Normalizacin de Impresos y Documentos

La normalizacin es conseguir que las cosas se ajusten a una norma, por ejemplo, si
los taladros no estuvieran normalizados por milmetros e igual que los tacos,
tendramos la casa llena de agujeros hasta saber que taco le corresponde a dicho
taladro. Consecuentemente, los fabricantes de taladros y de tacos se han puesto de
acuerdo en tomar las medidas en milmetros.
El ejemplo comentado es sencillo y por ello nos ayuda a acercarnos al concepto de
normalizacin, que es la accin encaminada a ajustar ciertos productos a una
norma, reduciendo de ese modo la diversidad para as presentar caractersticas
homogneas que ayudan a su utilizacin, su comercializacin y su fabricacin. Otro
ejemplo son los recambios y accesorios.
Al trasladar dicho concepto a los impresos y documentos, la normalizacin supone
ajustar los tamaos de los impresos y documentos para simplificar los trabajos de
clasificacin, ordenacin y bsqueda de informacin.
Una de las normas de estandarizacin ms famosa es el denominado ISO, cuyas
siglas significan:International Standards Organization. La mayora de los pases
industrializados se acogen a ISO, y de ese modo tener una normalizacin ms all de
un mismo pas, es decir, normas internacionales.
En Espaa se encuentra AENOR, Asociacin Espaola para la Normalizacin, la
cual lleva a cabo el estudio y la elaboracin de las normas en nuestro territorio, pero
teniendo muy en cuenta las recomendaciones de los organismos internacionales.
En Espaa las normas de estandarizacin se denominan UNE, Una Norma Espaola.
Al normalizar los impresos y los documentos, esto da lugar a una serie de ventajas:

Evita el deterioro de los impresos y documentos.

Economiza espacio y tiempo en la consulta de documentos al utilizar
documentos normalizados en la confeccin de ficheros y archivos, etc.
Simplifica las tareas de archivar, clasificar y catalogar.

Facilita la lectura de un impreso, puesto que ya se sabe donde encontrar la

informacin requerida al tener todos una distribucin similar.

Simplifica la informatizacin y la mecanizacin de los documentos, puesto

que las mquinas utilizan unos tamaos estndar de papel.
Normas Une
Establecen las siguientes series de normalizacin:

Serie A. Regula el tamao de los papeles.

Serie B. Regula el formato de los sobres de gran capacidad.

Serie C. Regula el formato de los sobres de poca capacidad.

Normalizacin Serie A
La normalizacin serie A regula el tamao de los papeles. De la siguiente forma:
Se comienza con un papel de 1 metro cuadrado (841 x 1189 mm), el cual se plega
una serie de veces hasta conseguir 8 tamaos distintos de papel que van desde el A0, de 1 metro cuadrado, hasta el A-8, el trozo de menor tamao Ver imagen
Los impresos y documentos ms comunes siguen los siguientes formatos: Ver
imagen
Normalizacin Serie B
La normalizacin serie B regula el formato de los sobres de gran capacidad, pero a
partir de los formatos de los papeles otorgados en la normalizacin serie A. Habr un
tamao de sobre para un tamao de papel, es decir, se envan los documentos sin
doblar. Por ejemplo, si enviamos un elevado volumen de documentos de la serie A5 utilizaremos sobres de la serie B-5.
Las dimensiones van desde 1000 x 1414 mm, para el formato B-0, hasta 62 x 88 mm,
para el formato B-8.
Normalizacin Serie C
La normalizacin serie C regula el formato de los sobres de poca capacidad, es
decir, para el envo de un volumen pequeo de documentos. Del mismo modo que en
la serie B, la serie C se basa en los formatos de los papeles otorgados en la serie A.
Las dimensiones van desde 917 x 1296 mm, para el formato C-0, hasta 57 x 81 mm,
para el formato C-8. Por ejemplo, si enviamos una pequea cantidad de documentos
de la serie A-5 se realizar en sobres C-5. Ver imagen
Los sobres para el envo de la correspondencia deben ajustarse a las normas
publicadas por la Direccin General de Correos y Telecomunicaciones.
Abreviaturas ms Frecuentes
Con la abreviatura se representa una palabra a travs de su letra inicial, sola o
acompaada de otras. Debemos tener en cuenta que:

Despus de cada abreviatura se pone punto.(etc.)

Cuando una palabra lleva acento, ste aparece en su abreviatura: admn.
(administracin)

Cuando una abreviatura lleva una parte volada, el punto se coloca antes de
esa parte, por ejemplo, n (nmero)

Las abreviaturas se escriben normalmente

en minsculas. Las maysculas iniciales se usan para la expresin de respeto hacia
una persona o institucin.

Al aadir una s o por duplicacin de la letra inicial indicamos el plural de

una palabra, por ejemplo, pgs. (pginas). Y cuando nos encontramos con dos
palabras seguidas en plural, se separan por puntos, por ejemplo, JJ.OO.

Las abreviaturas comerciales se representan con una raya oblicua en vez de

punto, por ejemplo, ch/ (cheque)

La lectura de abreviaturas se realiza desarrollando la palabra completa, no

ocurre lo mismo con las siglas.

Al comenzar una carta no utilizaremos abreviaturas, por ejemplo, hemos de

escribir Querido seor... y no Querido Sr....

En el lenguaje familiar empleamos abreviaciones de palabras que no

hemos de confundir con una abreviatura, por ejemplo, boli (bolgrafo)

Diferenciamos las abreviaturas de los smbolos, pues stos se escriben sin

punto abreviativo y carecen de plural, por ejemplo, g (gramo), kg (kilogramo), etc.

Las abreviaturas son corrientes en el lenguaje tcnico, comercial y

administrativo, y no tanto en la escritura corriente.
En el mbito administrativo, las abreviaturas permiten ganar tiempo en la ejecucin
de las tareas administrativas y cumplimentar de una manera ms gil la
documentacin mercantil que se requiera.
Las abreviaturas estn normalizadas, es decir, estn representadas de la misma
forma para evitar confusiones.