PROGRAM HIBAH KOMPETISI

BERBASIS INSTITUSI (PHKI)

TEMA A - UNIKA ATMA JAYA
DIKTI 2011

Prepared by Tim PHKI UAJ

Akar Masalah yang teridentifikasi

Akar
Permasalahan

Permasalahan
-

Manajemen melekat pada

personil
L
Laporan
pelaksanaan
l k
renop
belum ditindaklanjuti
Data yang dibutuhkan
terlambat tersedia
S lit mendapatkan
Sulit
d tk pejabat
j b t
struktural
Belum terdapat peta
kompetensi
B l
Belum
t d t sistem
terdapat
it
pengembangan karyawan
Hasil monevin belum
ditindak lanjuti

Solusi Alternatif

- Mengembangkan sistem manajemen

Lemahnya
sumber daya manusia
pperencanaan dan - Mengembangkan
g
g
sistem informasi
pengembangan
manajemen yang terintegrasi
sumber daya
- Meningkatkan kompetensi sumber daya
manusia
manusia dalam manajerial
- Mengembangkan
g
g
ppangkalan
g
data

Prepared by Tim PHKI UAJ

Akar Masalah(2)

Akar
Permasalahan
Pengembangan sistem - Kurangnya
informasi belum
sumber daya selesai
manusia y
yang
g
Modul manajemen
kompeten dan belum terintegrasi
tergantung
Pembuatan modul
pada SDM
Decision Support
dari luar
System (DSS)
- kurangnya
terhambat
dana
Permasalahan

Prepared by Tim PHKI UAJ

Solusi Alternatif
Meningkatkan kompetensi
karyawan
y
di bidang
g IT
Menambah staf UAJ yang
kompeten untuk IT
Mengembangkan sistem
manajemen informasi yang
efektif dan efisien

Akar Masalah(3)
Permasalahan

Akar
Permasalahan

Solusi Alternatif
-

Menyempurnakan sistem
penjaminan mutu
- Meningkatkan budaya mutu
Laporan pelaksanaan Sistem
renop belum
b l
penjaminan
j i
mutu
t
di setiap
ti unsur yang ada
d di
ditindak lanjuti
institusional
UAJ
secara berkelanjutan belum
- Meningkatkan kompetensi
KPI yang ditentukan dilaksanakan
sumber daya manusia dalam
sulit ditindaklanjuti secara utuh
bidang penjamin mutu
- Menyusun SOP sesuai dengan
best practice yang ada
Prepared by Tim PHKI UAJ

Program 3 : Peningkatan Kualitas Penjaminan Mutu Institusi

Program Pengembangan 2010-2012

Program 1: Pengembangan Manajemen SDM
Program 2: Percepatan Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi
Manajemen (SIM) UAJ
2.1 Peningkatan Mutu Tata Kelola SIM UAJ
22P
2.2
Pengembangan
b
A
Aplikasi
lik i Sistem
Si t
I f
Informasi
i Manajemen
M
j
Program 3 : Peningkatan Kualitas Penjaminan Mutu Institusi

Prepared by Tim PHKI UAJ

Program 1: Pengembangan Manajemen SDM

Aktivitas

Tujuan

Peningkatan Kualitas Mengembangkan model sistem

Si
Sistem
d Prosedur
dan
P
d
tata kelola
k l l SDM yang mampu
Tata Kelola SDM
mendukung tujuan organisasi
UAJ dalam menghasilkan
g
SDM
yang berkualitas melalui proses
kerja yang baku dan jelas
sehingga menghasilkan layanan
jasa dan data yang mudah
diakses dan akurat.
Prepared by Tim PHKI UAJ

Unit
Pelaksana
BSDM

Program 1.. Aktivitas di 2010

JUDUL

Lokakarya:Peningkatan
TatakelolaSDM

KELUARAN
MasukanmengenaiarahpembentukansistemtatakelolaSDMyang
mendukungpeningkatanpelayananSDMkepadastakeholder.
MenghasilkansistemtatakelolaSDMyangsesuaikebutuhandantujuan
organisasiUAJ.
Rekomendasimengenaiusulankebijakantatakeloladanprosedur
pengembanganSDMdiUniversitasKatolikIndonesiaAtmaJaya

PolicyStudy
MeningkatkanKualitas
Tata Kelola SDM yang
TataKelolaSDMyang
Menyeluruh
PengkajianAlurKerjaSDM Tersusunnyaalurkerja yangbaku,meliputi:

PenyusunanPeta
Penyusunan
Peta
KompetensiSDMUAJ

PeningkatanKemampuan
Peningkatan
Kemampuan
Kepemimpinan

Prosedurkaryawanpensiun,ProsedurPenerimaTugasBelajar,
ProsedurPHK,ProsedurPerjalananDinas,ProsedurPenilaiankinerja
karyawan,Prosedurcutidanijinkaryawan,Prosedurmutasi
karyawan,Prosedurpembayarangajikaryawan,Prosedurpenerimaan
karyawanakademik,Prosedurpenerimaankaryawannonakademik,
Prosedurlemburkaryawan
1. TersusunpetakompetensiSDMdiUAJ;
p
p
;
2. AdanyapanduanyangjelasuntukpengembanganSDMdiFakultasdan
UnitKerja;
3. Terbentuknyasistemjenjangkariryangterprogramdanterarahbagi
semuajenjangjabatandiUAJ.
Terjadinya peningkatan kinerja yang dicapai melalui efektivitas
Terjadinyapeningkatankinerjayangdicapaimelaluiefektivitas
kepemimpinanyangditerapkanolehparapejabatstruktural,untuk
mendukungtercapainyatujuanorganisasisesuaidenganvisi,danmisinya
Prepared by Tim PHKI UAJ

Program 1 Aktivitas di 2011

JUDUL

Implementasi modeltata
kelola SDM

Peningkatan Kinerja SDM

SUBJUDUL

JADWAL

a.Implementasi sistem alur kerja

(SOP),
b I l
b.Implementasi
i sistem
i
i f
informasi
i
SDMyangterintegrasi dan
mudah diakses,
c Implementasi cetak biru
c.Implementasi
pengembangan SDM
Peningkatan Kualitas manajerial
skill SDM
skill

Jan. Des.
2011

Prepared by Tim PHKI UAJ

Apr. Sep.
2011

Program 1 Indikator Kinerja

No

1
2

4
5
6
7

PERFORMANCEINDICATOR

Baseline

SOPyangsudahdiimplementasi
SOP
yang sudah diimplementasi
JangkawaktupenyelesaianSK(dari
permintaansampaidenganterbit)
Jangkawaktupemrosesansurat
g
p
permohonanperjalanandinas
Jangkawaktupemrosesansurat
perjanjiantugasbelajar
Pangkalan data yang terintegrasi
Pangkalandatayangterintegrasi
Ketersediaanpetakompetensi
Persentase karyawan nonakademik
dengan
g skor TOEIClike>100
Persentasekaryawannonakademik
yangmemilikiskorPK2>3.0
Tingkatkepuasanmahasiswaatas
pelayananSDMnonakademikUAJ
*) Penilaian kinerja karyawan
**) Skala 1-7

PencapaianTahun
I
II

III

CaraMengukur

NA

60%

75%

100%

K i
Kuesioner,pendataan
d t

3hari

3hari

2hari

2hari

Pendataan

3hari

3hari

2hari

2hari

Pendataan

3hari

3hari

2hari

2hari

Pendataan

50%

75%

90%

100%

K i
Kuesioner,pendataan
d

0%

100%

100%

100%

Pendataan

NA

NA

10

20

Pendataan
InstrumenPK2*

NA*)

10

30

60

NA

Prepared by Tim PHKI UAJ

Survei**)

Program 2: Percepatan Pengembangan dan Integrasi Sistem

Informasi Manajemen (SIM) UAJ
Aktivitas

Tujuan

g
Mutu Meningkatkan
g
ppelayanan
y
kepada
p
ppara
Peningkatan
Tata Kelola SIM UAJ stakeholders.
Perubahan perilaku seluruh pengguna SIM di
UAJ.
Pengembangan
Penyelesaian dan pengintegrasian modul-modul
Aplikasi Sistem
yang sesuai dengan Master Plan IT serta portal
Informasi Manajemen UAJ bertujuan untuk mendukung modul
DSS/EIS untuk menyediakan informasi yang
akurat, akuntabel, tepat waktu, mudah dimengerti
serta dapat digunakan sebagai dasar pengambilan
keputusan yang efektif dan efisien.
Prepared by Tim PHKI UAJ

Unit
Pelaksana
BSIM &
Puskom

BSIM &
Puskom

10

Program 2. Aktivitas di 2010

JUDUL
Lokakarya Review danEvaluasiTata
KelolaSIM UAJ

KELUARAN
Hasilyangakandiperolehadalahrekomendasiuntukmelakukan
penyempurnaanmanajementatakelolaSIMagarsemakinbaik.

