Anda di halaman 1dari 21

BAB II

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Bagi sebuah perusahaan adanya struktur organisasi sangat diperlukan.
Terutama bagi mereka yang percaya bahwa bagan organisasi diperlukan guna
menjamin manajemen yang efektif, akan menjadi bingung bila hal tersebut tidak
ada. Individu tidak akan memahami pekerjaan mereka, apa yang harus dilakukan,
bagaimana pekerjaan mereka akan bisa memenugi pekerjaan subunit lain. Dengan
tidak adanya bagan organisasi untuk mengklarifikasikan hubungan, maka hal yang
tidak logik dan kekaburan akan terjadi. Kenyataannya, setiap proses dari
pembuatan bagan organisasi merupakan tes yang baik bagi keberadaan bagian
tersebut, karena setiap hubungan yang tidak bisa dibuatkan bagannya tampkanya
akan menjadi kurang kuat dan karenanya membingungkan mereka yang bekerja di
dalamnya. Mereka yang mendukung dengan kuat percaya bahwa manajemen akan
memilih struktur organisasi dengan spesifikasi tertulis atas persyaratanpersyaratan penting dari masing-masing tingkat manajemen, departemen , komite
dan pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang sama. Materi ini memberikan
kepada kita individu dan kelompok informasi guna membantu memahami
bagaimana usaha mereka berkorelasi dengan usaha pihak lain. Dibeberapa contoh,
perusahaan kecil yang dapat berjalan dengan baik di tahap awal perkembangan
mereka, mulai gagal bila pendirinya tidak bisa terus menerus memanajemeni
denan gaya pribadi mereka. Transisi dari keberhasilan perusahaan kecil menjadi
perusahaan besar ang berhasil, terganggu karena karyawan melakukan pekerjaan
yang sesuai dengan kepribadian dan keterampilan khusus mereka dibanding
dengan pekerjaan yang diperlukan utnuk kinerja organisasi. Bagan organisasi dan
dokumen pendukung diperlukan dari saat awal keberadaan perusahaan, tidak
hanya bila telah menjadi besar bagi satu orang untuk memanajemeni.
Struktur organisasi dihasilkan dari keputusan manajerial mengenai empat atribut
penting dari seluruh organisasi: pembagian kerja, dasar departementasi, ukuran

departemen, dan pendelegasian wewenang. Keputusan yang dibuat manajer


dipengaruhi oleh faktor desain pekerjaan dan desain organisasi seperti perbedaan
individu, kompetensi tugas, teknologi , ketidakpastian lingkungan strategi, dan
karakteristik manajer tertentu. Atribut struktur menentukan seberapa luas
organisasi mencerminkan dimensi formal, kompleksitas dan sentralisasi. Struktur
organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan hubungannya dalam
menjustifikasi minat.
B. RUMUSAN MASALAH
Pokok pokok masalah
1. Bagaimana pengertian struktur organisasi?
2. Bagaimana Konsep Job Description , Job Analisis, dan Job Evaluasi?
3. bagaimana Konsep staffing?
4. Apa Prinsip prinsip Staffing ?
5. Apa itu Pengembangan Staffing ?
C. TUJUAN MASALAH
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah :

Sebagai penyelesaian tugas mata kuliah Menegemen keperawatan.


Agar mahasiswa lebih memahami dan mendalami pokok bahasan khususnya
tentang Struktur Organisasi dan Konsep Staffing.

D. MANFAAT
Laporan ini bermanfaat bagi penulis bahwa dalam setiap perusahaan baik
itu perusahaan kecil ataupun besar harus memiliki struktur organisasi yang baik
dan benar.

BAB II
PEMBAHASAN
A.

