Anda di halaman 1dari 4

Form 4.

11-03-A

Analisis Penyebab Masalah (Corrective Action Request)


Contoh (1)
A.

Sumber informasi masalah:

B.

Masalah yang teridentifikasi (pernyataan masalah):

C.

3)

4)
5)

Revisi sasaran mutu agar lebih selaras dengan kebijakan mutu;


Menetapkan form responsibility assignment matrix (RAM), mengisinya untuk menetapkan tanggung jawab
pelaksanaan komunikasi/rapat internal, dan menyebarluaskannya kepada semua personel terkait agar
dipahami dan dilaksanakan;

Bukti tindakan korektif yang perlu dilampirkan untuk melengkapi tindakan korektif:
1.
2.
3.
4.
5.

D.

Belum ada sistem (e.g. responsibility assignment matrix) untuk memastikan tanggung jawab pelaksanaan
komunikasi/rapat internal ditetapkan, dipahami, dan dipantau efektivitas pelaksanaannya.

Rencana tindak lanjut:


1.
2.

C.

Mengapa sasaran mutu tidak selaras? Karena personel lab tidak memahami kebijakan mutu;
Mengapa tidak memahami kebijakan mutu? Personel lab belum mendapatkan penjelasan mengenai
kebijakan mutu;
Mengapa belum ada penjelasan? Penyelenggaraan komunikasi/rapat internal (rapat internal organisasi
untuk menjelaskan kebijakan dan pengaturan lab kepada personel terkait, atau memantau kinerja sistem
manajemen) tidak konsisten, kadang-kadang ada, kadang-kadang tidak ada;
Mengapa tidak konsisten? Tidak ada penetapan tanggung jawab yang jelas untuk menyelenggarakan
komunikasi/rapat internal;
Mengapa tidak ada penetapan tanggung jawab komunikasi internal? Belum ada sistem (e.g. responsibility
assignment matrix?) untuk memastikan bahwa tanggung jawab untuk pelaksanaan komunikasi/rapat
internal secara konsisten ditetapkan dan diketahui personel terkait, serta dipantau efektivitas pelaksanaannya.

Kesimpulan akar penyebab masalah:

B.

Sasaran mutu yang ditetapkan tidak selaras dengan kebijakan mutu lab, sehingga belum dapat digunakan
sebagai alat kendali manajemen.

Analisis masalah (5 whys):


1)
2)

A.

Lab X, Kaji ulang manajemen, 23 Juli 2014 (ID rekaman .?)

Rekaman analisis penyebab masalah (file ini);


Laporan tindakan korektif (lihat Panduan Praktis Tindakan Korektif);
Rekaman revisi sasaran mutu;
Rekaman responsibility assignment matrix (RAM);
Rekaman rapat internal yang mencakup bukti penjelasan tentang kebijakan mutu, termasuk peran dan
tanggung jawab masing-masing dalam mewujudkan kebijakan mutu.

Catatan:

Pelajari apa yang disebut RAM dalam file Responsibility Assignment Matrix.docx (= salah satu alat
manajemen), dan tetapkan form RAM yang sesuai dengan keperluan lab Anda.
Bebaskan diri Anda dari belenggu yang memasung kemampuan interpretasi dan kreativitas Anda (jangan
takut salah, sehingga menghalangi Anda untuk melangkah; bila terjadi kesalahan, segera cari dan hilangkan
akar penyebabnya, sehingga efektivitas sistem manajemen Anda meningkat secara berkelanjutan).
Percayalah, Anda bisa! Insya Allah.

E.

Dibuat oleh: ____________________, tanggal ________________

F.

Disetujui oleh: ____________________, tanggal ______________


Page 1 of 4

Form 4.11-03-A

Analisis Penyebab Masalah (Corrective Action Request)


Contoh (2)
A.

Sumber informasi masalah:

B.

Masalah yang teridentifikasi (pernyataan masalah):

C.

4)

5)

G.

