P. 1
Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan

5.0

|Views: 1,998|Likes:
Dipublikasikan oleh Bachtiar Yukigara

More info:

Published by: Bachtiar Yukigara on Apr 28, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/15/2013

pdf

text

original

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN
BARANG PADA PD SUKSES MAKMUR DENGAN MENGGUNAKAN
VISUAL FOXPRO 9.0

A.Usulan Prosedur Baru

Untuk menyesuaikan prosedur kerja lama dengan sistem informasi yang

baru sehingga penerapan sistem baru dapat berjalan dengan baik dan

meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan perubahan-perubahan di

beberapa prosedur kerja. Adapun prosedur kerja yang baru adalah sebagai

berikut:

1.Proses Pembelian

Bagian Gudang bertugas membuat daftar stok yang digunakan untuk

mengecek kesesuaian jumlah barang di gudang dengan data persediaan

barang. Hal ini dilakukan untuk mengecek kemungkinan adanya selisih

jumlah barang di gudang dengan data persediaan barang akibat kesalahan

peng-input-an. Setelah pengecekan akan didapatkan daftar stok barang yang

kosong atau telah mencapai stok minimum untuk digunakan sebagai daftar

pemesanan barang. Bagian Pembelian akan membuat daftar order pembelian

untuk disampaikan kepada supplier. Pesanan akan disimpan pada buku

pesanan pembelian.

50

51

Setelah menerima daftar order pembelian, supplier akan mengirimkan

barang pesanan pembelian, faktur pembelian dan surat jalan pembelian ke

Bagian Pembelian. Faktur pembelian dan surat jalan pembelian akan

ditandatangani dan dikirimkan kembali kepada supplier. Barang yang diterima

akan dicocokkan dengan data pesanan pembelian dan dicek kondisinya.

Barang yang telah selesai dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke

gudang bersama dengan faktur pembelian dan surat jalan pembelian rangkap

kedua sebagai bukti pemasukan barang di gudang. Jumlah barang pesanan

akan ditambahkan ke data persediaan barang. Kemudian surat jalan dan faktur

pembelian rangkap kedua tersebut disimpan sebagai arsip dan data pembelian.

Pembayaran akan langsung dilakukan setelah semua administrasi barang

pesanan lengkap diterima oleh perusahaan.

2.Proses Retur Pembelian

Bagian Gudang bertugas mengecek kondisi barang yang akan diretur

dan mencocokkan barang berdasarkan data pembelian. Barang hasil

pengecekan yang layak retur akan dikirimkan sebagai barang retur kepada

supplier setelah dibuatkan nota retur sebagai bukti pengeluaran barang dan

disimpan datanya di data retur pembelian.

Supplier akan mengirimkan barang pengganti beserta nota retur dan

surat jalan retur yang harus ditandatangani dan dikirimkan kembali ke

supplier. Barang pengganti yang diterima akan dicocokkan dengan data retur

pembelian barang, kemudian dicek kondisinya. Barang pengganti yang selesai

52

dicek dan tidak bermasalah akan dikirimkan ke gudang beserta faktur retur

dan surat jalan retur rangkap kedua sebagai bukti pemasukan barang. Surat

jalan retur dan faktur retur rangkap pertama disimpan sebagai arsip dan data

transaksi retur tersebut akan disimpan kembali dalam data retur pembelian

barang.

3.Proses Penjualan

a.Transaksi Secara Tunai

Setelah menerima order dari konsumen, Bagian Penjualan

memeriksa apakah barang-barang yang dipesan tersebut tersedia atau tidak

pada data persediaan barang. Apabila barang yang diminta tersedia maka

Bagian Keuangan (kasir) akan membuat faktur penjualan tunai dan surat

jalan serta mengirimkannya ke bagian gudang untuk pengambilan barang.

Semua transaksi penjualan tunai akan disimpan dalam data penjualan. Data

persediaan barang akan secara otomatis dikurangi setelah faktur penjualan

tunai dan surat jalan dicetak.

Bagian Gudang akan menyediakan barang sesuai dengan faktur dan

surat jalan yang diterima. Setelah konsumen menyelesaikan proses

pembayaran maka Bagian Gudang akan mengirimkan barang yang dipesan

beserta faktur penjualan tunai dan surat jalan kepada konsumen. Konsumen

menyerahkan kembali surat jalan dan faktur penjualan tunai yang telah

ditandatangani setelah menerima barang yang dipesan. Faktur tersebut akan

dicap lunas dan ditandatangani oleh kasir sebagai tanda pelunasan

53

pembayaran. Faktur penjualan tunai rangkap pertama diserahkan kepada

konsumen dan rangkap yang kedua dijadikan sebagai arsip perusahaan.

