Seri Manajemen No. 1548 PEDOMAN BAGI PENYELIA 2 Menangani Masalah Kinerja Meningkatkan Produktivitas Aspek Kemanusian dan Keselamate Pengembangan Pribadi Eon mS A ae Ai)KATA SAMBUTAN Penyelia adalah sebuah jabatan yang sangat strategis dalam suatu organisasi. Dirinya tidak bisa digolongkan ke dalam pekerja berkerah biru yang harus, misalnya, berlumur pelumas atau ke mana-mana membawa perlatan teknik; tetapi dia juga “belum pantas’ disebut berkerah putih. Secara resmi penyelia memang. termasuk dalam golongan manajemen, tetapi pada tingkatan paling bawah. Seorang penyelia memiliki peran ganda yang harus dimainkan dalam organisasi. Di satu sisi dia adalah pemimpin yang harus membimbing, memotivasi, dan mengendalikan para karyawan. Di lain sisi, dia adalah wakil dari manajemen yang harus memper- tanggungjawabkan semua tugas yang diberikan pada bagiannya dari manajemen di atasnya. Pada posisi seperti itulah scorang pe- nyelia dituntut bukan hanya menguasai keterampilan teknis, te- tapi juga keterampilan hubungan antar manusia serta aspek hukum dalam keorganisasian, Buku ini diterbitkan untuk memberikan pengetahuan dan pedoman para penyelia dalam melaksanakan tugasnya. Sebagai kelanjutan dari jilid pertama, dalam buku jilid kedua ini kupasan lebih terfokus pada peran penyelia dalam menangani berbagai masalah di tempat kerja. Topik tersebut dibahas dalam lima bagian yang dirinci menjadi 6 bab dan beberapa topik tambahan untuk kepentingan pribadi penyelia. Pada buku jilid pertama pembahasan diakhiri pada bagian 4 bab 13, dan oleh karena itu buku ini diawali dengan bagian 5 bab 14. Bagian $ membahasa mengenai masalah kinerja yang dirinci menjadi (14) konsultasi untuk karyawan bermasalah, (15) meng- ubah konflik menjadi kerja sama, (16) mendisiplinkan karyawan. Pembahasan mengenai peningkatan produktivitas dilakukan pada bagian 6 yang rianciannya meliputi (17) meningkatkan produk- tivitas, (18) membangun mutu, (19) mengendalikan biaya dan anggaran. Bagian 7 adalah tempat pembahasan mengenai aspek kemanusiaan dan keselamatan dan kesehatan kerja yang terdinidari (20) kesempatan kerja yang sama, (21) keschatan dan kese- lamatan kerja karyawan. Bagian 8 adalah portepel pengembangan diri yang di dalamnya dibahas mengenai membangun karier, me- ngelola waktu, mengatasi stress dan meniti karier. Bagian sembi- lan berisi daftar periksa dan rencana tindakan untuk memperju- angkan karir Anda di organisasi Semoga buku ini bisa bermanfaat bagi para penyelia khususnya, atau bagi mereka yang sedang mengincar posisi sebagai penye- lia, serta bagi siapa saja yang berminat pada ilmu manajemen. Jakarta, Oktober 1994 Redaksi PT Pustaka Binaman Pressindo viDAFTAR ISI KATA PENGANTAR BAGIAN 5: MENANGANI MASALAH KINERJA BAB 14 - Konsultasi untuk Karyawan Bermasalah * Karyawan yang Menimbulkan Masalah * Karyawan Bermasalah * Konsultasi Karyawan * Mengurangi Kemangkiran * Masalah Penyalahgunaan Bahan Terlarang BAB 15 - Mengubah Pengaduan dan Konflik menjadi Kerja Sama Pengaduan dan Keluhan Dinamika Kelompok Partisipasi Kelompok Mengatasi Konflik Memelihara Kerja Sama ee eee BAB 16 = Bagaimana dan Bilamana Mendisiplinkan Karyawan © Tujuan Mendisiplinkan * Harapan Karyawan * Pedoman Administratif * Pendekatan Penyeliaan * Percabangan Hukum BAGIAN 6: MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS BAB 17 - Meningkatkan Produktivitas dan Inovasi * Memahami Produktivitas * Faktor Manusia * Pengukuran Kerja * Perbaikan Metode Kerja * Tnovasi dan Kreativitas vii xi 33 61 83 85ee BAB 18 -Membangun Mutu Kinerja yang Tinggi * Pemastian Mutu * Mutu dan Penyeliaan * Kontribusi Karyawan * Pengendalian Mutu Secara Statistik * Cacat Nihil dan Gugus