SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

RFID PROPELS THE ANGKASA LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM

CASE STUDY
Dosen: Syaiful Ali, MIS., Ph.D., Ak., CA

Oleh Kelompok 3 :
Alberta Vinanci R.

(15/391593/PEK/21039)

Diana Putri

(15/391615/PEK/21061)

Hesti Sri Budiastuti

(15/391639/PEK/21085)

Kisty Mincahyawati

(15/391646/PEK/21092)

M.Amrullah Reza Putra Tara

(15/391675/PEK/21121)

Magister Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
2016

RFID PROPELS THE ANGKASA LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM

CASE STUDY

RFID dapat memainkan peran kunci dalam sebuah manajemen perpustakaan.

Keuntungan utama penggunaan RFID ini adalah mudah untuk ditelusuri dan keamanan dalam
penggunaannya, selain itu penggunaan RFID ini juga dapat memotong biaya dan menghemat
waktu dalam proses transaksi. Perpustakaan juga sedang menyiapkan infrastruktur untuk
penggunaanRFID yang akan menggantikan manajemen yang manual atau penggunaan
barcode. Tag RFID dapat tertanam dalam sebuah buku, tag ini dapat menyimpan informasi
tambahan, seperti informasi mengenai penulis dan judul buku tersebut.
Universitas Allianze program ilmu kedokteran (AUCMS) berhasil menerapkan RFID
dalam bagian sistem manajemen perpustakaannya. Perpustakaan yang melayani siswa dan
para staf ini memiliki sumber yang sangat luas cakupannya, termasuk mengenai buku-buku,
jurnal, koran, dan e-book. AUCMS bekerja sama dengan the Sains Group, yang terkenal
dalam hal perangkat lunak serta sebagai jasa penyedia layanan IT untuk menginstal dan
menerapkan penggunaan sistem manajemen perpustakaan Perusahaan Angkasa.Sistem ini
banyak mengelola fungsiinti dari perpustakaan, termasuk mengenai akuisisi, katalogisasi,
sirkulasi, langganan ke jurnal dan pengelolaan akses terbuka cata.
Sistem ini juga berguna dalam hal tempan penyimpanan dari semua catatan
perpustakaan. Selain itu sistem ini juga menyediakan formulir pemesanan yang dapat dicetak,
dan kemudian akan ditandatangani oleh kepala perpustakaan dan dikirim ke pemasok.
Langkah pertama untuk melakukan pengaturan sistem yang komprehensif di
perpustakaan AUCMS adalah dengan penandaan buku. Tag RFID adalah aspek yang paling
penting dari sistem ini, karena tag tersebut akan menetapkan identitas yang unik untuk setiap
aset perpustakaan, dari buku-buku, dan majalah, selain itu tag ini juga dapat berfungsi
sebagai identitas item tersebut.
Peminjam yang akan meminjam buku atau bahan lainnya hanya tinggal ditaruh pada
layar sentuh, dan memberikan kartu keanggotaan kepada staf pepustakaan. Layar tersebut
nantinya akan membaca tag RFID, sedangkan staf perpustakaan akan membuka profil
keanggotaan pada sistem.