Pengertian struktur organisasi


Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbedabeda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi
juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan
penyampaian laporan.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme
formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur
organisasi sebagai berikut:
1. Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi akan menjelaskan
bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di
antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi,
sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.
2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk
memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur
organisasi, sebagai contoh perusahaan mobil yang mempergunakan
teknologi industri massal akan memerlukan tingkat standarisasi dan
spesialisasi yanglebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian
jadi yang mengutamakan perubahan mode.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan

mereka untuk

bekerjasama harus

diperhatikan

dalam

merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan


keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan
hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi

seperti pelanggan, supplier dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam


penyusunan struktur.
4. Ukuran organisasi besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuansatuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi akan
semakin kompleks dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual
dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan
tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi)
2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur - prosedur yang digunakan
organisasi

untuk menjamin

terlaksana nya

kegiatan seperti

yang

direncanakan .
3. Koordinasi

kegiatan

menunjukan

prosedur

rosedur

yang

mengintegrasikan fungsi - fungsi satuan - satuan kerja dalam organisasi .


4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yangmenunjukan
lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam suatu kelompok
kerja.
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai pola hubungan di antara
posisi-posisi dalam organisasi dan antara anggota-anggota dalam organisasi. Ada
beberapa pendapat atau defenisi mengenai struktur organisasi yakni diantaranya :

Definisi lain dari struktur organisasi adalah jaringan yang relatif stabil dari
hubungan antara personel dan tugas yang membentuk sebuah organisasi
(Wagner III dan Hollenbeck, 1995).

Pembentukan struktur organisasi dapat membagi pekerjaan di antara


anggota-anggota organisasi dan dan mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas
yang dilakukan sehingga semua anggota organisasi dapat diarahkan untuk
mencapai tujuan organisasi.

Tujuan pembentukan struktur organisasi antara lain adalah sebagai


berikut (Mullins, 1993) :
Memperoleh kinerja organisasi dan penggunaan sumber daya yang ekonomis
dan efisien

Memonitor aktivitas dalam organisasi

Mengetahui area pekerjaan yang ditanggani oleh kelompok atau perorangan


dalam organisasi.
Mengkoordinasikan bagian dan area kerja yang berbeda dalam organisasi
Meningkatkan fleksibilitas sehubungan dengan respon untuk permintaan dan
pengembangan di masa yang akan datang, serta dapat mengadaptas
perubahan karena pengaruh lingkungan.
Kepuasan sosial dari anggota yang bekerja dalam organisasi.
Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor
kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang
akan diikuti. Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga dimensi yaitu
kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi (Robbins, 1990).
B. Konsep Job Description , Job Analisis, dan Job Evaluasi
1. Pengertian Job Description
Job description (jobdesk) atau uraian jabatan/job atau gambaran tugas
adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu
jabatan/tugas, uraian atau gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh
sipemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan
mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu
dan posisi lainnya diluar lingkup pekerjaannya dan diluar organisasi (eksternal)
sehingga dapat tercapai tujuan unit / bagian kerja dan organisasi / perusahaan
secaraluas.

Adapun contoh contoh atau bagian-bagian pada Job description


adalahsebagaiberikut:
1) Manajer Umum (General Manager)
Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang
bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi
memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan,
dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam
menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang
selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.
2) Manajer Pabrik (Factory Manager)
Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan
mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil
tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. Selain itu manajer
pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab:
(1) Merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengendalikan
kegiatan manufacturing yang meliputi PPIC, produksi, teknik
purchasing dan gudang untuk memperlancar proses pencapaian sasaran
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
(2) meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk,
produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu.
(3) Mengatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan
standar yang ditentukan.
3) Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu Produk (Branch
Process Development and Quality Manager)
Manajer PDQC bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa
bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan pengemas. Mengawasi
analisa kualitas produksi, bertanggung jawab atas kelengkapan laboratorium
untuk analisa dan pengembangan produk.

Selain itu BPDQC bertugas dan bertanggung jawab :


