Objetivo General:

Organizar informacin utilizando un Administrador de Bases de Datos

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tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av

Contenido
1.1 Introduccin ............................................................................................................................... 1
1.2 Conceptos bsicos ...................................................................................................................... 3
Modelos de procesos .................................................................................................................... 4
Modelo adoptado ......................................................................................................................... 5
Planeacin del proyecto ............................................................................................................... 6
Plan de proyecto para el sistema de facturacin ......................................................................... 8
1.3 Anlisis del sistema (Fase 1) ..................................................................................................... 12

1.4. Diseo del sistema (Fase 2) ..................................................................................................... 14

Ar

Diseo del Modelo de datos ....................................................................................................... 15

r
tu

1.5 Diseo de la estructura de la base de datos ............................................................................ 25

Caractersticas de Microsoft Access 2013 .................................................................................. 26

de

Tipos de campos en Access y sus propiedades ........................................................................... 27

Estructura de la base de datos ................................................................................................... 30

Le

Diseo de las ventanas de captura............................................................................................. 32

Diseo de reportes...................................................................................................................... 36
Diseo de pneles de control (mens) ....................................................................................... 37

-L

1.6 Implementacin y pruebas de unidad (Fase 3) ........................................................................ 39

ui

Como iniciar Microsoft Access ................................................................................................ 39

Como crear una base de Datos .............................................................................................. 40

Creacin de las tablas en vista de diseo................................................................................... 40

av

Campos de Bsqueda ............................................................................................................. 43

id

Relaciones entre las tablas ..................................................................................................... 48

Creacin de los formularios ....................................................................................................... 51
Creacin del formulario principal............................................................................................... 57
Consultas .................................................................................................................................... 57
Consulta de eliminacin ......................................................................................................... 57
Consulta de actualizacin ....................................................................................................... 57
Consulta de datos anexados................................................................................................... 57
Consulta de creacin de tabla ................................................................................................ 58
Creacin de la macro para el formulario principal ................................................................. 66

Vinculacin del formulario principal con otros formularios ................................................... 70

Botones de comandos ............................................................................................................ 70
Actualizacin automtica de registros ....................................................................................... 74
Cmo agregar campos calculados (Subtotal, IVA y Total de la factura) ................................ 77
Arreglos finales ....................................................................................................................... 81
Creacin de los informes ............................................................................................................ 82
Informes utilizando consultas .................................................................................................... 86
Integracin del sistema .............................................................................................................. 99
Creacin de los mens (Paneles de control)............................................................................ 99
Aadir contrasea ................................................................................................................107

Ar

Bibliografa ...............................................................................................................................110

r
tu

Referencias electrnicas ..........................................................................................................110

o
de
n

Le
s

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ii

Objetivos especficos
o
o
o
o

Comprender los conceptos bsicos asociados a las Bases de Datos.

Analizar los componentes bsicos de un Sistema de Base de Datos.
Disear un Sistema de Base de Datos.
Utilizar el programa Microsoft Access 2013 como herramienta para la creacin de un
Sistema de Base de Datos.

Ar

1.1 Introduccin

r
tu

La creacin de un sistema de software que incluya una Base de Datos (por ejemplo, un sistema
de control escolar, de inventarios, de facturacin o de nminas) es una actividad que se encuentra
incluida dentro de la disciplina de ingeniera conocida como Ingeniera de Software. Esta disciplina
proporciona mtodos generales que se utilizan como gua para el proceso de creacin o
modificacin de tales sistemas, adems de que plantea que un sistema, sin importar su tipo, debe
contar con atributos tales como mantenibilidad, confiabilidad, eficiencia y usabilidad
(Sommerville, 2000).

de

Le

ui

-L

Dado que los sistemas se crean para ser utilizados en organizaciones humanas y stas son
diferentes entre s, un sistema exitoso ser aquel que mejor se adapte a las necesidades
especficas de la organizacin para la cual fue creado, lo cual implica que los sistemas creados
para organizaciones diferentes diferirn uno del otro, aunque se trate de sistemas del mismo tipo
(es decir, un sistema de control de inventarios creado para una empresa A ser diferente a un
sistema de control de inventarios creado para una empresa B).

av

id

As, el xito en la creacin de un sistema es un proceso complejo que se fundamenta en la

percepcin, el juicio y la creatividad de su desarrollador, razn por la cual la utilizacin de
herramientas automatizadas para la creacin de sistemas implica una ayuda para algunas
actividades del proceso, pero no sustituye el ingenio y la experiencia humanos.
Aun cuando lo anterior presupone que no existe un proceso estndar para la creacin de un
sistema, existen mtodos que definen las actividades fundamentales comunes a ello. La
utilizacin de un mtodo presenta la ventaja de estandarizar las actividades, facilitar su
automatizacin y reducir los tiempos de creacin y capacitacin relativos al sistema.
Dentro de la ingeniera de software, a estos mtodos se les conoce como modelos de desarrollo
de software e incluyen, por ejemplo, al modelo de cascada y al modelo de desarrollo evolutivo,
los cuales se explicarn ms adelante en forma muy breve debido a que rebasan los lmites del
presente documento.

Aunque con algunas diferencias, en general podemos afirmar que todos los modelos de desarrollo
de sistemas de software incluyen 4 actividades imprescindibles:
Anlisis. Aqu se identifica lo que se espera del sistema y las restricciones asociadas a ste.
Diseo. Esta etapa incluye desde la creacin de una imagen mental de la estructura y
funcionamiento del sistema (diseo conceptual), hasta su traslado a diseos ms detallados
describiendo la configuracin del sistema.
Implementacin y Prueba. Aqu se construye el sistema con la ayuda de herramientas
automatizadas, siempre tomando en cuenta que el producto debe cumplir con las
especificaciones descritas en las etapas anteriores; se incluyen tambin todas las actividades
necesarias para asegurar que el sistema realmente cumple con el propsito para lo cual fue
creado.

Ar

r
tu

Evolucin y Mantenimiento. En esta etapa se incluyen las actividades relacionadas con el

mantenimiento del sistema considerando que, debido a que las organizaciones humanas cambian
con el paso del tiempo (es decir, evolucionan), todos los sistemas sern objeto de modificaciones.

de

Utilizando la creacin de un sistema de facturacin como ejemplo prctico, en este captulo

explicaremos las tres primeras actividades del proceso de elaboracin de un Sistema de Base de
Datos.

Le

Antes de proceder a crear nuestro Sistema de Base de Datos, sin embargo, definiremos algunos
conceptos bsicos, as como el modelo de proceso (mtodo) que utilizaremos y las fases
relacionadas con la planeacin de un proyecto como ste (lo cual incluye definir y organizar
nuestras actividades como creadores del sistema).

ui

-L

D
id

av
2

1.2 Conceptos bsicos

Hasta ahora hemos mencionado sistemas que incluyen una Base de Datos, pero no hemos
definido qu es un dato?, qu es una Base de Datos?,
cules son las herramientas automatizadas que podemos
utilizar para crear una Base de Datos?
EL Futuro es hoy
NoSQL: Una nueva generacin de base de datos

r
tu

Ar

La generacin de contenidos masivos de informacin dentro de Internet, ha

generado nuevos paradigmas de respuesta al almacenamiento de informacin. Los
manejadores tradicionales de administracin de bases de datos relacionales
(RMDBS) han tenido dificultad para enfrentar los nuevos esquemas de
almacenamiento y manejo intensivo de informacin que las nuevas aplicaciones y
ambientes requieren. Paradigmas nuevos surgen y permiten expandir el panorama
de almacenamiento de datos en esquemas poco convencionales, los cuales
revisaremos de manera general en este documento

de

Le

Qu es NOSQL?

Nueva generacin de bases de datos que puede cubrir cualquiera de estos puntos:
ser no relacional, distribuida, opensource y escalable de manera horizontal. La idea
original fue bases de datos web escalables modernas. Generalmente otras
caractersticas aplican como: libre de esquema, soporte sencillo de replicacin, API
sencilla, eventualmente consistente, una gran cantidad de datos y ms. Entonces el
trmino nosql (la comunidad ahora lo traduce como no solo sql) debe ser visto
como un alias.

ui

-L

id

av

http://sg.com.mx/revista/43/nosql-una-nueva-generacion-basedatos#.VrWLjVL7I_P

Hansen (1998) define los siguientes conceptos:

Dato: Es un hecho aislado; no constituye informacin mientras no se relacione con otra cosa
(por ejemplo, 6 de febrero de 1985 es un dato).
Informacin: Est constituida por datos organizados o resumidos (por ejemplo, una grfica es un
resumen visual de datos, por lo que proporciona informacin). La fecha 6 de febrero de 1985
se convierte en informacin al asociarse con el da de nacimiento de una persona.

Base de Datos (BD): Es una coleccin de datos interrelacionados que pueden ser utilizados por
uno o ms programas de aplicacin.
Sistema de Informacin: Es un sistema automatizado que organiza datos para producir
informacin.

r
tu

Ar

Sistema de Base de Datos: Est compuesto

por una Base de Datos, un sistema de gestin
de Bases de Datos, el hardware y el personal
apropiados. Estos ltimos pueden dividirse
en: el programador (quien crea programas de
aplicacin que utilizan la base de datos), el
usuario final (quien accesa la base de datos
por medio de programas de aplicacin) y, por
ltimo, el administrador de la base de datos
(quien se encarga del control general del
Sistema de Base de Datos).

de

Le

Sistema de Gestin de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en ingls): Es un sistema
computacional que facilita la gestin (administracin) de Bases de Datos (por ejemplo, Access,
Dbase, Oracle, Informix, SQL Server, etc.).

ui

Modelos de procesos

-L

En general, las bases de datos permiten el almacenamiento de grandes volmenes de

informacin, de tal manera que su creacin, actualizacin y consulta faciliten la toma de
decisiones dentro de las organizaciones.

Como ya se mencion, podemos utilizar diversos modelos (mtodos) para la creacin de un

Sistema de Base de Datos. Cada modelo representa al proceso de creacin desde una perspectiva
particular, por lo que slo provee informacin parcial acerca de ese proceso. Estos modelos
implican procesos generales para el desarrollo de un sistema. Sommerville (2000) define los
modelos ms conocidos como sigue:

id

av

Modelo de cascada. Toma las actividades fundamentales del proceso de desarrollo de software y
las representa como fases separadas del proceso que incluyen el anlisis del sistema, el diseo
del sistema, la implementacin y pruebas de unidad la integracin y prueba del sistema y la
operacin y mantenimiento del mismo. (Ver figura 1.1).

Anlisis del
sistema
Diseo del
sistema
Implementacin
y prueba de
unidad
Integracin y
prueba del
sistema

Figura 1.1 Modelo de Cascada

r
tu

Ar

Operacin y
mantenimiento

Desarrollo evolutivo. Este enfoque entrelaza las actividades de anlisis, diseo e implementacin:
se desarrolla rpidamente un primer sistema a partir de especificaciones abstractas y despus
se refina con la ayuda del cliente, para producir un sistema que satisfaga sus necesidades.

de

Le

Desarrollo formal de sistemas. Este enfoque se basa en la produccin de una especificacin

matemtica formal del sistema y en la transformacin de esta especificacin, utilizando
mtodos matemticos, para construir un programa. La verificacin de los componentes del
sistema se lleva a cabo haciendo argumentos matemticos acordes a su especificacin.

-L

ui

Desarrollo basado en la reutilizacin. Este enfoque se basa en la existencia de un nmero

significante de componentes reutilizables. El proceso de desarrollo del sistema se enfoca en
integrar estos componentes en el sistema ms que en desarrollarlos desde cero.

id

Anlisis
del
sistema
(Definicin
de
requerimientos). A travs de entrevistas con el
usuario o cliente, aqu definimos en forma general
los servicios, restricciones y metas del sistema. Es
decir, aqu definimos lo que los usuarios quieren
que haga el sistema.

Anlisis del
sistema

av

Para el desarrollo de nuestro sistema, utilizaremos

el Modelo de Cascada (Ver figura 1.1), en el cual
es posible identificar 5 fases iterativas que
Sommerville describe como:

Modelo adoptado

Diseo del
sistema

Implementaci
n y prueba
de unidad

Integracin y
prueba del
sistema

Operacin y
mantenimien
to

Diseo del sistema. La fase anterior sirve como base para que, posteriormente, determinemos las
caractersticas del sistema en forma detallada: sus elementos fundamentales, sus relaciones y los
procesos incluidos.
Implementacin y prueba de unidad. Esta etapa se refiere a la construccin del sistema.
Normalmente, tanto el diseo como la construccin se realizan primero por partes (unidades),
cuyo funcionamiento deber de ser verificado antes de incluirlo en la versin final del sistema.
Integracin y prueba del sistema. Una vez revisadas y aprobadas por separado, las unidades
individuales se integran y prueban como un sistema completo; con ello nos aseguramos de
que el sistema funciona correctamente y cumple con los deseos del cliente.

r
tu

Ar

Operacin y mantenimiento. El sistema se instala y se pone en uso prctico. El mantenimiento

implica corregir errores no descubiertos en las etapas anteriores, mejorar la implementacin
de las unidades del sistema y readaptar los servicios del sistema una vez que se descubren
nuevos requerimientos.

Planeacin del proyecto

de

La administracin efectiva de un proyecto depende de planear completamente su progreso. El

administrador del proyecto debe anticiparse a los problemas que podran surgir, as como
preparar soluciones tentativas a esos problemas. El plan preparado al inicio del proyecto, debe
utilizarse como un conductor para el mismo, por lo que debe ser el mejor posible de acuerdo con
la informacin disponible y debe evolucionar conforme el
proyecto progrese y la informacin disponible mejore. Las
metas globales del negocio son un factor importante que debe
considerarse cuando se formula el plan del proyecto.

Le

s
D

Big Data

ui

-L

EL Futuro es hoy

av

id

Denominamos Big Data a la gestin y anlisis de enormes volmenes de datos que

no pueden ser tratados de manera convencional, ya que superan los lmites y
capacidades de las herramientas de software habitualmente utilizadas para la
captura, gestin y procesamiento de datos. Dicho concepto engloba
infraestructuras, tecnologas y servicios que han sido creados para dar solucin al
procesamiento de enormes conjuntos de datos estructurados, no estructurados o
semi-estructurados (mensajes en redes sociales, seales de mvil, archivos de
audio, sensores, imgenes digitales, datos de formularios, emails, datos de
encuestas, logs etc.,) que pueden provenir de sensores, micrfonos, cmaras,
escneres mdicos, imgenes.
http://www.eleconomista.es/tecnologia/noticias/5578707/02/14/La-moda-delBig-Data-En-que-consiste-en-realidad.html

Qu se incluye en el Plan de Proyecto? Aqu se deben identificar los recursos disponibles y las
actividades necesarias para la consecucin del proyecto, adems de la divisin y calendarizacin
del trabajo. En algunas ocasiones, el plan del proyecto es un nico documento que incluye todos
los diferentes tipos de planes creados para la organizacin (planes de calidad, de mantenimiento,
de desarrollo del personal, etc.), en otras, el plan slo se refiere al proceso de desarrollo de un
aspecto especfico (un sistema de facturacin para la organizacin, por ejemplo).
El plan que se describe aqu tiene que ver con el ltimo tipo de plan mencionado. Los detalles de
este plan varan dependiendo del tipo de proyecto y de la organizacin. Sin embargo, muchos
planes incluyen las siguientes secciones:
Introduccin. Describe brevemente los objetivos del proyecto y expone las restricciones que
afectan el proyecto (fecha de entrega requerida, personal disponible, presupuesto global,
etc.).

Ar

r
tu

Organizacin del proyecto. Describe la forma en que el equipo de desarrollo est organizado, la
gente involucrada y sus tareas en el equipo.

Anlisis de riesgo. Describe los posibles riesgos del proyecto, la probabilidad de que surjan estos
riesgos y las estrategias de reduccin de riesgos propuestas.

de

Le

Requerimientos de recursos de hardware y software. Describe el hardware y la ayuda de

software requerida para llevar a cabo el desarrollo. Si es necesario comprar hardware, se
deben incluir los estimados de los precios y las fechas de entrega.

-L

Divisin del trabajo. Describe la divisin del proyecto en actividades e identifica los eventos
crticos (hitos) y productos a entregar asociados con cada actividad.

ui

Programa del proyecto. Describe las dependencias entre actividades, el tiempo estimado
requerido para alcanzar cada hito y la asignacin de la gente a las actividades.

Mecanismos de supervisin e informe. Describe la administracin de informes y cundo deben

producirse, as como los mecanismos de supervisin del proyecto a utilizar.

av

id

El plan del proyecto debe revisarse regularmente durante el proyecto. Algunas partes, como el
calendario del proyecto, cambiarn frecuentemente; otras sern ms estables. Asimismo, debe
utilizarse una organizacin del documento que permita reemplazar fcilmente las secciones
modificadas.
Para nuestro ejemplo, supondremos que la empresa ficticia Ciencias y Tecnologias de la
Informacion S.A. de C.V. desea automatizar su facturacin, por lo que solicita se le desarrolle un
sistema automatizado que contemple, entre otras cosas, lo siguiente:
Al momento de facturar el sistema debe permitir, por ejemplo, que se seleccionen o agreguen
datos relacionados con el nombre del cliente, el artculo vendido, etc.
El sistema debe emitir, adems de las facturas, informes de concentrados de la facturacin, de tal
forma que los interesados puedan seleccionar un periodo y analizar el monto total facturado
y el monto del IVA acumulado.

