Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis - Unlocked

Instalasi Rekam Medis
RS. Royal Progress
BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah melakukan
pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan
sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan
untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes
RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk
menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik
baiknya.
Demikian
juga
dengan
diberlakukannya
Peraturan
Pemerintah
NO.269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua
tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991
tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan
sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsifungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi
dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara
penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan
baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Royal Progress.

RS. Royal Progress
BAB II
GAMBARAN UMUM
II.1. Sejarah Royal Progress
Rumah Sakit Medika Gria didirikan pada tahun 1990, oleh Ir. Bambang Sumantri.
Pada awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas
3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18
Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI
Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai sarana pemeliharaan kesehatan
bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada umumnya.
Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan masyarakat
terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit Medika Gria melakukan pengembangan sarana
fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif yang terdiri dari
8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh proses pengembangan ini dapat
diselesaikan pada tahun 2003.
Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8 Agustus,
Rumah Sakit Medika Gria menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh Menteri
Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi yang baru
lahir di Rumah Sakit Medika Gria memiliki sistem kekebalan tubuh yang prima serta dapat
tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan ASI eksklusif sampai dengan
usia 6 bulan.
Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005 klinik
Medika Gria yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY MEDIKA GRIA menjadi
pusat pelayanan masalah tumbuh kembang anak.
Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit Medika Gria telah
mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan
membuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal
dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik.
Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit Medika Gria kembali melakukan
pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan rumah
sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040 m2. Perluasan
2

RS. Royal Progress
bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah kapasitas tempat tidur yang tersedia
menjadi 200 tempat tidur. Selain bangunan rumah sakit, sarana penunjang kesehatan lainnya
senantiasa terus ditingkatkan dengan menyediakan alat-alat canggih.
Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah Sakit Royal Progress
juga melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan
mutu pelayanan rumah sakit. Salah satu pengembangan yang telah dilakukan adalah
penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia melalui Yayasan Pengembangan Medik Indonesia (YAPMEDI) dengan No.
001/K/SK/YPMI/III/2005 tentang keputusan bersama Ketua Yayasan Pengembangan Medik
Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama Yayasan Medik Indonesia dan Rumah
Sakit Royal Progress.Tujuan dari kerja sama ini adalah untuk meningkatkan kemampuan mutu
pelayanan medik serta mewujudkan Rumah Sakit Medika Gria sebagai rumah sakit pendidikan
dengan menyediakan lahan bagi staf pengajar FKUI untuk berkarya. Kerja sama ini akan
meningkatkan pelayanan rumah sakit yaitu dengan menyediakan tenaga-tenaga profesional.
Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit Medika Gria berubah menjadi
Rumah Sakit Royal Progress International Hospital.
Pada tanggal 30 Oktober 2009 nama Rumah Sakit Royal Progress Internasional
berubah manjadi Rumah Sakit Royal Progress dan perubahan juga pada lambang Rumah
Sakit Royal Progress.
II.2. Permasalahan
Selama periode 2007 2009 Rumah Sakit Royal Progress mempunyai berbagai macam
permasalahan, antara lain :
II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan maupun rawat inap sejak tahun
2007 2010. Penurunan produktivitas tersebut juga diikuti penurunan pelayanan
penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, hal tersebut
merupakan masalah penting yang harus segera diatasi.
II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah fasilitas dan
peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran demikian cepat berkembang,
sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran yang semula dianggap
canggih akan cepat dianggap ketinggalan jaman. Bila rumah sakit akan terus

RS. Royal Progress
mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan

berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada
kinerja keuangan rumah sakit.
II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik
Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter sebanyak 3
tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter Spesialis di rumah
sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit menjadi agak sulit karena bila
Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan rumah
sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain,
ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan
adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter Spesialis, terutama dalam upaya
meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.
Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain
merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang telah
terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit Royal Progress
Rumah Sakit Royal Progress merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 133
tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress.
Rumah Sakit Royal Progress mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan
umum, spesialistik dan subspesialistik, dengan motto :
Melayani dengan penuh cinta kasih.
Rumah sakit Royal Progress mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan
pariupurna yang dilandasi kompetensi dan etika profesi, serta berorientasi pada kepuasan
pelanggan dan pelayanan bermutu tinggi dengan standar internasional
Untuk menyelenggrakan tugas tersebut, rumah sakit Royal Progress mempunyai
fungsi :
1. Melaksanakan pelayanan kesehatan umum, spesialistik dan subspesialistik
2. Melaksanakan upaya preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif
3. Melaksanakan pelayanan rujukan