Barang pesanan tersebut juga dapat diantarkan oleh Bagian Gudang ke

lokasi konsumen jika diinginkan.

b.Transaksi Secara Kredit

Bagian Pemasaran (salesman) menawarkan produk-produk secara

langsung di lokasi konsumen. Jika ada konsumen yang melakukan order

terhadap produk yang ditawarkan, maka salesman akan mencatat dalam

buku ordernya masing-masing untuk kemudian diserahkan ke Bagian

Penjualan.

Buku order dari masing-masing salesman akan dicek oleh Bagian

Penjualan untuk mengetahui apakah barang-barang yang dipesan oleh

konsumen tersedia atau tidak melalui data persediaan barang. Jika barang-

barang tersebut ada, maka akan dilakukan proses pembuatan faktur

penjualan kredit. Data penjualan kredit akan disimpan pada data penjualan.

Faktur ini akan dibuat sebanyak tiga rangkap dan kemudian akan dibawa

ke Bagian Gudang.

Faktur penjualan kredit rangkap tiga yang dibawa dari Bagian

Penjualan akan diambilkan barang-barang sesuai dengan pesanan pada

faktur tersebut. Proses berikutnya adalah pengiriman barang yang disertai

dengan faktur penjualan kredit untuk ditandatangani oleh konsumen.

Faktur penjualan kredit rangkap ketiga akan diserahkan kepada konsumen.

54

Sedangkan faktur penjualan rangkap pertama dan kedua akan diserahkan

kembali ke bagian administrasi untuk dijadikan arsip yang berfungsi

sebagai data untuk proses penagihan piutang.

4.Proses Retur Penjualan

Setelah barang-barang yang diretur oleh pihak konsumen sampai di

gudang maka Bagian Gudang akan mengecek kondisi barang returan. Jika

kondisi barang returan tersebut valid, Bagian Gudang menyiapkan barang

pengganti yang baru untuk kemudian dibuatkan nota retur penjualan oleh

Bagian Administrasi sebanyak dua rangkap dan data tersebut akan disimpan

dalam data retur penjualan.

Barang pengganti akan dikirimkan kembali kepada konsumen dengan

disertai nota retur penjualan. Setelah konsumen menandatangani nota retur

penjualan, maka nota retur penjualan rangkap pertama akan diserahkan

kepada pelanggan dan nota retur penjualan rangkap kedua akan dijadikan

arsip. Barang returan akan disimpan sementara di gudang sampai dilakukan

proses retur ke pihak supplier.

5.Proses Pelaporan

Bagian Administrasi dan Bagian Keuangan akan membuat laporan

persediaan barang berdasarkan data persediaan barang dengan sebelumnya

mengecek kecocokannya dengan persediaan barang di gudang. Untuk laporan

penjualan dibuat dari pengolahan simpanan data penjualan. Laporan

pembelian dibuat dari simpanan data pembelian. Laporan retur pembelian

55

dibuat dari simpanan data retur pembelian sedangkan laporan retur penjualan

dibuat dari simpanan data retur penjualan. Daftar pelanggan dibuat dari

simpanan data pelanggan dan daftar pemasok dari simpanan data pemasok.

Laporan persediaan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan

retur pembelian, laporan retur penjualan, daftar pelanggan dan daftar pemasok

akan diserahkan kepada pimpinan.

B.Diagram Arus Data Sistem Usulan

Penulis akan menggambarkan sistem usulan dalam Diagram Arus Data

(DAD) untuk mengetahui aliran atau arus data dan proses-proses yang terjadi

dalam sistem tersebut. Penulis menguraikan sistem usulan ini mulai dari diagram

konteks, diagram nol, hingga diagram rinci masing-masing proses.

1.Diagram Konteks

Dari diagram konteks pada gambar 4.1 dapat diketahui bahwa entitas

yang berhubungan dengan sistem ada tiga buah yaitu pelanggan, pemasok,

dan pimpinan. Adapun arus data yang mengalir masuk ke dalam sistem di

antaranya adalah:

a.

Dari entitas pelanggan yaitu order_barang,

nota_retur_penjualan_ terotorisasi_merah, daftar_barang_retur_jual dan

nota_retur_ penjualan_terotorisasi.

56

b.

Dari entitas pemasok yaitu faktur_pembelian_rangkap2,

surat_jalan_ pembelian dan nota_retur_pembelian.

Sedangkan arus data yang mengalir keluar dari sistem ke masing-

masing entitas adalah:

a.Dari sistem ke entitas pelanggan adalah faktur_penjualan_rangkap2,

daftar_barang_pesanan_penjualan, order_invalid, daftar_barang_retur_

jual_invalid, nota_retur_penjualan dan daftar_barang_pengganti_retur_

jual.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->