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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019

GUIA DE APRENDIZAJE N 48
La mejor estructura no garantizar los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garanta
de fracaso. Peter Drucker

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa
Formacin:

de

Nombre del Proyecto:

Cdigo:112005
Versin: 101

TECNLOGO EN GESTIN DEL TALENTO


HUMANO
Implementacin de un modelo de gestin
humana por competencias laborales en las
pequeas y mediana empresas desde una
perspectiva de bienestar
MANTENIMIENTO Y DESARROLLO

Cdigo: 60874

Fase del proyecto:


Actividad (es) del Proyecto:

Actividad (es) de Aprendizaje:

Estructurar los procesos


relacionados con el
mantenimiento y desarrollo
de los colaboradores al
interior de una
organizacin, generando
altos niveles de bienestar lo
que permitir un ptimo
desempeo, estructurar los
procesos relacionados con
el mantenimiento y
desarrollo de los
colaboradores al interior
de una organizacin,
generando altos niveles.

Formalizar los cambios en los procesos y


procedimientos establecidos en el sistema de
Gestin del Talento Humano y elaborar un
instructivo para el sistema de informacin con
base en requerimientos del cliente y normas
de la organizacin

Ambiente de
formacin
ESCENARIO
Aula tradicional
y virtual y
unidad
productiva

Resultados de Aprendizaje:

MATERIALES DE FORMACIN
DEVOLUTIVO
(Herramienta equipo)
Video beam
PC

CONSUMIBLE
Marcadores,
fotocopias,

Competencia:

229856 - Gestionar cambios identificados en los procesos y procedimientos del sistema de


Gestin de Talento Humano, utilizando los mtodos adoptados por la organizacin.
229657 - Establecer cambios en los procesos y procedimientos de la informacin, de la
organizacin, con base en los requerimientos y las necesidades del cliente.
229658 - Actualizar los procesos y procedimientos de la gestin del talento Humano en la
organizacin.

CODIGO: 210201017Documentar procesos y


procedimientos aplicando
mtodos normalizados y
adoptados por la organizacin.

229659 - Elaborar instructivos y formatos para el sistema de gestin de la Informacin de Talento


Humano teniendo en cuenta las tcnicas, normas procedimientos de la organizacin.

Duracin de la gua (en


horas):

64 Horas presenciales

16 Horas Virtuales

TOTAL: 80 HORAS

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2. INTRODUCCIN
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha
puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin. Y es as como hoy en da, en la mayora de las
empresas han sido creadas Centrales de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las actividades, agrupar las tareas, disponer procedimientos y llevar trabajos
administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y
por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo
como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los
servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia
en el financiamiento de la maquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de
organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de la mano de obra.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo
como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los
servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia
en el financiamiento dela mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de
organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como
regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin.
El Desarrollo Organizacional, DO surgi a partir de
1962 como un complejo conjunto de ideas respecto
del hombre, de la organizacin, y del ambiente,
orientado a propiciar el crecimiento y desarrollo
segn sus potencialidades, el DO es un resultado
prctico y operacional de la teora del
comportamiento orientada hacia el enfoque
sistemtico. Por otra parte Culbert y colaboradores,
citados por Boje y Rosile (2003), definen el desarrollo
transorganizacional como un piso colectivo al que se le va
dando forma y se construye entre la red de participantes organizacionales. Cada piso es
un fragmento, una perspectiva en un todo. Algunos estn basados en problemas, otros en asuntos, otros en
soluciones o solamente en la fantasa. Cada uno es un candidato para llegar a ser el piso colectivo dominante.
Estamos viviendo en un mundo de cambio rpido y acelerado en todas las reas. Se dan cambios en la poltica, en
lo cientfico, lo tecnolgico, lo social, etc. Y en este mundo de cambios, las organizaciones desempean un papel
fundamental. Muchas organizaciones modernas han desarrollado la habilidad para integrar el cambio tecnolgico y
de informacin. Sin embargo, la habilidad de muchas organizaciones para acomodar, modificar y adaptarse al
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cambio social y cultural se ha retrasado debido a su mala adaptacin para integrar el cambio tecnolgico (Guzar,
1998:2). Son muchos los factores que afectan a una organizacin, por lo cual es imposible predecir lo que puede
ocurrir el da de maana.
Las fuerzas externas tienen un gran efecto sobre el proceso de cambio de las organizaciones, y sobre ellas se
tiene poco o nulo control. Por ello, las organizaciones deben aprender a interactuar con su entorno si quieren
sobrevivir. Pero las fuerzas internas, contina Guzar (1998:6) resultan de factores tales como los cambios en los
objetivos de las organizaciones, en las polticas administrativas, en las tecnologas y en las actitudes de quienes
trabajan en ellas.
A lo largo de los aos se han desarrollado diferentes enfoques para afrontar el cambio organizacional. Unos se
enfocan en el cambio gradual, otros en los cambios a corto plazo, otros a la importancia del recurso humano, o a la
calidad.