(1) Mengendalikan semua kegiatan departemen PDQC dalam aspek proses
pengendalian mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan.
(2) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di
laboratorium serta GNP dan HACCP diproses produksi.
(3) Mengendalikan semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal
pengawasan mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan produk.
(4) Mengatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja, alat
bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas-batas standar baku
yang diselaraskan dengan rencana manajemen.
(5) Menilai/mengevaluasi kerja staff departemen PDQC.
4) Manajer Keuangan (Finance and Accounting Manager)
Manajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab merencanakan,
menyiapkan budget dan planning (AOP) untuk menentukan tujuan yang
harus dicapai. Memonitor kegiatan operasional dalam hal aspek financial
supaya sejalan dengan AOP. Menandatangani bank instrument (Cek, transfer
bank) sesuai dengan batasan yang ditetapkan perusahaan. Verifikasi setiaap
pengeluaran biaya ataupun pembelian aset dan penggunaan dana lainnya
sesuai dengan batasan yang ditetapkan oleh perusahaan. Menetapkan
pelasanaan sistem dan prosedur yang berkaitan dengan keuangan
5) Manajer Personalia (Branch Personnerl Manager)
Manajer personalia memiliki fungsi merencanakan, mengkordinir,
mengarahkan dan mengendalikan kegiatan kepersonaliaan yang meliputi
hubungan industrial, administrasi kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan
pelayanan umum untuk mendukung proses pencapain tujuan perusahaan baik
jangka pendek maupun jangka panjang. Selain itu manajer personalia
memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan hubungan industrial yang
harmonis untuk mencapai ketenangan industrial (ketenangan kerja dan
ketenangan usaha) dilingkungan perusahaan.

6) Manajer Pemasaran (Areaa Sales and Promotion Manager)


Manajer pemasaran memiliki tugas dan tanggung jawab dalam
mengkoordinir distribusi produk ke daerah pemasaran, melakukan tugas
penjualan dan permintaan produk, menyiapkan rencana penjualan dan
permintaan produk, merencanakan dan membuat rancangan promosi, serta
membuat rencana penjualan dan permintaan produk.
7) Purcashing Office
Purchasing memiliki tugas dan wewenang dalam menetapkan dan
memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian,
mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok dan
memilih serta mengevaluasi pemasok yang telah ditetapkan.
2. Pengertian Job Analisis
Job analisis / Analisis Jabatan merupakan sebuah proses yang sistematis
dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari
pekerjaan tertentu. Job analisis / Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk
menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan
karyawan. Job analisis / Analisis Jabatan secara sistematik meliputi kegiatankegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan

jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting


dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian
dan lingkungan kerja. Contoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan Job
Analysis / analisis jabatan antara lain: uraian jabatan, syarat jabatan, berat
ringannya

pekerjaan,

besar

kecilnya

risiko

pekerjaan,

sulit

tidaknya

pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman,


tinggi rendahnya tingkat pendidikan.
Metode Penghimpunan informasi dan data pada job analisis / Analisis
Jabatan yang paling sesuai adalah tergantung pada tujuan dari pada job
analisis / Analisis Jabatan, jenis-jenis informasi yang akan dikumpulkan, sumber
informasi, cara pengumpulan informasi dan cara dimana data tersebut akan
dianalisis dan dilaporkan. namun metode yang paling umum dan banyak

digunakan dalam melakukan job analisis / Analisis Jabatan adalah dengan


beberapa metode sebagai berikut :
a. Metode Observasi
Dengan menganalisa pekerjaan funsional yaitu mengobservasi orang
yang melaksanakan pekerjaan, tujuannya untuk menganalisis persyaratan dari
pekerjaan bukan menilai. Dalam melakukan analisa pekerjaan fungsional
diperlukan banyak informasi, dimana informasi ini terbagi menjadi 3 kategori
yaitu Data, Orang dan Barang. Informasi data meliputi Koordinasi, analisis,
pengumpulanm komputasi, penyalinan dan pembandingan. Informasi kategori
Orang meliputi Negosiasi, Instruksi, Penyeliaan/ Supervisi, peragaman,
pembujukan, pembicaraan dan pelayanan. Sedangkan kategori barang meliputi
pengendalian,

