MENETAPKAN PERSYARATAN SUMBER DAYA MANUSIA

ANALISIS PEKERJAAN, URAIAN PEKERJAAN, DAN SPESIFIKASI

PEKERJAAN

Oleh :
Luna Miranda

14911075

Nur Ilham Gestafi

14911111

Sesulih Aji Putri

14911081

Yosha Zein Immawan

14911104

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2016

PENDAHULUAN

Organisasi bisa terlihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang dan jasa.
Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja
pimpinan dan bawahanya sangat menentukan. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L.
Mathis dan John H Jackson (2001; 4) Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar
peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menyadari bahwa unsur
manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing.
Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk struktur pembagian kerja dan
struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama
secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan, visi dan misi yang sama. Semua
kegiatan yang ada dalam organisasi akan bermuara pada satu atau beberapa tujuan yang
semuanya telah tertuang pada perencanaan (planning). Planning pada suatu organisasi sangat
penting dikarenakan bisa dikatakan planning adalah pedoman dan kompas bagi suatu
organisasi.Tetapi sumber daya manusia adalah bagian vital bagi organisasi, karena yang bisa
menggerakkan organisasi adalah sumber daya manusia, yang bisa membawa kemana arah
orientasi adalah sumber daya manusia, yang bisa memajukan dan meruntuhkan organisasi
juga sumber daya manusia yang ada di organisasi tersebut. Maka, manajemen sumber daya
manusia adalah pendayagunaan, penilaian, pengembangan, pemberian balasan jasa serta
sistem pengelolaan terhadap individu yang merupakan anggota kelompok atau organisasi
bekerja. Manajemen SDM juga berkaitan erat dengan desain dan juga implementasi sistem
perencanaan, personalia, evaluasi kerja, penyusunan, pengembangan karyawan, kompensasi
karyawan serta hubungan perburuhan dengan mulus.
Kegiatan pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang
untuk mengisi organisasi. Dalam organsiasi yang besar untuk mendapatkan orang-orang itu
pada umumnya diserahkan kepada ahli, yaitu seksi penerimaan pegawai dari bagian
kepegawaian.Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan
tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli.
Ada langkah penting yang harus dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja yakni
menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan
rincian mengenai jumlahnya nanti akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah
pertama dalam manejemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang yang tepat, baik
mengenai kualitas maupun mengenai kuantitasnya.

Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang
dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber
daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi.
Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan
berbagai kegiatannya
RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana menjelaskan tentang analisis pekerjaan dan bagaimana prosesnya?
2. Apa yang dimaksud dengan uraian pekerjaan/ job description?
3. Apa yang dimaksud dengan spesifikasi pekerjaan?
PEMBAHASAN
A. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job analysis)
Hadari Nawawi, job analysis/ analisis pekerjaan/jabatan adalah kegiatan
menghimpun dan menyusun informasi tentang tugas, jenis pekerjaan dan tanggung
jawabnya yang bersifat khusus.
Menurut Moekijat, bahwa job analysis terdiri dari 2 perkataan yaitu job dan
analyisis. Job ada yang menerjemahkan tugas, ada pula yang menerjemahan pekerjaan,
sedangkan analysis berasal dari kata analyse yang berarti memisah-misahkan atau
menguraikan. Dalam job analysis berarti kita memisah-misahkan job (jabatan) menjadi
bagian-bagian job yang disebut task (bagian atau unsur jabatan). Sedangkan menurut Ike
Kusdiyah Rachmawati, bahwa analisis Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas
dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan
dipekerjakan. Selanjutnya menurut Mariot Tua Efendi Hariandja, bahwa job analysis
adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang bekaitan dengan
tugas-tugas dilakukan dalam jabatan tersebut.
Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses
untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan
manajemen.
Menurut Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi
mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan
mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar
dari supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis
2

pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai
kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci
pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk
melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan
menentukan secara rinci tugas-tugas dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen
Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian
terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan
dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan,
ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk
melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif. Jadi, job analysis atau analisa pekerjaan
adalah proses yang dilakukan untuk menentukan siapa yang cocok untuk dipekerjakan
pada suatu pekerjaan.
B. Tujuan Analisis Pekerjaan
Membulatkan pemahaman tentang manajemen dalam sebuah sistem organisasi
dalam hal ini pembagian tugas yang mendalam tentang isi dan persyaratan dari sebuah
posisi atau pekerjaan yang meliputi: mempelajari organisasi, menentukan pekerjaan yang
akan dianalisis, membuat kuesioner analisis pekerjaan, dan mengumpulkan informasi
tentang analisis pekerjaan. Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12
tujuan analisis pekerjaan, yaitu:
1.

Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan,

kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk

2.

mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas,

3.

kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu

Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja

4.

luar yang terikat

Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan

5.

dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok

Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi

6.

suatu pekerjaan
Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan
oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja
3

7.
8.

Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,

9.

perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan
rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan

10.

kerja dan standar kerja

Safety / efesiensi, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang

11.

tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu

12.

organisasi
Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

C. Manfaat Analisis Pekerjaaan

Mengacu pada Visi, Misi, Tujuan dan Strategi perusahaan/ organisasi, maka
analisis pekerjaan yang menggambarkan apa saja yang harus dilakukan perusahaan untuk
mencapai tujuannya, sehingga bermanfaat. Secara lebih rinci Simamora menjelaskan
setidaknya terdapat sembilan manfaat dari analisa pekerjaan, yaitu:
1.

Analisis penyusunan kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari
informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur
kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.

2.

Desain organisasi
Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora
(2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam
desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang
tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang
signifikan.

3.

Redesain pekerjaan
Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai
untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi
penanganan bahan yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan,
meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.

4.

Telaah dan perencanaan kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih
akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.

5.

Suksesi manajemen
4

Kesuksesan manajemen tidak lepas dari analisis pekerjaan/jabatan karena profil

pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan
kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja/pegawai.
Profil posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari
penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu.
6.

Pelatihan dan pengembangan

Lewat analisis pekerjaan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini
dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Uraian tugas pekerjaan merupakan
materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.

7.

Jalur karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan
yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional.
Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan
memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik.

8.

Kriteria seleksi
Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik
pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan
selanjutnya.

9.

Evaluasi pekerjaan
Analisi pekerjaan memberikan uraian atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau
langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada.Sehingga kita dapat
mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.

D.

Langkah-langkah Analisis Pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1.

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis
harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis
pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang
akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis
pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan
job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakangartinya penganalisis harus

mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang
seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data
dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan
sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara,
observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan,
dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.
3.

Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang
akan dianalisis.
Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus
memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan
untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis

4.

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan
analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas
pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat
personel yang akan melaksanakan pekerjaan

5.

Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis
pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan
pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan
memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya
dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh
semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat
membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang
telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk
memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

6.

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis
pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi
pekerjaan

7.

Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.

6

Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan,
perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini
perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa
depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada
pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.
E.

Faktor-faktor yang Mendukung Kesuksesan Pelaksanaan Analisis Pekerjaan

1.

Perekrutan dan Seleksi

Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syaratsyarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu.Isi dari
spesifikasi dijadikan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu
direkrut dan diangkat.

2.

Kompensasi Informasi
Analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang
(pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu,
sehingga kita dapat menentukan gajinya.

3.

Evaluasi Jabatan,Informasi
Analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya
pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya
mendapatkan orang yang sesuai.Dengan demikian kita dapat menetapkan
harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.

4.

Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual
pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan
apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian
pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

5.

Latihan Informasi
Analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan &
pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja
dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.

6.

Promosi dan Pemindahan

7

Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan

promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.
7.

Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan
petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.

8.

Pemerkayaan Pekerjaan
Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu.

9.

Penyederhanaan Pekerjaan
Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi
pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang
mendalam.Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu
jabatan semakin terspesialisasi.

10.

Penempatan
Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada
pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka
dapat bekerja secara efektif.

F.

Teknik-teknik Pengumpulan informasi Analisis Pekerjaan

1.

Wawancara
Wawancara kiranya teknik yang paling banyak digunakan untuk tugas dan
tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan
keunggulan.Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu
digunakan secara luas.

2.

Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang
berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain
untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

3.

Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri
dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal
organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan,
dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur
operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan
histori jabatan yang akan dianalisa.
Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan)
akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.
Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analisis jabatan
akanlangsungke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara
dengan pemangku jabatan, atasan,rekan,dan bawahan, 3) Observasi. Proses terjun di
lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya
sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali
mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-tugas yang dijalankan,
prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa
terlibat dalam penanganan pekerjaan.
G.

Uraian Pekerjaan ( Job description )

Uraian pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses
analisis pekerjaan, yaitu berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang
diharapkan akan dilakukan oleh karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas
yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan
Garry Dessler (1997), uraian pekerjaan (job description) ialah suatu daftar tugas,
tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, kepedulian atas tanggung jawab
suatu jabatan, serta produk dari analisis jabatan.
T. Hani Handoko (1988), uraian pekerjaan (job description) ialah suatu
pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang,
kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang
berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam
membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian
jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah
dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian
9

jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana
suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan
uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh
analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang
harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan
ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi
pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan
mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan
pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan
hal-hal berikut:
1.

Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti

2.

rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.

Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab
secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan
hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam

3.

maupun di luar organisasi.

Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus

4.

dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan

5.

bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum

6.

pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.

Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki
jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang
10

dicapinya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi

pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga manajemen
dapat dihindari.
H.

Manfaat Uraian Pekerjaan

1.

Membantu menghindari ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau

2.
3.

penjelasan tentang apa yang harus dikerjakan

Mengeliminasi gap maupun tumpang tindih (overlaping) tanggung jawab
Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya

4.

manusia lainnya.
Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.

I.

Job Spesification (spesifikasi pekerjaan)

Spesifikasi pekerjaan menentukan persyaratan keahlian minimal bagi seorang
karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Hanry Simamora (1995)
spesifikasi pekerjaan (job specification) ialah: keahlian, pengetahuan, dan kemampuan
minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan. Garry Dessler (1997)
spesifikasi pekerjaan (job specification) ialah suatu daftar tuntutan manusiawi atas
suatu jabatan, yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai
dengan analisis jabatan.
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan
dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan
yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi
dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada
umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas
definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan
uraian informasi mengenai hal-hal berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Tingkat pendidikan pekerja.

Jenis kelamin pekerja.
Keadaan fisik pekerja.
Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
Batas umur pekerja.
Nikah atau belum.
11

7.
8.
9.
J.

Minat pekerja.
Emosi dan temperamen pekerja.
Pengalaman pekerja.
Perbedaan: Analisis Pekerjaan, job description dengan job spesifikasi
Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas
kerja. Uraian pekerjaan merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai
kewajiban, tugas, dan tanggung jawab dari pekerjaan.spesifikasi pekerjaan merupakan
keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan.
Uraian pekerjaan lebih berhubungan dengan organisasi, struktur, tanggung jawab,
dan hubungan diantaranya. Uraian pekerjaan merupakan peta organisasional yang
menunjukkan tujuan pekerjaan dan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
Spesifikasi pekerjaan lebih menekankan pada persyaratan fisik, pengetahuan,
pengalaman, pendidikan, kemampuan gerak, dan fisiologis, dan kecerdasan yang
diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan pada pekerjaan
Kaitan antara Job analysis, Job description dan Job Spesification adalah job
analsis merupakan proses mencari informasi sampai dengan analisis untuk
penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau
persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh
sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan
efisiensi SDM.

KESIMPULAN
Mengembangkan sebuah struktur organisasi menghasilkan pekerjaan yang
membutuhkan karyawan. Analisis pekerjaan adalah prosedur yang harus dilalui untuk
menemukan (1) apa yang diminta pekerjaan itu dan (2) jenis orang seperti apa yang akan
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut. Hal ini membutuhkan enam langkah: (a) menentukan
penggunaan informasi analisis pekerjaan, (b) mengumpulkan informasi mengenai latar
belakang, (c) memilih posisi yang akan dianalisis, (d) mengumpulkan data analisis pekerjaan,

12

(e) meninjau kembali informasi tersebut dengan partisipan, dan (f) mengembangkan sebuah
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan
pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan
adalah uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Job description atau uraian pekerjaan adalah dokumen formal organisasi yang berisi
ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan
jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya
berisi: a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c.
Standar wewenang dan pekerjaan, d. Syarat kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan f.
Spesifiksi Pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten, berisi: a. Tingkat
pendidikan pekerja, b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja,

d. Pengetahuan dan

kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat pekerja, h Emosi
dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman.

DAFTAR PUSTAKA
Dessler, Gary. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi bahasa indonesia, jlid 1.
PT Prenhallindo: JAKARTA
Dessler, Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce
Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, Prenhaliindo
Faustino, Cardoso, Gomes, Manajemen sumber Daya Manusia, Andi Yogyakarta, 1995

13

Handoko dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional dan Pemberdayaan,

(Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia. Fakultas Ekonomi
Universitas Gajah Mada
Hasibuan, H.Malayu S.P. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia;Jakarta:Bumi
Aksara.
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE.
Yogyakarta.
Ike Kusdaya, Rachmawati, Manajemen Sumber Daya Manusia , Andy Yogyakarta ,
2007
Marihot, Tua, Efendi, Hariandja, Manajemen sumber Daya manusia, Grasindo ,2009
Moekijat, Manajemen Sumber Daya Manusia, CV. Mandar Maju, 2010
Rei, Irwan.. 2010. http;//job description and job analysis.com. Indonesia Human
Resource Managemen (online). (diakses tanggal 25 september 2010)
Simmamora, henry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Ed. 3, cetakan ke-2.
Yogyakarta: bagia penerbitan sekolah tinggi ilmu ekonomi YKPN.
Sondang, P.Siagian , Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, 1991.

14