Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

BAB IV
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

BARANG PADA PD SUKSES MAKMUR DENGAN MENGGUNAKAN
VISUAL FOXPRO 9.0
A. Usulan Prosedur Baru
Untuk menyesuaikan prosedur kerja lama dengan sistem informasi yang
baru sehingga penerapan sistem baru dapat berjalan dengan baik dan
meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan perubahan-perubahan di
beberapa prosedur kerja. Adapun prosedur kerja yang baru adalah sebagai
berikut:
1. Proses Pembelian
Bagian Gudang bertugas membuat daftar stok yang digunakan untuk
mengecek kesesuaian jumlah barang di gudang dengan data persediaan
barang. Hal ini dilakukan untuk mengecek kemungkinan adanya selisih
jumlah barang di gudang dengan data persediaan barang akibat kesalahan
peng-input-an. Setelah pengecekan akan didapatkan daftar stok barang yang
kosong atau telah mencapai stok minimum untuk digunakan sebagai daftar
pemesanan barang. Bagian Pembelian akan membuat daftar order pembelian
untuk disampaikan kepada supplier. Pesanan akan disimpan pada buku
pesanan pembelian.
50
51
Setelah menerima daftar order pembelian, supplier akan mengirimkan
barang pesanan pembelian, faktur pembelian dan surat jalan pembelian ke
Bagian Pembelian. Faktur pembelian dan surat jalan pembelian akan
ditandatangani dan dikirimkan kembali kepada supplier. Barang yang diterima
akan dicocokkan dengan data pesanan pembelian dan dicek kondisinya.
Barang yang telah selesai dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke
gudang bersama dengan faktur pembelian dan surat jalan pembelian rangkap
kedua sebagai bukti pemasukan barang di gudang. Jumlah barang pesanan
akan ditambahkan ke data persediaan barang. Kemudian surat jalan dan faktur
pembelian rangkap kedua tersebut disimpan sebagai arsip dan data pembelian.
Pembayaran akan langsung dilakukan setelah semua administrasi barang
pesanan lengkap diterima oleh perusahaan.
2. Proses Retur Pembelian
Bagian Gudang bertugas mengecek kondisi barang yang akan diretur
dan mencocokkan barang berdasarkan data pembelian. Barang hasil
pengecekan yang layak retur akan dikirimkan sebagai barang retur kepada
supplier setelah dibuatkan nota retur sebagai bukti pengeluaran barang dan
disimpan datanya di data retur pembelian.
Supplier akan mengirimkan barang pengganti beserta nota retur dan
surat jalan retur yang harus ditandatangani dan dikirimkan kembali ke
supplier. Barang pengganti yang diterima akan dicocokkan dengan data retur
pembelian barang, kemudian dicek kondisinya. Barang pengganti yang selesai

52
dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke gudang beserta faktur retur
dan surat jalan retur rangkap kedua sebagai bukti pemasukan barang. Surat
jalan retur dan faktur retur rangkap pertama disimpan sebagai arsip dan data
transaksi retur tersebut akan disimpan kembali dalam data retur pembelian
barang.
3. Proses Penjualan
a. Transaksi Secara Tunai
Setelah menerima order dari konsumen, Bagian Penjualan
memeriksa apakah barang-barang yang dipesan tersebut tersedia atau tidak
pada data persediaan barang. Apabila barang yang diminta tersedia maka
Bagian Keuangan (kasir) akan membuat faktur penjualan tunai dan surat
jalan serta mengirimkannya ke bagian gudang untuk pengambilan barang.
Semua transaksi penjualan tunai akan disimpan dalam data penjualan. Data
persediaan barang akan secara otomatis dikurangi setelah faktur penjualan
tunai dan surat jalan dicetak.
Bagian Gudang akan menyediakan barang sesuai dengan faktur dan
surat jalan yang diterima. Setelah konsumen menyelesaikan proses
pembayaran maka Bagian Gudang akan mengirimkan barang yang dipesan
beserta faktur penjualan tunai dan surat jalan kepada konsumen. Konsumen
menyerahkan kembali surat jalan dan faktur penjualan tunai yang telah
ditandatangani setelah menerima barang yang dipesan. Faktur tersebut akan
dicap lunas dan ditandatangani oleh kasir sebagai tanda pelunasan

53
pembayaran. Faktur penjualan tunai rangkap pertama diserahkan kepada
konsumen dan rangkap yang kedua dijadikan sebagai arsip perusahaan.
Barang pesanan tersebut juga dapat diantarkan oleh Bagian Gudang ke
lokasi konsumen jika diinginkan.
b. Transaksi Secara Kredit
Bagian Pemasaran (salesman) menawarkan produk-produk secara
langsung di lokasi konsumen. Jika ada konsumen yang melakukan order
terhadap produk yang ditawarkan, maka salesman akan mencatat dalam
buku ordernya masing-masing untuk kemudian diserahkan ke Bagian
Penjualan.
Buku order dari masing-masing salesman akan dicek oleh Bagian
Penjualan untuk mengetahui apakah barang-barang yang dipesan oleh
konsumen tersedia atau tidak melalui data persediaan barang. Jika barang-
barang tersebut ada, maka akan dilakukan proses pembuatan faktur
penjualan kredit. Data penjualan kredit akan disimpan pada data penjualan.
Faktur ini akan dibuat sebanyak tiga rangkap dan kemudian akan dibawa
ke Bagian Gudang.
Faktur penjualan kredit rangkap tiga yang dibawa dari Bagian
Penjualan akan diambilkan barang-barang sesuai dengan pesanan pada
faktur tersebut. Proses berikutnya adalah pengiriman barang yang disertai
dengan faktur penjualan kredit untuk ditandatangani oleh konsumen.
Faktur penjualan kredit rangkap ketiga akan diserahkan kepada konsumen.

54
Sedangkan faktur penjualan rangkap pertama dan kedua akan diserahkan
kembali ke bagian administrasi untuk dijadikan arsip yang berfungsi
sebagai data untuk proses penagihan piutang.
4. Proses Retur Penjualan
Setelah barang-barang yang diretur oleh pihak konsumen sampai di
gudang maka Bagian Gudang akan mengecek kondisi barang returan. Jika
kondisi barang returan tersebut valid, Bagian Gudang menyiapkan barang
pengganti yang baru untuk kemudian dibuatkan nota retur penjualan oleh
Bagian Administrasi sebanyak dua rangkap dan data tersebut akan disimpan
dalam data retur penjualan.
Barang pengganti akan dikirimkan kembali kepada konsumen dengan
disertai nota retur penjualan. Setelah konsumen menandatangani nota retur
penjualan, maka nota retur penjualan rangkap pertama akan diserahkan
kepada pelanggan dan nota retur penjualan rangkap kedua akan dijadikan
arsip. Barang returan akan disimpan sementara di gudang sampai dilakukan
proses retur ke pihak supplier.
5. Proses Pelaporan
Bagian Administrasi dan Bagian Keuangan akan membuat laporan
persediaan barang berdasarkan data persediaan barang dengan sebelumnya
mengecek kecocokannya dengan persediaan barang di gudang. Untuk laporan
penjualan dibuat dari pengolahan simpanan data penjualan. Laporan
pembelian dibuat dari simpanan data pembelian. Laporan retur pembelian