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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE


Actividades de Reflexin
inicial

Esta gua les servir para dos semanas, por esta razn hay dos preguntas de
foro y dos actividad de conocimiento:
Semana No. 1
Estimado aprendiz, lo invitamos a ver los siguientes vdeo:

https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=X
gcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139

https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE

https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww

Luego de ver los vdeos, responda la siguiente pregunta::


Qu importancia tiene para el rea de Talento Humano un Sistema de
Gestin Documental y como lo implementara?

Semana 2
Lea la lectura adjunta en el material de apoyo sobre Gestin del talento
humano como fuente de innovacin tecnolgica y responda la siguiente
pregunta:
Por qu Talento Humano juega un rol protagnico en el desarrollo actual y
futuro de las organizaciones y qu cambios se deben establecer en los
procesos y procedimientos de la informacin?
RECOMENDACIONES
Le Recuerde que retroalimentar la participacin de por lo menos dos de sus
compaeros en el Foro, es importante, adicionalmente debe tener y hacer
usos de las Normas de etiqueta y rbrica TIGRE.

3.1 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.


Desarrollo organizacional y transorganizacional: Concepto de cambio, fuerzas internas, fuerzas externas, interaccin
organizacin-ambiente, interaccin organizacin-individuo.
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- Caractersticas y naturaleza de la organizacin: concepto


- Sistemas de elaboracin de diagnsticos, anlisis y sntesis.
- Concepto del cambio en las organizaciones y sus implicaciones.
- Proceso administrativo: concepto de planeacin, organizacin direccin y control.
- Polticas de calidad: Aplicacin, concepto y clases;
- Sistemas de Gestin de la Calidad (S.G.C).
- Enfoque de sistemas: Conceptos, clases e importancia.
- Investigacin de necesidades del cliente.
- Normas tcnicas de calidad aplicadas a los Sistemas de Informacin
Administracin de recursos humanos, sistemas y subsistemas
Documentos: concepto y tipos
Elaboracin de Instructivos y formatos:
- Tipos y normas tcnicas para su elaboracin
- Software aplicativo, graficadores y procesador de texto para elaborar instructivos y formatos.
- Metodologa para actualizar instructivos y formatos.

3.2 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).


3.3 ACTIVIDADES: (Plataforma)
SEMANA 1:

Disear y elaborar instructivos y formatos que permitan interpretar procesos y procedimientos en el rea de
Gestin de Talento Humano.
A travs de un cuadro comparativo, Interpretar la normatividad vigente, normas de la organizacin, la poltica
institucional.

SEMANA 2:

Realizar lista de chequeo e identificacin de los cambios necesarios en los procesos y procedimientos en la
organizacin. Centrarse en un rea especfica.
En un cuadro sinptico explique los sistemas de clasificacin y ordenacin documental en la organizacin.
En un friso exponga la administracin, clase, funciones y tcnicas de archivo en una organizacin. En el
ambiente de Aprendizaje, bajo la supervisin del instructor, aplicarn la tcnica Philip 66, socializaran sus
frisos. Los mejores de cada grupo, los presentaran a la ficha en general.
NOTA: Recuerda que estas actividades tanto de la semana 1 y 2 deben tambin tenerlas en digital
para luego ser subirlas a la plataforma.