Para mayor seguridad, el sistema debe contar con una contrasea para poder accesar a l.
El sistema debe ser amigable, por lo que deber de presentar pantallas de captura y de consulta
de fcil acceso. Lo anterior tambin implica que el Sistema de Gestin de Bases de Datos debe
ser el ms fcil de usar o el ms conocido para el usuario.
Con base en lo anterior te mostramos el plan de proyecto para nuestro sistema de facturacin.

Plan de proyecto para el sistema de facturacin

Proyecto
Sistema para la emision de facturas de la empresa Ciencias y Tecnologias de la Informacion,
S.A. de C.V.

Ar

Introduccin

r
tu

La empresa Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V. es una empresa cuyo giro
comercial consiste en la comercializacin de equipo y accesorios de cmputo. El manejo
administrativo de los productos que comercializa conlleva un esfuerzo considerable de parte de
la administracin de la empresa, al tener que elaborar las facturas de forma manual.

de

Objetivos del proyecto:

Le

Debido a lo anterior, la empresa Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V., ha

decidido computarizar su proceso de Facturacin, que le permita elaborar las facturas con una
mayor precisin y agilice dicho proceso.

Algunas caractersticas principales del Sistema:

D
av

El sistema debe ser amigable para el usuario.

ui

-L

El objetivo de este proyecto es construir un programa de cmputo (software) para la emisin de

facturas de la empresa Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V., el cual se
denominara: Sistema de Facturacin

id

Debe permitir la introduccin y actualizacin de datos por medio de formularios o ventanas,

haciendo uso del teclado y ratn.
Debe incluir en cada formulario botones de accin que permitan guardar, generar nueva factura,
imprimirla y cerrar el formulario.
El sistema debe permitir que al momento de facturar se seleccione o agregue el nombre del
cliente.
El sistema debe permitir que al momento de facturar se seleccione o agregue los datos de los
artculos.
Caractersticas adicionales del Sistema
De operacin:

A. El sistema operar bajo ambiente Windows7 o superior en un entorno provisto de una

interfaz agradable para operar y aprender fcilmente.
De seguridad:
B. Deber mantener un estricto control que no permita el acceso a usuarios no autorizado.
De Hardware:
C. El sistema deber poder ejecutarse sin problemas en equipos con procesador Pentium
2.50 Ghz. o superior a partir de 2 GB de memoria RAM en un ambiente grfico y espacio
de 2 GB disponible en disco duro.
De Usabilidad:

r
tu

Metodologa

Ar

D. El sistema deber poder usarse con facilidad por personal no especializado.

La metodologa incluye seis fases:

de

1 fase. Determinacin de los requerimientos de informacin.

Bases de Datos Mviles

Con Internet inalmbrico, ya no es necesario estar

fsicamente frente al computador personas o dentro de las
empresas para poderse conectar a las aplicaciones o las
base de datos. Con las portabilidad de la tecnologa
inalmbrica, nos podemos conectar a Internet o la intranet
de la empresa para tomar datos almacenados. Estos datos
estn estructurados y organizados en entidades y objetos
que se encuentran disponibles para los usuarios como
informacin. La mayor ventaja se encuentra en que se le da
la informacin al usuario en el mismo momento que es
solicitada.

id

av

3 fase. Desarrollo o
construccin del sistema:

EL Futuro es hoy

ui

Con
base
en
los
requerimientos
de
informacin y en los
procesos administrativos
contemplados
en
la
primera fase, se realizar
un diseo conceptual del
Programa a desarrollar.

-L

2 fase. Diseo conceptual

del Programa

Le

En esta fase se proceder a recopilar la informacin del dominio de la aplicacin y la informacin

administrativa concerniente al proyecto

Esta fase corresponde a la

construccin del programa
en la que se realizar la
https://modelosbd2012t1.wordpress.com/2012/03/15/ba
construccin y las pruebas
se-de-datos-moviles-3/
de unidad del sistema, en
concordancia con el diseo
realizado, lo cual quedar
claramente sealado en la documentacin asociada.

4 fase. Pruebas de integracin y ajustes del sistema.

Se integrarn todas y cada una de las pantallas del sistema, ya integrado se realizarn las pruebas
y ajustes en caso necesario.
5 fase. Implantacin de prueba del programa y capacitacin.
La versin anterior se instalar en la empresa para que se utilice de manera parcial y paralela a la
operacin normal.
6 fase. Evaluacin final y ajustes.
Con base en los resultados de la fase anterior se proceder a realizar los ajustes necesarios al
programa para presentar su versin final, la cual ser liberada como la versin 1.0 del sistema.

Ar

Trminos y condiciones

r
tu

Para poder llevar a buen trmino el presente proyecto se requiere contar con los siguientes
recursos, que debern ser proporcionados por el Cliente:

Designar una persona por parte de la Empresa, para que participe en la Coordinacin del anlisis,
diseo, desarrollo, pruebas, implantacin y liberacin del programa.

de

Le

Para el desarrollo del proyecto, el Cliente asignar un equipo de cmputo consistente en PC e

impresora.

Una gua rpida del sistema.

Al trmino de la implantacin del sistema, se otorgar al Cliente:

-L

Un manual de usuario.

ui

Diseo

Programacin y
pruebas de
unidad
Integracin y
prueba de
integracin
Puesta en
marcha

Consultor en Sistemas
Analista Programador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Documentador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Programador
Documentador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Programador
Documentador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Documentador

NUM. DE
ELEMENTOS
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

COSTO
POR DA
$ 250.00
$ 200.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 100.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 150.00
$ 100.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 150.00
$ 100.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 100.00

TOTAL
COSTO POR
DE DAS
RECURSO
4
$ 1,000.00
4
$ 800.00
2
$ 500.00
2
$ 400.00
2
$ 200.00
2
$ 500.00
2
$ 400.00
10
$ 1,500.00
2
$ 200.00
1
$ 250.00
2
$ 400.00
4
$ 600.00
2
$ 200.00
2
$ 500.00
4
$ 800.00
2
$ 200.00
GRAN TOTAL $ 6,950.00

id

Anlisis

RECURSO HUMANO

av

ACTIVIDAD

Estimacin de tiempos y costos del programa

Un disco compacto con el sistema de Facturacin en su totalidad.

10

El tiempo previsto para la realizacin total del proyecto es de 11 semanas de acuerdo al

cronograma de actividades, dicho sistema tendr u costo de $ 6,950.00 como se muestra a
continuacin.
Cronograma de actividades
1

Mes 1
3

Mes 2
7

Mes 3
10

11

Requerimientos de
informacin
Diseo conceptual
Diseo de ventanas e
informes

Integracin y pruebas de
integracin

r
tu

Ar

Construccin y pruebas de
unidad

Evaluacin final y ajustes

de

Implantacin

Le
s

ui

-L

Actividad 1.1

Utiliza el plan presentado anteriormente como gua para crear el plan de proyecto de tu
propio Sistema de Facturacin, que incluya:

id

Ttulo
Introduccin
Objetivos
Funciones generales del sistema
Productos esperados
Fases del proyecto (metodologa)
Recursos necesarios
Cronograma de actividades.

av

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

11

1.3 Anlisis del sistema (Fase 1)

Ahora hemos definido todos los conceptos necesarios y las consideraciones previas a la creacin
de nuestra aplicacin, por lo que procederemos a la definicin de requerimientos, por ser esta la
primera fase en la creacin de cualquier sistema.
Como mencionamos antes, el proceso inicia cuando el usuario (nuestro cliente) define lo que
quiere que haga el sistema. Esto implica que realizaremos dos tipos de anlisis: un anlisis
interno, referente a las caractersticas que deber de tener nuestro sistema a fin de cubrir las
necesidades especficas del usuario; y un anlisis externo, referente a la posible interaccin de
nuestro sistema con algn otro sistema ya existente. A este anlisis tambin se le conoce como
Anlisis de requerimientos.

r
tu

Ar

Una vez que hemos definido lo que espera el usuario del sistema (lo cual se logra a travs de
entrevistas o encuestas aplicadas a los usuarios, revisando y analizando informacin sobre el
tema, analizando otros sistemas similares, etc.), es necesario que identifiquemos los datos que
debern incluirse en nuestra Base.

de

Para nuestro ejemplo, analizaremos los datos bsicos de una factura que incluyen: datos de la
empresa, del cliente, del vendedor, del tipo de pago, de los artculos vendidos y de la factura, los
cuales te mostramos en la figura 1.2. Con base en dicho anlisis, podemos definir que los datos
que deber incluir nuestro Sistema son:

Le

Datos de la empresa. Observa en que en el encabezado de la factura se muestran el logotipo de

la empresa y sus datos generales, tales como nombre, direccin y RFC. Estos datos aparecen
en todas las facturas de una empresa y vienen impresos de antemano en los formatos de
factura (recuerda que las facturas son comprobantes utilizados para efectos fiscales, por lo
que la mayora de las empresas no estn autorizadas por la SHCP para imprimir sus propios
formatos). Para nuestro ejemplo, utilizaremos estos datos en los encabezados de los informes
que se explicarn ms adelante.

ui

-L

id

av

Datos de la factura. Con el fin de realizar un mejor control de las facturas emitidas, todas las
facturas cuentan con un nmero que las identifica (folio), su fecha de emisin y la cdula fiscal
de la empresa. Adems, en una factura es posible especificar las condiciones generales
aplicables a la venta realizada (condiciones de venta). Esta ltima informacin generalmente
se coloca en el pie de la Factura y viene impresa en los formatos para facturacin utilizados
por la mayora de las empresas.
Datos del cliente. Entre los datos del cliente aqu incluidos figuran su nombre, RFC, direccin,
telfono y, en algunos casos, una clave de identificacin.
Datos del tipo de pago. Dado que la empresa maneja diversas formas de pago (contado, crdito,
etc.), las facturas debern de indicarlo.

12

Telfonos Celulares Izel

Datos de
la empresa

Datos del

TELEFONOS CELULARES IZEL S.A. DE C.V.

R.F.C.: AAA010101AAA
Zapotal No. Ext. S/N Coi. La Manga II
Villahermosa, Centro, Tabasco, C.P. 86125
Tel.: (993) 2692919
E-Mail: cfdi@gn@cys.com

vendedor

LUGAR DE EXPEDICIN: VILLAHERMOSA, TABASCO

Datos del

RECEPTOR:
R.F.C. CLIENTE:
DIRECCIN:

cliente

factura

1.000

No Aplica

1.000

No Aplica

DESCRIPCIN

P. UNITARIO

IMPORTE

FUNDA
PROTECTORA
CON
BATERIA
EXTERNA RECARGABLE PARA IPHONE 4 Y 4S
AUXILIARY AUDIO CABLE (2010 PKGING)

602.590

602.590

188.790

188.790

Clculos

r
tu

artculos
vendidos

UNIDAD DE MEDIDA

Ar

los

Datos de la

JORGE A. UL
ALUJ010101KL
27 de Febrero No Ext. 1527 No Int. 2 Col. Centro
Villahermosa, Centro, Tabasco, C. P. 86069, Mxico.
9932662897

TELEFONO:

CANTIDAD

Datos de

FACTURA:
A-00410
FOLIO FISCAL:
364GI4SAH78CVR536J3DF235WJH25SFH679NW823
No de Serie del Certificado del CSD:
20001000000100005868
Fecha y hora de emisin:
02-10-2013
01:01:04

de
n

Le
ui

-L
SUBTOTAL

791.38

DESCUENTO

0.00

IVA 16%

126.62

(NOVECIENTOS DIECIOCHO PESOS 00/100 M.N.)

av

NO IDENTIICADO
PERSONA MORAL

METODO DE PAGO:
REGIMEN:

TOTAL

918.00

id

Sello Digital del CFDI:

SKDJGH34MEN464555GJU90M4Q9MC3M8YX879B458,C26B56N 67TCB76VNOV3B6CQM78WB76X1,9B78NM97X39O5NM2QNVCNVNU89N8V87
Q3478V6NES79YUBJSVVT=
Sello del SAT:
92Q8VB57M0N98EC724M8NENB6Q3V6XC
NBWN7QCVTB78VN76BVQ6C246B9V6WBNCQM90BWB64ECNT79R58N8M5M897SEBM2957MNMNG75
VW37N09MG7SX86TN95WS=
Cadena Original del complemento de certificacin digital del SAT:
248N6V7099M8B7M08CEHJV73UVVVTN78V48443B4897UMWVQV93C7BNX1NMUSTBMHWC7BTZSMVOI67EU83098NNS8W73C6N98Q2VB65AW
43VNTO658MACA7U4578SH2Y47BVN984NVKSA97NS356HJ68DN27DH0B1YCNWSIN54UDKA
No de Serie de Certificado del SAT: 20001000000100005761
Fecha y hora de certificacin:
02-10-2013
01:01:04
Pago en una sola exhibicin

Clculos

Datos del
tipo de pago

Efectos fiscales al pago

13

Datos del vendedor. Es recomendable que incluyan datos relacionados con el vendedor, por
ejemplo, para atender posibles aclaraciones o calcular el monto de su comisin por las ventas
realizadas. Dichos datos pueden ser su nombre y su clave de identificacin.
Datos de los artculos. Toda factura debe incluir datos de los artculos vendido, tales como: su
clave, descripcin, unidad de medida, precio unitario y cantidad vendida.
Clculos. Finalmente, la factura debe incluir el clculo del importe parcial y total de la venta, as
como el IVA aplicable. Estos datos debern de ser almacenados en el sistema para que la
empresa pueda llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que deber pagar a la
Secretara de Hacienda.

Actividad 1.2

r
tu

Ar

En la figura 1.2 tambin puedes observar que una Factura puede contener otros datos tales como
conducto y transporte para la entrega, nmero de pedido, etc. Sin embargo, estos datos no sern
considerados dentro de nuestro Sistema de facturacin con el fin de simplificar el ejemplo.

de

Con base en lo aprendido en esta seccin,

Le

1. Realiza un anlisis general de los datos que incluir la Base que crears
para tu Sistema de Facturacin.

ui

-L

1.4. Diseo del sistema (Fase 2)

En esta etapa, iniciaremos el diseo de la estructura de la Base de Datos. Al diagrama que muestra
dicha estructura se le llama Modelo de datos y en ste se definen los datos con los que trabajar
nuestro sistema, sus caractersticas y las relaciones existentes entre ellos. Asimismo, en esta fase
definiremos el Modelo entidad-relacin, que no es ms que una descripcin verbal de los
componentes de la Base de Datos. Finalmente, incluiremos aqu el diseo de las ventanas o
pantallas de captura, de los informes que proporcionar nuestro sistema y de los mens y las
opciones que posibilitarn un manejo sencillo del sistema.

id

av

14

Diseo del Modelo de datos

Como primer punto, es necesario definir cules son los objetos o Entidades que integran la Base
de Datos y los datos que contiene cada uno de ellos (dado que estos datos constituyen las
caractersticas de las entidades, tambin son llamados Atributos).
En la Tabla No. 1.1, te mostramos las entidades de la Base de Datos para nuestro ejemplo del
Sistema de Facturacin y sus atributos correspondientes.
Como puedes observar, estas entidades y sus respectivos
atributos corresponden a los datos identificados en la
factura de la figura 1.2. Observa tambin que no hemos
incluido los datos de

CLIENTE

r
tu

Ar

la empresa en esta tabla. Esto se debe a que dichos datos

sern los mismos para todas las facturas y, o bien sern
incluidos como rtulos en los informes que proporcionar
nuestro sistema, o bien vendrn impresos en los formatos
donde se imprimirn las facturas, por lo que no se incluirn
dentro de los datos que sern acumulados en nuestra
Base.

Entidad
ARTICULO

de

Le

Lo anterior debe ser representado en el diagrama que se

conoce como Modelo de Datos. Este diagrama inicia
definiendo la entidad principal (en este caso, la factura).

TIPO PAGO
FACTURA
VENDEDOR

ui

-L

Esta se coloca en el centro del diagrama y a su alrededor

se aaden las entidades que se relacionan con ella y sus atributos.

Tabla No. 1.1

Atributo
Clave
Descripcin
Unidad de medida
Precio unitario
Porcentaje de IVA aplicable
Nombre del cliente
Direccin (calle y nmero)
Ciudad
Estado
Cdigo postal
Telfono
RFC
Tipo de pago
Folio de la factura
Fecha de facturacin
Nombre del vendedor
Comisin aplicable

As, iniciamos la construccin de nuestro diagrama definiendo la relacin Factura-Cliente, tal y

como se muestra en la figura 1.3.

id

av

Observa que en la figura anterior hemos

n
1
aadido una n al lado de la entidad
FACTURA
CLIENTE
Factura y un 1 al lado de la entidad
Figura 1.3
Cliente. A esto se le conoce como
cardinalidad de la relacin e indica
cuntas instancias de una entidad se relacionan con una instancia de la otra entidad (una instancia
es una fila de datos en una tabla); es decir, indica si para cada fila de datos en una tabla habr
una o ms filas relacionadas en la otra tabla.

15

Cmo se colocan estos nmeros? La

cardinalidad de una relacin se coloca del
lado de la entidad que se menciona al
final; es decir, cuando definimos la
cardinalidad de una entidad A respecto de
una entidad B, el smbolo que indica la
cardinalidad se anotar al lado de B.

r
tu

Ar

Por ejemplo, para nuestro sistema de

facturacin, sabemos que una Factura va
a contener los datos de 1 solo Cliente (una
factura nunca contendr los datos de ms
de un cliente), por lo que se coloca un 1 al
lado de la entidad Cliente. As, la
cardinalidad Factura-Cliente queda como
se muestra en la figura 1.3a.