55
dibuat dari simpanan data retur pembelian sedangkan laporan retur penjualan
dibuat dari simpanan data retur penjualan. Daftar pelanggan dibuat dari
simpanan data pelanggan dan daftar pemasok dari simpanan data pemasok.
Laporan persediaan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan
retur pembelian, laporan retur penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok
akan diserahkan kepada pimpinan.
B. Diagram Arus Data Sistem Usulan
Penulis akan menggambarkan sistem usulan dalam Diagram Arus Data
(DAD) untuk mengetahui aliran atau arus data dan proses-proses yang terjadi
dalam sistem tersebut. Penulis menguraikan sistem usulan ini mulai dari diagram
konteks, diagram nol, hingga diagram rinci masing-masing proses.
1. Diagram Konteks
Dari diagram konteks pada gambar 4.1 dapat diketahui bahwa entitas
yang berhubungan dengan sistem ada tiga buah yaitu pelanggan, pemasok,
dan pimpinan. Adapun arus data yang mengalir masuk ke dalam sistem di
antaranya adalah:
a. Dari entitas pelanggan yaitu order_barang,
nota_retur_penjualan_ terotorisasi_merah, daftar_barang_retur_jual dan
nota_retur_ penjualan_terotorisasi.
56
b. Dari entitas pemasok yaitu faktur_pembelian_rangkap2,
surat_jalan_ pembelian dan nota_retur_pembelian.
GAMBAR 4.1
DIAGRAM KONTEKS SISTEM USULAN
Sumber : Data Olahan, 2009
Sedangkan arus data yang mengalir keluar dari sistem ke masing-
masing entitas adalah:
a. Dari sistem ke entitas pelanggan adalah faktur_penjualan_rangkap2,
daftar_barang_pesanan_penjualan, order_invalid, daftar_barang_retur_
jual_invalid, nota_retur_penjualan dan daftar_barang_pengganti_retur_
jual.
57
b. Dari sistem ke entitas pemasok adalah daftar_order_pembelian,
faktur_pembelian_terotorisasi_merah, surat_jalan_pembelian_terotorisasi,
berkas_beli_valid, nota_retur_pembelian_terotorisasi dan daftar_barang_
returan_pembelian.
c. Dari sistem ke entitas pimpinan adalah laporan_persediaan,
laporan_pembelian, laporan_penjualan, laporan_retur_pembelian,
laporan_retur_penjualan, daftar_pelanggan dan daftar_pemasok.
2. Diagram Nol
Pada diagram nol di gambar 4.2 terdapat lima buah proses yang
berada di dalam sistem usulan. Berikut ini akan dijelaskan secara rinci
mengenai tahap-tahap aliran data yang terjadi pada masing-masing proses.
a. Proses 1.0 – Pembelian
Proses ini dimulai dengan mengecek jumlah barang pada data barang dan
daftar stok kosong dari Bagian Penjualan. Kemudian dilanjutkan dengan
pengiriman daftar order pembelian kepada pemasok dan dicatat ke dalam
buku pesanan pembelian sebagai arsip. Pemasok mengirimkan barang
pesanan pembelian beserta faktur pembelian sebanyak dua rangkap dan
surat jalan pembelian. Setelah diterima, faktur pembelian dan surat jalan
pembelian ditandatangani dan dikembalikan kepada pemasok disertai
dengan pembayaran atas pembelian barang. Data persediaan barang dan
data transaksi pembelian kemudian di-update dalam simpanan data

58
masing-masing. Jika dalam proses pembelian ditemukan adanya barang
yang mengalami kerusakan maka akan dilanjutkan dengan proses retur
pembelian.
GAMBAR 4.2
DIAGRAM NOL SISTEM USULAN

59
60
b. Proses 2.0 – Retur Pembelian
Proses retur pembelian dimulai dengan pengecekan terhadap kesesuaian
data barang dengan data pembelian (Beli_Hdr dan Beli_Dtl). Kemudian
dilanjutkan dengan pengiriman barang returan kepada pemasok. Pemasok
kemudian mengirimkan barang pengganti yang baru disertai dengan nota
retur pembelian. Setelah itu, nota retur pembelian ditandatangani dan
dikembalikan kepada pemasok. Data mengenai retur pembelian akan
disimpan dalam data retur pembelian (Rbeli_Hdr dan Rbeli_Dtl) dan data
barang juga diperbarui.
c. Proses 3.0 – Penjualan
Proses penjualan dimulai dengan proses pengorderan barang oleh
pelanggan. Kemudian dilakukan proses pengecekan stok barang pada
simpanan data persediaan. Jika barang yang dipesan tidak ada maka akan
dicatat sebagai daftar stok kosong yang akan diberikan ke Bagian
Pembelian dan proses order dikonfirmasi ulang kepada pihak pelanggan.
Namun jika barang tersedia, faktur penjualan sebanyak dua rangkap akan
dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan beserta barang pesanan dan
dicatat dalam simpanan data penjualan (Jual_Hdr dan Jual_Dtl) serta
memperbaharui data barang. Pelanggan kemudian mengembalikan faktur

61
penjualan yang telah ditandatangani sebanyak satu rangkap disertai
dengan pembayaran.
d. Proses 4.0 – Retur Penjualan
Proses retur penjualan dimulai dari dikirimkannya barang returan oleh
pelanggan. Barang returan kemudian dicek kondisinya apakah memenuhi
syarat untuk retur dan kesesuaiannya dengan data penjualan (Jual_Hdr
dan Jual_Dtl). Jika barang returan memenuhi syarat, dilanjutkan dengan
proses penggantian terhadap barang returan dan disertai dengan
pembuatan nota retur penjualan untuk diberikan kepada pelanggan.
Proses ini kemudian dicatat dalam simpanan data retur penjualan
(Rjual_Hdr dan Rjual_Dtl) dan data persediaan juga diperbaharui.
Pelanggan kemudian mengirimkan kembali nota retur penjualan yang
telah ditandatangani.
e. Proses 5.0 – Pelaporan
Proses yang terakhir adalah pelaporan yang dimulai dengan mengambil
semua simpanan data yaitu simpanan data barang, simpanan data
pembelian (Beli_Hdr dan Beli_Dtl), simpanan data penjualan (Jual_Hdr
dan Jual_Dtl), simpanan data retur pembelian (Rbeli_Hdr dan Rbeli_Dtl),
simpanan data retur penjualan (Rjual_Hdr dan Rjual_Dtl), simpanan data
pelanggan dan simpanan data pemasok untuk diproses menjadi laporan-
laporan. Hasil dari proses pelaporan adalah laporan persediaan, laporan

62
pembelian, laporan penjualan, laporan retur pembelian, laporan retur
penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok yang diserahkan kepada
pimpinan.
3. Diagram Rinci Pembelian
Urutan proses-proses yang terdapat pada diagram rinci pembelian
dimulai dari proses pengecekan terhadap simpanan data persediaan dan
disertai dengan daftar stok kosong dari Bagian Penjualan yang akan
menghasilkan daftar barang kosong (proses 1.1). Kemudian proses selanjutnya
adalah proses pemesanan barang kepada pemasok dan dicatat dalam buku
pesanan pembelian (proses 1.2). Pemasok kemudian mengirimkan barang
pesanan disertai dengan faktur pembelian sebanyak dua rangkap dan surat
jalan pembelian yang diterima oleh Bagian Pembelian (proses 1.3).