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3.4 Trabajo de Campo: Grupos Autnomos de Estudio (GAES)


Por Grupo Autnomo de Estudio (GAES), los aprendices debern:
Semana 1: Parte 1: Realizar la introduccin, descripcin y planteamiento del
problema, objetivos (general y especficos), justificacin del proyecto de Grado
GAES
Semana 2: Parte 2; Redactar el alcance del proyecto e indagar sobre la
fundamentacin terica y conceptual del proyecto de Grado GAES.
Recuerde que todo el proyecto investigativo debe estar en el formato de las
Normas APA.
No olviden citar las fuentes que han consultado y de donde han tomado la
informacin. Desde ya pueden ir construyendo la bibliografa.

3.5Actividades de evaluacin.
Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin

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F022 - EVIDENCIAS DE
CONOCIMIENTO:
Elaborar un ensayo
Argumentativo identificando los
proceso y procedimientos de
gestin del talento.
Realizar una encuesta con el
fin de precisar las necesidades
de los clientes, y por medio de
un informe presentar los
cambios y procedimientos que
se desean a implementar.
Elaborar formatos que
faciliten el seguimiento de los
cambios y procedimientos de la
empresa.
Realizar un Flujogramas, que
permita analizar e identificar los
procesos que se estn llevando
a cabo dentro de la
organizacin

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Identifica los cambios en los procesos y procedimientos ocasionados por


las fuerzas que afectan a las organizaciones con responsabilidad.

Tcnica: Foro Temtico

Identifica los cambios a realizar en los instructivos y formatos de gestin


humana, de manera objetiva.

Instrumento. Participacin
en Plataforma

Elabora diagramas de flujo de los procesos de gestin humana teniendo en


cuenta smbolos, tipos y reglas para su construccin valorando la
importancia para el aprendizaje, de manera responsable.
Utiliza las fuentes de informacin utilizadas en la actualizacin de
instructivos y formatos del rea de Informacin de la Gestin del Talento
Humano, de manera responsable.

Tcnica: Argumentacin
Instrumento: Ensayo
Argumentativo
Tcnica: Grupal
Instrumento: Aplicacin de
encuestas.

Actualiza los procesos y procedimientos del sistema de gestin del talento


humano, teniendo presente normas ISO, de manera objetiva y oportuna.

Tcnica: GAES

Actualiza los instructivos de los procesos y procedimientos de la gestin


humana de la organizacin, con diligencia.

Instrumento: Avance
proyecto Asesora Empresa

Utiliza la tecnologa pertinente para la preservacin de los instructivos y


formatos del sistema de gestin del talento humano.
Utiliza los recursos para actualizar los procesos y procedimientos de la
gestin humana, de manera objetiva.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formacin
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Talento Humano
(Instructores)

AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS

DURACIN
(Horas)
Descripcin

Estructurar los procesos relacionados


con el mantenimiento y desarrollo de los
colaboradores al interior
de una organizacin, generando altos
niveles de bienestar lo que permitir un
ptimo desempeo estructurar los
procesos relacionados con el
mantenimiento y desarrollo de los
colaboradores al interior
de una organizacin, generando altos
niveles.

Materiales de formacin
(consumibles)

48

Video beam
Computador
Extensin

Cantidad

Descripcin

Marcadores.
Tablero.
Hojas blancas,
fotocopias

Cantidad

Especialidad

Luz Marina
Fonseca
Sandra Gmez,
Sandra Patricia
Rojas,
Yolanda Gmez,
Mara Elena Ojeda,
Sergio Andrs
Ochoa,
Lina Uricoechea,
Nubia Esperanza
Gmez,
Sandra Quiroga,
Lucely Posada

Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio,


taller, unidad productiva) y
elementos y condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional y medio
ambiente

-Aula convencional.
-Ambiente Virtual.
-Unidad productiva seleccionada
por los y las aprendices
para desarrollar su transferencia
de conocimiento por Grupo GAES.