dorongan,

manipulasi,

pemeliharaan,

pemberian

dan

penanganan.
b. Metode Wawancara,
Dalam melakukan job analisa / Analisis Jabatan data dapat diperoleh
dengan metode wawancara yaitu mewawancarai pemegang pekerjaan dan
atasan mereka. Dalam metode wawancara ini bisa dibagi menjadi 3 jenis yaitu
individu, wawancara kelompok karyawan dan kelompok supervisor, dalam
metode wawancara ini mengenai validitasnya tergantung pada pengunaan
metode sistematik dan sampel yang diambil. Namun metode ini ada kelemahan
yaitu bisa terjadi distorsi informasi sehingga diperlukan informasi tambahan.
c. Metode Kuesioner
Yaitu dengan memberikan kuesioner kepada karyawan dan meminta
kryawan untuk mengisi kuesioner tersebut dengan menjelaskan tugas dan
tanggung jawab mereka sesuai jabatan yang di embannya. Jenis kuesioner ini
terbagi menjadi 3 jenis yaitu Kuesioner Informasi job analisa Kuesioner
lengkap, Kuesioner analisis posisi. Kelebihan dari metode kuesioner
dalam job analisa ini adalah informasi pada sejumlah pekerjaan dapat
dikumpulkan dalam waktu yang cepat serta memungkinkan analis pekerjaan
untuk mengajukan pertanyaan standar untuk semua peserta. Namun

kendalanya biasanya bisa saja karyawan tidak dapat menyelesaikan kuesioner


sesuai yang ditargetkan hal ini mungkin karyawan salah menafsirkan atau
mungkin mengambil waktu terlalu lama untuk mengembalikannya.
d. Metode catatan harian karyawan
Informasi pekerjaan dalam melakukan job analisa dapat diperoleh dari
catatan yang dibuat oleh karyawan yang isinya apasaja yang dilakukan dalam
menjalankan pekerjaannya. Buku catatan ini akan sangat berguna dan berharga
dalam mencari sumber informasi ketika dibuat secara akurat dan update serta
catatan harian ini pula dapat mengidentifikasi tugas-tugas karyawan yang
tidak teratur jika dikemudian hari di butuhkan data kegiatan karyawan
tersebut. Namun terkadang karna kurangnya kedisiplinan karyawan dengan
berbagai alasan mereka kurang konsisten dalam menuliskan aktifitas
pekerjaan kesehariannya sehingga data kurang lengkap.
3.

Pengertian job evaluasi


Merupakan Proses menganalisis dan menilai suatu jabatan secara

sistematik untuk mengetahui nilai relatif bobot berbagai jabatan dalam suatu
organisasi.
Merupakan aktivitas yang dilakukan untuk menentukan nilai relative atau
nilai jabatan (job value) antara jabatan satu dengan jabatan yang lain.
a. Tujuan Job Evaluasi
1. Mempermudah penentuan gaji pokok dalam penerimaan karyawan baru
2. Mempermudah penetapan gaji pokok bagi SDM yang promosi atau transfer
3. Mempermudah memberikan keputusan Special Assignment pada SDM
yang belum memperoleh posisi
4. Menentukan nilai relative dari jabatan-jabatan yang ada dalam suatu
organisasi dengan cara yang logis dan disepakati bersama-sama.

10

b. Parameter Job Analisis


Evaluasi jabatan secara umum menggunakan tiga parameter yang saling
brehubungan, yaitu :
1. Know How, yakni seluruh unsure pengetahuan, keilmuan, ketrampilan dan
pengalaman yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan sesuai dengan
standar kinerja.
2. Problem Solving, yakni tantangan pemikiran yang dibutuhkan dalam
pekerjaan untuk menganalisa, mengevaluasi, menciptakan, menjelaskan
dan mengambil suatu kesimpulan yang dilakukan berdasarkan Undangundang praktek organisasi dan profesionalisme pekerjaan
3. Accountability, merupakan hasil dan konsekuensi dari suatu tindakan atau
keputusan yang telah dibuat. Dampak akuntabilitas diukur dari hasil kerja
jabatan.
c. Hambatan hambatan dalam Penerapan syarat syarat Job Analisis
1. Biaya
Sebab sebelum menetapkan atau menerapkan metode tsb, perlu
disusun terlebih dahulu spesifikasi jabatan melalui deskripsi jabatan dan
analisa jabatan (penelitian)
2. Tidak ada atau tidak memiliki tenaga ahli dalam Job Evaluation.
Biasanya perusahaan bekerjasama dengan konsultan, sering timbul
masalah karena hasil keputusan penelitian tsb menyimpang atau bias.
3. Kesadaran karyawan untuk memahami apa dan tujuan job evaluation masih
kurang, yang disebabkan karena factor pendidikan yang berbeda.
d. Syarat syarat dilaksanakan Job evaluasi
1. Perusahaan harus mengadakan suatu analisa jabatan yang baik untuk
menentukan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan
2. Diadakan penggolongan jawaban
3. Sebelum dimulai Job Evalution perlu diadakan penyebaran ide kepada
para karyawan, sehingga mereka benar-benar memahami dan memaklumi
job evaluation tersebut.