63
GAMBAR 4.3
DIAGRAM RINCI PEMBELIAN SISTEM USULAN
Setelah diterima, faktur pembelian dan surat jalan pembelian yang
telah ditandatangani akan dikembalikan kepada pemasok. Barang pesanan
yang telah diterima akan dilakukan pengecekan dengan menyesuaikan jumlah
pesanan dengan buku pesanan pembelian. Barang pesanan yang telah sesuai
kemudian dicatat dalam simpanan data persediaan untuk menambah jumlah
persediaan dan data mengenai transaksi pembelian dicatat dalam simpanan
data pembelian. Sedangkan barang pesanan yang mengalami kerusakan atau
cacat akan disimpan di gudang untuk dilanjutkan dengan proses retur
pembelian. Setelah pengecekan selesai dilakukan secara keseluruhan, maka

64
akan dilanjutkan dengan pembayaran terhadap transaksi pembelian kepada
pihak pemasok (proses 1.4).
4. Diagram Rinci Retur Pembelian
Proses retur pembelian dimulai dari proses pengecekan terhadap
barang-barang yang akan diretur untuk dibuat daftar barang returan dan
disesuaikan dengan data pembelian (proses 2.1). Daftar barang returan
kemudian dicatat dalam simpanan data retur pembelian secara rinci (proses
2.2). Daftar barang returan yang telah dicatat kemudian dikirim kepada
pemasok dan barang pengganti retur diterima dengan disertai nota retur
pembelian.
Setelah barang diterima, nota retur pembelian kemudian
ditandatangani dan diserahkan kembali kepada pihak pemasok (proses 2.3).
Barang pengganti retur kemudian dicek kembali kondisinya, apabila valid data
barang akan dicatat dalam simpanan data persediaan. Sedangkan barang
pengganti yang tidak valid akan dilakukan proses retur kembali (proses 2.4).
65
GAMBAR 4.4
DIAGRAM RINCI RETUR PEMBELIAN SISTEM USULAN
5. Diagram Rinci Penjualan
Proses penjualan dimulai dengan pengorderan barang oleh pelanggan
dengan Bagian Penjualan, kemudian dilanjutkan dengan proses pengecekan
terhadap stok barang yang tersedia di gudang melalui simpanan data
persediaan. Apabila barang yang tersedia tidak mencukupi atau kosong, akan
dimasukkan ke dalam daftar stok kosong untuk disampaikan kepada Bagian
Pembelian. Namun jika barang yang dipesan tersebut ada, maka akan diproses
lebih lanjut (proses 3.1). Order barang yang telah valid akan dilanjutkan
dengan proses pembuatan faktur penjualan sebanyak dua rangkap untuk
diberikan kepada pelanggan dan data penjualan akan dicatat dalam simpanan
data penjualan (proses 3.2). Pelanggan kemudian menyerahkan kembali faktur

66
penjualan yang telah ditandatangani sebanyak satu rangkap dan disertai
dengan pembayaran dan dilanjutkan dengan menyerahkan barang pesanan
kepada pelanggan (proses 3.3).
GAMBAR 4.5
DIAGRAM RINCI PENJUALAN SISTEM USULAN
6. Diagram Rinci Retur Penjualan
Proses retur penjualan dimulai dengan penyerahan barang returan
penjualan kepada Bagian Penjualan, barang returan yang telah diterima
kemudian dilakukan pengecekan terhadap kondisi kelayakan barang returan
disertai dengan perjanjian sebelumnya dan pengecekan terhadap data
penjualan (proses 4.1). Barang yang tidak layak retur akan dikembalikan
kepada pelanggan. Sedangkan barang yang layak retur akan dilanjutkan
dengan proses pembuatan nota retur penjualan. Nota retur penjualan dan
67
barang pengganti diberikan kepada pelanggan. Nota retur penjualan yang
telah ditandatangani dikembalikan kepada bagian penjualan untuk dicatat
dalam simpanan data retur penjualan (proses 4.2).
GAMBAR 4.6
DIAGRAM RINCI RETUR PENJUALAN SISTEM USULAN
7. Diagram Rinci Pelaporan
Proses pelaporan pada sistem usulan menghasilkan laporan persediaan
pada proses 5.1, laporan penjualan pada proses 5.2, laporan retur penjualan
pada proses 5.3, laporan retur pembelian pada proses 5.4, laporan pembelian
pada proses 5.5, daftar pelanggan pada proses 5.6 dan daftar pemasok pada
proses 5.7. Semua laporan tersebut akan diserahkan kepada pimpinan setiap
akhir bulan.
68
GAMBAR 4.7
DIAGRAM RINCI PELAPORAN SISTEM USULAN
C. Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses pengorganisasian file agar elemen-
elemen yang berulang dapat dihilangkan. Adapun pedoman normalisasi yaitu
menghilangkan kelompok yang berulang, atribut bukan kunci harus bergantung
secara fungsi pada kunci utama (primary key) dan semua atribut bukan kunci
tidak mempunyai hubungan transitif.
Tahap normalisasi pertama mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data
dibentuk dalam satu record dan nilai dari field berupa atomic value. Tidak ada
69
set attribute yang berulang. Sedangkan tahap yang kedua mempunyai syarat,
yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke satu. Atribut bukan
kunci harus bergantung pada kunci utama (primary key).
1. Penjualan
Bentuk Tidak Normal
Penjualan = nofak + tglfak + kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos
+ notelp + nofax + contactp + kodekary + namakary +
kodebarang + namabarang + qty + hargajual + totjual + tgljt +
lama
Normalisasi Ke-1
Penjualan = {@nofak + tglfak + @kodeplg + namaplg + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + @kodekary + namakary
+ {{@kodebarang + namabarang + qty + hargajual}} + totjual
+ tgljt + lama}
Normalisasi Ke-2
Jual_Hdr = @nofak + tglfak + @kodeplg + @kodekary + totjual + tgljt +
lama
Jual_Dtl = @nofak + @kodebarang + hargajual + qty
Pelanggan = @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp +
nofax + contactp
Karyawan = @kodekary + namakary

70
Barang = @kodebarang + namabarang + hargajual
2. Pembelian
Bentuk Tidak Normal
Pembelian = nofak + tglfak + kodesup + namasup + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + kodebarang +
namabarang + qty + hargabeli + totbeli + tgljt + lama +
tglterima
Normalisasi Ke-1
Pembelian = {@nofak + tglfak + @kodesup + namasup + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + {{@kodebarang +
namabarang + qty + hargabeli}} + totbeli + tgljt + lama +
tglterima}
Normalisasi Ke-2
Beli_Hdr = @nofak + tglfak + @kodesup + totbeli + tgljt + lama +
tglterima
Beli_Dtl = @nofak + @kodebarang + hargabeli + qty
Pemasok = @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp +
nofax + contactp
Barang = @kodebarang + namabarang + hargabeli

71
3. Retur Penjualan
Bentuk Tidak Normal
Returjual = nonota + tglnota + kodeplg + namaplg + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + kodekary + namakary +
kodebarang + namabarang + qty + hargajual + totrjual
Normalisasi Ke-1
Returbeli = {@nonota + tglnota + @kodeplg + namaplg + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + @kodekary + namakary
+ {{@kodebarang + namabarang + qty + hargajual}} +
totrjual}
Normalisasi Ke-2
Rbeli_Hdr = @nonota + tglnota + @kodeplg + totrjual
Rbeli_Dtl = @nonota + @kodebarang + hargajual + qty
Pelanggan = @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + notelp +
nofax + contactp
Karyawan = @kodekary + namakary
Barang = @kodebarang + namabarang + hargajual
4. Retur Pembelian
Bentuk Tidak Normal

72
Returbeli = nonota + tglnota + kodesup + namasup + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + kodebarang +
namabarang + qty + hargabeli + totrbeli
Normalisasi Ke-1
Returbeli = {@nonota + tglnota + @kodesup + namasup + alamat + kota +
kodepos + notelp + nofax + contactp + {{@kodebarang +
namabarang + qty + hargabeli}} + totrbeli}
Normalisasi Ke-2
Rbeli_Hdr = @nonota + tglnota + @kodesup + totrbeli
Rbeli_Dtl = @nonota + @kodebarang + hargabeli + qty
Pemasok = @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp +
nofax + contactp
Barang = @kodebarang + namabarang + hargabeli
D. Kamus Data
Kamus data yang akan dirancang oleh penulis akan difokuskan pada
pembuatan kamus simpanan data. Simpanan data yang akan dibuat di antaranya
adalah simpanan Barang, simpanan Pelanggan, simpanan Pemasok, simpanan
Karyawan, simpanan Merk, simpanan Kategori, simpanan Sandi, simpanan
Penjualan, simpanan Pembelian, simpanan Retur Penjualan dan simpanan Retur
Pembelian. Berikut akan dijelaskan masing-masing kamus simpanan data yang
akan dipakai pada sistem usulan.