RS. Royal Progress
4. Melaksanakan upaya peningkatan kompetensi melalui program pelatihan dan

pengembangan
5. Melaksanakan upaya pengembangan pelayanan melalui pembentukan jejaring dengan
berbagai pihak di dalam dan diluar negri
6. Melaksanakan program mutu untuk secara terus menerus meningkatkan mutu pelayanan
agar setara dengan standar internasional
7. Melaksanakan administrasi umum dan manajemen keuangan
II.4. KEGIATAN PELAYANAN

Kegiatan pelayanan Rumah Sakit Royal Progress dapat dilihat pada tabel-tabel di
bawah ini.
1. PELAYANAN RAWAT JALAN
RAWAT JALAN
A. Kunjungan Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 s/d 2009
A.1. Total Kunjungan Pasien Rawat Jalan Per Spesialisasi
No.
Klinik
2005
2006
2007
1 Penyakit Dalam
7.795
7.945
9.054
2 Obsgyn (Team FKUI)
3.305
3.886
3972
- Fetomaternal
404
366
94
3 Anak
3.431
2.871
1988
4 Mata
1.180
2.673
2911
5 Kulit
1.931
2.209
3360
6 Gigi
2.199
1.803
1625
7 THT
1.141
1.008
985
8 Obsgyn (Non FKUI)
997
818
475
9 B. Umum
712
671
793
10 Neurologi
550
558
373
11 Bedah Tulang
445
369
270
12 Jantung
336
362
216
13 Paru, Asma & Alergi
220
127
165
14 Bedah Urologi
89
81
60
15 Pem. Payudara
41
70
54
16 Laktasi
54
17 Psikiater
37
35
41
18 Bedah Kosmetik
27
22
15
2008
8.909
2833
1147
1406
3368
1137
1044
628
630
387
288
336
151
69
54
2009
10.210
2763
3
1120
460
2536
1072
963
1203
683
312
173
142
136
75
45
122
46
213
79
5

RS. Royal Progress
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Gizi
Bedah Mulut
Rematologi
Bedah Anak
Andrologi
Bedah Ongkologi
Bedah Saraf
Paket Sunat Sp. Bedah
Bedah Digestif
Bedah Vaskuler
Rehab. Medik
Anestesi
Psikologi
31 Forensik
32 Royal Dental Center
TOTAL
31
9
15
3
13
6
16
7
0
4
2
14
13
10
9
6
6
3
1
1
1
0
0
2
2
3
8
2
10
2
3
9
18
1
14
5
2
1
4
1
24.947
0
25.992
26.489
22.590
22.222
RATA-RATA/BLN
2.079
2.166
2.207
1.883
1.852
33 Akupuntur
- Dr. Wayne Sung
- Dr. Hendry Wijaya
34 Fisioterapi
35 Klinik Umum
36 UGD
TOTAL
TOTAL KUNJUNGAN
529
529
0
4.366
839
10.011
16.274
41.221
1286
1049
239
3.805
832
9.559
16.768
42.760
726
726
144
144
1
3.723
3.648
8160
12.027
34.617
8917
12.565
34.787
4.160
47
9894
14.827
41.316
2. PELAYANAN RAWAT INAP

1.
RAWAT INAP
A.1. Fasilitas Rawat Inap Saat Ini
A.1. Kamar Perawatan Rawat Inap Per Kelas Dan Per Lantai
JML Lantai
Lantai
Lantai
Lantai
Kelas
No
TT
1
2
3
5
1 Royal Suite
2
2 President
4
Suite
3 VIP
47
5
4
13
4 I
30
8
6
10
5 II
52
8
32
12
-
Lantai
6
Lantai
7
2
4
16
6
-
9
-

RS. Royal Progress
6 III
41
18
13
10
7 ICU
7
7
8 ISO
4
2
2
TOTAL
187
26
67
32
25
22
9 Box bayi
10
10
Ket :
Lantai 6 belum aktif terdiri dari VIP = 16 TT dan kelas I = 6 TT.
15
A.2. Kamar Operasi

Kamar operasi terdiri dari 3 OK besar dan 1 OK sedang
A.3. Kamar Bersalin
Kamar bersalin terdiri dari 1 ruang kala dan 2 ruang partus
B. Kunjungan Pasien Rawat InapTahun 2005 s/d 2009
B.1. Total Pasien Masuk Rawat Inap Per Kelas
No.
Kelas
Th.2005
Th.2006
1 Royal Suite
2 President
Suite
3 SVIP
4 VIP
5 I
6 II
7 III
8 ICU
9 ISOLASI
NICU
TOTAL
Th.2007
Th.2008
Th.2009
232
334
573
839
79
15
294
329
545
835
60
40
314
341
604
834
58
27
317
313
442
917
41
32
2.088
2.113
2.178
2.062
350
299
583
824
41
29
1
2.161
174
176
191
181
194
113
125
115
111
163
TOTAL +
NEONATUS
2.201
2.238
2.293
2.173
2.324
11 TTKP (ODC)
44
65
RATARATA/BLN
10 Neonatus (
Box Bayi )
12
3. PELAYANAN PENUNJANG MEDIK