FACTURA

CLIENTE

Figura 1.3a

FACTURA

1,n

CLIENTE

Figura 1.3b

FACTURA

CLIENTE
Figura 1.3c

FACTURA

CLIENTE

Figura 1.3d

o
de
n

Le
-L

Asimismo, sabemos que un Cliente puede aparecer en una o en varias Facturas, por lo que se
coloca un 1 y una n al lado de la entidad Factura (observa la figura 1.3b).

ui

Sin embargo, cuando tenemos una cardinalidad 1,n como en el caso anterior, siempre anotamos
la cardinalidad ms alta: en este caso, borramos el 1 y dejamos solamente n al lado de la entidad
Factura. La cardinalidad Cliente-Factura queda como muestra la figura 1.3c.

D
id

av
16

Finalmente, si juntamos las dos cardinalidades anteriores, la relacin Factura-Cliente quedara

como se muestra en la figura 1.3d y se interpreta de la siguiente manera: Por cada fila de la tabla
Factura, habr una fila relacionada en la tabla Cliente; mientras que, por cada fila en la tabla
Cliente, habr una o varias filas relacionadas en la tabla Factura.
Siguiendo con la construccin de nuestro modelo, ahora aadimos la entidad Tipopago y
repetimos el procedimiento anterior tal como se muestra en la secuencia de las figuras 1.4a, 1.4b
y 1.4c.

1,n

TIPOPAGO

FACTURA

CLIENTE

Ar

r
tu

Figura 1.4a Un Tipopago puede aparecer en una o varias Facturas.

de

TIPOPAGO

FACTURA

CLIENTE

Le

Figura 1.4b La cardinalidad anterior se describe solamente como n.

FACTURA

-L

TIPOPAGO

CLIENTE

ui

Figura 1.4c Una Factura puede contener un solo Tipopago.

D
av

id

Adems de lo anterior, sabemos que cada Factura deber de estar asociada a un vendedor, por
lo que es necesario modelar la relacin Factura-Vendedor, cuya cardinalidad te mostramos en
las figuras 1.5a, 1.5b y 1.5c.

17

VENDEDOR

TIPOPAGO

1,n

FACTURA

CLIENTE

Figura 1.5a Un Vendedor puede aparecer en una o varias Facturas.

VENDEDOR

FACTURA

Ar

TIPOPAGO

CLIENTE

r
tu

Figura 1.5b. La cardinalidad anterior se expresa como n.

VENDEDOR

de
1

Le

TIPOPAGO

FACTURA

CLIENTE

Figura 1.5c. Una Factura puede contener un solo Vendedor.

-L

ui

Finalmente, sabemos que en cada venta pueden venderse uno o ms artculos, y que un artculo
puede venderse constantemente, mientras que otro artculo puede no venderse; lo anterior
implica que una Factura podr contener los datos de uno o ms artculos distintos y tambin
significa que, adems, cada artculo especfico podr aparecer en varias facturas o en ninguna.
Todo esto nos lleva a la necesidad de modelar la relacin Factura-Artculo, cuya cardinalidad
quedara como se muestra en las figuras 1.6a, 1.6b y 1.6c

id

av

VENDEDOR
1

TIPOPAGO

n
FACTURA

CLIENTE

1,n

ARTCULO

Figura 1.6a. Un Artculo puede aparecer en una o varias Facturas

18

VENDEDOR
1

TIPOPAGO

FACTURA

CLIENTE

n
1,n
ARTCULO

Figura 1.6b. La cardinalidad anterior queda como n. Asimismo, una

Factura puede contener uno o varios Artculos

Ar

VENDEDOR

r
tu

de

TIPOPAGO

FACTURA

CLIENTE

Le

ARTCULO

-L

Figura 1.6c. La cardinalidad anterior queda como n.

ui
D

Una vez completado el ejercicio anterior, el modelo de datos para el sistema de facturacin debe
quedar como te mostramos en la figura 1.7. Observa que existen diferentes relaciones entre las
entidades; dichas relaciones pueden ser: de 1 a 1 (11), de 1 a varios (1n), de varios a varios
(nn).

id

av

VENDEDOR
1

TIPOPAGO 1

FACTURA

CLIENTE

n
n

ARTICULO
Figura 1.7 Modelo de Datos

19

Observacin:
Algunos autores sustituyen n por .
Notars adems que, para nuestro ejemplo, las entidades Factura y Artculo tienen una relacin
nn. Siempre que esto ocurra, lo indicaremos en el diagrama con un rombo dibujado sobre la
lnea slida que indica la relacin entre el Artculo y la Factura; a estos rombos les llamaremos
uniones. Todas las uniones dentro del modelo de datos indican la generacin de una tabla.
Algunos autores sealan las uniones con un rectngulo que encierra las entidades, lo cual te
mostramos en la figura 1.8.
FACTURA
1

UNION
FACTURAARTCULO

ARTICULO

de

ARTICULO

r
tu

FACTURA

Ar

FACTURA

Le

ARTICULO

Figura 1.8. Uso de las uniones en el Modelo de datos.

-L

ui

Observars que cuando usamos uniones, la cardinalidad de las relaciones se expresa diferente.
En este caso, las n cercanas a la unin hacen referencia a cantidades de artculos o facturas, por
lo que al decir que la cardinalidad Factura-Unin ser de 1n, estamos diciendo que una factura
especfica podr contener uno o varios artculos diferentes, mientras que al decir que la
cardinalidad Unin-Factura ser de n1, estamos indicando que uno o varios artculos podrn
aparecer en una factura.

id

av

20

El mismo razonamiento se sigue para expresar la cardinalidad Artculo-Unin como 1n (un

artculo podr aparecer en una o varias facturas), y la cardinalidad Unin-Artculo como n1 (una
o varias facturas pueden contener un artculo especfico).
Despus realizar lo anterior, aadimos los atributos asociados a cada entidad (los que definimos
en la Tabla 1.1). Nuestro modelo de datos queda como te mostramos en la figura 1.9.

Por Comisin

Nombre
Ciudad

Direccin

VENDEDOR

Ar

r
tu

Nombre

Folio

o
TIPOPAGO

Cp.

Fecha
RFC

de

1
TipoPago

Estado

Telfono

1
CLIENTE

FACTURA

Le

1
n

ui

n
1

-L

UNION
FACTURA
ARTICULO

Descripcin

id

PorlvaArt

av

Clave

ARTICULO

PrecUnitArt
UnidadMed

Figura 1.9. Modelo de datos

21

Observaciones:
Para homogeneizar la notacin de entidades y atributos, as como la representacin de sus
interrelaciones dentro del modelo de datos, nosotros hacemos lo siguiente:

r
tu

Ar

o Cuando una entidad tiene atributos que se definen una sola vez, por ejemplo: el nombre
del cliente, su direccin, etc., la llamamos catlogo (haciendo una analoga, por ejemplo,
con el catlogo de clientes que cada empresa conserva en papel); en caso contrario, la
conocemos como tabla.
o Escribimos el nombre de cada entidad en mayscula y singular, encerrado dentro de un
rectngulo.
o Escribimos el nombre de cada atributo con la primera letra en mayscula y el resto en
minscula, encerrado dentro de un rectngulo con orillas redondeadas.
o Colocamos los atributos alrededor de la entidad correspondiente, unidos a ella por una
lnea slida (continua).
o Representamos la relacin entre entidades con una lnea slida que une los rectngulos.

El modelo presentado en la figura 1.9, sin embargo, no incluye la situacin siguiente: imagina que
hace tres meses creamos una factura con nuestro sistema. En este caso, el sistema guard la
factura con el precio de venta y el porcentaje de IVA vigentes hace tres meses. Qu pasara si el
da de hoy modificamos nuestros precios y, debido a ello, actualizamos el catlogo de productos?

de

Le

El sistema automticamente actualizara el precio contenido en todas las facturas incluyendo la

que hicimos hace tres meses, lo cual sera un error, pues en la fase de anlisis mencionamos que
los clculos de las facturas (el importe parcial y total de la venta, as como el IVA aplicable) deban
de estar almacenados en el sistema para que la empresa pudiera llevar el control de sus ingresos
y de los impuestos que deba pagar a la Secretara de Hacienda.

ui

-L

Dado que nuestro sistema debe de evitar que se modifiquen los datos de las facturas almacenadas
cada vez que se realice una actualizacin en los datos de los artculos (al aumentar o disminuir los
precios, por ejemplo), debemos aadir al modelo otros atributos que deben almacenarse, tales
como la cantidad, el precio y el porcentaje de IVA que tenan los artculos en el momento en que
se cre cada factura.

id

av

22

Como estos atributos se refieren a la relacin existente entre las entidades Factura y Artculo, se
asocian a la unin existente entre ellos. As, el modelo de datos para nuestro sistema quedar
como se muestra en la figura 1.10.

Por Comisin

Nombre
Ciudad

Direccin

VENDEDOR

Ar
1

TIPOPAGO

Cp

Fecha
RFC

FACTURA

Telfono

CLIENTE

1
n

de

Cantidad

Nombre

Folio

r
tu

TipoPago

Estado

UNION

PrecUnitF ac

n
1

PorlavF ac

Le

FACTURA

ARTICULO

-L

Clave

PorlvaArt

UnidadMed

PrecUnitArt

ui

Descripcin

id

av
Figura 1.10. Modelo de Datos para el Sistema de Facturacin (Terminado)

23

Diseo del Modelo Entidad-Relacin

Una vez que hemos creado nuestro modelo de datos, y antes de disear la estructura de la base,
debemos disear el modelo entidad-relacin, que no es ms que la descripcin verbal de las
entidades y sus atributos.
Para realizar dicha descripcin se utiliza la siguiente notacin general:
Nombredelaentidad (atributo 1, atributo 2, atributo n)
Adems, a todas las entidades les agregaremos un atributo especial conocido como Identificador
al cual nosotros, para estandarizar, llamaremos Clave principal o ID. En la notacin anterior, la
clave principal de la entidad se coloca antes de sus atributos, quedando de la siguiente forma:
Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n)

Ar

r
tu

Cuando se trata de una entidad que tiene una relacin n1 (como ocurre con la entidad Factura
de nuestro sistema, que es la que tiene la cardinalidad n), sta debe contener las claves
principales de las entidades del lado 1 con las cuales est relacionada. A dicha clave le llamaremos
Clave externa o Id (observa el uso de una letra minscula para distinguirla de la clave principal).
La notacin que utilizaremos para esta clave externa es IdNombredelaentidad y, en este caso,
quedara como sigue:

de

Le

Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n, IdNombredelaentidad)

Las uniones utilizarn como clave principal al conjunto formado por las claves externas de las
tablas relacionadas.

-L

ui

De acuerdo con lo anterior, para nuestro sistema de facturacin el modelo entidad-relacin

quedara como sigue:

catCliente (ID, Rfc, Nombre, Direccin, Ciudad, Estado, Telfono, Cp)

Clave Principal: ID

id

Clave Principal: ID

av

catVendedor (ID, Nombre, PorComision)

catTipoPago (ID, TipoPago)

Clave Principal: ID
catArticulo (ID, Clave, Descripcion, UnidadMed, PrecUnitArt, PorIvaArt)
Clave Principal: ID
tabFactura (ID, Folio, Fecha, IdCliente, IdVendedor, IdTipoPago)
Clave Principal: ID

24

Claves Externas:
IdCliente (Referencia a ID en la tabla catCliente)
IdVendedor (Referencia a ID en la tabla
catVendedor)
IdTipoPago (Referencia a ID en la tabla
catTipoPago)
unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad,
PrecUnitFac, PorIvaFac)
En este caso, la clave se compone por dos claves
externas:

RECOMENDACIONES DEL EXPERTO

Nombres de entidades y atributos
Utiliza los prefijos tab (para
nombres de tablas), cat (para
catlogos) y unin (para uniones)
Escribe la letra inicial del nombre
en mayscula
Puedes crear los nombres uniendo
varias palabras
Trata de que el nombre cuente con
ocho caracteres aproximadamente
No incluyas espacios ni acentos

Ar

IdFactura (Referencia a ID en la tabla tabFactura)

r
tu

IdArticulo (Referencia a ID en la tabla catArticulo)

o
de

Actividad 1.3

Le

Realiza las siguientes actividades:

1. Elabora el Modelo de Datos de tu sistema de facturacin, mostrando la

cardinalidad de las relaciones entre las entidades.
2. Completa tu Modelo de Datos aadiendo los atributos correspondientes a cada
entidad.
3. Elabora el Modelo Entidad-Relacin de tu sistema de facturacin.

ui

-L

D
id

av

1.5 Diseo de la estructura de la base de datos

Para llevar a cabo el diseo de la estructura de nuestra base de datos, es necesario que
seleccionemos el programa que se encargar de la gestin de misma. Para nuestro sistema de
facturacin utilizaremos Microsoft Access 2013 como Sistema de Gestin de Bases de Datos,
debido a que es una herramienta de desarrollo de base de datos fcil de usar pero al mismo
tiempo de funcionalidades muy completas.

25

Caractersticas de Microsoft Access 2013

Microsoft Access es un sistema interactivo de administracin de bases de datos para Windows.
Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la informacin resultante del manejo
de sus bases de datos. Entre sus principales caractersticas se encuentran:
Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de Windows, ofreciendo
mtodos usuales de acceso a los datos y proporcionando mtodos simples y directos de trabajar
con la informacin.
Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexin le
ayudan a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su formato o lugar
de almacenamiento. Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y
efectivos, as como grficos y combinaciones de informes en un solo documento.

Ar

r
tu

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los

asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fcilmente muchas tareas sin necesidad de
programar.

de

Microsoft Access 2013 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar
y herramientas eficaces para mantenerse al da a medida que los datos crecen.
Access le otorga capacidades para aprovechar la informacin, incluso si no es experto en bases
de datos.

Le

ui

-L

Adems, a travs de bases de datos web recin agregadas, Access ampla la eficacia de los datos,
facilitando el seguimiento, la creacin de informes y el uso compartido con otras personas. Los
datos
nunca
estarn
ms
all
del
explorador
web
ms
cercano.
Compile
Bases
de
Datos
Ms
Rpida
y
Fcilmente
que
Nunca
Olvide la curva de aprendizaje. Las plantillas incluidas y los componentes reutilizables convierten
a Access en una solucin de base de datos simple y rpida.

Que cules son las novedades de Access 2013?

av

id

En una palabra: aplicaciones. Una aplicacin web de Access es un nuevo tipo de base de datos
que se crea en Access, y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicacin de
SharePoint en un explorador web. Para crear una aplicacin, solo tiene que seleccionar el tipo de
datos de los que quiere hacer el seguimiento (contactos, tareas, proyectos, etc.). Access crea la
estructura de base de datos y la completa con vistas que le permitirn agregar y modificar los
datos. Como los comandos
bsicos y de navegacin
estn integrados, puede
comenzar a usar la
aplicacin en cuanto lo
desee.

26

Tipos de campos en Access y sus propiedades

En Access, cada entidad implica la existencia de una tabla (sin hacer distinciones entre catlogos,
uniones o tablas, ya que realizamos dichas distinciones
solamente para propsitos de conceptualizacin de la
base); adems, cada atributo implica un campo o columna
de datos con caractersticas bien definidas.

EL Futuro es hoy
El futuro de su empresa: Base de Dato actualizada

r
tu

Ar

Construya su empresa con criterio de largo plazo, para lograrlo, necesita garantizar que
la informacin de sus clientes permanezca siempre actualizada. Olvdese de los cuadros
en Excel, de la informacin en las agendas o cuadernos de los vendedores, de la buena
memoria de sus empleados, lo que necesita es, adquirir desde el inicio un software de
CRM en la nube son de bajo costo, pago peridico, uso en cualquier dispositivo y
seguros-, construir una cultura de registro en el sistema de toda la informacin que
generen los empleados y analizar todos los das la informacin entregada por sus clientes
para tomar las decisiones.

de

Le

Sus clientes son digitales. Son personas conectadas a internet, con smartphones sin
importar el nivel socioeconmico-, las tabletas hacen parte de su vida diaria, las redes
sociales son compaa en sus descansos y ratos de ocio, el correo electrnico es una
herramienta infaltable en su rutina. Quieren productos o servicios que les generen
experiencias memorables, son crticos, exigen rapidez en las respuestas y comunicaciones
con contenidos relevantes. Todo ello, sin ayuda tecnolgica e informacin de los clientes,
no es posible.

ui

-L

El cliente de hoy exige reconocimiento. No solo del vendedor sino de todos los
empleados. Ese reconocimiento incluye, trato personalizado, para lograrlo es necesario
mantener la informacin actualizada a fin de utilizarla en el momento adecuado para
sorprenderlo.

id

av

Las experiencias de cliente dependen de su conocimiento. Por ello la informacin

actualizada sobre su perfil, ser necesaria para crearlas y asegurar el regreso del cliente.
El cliente digital valora especialmente las experiencias que se generan con autenticidad y
que lo sorprenden favorablemente, de inmediato las comparte con sus
familiares, amigos y redes sociales. As ir construyendo su imagen de marca con un
costo bajsimo.
http://mprende.co/opini%C3%B3n-y-foros/el-futuro-de-su-empresa-base-de-datosactualizada

27

La siguiente lista, tomada de la ayuda de Access, resume la utilizacin y el tamao de

almacenamiento de todos los diferentes tipos de campos para almacenar datos que estn
disponibles en este programa:
Texto: Se utiliza para almacenar texto o combinaciones de texto y nmeros, como direcciones, o
para nmeros que no requieren clculo, como nmeros de telfono, nmeros de pieza o
cdigos postales. Almacena hasta 255 caracteres
Numrico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en clculos matemticos, exceptuando los
clculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Los campos numricos pueden
ser:

r
tu

Ar

A. Byte: Almacena nmeros entre 0 y 255. No admite fracciones (tamao de

almacenamiento: 1 byte).
B. Decimal: Almacena nmeros entre -1028-1 y 1028-1. Permite hasta 28 dgitos despus del
punto decimal (tamao de almacenamiento: 12 bytes).
C. Entero: Almacena nmeros entre -32,768 y 32,768. No admite fracciones (tamao de
almacenamiento: 2 bytes).
D. Entero largo: Predeterminado. Almacena nmeros entre -2,147483,648 y 2,147483,648.
No admite fracciones (tamao de almacenamiento: 4 bytes).
E. Entero simple: Almacena nmeros entre -3.402823E38 y -1.401298E-45 para valores
negativos, y entre 1.401298E-45 y 3.402823E38 para valores positivos. Permite hasta 7
dgitos despus del punto decimal (tamao de almacenamiento: 4 bytes).
F. Entero doble: Almacena nmeros entre -1.79769313486231E308 y -4.94065645841247E324 para valores negativos y entre 1.79769313486231E308 y 4.94065645841247E para
valores positivos. Permite hasta 15 dgitos despus del punto decimal (tamao de
almacenamiento: 8 bytes).
G. Id. de rplica: Identificador Global nico (GUID). (tamao de almacenamiento: 16 bytes).

de

Le

ui

-L

Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Se almacena en 8 bytes

id

av

Moneda (Currency): Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los
clculos. Se almacena en 8 bytes.
Autonumrico: Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos o nmeros aleatorios que se
insertan automticamente cuando se agrega un registro. Se almacena en 4 bytes.
S/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores nulos no estn permitidos. Se almacena
en 1 bit.
Objeto OLE: Se utiliza para almacenar objetos tales como documentos de Microsoft Word, hojas
de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios (conocidos como
objetos OLE) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta
1 gigabyte (est limitado por el espacio de disco).
Hipervnculo: Se utiliza para hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta a un archivo o una
direccin en la web. Almacena hasta 64,000 caracteres.