73
1. Nama simpanan data: Barang
Barang = { @kodebarang+ namabarang + @kodemerk + @kodekategori +
@kodesatuan + hargabeli + hargajual + stoktersedia +
stokminimum }
2. Nama simpanan data: Pelanggan
Pelanggan = { @kodeplg + namaplg + alamat + kota + kodepos + (notelp) +
(nofax) + contactp }
3. Nama simpanan data: Pemasok
Pemasok = { @kodesup + namasup + alamat + kota + kodepos + notelp +
(nofax) + contactp }
4. Nama simpanan data: Karyawan
Karyawan = { @kodekary + namakary + level + alamat + notelp }
5. Nama simpanan data: Merk
Merk = { @kodemerk + namamerk }
6. Nama simpanan data: Kategori
Kategori = { @kodekategori + namakategori }
7. Nama simpanan data: Satuan
Satuan = { @kodesatuan + namasatuan }
8. Nama simpanan data: Sandi

74
Sandi = { @kodeuser + namauser + password + level }
9. Nama simpanan data: Penjualan
Simpanan data penjualan terbagi lagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu
simpanan Jual_Hdr, simpanan Jual_Dtl dan simpanan Temp_Jual. Simpanan
Jual_Hdr dan simpanan Jual_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan
Penjualan, sedangkan simpanan Temp_Jual berfungsi sebagai tabel pembantu.
a. Simpanan data: Jual_Hdr
Jual_Hdr = { @nofak + tglfak + @kodekary + @kodeplg + totjual +
tgljt + lama }
b. Simpanan data: Jual_Dtl
Jual_Dtl = { @nofak + @kodebarang + qty + hargajual }
c. Simpanan data: Temp_Jual
Temp_Jual = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }
10. Nama simpanan data: Pembelian
Simpanan data pembelian terbagi menjadi tiga buah simpanan data, yaitu
simpanan Beli_Hdr, simpanan Beli_Dtl dan simpanan Temp_Beli. Simpanan
Beli_Hdr dan simpanan Beli_Dtl merupakan bagian utama dari simpanan
Pembelian, sedangkan simpanan Temp_Beli berfungsi sebagai tabel
pembantu.
a. Simpanan data: Beli_Hdr
Beli_Hdr = { @nofak + tglfak + @kodesup + totbeli + tgljt + tglterima
+ lama }
75
b. Simpanan data: Beli_Dtl
Beli_Dtl = { @nofak + @kodebarang + qty + hargabeli }
c. Simpanan data: Temp_Beli
Temp_Beli = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }
11. Nama simpanan data: Retur Penjualan
Simpanan data Retur Penjualan terbagi menjadi tiga buah simpanan data,
yaitu simpanan Rjual_Hdr, simpanan Rjual_Dtl dan simpanan Temp_Rjual.
Simpanan Rjual_Hdr dan simpanan Rjual_Dtl merupakan bagian utama dari
simpanan Retur Penjualan, sedangkan simpanan Temp_Rjual berfungsi
sebagai tabel pembantu.
a. Simpanan data: Rjual_Hdr
Rjual_Hdr = { @nonota + tglnota + @kodekary + @kodeplg + totrjual }
b. Simpanan data: Rjual_Dtl
Rjual_Dtl = { @nonota + @kodebarang + qty + hargabeli }
c. Simpanan data: Temp_Rjual
Temp_Rjual = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }
12. Nama simpanan data: Retur Pembelian
Simpanan data Retur Pembelian terbagi menjadi tiga buah simpanan data,
yaitu simpanan Rbeli_Hdr, simpanan Rbeli_Dtl dan simpanan Temp_Rbeli.
Simpanan Rbeli_Hdr dan simpanan Rbeli_Dtl merupakan bagian utama dari
simpanan Pembelian, sedangkan simpanan Temp_Rbeli berfungsi sebagai
tabel pembantu.
76
a. Simpanan data: Rbeli_Hdr
Rbeli_Hdr = { @nonota + tglnota + @kodesup + totrbeli }
b. Simpanan data: Rbeli_Dtl
Rbeli_Dtl = { @nonota + @kodebarang + qty + hargabeli }
c. Simpanan data: Temp_Rbeli
Temp_Rbeli = { kodebarang + namabarang + harga + banyak + jumlah }
Berikut akan diuraikan struktur dari simpanan data yang akan digunakan
pada sistem usulan.
Kodebarang = 1 {karakter} 10
Namabarang = 1 {karakter} 50
Hargabeli = * 999999999 *
Hargajual = * 999999999 *
Stoktersedia = * 9999 *
Stokminimum = * 9999 *
Kodemerk = 1 {karakter} 3
Namamerk = 1 {karakter} 10
Kodekategori = 1 {karakter} 3
Namakategori = 1 {karakter} 10
Kodesatuan = 1 {karakter} 3
Namasatuan = 1 {karakter} 10
Kodeplg = 1 {karakter} 10
Namaplg = 1 {karakter} 50
77
Kodesup = 1 {karakter} 10
Namasup = 1 {karakter} 50
Alamat = 1 {karakter} 70
Kota = 1 {karakter} 20
Kodepos = 1 {karakter} 6
Notelp = 1 {karakter} 15
Nofax = 1 {karakter} 15
Contactp = 1 {karakter} 20
Kodekary = l {karakter} 10
Namakary = l {karakter} 50
Level = 1 {karakter} 10
Nofak = 1 {karakter} 16
Tglfak = dd-mm-yy
Totjual = * 9999999999 *
Tgljt = dd-mm-yy
Lama = * 99 *
Qty = * 999999 *
Tglterima = dd-mm-yy
Totbeli = * 9999999999 *
Nonota = 1 {karakter} 16
Tglnota = dd-mm-yy
Totrjual = * 9999999999 *
78
Totrbeli = * 9999999999 *
E. Perancangan Database
Tabel-tabel yang akan diperlukan dalam perancangan Sistem Informasi
Penjualan dan Persediaan pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:
TABEL 4.1
STRUKTUR TABEL BARANG
Field Type Width
kodebarang * Character 10
namabarang Character 50
kodemerk ** Character 10
kodekategori ** Character 10
kodesatuan ** Character 10
hargabeli Numeric 9
hargajual Numeric 9
stoktersedia Numeric 4
stokminimum Numeric 4
TABEL 4.2
STRUKTUR TABEL PELANGGAN
Field Type Width
kodeplg * Character 10
namaplg Character 50
alamat Character 70
kota Character 20
kodepos Character 6
notelp Character 15
nofax Character 15
contactp Character 50
79
TABEL 4.3
STRUKTUR TABEL PEMASOK
Field Type Width
kodesup * Character 10
namasup Character 50
alamat Character 70
kota Character 20
kodepos Character 6
notelp Character 15
nofax Character 15
contactp Character 50
TABEL 4.4
STRUKTUR TABEL KARYAWAN
Field Type Width
kodekary * Character 10
namakary Character 50
level Character 10
alamat Character 70
notelp Character 15
TABEL 4.5
STRUKTUR TABEL MERK
Field Type Width
kodemerk * Character 3
namamerk Character 10
TABEL 4.6
STRUKTUR TABEL KATEGORI
Field Type Width
kodekategori * Character 3
namakategori Character 10
80
TABEL 4.7
STRUKTUR TABEL SATUAN
Field Type Width
kodesatuan * Character 3
namasatuan Character 10
TABEL 4.8
STRUKTUR TABEL SANDI
Field Type Width
kodeuser * Character 10
namauser Character 20
password Character 20
level Character 10
TABEL 4.9
STRUKTUR TABEL JUAL_HDR
Field Type Width
nofak * Character 16
tglfak Date 8
kodekary ** Character 10
kodeplg ** Character 10
totjual Numeric 10
tgljt Date 8
lama Numeric 2
TABEL 4.10
STRUKTUR TABEL JUAL_DTL
Field Type Width
nofak ** Character 16
kodebarang ** Character 10
qty Numeric 6
hargajual Numeric 9
81
TABEL 4.11
STRUKTUR TABEL BELI_HDR
Field Type Width
nofak * Character 16
tglfak Date 8
kodesup ** Character 10
totbeli Numeric 10
tgljt Date 8
tglterima Date 8
lama Numeric 2
TABEL 4.12
STRUKTUR TABEL BELI_DTL
Field Type Width
nofak ** Character 16
qty Numeric 6
hargabeli Numeric 9
TABEL 4.13
STRUKTUR TABEL RJUAL_HDR
Field Type Width
nonota * Character 16
tglnota Date 8
kodekary ** Character 10
kodeplg ** Character 10
totrjual Numeric 10
TABEL 4.14
STRUKTUR TABEL RJUAL_DTL
Field Type Width
nonota ** Character 16
82
qty Numeric 6
hargajual Numeric 9
TABEL 4.15
STRUKTUR TABEL RBELI_HDR
Field Type Width
nonota * Character 16
tglnota Date 8
kodesup ** Character 10
totrbeli Numeric 10
TABEL 4.16
STRUKTUR TABEL RBELI_DTL
Field Type Width
nonota ** Character 16
qty Numeric 6
hargabeli Numeric 9
Hubungan antar tabel dalam database dapat digambarkan sebagai berikut:

Beli_Hdr Karyawan
nofak *
Beli_Dtl
kodekary*
tglfak
nofak ** namakary
kodesup **
kodebarang ** level
totbeli
qty alamat
tgljt
hargabeli notelp
tglterima
lama
Pemasok Jual_Hdr
Rjual_Hdr
kodesup *
nofak *
namasup
nonota * tglfak
alamat
tglnota kodekary **
kota
kodekary ** kodeplg **
kodepos
kodeplg ** totjual
notelp
totrjual tgljt
nofax
lama
contactp

Pelanggan
Rjual_Dtl Jual_Dtl
kodeplg *
nonota ** nofak ** namaplg
kodebarang ** kodebarang ** alamat
qty qty kota
hargajual hargajual kodepos
notelp
nofax
contactp
Barang
GAMBAR 4.8
kodebarang *
DIAGRAM E-R
Satuan namabarang
kodemerk ** Merk
kodekategori **
kodesatuan * kodesatuan **
namasatuan kodemerk *
hargabeli
namamerk
hargajual
stoktersedia
stokminimum
Rbeli_Hdr Rbeli_Dtl Sandi
Kategori
nonota ** kodeuser *
nonota *
kodebarang ** namauser
kodekategori * tglnota
qty password
namakategori kodesup **
hargabeli level
totrbeli
83
84
F. Perancangan Input
Perancangan input atau layar masukan bertujuan untuk memudahkan
pemakai sistem dalam proses memasukkan data. Oleh karena itu rancangan antar
muka pada layar masukan haruslah menarik dan mudah dimengerti oleh pemakai
serta tidak terlalu rumit dalam pemakaiannya.
Adapun rancangan layar masukan untuk Sistem Informasi Penjualan dan
Persediaan Barang pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:
1. Layar Masukan Data Barang
Layar masukan data barang merupakan media interaksi antara
pengguna dengan data pada tabel barang.
GAMBAR 4.9
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA BARANG

85
2. Layar Masukan Data Satuan
Layar masukan data satuan merupakan media interaksi antara
pengguna dengan data pada tabel satuan.
GAMBAR 4.10
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA SATUAN
3. Layar Masukan Data Merk
Layar masukan data merk merupakan media interaksi antara pengguna
dengan data pada tabel merk.

86
GAMBAR 4.11
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA MERK
4. Layar Masukan Data Kategori
Layar masukan data kategori merupakan media interaksi antara
pengguna dengan data pada tabel kategori.
GAMBAR 4.12
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA KATEGORI

87
5. Layar Masukan Data Karyawan
Layar masukan data karyawan merupakan media interaksi antara
pengguna dengan data pada tabel karyawan.
GAMBAR 4.13
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA KARYAWAN
6. Layar Masukan Data Pemasok
Layar masukan data pemasok merupakan media interaksi antara
pengguna dengan data pada tabel pemasok.

88
GAMBAR 4.14
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA PEMASOK
7. Layar Masukan Data Pelanggan
Layar masukan data pelanggan merupakan media interaksi antara
pengguna dengan data pada tabel pelanggan.

89
GAMBAR 4.15
RANCANGAN LAYAR MASUKAN DATA PELANGGAN
8. Layar Masukan Penjualan Barang
Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu
penjualan barang yang merupakan media interaksi antara pengguna dengan
tabel penjualan.
90
GAMBAR 4.16
RANCANGAN LAYAR MASUKAN PENJUALAN BARANG
9. Layar Masukan Pembelian Barang
Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu
pembelian barang yang merupakan media interaksi antara pengguna dengan
tabel pembelian.
91
GAMBAR 4.17
RANCANGAN LAYAR MASUKAN PEMBELIAN BARANG
10. Layar Masukan Retur Penjualan Barang
Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu retur
penjualan barang yang merupakan media interaksi antaran pengguna dengan
tabel retur penjualan.

92
GAMBAR 4.18
RANCANGAN LAYAR MASUKAN RETUR PENJUALAN BARANG
11. Layar Masukan Retur Pembelian Barang
Layar masukan ini terdapat pada menu transaksi yaitu sub menu retur
pembelian barang yang merupakan media interaksi antaran pengguna dengan
tabel retur pembelian.

93
GAMBAR 4.19
RANCANGAN LAYAR MASUKAN RETUR PEMBELIAN BARANG
G. Perancangan Output
Hasil keluaran dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang
pada PD Sukses Makmur berupa daftar stok barang, daftar pelanggan, daftar
pemasok, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan retur penjualan dan
laporan retur pembelian.

94
1. Rancangan Daftar Stok Barang
GAMBAR 4.20
RANCANGAN DAFTAR STOK BARANG
2. Rancangan Daftar Pelanggan
GAMBAR 4.21
RANCANGAN DAFTAR PELANGGAN

95
3. Rancangan Daftar Pemasok
GAMBAR 4.22
RANCANGAN DAFTAR PEMASOK
4. Rancangan Laporan Penjualan
GAMBAR 4.23
RANCANGAN LAPORAN PENJUALAN

96
5. Rancangan Laporan Pembelian
GAMBAR 4.24
RANCANGAN LAPORAN PEMBELIAN
6. Rancangan Laporan Retur Penjualan
GAMBAR 4.25
RANCANGAN LAPORAN RETUR PENJUALAN

97
7. Rancangan Laporan Retur Pembelian
GAMBAR 4.26
RANCANGAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN
8. Rancangan Faktur Penjualan
GAMBAR 4.27
RANCANGAN FAKTUR PENJUALAN

98
9. Rancangan Nota Retur Penjualan
GAMBAR 4.28
RANCANGAN NOTA RETUR PENJUALAN
10. Rancangan Nota Retur Pembelian
GAMBAR 4.29
RANCANGAN NOTA RETUR PEMBELIAN

99
H. Spesifikasi Sistem
Aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses
Makmur memerlukan adanya perangkat pendukung dalam pengoperasiannya.
Perangkat pendukung yang dimakud adalah perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) agar aplikasi ini dapat bekerja dengan baik. Berikut
akan dijelaskan secara terinci perangkat keras dan perangkat lunak minimal yang
diperlukan dalam menjalankan program aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan
Persediaan Barang PD Sukses Makmur.
1. Perangkat Keras
Perangkat keras (hardware) merupakan perangkat yang berwujud dan menjadi
dasar dalam pengoperasian program-program aplikasi. Adapun spesifikasi
perangkat minimal yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi ini
diantaranya adalah:
a. Komputer dengan prosesor Intel Pentium IV atau sejenisnya,
b. harddisk dengan sisa ruang penyimpanan minimal 5GB,
c. memory (RAM) minimal 256MB,
d. mouse,
e. keyboard,
f. monitor 15”,
g. UPS 220 Volt, dan
h. printer untuk alat cetak.

