C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas

Documentacin Contable

DOCUMENTOS INTERNOS
Son documentos que cada empresa emite y utiliza segn sus necesidades, no
existiendo normatividad legal que obligue su utilizacin. Estos documentos deben
estar firmados y sellados en seal de aprobacin y autorizacin.

RECIBO DE INGRESO Y EGRESO DE CAJA

Son documentos simples que dejan constancia ya sea de un prstamo
otorgado o recibido, de un cobro, amortizacin, o cualquier otro concepto. Este
documento de uso interno; se redacta por duplicado; el original para el que otorga
y la copia para el que recibe.

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Documentacin Contable

Casos prcticos
Con fecha 01/02/2012 Inversiones Pacfico SAC con RUC 20100017484 cancela
S/. 2,000.00 a cuenta de la F/. 001-5687 a Hotel Palma Real por separacin de su
auditorio para los das 26 y 27 de febrero.
Con fecha 01/02/2012 Hotel Palma Real, cancela la cantidad de S/. 150.00 al
seor Carlos Rodrguez Mndez por concepto de eliminacin de desmonte.
Solucin:
2,000.00

Inversiones Pacfico SAC

Dos mil y 00/100 nuevos soles

Pago a cuenta por separacin del auditorio

Para los das 26 y 27 de febrero del 2012
01

febrero

12

150.00

Ciento cincuenta y 00/100 nuevos soles

Eliminacin de desmonte
01

febrero

12
Carlos Rodrguez M
32961735

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Documentacin Contable

VALE
Es un documento interno que emiten las empresas u organizaciones a su
personal, otorgndoles suma de dinero o productos para ser canjeados por el
departamento de tesorera o el departamento de almacn.
Modelo de vale

VAL E

CANT.

DETALLE

ALMACENERO

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Documentacin Contable

Caso prctico:
Con fecha 02/03/2012 el seor Manuel Quispe Araujo con DNI 32568574 chofer
de la empresa de transportes El Nazareno solicita autorizacin para retirar de
los almacenes 50 galones de petrleo; el cual ser utilizado para realizar el
transporte de 100 llantas a la ciudad de Huarmey.

VAL E

02

03

2012

Manuel Quispe Araujo

CANT.
50

DETALLE
Galones de petrleo

S/. 600.00

S/. 600.00

ALMACENERO

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Documentacin Contable

NOTA DE PEDIDO O VENTA

Es el documento que utilizan las empresas, para que a travs de l, los
clientes soliciten los artculos deseados; indicando cantidad, detalle e importe. Se
extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la empresa, el
original queda para la empresa y la copia se entrega al cliente para que pueda
controlar su pedido.(5)

(5) http://www.monografias.com/trabajos14/do
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Documentacin Contable

Caso prctico
Con fecha 05/03/2012 Ferretera y Distribuidora Diana SAC atiende el pedido No.
4587 del seor Javier Lozano Rojas con DNI 32858715 domiciliado en Urb. Los
pinos A-14
- 50 varillas de fierro de 3/8.
- 100 bolsas de cemento Pacasmayo.
- 40 kilos de alambre.
- 200 vueltas de alambrn.

4587
05

03

12

Javier Lozano Rojas

Urb. Los Pinos A-14
50
100
40
200

32858715

Varillas de fierro 3/8

Bolsas de cemento Pacasmayo
Kilos de alambre
Vueltas de alambrn

05

marzo

S/. 1,250.00
S/. 2,500.00
S/. 160.00
S/. 800.00

12

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S/. 4,710.00

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Documentacin Contable

PROFORMA
Documento utilizado por las empresas, para dar a conocer sus productos
con los que cuenta su negocio indicando cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones de venta y que a travs de l, los clientes soliciten los artculos
deseados; se extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la
empresa, el original se enva al cliente y la copia queda en poder de la empresa.

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Documentacin Contable

Caso prctico:
El seor Juan Lpez Moran propietario y director de la Orquesta de Musical Baha
Tropical con motivo de renovar sus instrumentos musicales solicita una proforma
a la empresa Importaciones Tropical Music SAC consistente en:
- 3 guitarras elctricas.
- 01 batera electrnica Korg 600
- 02 consolas.

3425675
Juan Lpez Morn
Urb. El Acero Mza. 19 Lote 20
03
01
02

Guitarras elctricas Kramer Neptune

Batera electrnica Marca Korg
Consolas marca Behringer SL 3242

05

03

S/. 4,500.00
S/. 2,500.00
S/. 6,000.00

12

Martn Hidalgo Gonzales

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Documentacin Contable

SOLICITUD DE COMPRA
Documento interno utilizado por el departamento de almacn para
comunicar y solicitar al encargado del departamento de logstica la necesidad de
efectuar la adquisicin de nuevas mercaderas o productos que l, o los dems
departamentos requieren, en virtud de las cuales se indica la cantidad modelo
color etc. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios
a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que
ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables.