28

Campo de bsqueda: El Asistente para bsquedas se utiliza para crear un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La
eleccin de esta opcin en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definicin
automticamente. Requiere el mismo tamao de almacenamiento que la clave principal que
corresponde al campo de bsqueda, normalmente 4 bytes.
La siguiente tabla resume las propiedades de los campos de Access ms utilizadas:

Descripcin:
Permite establecer el tamao mximo de los datos almacenados en un campo
de tipo Texto, Numrico o Autonumrico.
Slo se aplica a los campos de tipo Autonumrico y nos permite especificar la
forma en que se incrementan los campos al agregar nuevos registros a una tabla.
Permite personalizar la forma en que los nmeros, la fecha, la hora y el texto se
muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien
puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato.
Ttulo
Se usa para proporcionar informacin til al usuario mediante ttulos sobre los
objetos en distintas vistas: Los ttulos de formularios especifican el texto que
aparece en la barra de ttulo en la vista Formulario; los ttulos de informes
especifican el ttulo del informe en la Vista preliminar; y, finalmente, los ttulos
de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control.
Indexado
Permite establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin
aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Sus valores son:
No.- Sin ndice (Predeterminado).
S (Con duplicados).- El ndice admite valores duplicados.
S (Sin duplicados).- El ndice no admite valores duplicados.
Mscara de Sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
entrada
usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto.
Valor
Especifica texto o una expresin que se introduce automticamente en un
predetermi- control o campo al crear un nuevo registro. Por ejemplo, si establecemos esta
nado
propiedad en un campo de una tabla (como el campo Fecha de la tabla
tabFactura), el control mostrar la fecha actual del sistema. Esta propiedad no
se aplica a los controles de casillas de verificacin, botones de opcin incluidos
en un grupo de opciones, campos con el tipo de dato autonumrico u Objeto
OLE.

r
tu

Ar

Propiedad:
Tamao del
campo
Nuevos
valores
Formato

de

Le

ui

-L

id

av

29

Propiedad:
Requerido

r
tu

Ar

Permitir
longitud
cero
Regla y
Texto de
Validacin

Descripcin:
Puede utilizarse para especificar si es necesario que exista un valor en un campo.
Si el valor de esta propiedad es S, al introducir datos en un registro deber
especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo;
adems, el valor no podr ser Nulo (por ejemplo, es posible que desees
asegurarte de que el campo Nombre de la tabla catCliente tenga siempre un
valor en todos los registros). Esta propiedad no se aplica a los campos de tipo
autonumrico.
Permite especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada vlida
para un campo de una tabla. Esta propiedad solo se aplica a los campos de tipo
Texto, Memo e Hipervnculo.
Puedes utilizar la propiedad Regla de Validacin con el fin de especificar
requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control.
Cuando se introducen datos que infringen el valor de esta propiedad, se puede
utilizar la propiedad Texto de Validacin para especificar el mensaje que se
mostrar al usuario. Estas propiedades no son vlidas para las casillas de
verificacin, botones de opcin o botones de alternar.
Permite especificar el nmero de lugares decimales que utiliza Microsoft Access
para presentar nmeros. Esta propiedad puede tener los siguientes valores:
autonumrico (los nmeros aparecen en la forma especificada en la propiedad
Formato) 0 a 15 (los dgitos situados a la derecha del separador decimal
aparecen con el nmero de lugares decimales especificado, y los situados a la
izquierda del separador aparecen como especifique el valor de la propiedad
Formato).

de

Le

Lugares
decimales

ui

-L

Estructura de la base de datos

id

av

Con base en lo anterior, la estructura de la base de datos para nuestro sistema de facturacin se
define como sigue:
Tabla 01: tabFactura
Campo

Tipo

Tamao

Observaciones

ID

Autonumrico

Clave principal, Requerido, Indexado, No

duplicado

Folio

Texto

Requerido, Indexado, No duplicado

Fecha

Fecha/Hora

Requerido

IdCliente

Numrico (Largo)

Requerido, Campo de bsqueda, indexado

IdTipoPago

Numrico (Largo)

Campo de bsqueda

IdVendedor

Numrico (Largo)

Campo de bsqueda

30

Catlogo 01: catCliente

Tipo

ID

Autonumrico

Clave principal,
duplicado

Rfc

Texto

13

Con duplicado, Indexado

Nombre

Texto

35

Requerido, Indexado, Con duplicado

Direccion

Texto

40

Ciudad

Texto

15

Estado

Texto

Texto

10

Telefono

r
tu

Cp

Tamao

Ar

Campo

Texto

Observaciones
Requerido,

Indexado,

No

o
de

Catlogo 02: catTipoPago

Autonumrico

TipoPago

Texto

Observaciones

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

10

Requerido, No duplicado

ui

-L

ID

Tamao

Tipo

Le

Campo

Tamao

ID

Autonumrico

Nombre

Texto

35

PorComision

Numrico (Entero)

Observaciones

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

id

Tipo

av

Campo

Catlogo 03: catVendedor

Requerido, Con duplicado

31

Catlogo 04: catArticulo

Campo

Tipo

Tamao

Observaciones

ID

Autonumrico

Clave principal, Requerido, Indexado, No duplicado

Clave

Texto

13

Requerido, Indexado

Descripcin

Texto

50

Requerido

UnidadMed

Texto

Pza, Kg, Cja

PrecUnitArt

Moneda

Requerido, Con dos decimales

PorIvaArt

Numrico (Entero)

Ar

Unin 01: unionArticuloFacturado

r
tu

Tipo

Tamao

Observaciones

IdFactura

Numrico (Largo)

Clave externa

IdArticulo

Numrico (Largo)

Calve externa

Cantidad

Numrico (Simple)

Requerido

PrecUnitFac

Moneda

Con dos decimales

PorIvaFac

Numrico (Entero)

Campo

de

Le
2

Requerido

ui

-L
Diseo de las ventanas de captura

id

av

En Access, las ventanas de captura reciben el nombre de Formularios, mientras que los informes
generados a partir de la base de datos se conocen como Reportes. Es recomendable que antes de
crear los formularios y reportes en el sistema de gestin, primero se realice el diseo en papel.
En las figuras 1.11 y 1.11a, puedes observar el diseo de los formularios para Clientes y para la
Facturacin.
Como puedes observar en ambas figuras, es recomendable que tus formularios incluyan, en el
lado izquierdo de la barra de ttulo (parte superior del formulario), un cono que identifique al
sistema al cual pertenece, el nombre del formulario y los botones comunes a todas las ventanas
(en los formularios de las figuras 1.11 y 1.11a solamente incluimos el botn cerrar, pero si lo
deseas puedes aadir los botones minimizar y maximizar).

32

Botn cerrar

Ttulo del Formulario

cono

Clientes

Datos
de la
empresa

Ciencias y Tecnologas de la Informacin S.A. de C.V.

Av. Las Colinas No. 37 A
Fracc. Las Playas, tel (744) 1900746, C.P. 39390
Acapulco, Gro.

LOGO

Cuadros
de texto

R.F.C.:
Nombre:

Etiquetas

Ciudad:

Estado:

Telfono:

C.P.:

Ar

Imprimir

r
tu

Botones de
desplazamiento

Direccin:

Campos
para
capturar
datos
Deshacer

Cerrar

1 de 2

de

Anterior

Inicio

Siguiente

Final

Nuevo

Botones de comando: Imprimir, Deshacer,

Cerrar

Le

Figura 1.11 Formulario Clientes

n
-L

ui

Es recomendable que tus formularios incluyan un rtulo (conocido como etiqueta) con los datos
de la empresa y el logo de la misma; las etiquetas tambin te pueden servir para indicar qu dato
debe introducirse en cada cuadro de texto (los cuadros de texto son campos en donde se
introducen los datos que contendr la base).

id

av

Adems, en la parte inferior del formulario puedes incluir los botones de comando (botones
asociados a acciones) y los botones de desplazamiento (que te ayudarn a visualizar los datos ya
incluidos en tu base).
Es recomendable que crees tu propio patrn para disear tus formularios, de tal forma que
alinees y agrupes los elementos comunes (tales como datos de la empresa, botones de comando,
etc.) siempre de la misma forma, para que tus formularios tengan una presentacin homognea
y sean agradables a la vista.
Los formularios para los Vendedores, Artculos y Tipos de pago cuentan con caractersticas
similares al formulario Clientes, por lo que no los describiremos aqu; pero te proponemos que
intentes realizarlos t solo. Hay otro formulario, sin embargo, que disearemos contigo: el
formulario para la emisin de facturas, al cual hemos llamado Facturacin. En la figura 1.11a te
mostramos el diseo de este formulario.

33

Facturacin
Ciencias y Tecnologas de la Informacin S.A. de C.V.
Av. Las Colinas No. 37 A
Fracc. Las Playas, tel (744) 1900746, C.P. 39390
Acapulco, Gro.

Folio:

Fecha:

Vendedor:

Botn
agregar

LOGO

Control de
lista
desplegable

Jueves 23 de Agosto del 2012

Tipo de pago:

Cliente

Nombre:

R.F.C.:

Campos
no
editables

Direccin:
Ciudad:

Estado:

C.P.:

Telfono:

Ar

Contenedores o
Frames

Articulos

r
tu
Clave

Cantida
d

Descripcin

Prec. Unitario

% IVA

Importe

IVA

o
de

Agregar Articulo

Le

Subtotal:

1 de 2

IVA:
Total:

Imprimir

Deshacer

Cerrar

-L

OBSERVACIONES:

ui

El campo Fecha por omisin debe presentar la fecha del sistema, pero al dar clic sobre el campo debe presentar

una mscara de entrada (_/_/_) (Editable).

Botn que permite agregar datos del tipo correspondiente al campo de la izquierda o el que se indica.

Campos Subtotal, IVA, y Total son campos calculados.

*Todos los valores numricos alineados a la derecha y con dos decimales.
**Todos los campos de texto alineados a la izquierda.

id

av

Lista desplegable nicamente para seleccionar (No editable).

Figura 1.11a Formulario de Facturacin

Observa que el formulario Facturacin conserva la estructura de una factura descrita en la figura
1.2; asimismo, notars que conservamos las caractersticas asociadas a los formularios, es decir:
en la parte superior incluimos el cono del sistema, el nombre del formulario y los botones de
ventana, mientras que en la parte inferior incluimos los botones de comando y los botones de
desplazamiento.
Notars, sin embargo, que este formulario es diferente al formulario Clientes antes descrito en
dos aspectos:

34

Incluye controles de lista desplegable (que permiten la seleccin de un elemento de entre un

conjunto de datos almacenados previamente en la base -tal como ocurre con los datos del
vendedor, tipo de pago y nombre del cliente- y ayudan a simplificar la introduccin de datos)
y el botn agregar (el botn con los tres puntos), que te permite agregar nuevos datos a tu
base y asociarlos con los formularios respectivos (lo cual explicaremos ms adelante).
Incluye campos no editables (campos que aparecen sombreados en la figura y que indican que no
se podr introducir datos directamente en ellos).
Al inicio de este captulo mencionamos como requisito para nuestro sistema que, al momento de
facturar, permitiera que se seleccionaran o agregaran datos relacionados con el nombre del
cliente, el artculo vendido, etc. Esto se logra gracias a los controles de lista desplegable y a los
botones agregar.

Ar

RECOMENDACIONES DEL EXPERTO

r
tu

Formularios
Siempre elabora el diseo en papel antes de pasarlo a la
PC.
Distribuye organizadamente los campos de tu
formulario.
Alinea las etiquetas y los campos de texto.

de

Le
s

ui

-L

Por ejemplo: imagina que ests creando una factura para un cliente que ya antes haba comprado
en la empresa (cuyos datos, por tanto, ya se encuentran en tu base); presionando el control de
lista desplegable correspondiente al nombre del Cliente, te aparecer una lista con el nombre de
todos los clientes incluidos en la base para que selecciones el cliente correspondiente. Si, por el
contrario, es la primera vez que el cliente compra en la empresa, presionando el botn agregar
se abrir el formulario Clientes, donde podrs capturar los datos del nuevo cliente.

id

av

Adems, dado que los datos de clientes, vendedores, artculos y tipos de pago son capturados a
travs de los formularios correspondientes (y, por tanto, resulta innecesario capturarlos otra vez
con el formulario Facturacin), estos cuadros de texto aparecen como campos no editables, los
cuales funcionan as: Al momento de seleccionar, dentro de la lista desplegable, el nombre de un
cliente ya incluido en la base, el sistema mostrar automticamente el resto de sus datos
(direccin, RFC, etc.) en el campo correspondiente.
En el caso de que se trate de un nuevo cliente, como ya mencionamos, el botn agregar abrir el
formulario Clientes donde se capturarn sus datos y, al cerrar dicho formulario, regresaremos a
Facturacin, donde ahora s podremos seleccionar el nombre del cliente mediante la lista
desplegable (en cuyo caso, por tanto, tambin aparecern automticamente todos sus datos
capturados).
El control de lista desplegable, el botn agregar y los campos no editables funcionan igual para el
caso del tipo de pago, los vendedores y los artculos.

35

Como puedes observar en la figura 1.11a, el diseo muestra que para facilitar la visualizacin de
los datos del Cliente y de los artculos, stos se agruparn utilizando marcos conocidos como
contenedores o frames (que se explicarn ms adelante).
Finalmente, observars que debajo del diseo del formulario Facturacin hemos incluido un
conjunto de observaciones que nos servirn para recordar algunas de las caractersticas de la
factura que incluiremos en nuestro sistema.

Diseo de reportes
Al inicio del captulo, tambin mencionamos como requisito que nuestro sistema deba de emitir,
adems de las facturas, informes de concentrados de la facturacin (Reportes). Los reportes son
documentos que emitir el sistema y que, por tanto, tambin deben disearse. La figura 1.12a te
muestra el reporte Clientes.

Ar

r
tu

Ciencias y Tecnologas de la Informacin S.A. de C.V.

Rtulo de
Encabezado

Av. Las Colinas No. 37 A

NOMBRE

Fecha de
Emisin

Fecha de Emisin:

DIRECCIN

CLIENTES
CIUDAD

ESTADO

TELEFONO

C.P.

Ttulo del
reporte

Le

R.F.C.

Tel.:

de

Nombre de las
columnas de
datos

C.P.:

LOGO

ui

-L

Datos del cliente

PAGIN

Pie de pgina

id

av

Figura 1.12a Reporte Clientes

Ref.

