan yang
ada
Bagaimana pengelolaan
lingkungan kerja, bagaimana
prinsip 5 R diterapkan

7.1. Perencanaan realisasi produk

7.2.1. Penetapan Persyaratan Terkait dengan
produk
7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait dengan
produk
7.2.3. Komunikasi pelanggan
7.3. Disain dan pengembangan
7.3.1. Perencanaan disain dan
pengembangan
7.3.2. Input disain dan pengembangan
7.3.4. Tinjaun disain dan pengembangan
7.3.5. Verifikasi disain dan pengembangan
7.3.6. Validasi disain dan pengembangan
7.3.7. Pengendalian perubahan disain dan
pengembangan
7.4. Pembelian
7.4.1. Pengendalian pembelian
7.4.2. Informasi pembelian
7.4.3. Verifikasi produk pembelian
7.5. Produksi dan penyediaan jasa
7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan
jasa
7.5.2. Validasi proses produksi dan
penyediaan jasa
7.5.3. Identifikasi dan ketelusuran
7.5.4. Barang milik pelanggan
7.5.5. Pengawetan produk
7.6. Pengendalian peralatan pengukuran dan
pemantauan

Bagaimana alur proses pelayanan di

lab
Bagaimana menetapkan
persyaratan pelanggan dan rencana
proses produksi/pelayanan
Bagaimana menjamin pelaksanaan
proses sesuai dengan yang
diharapkan
Bagaimana perencanaan pembelian
alat dan bahan untuk lab
Bagaimana proses pembelian alat
dan bahan di lab
Bagaimana proses verifikasi produk
yang dibeli
Bagaimana identifikasi dan
ketelusuran barang-barang milik
pelanggan (misalnya spesimen lab,
hasil pemeriksaan lab, dan
registrasinya)
Bagaimana pengendalian alat ukur
yang digunakan (kalibrasi, dsb)

8.1. Umum
8.2. Pemantauan dan
pengukuran
8.2.1. Kepuasan pelanggan
8.2.2 Audit internal
8.2.3. Pemantauan dan
pengukuran proses
8.2.4. Pemantauan dan
pengukuran produk
8.3. Pengendalian produk tidak
sesuai
8.4. Analisis data
8.5. Perbaikan
8.5.1. Perbaikan
berkesinambungan
8.5.2. Tindkan koreksi
8.5.3. Tindakan prevensi

Bagaimana pengukuran
kepuasan pelanggan dilakukan
Adakah sasaran mutu
ditetapkan dan bagaimana
upaya perbaikan dilakukan di
instalasi lab
Jika dijumpai hasil pemeriksaan
yang tidak sesuai apa yang
dilakukan
Apakah ada ukuran-ukuran
kinerja di instalasi lab (lihat
spm laboratorium)
Bagaimana pencapai ukuranukuran kinerja tersebut
Apakah data hasil pengukuran
kinerja dianalisis, dan
bagaimana tindak lanjutnya
Koreksi, tindakan koreksi, dan
tindakan pencegahan apa saja
yang telah dilakukan,
bagaimana hasil dan
tindaklanjutnya

Terima Kasih