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5. GLOSARIO
Proceso: Es una secuencia de pasos dispuesta con algn tipo de lgica que se enfoca en lograr algn resultado especfico.
Procedimiento: Conjunto de acciones y operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado
bajo la misma circunstancia.
Documentar: Justificar o probar la verdad o una tesis con ayuda de documentos. Instruir o enterar a alguien sobre las pruebas y datos que a
un negocio conciernen.
Mtodo: Palabra que provienen del trmino griego methodos (camino o va) y que se refiere al medio utilizado para llegar a un fin.
Organizacin: Grupo de personas y medio organizados con un fin determinado
Complejidad: Cualidad de lo que est compuesto de diversos elementos interrelacionados.
Cambio tecnolgico: Ha referencia a la incorporacin de nuevas tecnologas, formas de uso, nuevas reglamentaciones y nuevos productos
derivados de la formas de uso.
Gestin documental: es el conjunto de tecnologas, normas y tcnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo
largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante tcnicas manuales o aplicando tecnologas que permiten alcanzar cotas ms altas de
rendimiento, funcionalidad y eficiencia.
Estructura: Conjunto de relaciones que mantienen entre si las partes de un todo
Gestin: Del latn gesto, el concepto de gestin hace referencia a la accin y a la consecuencia de administrar o gestionar algo.
ACERVO DOCUMENTAL: entendemos como acervo documental el conjunto de colecciones de un individuo, institucin, fondo o grupo de
registros o un conjunto de ellos que forman un archivo.
ACTIVIDAD ADMINITRATIVA: En Archivologa, toda accin que genera documentos se entiende por actividad. Tambin se denomina
actividad al transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operacin.
ACOTACIN: Advertencia o comentario puesto en un escrito, particularmente en el margen de un escrito.
ACUBITOR: Ttulo honorfico en la corte de los emperadores de Constantinopla.
ADULTERACIN: Derivados de adulterar, d significado deducible. Cambio o modificacin dolosa del contenido o forma de un documento o
producto.
AGN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunin de cosas. Se aplica particularmente a un conjunto de documentos que se
asocian con un propsito o por caractersticas comunes.
AGENTE: Se aplica como nombre y adjetivo culto o cientfico a lo que obra o tiene capacidad para obrar.
ARCHIVALIA: Trmino adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo.
ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como tcnico en el efecta los estudios terico prcticos sobre el manejo,
cuidado y ordenamiento de archivos y documentos ha recibido el correspondiente ttulo profesional.
ARCHIVISTICA: Tcnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y documentos que ah se conservan.
ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.
ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de
trmite.
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ARCHIVO DE GESTION: Tambin llamado de oficina, contiene los documentos que segn la edad de los mismos dentro del ciclo vital
corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor
primario o de gestin de stos
ARCHIVO HISTRICO. Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado
como del sector pblico, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos histricos.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
ARCHIVLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados a su progreso doctrinario.
BIBLIORATO: Carpeta de cartn, de lomo ancho, con anillas, para archivar documentos, archivador.
BIBLIOTECA: Local en que se guardan e instalaciones para tenerlos, ordenarlos, servirlos, leerlos, etc.
BULA: Documento imperativo y dispositivo.
BSQUEDA: Actividad cuyo fin es la de reunir informacin que refiera al inters de su objeto de estudio.
CATALOGO: Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo o bien de las entidades fsicas o morales que
intervienen en la tramitacin de ellos documento secundario que registra y escribe los documentos reunidos de manera temporal o
permanente.
CENTRO DE DOCUMENTACION: Son centros especializados creados con el propsito de recopilar datos, producir informacin y ponerla al
alcance de todas aquellas instituciones que lo requieran.
CICLO VITAL: conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la elaboracin de un documento, hasta que transcurre la vida til
del mismo.
CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo sin alterar.
CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de gestin, por parte de otras dependencias o de los
ciudadanos deber efectuarse permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.
DATO: Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una investigacin.
DEPSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se
realice con ellas alguna operacin.
DIGITALIZACION: Es el proceso de convertir informacin analgica en formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar
varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografas, mapas, grabaciones sonoras, micro formas, pelculas, efemrides, objetos
tridimensionales.
DIPLOMATICA: Estudio cientfico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, principalmente para
establecer su autenticidad o falsedad.
DISPOSICIN FINA: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas
de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conversacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que registra informacin fsica.