Pengembalian buku juga jauh lebih mudah sekarang, karena peminjam hanya dengan
menaruhkan buku-buku yang mereka pinjam kedalam drop box yang telah disediakan di
perpustakaan. Selanjutnya scanner yang ada di dalam drop box tersebut akan memindai tag
RFID dan menandainya sebagai buku tersebut kembali ke dalam sistem.
Tugas lain dari staf perpustakaan adalah mengatur rak dalam perpustakaan. Karena
jumlah dari pengguna yang dapat mengakses perpustakaan sangatlah banyak dan pelanggan
tidak mengembalikan buku pada rak buku yang semestinya, sehingga pengaturan pada rak
buku akan susah untuk dikelola. Sistem manajemen dalam pengaturan rak buku di dalam
perpustaakan AUCMS terdiri dari scanner portabel dan base station. Solusi yang dirancang
untuk mengcover tiga operasi utama yaitu mencari buku individu, pemeriksaan stok
persediaan perpustakaan, dan menemukan buku yang telah disimpan dengan benar. Informasi
yang disimpan dalam database pusat terhadap informasi dan tag RFID buku yang ada dalam
perpustakaan, serta yang terkait dengan OPAC.Scanner portabel ini akan mengambil
informasi yang tersimpan pada buku yang memiliki tag RFID, serta menggunakan informasi
yang telah tersimpan didalam database, sehingga staf perpustakaan dapat memindahkan buku
pada tempatnya. Buku-buku yang hilang juga dapat diidentifikasi menggunakan scanner
portable ini dengan mencari data dari setiap buku pada rak tertentu. Informasi yang
dikumpulkan dari scanner portable ini akan memberikan laporan buku-buku apa saja yang
hilang dan tidak pada raknya. Sistem ini telah meningkatkan keakuratan dan kecepatan dalam
mencari informasi buku pada raknya (20 buku dapat diidentifikasi per-menitnya).
Salah satu masalah yang dapat terjadi pada perpustakaan adalah pencurian. Tag RFID
sangatlah berguna untuk mencegah terjadinya pencurian karena adanya instalasi sistem
Electronic Article Surveillance (EAS) pada pintu keluar perpustakaan. Seperti sistem alarm
keamanan pada pertokoan, bila anggota perpustakaan berusaha untuk keluar tanpa meminjam
terlebih dahulu maka sistem pengaman tersebut akan membaca tag RFID yang ada pada buku
dan akan memberikan signal pada alarm, sistem ini dapat mengidentifikasi tag RFID pada
jarak 1 meter tanpa gangguan dari barang-barang yang memiliki magnet. Sistem EAS ini
akan tersambung pada penjaga perpustakaan. Deteksi pencurian ini adalah teknologi yang
terpisah dari database perpustakaan, namun hal ini merupakan bagian dari mengatur sistem
perpustakaan pada AUCMS.

PEMBAHASAN SOAL CASE STUDY

1. Bagaimana teknologi RFID membantu proses perpustakaan seperti pinjam dan
mengembalikan buku ?
Merubah sistem perpusatakaan dari paper based menjadi automatization.
Semua proses mulai dari akuisisi buku, majalah maupun jurnal menjadi lebih
mudah karena proses automisasi sehingga perpustakaan mempunyai info
lengkap mengenai proses tersebut. Semua proses pencatatan buku baik itu
peminjaman maupun pengembalian menjadi paperless.
Mempermudah akses informasi.
Dengan semua data yang terintegrasi di database maka proses akses informasi
mengenai ketersediaan buku menjadi sangat mudah dengan OPAC (Online
Public Acces Catalouge). OPAC mendukung pencarian melalui keyword di
dalam berbagai bahasa.
Membantu kontrol dan pengendalian.
Dengan RFID perpustakaan menjadi lebih mudah memantau aliran buku
masuk dan keluar karena semuanya sudah trintegrasi informasinya di dalam
database. Pengguna juga lebih tepat waktu dalam mengembalikan buku karena
ketika masa peminjaman akan berakhir pengguna akan mendapatkan
peringatan mengenai batas akhir waktu pengembalian buku. Proses dan akses
pinjam buku menjadi mudah.
Mempermudah sistem peminjaman buku.
Pengguna hanya perlu mencari buku atau materi apa yang mereka inginkan
melalui layar sentuh yang tersedia di perpustakaan dan kemudian
menyerahkan kartu perpustakan mereka kepada petugas. Kemudian layar
tersebut hanya perlu meindai RFID tag kartu perpustakaan pengguna sehingga
data mereka kemudian akan muncul di layar.
Mempermudah sistem pengembalian.
Dengan RFID Perpustakaan dapat menawarkan layanan yang berbeda yang
sangat berguna bagi pengguna, seperti kemampuan untuk mengembalikan
buku ketika perpustakaan ditutup. Sebuah pengembalian buku dapat dengan
lebih mudah dengan hanya meletakkan buku tersebut ke dalam mesin drop
box Sebuah scanner dalam drop box akan mendeteksi RFID tag dan
menandainya sebagai buku yang telah dikembalkan. Kartu member pengguna
nanti akan akan langsung terupdate bahwa buku yang mereka pinjam telah
dikembalikan.
Mempermudah labelling.