Mutu BAB 19—Mengendalikan Biaya dan Anggaran * Catatan Akunting * Biaya yang Dianggarkan * Strategi Perbaikan Biaya * Sumber Perbaikan Biaya * Reaksi Karyawan BAGIAN 7; ASPEK KEMANUSIAAN DAN KESELAMATAN DALAM PENYELIAAN BAB 20 — Kesempatan Kerja yang Sama * Kaum yang Tak Beruntung * Wanita di Tempat Kerja * Karyawan Usia Muda dan Usia Lanjut * Masalah-masalah Khusus dalam Lingkungan yang Terus Berubah BAB 21 — Kesehatan dan Keselamatan Kerja Karyawan * Keselamatan di Tempat Kerja * Dasar-dasar Pencegahan Kecelakaan * Hal-hal Khusus dalam Pencegahan Kecelakaan * Laporan dan Penyidikan Kecelakaan BAGIAN 8: PORTEPEL PENGEMBANGAN PRIBADI: MENUJU PENGUASAAN PEKERJAAN viii 113 137 159 161 183. 209* Berkas 1: Mengurus Karier Anda * Berkas 2: Mengelola Waktu yang Berkaitan dengan Pekerjaan * Berkas 3: Mengalasi Stress * Berkas 4: Meniti Karier di Organisasi Anda BAGIAN 9: MEMPERJUANGKAN SENDIRI INDEKS KARIER ANDA dalam PENYELIAAN dan MANAJEMEN: DENGAN 22 DAFTAR PERIKSA RENCANA TINDAKAN 247* Berkas 1: Mengurus Karier Anda Berkas 2: Mengelola Waktu yang Berkaitan dengan Pekerjaan Berkas 3: Mengatasi Stress * Berkas 4: Meniti Karier di Organisasi Anda BAGIAN 9: MEMPERJUANGKAN SENDIRI INDEKS KARIER ANDA dalam PENYELIAAN dan MANAJEMEN: DENGAN 22 DAFTAR PERIKSA RENCANA TINDAKAN 247KATA PENGANTAR Tatkala edisi pertama dari buku ini terbit, tujuannya hanyalah sekedar berceritera tentang penyeliaan yang benar. Bukti-bukti menunjukkan bahwa tujuan itu kini telah tercapai. Buku ini telah dibaca dan dijadikan bahan rujukan oleh lebih dari setengah juta penyelia dan calon penyelia. Buku ini telah diterjemahkan ke dalam bahasa Belanda, Denmark, Portugis dan Spanyol. Buku ini telah menjadi buku pegangan bagi mata kuliah manajemen kepenyeliaan di lebih dari 100 perguruan tinggi. Telah digunakan dalam program-program pelatihan kepenyeliaan pada ratusan perusahaan industri, perusahaan dagang, dan lembaga nirlaba. Beribu-ribu praktisi penyelia telah membeli, membaca dan merujuk buku pegangan ini, buku yang mencoba mencerite-rakan segala sesuatu yang harus diketahui tentang jabatan mereka. Oleh karena itu pada edisi keenam ini, marilah kita simak lagi premis-premis dasar dari ‘Pedoman Bagi Penyelia’. TUJUH TUJUAN UTAMA Seluruh pendekatan dalam buku ini dipedomani oleh tyjub-tujuan yang saling berkait berikut ini: 1. Untuk memberikan nasihat praktis kepada para pembaca tentang cara menghadapi situasi-situasi kehidupan nyata dalam peker- jaan. 2, Untuk mengenal lingkungan kerja dan lingkungan sosial yang selalu berubah. 3. Untuk memberikan wawasan yang bermanfaat berdsasarkan pada pengalaman kerja yang telah teruji dari para peoulis dan para sejawalnya. 4, Untuk mengulas seluruh aspek vital dari penyeliaan, 5. Untuk merefleksikan konsep-konsep profesional yang mutakhir tentang praktek penyeliaan dan perilaku organisasi. 6. Untuk memanfaatkan teknik-teknik yang paling efektif guna membantu pembaca menikmati dan mengasimilasi materi yang disajikan. 7. Untuk memelihara perspektif yang menyenangkan tentang salah ‘Satu jabalan yang senantiasa paling diingini setiap orang. xiBerlandaskan tujuan-tujuan tersebut, ‘Pedoman Bagi Penyelia’ memberikan bantuan yang bermanfaat bagi kalangan pembaca yang cukup luas dan beragam, yang meliputi: * Para Pengajar, yang menggunakan buku ini sebagai buku pegangan dasar dalam menyiapkan mahasiswanya menghadapi dunia manajemen penyeliaan yang rumit. + Para Mahasiswa manajemen tingkat pertama dalam bidang perdagangan, industri dan pemerintahan, yang menjadikan buku ini sebagai sumber informasi utara tentang praktek penyeliaan. * Para Penyelia, yang menjadikan buku ini sebagai buku panduan yang lengkap untuk rujukan