A. Laboratorium
A.1. Jumlah Pasien Dan Pemeriksaan Laboratorium

RS. Royal Progress
No.
1 Jumlah Pasien
Th.2005
11.694
Th.2006
10.894
Th.2007
11.750
Th.2008
10.999
Th.2009
11.343
Jml Pasien/bulan
975
908
979
917
945
2 Jumlah Pemeriksaan
28.890
43.403
44.085
47.806
42.135
Jml Pemeriksaan/bulan
2.408
3.617
3.674
3.984
3.511
A.2. Patologi Anatomi

No.
1 Patologi Anatomi
Th.2005
962
Th.2006
966
Th.2007
994
Th.2008
1.089
Th.2009
1.062
Rata-rata PA/bulan
80
81
83
91
89
Radiologi
Kegiatan Radiologi
No.
1 Jumlah Pasien
Th.2005
3.226
Th.2006
2.802
Th.2007
2.733
Th.2008
2.800
Th.2009
2.778
Jml Pasien/bulan
269
234
228
233
232
3.537
3.087
2.950
3.103
3.101
295
257
246
259
258
2 Jumlah Foto Rongent

Jml Foto Rontgen/bln
Ket : *Th.2000, 2001 dan 2002 jumlah pasien belum di laporkan terpisah
4. SUMBER DAYA MANUSIA
DOKTER
a. Dokter Spesialis
b. Dokter Umum
c. Dokter Gigi
Jumlah
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
TENAGA KESEHATAN LAIN

Sarjana Keperawatan
Sarjana Kesehatan Masyarakat
Sarjana Farmasi/Apoteker
D3 Keperawatan dan Kebidanan
Radiografer
Analis
SPK/sederajad
Asisten Apoteker
JUMLAH
60
6
4
70
JUMLAH
2
1
2
72
5
7
8
10
8

RS. Royal Progress
i.
POS/TPK
Jumlah
a.
b.
c.
d.
e.
f.
TENAGA ADMINISTRASI
Sarjana ( S1 )
Sarjana ( S2 )
Sarjana Muda ( D1 dan D3 )
SLTA/sederajad
SLTP
SD
Jumlah
21
128
JUMLAH
11
3
22
126
16
2
180

RS. Royal Progress
BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
ROYAL PROGRESS INTERNATIONAL HOSPITAL
1. Visi
: Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta

lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu
2. Misi
: Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif &

rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan berorientasi pada
kepuasan pelanggan.
3. Motto
: Melayani dengan penuh kasih sayang
4. Nilai
: Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di Royal Progress.

Nilai Royal Progress secara umum adalah PROGRESS.
PRO
: Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Royal Progress
: Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi dan

berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim.
: Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani
: Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.
: Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.
: Saling menguntungkan
5. Tujuan
: GOAL
1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.
2. Pelayanan kesehatan Royal Progress terus meningkat dan berkembang.
3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan Rumah Sakit Royal Progress
4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, memiliki integritas,
komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan pelatihan, serta
upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.
10

RS. Royal Progress
BAB IV
Struktur Organisasi Rumah Sakit Royal Progress
Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007.
Organisasi Rumah Sakit Royal Progress dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur Rumah Sakit
Royal Progress, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum dan Keuangan. Direktur Pelayanan
membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan membawahi 2 Kepala bagian.
Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lain adalah Unit, yang
dipimpin oleh Kepala Unit.
Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress tidak menutup kemungkinan untuk
terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi Rumah Sakit Royal
Progress.
Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun yang
memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurang-kurangnya
memuat :
1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.
2. Posisi rumah sakit saat ini.
3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra
4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.
Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.ROYAL PROGRESS dipimpin oleh seorang direktur
utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan.
Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress dan kedudukan Instalasi Rekam Medis
digambarkan sebagai berikut :
11

RS. Royal Progress
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)
1. Visi Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Misi Instalasi Rekam Medis
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat,
tepat dan akurat
3. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan bagi
pasien
4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu
1. C
: Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga
2. I
: Inofatif
Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan

3. T
: Tepat dan Terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
4. R
: Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.