TenagaAhliuntukReview dan
E l i T K l l SIM UAJ
EvaluasiTataKelolaSIM

TersusunnyahasilevaluasidaritatakelolaSIMdiUAJolehkonsultan
yangmendapatpersetujuandaripimpinanPuskom,UAJdanUAJ.
d
j
d i i i
P k
UAJ d UAJ

LokakaryaPenyempurnaanSistem
TataKelolaSIM UAJ

HasilpenyempurnaansistemtatakelolaSIMbersamakonsultandalam
bentukSOPyangdiharapkandapatdiimplementasikanuntuk
melakukan penyempurnaan manajemen tata kelola SIM agar semakin
melakukanpenyempurnaanmanajementatakelolaSIMagarsemakin
baik.

TenagaAhliuntukPenyempurnaan
TataKelolaSIM UAJ

TersusunnyatatakelolaSIMdiUAJdalambentukSOPyangdiharapkan
dapatdiimplementasikanuntukmelakukanpenyempurnaan
manajementatakelolaSIMagarsemakinbaik.

TenagaAhliuntukChange
Management

Setelahworkshop dilaksanakandiharapkanadanyaperubahancara
pandangkearahyanglebihpositifdariparastafdiunitunityang
terkait dengan TI sehingga pelayanan terhadap stakeholders dapat
terkaitdenganTIsehinggapelayananterhadapstakeholders
dapat
lebihbaik.
Prepared by Tim PHKI UAJ

11

Program 2. Aktivitas di 2010..(lanjutan)

JUDUL

KELUARAN

Pelatihan Tak Bergelar

SystemAdministrator
WindowsServer

Tersedia staf bidang TIKyangmempunyai kompetensi yanglebih baik di

pekerjaannya yaitu dalam penanganan hardware(komputer,server,
jaringan) dansoftware (sistem operasi,dll)yangberhubungan dengan
infrastruktur TIK.
TIK.
Proses instalasi,setup server dapat dikerjakan dalam waktu yanglebih
cepat.
Policy Study Evaluasi Master Dokumen masterplan TIbaru yangsudah direvisi dengan tahapan dan
Plan TIUnikaAtmaJayadan jadwal pencapaian penerapan TIyangbaru yangsesuai dengan
PenerapanBaikdiInstitusi kebutuhan danrequirement serta renstra.
Lain
Tenaga Ahli Untuk Evaluasi
Dokumen masterplan TIbaru
TI baru yangsudah
yang sudah direvisi dengan tahapan dan
dan
DanRevisi Master PlanTI
jadwal pencapaian penerapan TIyangbaru yangsesuai dengan
Unika AtmaJaya
kebutuhan danrequirement serta renstra.
Pengembangan Piranti Lunak Sistem aplikasi AAselesai dibuat dandapat digunakan untuk
Administrasi Akademik Unika mendukung proses administrasi akademik difakultas/biro/unit.
AtmaJaya
Prepared by Tim PHKI UAJ

12

Program 2 . Aktivitas Tahun 2011

JUDUL

SUB JUDUL
SUBJUDUL

Implementasi
sistem tata kelola
sistemtatakelola
SIM

a.Pengkajian manajemen
tatakelola SIM
b.ChangeManagement
c.Peningkatan kompetensi tenaga
SIM
Penyelesaian
a.Penyelesaianseluruhmoduldan
seluruhmoduldan
integrasiantarmodul
integrasiantar
b.PembuatanmodulDSS/EIS
modul

Prepared by Tim PHKI UAJ

JADWAL
JanuariDesember
2011

JanuariDesember
2011

13

Program 2 . Indikator Kinerja

No

1
2
3
4

PERFORMANCEINDICATOR

Baseline

Tingkatkepuasanpelanggan
terhadappelayananSIM*)
Prosentasestakeholders
Prosentase
stakeholders yang
yang
menggunakanpanduanalur
kerjayangsudahstandar
Lamakonfigurasiserver(rata
ratadalamharipersatuserver)
d l h i
)
JumlahSOPyangsudah
diimplementasikan
Waktuuntukpenyajian
i f
informasiuntukpengambilan
i t k
bil
keputusanparapimpinan
(dalamhari)
Tingkatkepuasanpelanggan
terhadapModulAkademik

Pencapaian Tahun
I
II

III

CaraMengukur

NA

NA

3.5

Survei**

NA

60%

80%

80%

Pendataan

12

12

20

25

Pendataan
P
d
JmlSOPyg
diimplementasikan

NA

NA

3.5

3.5

Prepared by Tim PHKI UAJ

Pendataan
Survei**

14

Program 2 . Indikator Kinerja (lanjutan)