100
2. Perangkat Lunak
Sedangkan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung program
aplikasi ini agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:
a. Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP atau yang
lebih baru.
b. Sistem aplikasi Microsoft Visual FoxPro 9.0.
I. Pengoperasian Sistem
Bagian ini akan menjelaskan tentang teknik pengoperasian aplikasi
Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang PD Sukses Makmur. Saat
aplikasi dijalankan, maka akan muncul form Menu Utama dan fokus pada bagian
Login Program. Bagian Login Program ini akan meminta pemakai untuk
memasukkan Kode User, password dan level. Setelah tombol Login ditekan,
sistem akan melakukan pengecekan terhadap masukan tersebut. Jika data tidak
valid, maka sistem akan menolak pengaksesan menu utama. Jika data tersebut
valid, pemakai akan dapat mengakses menu sistem. Dalam keadaan sebelum
login, pemakai sistem tidak dapat mengakses menu apapun yang terdapat di
dalam sistem.
101
GAMBAR 4.30
TAMPILAN FORM UTAMA
Menu-menu yang terdapat pada Sistem Informasi Penjualan dan
Persediaan pada PD Sukses Makmur adalah sebagai berikut:

102
1. Menu Master Data
GAMBAR 4.31
TAMPILAN SUB MENU MASTER DATA
Pada menu Master Data terdapat delapan buah sub menu yang terbagi
atas:
a. Sub menu Stok Barang, digunakan untuk mengolah data stok barang.
GAMBAR 4.32
TAMPILAN FORM DATA BARANG
Sumber: Data Olahan, 2009

103
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data barang ini di
antaranya yaitu:
1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru.
2) Tombol Edit, berfungsi untuk mengedit data yang telah dipilih
sebelumnya.
3) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data baru atau
data hasil dari mengedit.
4) Tombol Batal, berfungsi untuk membatalkan penambahan data
baru atau pengeditan data.
5) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data.
6) Tombol Cari Data, berfungsi untuk membantu mencari dan
menampilkan kode barang yang tersimpan pada database barang.
7) Tombol Keluar, berfungsi untuk keluar dari form.
8) Textbox Kode Barang, pada saat tombol enter ditekan akan
dicek di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika
sudah ada akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah
ada, textbox kode barang akan dikosongkan dan fokus kembali ke
textbox kode barang.
9) Textbox Stok Tersedia, Stok Minimum, Harga Beli dan Harga
Jual diproteksi sehingga hanya dapat menerima input berupa angka
(numeric) saja, sedangkan masukan berupa huruf ataupun kombinasi
keduanya tidak dapat dimasukkan.

104
b. Sub menu Satuan, digunakan untuk mengolah data satuan.
GAMBAR 4.33
TAMPILAN FORM DATA SATUAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data satuan ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.

105
7) Textbox Kode Satuan, pada saat tombol enter ditekan akan
ada, textbox kode satuan akan dikosongkan dan fokus kembali ke
textbox kode satuan.
c. Sub menu Merk, digunakan untuk mengolah data merk.
GAMBAR 4.34
TAMPILAN FORM DATA MERK
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data merk ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.
106
7) Textbox Kode Merk, pada saat tombol enter ditekan akan dicek
di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada
akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox
kode merk akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode merk.
d. Sub menu Kategori, digunakan untuk mengolah data kategori.
GAMBAR 4.35
TAMPILAN FORM DATA KATEGORI

107
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data kategori ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.
7) Textbox Kode Kategori, pada saat tombol enter ditekan akan
ada, textbox kode kategori akan dikosongkan dan fokus kembali ke
textbox kode kategori.

108
e. Sub menu Karyawan, digunakan untuk mengolah data karyawan.
GAMBAR 4.36
TAMPILAN FORM DATA KARYAWAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data karyawan ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.

109
7) Textbox Kode Karyawan, pada saat tombol enter ditekan akan
ada, textbox kode karyawan akan dikosongkan dan fokus kembali ke
textbox kode karyawan.
f. Sub Menu Pemasok, digunakan untuk mengolah data pemasok.

GAMBAR 4.37
TAMPILAN FORM DATA PEMASOK

Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data pemasok ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.
110
menampilkan semua kode pemasok yang telah tersimpan sebelumnya.
8) Textbox Kode Pemasok, pada saat tombol enter ditekan akan
sudah ada akan ditampilkan kotak pesan bahwa kode tersebut sudah
ada, textbox kode pemasok akan dikosongkan dan fokus kembali ke
textbox tersebut.
111
g. Sub menu Pelanggan, digunakan untuk mengolah data pelanggan.
GAMBAR 4.38
TAMPILAN FORM DATA PELANGGAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form data pelanggan ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.

112
menampilkan semua kode pelanggan yang telah tersimpan
sebelumnya.
8) Textbox Kode Pelanggan, pada saat tombol enter ditekan akan
sudah ada akan ditampilkan kotak pesan bahwa kode tersebut sudah
ada, textbox kode pelanggan akan dikosongkan dan fokus kembali ke
textbox tersebut.
h. Sub menu Log Out, digunakan untuk kembali saat sebelum Login.
2. Menu Transaksi
GAMBAR 4.39
TAMPILAN SUB MENU TRANSAKSI
Pada menu Transaksi, ada empat sub menu yang terdiri dari:
113
a. Sub menu Penjualan, digunakan untuk mengolah data transaksi penjualan
barang.
GAMBAR 4.40
TAMPILAN FORM PENJUALAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form penjualan
barang adalah sebagai berikut:
1) Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan data
transaksi penjualan barang yang baru.
2) Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data transaksi
penjualan barang yang baru atau data hasil dari mengedit.
transaksi penjualan barang yang baru atau pengeditan data

114
4) Tombol Hapus, berfungsi untuk menghapus data transaksi
penjualan barang.
5) Tombol Cari Data, berfungsi untuk menampilkan textbox Cari
Faktur yang digunakan untuk mencari nomor faktur.
7) Textbox Cari Faktur, berfungsi untuk mencari data faktur dari
nomor faktur yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka
data dari faktur yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung
pada form tersebut. Apabila data faktur tersebut tidak ada,
maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut
belum ada pada database.
8) Textbox No Faktur, pada saat tombol enter ditekan dan pada
database telah ada nomor faktur tersebut maka akan ditampilkan kotak
pesan bahwa nomor faktur tersebut telah ada. Textbox akan
dikosongkan dan fokus kembali.
9) Textbox Kode Pelanggan, pada saat menekan tombol enter
akan keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data
pelanggan yang ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika
diisikan secara langsung dan kode pelanggan tersebut belum ada dalam
database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pelanggan
tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus
kembali.
115
10) Textbox Kode Karyawan, pada saat menekan tombol enter
karyawan yang ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika
diisikan secara langsung dan kode karyawan tersebut belum ada dalam
database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode karyawan
kembali.
11) Textbox Kode Barang, pada saat menekan tombol enter akan
keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data barang
yang ada untuk dipindahkan ke form penjualan barang. Jika diisikan
secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database
maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada,
textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.
12) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data penjualan
barang ke grid Temp_jual. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data
barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus
kembali ke textbox kode barang.
13) Pada grid Tempjual terdapat fungsi pembatalan transaksi atas
suatu barang dengan cara men-click ke baris barang tersebut, lalu
menekan tombol Hapus Data Barang. Kemudian akan muncul suatu
kotak pesan untuk konfirmasi pembatalan tersebut.