Dengan RFID proses pelabelan menjadi lebih mudah dan akurat karena datadata penting mengenai buku seperti penerbit, judul buku, dan pengarangnya

dapan dengan mudah di simpan dalam database.

Membantu proses katalog.
RFID ini juga berisi mengenai rak mana buku itu harus di letakkan, sehingga
para pegawai perpustakaan dengan mudah menata kembali buku yang sudah
dikembalikkan ke rak yang seharusnya. Setiap buku mempunyai kode rak
sendiri yang infromasinya tersimpan di database sehingga buku yang hilang
juga lebih dapat diminimalisirkan. Proses pencarian rak buku oleh pengguna

melalui sistem OPAC juga menjadi lebih mudah.

Mencegah pencurian.
Pencurian buku juga dapat di minimalisirkan karena terintegrasi dengan EAS
gate (Electronic Artucle Survillance), sehingga ketika buku tersebut di bawa
keluar tanpa melewati prosedur yang ada otomatis gerbang itu akan
mengeluarkan suara alarm, memotret foto pelaku melalui sistem cctv dan
bahkan menutup gerbang keluar secara otomatis.
2. Teknologi apa yang digunakan perpustakaan universitasmu? Apakah IT
memainkan peran penting dalam pengelolaan operasional?
Jawab:
Teknologi yang digunakan di Perpustakaan MAKSI FEB UGM adalah sistem barcode
dan scan, sedangkan pengelolaannya masih dilakukan secara manual dan beberapa
fungsi

dibantu

dengan

sistem

melalui

sintesis

https://academics.feb.ugm.ac.id/login.php. Semua buku yang menjadi inventaris

perpustakaan MAKSI diberi barcode dan kode inventaris untuk memudahkan proses
di perpustakaan. Berikut adalah aktivitas di perpustakaan MAKSI:
a. Keyword Search Engine
Bagi peminjam yang ingin mencari buku lewat database komputer, dapat dilakukan
sendiri lewat website perpustakaan FEB UGM (http://lib.feb.ugm.ac.id/). Database
perpustakaan FEB UGM terintegrasi antara perpustakaan S1, PPAK, S2 MAKSI, S2
MSi, S2 MM, S2 MEP, dan S3 Doktor. Di perpustakaan MAKSI sendiri tidak tersedia
komputer untuk melakukan pencarian buku, sehingga mahasiswa harus melakukan
pencarian sendiri secara manual atau bertanya kepada petugas.
b. Peminjaman dan Pengembalian Buku

Untuk proses peminjaman buku, peminjam akan mencari buku yang akan dipinjam
atau menghubungi langsung bagian perpustakaan MAKSI untuk mengambilkan buku
yang akan dipinjam. Kemudian, petugas akan menscan barcode yang ada di kartu
anggota perpustakaan peminjam dan yang ada dibuku sehingga informasi peminjam
dan buku yang dipinjam termuat dalam akun sintesis petugas perpustakaan. Tidak ada
pencatatan manual atau stempel tanggal pembukuan buku karena ukuran perpustakaan
MAKSI yang kecil dan jumlah inventaris buku yang masih sedikit. Petugas akan
memantau data peminjam buku dan kapan buku harus dikembalikan.
Apabila peminjam ingin memperpanjang waktu peminjaman buku, bisa dilakukan
secara online lewat akun sintesis pribadi peminjam. Perpanjangan online ini hanya
bisa dilakukan oleh mahasiswa MAKSI saja, untuk mahasiswa di luar MAKSI tidak
bisa melakukan perpanjangan online.
Untuk proses pengembalian buku, peminjam langsung membawa buku yang
akan dikembalikan ke petugas perpustakaan MAKSI, dan petugas akan menscan kartu
anggota perpustakaan peminjam dan barcode yang ada dibuku kemudian
mengkonfirmasi bahwa buku dikembalikan lewat akun sintesis petugas perpustakaan,
dan petugas akan melakukan pengecekan terkait dengan denda.
c. Buku Terlambat Dikembalikan dan Denda
Di akun sintesis petugas perpustakaan MAKSI, terdapat menu yang berfungsi
menampilkan daftar buku yang dipinjam beserta jumlah hari keterlambatan. Petugas
akan menghubungi mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku apabila jumlah
hari keterlambatan sudah mencapai 3 hari. Mahasiswa yang terlambat mengembalikan
buku akan diminta oleh petugas untuk membayar denda pengembalian ke bank sesuai
dengan jumlah dari keterlambatan dikalikan Rp5.000. Setelah membayar, bukti
pembayaran denda diberikan kepada petugas perpustakaan dan buku dapat
dikembalikan.
d. Penambahan Buku Baru
Apabila ada buku baru yang baru datang, petugas akan melakukan input melalui
sintesis pada menu katalogue, kemudian penambahn buku. Input dilakukan 2x, yang
pertama bertujuan untuk mendata buku baru, dan yang kedua bertujuan untuk
mengeluarkan label barcode yang ditempel pada buku. Selain itu, petugas juga akan
menempelkan nomor inventaris untuk mempermudah dalam mencari dan melakukan
pengecekan buku.
e. Sistem Rak Buku