Mengapa MM belum mamahami? Karena belum pernah mengikuti pelatihan;


Mengapa belum mengikuti pelatihan? Lab belum mempunyai program pelatihan yang sesuai;
Mengapa belum ada program? Komunikasi/rapat internal untuk menginisiasi penerapan SMM yang dipandu
oleh personel yang telah mengikuti pelatihan/bimbingan SMM ISO 17025 tidak efektif (output/rekaman yang
dihasilkan belum mencakup perumusan program pelatihan SMM bagi MM dll);
Mengapa komunikasi/rapat internal tidak efektif? Tidak ada supervisi yang efektif untuk memastikan bahwa
hasil pelatihan/bimbingan SMM dikomunikasikan dan diterapkan sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan;
Mengapa supervisi tidak efektif? Belum ada sistem yang dapat digunakan untuk memantau efektivitas
komunikasi/rapat internal, misal form rekaman komunikasi internal yang berisi a.l. familiarisasi ISO 17025
dan program pelatihan berikut kolom supervisi (ruang untuk nama + tanda tangan penyelia?), belum
tersedia.

Kesimpulan akar penyebab masalah:

F.

Pemahaman MM terhadap SNI ISO/IEC 17025:2008 belum sepenuhnya sesuai dengan persyaratan untuk
melaksanakan tanggung jawabnya dalam memastikan efektivitas sistem manajemen (4.1.5.i).

Analisis masalah (5 whys):


1)
2)
3)

E.

Lab Y, asesmen awal 16-17 Juni 2014, LKS 1

Belum ada sistem untuk memastikan tanggung jawab pelaksanaan komunikasi/rapat internal ditetapkan,
dipahami, dilaksanakan dan dipantau efektivitasnya.

Rencana tindak lanjut:


1.

Koreksi:

Revisi program pelatihan;

Rekaman pelatihan.

2.

Tindakan perbaikan:

Membuat sistem untuk memastikan tanggung jawab pelaksanaan komunikasi/rapat internal ditetapkan,
dipahami, dilaksanakan dan dipantau efektivitasnya melalui revisi form komunikasi internal yang
menyediakan kolom supervisi (tanda tangan dan nama supervisor/penyelia);

Bukti tindakan korektif yang perlu dilampirkan untuk melengkapi tindakan korektif:
1)
2)
3)
4)
5)

Rekaman analisis penyebab masalah (file ini);


Laporan tindakan korektif (lihat Panduan Praktis Tindakan Korektif, Lampiran 2.a dan b);
Bukti revisi form komunikasi/rapat internal;
Rekaman komunikasi/rapat internal yang berisi a.l. rumusan program pelatihan;
Rekaman pelatihan ISO 17025 sekurang-kurangnya bagi MM.

G.

Dibuat oleh: ____________________, tanggal ________________

H.

Disetujui oleh: ____________________, tanggal ______________

Page 2 of 4

Form 4.11-03-A

Analisis Penyebab Masalah (Corrective Action Request)


Contoh (3)
A.

Sumber informasi masalah:

B.

Masalah yang teridentifikasi (pernyataan masalah):

C.

2)
3)
4)

5)

Belum ada sistem (yaitu pelatihan sistem manajemen ISO 17025 untuk personel inti, dan Kaji Ulang
Dokumen) untuk memastikan rekaman permintaan pengujian dalam Buku Besar dilakukan sesuai dengan
persyaratan.

Rencana tindak lanjut:

F.

Mengapa buku besar tidak diisi lengkap? Karena petugas pelaksana tidak memahami pentingnya pengisian
data pada buku besar dalam penerapan sistem manajemen mutu;
Mengapa tidak memahami? Tidak ada instruksi kerja untuk memastikan pengisian buku besar dengan
lengkap oleh petugas administrasi dan memastikan pengawasan pelaksanaannya oleh penyelia;
Mengapa belum ada IK yang sesuai? Kaji ulang dokumen yang efektif mengevaluasi kesesuaian dokumen
(i.e. ketersediaan IK pengisian buku besar) belum dilakukan;
Mengapa kaji ulang dokumen belum dilakukan? Personel inti (penanggung jawab) sistem manajemen (MM)
belum mengetahui persyaratan yang terkait dengan KUD, sehingga pemantauan efektivitas KUD belum
berjalan.
Mengapa MM belum memahami persyaratan KUD? Karena MM belum mengikuti pelatihan ISO 17025.

Kesimpulan akar penyebab masalah:

E.

Pada buku besar permintaan pengujian, data tidak diisi lengkap, e.g. nomor urut 43-45 dan 74-83
tahun 2013, nomor urut 24-34 tahun 2014.