5. A
: Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.

5. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan
rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil
sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
12

RS. Royal Progress
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rekam Medis Royal Progress dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang
membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan
Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis.
Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission
(Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).
Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode Penyakit,
Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.
Direktur Pelayanan
Manager Pelayanan
AssMen JangMed
Ka. Instalasi RM
Pj. Pendaftaran
Pasien
Pj. Managemen
Rekam Medis
Penyimpanan
Penerimaan
Pasien RI
(Admission)
Penerimaan
Pasien RJ
(Registrasi)
Assembling
&Indeks
Kode
Pengyakit
& Distribusi
RM
Statistik &
Pelaporan
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
13

RS. Royal Progress
BAB VII
URAIAN JABATAN
VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan
: Kepala Instalasi Rekam Medis
Unit Kerja
: Penunjang Medis
Ikhtisar Jabatan
Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam
medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan
dan pengambilan data medis.
Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan,

mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya,
ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS.
Royal Progress.
Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan

sumber daya yang dipergunakan.
Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit,
sebagai dasar perencanaan,
mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan

manajemen.
Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
14

RS. Royal Progress
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

9. Laporan dan informasi kinerja RS. Royal Progress
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. Royal Progress
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK
2. Printer.
3. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
1. Senin Jumat : jam 08.00 - 17.00
2. Sabtu
: Libur
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
a. Penerimaan pasien.
b. Pencatatan rekam medis.
c. Pengelolaan data medis.
d. Penyimpanan berkas rekam medis.
e. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.
3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
15

RS. Royal Progress
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam

medis.
6. Merencanakan
dan
mengevaluasi
sistem
dan
prosedur
peminjaman
dan
pendistribuasian berkas rekam medis.

7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.
8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan
manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.
11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam
medis bernilai guna atau tidak.
12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam
medis di rumah sakit.
13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Royal Progress.
15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.
16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan
pelaporan dan analisa.
19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan
dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan
kegiatan Instalasi Rekam Medis.
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
Admission Dan Registrasi
Assembling dan indeks kode penyakit.
16

RS. Royal Progress
Statistik dan pelaporan rumah sakit.

Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT ORGANISASI
DALAM HAL
Ka. Instalasi Rekam Medis
Penunjang Medis
Penanggung jawab Managemen

Rekam Medis
Penanggung jawab Admission
Dan Registrasi
Ka Instalasi Rawat Jalan
Instalasi Rekam
Medis
Instalasi Rekam
Medis
Instalasi RawatJalan
Ka Instalasi Rawat Inap
Instalsi Rawat Inap
Ka Instalasi Gawat Darurat
Instalasi Gadar
Koordinasi tentang pelayanan

registrasi pasien
10
Ka sie Umum
Bagian Umum
Pengadaan ATK
11
Kepala Unit lain yang terkait
Bagian lain yang

terkait
Koordinasi tugas
Pelaporan
Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Penugasan
registrasin pasien rawat jalan.
registrasi rawat inap
17

RS. Royal Progress
Kondisi Lingkungan Kerja :

NO
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam Diruang tertutup dan berAC
medis
Tempat kerja : Admission Dan Registasi
Diruang terbuka, umum dan berAC
Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
Minimal DIII
- Pelatihan ICD 10
Rekam Medis.
- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit
- Pengalaman di Rekam Medis

min 5 tahun.
- Pelatihan manajerial rumah sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun
18

RS. Royal Progress
VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan
: Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan

identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.
Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas

Admission dan Registrasi.
Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat
jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan
kasus penyakitnya.
4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.
19

RS. Royal Progress
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
Penerimaan pasien.
Pencatatan indentifikasi pasien.
Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang

tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada
atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila
terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.
9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan
laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
20

RS. Royal Progress
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien
yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.
1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Penanggung jawab
Bagian Keperawatan
Managemen Rekam Medis

3
Karu Instalasi Rawat Inap
registrasi RI
4
Karu Instalasi Rawat Jalan
Bagian Keperawatan

registrasi RJ
Karu Intalasi Gawat Darurat
Bagian Keperawatan

registrasi IGD
21

RS. Royal Progress
Unit lain yang terkait
Bagian yang terkait
Koordinasi tugas

NO
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Admission dan Registrasi
Diruang terbuka, umum dan berAC
Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Syarat Jabatan :
NO
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam Medis.
Medis/SLTA Plus
- Pelatihan Customer Service.
PENGALAMAN
-Pengalaman
di
Admission
dan
Registrasi min 2 tahun.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
2. Berbadan
22

RS. Royal Progress
VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan
: Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan
pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam
medis.
Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu
pelayanan.
Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
23

RS. Royal Progress
Sifat Jabatan :
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.
Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.
Statistik Dan Pelaporan.
2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan
pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila
terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan
Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan
rekam medis.
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.
4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
24

RS. Royal Progress

4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.