No
7

10
11

12

PERFORMANCEINDICATOR

Baseline

Tingkatkepuasan
Ti
k tk
pelangganterhadap
ModulSDM
Tingkatkepuasan
pelanggan terhadap
pelangganterhadap
ModulKeuangan
Tingkatkepuasan
pelangganterhadap
Modul DSS/EIS
ModulDSS/EIS
Ketersediaanmodulyang
sudahterintegrasi
Jumlahmodulyang
sudahdiaplikasikan
Tingkatkepuasan
pelangganterhadap
portalUAJ

PencapaianTahun
I
II

III

CaraMengukur

S
Survei**
i**
NA

3.5

5
Survei**

NA

3.5

5
Survei**

NA

NA

NA

4
Pendataan

7
Pendataan

7
Survei**

NA

NA

NA

**) Skala 1-7

Prepared by Tim PHKI UAJ

15

Program 3 : Peningkatan Kualitas Penjaminan Mutu

Institusi

Aktivitas

Tujuan

Unit
Pelaksana

Penyempurnaan standar
minimal SPMI

Menerapkan sistem
penjaminan mutu yang
utuh, yang akan
meningkatkan kualitas
k alitas
institusi yang pada akhirnya
meningkatkan daya saing.

LPM

Prepared by Tim PHKI UAJ

16

Program 3 Aktivitas di 2010

JUDUL

KELUARAN

LokakaryaPenyamaan
Lokakarya
Penyamaan Hasilyangakandiperolehadalahpengertian
Hasil yang akan diperoleh adalah pengertian
PersepsiMutudiUnika yangsama mengenai mutu yangakan
diterapkan di UAJ
AtmaJaya
Policystudy penerapan Hasilyangakandiperolehadalahrumusan
baikSPMIdiinstitusi
kebijakan SPMIyangdapat dimanfaatkan
lain
untuk meningkatkan standar SPMIdi
SPMI di UAJ.
Magangdiinstitusilain Menerapkan kompetensi yangdipelajari
untuk menyempurnakan pelaksanaan sistem
penjaminan mutu di UAJ
Prepared by Tim PHKI UAJ

17

Program 3 . Aktivitas di 2011

JUDUL

SUBJUDUL

JADWAL

Melengkapidan/atau
menyempurnakanstandar
k
d
PDCA

Melengkapi dan
menyempurnakan
k PDCA

Melakukansosialisasisiklus
PDCA
PDCA

Sosialisasidan
JanuariDesember
pengembangan budaya mutu 2011
pengembanganbudayamutu

Menerapkansistem
penjaminanmutuPDCA

a.Mempersiapkan penerapan JanuariJuni 2011

PDCA
b.MenerapkanPDCA
AprilDesember
2011

Prepared by Tim PHKI UAJ

JanuariJuni2011

18

Program 3 . Indikator Kinerja

No
1

Pencapaian Tahun
I
II

PERFORMANCEINDICATOR

Baseline

III

CaraMengukur

Nilai persepsi
pemahaman mutu
Penyempurnaan standar
akademik (isi,proses,
pendidik, evaluasi
pendidik,evaluasi
pendidikan)
Penerapanstandarmutu
minimalSPMIyangtelah
disempurnakan
PresentasePSyangdi
audit

N/A

3,5

Survei**

Laporan
audit

80%

90%

Laporan
audit

100%

Laporan
audit

**) Skala 1-7

Prepared by Tim PHKI UAJ

19

Indikator Kinerja Utama

No
A

PERFORMANCE
Pencapaian Tahun
INDICATOR
Baseline
I
II
III
AuditlaporankeuangantahunanolehKAP
Hasil Auditoleh KAP
Tahun 2005:
Tahun 2012:
Wajar tanpa
Wajar tanpa
pengecualian
pengecualian
Effisiensi InternalPerguruan Tinggi
Persentase
84%
produktivitas
perguruan
p
g
tinggi
gg
Persentase
30%
telaksananyaRencana
OperasionalTahunan
Persentaseintegrasi
Persentase
integrasi
sisteminformasi
perguruantinggidan
pangkalandatadi
tingkatinstitusi

60%

Prepared by Tim PHKI UAJ

CaraMengukur

HasilAuditoleh
KAP

84%

85%

86%

Pendataan

30%

50%

70%

Jumlah kegiatan
renop yang
terlaksana

60%

70%

85%

Pendataan

20