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DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.


DOCUMENTO BORRADOR: es un documento provisional preparatorio previo al ejemplar.
DOCUMENTO COPIA: Reproduccin exacta de un documento.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada
en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
DOCUMENTO DISPOSITIVO: son aquellos donde su voluntad con intencin de ser obedecida.
DOCUMENTO FACILATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idnticas o comunes en todas las entidades.
DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta ms de un vez por ao. Este trmino se aplica al mismo tiempo a la
correspondencia y a los expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen cerrado de un documento activo.
DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto esquema o enumeracin de asuntos que abran de trascribirse al documento original.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las cuales la institucin los crea.
DOCUMENTO VITAL: son aquellos que poseen un valor crtico para su Empresa, y son nicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un
cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados.
ENCUADERNAR: Coser o pegar unos a otros los pliegos u hojas que han de constituir un libro o cuaderno y ponerles unas tapas.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolucin de un mismo asunto.
FACSIMIL: Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico.
FOLIACION: Numeracin no interrumpida de una serie o documentos que constan en ms de un cuaderno, tomo o volumen.
FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando estn numerados por hojas y no por pginas.
FOLIO RECTO: Primera pgina de un folio cuando son stos y no las pginas los numerados.
FOLIO TESTIGO: Es la pgina que queda como prueba.
FOLIO VUELTO: Revs o segunda plana de la hoja del libro que no est numerada sino en la primera
FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de vida institucional sin un criterio archivstico
determinado de organizacin y de conservacin.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o
actividades.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

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GUIA: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
INFORMACION: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del
sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
ISAAR: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
ISAD: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos, a Instituciones.
LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel formatos y tcnicas con una organizacin de agrupacin de
la A-Z la conservacin de estos es empastada en forma de libro.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS: la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones
archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogeneizacin y normalizacin de los procesos archivsticos.
LIBRO: Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes tcnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta
dura o blanda lomo o hueco o adherido a la misma costura sobre cintas.
LISTADO: Producto del procesamiento de documentos, nminas, listas de rayas, de asistencia, etc.
MARBETE: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo que contiene, la direccin a donde se manda, etc.
MICROFILMACION: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.
MICROFICHAS: Fotografa que reproduce, a escala muy reducida, un documento de archivo.
NTC 4095: Norma general para la descripcin archivstica.
NUNCUPATORIO: Se aplica a las cartas o escritos en que se nombra a alguien para un empleo o dignidad, se le nombra heredero o se le
dedica una obra.
ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificacin.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la descripcin de los documentos de una
institucin.
PAGINA: conjunto de cuatro hileras de vides formando un rectngulo, deriva. De pngere, hincar.
PAGINACON: Accin y efecto de paginar. Numeracin de las pginas.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL: Unidad documental, fsicamente separable, integrada por uno o varios documentos, reunidos fsicamente, de manera
que pueden tratarse como unidad.
PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el trmino de la vigencia, es pues tan concreto como el fin de esta. El trmino del plazo precaucional
son se produce por un hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en el
documento o su tramitacin, o servir de sustento a otro documento ahora vigente
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la disposicin
fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fon dos, series y
unidades documentales.