1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
3. Staf Statistik Dan Pelaporan
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Penanggung jawab Admission
Dan Registrasi
3
Penugasan
Karu Instalasi Rawat Inap
Bagian Keperawatan

rekam medis RI
Karu Instalasi Rawat Jalan
Bagian Keperawatan

rekam medis RJ
Karu Intalasi Gawat Darurat
Bagian Keperawatan

rekam medis IGD
Unit lain yang terkait
Bagian yang terkait
Koordinasi tugas

NO
ASPEK
Tempat kerja : Ruang Rekam Medis
FAKTOR
Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
Stress manajerial
FAKTOR
25

RS. Royal Progress
Syarat Jabatan :
NO
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
DIII Rekam
Medis/SLTA Plus
PENGALAMAN
-Pengalaman di rekam medis

min 2 tahun.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
3. Umur minimal
: 21 tahun
VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan
: Staf Admission.
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry) data
pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.
Memberikan informasi pelayanan medis RS. Royal Progress.
Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan
kasus penyakitnya.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
26

RS. Royal Progress
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Royal Progress International Hospital.
3. Formulir isian pasien.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat
inap.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
7. Mengambil berkas rekam medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
27

RS. Royal Progress
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.

4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasien
apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.
2.
Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Staff Admission
Penugasan

NO
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Admission
Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.
Syarat Jabatan :
NO
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1
DIII Rekam
Medis/SLTA Plus
28

RS. Royal Progress
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: jarang
3. Berjalan
: jarang
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
3. Umur minimal
: 18 tahun
VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan
: Staf Registrasi
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi
penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip
pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik
Memberikan informasi pelayanan medis RS. Royal Progress.
Memberikan informasi produk RS. Royal Progress.
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik sebelum
pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS Royal Progress
3. Daftar fasilitas RS. Royal Progress
4. Formulir isian pasien.
29

RS. Royal Progress

6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat
jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.
9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien.
10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke
managemen rekam medis.
11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.
12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
30

RS. Royal Progress
4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah
selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Staff Registrasi
Penugasan

NO
1
ASPEK
Tempat kerja : Registrasi
FAKTOR
Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
DIII Rekam Medis/
SLTA Plus
PENGALAMAN
31

RS. Royal Progress
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
3. Umur minimal
: 18 tahun
VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

Nama Jabatan
: Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap,
meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis
sesuai urutan yang telah ditentukan.
Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan
stiker tahun kunjungan akhir.
Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.
Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi
sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.
Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).
Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
32

RS. Royal Progress
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan
langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling dan
belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :
Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawab
berkas rekam medis.
Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas
rekam medis.
Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.
Mengentry kode penyakit.
Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan
stiker tahun kunjungan terakhir.
Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir
33

RS. Royal Progress
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada
penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak /
berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap
untuk petugas Admission.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila
terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit
pasien rawat jalan dan rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.
Wewenang :
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Penanggung jawab Assembling
dan indeks kode penyakit
Penugasan

NO
1
ASPEK
Tempat kerja : Managemen Rekam Medis
FAKTOR
Diruang tertutup dan terbuka
34

RS. Royal Progress
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
DIII Rekam Medis/SLTA Plus
PELATIHAN
PENGALAMAN
- Pelatihan ICD
- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
2. Berbadan

VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
Nama Jabatan
: Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai
permintaan.
Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.
Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
35

RS. Royal Progress
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
4. A T K
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin Sabtu : jam 14.00 jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :
Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang
diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar.
Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan
dalam buku ekspedisi.
36

RS. Royal Progress
Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke
pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission
sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.
Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan
Admission.
Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas
Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks
Kode Penyakit.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit
untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak
penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon
peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam
medis yang kembali dengan bon peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila
terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian
rekam medis pasien rawat jalan/inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan
pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar
dengan buku ekspedisi.
37

RS. Royal Progress
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan

dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan
mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.
Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
38

RS. Royal Progress
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
UNIT ORGANISASI
DALAM HAL
Penunjang Medis
Pelaporan
Pengarahan
Staf Penyimpanan dan Pendistribusian
Penunjang Medis
Penugasan
berkas RM
Pengkoordinasian
kegiatan

NO
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Penyimpanan
Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit
Diruang terbuka
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
DIII Rekam Medis/SLTA Plus
PELATIHAN
PENGALAMAN
- Pelatihan ICD
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1
Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
Berbadan
39