Observa que este reporte incluye un encabezado con los datos de la empresa, un listado con
todos los datos asociados a los clientes y un pie de pgina indicando el nmero de pginas de que
consta el reporte. La estructura es similar para los reportes de Vendedores y Artculos., por lo que
dejaremos que intentes disearlos por tu cuenta.
Existe otro reporte que es necesario disear: el Reporte de Facturas Emitidas (figura 1.12b), que
constituye un concentrado de datos asociados a las facturas emitidas por el sistema.
Este reporte contiene datos bsicos de las facturas emitidas (tales como folio y fecha de emisin),
nombre del cliente y tipo de pago, los clculos de IVA y total facturado incluidos en las facturas
emitidas (datos necesarios para el pago de impuestos) e incorpora clculos de totales globales
facturados. Fjate que debajo del diseo tambin incluimos un conjunto de observaciones
relacionadas

36

r
tu

Ar
de
Le
n

Diseo de pneles de control (mens)

ui

-L

Finalmente, abordaremos el diseo de los Pneles de Control o Mens, que son ventanas que
muestran las opciones que proporciona el sistema al usuario. Normalmente, en los sistemas
existe un men principal y uno o varios submens derivados de ste; lo anterior equivale a decir
que al disear los mens en realidad lo que estamos diseando es la estructura de las opciones o
los niveles de opcin que proporciona el sistema. La figura 1.13a muestra la estructura de
nuestros mens.

av
Salir

Regresar al
men principal

Forma de Pago

Vendedores

Artculos

Clientes

Regresar al
men principal

Emitidas

Catlogos

Facturas

Vendedores

Informe

Artculos

Clientes

Facturacin

id

Men
principal

Figura 1.13a Estructura de los mens

37

Observa que, segn la estructura propuesta en la figura, del Men Principal podremos acceder al
Men Informes (al cual llamaremos Submen Informes) y de ste, a su vez, podremos acceder a
la opcin Clientes (que se debe asociar, por tanto, al informe Clientes de la figura 1.12a); de igual
forma, del Men Principal podremos acceder al Submen Catlogos y de ste, a la opcin Clientes
(que se debe asociar al formulario Clientes de la figura 1.11). El mismo razonamiento se utiliza
con las dems opciones de los submens.
A continuacin, en la figura 1.13a te mostramos el diseo del men principal. Observa que
seguimos incluyendo en la parte superior los datos del sistema y los botones de ventana;
adems, incluimos el nombre del men y de los submens asociados.
Men

Nombre del
Men

Facturacin

r
tu

Ar

Men Principal

LOGO

Informes
Catalogo

de
Salir

Nombre de
los Submens

Le

Botn
Salir

-L

Figura 1.13b

ui

Finalmente, incluimos el botn Salir, necesario para salir del sistema (en los submens, este botn
es sustituido por el botn Regresar al men principal). Como el diseo de los submens es similar
al que aqu te mostramos, dejaremos que los realices por tu cuenta.

D
id

Realiza las siguientes actividades:

av

Actividad 1.4

1. Elabora el diseo de los formularios Tipo de Pago, Vendedores y Artculos.

2. Elabora el diseo de los reportes Tipo de Pago, Vendedores y Artculos.
3. Elabora el diseo de los submens Informes y Catlogos.

38

1.6 Implementacin y pruebas de unidad (Fase 3)

Como ya mencionamos, construiremos nuestro sistema de facturacin utilizando el programa
Microsoft Access 2013, por lo que en esta seccin explicaremos brevemente cmo iniciar Access
y pasaremos inmediatamente a su implementacin.

Ar

Iniciaremos la construccin del sistema con la elaboracin de nuestras tablas (diseadas

anteriormente), ya que estas son la base del sistema, construiremos las ventanas (formularios)
que nos permitirn agregar datos de una forma agradable al usuario y, al mismo tiempo,
construiremos consultas para aquellos formularios que necesiten datos de ms de una tabla.
Adems describiremos cmo actualizar algunos datos del formulario principal con la ayuda de
macros, cmo agregar botones de comando a dichos formularios, cmo elaborar informes que
requieren de una o dos tablas para su elaboracin y finalmente, explicaremos como mejorar el
diseo de los informes.

r
tu

Como iniciar Microsoft Access

1.- Busca y ejecuta Access.

de

2.- Veras la ventana principal de este programa como se muestra en la figura 1.14.

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.14

Observaciones:
o Si existe un acceso directo al programa dentro del escritorio de Windows, podrs iniciarlo
con solo hacer doble clic sobre el icono correspondiente a Access.
o Al igual que en todos los programas de Windows, tambin puedes cerrar la aplicacin por
medio del botn superior derecho Cerrar ventana

39

Como crear una base de Datos

1.- Para crear una base de datos en blanco selecciona la opcin Base de datos del escritorio en
blanco como se muestra en la figura 1.15.
2.- Al seleccionar esa opcin se mostrara un recuadro como el de la figura 1.16 y escribir el
nombre del proyecto en este caso Sistema de Facturacin.
3.- En esta misma ventana tambin selecciona la ruta en donde se guardar el proyecto y a
continuacin haz clic en Crear.

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.15

Figura 1.16

ui

-L

Creacin de las tablas en vista de diseo

El primer paso en la construccin de nuestra base de datos consistir en desarrollar la estructura

de tus tablas, iniciaremos construyendo los que denominamos como catlogos, por ser los ms
sencillos ya que no contienen en su estructura ningn campo que haga referencia a un campo de
otra tabla.

id

av

Para una mejor comprensin de este proceso, nos basaremos en la creacin de la tabla catCliente,
tal y como se defini en la estructura de datos mencionada de la pgina 30 a la 32 de este mismo
captulo; para ello, haz lo siguiente:
1.- Del men Objetos selecciona la opcin Crear.
2.- Elige la herramienta Diseo de tabla.
3.- Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.17 en la cual debes de escribir
en la columna con el ttulo Nombre del campo el nombre de cada una de las columnas que
contendr la tabla.

40

4.-Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna el tipo de dato que le
corresponde y define simultneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas (observa
que las propiedades asociadas a cada campo varan segn seleccionemos el tipo de datos).
5.-Siguiendo con los datos que contendr la tabla, para introducir el indicador de clave principal,
posicinate en el campo ID y haz clic en el botn Clave principal de la Barra de herramientas
Diseo.
6.-Ahora cierra y guarda tu tabla haciendo clic en el botn Cerrar de la pantalla Vista Diseo, ten
mucho cuidado en utilizar el botn Cerrar Vista Diseo y no el de Cerrar la Aplicacin Access te
preguntar si deseas guardar los cambios, haz clic en el botn S y escribe el nombre de la tabla,
el cual en este caso es catCliente

r
tu

Ar

Observacin:

o En la Barra de Diseo visualizars el botn Vistas con el cual puedes seleccionar una de
las diferentes vistas que ste contiene. Las dos ms utilizadas son Vista Diseo, que es en
la que te encuentras ahora, y la vista Hoja de datos, que te muestra los datos de las tablas
en forma de filas y columnas como en Excel.
o Al crear un proyecto nuevo en Microsoft Access por defecto se generara una tabla llamada
Tabla1 la cual si lo desea puede ser guardada como la tabla catCliente y abrirla en vista de
diseo para modificar o si no lo desea as puede eliminarla.

de

Le

ui

-L
D

id

av

Para
la tabla
catCliente,
tu
pantalla quedar
como se muestra
en la figura 1.17,
donde notars que
aparece una llave
al lado derecho del
campo ID, ste es
el indicador de
que este campo es
la clave principal
de la tabla.

Figura 1.17

41

Actividad 1.5
Realiza lo siguiente:
1.- Crea las tablas catArticulo, catTipoPago, catVendedor, de acuerdo con la estructura definida
para las mismas de la pgina 30 a la 32 de este captulo y siguiendo el procedimiento anterior.
Cuando termines sta actividad, el rea de trabajo de la opcin Tablas quedar como se muestra
en la figura 1.18

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.18

42

A continuacin explicaremos la creacin de tablas ms complejas a las anteriores, mismas que

contienen campos que hacen referencia a campos de otras tablas; empezaremos por la creacin
de la tabla que denominamos tabFactura y cuya estructura est definida en la pgina 30 de este
captulo.
Para crear la tabla tabFactura realizaremos un procedimiento similar al ya utilizado pero, dado
que los campos IdCliente, IdTipoPago e IdVendedor son claves externas que hacen referencia a
otras tablas y adems se utilizaran en el formulario correspondiente como listas desplegables, al
definir el tipo de datos para estos campos, debers seleccionar la opcin Asistente para bsqueda,
esto te permitir que estos campos funcionen como listas desplegables de acuerdo al diseo de
la ventana que se mostr en la pgina 34.

Campos de Bsqueda

r
tu

Ar

Es importante resaltar que la introduccin de un campo de bsqueda (listas desplegables) dentro

de una tabla implica que se mostrarn en ella los datos de un campo perteneciente a otra tabla.
Lo anterior quiere decir, en nuestro sistema, que dentro de la ventana de captura de datos
facturacin (que elaboraremos ms adelante) se mostrarn los datos contenidos en los catlogos
clientes, vendedores, artculos y tipo de pago, segn la lista desplegable que se trate; con lo
anterior evitaremos el tener que volver a escribir los datos que ya estn en nuestra base (y
evitaremos tambin la duplicacin de datos derivada de errores de escritura, estandarizando los
mismos).

de

Le

Para ello realiza lo siguiente:

ui

-L

1. En el men de Objetos selecciona la opcin Crear

2. Selecciona la opcin Diseo de tabla
3. Visualizars una ventana como la que se mostr en la figura 1.17; en la columna con el
ttulo Nombre del campo, escribe el nombre de cada una de las columnas que contendr
la tabla. Los datos de esta tabla estn en la pgina 30 de este libro
4. Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna, el tipo de dato que le
corresponde y define simultneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas
(observa que las propiedades asociadas a cada campo varan segn seleccionemos el tipo
de datos).
5. Siguiendo con los datos que contendr la tabla, para introducir el indicador de clave
principal, posicinate en el campo ID y haz clic en el botn Clave principal de la Barra de
herramientas Diseo de tabla.
6. Si observas la figura 1.11a que corresponde al diseo de la ventana de captura de datos
Facturacin y la estructura de la tabla tabFactura de la pgina 30 de este captulo, podrs
observar que cada lista desplegable del formulario se asocia con un campo de bsqueda
en la tabla, de esta forma, tenemos que IdCliente, IdVendedor e IdTipoPago corresponden
a campos de bsqueda. Comenzaremos por crear el campo IdCliente para ello:
7. Selecciona la opcin Modificar bsqueda en la columna Diseo. Esto te permitir crear el
campo de bsqueda con la ayuda de un Asistente.

id

av

43

8. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.19, en la cual selecciona
la opcin Deseo que el campo de bsqueda busque los valores en una tabla o consulta y
haz clic en el botn Siguiente

r
tu

Ar
de

Le

Figura 1.19

9. Visualizars otra ventana de la cual selecciona la tabla que utilizars para tu campo de
bsqueda (para este ejemplo es la tabla catCliente) como se muestra en la figura 1.20 y
haz clic en el botn Siguiente.

ui

-L

D
id

av
Figura 1.20

44

10. Visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.21, en la cual debes elegir
los campos que contienen los valores que se incluirn en el campo de bsqueda.
Para nuestro ejemplo, selecciona el campo ID y el campo Nombre. Una vez realizada la
seleccin, haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de
n

Le
Figura 1.21

ui

-L

11. Ordena los campos como se muestra en la figura 1.22 y dale clic en siguiente

D
id

av
Figura 1.22

45

12. Observaras un recuadro como el que se muestra en la figura 1.23 y selecciona la opcin
Ocultar la columna clave (se recomienda) y haz clic en siguiente

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.23

ui

-L

13. Finalmente, visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.24, de la cual
elige una etiqueta para dicho campo, (puedes utilizar la que te proporciona el asistente
por omisin) y selecciona la opcin Habilitar integridad de datos. Haz clic en el botn
Finalizar.

D
id

av
Figura 1.24

46

14. Te aparecer un recuadro como el de la figura 1.25, selecciona la opcin Si para guardar
la tabla. Guarda la tabla creada con el nombre tabFactura.

Figura 1.25

Realiza lo siguiente:

r
tu

Ar

Actividad 1.6

de

Le

1. Agrega los campos IdVendedor e IdTipoPago a la tabla tabFactura, para terminarla.

2. Crea la tabla unionArticuloFacturado, realizando un procedimiento similar al que se utiliz
para crear la tabla tabFactura, pero en este caso el campo IdFactura no es un campo de
bsqueda, mientras que el campo IdArticulo s lo es (en el diseo de la figura 1.11a de la
pgina 34 definimos que este campo nos permitira seleccionar la descripcin de cada uno
de los artculos para la elaboracin de nuestra factura).

-L

ui

Nota: Los campos que se tienen que seleccionar para el campo de bsqueda IdTipoPago son los
campos ID y TipoPago; para el campo IdVendedor se tendr que seleccionar los campos ID y
Nombre; y para el campo IdArticulo se seleccionan los campos ID y Descripcion. Asegurate que la
tabla unionArticuloFacturado tenga clave principal

id

av
47

Relaciones entre las tablas

Ya que terminaste de crear todas las tablas, ahora es el momento de establecer las relaciones
entre ellas basndote en el modelo de datos y en el modelo entidad-relacin, que explicamos en
las pginas 23 y 24 de este libro.
Para ello haz clic en el botn Relaciones de la Barra de herramientas Base de datos.
Nota: Si las relaciones no aparecen daremos clic en mostrar todas las relaciones como se muestra
en la figura 1.26

r
tu

Ar
de

Figura 1.26

Le

Visualizars una pantalla similar a la de la figura 1.27; en ella se muestran las relaciones existentes
entre las tablas del sistema de Facturacin. Estas relaciones fueron creadas automticamente
cuando se elaboraron los campos de bsqueda; sin embargo, no tienen la cardinalidad que se
mencion en el modelo de datos, por lo que no son las correctas. Lo anterior implica que debemos
eliminarlas o volver a definirlas. Para facilitar la tarea, eliminaremos y volveremos a definir dichas
relaciones haciendo lo siguiente:

ui

-L

D
id

av
Figura 1.27

48

1. Para eliminar una relacin, haz clic en la lnea que indica la relacin y despus presiona la
tecla Supr o Del. Access te preguntar si realmente deseas eliminar la relacin, a lo que
debes responder S.
2. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite dibujar las nuevas
relaciones; para ello, posicinate en la tabla que quieres mover y arrstrala hasta la
posicin que desees que tenga en tu diagrama.
3. Redefine las relaciones seleccionando el campo de la tabla y arrastrndolo a su
correspondiente en la otra tabla (por ejemplo, para nuestro sistema arrastramos el campo
ID de la tabla catCliente hasta su correspondiente IdCliente de la tabla tabFactura).
Visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.28, observa, en la parte
inferior de la figura, que la relacin de catCliente a tabFactura es del tipo uno a varios.
Antes de presionar el botn Crear, selecciona la opcin Exigir integridad referencial.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
id

av

Observaciones:

Figura 1.28

o La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las
relaciones entre las tablas son vlidas y que no se eliminarn ni modificarn
accidentalmente datos relacionados. (As, por ejemplo, no podrs crear una factura para
un cliente que no existe en tu base, sino que debers crear al cliente para despus
hacerle su factura).
o Al definir el tipo de relacin, Access siempre asigna 1 a la tabla donde se encuentra la clave
principal y a la tabla donde se encuentra la clave externa.

49

Actividad 1.7
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las relaciones que faltan, recuerda que esto lo debes hacer basndote en el
modelo de datos y en el modelo entidad-relacin de las pginas 23 y 24. Al terminar esta
actividad tu pantalla de Relaciones debe quedar como se muestra en la figura 1.29.
Algunos autores llaman diagrama entidad-relacin a este diagrama.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.29

50

Creacin de los formularios

Una vez que hemos creado las tablas y definido sus relaciones, el siguiente paso es crear las
pantallas o ventanas de captura, que en Access se conocen como Formularios. Para nuestro
sistema, nos basaremos en los bosquejos de las ventanas diseados anteriormente. Iniciaremos
creando la ventana que utilizaremos para capturar los datos de los clientes, es decir, vamos a
crear un formulario al cual le daremos el nombre de frmCliente. Para ello, realiza lo siguiente:
1. Del men de Objetos selecciona la opcin Crear.
2. Haz clic en la opcin Asistente para formularios como se muestra en la figura 1.30.

r
tu

Ar
de

Figura 1.30

Le

3. Selecciona la tabla en la cual estar basado el formulario. Para nuestro ejemplo,

selecciona la tabla catCliente y elige todos sus campos excepto ID, como se muestra
en la figura 1.31. Haz clic en el botn Siguiente.

ui

-L
D
id

av
Figura 1.31

51

4. Selecciona la distribucin En columnas, como se muestra en la figura 1.32 y haz clic en

el botn Siguiente

r
tu

Ar
de
n

Le
Figura 1.32

-L

ui

5. Escribe el nombre de tu formulario (para este ejemplo, ser frmCliente como se

muestra en la figura 1.33) y haz clic en el botn Finalizar

D
id

av
Figura 1.33

52

A continuacin visualizars el formulario recin creado en Vista formulario como se muestra en

la figura 1.34, el cual constituye una pantalla de captura simple.

r
tu

Ar
de

Figura 1.34

Le

Observacin:

Observa que la parte inferior de la figura 1.35 se encuentra un control llamado Botones de
desplazamiento que, como su nombre lo dice, nos permite desplazarnos de registro en registro y
adems nos permite agregar un nuevo registro. En la siguiente figura te mencionamos para qu
sirve cada uno de los botones que este control contiene (este control aparece automticamente
en cada uno de los formulario que se elaboran).

ui

-L

Ir al Anterior
Registro

Nuevo
Registro

id

Nmero de
Registro

av

Ir al Primer
Registro

Ir al
Siguiente
registro

Figura 1.35

53

Como podrs observar en la figura 1.36, un formulario consta de

tres secciones: Encabezado, Detalle y Pie de formulario. Esta
estructura la podemos observar cuando visualizamos los
formularios en la Vista diseo. Para cambiar de una vista a otra
solo selecciona el botn Vista (el cual cambia de imagen
dependiendo de la vista en la que te encuentres) de la Barra
Vista Formulario. O haz clic derecho en el formulario y selecciona
vista de diseo.

r
tu

Ar

Seccin
Encabezado

de

Cuadros
de Texto

Le

Etiqueta
s

ui

-L

Seccin
Detalle

Seccin Pie

D
id

av

Figura 1.36

T puedes aumentar o disminuir el tamao de estas secciones arrastrando los bordes de cada
seccin hasta la longitud deseada.
Encabezado se utiliza para incluir alguna imagen (el logo de la empresa, por
ejemplo) y escribir ttulos o rtulos en general; en nuestro caso, aqu colocaremos el logo, nombre
y direccin de la empresa.
La seccin llamada Detalle constituye el espacio donde se capturarn los datos. Aqu puedes
modificar el orden y el tamao de los cuadros de texto (por ninguna razn le cambies el nombre
a los cuadros de texto), aadir acentos a las etiquetas, etc.
En el Pie del formulario se aadirn los botones de comando (por ejemplo, los botones Deshacer,
Imprimir, etc.). Esto se explicar ms adelante.