tentang cara-cara menghadapi orang, mengelola pekerjaan, dan merencanakan karier mereka. + Para atasan, yang dapat memperoleh pemahaman tentang berbagai masalah—manusiawi, teknis, dan pribadi—yang harus dihadapi setiap hari oleh para penyelia. * Para Direktur Pelatihan dan para profesional lain di bidang pengembangan sumberdaya manusia, yang menggunakan buku ini sebagai pedoman pelatihan para penyelia dalam upaya meningkatkan keterampilan hubungan antar pribadi dan keterampilan administratif guna menangani tugas-tugas mereka. PERBAIKAN MENYELURUH Hadimya edisi terbaru dari buku “Pedoman Bagi Penyelia’ ini men- cerminkan adanya pemeriksaan ulang yang ekstensif terhadap setiap aspek yang dicakup. Buku ini memberikan informasi yang paling mutakhir dan pandangan-pandangan yang terbaru dari sumber-sumber yang berkompeten. Seluruh isi buku ini telah mengalami banyak pembaruan yang sangat teliti dalam hal data, bahasa, penafsiran hukum, situasi-situasi, dan contoh-contoh. Dalam edisi ini disajikan materi-materi baru atau yang telah mengalami perombakan besar-besaran mulai dari topik-topik seperti pengamatan kinerja karyawan dengan menggunakan komputer, berbagai masalah sehari-hari yang berkaitan dengan hak-hak karyawan, pendo- kumentasian masalah-masalah kedisiplinan, petunjuk kompetensi jabatan untuk pelatihan karyawan, dan cara-cara meningkatkan kualitas kinerja karyawan. Edisi keenam ini berisi dua bab baru: Bab 2, yang memberi petunjuk kepada para penyelia cara menghadapi lingkungan yang selalu berubah, dan Bab 17 yang menyajikan banyak gagasan tentang bagaimana menjadi inovatif agar dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja. xiir ‘Topik yang sama sekali baru, yaitu Portepel Pengembangan Diri, juga telah ditambahkan. Keempat berkasnya berisi petunjuk-petunjuk praktis untuk (1) merencanakan suatu karier, (2) mengatur jam kerja, (3) mengatasi stres, dan (4) naik jabatan dalam suatu organisasi. Yang tampaknya akan sangat membantu para praktisi alau calon penyelia adalah tiga daftar periksa yang terdapat dalam lampiran pada Bagian 9, yaitu: + Lampiran A, “Daftar Periksa untuk Merencanakan Pekerjaan + Lampiran B, “Pemeriksaan Tanggung Jawab Penyeliaan”. * Lampiran C, “Daftar Periksa untuk Menerima Penugasan suatu Bagian Baru”. Edisi ini juga menyajikan ulasan yang ekstensif tentang: * Industri dan pekerjaan penyedia jasa, + Situasi untuk bidang pemerintahan dan nitlaba. * Contoh-contoh bisnis kecil dan wirausaha. * Manajemen dan pemanfaatan informasi. * Penggunaan komputer dan aplikasi otomatisasi perkantoran. KOMPONEN-KOMPONEN BELAJAR YANG UNIK Edisi ini masih menerapkan metode-metode belajar unik yang membe- dakan buku ini dengan buku-buku lain dalam bidang yang sama. Dua metode itu adalah: 1. Pendekatan tanya-jawab dengan umpan balik langsung. Pendekatan ini membantu memperkuat pemahaman dan mengembangkan kemahiran dalam penerapan dengan cara yang mirip dengan metode belajar terprogram. Selain itu, formatnya memungkinkan para pembaca mengaitkan konsep-konsep yang ada dengan masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari dalam pekerjaan. Formatnya juga menjadikan buku ini sebagai bahan rujukan yang enak dipergunakan selagi bekerja. 2. Nasihat-nasihat praktis berupa apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh, Walaupun buku ini disusun berlan- daskan pada teori-teori yang dapat diterima, para penulisnya terus memberikan nasihat-nasihat yang jujur tentang cara meng- atasi berbagai situasi sulit, Terutama dalam menghadapi persoalan-persoalan hubungan antar-pribadi yang rumit, penulis bermaksud memberikan kepada para penyelia suatu titik tolak bagi tindakan-tindakan mereka, Xi