RS. Royal Progress
Umur minimal : 21tahun
VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan
: Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.
Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan,
visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja
mutu instalasi rekam medis.
Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.
Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern Rumah Sakit Royal Progress
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Senin Sabtu : jam 07.00 jam 14.00 shift I.
40

RS. Royal Progress
Senin Sabtu : jam 07.00 jam 14.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.
Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya.
Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi
dan dokter yang merawat.
Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit
Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat
jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi
pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum
dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.
41

RS. Royal Progress
Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari
pihak ketiga yang berwenang.
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Penanggung jawab Statistik
dan Pelaporan
Penugasan

NO
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Pengolahan Data
Tempat kerja : Penyimpanan
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress manajerial
FAKTOR
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
DIII Rekam Medis/SLTA
- Pelatihan ICD
Plus.
PENGALAMAN
42

RS. Royal Progress
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
3. Umur minimal
: 21 tahun
43

RS. Royal Progress
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja
IRJ
IRNA
Keuangan
Manajemen
INTERN
PASIEN
INSTALASI
REKAM MEDIS
DOKTER
EKSTERN
ASURANSI
REKANAN
Dep.Kes/Pem
LAIN-LAIN
44

RS. Royal Progress
Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
Hubungan Intern :
Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan
informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil
keputusan.
Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan
rekam medis.
Hubungan Ekstern:
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi,
Rekanan dan pihak lain.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.
45

RS. Royal Progress
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat
disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Royal
Progress adalah sebagai berikut :
46

RS. Royal Progress
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS. ROYAL PROGRESS
NAMA JABATAN
KUALIFIKASI
Pendd Formal
Pelatihan *
Kepala Instalasi Rekam Medis
Min DIII RM
> 30 jam
Penanggung jawab Admission &

Registrasi
Min DIII RM
> 30 Jam
Penanggung jawab Manajemen

RM
Min DIII RM
> 30 Jam
Min SLTA
> 30 Jam
Min DIII RM
> 30 Jam
Pelaksana Admission &

Registrasi
Pelaksana Manajemen RM
TENAGA YANG
DIBUTUHKAN
Jumlah
1 Orang
1 Orang
1 Orang
14 Orang
4 Orang
21 orang
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk
menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah
pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.
Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:
1. Dari dalam Rumah Sakit Royal progress sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Royal progress sendiri (Internal resources) memiliki
keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat
dibanding menarik calon dari luar Rumah Sakit Royal progress. Calon nantinya masuk ke
Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.
47

RS. Royal Progress
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

Informasi dari mulut ke mulut
Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga
di Unit Rekam Medis.
2. Dari luar Rumah Sakit Royal progress (external resources)
Proses penarikan calon dari luar Rumah Sakit Royal progress ini dapat dilakukan dengan
cara :
Dari mulut ke mulut.
Iklan media cetak.
Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak
rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi
Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi
rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :
1.
Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :

- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :

48

RS. Royal Progress
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit

- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
5.
Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6.
Sistem informasi kesehatan

- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian,
register handi cap.
7.
Sumber daya pelayanan kesehatan

- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8.
Manajemen mutu pelayanan
49

RS. Royal Progress
- Penyusunan dan penyajian indikator

- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran
maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
9.
Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1.
Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis
seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.
2.
Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
-
Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar
Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
-
Sehat, tidak buta warna.
Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam
medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi
terhadap kepuasan pelanggan.
50

RS. Royal Progress
51

RS. Royal Progress
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM
Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan
dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang
memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global.
Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan
secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang
selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart
prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar
skala dengan peringkat baik sekali angka 5 (lima) sampai dengan Buruk angka 1 (satu).
Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan
kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk
menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan
yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran
A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan
bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh
cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi
persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen
mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta
berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan
sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
52

RS. Royal Progress
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan
dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan
antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi
perusahaan.
X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian
besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi /
Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.
X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja.
A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah
ditentukan.
Penilaian
Cepat
Nilai
Sangat Baik
Jauh lebih cepat
Baik
Lebih cepat
Cukup
Susuai
Kurang
Lebih lama
Buruk
Jauh lebih lama
Catatan :
-
Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila
tidak dapat diukur dengan time motion study.
Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.
53

RS. Royal Progress
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur
Operasional)
Penilaian
Cepat
Nilai
99 %
96 % - 98 %
Cukup
95 %
Kurang
93 % - 94 %
Buruk
92 %
Sangat Baik
Baik
3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.
Penilaian
Cepat
Nilai
Sangat Baik
Jauh lebih banyak
Baik
Lebih banyak
Cukup
Susuai
Kurang
Lebih sedikit
Buruk
Jauh lebih sedikit
Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag
sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
54