54

Puedes obtener un mejor diseo en los formularios creados (aadir imgenes y colores, cambiar
las fuentes, etc.) utiliza el Cuadro de herramientas en la Vista diseo el cual es similar al que se
muestra en la figura 1.37.
Agregar Cuadros de Texto

Agregar Botones

Figura 1.37

r
tu

Ar

Agregar
Etiquetas

Agregar Logotipo

Para agregar uno de los controles del Cuadro de herramientas al formulario solo tienes que
seleccionar el control y dar clic donde deseas que aparezca, puedes modificar sus propiedades
como formato, fuente, tamao, ttulo, entre otros; para ello, haz lo siguiente:

de

Le
n

1. Haz clic con el botn derecho

sobre el control que desees
modificar, visualizars una lista
de opciones de la cual debes
seleccionar
la
opcin
Propiedades. Visualizars una
ventana como la que se muestra
en la figura 1.38, en ella puedes
modificar cada una de las
propiedades
que
ah
se
muestran. Estas propiedades
varan dependiendo del tipo de
control que selecciones.
2. Da clic afuera del cuerpo del
formulario y da clic derecho para
ver sus propiedades y selecciona
que el formulario sea emergente.

ui

-L
D
id

av
Figura 1.38

55

Para nuestro ejemplo, el formulario debe quedar tal y como se dise en la figura 1.11 de la
pgina 32. En la figura 1.39, te mostramos un ejemplo de cmo debe quedar el formulario Clientes
una vez terminado, como podrs observar a este formulario se le agreg el logo, nombre,
direccin, cdigo postal y telfono de la empresa y se modificaron las propiedades: Titulo=Cliente,
Botones Minimizar Maximizar=No, Selector de registros=No y Separador de registros=No.
Adems, se acomodaron los controles de acuerdo al diseo antes elaborado

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
id

av

Actividad 1.1

Figura 1.39

Realiza lo siguiente:
1. Elabora las ventanas de captura de artculos, vendedores y tipo de pago, siguiendo
los pasos que se describieron en la elaboracin de la venta de clientes.

56

Creacin del formulario principal

Dividiremos este formulario en dos partes: encabezado y cuerpo de la factura. La parte del
encabezado contendr los datos de la factura, como son el tipo de pago, el nombre del vendedor
y los datos del cliente; la segunda parte contendr los datos de los artculos (recuerda que estos
datos deben de estar relacionados a una factura especfica). Notars que en ninguna de las tablas
de nuestro sistema tenemos todos estos datos juntos. Es a travs de un conjunto de tablas
relacionadas que podemos guardar y recuperar los datos de una factura como un todo, aqu es
donde radica la fortaleza de una base de datos relacional como la que hemos diseado y
construido anteriormente. Por ello, es necesario crear Consultas.

Consultas

r
tu

Ar

Las consultas nos permiten extraer desde una o varias tablas de la base, aquellos datos que
son de nuestro inters. Por medio de consultas, adems de seleccionar datos para su
visualizacin, podremos ordenarlos, filtrarlos a partir de una o varias condiciones, crear otros
campos, calcular totales u otras operaciones, y crear formularios o informes. Una consulta se
confecciona tomando como entrada una o ms tablas o en su caso, tambin de otras consultas.
Desde una consulta, tambin se pueden modificar los datos que en ella se muestran. De esta
manera, se actualizarn instantneamente los datos en la(s) tabla(s). En trminos generales,
podemos decir que existen cuatro tipos de consultas: de eliminacin, de actualizacin, de datos
anexados y de creacin de tabla. A continuacin daremos una muy breve descripcin de cada una
de ellas.

de

Le

-L

Consulta de eliminacin

Consulta de actualizacin

ui

Una consulta de eliminacin es aquella cuya funcin consiste en eliminar uno o un grupo de
registros de una o ms tablas.

id

av

Una consulta de actualizacin es aquella por medio de la cual realizamos cambios globales en uno
o un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, podemos aumentar los precios un 10
por ciento para todos los productos lcteos o bien podemos aumentar los sueldos un 5 por ciento
al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, es posible cambiar
los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados

Utilizaremos una consulta de datos anexados para agregar uno o un grupo de registros de una o
ms tablas al final de una o ms tablas.

57

Consulta de creacin de tabla

Una consulta de creacin de tabla crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los
datos de una o ms tablas.
En nuestro ejemplo utilizaremos, en primer lugar, dos consultas de datos anexados para agregar
a nuestra base los datos de cada factura capturada.
La primer consulta contendr los datos del encabezado de la factura y se crear utilizando la tabla
tabFactura (ID, Folio, Fecha, IdCliente, IdTipoPago, IdVendedor) con todos sus campos y la tabla
catCliente (Rfc, Direccion, Cp, Telefono, Ciudad y Estado). Como podrs observar, no se incluyen
los campos ID y Nombre debido a que ya se encuentran incluidos como campos de bsqueda en
la tabla tabFactura, en el campo IdCliente.

Ar

Para crear esta primer consulta, realiza lo siguiente:

r
tu

1. Del Menu Objetos selecciona la opcin Crear

2. Haz clic en la opcin Crear una consulta en vista Diseo, como se muestra en la figura 1.40

de
n

Le
ui

-L

Figura 1.40

3. Visualizars una ventana de la cual debes seleccionar las tablas tabFactura y catCliente.
Despus, haz clic en el botn Cerrar. Como se muestra en la figura 1.41

id

av
Figura 1.41

58

4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuando ID
y Nombre da la tabla catCliente, como se mencion anteriormente).
5. Guarda tu consulta con el nombre conEncabezadoFactura. Para ello, haz clic en botn
Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el nombre antes
mencionado
Al terminar visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.42.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

Observacin:

av

Figura 1.42

En esta consulta no se incluyeron las tablas catTipoPago y catVendedor, ya que los datos que
necesitamos de estas tablas se encuentran incluidos como campos de bsqueda en la tabla
tabFactura. No podemos excluir la tabla catCliente debido a que utilizamos campos como Rfc,
Direccion, Telefono, Ciudad, Estado, Cp de dicha tabla.
Observa que la ventana inferior de la figura 1.42 est formada por una tabla cuyas columnas
corresponden con los campos seleccionados de las tablas y que para cada una de estas columnas
existen varias filas con los rtulos Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios y O, los cuales se
describen a continuacin:

59

Indica el nombre del campo cuyo contenido se mostrar en la consulta. Para

agregar un campo, haz clic en la celda de la cuadrcula de diseo y luego
selecciona el campo de la lista de campos o haz doble clic a uno de los campos
desde las tablas de la ventana superior para agregarlo a la consulta. En nuestro
ejemplo podemos observar que en la fila Campos se encuentran los nombres
de los campos que deseamos ver en nuestra consulta (ID, Folio, Fecha,
IdCliente, etc).

Tabla:

Indica la Tabla en la que sta ubicado el campo. Se utiliza para identificar a qu

tabla pertenece cada campo en una consulta, de mltiples tablas. Para ocultar
o mostrar la fila Tabla, haz clic en la opcin Nombres de tabla del men Ver. En
nuestro ejemplo, podemos observar que los primero campos pertenecen a la
tabla tabFactura.

r
tu

Ar

Campo:

Se utiliza para indicar el campo utilizado como llave de ordenamiento de los

datos de la consulta, as como el tipo de orden: Ascendente (0 a 9, A a Z),
Descendente (9 a 0, Z a A) o sin ordenar. Para ordenar con base en un campo,
selecciona la celda Orden de dicho campo y luego selecciona el tipo de orden.
En esta consulta no es necesario ordenar los datos, pero por ejemplo si
deseamos ordenar las facturas por medio de la fecha, seleccionamos en el
campo Fecha en la fila Orden la opcin Ascendente o Descendente.

Mostrar:

Muestra u oculta una columna en el resultado de la consulta. Si se oculta una

columna, puede seguir utilizndose para especificar un criterio, pero sus datos
correspondientes no se mostrarn. Si no deseas, por ejemplo, que se visualice
el campo ID en la consulta de la figura 1.38, solo haz clic en la casilla que se
encuentra en la columna del campo ID en la fila Mostrar.

Criterios y O:

Define uno o ms conjuntos de condiciones restrictivas (por ejemplo podemos

colocar Ciudad = Mxico o Poblacin > 30,000) para obtener un conjunto
especfico de registros en los resultados de la consulta. Se puede utilizar
agregando valores en la misma fila Criterios o expresiones alternativas bajo la
celda O.

Total:

Agrupa los datos de la consulta activa o realiza clculos acumulativos; por

ejemplo, promedios y sumas. Para ocultar o mostrar la fila Total, haz clic en la
opcin Totales del men Ver.

Orden:

de

Le

ui

-L

id

av

60

A continuacin crea la consulta que contendr los datos de los artculos facturados (el cuerpo de
la factura); esta se crear utilizando todos los campos de la tabla unionArticuloFacturado
(IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac y PorIvaFac) y los campos Clave, PrecUnitArt y
PorIvaArt de la tabla catArticulo como podrs observar, no se incluyen los campos ID y
Descripcin, debido a que ya se encuentran incluidos en el campo de bsqueda en la tabla
unionArticuloFacturado en el campo IdArticulo. Para ello haz lo siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear
2. Haz clic en la opcin Crear una consulta en vista Diseo como se muestra en la figura 1.43.

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.43

n
-L

ui

3. Visualizars una ventana de la cual debes seleccionar las tablas unionArticuloFacturado y

catArticulo. Despus, haz clic en el botn Cerrar.
4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuando ID
y Descripcion da la tabla catArticulo, como se mencion anteriormente).

D
id

av
61

Antes de guardar tu consulta, debers de aadir los campos calculados Importe e Iva (si no los
incluyes, debers de calcularlos por tu cuenta al momento de elaborar la factura y entonces para
qu utilizar la PC Verdad?). Para agregar los campos calculados haz lo siguiente:

r
tu

Ar

1. Posicinate en el rengln Campo al final de los campos que agregaste anteriormente,

escribe Importe:Cantidad*PrecUnitFac y haz clic en la siguiente columna para salir del
campo. Notars que Access encierra tu frmula entre corchetes de manera automtica.
Esta frmula indica que se agregar un campo con el nombre Importe, el cual contendr
el resultado de multiplicar el campo Cantidad con el campo PrecUnitFac, asegrate de
utilizar los nombres correctos de los campos involucrados.
2. Posicinate nuevamente en el rengln Campo y escribe Iva:Importe*PorIvaFac/100. Esta
frmula indica que se agregar un campo con el nombre Iva, el cual contendr el resultado
de dividir entre 100 el producto del contenido de los campos Importe y PorIvaFac.
Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.44

de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.44

3. Cierra la ventana y guarda tu consulta con el nombre conArticuloFac. Para ello haz clic en
el botn Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el nombre
antes mencionado.

62

Con las dos consultas anteriores tenemos todos los datos necesarios para crear el formulario
principal. Ahora, realiza lo siguiente:
1. Del Men Objetos selecciona la opcin Crear
2. Haz clic en la opcin Asistente para formularios, como se muestra en la figura 1.45

Ar

Figura 1.45

r
tu

3. Visualizars una ventana de la cual debes seleccionar la consulta conEncabezadoFactura

y agregar todos los campos que contiene; despus, selecciona la consulta conArticuloFac
y agrega todos los campos excepto los campos IdFactura, PrecUnitArt y PorIvaArt (el
campo IdFactura no es necesario agregarlo ya que en el diseo del formulario principal
no se tom en cuenta, y los campos PrecUnitArt y PorIvaArt se omiten porque para el
formulario principal utilizaremos los campos PrecUnitFac y PorIvaFac por razones que se
mencionan ms adelante); lo anterior se muestra en la figura 1.46. Haz clic en el botn
Siguiente.

de

Le

ui

-L
D
id

av
Figura 1.46

63

4. Visualizars una ventana que te pregunta Cmo deseas ver los datos y te permite
seleccionar una de las dos consultas utilizadas. Selecciona por conEncabezadoFac y en la
parte inferior selecciona la opcin formulario con subformularios, como se muestra en la
figura 1.47. Haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.47

ui

-L

5. En la siguiente pantalla, selecciona la opcin de distribucin en forma Hoja de datos como

se muestra en la figura 1.48 y haz clic en el botn Siguiente.

D
id

av
Figura 1.48

64

6. Escribe como ttulos frmEncabezadoFac para el formulario y frmArticuloFac Subformulario

para el subformulario como se muestra en la figura 1.49 y haz clic en el botn
Finalizar.

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.49

ui

-L

Ahora s, ya cuentas con tu formulario principal, el cual debe ser parecido al que se muestra en la
figura 1.50. Como podrs observar, an falta editar su diseo de la misma forma que se hizo con
los formularios anteriores para que se vea tal como es la factura en papel y se incremente su
usabilidad.

D
id

av
Figura 1.50

65

Observa que el formulario principal contiene todos los campos necesarios para la creacin de la
factura. Sin embargo, an no hemos resuelto el problema planteado en la pgina 20, referente a
la actualizacin no deseada de los datos correspondientes al precio y/o porcentaje de IVA de cada
artculo contenido en las facturas ya emitidas y almacenadas en la base de datos.
Para resolver este problema es necesario crear una macro que permita actualizar los datos del
precio e IVA al crear nuevas facturas, pero sin modificar los datos de las facturas anteriores
cuando estas se visualicen al consultar las por medio de el mismo formulario (a travs de los
Botones de desplazamiento).
Es decir, qu pasa si en una fecha F1 facturamos el artculo A1 a un precio P1 y, posteriormente,
en una fecha F2 se modifica el precio del artculo A1 a P2. Es evidente que este nuevo precio se
debe aplicar a las facturas emitidas en fecha posterior a F2, pero no a las emitidas con
anterioridad y cuyos datos ya se encuentran almacenados.

Ar

r
tu

Qu complicaciones nos trae lo anterior? Es evidente que si el precio cambia las nuevas facturas
debern tener el nuevo precio y las anteriores, los precios anteriores. El problema es que
utilizaremos el mismo formulario para ver las facturas nuevas y las emitidas con anterioridad, por
lo cual necesitaremos que cuando el formulario nos presente los datos de precio unitario y
porcentaje de IVA utilizado en una factura anterior, lo tome de la tabla unionArticuloFacturado y
cuando nos presente los datos correspondientes al momento de estar emitiendo una factura, los
tome de la tabla tabArticulo.

de

Le

Creacin de la macro para el formulario principal

ui

-L

Una macro es un conjunto de una o ms acciones (inclusive, una macro puede consistir de un
conjunto de macros). Cada macro realiza una accin determinada, tal como abrir un formulario o
imprimir un informe. Las macros, en general, nos ayudan a automatizar las tareas comunes y
repetitivas.

id

av

Para crear la macro que utilizaremos en el formulario principal, haz lo siguiente:

1. Abre el formulario frmArticuloFac Subformulario y visualzalo en Vista diseo.

2. Haz clic con el botn derecho en el campo IdArticulo y selecciona la opcin Propiedades.
Recuerda que nuestro sistema est siendo diseado y construido para que al seleccionar
la descripcin de un artculo, automticamente se muestren su precio unitario sin IVA y el
porcentaje de IVA asociado, adems de que el campo de bsqueda asociado a la
Descripcin del artculo sea el IdArticulo. Para ello es que debemos asociar la macro que
vamos a construir con el IdArticulo.

66

3. Selecciona la ficha Eventos, haz clic en la propiedad Despus de actualizar y nuevamente

haz clic en el botn que se encuentra al lado de dicho campo como se muestra en la figura
1.51

Hacer clic
aqu

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.51

n
-L

ui

4. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.52. Selecciona la opcin
Generador de macros y haz clic en el botn Aceptar.

D
id

av
Figura 1.52

67

5. Visualizars la ventana Macro, lo primero que debes hacer es dar clic a la opcin mostrar
todas las acciones como se muestra en la figura 1.53. Posteriormente en la parte derecha
se encuentra el catlogo de acciones y en la parte de buscar escribe establecervalor,
nos mostrara un resultado como el que se muestra en la figura 1.54 y haz doble clic a
Establecer valor.
Esto har que se muestren dos campos en la parte inferior izquierda de la ventana
Hacer Clic

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.53

ui

-L
D

id

av

Doble Clic

Figura 1.54

68

6. En la opcin Elemento, escribe el nombre del elemento a actualizar; para nuestro

ejemplo, escribe PrecUnitFac y en la opcin Expresin, escribe PrecUnitArt (esto es para
actualizar el Precio unitario del artculo). Como se muestra en la figura 1.55.