Analisis masalah (5 whys):


1)

D.

Lab Z, asesmen awal 17-18 Juli 2014, LKS 4.b.

Koreksi:
a) Melengkapi pengisian Buku Besar Permintaan Pengujian dengan informasi yang diperlukan;
b) Membuat IK Pengisian Buku Besar Permintaan Pengujian.
Tindakan Perbaikan (Tindakan Korektif):
a) Melaksanakan pelatihan ISO 17025 untuk MM dan personel lainnya;
b) Melaksanakan kaji ulang dokumen untuk memastikan kesesuaian dokumen dengan persyaratan.

Bukti tindakan korektif yang perlu dilampirkan untuk melengkapi tindakan korektif:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Rekaman analisis penyebab masalah (file ini);


Laporan tindakan korektif (lihat Panduan Praktis Tindakan Korektif);
Rekaman permintaan pengujian (pada form Buku Besar) yang telah diisi lengkap;
IK Pengisian Buku Besar Permintaan Pengujian;
Rekaman pelatihan ISO 17025;
Rekaman kaji ulang dokumen.

G.

Dibuat oleh: ____________________, tanggal ________________

H.

Disetujui oleh: ____________________, tanggal ______________

Page 3 of 4

Form 4.11-03-A

Analisis Penyebab Masalah (Corrective Action Request)


Contoh (4)
A.

Sumber informasi masalah:

B.

Masalah yang teridentifikasi (pernyataan masalah):

C.

2)
3)
4)

5)

Belum ada sistem (yaitu pelatihan sistem manajemen ISO 17025 untuk personel inti, dan Kaji Ulang
Dokumen) untuk memastikan ketersediaan pengaturan (IK) pemantauan kondisi lingkungan dan efektivitas
pelaksanaannya sesuai dengan persyaratan.

Rencana tindak lanjut:

I.

Mengapa belum ada pengaturan? Karena petugas yang bertanggung jawab memantau kondisi lingkungan
tidak memahami pentingnya kesesuaian kondisi lingkungan dalam penerapan sistem manajemen mutu;
Mengapa tidak memahami? Tidak ada instruksi kerja untuk memastikan pemantauan kondisi lingkungan
oleh personel yang ditunjuk dan memastikan pengawasan pelaksanaannya oleh penyelia;
Mengapa belum ada IK yang sesuai? Kaji ulang dokumen yang efektif mengevaluasi kesesuaian dokumen
(i.e. ketersediaan IK yang sesuai untuk pemantauan kondisi lingkungan) belum dilakukan;
Mengapa kaji ulang dokumen belum dilakukan? Personel inti (penanggung jawab) sistem manajemen (MM)
belum mengetahui persyaratan yang terkait dengan KUD, sehingga pemantauan efektivitas KUD belum
berjalan.
Mengapa MM belum memahami persyaratan KUD? Karena MM belum mengikuti pelatihan ISO 17025.

Kesimpulan akar penyebab masalah:

H.

Belum ada pengaturan untuk memastikan kesesuaian kondisi lingkungan (kebersihan) ruang kerja
pengujian.

Analisis masalah (5 whys):


1)

G.

Lab Z, asesmen awal 17-18 Juli 2014, LKS 8.b.

Koreksi:
1) Membuat IK untuk memastikan kesesuaian kegiatan pemantauan kondisi lingkungan dan efektivitas
pelaksanaannya dengan persyaratan.
Tindakan Perbaikan (Tindakan Korektif):
1) Melaksanakan pelatihan ISO 17025 untuk MM dan personel lainnya;
2) Melaksanakan kaji ulang dokumen untuk memastikan kesesuaian dokumen dengan persyaratan.

Bukti tindakan korektif yang perlu dilampirkan untuk melengkapi tindakan korektif:
1)
2)
3)
4)
5)

Rekaman analisis penyebab masalah (file ini);


Laporan tindakan korektif (lihat Panduan Praktis Tindakan Korektif);
IK pemantauan kondisi lingkungan;
Rekaman pelatihan ISO 17025;
Rekaman kaji ulang dokumen.

I.

Dibuat oleh: ____________________, tanggal ________________

J.

Disetujui oleh: ____________________, tanggal ______________

Page 4 of 4