RS. Royal Progress
4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.
Penilaian
Cepat
Nilai
Sangat Baik
Jauh lebih banyak
Baik
Lebih banyak
Cukup
Susuai
Kurang
Lebih sedikit
Buruk
Jauh lebih sedikit
Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai
hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.
B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilaian
Pendengar
Jelas
Lugas
Tepat Waktu
Nilai
Yang baik
Sangat Baik
Selalu
Selalu
Selalu
Selalu
Baik
Selalu
Selalu
Selalu
Kadang-kadang
Selalu
Selalu
Kadang-kadang
Selalu
Cukup
Selalu
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kurang
Kadang-kadang
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Buruk
55

RS. Royal Progress
2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang
berpengaruh pada kepentingan perusahaan.
Penilaian
Menerima
Menerima
Memberi
kritik
saran
pemikiran
Nilai
konstruktif
Sangat baik
Selalu
Selalu
Selalu
Baik
Hampir Selalu
Selalu
Hampir Selalu
Cukup
Kadang-kadang
Selalu
Kadang-kadang
Kurang
Sesekali
Hampir Selalu
Sesekali
Buruk
Sesekali
Kadang-kadang
Sesekali
3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik
perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.
Penilaian
Bangga
Jaga citra
Membela
perusahaan
perusahaan
Nilai
Sangat baik
Selalu
Selalu
Selalu
Baik
Selalu
Hampir Selalu
Hampir Selalu
Cukup
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kurang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Buruk
Kadang-kadang
Sesekali
Sesekali
4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.
Penilaian
Yakin
Nilai
Sangat Baik
Selalu
Baik
Hampir selalu
Cukup
Kadang-kadang
Kurang
Sesekali
Buruk
Tidak pernah
56

RS. Royal Progress
5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan
perusahaan.
Penilaian
Bertindak Adil
Nilai
Sangat Baik
Selalu
Baik
Hampir selalu
Cukup
Kadang-kadang
Kurang
Sesekali
Buruk
Tidak pernah
C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.
Penilaian
Murah Senyum
Nilai
Sangat Baik
Selalu
Baik
Hampir selalu
Cukup
Kadang-kadang
Kurang
Sesekali
Buruk
Tidak pernah
2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian
Rapi
Nilai
Sangat Baik
Selalu
Baik
Hampir selalu
Cukup
Kadang-kadang
Kurang
Sesekali
Buruk
Tidak pernah
57

RS. Royal Progress
58

RS. Royal Progress
3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian
Pelanggaran & Tata
Nilai
tertib
Sangat Baik
Ox
Baik
3x
Cukup
5x
Kurang
7x
Buruk
>7x
4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian
Berpikir dan berperilaku
Nilai
Sangat Baik
Selalu
Baik
Hampir selalu
Cukup
Kadang-kadang
Kurang
Sesekali
Buruk
Tidak pernah
5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan &
bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.
59

RS. Royal Progress
Penilaian
Memberikan
Nilai
Gagasan
Sangat Baik
>3x
Baik
3x
Cukup
2x
Kurang
1x
Buruk
Tidak pernah
X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui
pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan
kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja.
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :
DIII Rekam Medis
S1 Informasi Kesehatan
S2 Manajemen Rumah Sakit.
60

RS. Royal Progress
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Royal
progress, meliputi:
Pelatihan Manajemen Umum
Pelatihan Sistem Dokumentasi
Pelatihan Manajemen Mutu
Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan
kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.
61

RS. Royal Progress
BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum
orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang
meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS
II
III
Ka. IRM
Pengenalan personil
60
Orientasi ruangan dan produk RS. Royal Progress
60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP
60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM
60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP
60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM
60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja
60
Sosialisasi pedoman kerja
60
Sosialisasi keselamatan kerja
60
Sosialisasi indikator kinerja
60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja
60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan

nama dan jabatan
PENGARAH
60
62

RS. Royal Progress
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
B. ADMISSION & REGISTRASI
II
III
IV
PENGARAH
Pj.Admission & Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi
60
Penerimaan pasien rawat jalan
60
Penerimaan pasien rawat inap
60
Penerimaan pasien TTKP
60
Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam
60
Penerimaan pasien perusahaan rekanan
60
Menyiapkan berka RM pasien baru
60
Entry data pasien ke dalam komputer
60
Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan
60
Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap
60
Penerimaan telpon singkat
60
Penerimaan telpon panjang
60
Penerimaan telpon pendaftaran
60
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
HARI
MATERI
WAKTU
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT
PENGARAH
Pj. Manaj. RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis
60
Assembling berkas RM rawat jalan
60
Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak,
60
kebidanan, bayi, ODC )

Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak,
60
kebidanan, bayi dan ODC )

II
Pemilahan berkas RM yang belum lengkap
60
III
Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim
60
63

RS. Royal Progress
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
D. STATISTIK DAN PELAPORAN

I
II
III
IV
PENGARAH
Pj. Manaj. RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan
20
penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan
60
Rekapitulasi sensus harian rawat inap
60
Rekapitulasi sensus harian penunjang medis
60
Pengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form
20
perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir
20
Pengetikan Resume Medis
20
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
HARI
MATERI
WAKTU
E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS
PENGARAH
Pj. Manaj. RM
REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis.
15
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM
15
II
Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran
40
III
Sosialisasi sistem perawatan berkas RM
40
64

RS. Royal Progress
BAB XII
RAPAT
XII.1
Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu
: Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam
: 12.00 s.d selesai
Tempat
: Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta
: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
Kelengkapan Rapat
: Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan

kepada pimpinan
XII.2
Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu
: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu

dibahas dan diselesaikan segera.
Jam
: Sesuai undangan
Tempat
: Sesuai undangan
Peserta
: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi
: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat
: Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan

kepada pimpinan
65

RS. Royal Progress
BAB XIII
PELAPORAN
XIII.1
Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari
XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. Royal Progress
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah
Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah
Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial
XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan Rumah Sakit Royal Progress
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
66

RS. Royal Progress
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung
dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR,
NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f.
Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang
berkaitan di RS. Royal progress, antara lain:
-
Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke

Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
67

RS. Royal Progress
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. Royal progress
secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah
sakit, seperti :
-
Laporan Asuransi
Laporan Visum Et Repertum
Resume
Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
NAMA FORMULIR
KODE
PERIODE
JADWAL LAPORAN
LAPORAN
1
Data Kegiatan Rumah Sakit
RL1
Triwulan
4
Tanggal 15
Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
RL2a
Triwulan
Inap RS
Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat
Bulan berikutnya
RL2b
Triwulan
Jalan RS
Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien
Tanggal 15
Tanggal 15
Bulan berikutnya
RL2a1
Bulanan
Tanggal 15 Bulan Berikut
RL2b1
Bulanan
Rawat InapRumah Sakit

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien
Rawat Jalan Rumah Sakit
68

RS. Royal Progress
Data Status Immunisasi
RL2c
Data Individual Morbiditas Pasien Rawat
Bulanan
Triwulan
Tanggal 25 Bulan Sampling
Tahunan per 31
Tanggal 15 Januari
Inap
-
Pasien Umum
Pasien Obstetri
Bayi Baru Lahir/Lahir Mati
Data Inventarisasi Pelayanan Rumah
RL2.1
RL2.2
RL2.3
RL.3
Sakit
Data Individual Ketenagaan Rumah
Desember
RL4a
Sakit
Data Peralatan Medik Rumah Sakit
Tahunan per 31
Tanggal 15 Januari
Desember
RL5
Tahunan per 31
Tanggal 15 Januari
Desember
Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit
RL6
Bulanan
69

Bahasa

Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis - Unlocked

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Deskripsi:

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis - Unlocked

Judul Asli:

Diunggah oleh

Deskripsi:

Hak Cipta:

Format Tersedia

Instalasi Rekam Medis

RS. Royal Progress

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

untuk menyimpan rahasia

Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan

Instalasi Rekam Medis

4. Melaksanakan upaya peningkatan kompetensi melalui program pelatihan dan

II.4. KEGIATAN PELAYANAN

Instalasi Rekam Medis

2. PELAYANAN RAWAT INAP

Instalasi Rekam Medis

A.2. Kamar Operasi

3. PELAYANAN PENUNJANG MEDIK

Instalasi Rekam Medis

A.2. Patologi Anatomi

2 Jumlah Foto Rongent

TENAGA KESEHATAN LAIN

Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

: Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta

: Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif &

: Melayani dengan penuh kasih sayang

: Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di Royal Progress.

: Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Royal Progress

: Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi dan

: Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani

: Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.

: Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.

Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

1. Visi Instalasi Rekam Medis

Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan

: Tepat dan Terpercaya

Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.

Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.

Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

: Kepala Instalasi Rekam Medis

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan,

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit,

sebagai dasar perencanaan,

mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan

Instalasi Rekam Medis

8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

Instalasi Rekam Medis

5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam

pendistribuasian berkas rekam medis.

Instalasi Rekam Medis

Statistik dan pelaporan rumah sakit.

Nama Bawahan Langsung :

Ka. Instalasi Rekam Medis

Penanggung jawab Managemen

Ka Instalasi Rawat Inap