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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos
producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRODUCCION DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en ptimas
condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
REGISTRO: Manera de estar las dos pginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamente.
RECEPCION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepcin de documentos en la
Universidad, formalizando los procedimientos a travs de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepcin
de documentos a fin de que sean controlados.
REPROGRAFIA: Rama de la Archivologa que estudia al conjunto de procedimientos destinados a la reproduccin de documentos.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s que posibilitan la homogenizacin y la
normalizacin de los procesos archivsticos.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene informacin segn los materiales empleados adems de los archivos en papel
existen los archivos audiovisuales fotogrficos flmicos informticos orales y sonoros.
SINTAXIS DE ARCHIVO INDIRECTO: Aquel en el que para localizar un expediente debe consultarse previamente el catlogo alfabtico
debido a que la clasificacin y ordenacin de los expedientes no son evidentes.
TAQUIGRAFA: Arte de escribir tan aprisa como se habla, mediante la utilizacin de ciertos signos que simplifican la escritura.
THESAURUS: Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los trminos o expresiones del lenguaje natural y aquellos trminos
normalizados y preferentes del lenguaje documental, as como las relaciones semnticas que existen entre otros trminos.
TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que
explcitamente dice su texto o va implcito en su tipo documental. Es el que comporta el valor mximo porque todos los docume ntos son
creados para estar vigentes, no para ser estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como patrimonio
documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras est vigente.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
TRADICION DOCUMENTAL: Es el carcter o atributo de un documento de archivos, que se origina en el objetivo que persigue cada uno de
sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares en original, copia, borrador y minuta
TRAMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su produccin o recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con
las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.
TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital.
TVD: Tablas de valoracin documental Historia Institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento y finalizacin (en caso de liquidacin)
de la institucin sealando los actos administrativos de reestructuracin.
TUMBO: Libro grande de pergamino de la iglesias, monasterios y comunidades, donde estn copiados sus privilegios.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organizacin de archivos o un grupo de organizaciones de archivos regidos por un solo director o por una
sola administracin.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Cualquier unidad fsica de material de archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etc.,
disponible en las salas de estudio.
UNIDAD DE CONSERVACION: Dentro de la conservacin de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados
con ganchos o costuras la archivista se define como la unidad de conservacin en base a cualquier archivo.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est
constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
VALE: Papel o seguro que se hace a favor de uno obligndose a pagarle una cantidad de dinero.
VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VIGENCIA: La vigencia puede definirse en s misma como la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar.
XEROGRAFA: Procedimiento fotogrfico para la reproduccin de documentos escritos, impresos o dibujados.

6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS
BIBLIOGRAFIA
Cummings, T., Worley C. (2007) Desarrollo organizacional y cambio. Mxico: CENGAGE Learning.
Dilts, R. (2008a). Coaching: Herramientas para el cambio. Barcelona: Ed. Urano.
Dilts, R. (2004b). Liderazgo creativo con PNL. Barcelona: Ed. Urano.
Hellriegel, D., Slocum, J. (2009) Comportamiento Organizacional. Mxico: CENGAGE Learning.
Hiatt, J., Creasey, T. (2003) Change Management. The people side of change. USA: Prosci.
Kaplan, R. (2006). Alignment: Cmo alinear la Organizacin a la Estrategia a travs del Balanced Scorecard. Barcelona: Gestin
2000.
Kaplan, R. (2004).Mapas estratgicos: Cmo convertir los activos intangibles en resultados tangibles. Barcelona: Gestin 2000.
Knight, S. (2008) La PNL en el trabajo. Mxico: Ed. Sirio.
Kolb, D. (1984). Experiential learning: experience as the source of learning and development. N.J.: Prentice-Hall.
Leibling, M. (2003). Coaching: Paso a paso: mtodos que funcionan. Barcelona: Gestin 2000.
McDermott, I., OConnor, J. (2006). PNL para directivos. Barcelona: Ed. Urano.
OConnor, J. (2005). Liderar con PNL. Barcelona: Ed. Urano.
OConnor, J., Seymour, J. (2005). Introduccin a la PNL. Barcelona: Ed. Urano.
Robbins, S. (2008). Comportamiento Organizacional. Mxico: Ed. Pearson.
Senge, P. (2010). La quinta disciplina: el arte y la prctica de la organizacin abierta al aprendizaje. Buenos Aires: Granica.
Senge, p et al. (2010) La quinta disciplina en la prctica: estrategias y herramientas para construir la organizacin abierta al
aprendizaje. Buenos Aires: Granica.

NOMBRE

CARGO

DEPENDENCIA

FECHA

LUCELY POSADA

Instructora

Gestin Talento Humano

20 de febrero de 2016

LUZ MARINA FONSECA B.

Instructora

Gestin Talento Humano

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