Tips & Trick Menulis dan Mengirim

Surat Lamaran Kerja via EMAIL

Saat ini sudah banyak perusahaan yang mengijinkan para calon karyawan untuk mengirimkan
lamarannya lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik bagi perusahaan maupun
pelamar.

Bagi perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus
mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk mengirimkan
balasan surat lamaran berbentuk email tersebut ke para pelamarnya.

Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran secara cepat.
Jika anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, dengan mudah anda dapat mengkopi
email lamaran anda sebelumnya dan menyesuaikannya.

Isi surat lamaran di email, sama dengan isi surat lamaran biasa. Perbedaaannya hanya pada
cara pengirimannya saja. Sehingga semua tips & trick menulis surat lamaran kerja (silakan klik)
tetap perlu anda ikuti.

Berikut ini tips dan trick menulis dan mengirimkan surat lamaran di email.

1. Judul Email

Judul email anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui maksud dari
email anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi singkat. Sebagai contoh, anda dapat
menuliskannya sebagai berikut "Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran".
Catatan : Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta anda
menuliskan kode tertentu di judul atau subject email anda. Terutama jika pada saat yang
bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.

2. Dimana Surat Lamaran Ditulis

Apakah surat lamaran ditulis di badan email atau di file tersendiri. Sesuai ketentuan umum
berbagai perusahaan yang bergerak di bidang recruiting baik perusahaan nasional maupun
multinational. Bahwa surat lamaran (cover letter) dapat langsung ditulis pada badan email
(di dalam email).

3. Bagaimana dengan Resume

Jangan menulis resume anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan
sebagai lampiran (attach) email anda.

4. Jenis File Attach yang Dikirim

Pada umumnya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerjanya, jenis file yang
boleh anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word, terkadang mereka
mengijinkan anda untuk mengirimkan file berformat pdf atau xls atau txt. Jika tidak
disebutkan, kirimkan resume anda dalam file MS Word (.doc).
5. Ukuran/Bobot (Size) Email

Usahakan ukuran email anda termasuk lampirannya (attach) tidak melebihi 300 kb. Ukuran
email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach (dilampirkan). Karena itu
periksa besar file yang anda lampirkan. Jika anda diminta menyertakan foto, jangan
masukkan file foto yang size-nya (bobot filenya) terlalu besar. Perkecil size-nya (bobot
filenya) dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.

6. Dijadikan Satu dalam Bentuk ZIP

Bentuk file zip adalah bentuk file yang dimampatkan (dipadatkan) dan saat ini sudah umum
dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta agar file-file yang dilampirkan (di
attach) dijadikan satu dalam sebuah file zip. Sehingga selain size-nya (ukuran file) menjadi
lebih kecil/ringan, juga jumlah file yang dikirim (di attach) menjadi hanya satu file. Ini
memudahkan pihak perusahaan dalam mendokumentasikan dan menyortir file-file dari
pelamar.

7. File Attach yang Terlalu Besar Akan Diabaikan

Dapat anda bayangkan sendiri, bila anda menerima kiriman file di email yang size-nya besar,
misalkan sampai lebih dari 1 MB.
Tentunya anda malas untuk membukanya (men-download-nya). Demikian juga dengan
perusahaan yang menerima email lamaran kerja anda.
Bila file attach-nya terlalu besar, otomatis perusahaan tersebut akan malas untuk
membuka/mendowload file kiriman anda. Dengan kata lain anda telah gagal hanya di
masalah pengiriman email saja. Jadi ikutilah tips nomor 5 di atas.

8. Lakukan Uji Coba Pengiriman Email

Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, anda juga perlu
melakukan uji coba pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email lamaran anda,
lengkap dengan attachment-nya ke alamat email anda yang lainnya. Tentunya jangan
kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang anda tuju.
Dengan melakukan uji coba terlebih dulu, maka anda dapat melihat sendiri hasil pengiriman
email anda tersebut. Untuk kemudian dilakukan perbaikan-perbaikan bila diperlukan.
Uji coba pengiriman email ini SANGAT DIPERLUKAN. Karena sering kali format email
yang anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain. Misalkan mengirimkan email
dari Yahoo ke Gmail, atau sebaliknya.
Jika anda hanya mempunyai satu alamat email, anda bisa membuat alamat email baru di
Yahoo, Gmail, atau Hotmail (silakan klik) atau yang lainnya.
Sumber : Putri Rahayu, Taufik Anwar, Arief Budiman, dsb.