karena perpustakaan MAKSI yang terbilang cukup kecil dan jumlah inventaris buku
yang sedikit, sistem rak dilakukan secara manual oleh petugas dengan cara
mengurutkan buku sesuai abjad judul dan nomor inventaris yang diberikan untuk
setiap buku juga dapat membantu petugas dalam melakukan pengecekan di rak buku.
Setelah selesai, buku tersebut diletakkan pada rak inventaris dan buku sudah bisa
dipinjam.
f. Pencurian Buku/Buku Hilang
dalam kasus hilangnya buku yang dipinjam oleh mahasiswa, petugas akan meminta
pertanggungjawaban penggantian buku yang baru. Untuk kasus pencurian, sampai
saat ini belum pernah terjadi karena rak buku di perpustakaan MAKSI dikunci oleh
petugas.
IT memainkan peran penting dalam pengelolaan perpustakaan karena dapat
menggantikan kegiatan yang awalnya dilakukan secara manual menjadi IT based.
Misalnya dalam daftar peminjam buku, jumlah keterlambatan, daftar buku yang
dipinjam, semuanya bisa dipantau oleh petugas melalui akun sintesisnya.
Sistem scan dan barcode dapat memudahkan pengidentifikasian informasi
buku dan informasi peminjam. Sistem perpustakaan yang terintegrasi di seluruh FEB
dapat dijadikan pengendalian pihak perpustakaan mengenai aturan peminjaman buku,
misalnya jumlah maksimal buku yang dipinjam adalah 3. Apabila di perpustakaan
MAKSI peminjam telah meminjam 2 buku, kemudian peminjam meminjam 3 buku di
perpustakaan S1 reguler, maka sistem hanya akan mengijinkan peminjaman 1 buku
saja.

3. Bagaimana teknologi RFID membantu Allianze University College of Medical

Sciences Library mendeteksi dan mencegah dari pencurian buku?
Jawab:
RFID tag sangat berguna untuk mencegah pencurian melalui pemasangan pintu
Electronic Article Surveillence (EAS) di perpustakaan. Seperti halnya sistem alarm di
toko, anggota perpustakaan yang mencoba untuk meninggalkan perpustakaan tanpa
mengikuti prosedur peminjaman buku akan memicu alarm berbunyi, karena pintu
dapat menyadari RFID tag pada buku dalam jarak 1 meter tanpa gangguan dari item

magnetik. Pintu EAS terhubung dengan ruang pengawasan perpustakaan. Apabila

seseorang lewat gate EAS dengan buku yang belum diproses untuk dipinjam, maka
alarm berbunyi dan pintu akan dinaikkan, kamera pada area pintu akan mengambil
foto orang tersebut dan mengirimkannya ke ruang pengawasan. Pendeteksian
pencurian ini merupakan teknologi yang terpisah dan beroperasi secara independen
dari database perpustakaan, akan tetapi merupakan bagian yang terintegrasi dengan
pengelolaan perpustakaan di AUCMS.