Ar

Figura 1.55

r
tu
de

Dado que la actualizacin tambin ser necesaria para el porcentaje del IVA, en la
columna Accin selecciona nuevamente la opcin EstablecerValor y en la opcin Elemento
escribe PorIvaFac y en la opcin Expresin, escribe PorIvaArt. Como se muestra en la
figura 1.56
8. Finalmente, guarda los cambios a la macro, cierra las ventanas guarda los cambios y
regresa a la pantalla principal de tu Base de Datos.

Le

-L

ui

Ahora s, cada vez que utilices el formulario principal para crear una nueva factura, ste incluir
los precios y porcentajes de IVA actualizados.

D
id

av
Figura 1.56

69

Vinculacin del formulario principal con otros formularios

Cada vez que elaboremos una factura ser necesario seleccionar, por medio de los controles de
listas desplegables respectivas, el vendedor, el tipo de pago, el artculo y el cliente especficos de
entre los que aparecen en nuestros catlogos, pero qu pasa si el dato buscado no existe para
seleccionarlo? Como recordaras en el diseo del formulario principal se muestra un botn a lado
de las listas desplegables de Cliente, Vendedor, Forma de pago y para el caso de los artculos el
botn Agregar Articulo. Para agregar estos botones de comando se explica el siguiente tema

Botones de comandos
Para evitar el tener que cerrar el formulario principal y abrir algn otro (para agregar los datos de
un cliente, por ejemplo), podemos aadir a este formulario un botn de comando que llame a
las ventanas de captura (formularios) correspondientes. Para ello haz lo siguiente:

Ar

r
tu

1. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseo.

2. Del Cuadro de Herramientas que se mostr en la figura 1.35, selecciona la opcin Botn
de comando y dibuja el botn a la derecha del campo IdCliente. En forma automtica
visualizars la ventana del Asistente para botones de comando. En ella selecciona la
categora Operaciones con formularios y, posteriormente, la accin Abrir formulario como
se muestra en la figura 1.57 y haz clic en el botn Siguiente.

de

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.57

70

3. Selecciona el formulario correspondiente (en este caso, frmCliente como se muestra en la

figura 1.58) y haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.58

ui

-L

4. Haz clic en la opcin Abrir el formulario y mostrar todos los registros como se muestra en
la figura 1.59 y despus haz clic en el botn Siguiente.

D
id

av
Figura 1.59

71

5. En la opcin Texto, escribe tres puntos () como se muestra en la figura 1.60 y haz clic en
el botn Siguiente. El contenido de esta opcin se visualizars como rtulo en el botn

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.60

ui

-L

6. Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdAddCliente como se muestra en la figura
1.61) y haz clic en el botn Finalizar.

D
id

av
Figura 1.61

72

Actividad 1.9
Realiza lo siguiente:
1. Crea los botones relacionados con las listas desplegables del tipo de pago, vendedor y
artculo, siguiendo los pasos del 2 al 6 descritos anteriormente (recuerda que para el caso
de artculo, se tiene que sustituir los tres puntos () por la frase Agregar Artculo).
2. Agrega tambin el botn Deshacer, para eliminar algn registro. Para ello, realiza lo
siguiente:

r
tu

Ar

a) Del Cuadro de Herramientas que se mostr en la figura 1.35, selecciona la opcin

Botn de comando y dibuja el botn en el pie del formulario, en la posicin que se
indic en el diseo de dicho formulario.
b) En forma automtica visualizars la ventana del Asistente para botones de comando.
Selecciona la categora Operaciones con registro y la accin Deshacer registro. Haz clic
en el botn Siguiente.
c) En la opcin Texto, escribe la palabra Deshacer y haz clic en el botn Siguiente.
d) Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdDeshacer) y haz clic en el botn
Finalizar

de

Le

Observacin:

-L

ui

o Si en tu formulario no se logran ver todos los campos del subformulario, esto se debe a
que el tamao de cada uno de ellos es muy grande. Lo que puedes hacer es disminuir el
tamao de cada campo hasta que logres visualizar todos los campos, de lo contrario
Access colocar una barra de desplazamiento horizontal para que puedas visualizarlos.

id

av

Tu pantalla deber quedar como se muestra en la figura 1.62

Figura 1.62

73

Actualizacin automtica de registros

r
tu

Ar

En la seccin anterior aprendiste como utilizando los botones Agregar, es posible llamar algn
formulario asociado para agregar datos del cliente, tipo de pago, vendedor y artculos desde el
formulario de facturacin sin tener que cerrarlo, Sin embargo, los botones creados no actualizan
los datos del formulario frmEncabezadoFac en forma automtica; es decir, si deseamos continuar
introduciendo los datos de la factura una vez que cerramos el formulario asociado al botn
agregar (el de los tres puntos) la lista desplegable seguir sin presentar los datos requeridos
debido a que el contenido de la lista no ha sido actualizado con los datos que recin introdujimos.
La solucin a este problema puede hacerse de dos formas: 1) de manera manual, colocando un
botn de comando que, al hacer clic en l, realice la actualizacin de datos en todos los controles
del formulario; 2) de manera automtica, agregando al evento al cerrar de los formularios
frmCliente, frmVendedor, frmTipoPago, y frmArticulo una macro de actualizar y en el formulario
frmEncabezadoFac agregando al evento al recibir enfoque de la misma forma una macro de
actualizar. Para ello haz lo siguiente:

1. Abre el formulario frmCliente en vista de diseo.

2. En la ficha Evento de las propiedades del formulario localiza la opcin Al cerrar y da clic
en el botn de los tres puntos.
Como se muestra en la figura 1.63

de

Le
s

ui

-L
D
id

av

Figura 1.63

74

3. En la ventana siguiente selecciona Generador de marcos y haz clic en Aceptar.

4. Del catlogo de acciones agrega la accin Actualizar como se muestra en la figura 1.64.

r
tu

Ar
de

Figura 1.64

Le

5. Guarda los cambios realizados y haz clic en Cerrar como se muestra en la figura 1.65.

ui

-L
D
id

av

Figura 1.65

6. Guarda los cambios en el formulario frmCliente y cierra el formulario.

7. Abre el formulario frmEncabezadoFac en vista de diseo
8. Selecciona el cuadro combinado IdCliente y en la ficha Eventos de las propiedades del
campo selecciona la opcin Al entrar y haz clic en los tres puntos
9. En la ventana siguiente selecciona Generador de marcos y haz clic en Aceptar.

75

10. Del catlogo de acciones agrega la accin Actualizar como se muestra en la figura 1.66

Figura 1.66

r
tu

Ar
o

11. Guarda los cambios realizados y haz clic en Cerrar

12. Guarda los cambios en el formulario frmEncabezadoFac y cierra el formulario.

de
n

Realiza lo siguiente:

Le

Actividad 1.10

-L

ui

1. Repite el mismo procedimiento anterior para los formularios frmVendedor,

frmTipoPago y frmArticulo y para los campos combinados IdVendedor, IdTipoPago e
IdArticulo

D
id

av
76

Cmo agregar campos calculados (Subtotal, IVA y Total de la factura)

Para finalizar la elaboracin del formulario principal de facturacin, solo falta aadir los controles
donde se visualizarn la suma de importes o Subtotal, la suma de impuestos o IVA a pagar y la
suma de ellos o Total. Debido a que los datos de donde se calcularn estos valores estn en el
subformulario, tendremos que agregar primero tres controles al subformulario y ah realizar los
clculos. Posteriormente, agregaremos al formulario principal otros tres controles desde donde
podremos visualizarlos. Para ello, realiza lo siguiente:

r
tu

Ar

1. Abre el subformulario en Vista diseo.

2. Del Cuadro de Herramientas, selecciona Cuadro de texto y dibuja un cuadro de texto en el
pie del subformulario.
3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona la opcin Propiedades.
4. En la ficha Datos, en la propiedad Origen del control escribe la frmula
=Suma(Importe) como se muestra en la figura 1.67.
5. En la ficha Otras, haz clic en la propiedad Nombre y escribe txtSubtotal como se muestra
en la figura 1.68.
6. Cierra la ventana y observa que en el cuadro de texto se muestra la frmula que recin se
introdujo.

de

Le
s

ui

-L
D
id

av

Figura 1.67

Figura 1.68

77

r
tu

Ar
de

Figura 1.69

Le

Para visualizar en el formulario principal los valores de los controles creados anteriormente,
debemos crear tres controles de cuadro de texto que los llamen, para ello haz lo siguiente:

ui

-L

1. Abre el formulario principal en Vista diseo.

2. Del Cuadro de Herramientas, selecciona Cuadro de texto y dibuja un cuadro de texto en el
pie del formulario.
3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona la opcin Propiedades.
4. En la ficha Datos, haz clic en el botn con los tres puntos que est a la derecha de la
propiedad Origen del control. Visualizars la ventana del Generador de expresiones
5. En la primera de las tres ventanas inferiores (ubicada a la izquierda), selecciona
sucesivamente haciendo doble clic: Formularios, Formularios cargados,
frmEncabezadoFac y frmArticuloFac Subformulario. (Figura 1.70)
6. En la ventana inferior central, haz doble clic en txtSubtotal que fue el nombre que le
dimos al control que creamos para calcular el Subtotal de la factura en la seccin
anterior (observa que la frmula correspondiente aparece en la ventana superior) como
se muestra en la figura 1.70 y despus haz clic en el botn Aceptar.
7. En la ficha Todas de la ventana del Cuadro de texto, haz clic en la propiedad Formato y
elige la opcin Moneda. Tambin haz clic en la propiedad Alineacin del texto y elige la
opcin Derecha.
8. Cierra la ventana.

id

av

78

r
tu

Ar
de

Figura 1.70

n
-L

Realiza lo siguiente:

Le

Actividad 1.11

IVA

Valor
=Suma(Iva)
txtIva
=txtSubtotal+txtIva
txtTotal

id

av

Total

Propiedad
Origen de Control
Nombre
Origen de Control
Nombre

Control

ui

1. Repite los paso del 2 al 6 para crear los controles que contendrn el valor del IVA y
Total del subformulario, y coloca en ellos lo siguiente:

Una vez terminado lo anterior, visualizars el subformulario como se muestra en la figura

1.69.
2. Agrega los campos Iva y Total al formulario principal siguiendo los pasos del 2 al 7
recuerda que debes utilizar los nombres asignados a los controles que se crearon
anteriormente (txtIva y txtTotal).

79

Tu formulario principal se ver similar como al que se muestra en la figura 1.71. (Recuerda que
en cualquier momento puedes modificar su diseo utilizando la Vista diseo)

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
Figura 1.71

D
id

av
80

Arreglos finales
1. En el campo de Fecha, haz clic derecho y selecciona la opcin Propiedades, visualizars la
ventana de propiedades, selecciona la ficha Formato, haz clic en la propiedad Formato y
elige la opcin Fecha larga, aqu mismo en la propiedad Color del fondo coloca un color
gris claro.
2. Modifica las etiquetas de los cuadros de texto, segn el diseo de la pgina 34 de este
captulo.
3. Agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa en la parte superior, como lo hiciste
en los dems formularios.
4. Para los campos no editables como Direccion, Rfc, Telefono, etc, modifica la propiedad
Color del fondo a un color diferente o a tu gusto, esto para indicarle a los usuarios del
sistema que en dichos campos no podrn agregar datos, solo visualizarlos.

Ar

r
tu

Despus de estas actividades tu formulario principal debe quedar tal y como se muestra en la
figura 1.72.

de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.72

81

Como podrs observar, hasta el momento ya tenemos listo el formulario para la creacin de las
facturas del sistema, pero falta lo ms importante: mandar a imprimir dicha factura. Para hacer
esto necesitamos colocar un botn que al hacer clic nos permita imprimir el informe que contiene
dichos datos. A este informe le llamaremos infImprimirFactura el cual se explicara ms adelante,
junto con el procedimiento para agregar el botn Imprimir.

Creacin de los informes

r
tu

Ar

En cualquier organizacin, siempre es necesario elaborar reportes relacionados con las

actividades realizadas. En nuestro ejemplo, necesitamos informes relacionados con las
cantidades de artculos, clientes o ingresos que se estn facturando. En Access, a dichos reportes
se les llama Informes. Como ya te habrs dado cuenta, al igual que con los formularios podemos
tener informes cuyos datos provienen de una o de varias tablas relacionadas. Como podrs
suponer, en los informes de varias tablas haremos uso de consultas. A continuacin te guiaremos
en el proceso de elaboracin de un informe con una sola tabla de datos asociada. Como ejemplo,
crearemos el informe de Clientes, para ello realiza lo siguiente:

1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear

2. Haz clic en asistente para informes como se muestra en la figura 1.73

de

Le
n

Figura 1.73

-L

ui

3. Elige la tabla a partir de la cual se crear el informe. Para nuestro ejemplo, elige catCliente
y selecciona todos los campos exceptuando ID (ya que consideramos que no es
importante) como se muestra en la figura 1.74. Haz clic en el botn Siguiente.

D
id

av
Figura 1.74

82

4. Visualizars una ventana que nos pregunta si deseamos algn nivel de agrupamiento
(figura 1.75). Dado que no deseamos agrupar, haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de

Figura 1.75

Le

5. A continuacin visualizars, otra ventana de dilogo por medio de la cual podrs indicar a
Access si deseas ordenar los datos a mostrar e indicar el campo o los campos con base en
los cuales se ordenar, as como el tipo de ordenamiento. Para nuestro ejemplo,
selecciona el campo Nombre (asegrate que sea de forma ascendente) como se muestra
en la figura 1.76 y haz clic en el botn Siguiente.

ui

-L

D
id

av

Figura 1.76

83

6. Selecciona la distribucin Tabular y la orientacin Horizontal como se muestra en la figura

1.77, y haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.77

7. Escribe como ttulo para tu informe infCliente y haz clic en el botn Finalizar como se
muestra en la figura 1.78.

ui

-L
D
id

av

Figura 1.78

84

Tu informe se ver como se muestra en la figura 1.79

r
tu

Ar
de

Figura 1.79

Le

Recuerda que puedes modificar el diseo de tus informes haciendo clic en Vista diseo. Puedes
agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa, el ttulo del informe, etc. (este proceso es
similar al que se hizo con los formularios) de tal forma que tu informe se vea como se muestra en
la figura 1.80

ui

-L

D
id

av

Figura 1.80

85

Actividad 1.11
Realiza lo siguiente:
Siguiendo los pasos descritos anteriormente crea los informes de artculos, tipo de pago y
vendedor

Informes utilizando consultas

Ar

Facturas Emitidas

r
tu

A continuacin vamos a construir un informe cuyos elementos se encuentren contenidos en

varias tablas relacionadas y, por tanto, se requiera el uso de una consulta como fuente de datos;
para ello, utilizaremos como ejemplo el informe de facturas emitidas.

de

Le

La creacin del informe referente al concentrado de facturas emitidas, consistir de dos partes:
primero, crearemos una consulta que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el
informe propiamente dicho. El procedimiento para crear la consulta es el siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear.

-L

2. Haz clic en la opcin Crear una consulta en vista diseo.

ui

3. Agrega a tu consulta las tablas tabFactura y unionArticuloFacturado. Haz clic en el botn

Cerrar.

4. Agrega a tu consulta los campos Folio, Fecha, IdTipoPago e IdCliente de la tabla

tabFactura.

id

a) Importe:Cantidad*PrecUnitFac

av

5. Adems agrega los campos calculados:

b) Iva:(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100 y
c) Total:(Cantidad*PrecUnitFac)+(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100
6. Haz clic derecho en cualquier columna y selecciona la opcin Totales. Se agregar
automticamente un rengln llamado Total, del cual elige la opcin Suma solamente para
los 3 campos antes calculados (Importe, Iva y Total). Lo anterior lo realizamos para que el
informe no incluya un rengln por cada artculo incluido en una factura, sino un rengln
para el total de cada factura.

86

En la figura 1.81 se muestra como debe quedar la consulta hasta este momento.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L

Figura 1.81

7. En el rengln Criterios de la columna correspondiente al campo Fecha, escribe lo siguiente:

Entre[Fecha Inicio Periodo] y [Fecha Fin Periodo] para que, al momento de ejecutar la
consulta, el sistema te presente una pantalla como la de la figura 1.82, donde podrs
introducir el intervalo de tiempo que deseas se muestre en el informe

id

av

Figura 1.82

8. Guarda tu consulta con el nombre conFacEmitidas

87

Ahora crearemos el informe utilizando la consulta anterior y agregando las opciones de resumen
correspondientes. Para ello realiza lo siguiente:

r
tu

Ar

1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear

2. Haz clic en la opcin Asistente para Informes
3. Selecciona la consulta conFacEmitidas y agrega todos sus campos y haz clic en el botn
Siguiente.
4. En la ventana de agrupamiento selecciona la opcin por Fecha, sto nos permitir
visualizar las facturas de nuestro informe por medio de la fecha y despus, haz clic en el
botn Siguiente.
5. Elige la opcin ordenar por el campo IdCliente, Fecha o Folio, posteriormente haz clic en
el botn Opciones de resumen y activa la columna Suma para los renglones Importe, Iva y
Total y haz clic en el botn Siguiente.
6. Selecciona la opcin distribucin por Bloque en forma Horizontal y haz clic en el botn
Siguiente.
7. Elige el estilo Corporativa, haz clic en el botn Siguiente.
8. Guarda tu informe con el nombre InfFacEmitidas y haz clic en el botn Finalizar.
9. Tu informe se ver como lo muestra la figura 1.83.

de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.83

88

Recuerda que puedes modificar el diseo de tus informes haciendo clic en Vista diseo. Puedes
agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa, el ttulo del informe, etc. (este proceso es
similar al que se hizo con los formularios), de tal forma que tu informe se vea como se muestra
en la figura 1.84

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
Figura 1.84

D
id

av

Informe para la Factura

En una seccin anterior mencionamos que para mandar a imprimir la factura haca falta la
elaboracin de un informe, y es en esta seccin donde lo construiremos. Dicho informe incluir
datos que se encuentran contenidos en varias tablas relacionadas y, por tanto, requerir una
consulta como fuente de datos. Dicho informe estar diseado para ser impreso en un formato
de factura como la que se mostr en la figura de la pgina 13 de este captulo.
La creacin del informe para la factura consistir de dos partes: primero, crearemos una consulta
que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el informe propiamente dicho.
El procedimiento para crear la consulta es el siguiente:

89

1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear.