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Documentacin Contable

Caso prctico:
El seor Diego Prez Castillo encargado del departamento de ventas de la empresa
Agropecuaria El Chino EIRL. solicita al jefe de compras abastecernos con los
siguientes productos:
- 100 sacos de urea.
- 200 cajas de insecticidas.
- 150 paquetes de semilla de alfalfa.
- 250 Sacos de nitrato de amonio.

Solicitud No. 001263 Sr. Diego Prez

03/04/2012
03/04/2012
03/04/2012
03/04/2012

Urea
Insecticidas
Semillas de alfalfa
Nitrato de Amonio

100
200
150
250

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Sacos
Cajas
Paquete
Sacos

10

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ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar
mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma
localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto.(6)
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para
solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que
se solicita.(6)
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de
cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las
mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se proceder a emitir
la orden de compra a nombre del proveedor elegido.(6)
Se extiende el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la
copia queda en la empresa que solicita la mercadera.(6)
Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin
autorizada por la empresa. Si est tiene un departamento de compras, la orden de
compra suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede
consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su
subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor.

Caso prctico:
Con fecha 01/02/2010 Inversiones Pacfico SAC con RUC 20100017484 emite la
orden de compra No. 1200 a la empresa Confecciones Per SAC con RUC
20123456789 para que se nos enve la siguiente mercadera:
- 150 pantalones talla 32 color azul noche marca piers.
- 100 camisas talla M color blanca marca John Holden
El original es enviado al proveedor, una copia al almacn y una segunda copia a
contabilidad. La operacin ser cancelada dentro de 30 das fecha.

(6) http://www.monografias.com/trabajos14/do
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Documentacin Contable

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacfico SAC

RUC: 20100017484

Numero: ................

ORDEN DE COMPRA
Fecha......../........./...........

Seores: .............................................
RUC:..................................................

Condiciones: ..............................

Srvanse atender el siguiente pedido :

tem

Cdigo

Descripcin

Color

Cantidad

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAADAS DE ESTA

ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

P. Unitario

P. venta

IMPORTE

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL
IGV

JEFE DE COMPRAS

Universidad Catlica los ngeles de Chimbote / Sistema de Educacin Abierta

TOTAL

12

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Documentacin Contable

Modelo de Orden de Ingreso al Almacn

Inversiones Pacfico SAC

RUC: 20100017484

Nmero: ......................

Fecha......../........./.........
ORDEN DE INGRESO AL
ALMACEN

tem

Cdigo

Descripcin

Cantidad

Unidad

OBSERVACIONES :

ORDEN DE COMPRA:
......................................

V.B ALMACENERO

GUIA DE REMISION:
......................................

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Documentacin Contable

Solucin caso prctico

Modelo de Orden de Compra

Inversiones Pacfico SAC

RUC: 20100017484

001-1200
Numero: ................

ORDEN DE COMPRA

Confecciones Per SAC

01 02

Seores: .............................................

12

Fecha......../........./...........

20123456789

RUC:..................................................

Pago a 30 das
Condiciones: ..............................

Srvanse atender el siguiente pedido :

Descripcin

Color

001 ATS 0100

Pantaln T-32

Azul

002 CTM 0520

Camisas T- M

Blanca

tem

Cdigo

P. Unitario

P. venta

150

80.00

12,000.00

200

60.00

6,000.00

Cantidad

LAS FACTURAS DEBERAN VENIR ACOMPAADAS DE ESTA

ORDEN DE COMPRA PARA SER CANCELADAS

IMPORTE

S/. 18,000.00

Dieciocho mil y 00/100 nuevos soles

SON: ...........................................................................................

SUB TOTAL

IGV

JEFE DE COMPRAS

Universidad Catlica los ngeles de Chimbote / Sistema de Educacin Abierta

TOTAL

15,254.23

2,745.76
S/.18,000.00

14

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Documentacin Contable

Solucin caso prctico

Modelo de Orden de Ingreso al Almacn

001

Inversiones Pacfico SAC

RUC: 20100017484

Nmero: ......................

04 02

12

Fecha......../........./.........
ORDEN DE INGRESO AL
ALMACEN

tem

Cdigo

001

ATS 0100

002

CTM 0520

Descripcin

Cantidad

Color

Pantaln T-32

150

Azul

Camisas T- M

200

Blanca

OBSERVACIONES :

ORDEN DE COMPRA:
......................................

001-1200
V.B ALMACENERO

GUIA DE REMISION:
......................................

001-8240

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15