Anda di halaman 1dari 5

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP

BAB I DEFINISI
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan
sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian
mutu.
1.

Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.

2.

Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.

3.

Dokumen Tidak Dikendalikan


Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan
sebagai acuan kerja.

4.

Dokumen Tidak Berlaku


Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.

5.

Pedomanl Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuanketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.

6.

Prosedur Kerja
Prosedur
Kerja
adalah
dokumen
sistem
manajemen
mutu
yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
.

8.

Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen
mutu.

BAB II RUANG LINGKUP


BAB III TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN


Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis
dokumen terkendali, meliputi:
1.1 Manual Mutu
1.2 Prosedur Kerja/SOP
1. 1.4 Formulir

2. PEMBUATAN DOKUMEN
MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :
Pengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Diagram Alir (jika diperlukan)
Unit Terkait
Referensi
Dokumen terkait
Catatan revisi/ Perubahan

3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN


Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas

4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN


Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen
yang

berisi

Judul dokumen

Nomor kode dokumen

Terbitan ( dua digit )

Revisi ( dua digit )

Tanggal mulai berlaku,

Halaman

Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:
5.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I

menunjukkan jenis dokumen

MM

untuk manual mutu

PK

untuk prosedur kerja


FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
07 tahun 2007

5.2 Penomoran formulir


Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07

Form menunjukkan jenis dokumen


Artinya : Jenis dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
07 tahun 2007

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN


6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
6.3 Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk
Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag,
Bidang atau Seksi
6.4 Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap TERKENDALI
dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN


Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
1. Terjadi perubahan sistem mutu
2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
3.

Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas

4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN


MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat
dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap TAK TERKENDALI , dan
disimpan MR sebagai arsip
Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN


Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL


Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal
Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

BAB IV DOKUMENTASI