2. Haz clic en la opcin Diseo de consulta. Observa la figura 1.85.

Figura 1.85

r
tu

Ar

3. Agrega a tu consulta las tablas tabFactura, catCliente, unionArticuloFacturado y

catAriculo. Haz clic en el botn Cerrar.
4. Visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.86; como podrs observar,
automticamente se agregaron relaciones que no fueron creadas por nosotros y que
deben ser eliminadas. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite ver
las relaciones que existen entre ellas; despus de esto, tu pantalla debe verse como la
figura 1.87.

de

Le
s

ui

-L
D
id

av

Figura 1.86

Figura 1.87

90

5. Agrega a tu consulta: de la tabla tabFactura, los campos Folio, Fecha, IdCliente,

IdVendedor, IdTipoPago; de la tabla catCliente, los campos Rfc, Direccin, Telefono, Cp,
Ciudad, Estado; de la tabla unionArticuloFacturado, los campos IdArticulo, Cantidad,
PrecUnitFac y PorIvaFac; y, por ltimo, de la tabla catArticulo, el campo Clave.
6. Adems agrega los campos calculados:
a) Importe:Cantidad*PrecUnitFac
b) Iva:(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100
c) Total:(Cantidad*PrecUnitFac)+(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100
7. Guarda tu consulta con el nombre conImprimirFactura. Observa la figura 1.88.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.88

91

Ahora crearemos el informe utilizando la consulta anterior y agregando las opciones de

resumen correspondientes. Para ello realiza lo siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear
2. Haz clic en la opcin Asistente para informes. Observa la figura 1.89.

Figura 1.89

r
tu

Ar

3. Selecciona la consulta conImprimirFactura, agrega todos sus campos como se muestra en

la figura 1.90 y haz clic en el botn Siguiente.

de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.90

92

4. Visualizars una ventana en la cual se pregunta: Cmo deseas ver los datos? y te permite
seleccionar una de las cuatro tablas utilizadas. Selecciona por tabFactura como se muestra
en la figura 1.91 y haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.91

ui

-L

5. En la siguiente ventana se pregunta: Desea agregar algun nivel de agrupamiento? Como

se muestra en la figura 1.92 no selecciones nada solo haz clic en Siguiente

D
id

av
Figura 1.92

93

6. En la siguiente ventana no es necesario seleccionar un campo para la ordenacin de los

datos, pero s debemos de seleccionar algunas opciones de resumen. Para ello, haz clic en
el botn Opciones de resumen y activa la columna Suma para los renglones Importe,
Iva y Total como se muestra en la figura 1.93 y haz clic en el botn Siguiente.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.93

7. Selecciona la opcin distribucin en Pasos en forma Vertical y haz clic en el botn

Siguiente
8. Guarda tu informe con el nombre infImprimeFactura y haz clic en el botn Finalizar.

94

Tu informe se ver como se muestra en la figura 1.94.

r
tu

Ar
de

Figura 1.94

Le

A este informe debes quitarle todas las etiquetas (son los controles que muestran el texto en
negritas, la mayor parte de ellas se encuentra en la seccin Encabezado de pgina) para esto solo
selecciona la etiqueta o etiquetas y presiona la tecla Supr o Del (esto se hace porque, como se
dijo anteriormente, la hoja que se utilizar para imprimir las facturas ya contiene estos rtulos).
Debes de acomodar los campos de tal forma que se impriman en los lugares indicados, observa
la figura 1.95.

ui

-L

D
id

av
Figura 1.95

95

Si mandas a imprimir el informe en este momento, se imprimirn todas las facturas que se
encuentren en tu sistema y el objetivo del informe es mandar a imprimir solo la que el usuario
est visualizando en ese momento, por lo tanto, hay que hacer lo siguiente:

r
tu

Ar

1. Haz clic con el botn derecho, en la esquina superior

izquierda del informe, visualizars una lista de opciones de
la cual selecciona la opcin Propiedades. Observa la figura
1.96.
2. Visualizars la ventana de Propiedades del informe en la
propiedad Filtro de la ficha Datos escribe [Folio]=
[Forms]![frmEncabezadoFactura]![Folio] esto permite que
se visualice el informe nicamente con los datos de la
factura actual (los datos de las otras facturas se omiten).
3. En la misma ficha Datos en la propiedad Activar filtro
Figura 1.96
escribe S observa la figura 1.97. Cierra la ventana de
Propiedades.
4. Por ltimo, guarda los cambios efectuados al informe y haz clic en el botn Cerrar.

de
n

Le
s

ui

-L
Figura 1.97

D
id

av
Listo! Ahora s ya tienes el informe de la factura, solo resta crear el botn que nos permita
mandarla a imprimir desde el formulario principal. Para esto, haz lo siguiente:
5. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseo.
6. Del Cuadro de Herramientas que te mostramos en la figura 1.35, selecciona la opcin
Botn de comando y dibuja el botn a la derecha del botn Deshacer. En forma
automtica visualizars la ventana del Asistente para botones de comando. En ella
selecciona la categora Operaciones con informes y, posteriormente, la accin Imprimir
informe como se muestra en la figura 1.98 y haz clic en el botn Siguiente.

96

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.98

7. Selecciona el informe infImprimeFactura como se muestra en la figura 1.99 y haz clic en

el botn Siguiente

ui

-L
D
id

av
Figura 1.99

97

8. En la opcin Texto, escribe Imprimir como se muestra en la figura 1.100 y haz clic en el
botn Siguiente. El contenido de esta opcin se visualiza como rtulo en el botn (en
nuestro caso la palabra Imprimir, de acuerdo con nuestro diseo).

r
tu

Ar
de
Le

Figura 1.100

ui

-L

9. Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdImprimir) como se muestra en la figura
1.101 y haz clic en el botn Finalizar.

D
id

av
Figura 1.101

98

Integracin del sistema

Hasta aqu prcticamente has concluido tu base de datos, solamente te resta generar la pantalla
donde aparecer el men a travs del cual los usuarios accedern a los diversos formularios,
catlogos e informes que se han creado en la base. A esto le llamamos Integracin del sistema e
incluye, de acuerdo con nuestros diseos la creacin de un men principal (que contendr la
opcin de crear facturas) con dos submens (el de los catlogos y el de los informes) y la opcin
Salir.

Creacin de los mens (Paneles de control)

Ar

Para la creacin de nuestro men principal es necesario primero agregar la opcin de

Administrador del panel de control a nuestro men de objetos porque por defecto Access 2013
no la tiene preestablecida en el men de objetos

r
tu

Para ello realiza lo siguiente:

de

1. Del men de Objetos selecciona la opcin Inicio

2. Haz clic derecho en alguna parte en blanco del men de objetos
3. Haz clic en Personalizar la cinta de opciones como se muestra en la figura 1.102

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.102

99

4. Selecciona la opcin Pestaas principales que se localiza en la parte central en Comandos

disponibles en:
5. Haz doble clic en Herramientas de Bases de Datos
6. Haz doble clic en Administrar y selecciona Administrador del panel de control
7. En seguida localiza en la parte baja del lado derecho el botn Nuevo grupo y haz clic en
este mismo.
8. Cambia el nombre a Panel de Men Principal
9. Haz clic en el Botn Agregar que se localiza en la parte central y debe quedar como se
muestra en la figura 1.103

r
tu

Ar
de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.103

10. Por ultimo haz clic en Aceptar

100

Para crear los mens, realiza lo siguiente:

1. Del meno de objetos Selecciona la opcin Inicio y Haz clic en Administrador del Panel de
control que recientemente haz agregado como se muestra en la figura 1.104

Figura 1.104

r
tu

Ar
o

2. Access te preguntar si deseas crear un panel de control. Haz clic en el botn S, esto te
llevar a la pantalla del Administrador del panel de control, observa la figura 1.105.

de
n

Le
s

ui

-L
D
id

av
Figura 1.105

3. En dicha pantalla se presenta como predeterminado el panel de control principal, por lo

que solo nos hace falta agregar los submens (Nota: La opcin predeterminado indica que
ese ser el primer panel que se mostrar; t puedes elegir como predeterminado
cualquier panel de control simplemente seleccionndolo y presionando el botn que dice
Predeterminado). Para agregar los submens, haz clic en el botn Nueva.
4. Escribe el nombre SubMenuCatalogos y haz clic en el botn Cerrar, esto te regresa a la
pantalla del Administrador del panel de control.
5. Nuevamente haz clic en el botn Nueva, escribe el nombre SubMenuInformes y haz clic
en el botn Cerrar

101

Como se muestra en la figura 1.106, en la pantalla Administrador del panel de control ahora se
muestran los 3 elementos necesarios para nuestros mens: el panel de control principal, el
submen de los catlogos y el submen de los informes; sin embargo, an falta indicar qu
elementos contendr cada uno de ellos.

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.106

Para definir los elementos del men principal haz lo siguiente:

ui

-L

1. Selecciona Panel de control principal y haz clic en el botn Modificar

2. Visualizars una ventana, llamada Modificar pgina del panel de control principal como la
que se muestra en la figura 1.107, haz clic en el botn Nueva.

D
id

av

Figura 1.107

102

3. Visualizars otra ventana, llamada Modificar elemento del Panel de control, donde debes
introducir los datos que te indicamos a continuacin:
-

En Texto, escribe: Facturacin.

En Comando: Selecciona Abrir el formulario en modo Edicin.
En Formulario: Selecciona frmEncabezadoFac.

4. Despus de introducir estos datos, la ventana quedar como se muestra en la figura 1.108.
Finalmente, haz clic en el botn Aceptar, esto te regresar a la pantalla Modificar pgina
del panel de control principal.

r
tu

Ar
Figura 1.108

o
de

Para agregar otra opcin al men principal haz clic en el botn Nueva.
Escribe en las opciones lo que te indicamos a continuacin:
Texto: Informes.
Comando: Selecciona Ir al panel.
Panel de Control: Selecciona SubMenuInformes. Haz clic en el botn Aceptar.
Para agregar el submen catlogos al men principal, haz clic en el botn Nueva.
Escribe en las opciones respectivas lo que se indica a continuacin:
Texto: Catlogos.
Comando: Selecciona Ir al panel.
Panel de Control: Selecciona SubMenuCatalogos. Haz clic en el botn Aceptar.
Finalmente, agregaremos la opcin Salir, para ello haz clic en el botn Nueva y agrega:
Texto: Salir
Comando: Selecciona Cerrar la aplicacin. Haz clic en el botn Aceptar. La ventana se ver
como se muestra en la figura 1.109. Finalmente, haz clic en el botn Cerrar.

Le

ui

-L

id

av

5.
6.
7.
8.
9.
-

Figura 1.109

103

Para definir los elementos de los submens debes realizar un procedimiento similar al anterior,
con algunos cambios. En este proceso tus ventanas se mostrarn como en las figuras 1.110 y
1.111:

r
tu

Ar
de
n

Le

Figura 1.110

ui

-L
D
id

av

Figura 1.111

1. Selecciona SubMenuCatalogos y haz clic en el botn Modificar.

2. Haz clic en el botn Nueva e introduce los siguientes elementos, para cada una de las
opciones que tendr el subformulario:
a) Opcin Clientes
- Texto:
Clientes.
- Comando:
Abrir el formulario en modo edicin.
- Formulario: frmCliente.
b) Opcin Artculos
- Texto:
Artculos.
- Comando:
Abrir el formulario en modo edicin.
- Formulario: frmArticulo.

104

c)
d)
e)
-

Opcin Vendedor
Texto:
Vendedor.
Comando:
Abrir el formulario en modo edicin.
Formulario: frmVendedor.
Opcin Forma de Pago
Texto:
Forma de Pago.
Comando:
Abrir el formulario en modo edicin.
Formulario: frmTipoPago.
Opcin Regresar al men principal
Texto:
Regresar al men principal.
Comando:
Ir al panel.
Panel de control: Panel de control principal.

Opcin Clientes
Texto:
Clientes.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infCliente.
Opcin Articulo

de

- Comando:

Abrir el informe.

- Formulario:

infArticulo.

D
id

av

Opcin Vendedor
Texto:
Vendedor.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infVendedor.
Opcin Facturas Emitidas
Texto:
Facturas Emitidas.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infFacEmitidas.
Opcin Regresar al men principal
Texto:
Regresar al men principal.
Comando:
Ir al panel.
Panel de control: Panel de control principal.

c)
d)
e)
-

ui

Artculos.

-L

- Texto:

Le

a)
b)

r
tu

Ar

3. Haz clic en el botn Cerrar.

4. Selecciona SubMenuInformes y haz clic en el botn Modificar.
5. Haz clic en el botn Nueva e introduce:

105

f) Haz clic en el botn Cerrar y despus nuevamente en el botn Cerrar para salir del
Administrador del panel de control.
g) Observa que en el men Objetos en la opcin Formularios aparece un formulario llamado
Panel de Control y en la opcin Tablas aparece, una llamada Switchboard Items. Si haces
doble clic en el formulario Panel de control, tendrs acceso a los mens que acabas de
crear. Dichos mens se vern como se muestra en la figura 1.112.

r
tu

Ar
de
n

Le
s

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D
id

av
Figura 1.112

Recuerda verificar que todas sus opciones funcionen. Adems, puedes modificar el diseo de los
mens en Vista diseo, agregar una imagen, etiquetas, etc., tal y como se hizo con los formularios
que se crearon anteriormente, de tal forma que se vean como el que se muestra en la figura
1.113.

106

r
tu

Ar
Figura 1.113

de
n

Le

Aadir contrasea

-L

Por ltimo, podemos comentar que es posible compartir una base de datos en Access entre
diferentes mquinas, pero esto no siempre es recomendable. Con el fin de restringir el acceso a
la base, puedes agregarle una contrasea.

ui

1. Haz clic en la pestaa Archivo como se muestra en la Figura 1.114.

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id

av
Figura 1.114

107

2. Haz clic en Abrir como se muestra en la Figura 1.115.

Ar
o

r
tu

Figura 1.115

de
Le

3. Haz doble clic en la ubicacin donde se encuentra almacenada tu Base de Datos

4. Selecciona tu Base de Datos y en el botn Abrir selecciona Abrir en modo exclusivo como
se muestra en la figura 1.116.

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D
id

av
Figura 1.116

108

5. En la siguiente ventana introduce la contrasea para tu base de datos tal como se

muestra en la figura 1.117 y haz clic en el botn Aceptar para terminar

Figura 1.117

Observacin:

Ar

r
tu

o Si quieres eliminar una contrasea, abre tu base en modo exclusivo y del men
Herramientas selecciona la opcin Seguridad, posteriormente selecciona la opcin Anular
contrasea.

de

El siguiente paso sera implementar nuestro sistema de facturacin. Esperamos que en este
captulo hayas aprendido lo fundamental en el desarrollo de un pequeo sistema utilizando el
manejador de bases de datos Access. As como haz aprendido a disear y desarrollar un sistema
de facturacin, hay muchas aplicaciones pequeas que puedes desarrollar tales como: un sistema
para imprimir credenciales, de biblioteca, etc. Suerte!

Le

ui

-L

Resumen

Las Bases de Datos constituyen actualmente una de las herramientas ms utilizadas para el
almacenamiento y procesamiento de la informacin.

Para cualquier organizacin, un adecuado diseo de su Base de Datos conlleva la posibilidad

de utilizar dicha informacin como una ventaja competitiva.

El diseo de las Bases de Datos es un proceso que incluye la seleccin del modelo ms
adecuado, as como la definicin de los datos a almacenar, su interrelacin y la forma en que
se visualizarn los mismos.

Una vez diseada, la Base de Datos es creada utilizando aplicaciones como Access, que de
forma sencilla permiten llevar lo diseado a la realidad.

La creacin de una Base de Datos en Access implica la elaboracin de tablas, formularios,

consultas y reportes, a travs de los cuales sern manipulados los datos de la organizacin.

id

av

109

Bibliografa
Microsoft Access 97 Paso a Paso
A. Catapult, 1997 Espaa. Ed. Mc Graw Hill SA.
Diseo y administracin de Bases de Datos
B. Hansen, Gary y James V. Hansen, 2 edicin 1997, Espaa. Ed. Prentice Hall.
Procesamiento de Bases de Datos
C. Kroenke, David. 1996, Mxico. Ed. Prentice Hall Hispanoamericana.

Referencias electrnicas

Ar

http://personal3.iddeo.es/davmai/Access.htm

r
tu

D. Trucos de Access.

http://communities.es/SoloAccess/_whatsnew.msnw

de

E. Slo Access.

http://hades.udg.es/lista/access/

Le

F. Lista de correo de Microsoft Access.

http://www.microsoft.com/spain/support/office/access/faq/faq2000.asp?FR=0

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Consultas ms frecuentes sobre Microsoft Access

D
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av
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