116
Keluaran yang dihasilkan dari proses penjualan adalah faktur
penjualan yang memiliki tampilan sebagai berikut.
GAMBAR 4.41
TAMPILAN FAKTUR PENJUALAN
b. Sub menu Pembelian, digunakan untuk mengolah data transaksi
pembelian barang.
117
GAMBAR 4.42
TAMPILAN FORM PEMBELIAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form pembelian
transaksi pembelian barang yang baru.
pembelian barang yang baru atau data hasil dari mengedit.
transaksi pembelian barang yang baru atau pengeditan data.
pembelian barang.

118
6) Textbox Cari Faktur, berfungsi untuk mencari data faktur dari
nomor faktur yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka
data dari faktur yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung
pada form tersebut. Apabila data faktur tersebut tidak ada,
maka akan ditampilkan kotak pesan bahwa nomor faktur tersebut
belum ada pada database.
menampilkan semua nomor faktur yang telah tersimpan sebelumnya.
8) Textbox No Faktur, pada saat tombol enter ditekan dan pada
database telah ada nomor faktur tersebut maka akan ditampilkan kotak
pesan bahwa nomor faktur tersebut telah ada. Textbox akan
dikosongkan dan fokus kembali.
9) Textbox Kode Pemasok, pada saat menekan tombol enter akan
keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pemasok
yang ada untuk dipindahkan ke form pembelian barang. Jika diisikan
secara langsung dan kode pemasok tersebut belum ada dalam database
maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pemasok tersebut
tidak ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.
yang ada untuk dipindahkan ke form pembelian barang. Jika diisikan
secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam database
119
maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut belum ada,
textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.
11) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data pembelian
barang ke grid Temp_beli. Textbox-textbox yang berkaitan dengan data
barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini ditekan dan fokus
kembali ke textbox kode barang.
c. Sub menu Retur Penjualan, digunakan untuk mengolah transaksi retur
penjualan barang.
GAMBAR 4.43
TAMPILAN FORM RETUR PENJUALAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form retur penjualan

120
transaksi retur penjualan barang yang baru.
retur penjualan barang yang baru atau data hasil dari mengedit.
transaksi retur penjualan barang yang baru atau pengeditan data.
retur penjualan barang.
5) Tombol Cari Data, berfungsi untuk mencari data nota dari
nomor nota yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data
dari nota yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada
form tersebut. Apabila data nota tersebut tidak ada, maka akan
ditampilkan kotak pesan bahwa nomor nota tersebut belum ada pada
database.
7) Textbox No Nota, pada saat tombol enter ditekan dan pada
database telah ada nomor nota tersebut maka akan ditampilkan kotak
pesan bahwa nomor nota tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan
dan fokus kembali.
8) Textbox Kode Karyawan, pada saat menekan tombol enter
karyawan yang ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang.

121
Jika diisikan secara langsung dan kode karyawan tersebut belum ada
dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode
karyawan tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan
fokus kembali.
9) Textbox Kode Pelanggan, pada saat menekan tombol enter
pelanggan yang ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang.
Jika diisikan secara langsung dan kode pelanggan tersebut belum ada
dalam database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode
pelanggan tersebut belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan
fokus kembali.
yang ada untuk dipindahkan ke form retur penjualan barang. Jika
diisikan secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam
database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut
belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.
11) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data retur
penjualan barang ke grid Temp_rbeli. Textbox-textbox yang berkaitan
dengan data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini
ditekan dan fokus kembali ke Textbox Kode Barang.

122
Keluaran yang dihasilkan dari proses retur penjualan adalah nota
retur penjualan yang memiliki tampilan sebagai berikut.
GAMBAR 4.44
TAMPILAN NOTA RETUR PENJUALAN
d. Sub menu Retur Pembelian, digunakan untuk mengolah transaksi retur
pembelian barang.
123
GAMBAR 4.45
TAMPILAN FORM RETUR PEMBELIAN
Kontrol-kontrol yang terdapat pada tampilan form retur pembelian
transaksi retur pembelian barang yang baru.
retur pembelian barang yang baru atau data hasil dari mengedit.
transaksi retur pembelian barang yang baru atau pengeditan data.
retur pembelian barang.

124
5) Tombol Cari Data, berfungsi untuk mencari data nota dari
nomor nota yang diinputkan. Pada saat tombol enter ditekan maka data
dari nota yang bersangkutan akan ditampilkan secara langsung pada
form tersebut. Apabila data nota tersebut tidak ada, maka akan
ditampilkan kotak pesan bahwa nomor nota tersebut belum ada pada
database.
7) Textbox No Nota, pada saat tombol enter ditekan dan pada
database telah ada nomor nota tersebut maka akan ditampilkan kotak
pesan bahwa nomor nota tersebut telah ada. Textbox akan dikosongkan
dan fokus kembali.
8) Textbox Kode Pemasok, pada saat menekan tombol enter akan
keluar sebuah form baru yang berfungsi untuk memilih data pemasok
yang ada untuk dipindahkan ke form retur pembelian barang. Jika
diisikan secara langsung dan kode pemasok tersebut belum ada dalam
database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode pemasok
kembali.
yang ada untuk dipindahkan ke form retur pembelian barang. Jika
diisikan secara langsung dan kode barang tersebut belum ada dalam
125
database maka akan dimunculkan kotak pesan bahwa kode tersebut
belum ada, textbox tersebut akan dikosongkan dan fokus kembali.
10) Tombol OK, berfungsi untuk memindahkan data retur
pembelian barang ke grid Temp_rbeli. Textbox-textbox yang berkaitan
dengan data barang akan dikosongkan kembali setelah tombol ini
ditekan dan fokus kembali ke Textbox Kode Barang.
Keluaran yang dihasilkan dari proses retur pembelian adalah nota
retur pembelian yang memiliki tampilan sebagai berikut.
GAMBAR 4.46
TAMPILAN NOTA RETUR PEMBELIAN
3. Menu Laporan
126
GAMBAR 4.47
TAMPILAN SUB MENU LAPORAN
Pada menu Laporan, ada tujuh buah sub menu yang terdiri atas:
a. Sub menu Daftar Stok, digunakan untuk menampilkan dan mencetak
daftar persediaan barang.
GAMBAR 4.48
TAMPILAN DAFTAR STOK BARANG

127
b. Sub menu Daftar Pelanggan, digunakan untuk menampilkan dan
mencetak data pelanggan.
GAMBAR 4.49
TAMPILAN DAFTAR PELANGGAN
c. Sub menu Daftar Pemasok, digunakan untuk menampilkan dan mencetak
data pemasok.
GAMBAR 4.50
TAMPILAN DAFTAR PEMASOK
d. Sub menu Penjualan, digunakan untuk menampilkan dan mencetak
laporan penjualan barang.