11

e. Metode Job Evaluasi


1. Metode Kualitatif
a. Ranking Method
Merupakan metode evaluasi jabatan yang dilakukan dengan
membandingkan tingkat kepentingan antara jabatan yang satu dengan
jabatan yang lain.
b. Classification Method (Job Grading)
Disusun klas-klas jabatan dengan deskripsi jabatan yang bersifat
umum. Setelah itu jabatan-jabatan yang akan dinilai dibandingkan
dengan deskrpsi jabatan tersebut dalam klas-klas jabatan.
2. Metode Kuantitatif
a. The Factor Comparison Method
Metode ini merupakan bentuk lain dari ranking method, hanya pada
metode ini telah dilakukan pembobotan secara sederhana untuk setiap
pekerjaan dengan membandingkannya terhadap keseluruhan pekerjaan
yang ada di suatu organisasi.
b.

Point Method
Metode ini dipandang lebih teliti dan objektif dalam menentukan
nilai suatu jabatan. Untuk dapat menggunakan metode ini organisasi
sudah harus memiliki uraian jabatan yang lengkap disertai dengan
spesifikasi dan persyaratan jabatan.

f. Survey Pengkajian
Dengan melakukan evaluasi jabatan, diharapkan keadilan penggajian di
dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat tercapai, sehingga jabatan yang
memang

memberikan

sumbangan

besar

terhadap

pencapaian

tujuan

perusahaan akan mendapatkan imbalan yang lebih besar daripada jabatan


lainnya. Atau dengan kata lain, secara internal telah ada keseimbangan dan
keadilan dalam sistem imbal jasa. Untuk membandingkan gaji di satu
perusahaan dengan perusahaan lainnya dikenal suatu kegiatan yang disebut
dengan survey penggajian. Kegiatan ini bertujuan untuk membentuk keadilan
eksternal serta berguna untuk menetapkan besaran imbalan agar tetap
kompetitif dalam memberikan imbalan kepada karyawan. Memang kegiatan

12

ini bukanlah hal yang mudah dan sederhana. Kegiatan ini hanya dapat
dilakukan spesialis SDM atau Konsultan SDM yang bekerja sama dengan
berbagai perusahaan. Pada dasarnya kegiatan survey penggajian berusaha
untuk membandingkan jabatan-jabatan yang ada dalam suatu perusahaan
dengan jabatan-jabatan sejenis di berbagai perusahaan lainnya. Biasanya,
perbandingan dilakukan pada perusahaan-perusahaan yang sejenis pula,
misalnya diantara sesama perusahaan minyak atau antara perusahaan
perbankan. Hasil dari survey ini akan menunjukkan apakah suatu perusahaan
memberikan imbalan lebih baik, sama atau justru dibawah perusahaan lainnya.
C.

Konsep staffing
Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses

formal dari memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah


atau memenuhi syarat untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari
setiap perusahaan.
Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk
mengisi pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas
manajer organisasi. Dan ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang
berijazah atau memenuhi syarat dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan
yang ditawarkan.
Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing)
adalah fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan,
pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
1. Proses Penyusunan Personalia (Staffing)
Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai
serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga
pemenuhan kebutuhan personalian oraganisasi dengan orang-orang yang tepat
dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing
process sebagai berikut :
a. Perencanaan Sumber Daya Manusia

13

Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang


dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam
pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang
dibutuhkan :
1). Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :
Penentuan tujuan dan rencana organisasi
Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan
keterampilan yang dibutuhkan.
Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang
Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan
2).

Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia. Ada dua sumber


perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer
lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi
karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat
dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif
dan efisien dari luar organisasi.

b. Penarikan
Penarikan ( recruitment ) berkenaan dengan pencarian dan penarikan
tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk
mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan
organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam
jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk
mengisi jabatan-jabatan yang tersedia. Metode yang digunakan untuk penarikan
tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga
honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi,
lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh
dan penggunaan komputer.
c. Seleksi
Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu
jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam
prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :
Wawancara pendahuluan
Pengumpulan data-data pribadi ( biografis )
Pengujian ( testing )

14

Wawancara yang lebih mendalam


Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi
Pemeriksaan kesehatan
Keputusan pribadi
Orientasi jabatan
Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa
faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak
mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri
karyawan potensial. Bebarapa factor tersebut adalah :
Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk
menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu.
Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan
kapasitas atau kemampuan seseorang.
Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug
jawab dan wewenang seseorang.
Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari
kemampuan pemikiran dan penganalisaan.
Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam
pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.
Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang
dalam pelaksanaan pekerjaan

d. Pengenalan dan Orientasi


Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan
diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap
orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru
dengan organisasi.
e. Latihan dan Pengembangan
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki
efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah
ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan
(training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki
penguasaan

keterampilan-keterampilan

dan

teknik-teknik

pelaksanaan

pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang

15

lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian


serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.
f. Penilaian Pelaksanaan Kerja
Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan
antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan
yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
g. Pemberian Jasa dan Penghargaan
Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai
kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu
yang akan datang. Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan
pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan
dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu
pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang
berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki,
produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.
h. Perencanaan dan Pengembangan Karir
Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer
(promosi, demosi dan lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian
dan pension.
D. Prinsip prinsip Staffing
Dalam staffing berlaku prinsip utama yaitu : The Right Man in The Right
Place and Time yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan pada unit kerja
yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu
perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan mendapat
hasil pekerjaan yang optimal. Jika prinsip ini tidak diterapkan, dan menempatkan
personel pada tugas dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka akan
menghambat upaya pencapaian tujuan administrasi itu sendiri, sebab hasil dari
pekerjaan tersebut cenderung kurang berdaya guna bagi organisasi.
Hal ini sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan, sehingga
memaksa seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa jenis
pekerjaan yang bukan pada bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena
menempatkan seseorang atas pendekatan nepotisme tanpa memperhatikan
keahlian orang tersebut, tindakan nepotisme ini tentu akan membuka peluang

16

kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan unit organisasi kerja
itu sendiri. Prinsip-prinsip STAFFINGMenurut Harold Koontz :
1. Principle of staffing objective (Prinsip tujuan staffing) : Kedudukan/jabatan
yang telah tersedia pada struktur organisasi harus ditempati oleh pegawai
pegawai/orang-orang yang mampu dan mau melaksanakan tugas-tugas yang
menjadi bagiannya.
2. Principle of staffing (prinsip staffing) : Kualitas manajemen personalia hanya
dapat dijamin dengan adanya penentuan pekerjaan yang semestinya dan
penilaian terhadap orang-orang yang dikehendaki, menghargai calon-calon dan
mengadakan latihan-latihan.
3. Principle of job definition (prinsip penetuan tugas) : Dalam suatu organisasi
harus ditentukan tugas-tugas pekerjaannya untuk memudahkan
4. Principle of manager specification (Prinsip pengkhususan manajer) :
Pengkhususan bagi potensi manager untuk menarik kesimpulan dan ketentuan
dari pada pekerjaannya.
5. Principle of managerial appraisal (Prinsip penilaian pelaksanaan) :
Pelaksanaan pekerjaan harus dinilai oleh atasan dengan menggunakan standar
yang telah ditentukan.pelaksanaan.
6. Principle of open competition in promotion (prinsip kompetisi yang sehat
dalam pengangkatan) : Manager untuk penyelenggaraan pekerjaan harus dipilih
dari calon-calon yang terbaik, yaitu dari dalam atau dari luar perusahaan.
7. Principle of managerial development objective (Prinsip tujuan pengembangan
manajemen) : Tujuan dari pada pengembangan manajemen ialah untuk
membantu kelancaran pekerjaan daripada manajer yang telah ada.
8. Principle of managerial development leadership (Prinsip tujuan pengembangan
kepemimpinan) : Pengembangan manajemen yang baik dinilai daripada top
manager.
9. Principle of direct management development (Prinsip pengembangan
manajemen yang

terarah) : Alat yang paling efektif untuk mengembangkan

manajemen ialah atasan melaksanakan pertama-tama tugasnya dengan


sempurna.