128
GAMBAR 4.51
TAMPILAN LAPORAN PENJUALAN
e. Sub menu Pembelian, digunakan untuk menampilkan dan mencetak
laporan pembelian barang.
GAMBAR 4.52
TAMPILAN LAPORAN PEMBELIAN

129
f. Sub menu Retur Penjualan, digunakan untuk menampilkan dan
mencetak laporan retur penjualan barang.
GAMBAR 4.53
TAMPILAN LAPORAN RETUR PENJUALAN
g. Sub menu Retur Pembelian, digunakan untuk menampilkan dan
mencetak laporan retur pembelian barang.
GAMBAR 4.54
TAMPILAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN

130
4. Menu Utilitas
GAMBAR 4.55
TAMPILAN SUB MENU UTILITAS
Pada menu Utilitas ini terdapat lima buah sub menu yang terdiri atas:
a. Sub menu Backup Database, digunakan untuk melakukan backup data
secara rutin untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
GAMBAR 4.56
TAMPILAN FORM BACKUP DATABASE

131
b. Sub menu Pack Database, digunakan untuk menghapus secara fisik data
dalam database yang sebelumnya telah terhapus secara logik.
c. Sub menu Reindex Database, digunakan untuk mengindeks kembali
suatu database.
d. Sub menu Ganti Password, digunakan untuk mengubah username dan
password yang akan digunakan untuk login ke dalam sistem program.
GAMBAR 4.57
TAMPILAN FORM GANTI PASSWORD
Kontrol-kontrol yang terdapat pada form ganti password ini di
antaranya yaitu:
sebelumnya.
132
7) Textbox Kode User, pada saat tombol enter ditekan akan dicek
di database apakah kode tersebut sudah ada atau belum. Jika sudah ada
akan ditampilkan kotak dialog bahwa kode tersebut sudah ada, textbox
kode user akan dikosongkan dan fokus kembali ke textbox kode user.
e. Sub menu Kalkulator, digunakan sebagai fasilitas tambahan berupa
kalkulator untuk digunakan sebagai alat hitung tambahan.
GAMBAR 4.58
TAMPILAN KALKULATOR

133
f. Sub menu Tentang Program, berfungsi sebagai penampil informasi yang
berisi keterangan tentang sistem dan pembuatnya.
GAMBAR 4.59
TAMPILAN FORM TENTANG PROGRAM
J. Evaluasi Sistem
Hasil dari perancangan masukan dan keluaran yang dilakukan penulis
akan dilanjutkan pada tahap implementasi sistem. Tahap ini berguna untuk
mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari sistem usulan. Setelah tahap
implementasi dilakukan, maka dapat dilanjutkan dengan tahap evaluasi pada
sistem usulan. Kelebihan dari sistem usulan di antaranya adalah:
1. Penerapan sistem usulan pada perusahaan dapat meminimalisir masalah-
masalah yang sering terjadi pada sistem berjalan. Pengolahan data barang,
134
pelanggan, pemasok sampai dengan penjualan menjadi lebih mudah dan
informasi yang dihasilkan lebih akurat.
2. Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan menjadi lebih baik
sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan penghasilan
perusahaan.
3. Tingkat pengendalian stok menjadi lebih baik karena kegiatan penjualan atau
pembelian yang terkomputerisasi menyebabkan data persediaan barang dapat
langsung ter-update secara otomatis tanpa harus mengedit data persediaan
setiap terjadi penjualan atau pembelian.
4. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat karena telah dilakukan secara
terkomputerisasi dan keakuratan yang dihasilkan juga lebih baik.
Selain kelebihan-kelebihan sistem usulan yang dipaparkan di atas, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sistem usulan dapat berjalan sesuai
dengan harapan, yaitu:
1. Sistem usulan dirancang menggunakan prinsip kesederhanaan dan kemudahan
pemakaian (user friendly) yang belum dapat dikatakan sempurna sehingga
jika terdapat kekurangan ataupun permintaan tambahan dari pengguna sistem,
sistem ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut lagi.
2. Pelatihan dalam penggunaan sistem usulan tetap diperlukan walaupun sistem
dirancang dengan berpedoman pada kemudahan pemakaian. Hal ini
diperlukan agar sistem usulan dapat dipakai sebagaimana mestinya dan dapat
mendukung proses bisnis perusahaan.

Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

A. Usulan Prosedur Baru

Untuk menyesuaikan prosedur kerja lama dengan sistem informasi yang

meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan perubahan-perubahan di

Bagian Gudang bertugas membuat daftar stok yang digunakan untuk

mengecek kesesuaian jumlah barang di gudang dengan data persediaan

barang. Hal ini dilakukan untuk mengecek kemungkinan adanya selisih

jumlah barang di gudang dengan data persediaan barang akibat kesalahan

peng-input-an. Setelah pengecekan akan didapatkan daftar stok barang yang

pemesanan barang. Bagian Pembelian akan membuat daftar order pembelian

untuk disampaikan kepada supplier. Pesanan akan disimpan pada buku

Setelah menerima daftar order pembelian, supplier akan mengirimkan

barang pesanan pembelian, faktur pembelian dan surat jalan pembelian ke

Bagian Pembelian. Faktur pembelian dan surat jalan pembelian akan

ditandatangani dan dikirimkan kembali kepada supplier. Barang yang diterima

akan dicocokkan dengan data pesanan pembelian dan dicek kondisinya.

kedua sebagai bukti pemasukan barang di gudang. Jumlah barang pesanan

Pembayaran akan langsung dilakukan setelah semua administrasi barang

pesanan lengkap diterima oleh perusahaan.

2. Proses Retur Pembelian

Bagian Gudang bertugas mengecek kondisi barang yang akan diretur

dan mencocokkan barang berdasarkan data pembelian. Barang hasil

disimpan datanya di data retur pembelian.

Supplier akan mengirimkan barang pengganti beserta nota retur dan

surat jalan retur yang harus ditandatangani dan dikirimkan kembali ke

pembelian barang, kemudian dicek kondisinya. Barang pengganti yang selesai

a. Transaksi Secara Tunai

Setelah menerima order dari konsumen, Bagian Penjualan

memeriksa apakah barang-barang yang dipesan tersebut tersedia atau tidak

jalan serta mengirimkannya ke bagian gudang untuk pengambilan barang.

persediaan barang akan secara otomatis dikurangi setelah faktur penjualan

tunai dan surat jalan dicetak.

Bagian Gudang akan menyediakan barang sesuai dengan faktur dan

surat jalan yang diterima. Setelah konsumen menyelesaikan proses

pembayaran maka Bagian Gudang akan mengirimkan barang yang dipesan

ditandatangani setelah menerima barang yang dipesan. Faktur tersebut akan

dicap lunas dan ditandatangani oleh kasir sebagai tanda pelunasan

pembayaran. Faktur penjualan tunai rangkap pertama diserahkan kepada

konsumen dan rangkap yang kedua dijadikan sebagai arsip perusahaan.

Barang pesanan tersebut juga dapat diantarkan oleh Bagian Gudang ke

lokasi konsumen jika diinginkan.

b. Transaksi Secara Kredit

Bagian Pemasaran (salesman) menawarkan produk-produk secara

langsung di lokasi konsumen. Jika ada konsumen yang melakukan order

terhadap produk yang ditawarkan, maka salesman akan mencatat dalam

buku ordernya masing-masing untuk kemudian diserahkan ke Bagian

Buku order dari masing-masing salesman akan dicek oleh Bagian

Penjualan untuk mengetahui apakah barang-barang yang dipesan oleh

barang tersebut ada, maka akan dilakukan proses pembuatan faktur

Faktur penjualan kredit rangkap tiga yang dibawa dari Bagian

Penjualan akan diambilkan barang-barang sesuai dengan pesanan pada

faktur tersebut. Proses berikutnya adalah pengiriman barang yang disertai

dengan faktur penjualan kredit untuk ditandatangani oleh konsumen.

Faktur penjualan kredit rangkap ketiga akan diserahkan kepada konsumen.

Sedangkan faktur penjualan rangkap pertama dan kedua akan diserahkan

kembali ke bagian administrasi untuk dijadikan arsip yang berfungsi

sebagai data untuk proses penagihan piutang.

4. Proses Retur Penjualan

Setelah barang-barang yang diretur oleh pihak konsumen sampai di

kondisi barang returan tersebut valid, Bagian Gudang menyiapkan barang

dalam data retur penjualan.

Barang pengganti akan dikirimkan kembali kepada konsumen dengan

disertai nota retur penjualan. Setelah konsumen menandatangani nota retur