17

E. Pengembangan Staffing
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki
efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah
ditetapkan.Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan
(training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki
penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan
tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya
dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta
penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.
Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu Metodemetode on the job yang biasa digunakan yaitu :
1. Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung
kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
2. Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang
ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda
3. Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang
bermacam-macam dan berbeda-beda
4. Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman
tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan
5.

System-sistem

penilaian

presntasi

formal

Pengembangan

off the

jobdilakukan dengan : Program-program pengembangan eksekutif, di


universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana
para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk
umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode
pengajaran lainnya, Latihan laboratorium di mana orang belajar menjadi
sensitive

(peka)

terhadap

orang

lain,

lingkungan

dan

sebagainya,

Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan


pengembangan keeluruhan organisasi, Penilaian Pelaksanaan Kerja Di dalam
penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara

18

pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang


dikembangkan bagi posisi tersebut.
Level perkembangan dipengaruhi oleh 2 faktor :
a. Competence
Pengetahuan dan ketrampilan dasar yang ditunjukankan oleh
seseorang untuk pencapaian sasaran atau atau pelaksanaan tugas tertentu
yang membutuhkan waktu tertentu. Faktir faktor yang mempengaruhi
competence :
J - pendidikan
J - pengalaman
J - latihan ( melalui pelatihan pembinaan / coaching, dll )
: b. commitment
J 1. motiasi dan keyakinan diri dalam melakukan tugas atau pencapaian
sasaran tertentu.
J 2. merupakan sikap yang bisa dilihat dari prilaku
J - motivasi ( minat dan semangat untuk melakukan tugas atau
mencapai sasaran tertentu ).
J - keyakinan diri ( kepercayaan seseorang akan kemampuan untuk
mencapai sasaran tertentu atau melaksanakan tugas tanpa bantuan
pemimpin atau orang lain).
J

19

BAB III
PENUTUP
a. Kesimpulan
Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana
manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait
dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta
bagaimana

keseluruhan

kerja

tersebut

dapat

dikordinasikan

dan

dikomunikasikan
Adapun faktor-faktor yang memengaruhi Struktur Organisasi

Strategi Organisasi

Skala Organisasi

Teknologi

Lingkungan
Berdasarkan dari pembahasan masalah yang telah diuraikan dapat

disimpulkan bahwa Manajemen Staffing bukanlah kegiatan manajemen yang


mudah,perlu banyak pertimbangan-pertimbangan yang harus dijalankan dan
tentunya harus akurat,karena jika terjadi kekeliruan maka akan menimbulkan

20

kekacauan

dalam

pekerjaan

yg

akhirnya

menimbulkan

ketidak

profesioanalan.

b. Saran
Setelah membaca makalah ini, diharapkan para pembaca dapat
memahami dan mengerti akan isi dan maksud dari judul tersebut diatas. Para
pembaca bisa mendapatkkan pelajaran serta dapat menambah wawasan
mengenai Struktur Organisasi .

DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirdjo, Prayudi. (1999).Desain Serta Struktur Organisasi. Jakarta: STIA,
LAN Press.
www.google.com. Struktur Organisasi (di akses pada tanggal 2 april 2010) Oleh
Indrawadi, S.Si, MAP
http : // id. Wikipedia. Org/ wiki/ Model organisasi social (diakses pada tanggal 27
februari 2010) oleh Heriyanto
Choliq, Abdul Dr., H., MT. Pengantar Manajemen, Semarang: Raf
Sarana Perkasa. 2011
Terry, George R. dan Leslie W. Rue. Dasar-dasar Manajemen,
Jakarta: Bumi Aksara.
Wursanto, Drs. Ig. Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Yogyakarta:
Penerbit Andi. 2002

21